Курсовой проект Совершенствование трудовой деятельности менеджера по продажам организации на основе функциональностоимостного анализа Введение
 Скачать 77.64 Kb.
|
1.3 Аналитический этапНа аналитическом этапе осуществляется формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций. Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные. Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Основные функции необходимы для реализации главной функции, без них не может быть осуществлена главная функция. Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций. Для менеджера по продажам главной функцией является «Разработка и построение каналов движения товаров к потребителям». Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или несвойственные службе персонала функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций. Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитывается фонд заработной платы, отчисления на социальные нужды и расходы на содержание и эксплуатацию технических средств управления. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций сотрудника отдела. Менеджер по продажам работает 5 дней в неделю, 5 х 4 = 20 дней в месяц, 20 х 12 = 240 дней в год. Менеджер по продажам работает 8 часов в день, что составляет 8х5=40 часов в неделю, 40х4=160 часов в месяц и 160х12=1920 часов в год. При осуществлении функций используются компьютер стоимостью 45000 руб., многофункциональное устройство (принтер+ сканер+ксерокс) 8000 руб., телефон - 3500 руб. Итого сумма всех технических средств составляет 56500 руб. Примерный срок службы для оборудования - 10 лет. Годовые амортизационные отчисления - 5650 руб. Для некоторых функций эта величина ниже, так как не требуется использовать все перечисленные технические средства. Расчёт затрат на выполнение функций . Основная функция «Разрабатывать и обеспечивать реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров» В состав этой функции входит разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений и прочее. Выполняется 4 часа в день, один раз в неделю, что составляет 4х4=16 часов в месяц, 16х12=192 часа в год. часа, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,2 месяца. Функция выполняется 1,2 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 1,2 мес = 156000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12 х 1,2 ≈ 5650 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 70% всего времени. 5650 руб. х 0,6 = 3390 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 15600 руб. х 0,3 = 46800 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 156000 руб. + 3390 руб. + 46800 руб. = 206190 руб. . Основная функция «Проводить переговоры по продажам с покупателями» В течение всего года необходимо и постоянно проводить переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей. Работа проводится в среднем 3 раза в неделю по 2 часа в день, что составляет 3х2=6 часов в неделю, 6х4=24 часа в месяц и 24х12=288 часов в год. часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,8 месяца. Функция выполняется 1,8 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 13000 руб. х 1,8 мес = 234000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х1,8≈8475 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 10% всего времени. 8475 х 0,1 ≈ 848 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 234000 руб. х 0,3 = 70200 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 234000 руб. + 848 руб. + 70200 руб. = ) 305048 руб. . Основная функция «Организовывать преддоговорную работу» Менеджер по продажам делает выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.) и тратит 4 часа в неделю на подготовку предложений. Работа проводится еженедельно, 4 часа в неделю, что составляет 4х4=16 часов в месяц и 16х12=192 часа в год. часа, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,2 месяца. Функция выполняется 1,2 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 1,2 мес = 156000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х1,2≈5650 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 90% всего времени. 5650х 0,9 ≈ 5085 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 15600 руб. х 0,3 = 46800 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 156000 руб. + 5085 руб. + 46800 руб. = 207885 руб. . Основная функция «Создавать и обеспечивать постоянное обновление информационных баз о покупателях» На обновление информационной базы о покупателях тратится 30 минут в день. 240 дней х 30 мин. = 7200 минут в год; 7200/60 = 120 часов в год. 120 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 0,75 месяца. Функция выполняется 0,75 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 0,75 мес = 97500 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются компьютер. 45000/12х0,75≈2813 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 90% всего времени. 2813 х 0,9 ≈ 2531 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 97500 руб. х 0,3 ≈ 29250 руб. ) ∑ расходов на функцию в год 97500 руб. + 2531 руб. + 29250 руб. = 129281 руб. . Основная функция «Анализировать причины направления покупателями претензий» Практика торговой деятельности свидетельствует о том, что наиболее распространенными причинами выставления претензии покупателем являются: поставка товаров не в том количестве, которое определено договором, нарушение ассортимента поставленных товаров, поставка товаров ненадлежащего качества, и так далее. Все вышеперечисленные причины свидетельствуют о ненадлежащем исполнении договора купли-продажи продавцом и выявляются торговой организацией, как правило, при приемке товаров. Работа проводится еженедельно, 4 часа в неделю, что составляет 4х4=16 часов в месяц и 16х12=192 часа в год. часа, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,2 месяца. Функция выполняется 1,2 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 1,2 мес = 156000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х1,2≈5650 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 40% всего времени. 5650х 0,4 ≈ 2260 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 15600 руб. х 0,3 = 46800 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 156000 руб. + 2260 руб. + 46800 руб. = 205060 руб. . Основная функция «Руководить организацией работ по доставке или отгрузке товаров по заключенным договорам» Компания продает товар покупателю, при этом отгружает товар в адрес покупателей через транспортную компанию, передавая товарную накладную (форма ТОРГ-12) и счет-фактуру. Представитель транспортной компании, получая товар для перевозки, расписывается и представляет доверенность от транспортной компании. Отгрузка товаров со склада является заключительным этапом складских операций, завершающим процесс выполнения заказов потребителей. Рациональная организация по отпуску товаров со склада возможна только при оперативном планировании всех работ, планомерной загрузке складского персонала и максимальном использовании подъёмно-транспортного оборудования. Товары, отобранные при комплектовании заказа потребителя, помещаются в соответствующую тару. Каждое грузовое место должно быть замаркировано. Работа проводится еженедельно, 2 часа в неделю, что составляет 2х4=8 часов в месяц и 8х12=96 часов в год. 96 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 0,6 месяца. Функция выполняется 0,6 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 0,6 мес = 78000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х0,6≈2825 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 90% всего времени. 2825х 0,9 ≈ 2543 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 78000 руб. х 0,3 ≈ 23400 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 78000 руб. + 2543 руб. + 23400 руб. = 103943 руб. ) Вспомогательная функция «Выявлять потенциальных и перспективных покупателей» Для выявления подходящих потенциальных клиентов менеджер по продажам компании использует множество источников информации, в том числе справочники, выпускаемые различными торговыми ассоциациями и отраслями, обычные телефонные справочники, сведения, полученные от своих коллег, клиентов, поставщиков, сотрудников своей компании, работающих в других подразделениях, а также всевозможные социальные и профессиональные контакты. Работа проводится ежедневно. В среднем необходимо уделять 2,5 часа в неделю, что составляет 2,54=10 часов в месяц и 10х12=120 часов в год. 120 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 0,75 месяца. Функция выполняется 0,75 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 0,75 мес = 97500 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х0,75≈3531 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 90% всего времени. 3531х 0,9 ≈ 3178 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 97500 руб. х 0,3 ≈ 29250 руб. ) ∑ расходов на функцию в год 97500 руб. + 3178 руб. + 29250 руб. = 129928 руб. ) Вспомогательная функция «Выявлять наиболее эффективные секторы рынка продаж» На выявление наиболее эффективные секторы рынка продаж необходимо потратить 4 часа в неделю. Таким образом, 4 х 4 х 12 = 192 часа в год. 192 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,2 месяца. Функция выполняется 1,2 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 1,2 мес = 156000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х1,2≈5650 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 80% всего времени. 5650 х 0,8 ≈ 4520 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 156000 руб. х 0,3 ≈ 46800 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 156000 руб. + 4520 руб. + 46800 руб. = 207320 руб. ) Вспомогательная функция «Поддерживать контакт с постоянными клиентами, перезаключать договоры с ними» Выполнение функции «Создавать и обеспечивать постоянное обновление информационных баз о покупателях» совпадает по времени выполнения с функцией «Выявлять наиболее эффективные секторы рынка продаж». Эти обе функции производятся еженедельно - 48 раз в год В среднем необходимо уделять 192 часа в месяц на сбор информации и внесения полученных данных в соответствующие накопительные регистры. 192 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 1,2 месяца. Функция выполняется 1,2 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 1,2 мес = 156000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х1,2≈5650 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 80% всего времени. 5650 х 0,8 ≈ 4520 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 156000 руб. х 0,3 ≈ 46800 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 156000 руб. + 4520 руб. + 46800 руб. = 207320 руб. ) Вспомогательная функция «Контролировать оплату покупателями товаров» Контроль оплаты покупателями товаров позволяет повысить эффективность управления договорами. Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цен. В среднем на это тратится 30 минут в день. 240 дней х 30 мин. = 7200 минут в год; 7200/60 = 120 часов в год. 120 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 0,75 месяца. =) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 97500 руб. х 0,3 ≈ 29250 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 97500 руб. + 3178 руб. + 29250 руб. = 129928 руб. ) Вспомогательная функция «Осуществлять подбор и обучение персонала по продажам» Подбор и обучение персонала по продажам для работы в подразделениях занимает в среднем 6 часов в месяц. За 12 месяцев тратится 72 часа (6х12=72) год. Функция выполняется 0,45 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 0,45 мес = 58500 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются все имеющиеся технические средства. 56500/12х0,45≈2119 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 50% всего времени. 2119 х 0,5 ≈ 1059 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 58500 руб. х 0,3 =17550 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 58500 руб. + 1059 руб.+17550 = 77109 руб. ) Вспомогательная функция «Анализировать объемы продаж и подготавливать отчеты» Выручка от продаж товаров, продукции, работ и услуг является основным результирующим показателем деятельности предприятия. От его величины зависит прибыль, оборачиваемость оборотных средств, рентабельность и финансовое положение предприятия. Поэтому систематический и глубокий анализ объема выручки от продаж в условиях рыночной экономики приобретает важное значение. Анализ объема продаж делается еженедельно. Проведение анализа занимает в среднем 3 часа в неделю, что составляет 3х4=12 часов в месяц и 12х12=144 часа в год. 144 часов, затрачиваемых на функцию в год, делим на 160 рабочих часов в месяц, получаем 0,9 месяца. Функция выполняется 0,9 месяца в год. 1) Зарплата на выполнение функции: 130000 руб. х 0,9 мес = 117000 руб. 2) Амортизация на выполнение функции: при выполнении данной основной функции используются компьютер и МФУ. 53000/12х0,9≈3975 руб., при условии, что технические средства используются 100% времени. По факту технические средства используются ≈ 90% всего времени. 3975 х 0,9 ≈ 3578 руб. ) Отчисления на социальные нужды на выполнение функции: 117000 руб. х 0,3 =35100 руб. ) ∑ расходов на функцию в год: 117000 руб. + 3578 руб.+35100 = 155678 руб. Данные, полученные в результате формулировки и классификации функций менеджера по продажам и определения затрат на их осуществление, которые рассчитываются на основе отчетной документации, а также экспертного опроса менеджера по продажам, сводятся в таблицу 4. Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретной функции менеджера по продажам. При помощи диаграммы выявляются излишние и несвойственные менеджеру по продажам функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время. Таблица 3. Формулировка и классификация функций менеджера по продажам
Далее строится схема функциональных взаимосвязей внутри кадровой службы (таблица 4), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи менеджера по продажам с другими функциональными подразделениями предприятия по каждой функции. Таблица 4. Схема функциональных взаимосвязей менеджера по продажам компании с другими функциональными подразделениями предприятия
В таблице функциональные взаимосвязи представлены в виде дроби. В числителе приведены фактические функциональные взаимосвязи, а в знаменателе - нормативные, наиболее рациональные функциональные взаимосвязи. Из таблицы видно, что излишних взаимосвязей менеджера по продажам с другими должностными лицами предприятия по функциям нет. В то же время отсутствуют некоторые необходимые функциональные взаимосвязи менеджера по продажам с другими должностными лицами. Должностные лица должны участвовать в процессе документообороте, представлять исходные данные и информацию, необходимые при выявлении менеджером по продажам потенциальных и перспективных покупателей, наиболее эффективных секторов рынка продаж (см. таблицу 5). Для определения степени значимости функций менеджера по продажам была создана экспертная группа. В её состав вошли директор по маркетингу, начальник отдела продаж и торговый агент. Каждый из членов экспертной группы заполнил по две матрицы попарных сравнений функций, отдельно анализировались основные, отдельно - вспомогательные функции. В таблицах 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5 и 6.6 приведены матрицы попарных сравнений, заполненные тремя членами экспертной группы. Таблица 6.1. Матрица попарных сравнений основных функций менеджера по продажам (эксперт №1 - директор по маркетингу)
Таблица 6.2. Матрица попарных сравнений основных функций менеджера по продажам (эксперт №2 - начальник отдела продаж)
Таблица 6.3. Матрица попарных сравнений основных функций менеджера по продажам (эксперт №3 - торговый агент)
Таблица 6.4. Матрица попарных сравнений вспомогательных функций менеджера по продажам (эксперт №1 - директор по маркетингу)
Таблица 6.5. Матрица попарных сравнений вспомогательных функций менеджера по продажам (эксперт №2 - начальник отдела продаж)
Таблица 6.6. Матрица попарных сравнений вспомогательных функций менеджера по продажам (эксперт №3 - торговый агент)
Таблица 7. Сводная матрица попарных сравнений основных функций менеджера по продажам
Таблица 8. Сводная матрица попарных сравнений вспомогательных функций менеджера по продажам
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||