Физика. Методичка Родной язык. Лекция Современный русский литературный язык нормы, формы и стили
 Скачать 290.74 Kb.
|
|
Структура совещания, этапы проведения совещания Структура совещания включает в себя множество компонентов. Это основные задачи и проблемы, решаемые на совещании, процесс прохождения совещания, типы коммуникаций между его участниками, способы решения проблем, результат совещания, что от этого получает руководитель, а что организация. Подготовку совещания нужно начать с определения цели проведения совещания, его необходимости. Для этого необходимо выявить основные проблемы организации, которые требуют своевременного решения, определить задачи совещания, провести анализ и сделать вывод о том, нужно ли это совещание вообще, стоит ли его проводить, или данный вопрос можно решить более простым путем. Если совещание может оказаться бесполезным, то лучше от него отказаться. После принятия решения о проведении совещания нужно перейти к вопросу о повестке дня и о составе участников. При подготовке повестки дня необходимо определить цель совещания, его тему, основные вопросы и проблемы, подлежащие решению, примерные результаты, которые ждет руководство, сотрудники и организация в целом. Также на этом этапе нужно решить, кто какие роли будет выполнять, какую подготовительную работу должен провести. Можно, например, провести дополнительные совещания в подразделениях. Это тоже своеобразная подготовка к основному совещанию, благодаря которой будет легче процесс решения проблем. Во время решения вопроса о составе участников важным критерием является компетентность участников в решаемых вопросах, то есть их осведомленность в данной области знаний. Не стоит приглашать на совещание столько людей, сколько свободных стульев в зале. Участники должны понимать, зачем их зовут и чего от них хотят. То есть приглашать нужно только тех участников, которые непосредственно относятся к кругу решаемых задач. Это значит, что ими могут быть не только руководители подразделений. Наиболее оптимальным вариантом считается соответствие количества участников количеству людей, активно принимающих участие в обсуждении вопроса. Также необходимо заранее узнать основные черты характера участников, так как среди них могут быть «молчуны», из которых порой информацию «клещами не вытянешь», но иногда мнение именно такой категории личности может оказаться самым важным, поэтому им нужно предоставить время для выражения своих мыслей. Приглашения специалистам для участия в совещании следует посылать как можно раньше.Из текста должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания, чтобы они могли понять, в чем суть проведения совещания, с какими проблемами им придется столкнуться. Следующим этапом является определение дня и недели. О дате и времени проведения совещания необходимо сообщить заранее, чтоб участники не строили других планов. Деятельность людей является самой эффективной в такие дни недели, как среда и четверг, в понедельник же и в пятницу наблюдается общий спад работоспособности. По биологическим часам в течение дня человек способен проявлять свою активность с 11 до 12 часов в первой половине дня, и с 16 до 18 часов во второй половине дня. По данным критериям руководитель должен принять решение о дате и времени проведения совещания и сообщить об этом участникам. Теперь нужно выбрать место проведения совещания. В основном это рабочий кабинет руководителя. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Обычно совещания проводят за квадратным столом, но это крайне неудобно. Более удобной является трапециевидная форма стола. Так все друг друга видят, а руководитель видит всех. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, а также удобную для работы мебель. На создание деловой атмосферы большое внимание оказывает размещение участников в зале. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего. Последний этап в подготовительной работе совещания – подготовка участников совещания. Здесь предусматривается предварительное ознакомление участников с повесткой дня. Также участники должны познакомиться друг с другом, чтобы не было противоречий, так как на совещание могут прийти представители разных отделов, выражающие свои интересы. Могут присутствовать элементы борьбы за самосохранение. Чтоб таких дискуссий было меньше, участников необходимо подготовить. Перейдем к продолжительности совещания. Она не должна составлять более 1 часа, так как умственная деятельность людей способна сохраняться в течение 40 – 60 минут, после чего начинает постепенно снижаться. Участники начинают шуметь, отвлекаться, разговаривать на посторонние темы, их внимание заметно снижается. После 90 минут работы интерес к обсуждаемому вопросу исчезает полностью, люди теряют способность к адекватности. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. Поэтому в данном случае стоит сделать 10 – 15 – минутный перерыв после 40 минут работы. И вот участники мероприятия собрались в одном помещении. Совещание еще впереди, а взаимодействие уже началось. Люди начинают приглядываться друг к другу. И уже в первые секунды начинают складываться определенные образы. Все говорит о характере человека и о его настроении: жесты, мимика, походка, речь. Поэтому еще перед совещанием нужно проявить себя должным образом. Совещание началось, первым берет слово руководитель. Вступительная часть должна занимать не более 10 секунд. Здесь разъясняется тематика, причина созыва, то есть основная проблема, и цель совещания. Обычно решение заданной проблемы ведет за собой дискуссию. Это результат столкновения разных точек зрения и мнений. Эти расхождения необходимо вовремя обсудить и прекратить, пока деловая беседа не превратилась в «разговор глухих». Здесь действует «…Первое золотое правило любого делового взаимодействия: прежде чем договариваться, следует договориться, о чем договариваться!..». «…Второе золотое правило делового взаимодействия: согласие в том, что мы не согласны, порой есть самое ценное согласие!..». Данный тезис говорит нам о том, что мнение каждого участника в процессе совещания должно быть услышано, интересы каждого – учтены. И не надо бояться, что это не приведет к единству и согласию. Ведь именно «в споре рождается истина», как говорил известный древнегреческий философ Сократ. «…Третье золотое правило относится к Инициатору обсуждения: Умей вовремя передать инициативу, слушать и слышать!..». Это значит, что в ходе совещания должны быть распределены роли участников и последовательность их высказываний. Таким образом можно избежать конфликтов и недопониманий. Согласованность в решении проблемы – явление редкое, поэтому в совещании важна роль лидера. Если лидера нет, то победителем является относительное большинство. Однако так не должно быть, участники все – таки должны прийти к консенсусу. По окончании совещания председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением. Типичные ошибки 1.Отсутствие четкой цели. Инициатор совещания не осознает до конца, зачем его проводит, с какой целью, и не может это объяснить другим. В данном случае совещание оказывается бесполезным, а люди приходят только потому, что за неявку их ожидают меры наказания. После такого совещания человек чувствует себя уставшим, вялым, истощенным, в его памяти остается только ощущение бесцельно потраченного времени. 2.Недостаточная подготовка к совещанию. Обычно сотрудников заранее оповещают о ближайшем проведении совещания, чтобы они смогли к нему подготовиться, однако им не всегда бывает понятна проблема, поэтому подготовка может закончиться тут же, так и не успев начаться. Тогда на совещании очень много времени уйдет на разъяснение проблемы, и оно окажется безуспешным. 3.Размытость границ. В результате недостаточной продуманности структуры совещания оно может стать очень продолжительным и утомительным. 4.Неадекватность цели совещания. 5.Цели совещания и методы его проведения противоречат друг другу. Руководитель ставит своей целью провести совещание и прийти к совместному решению, а сам растягивает свой монолог на 40 – 60 минут. После чего задает вопрос: « Все ли понятно и есть ли дополнения?». Но к этому времени никто уже ничего не хочет говорить, все только думают о том, как бы быстрее уйти с совещания и заняться своими делами. Итак, мы выяснили, что для эффективного совещания нужно четко поставить цель, убедиться в его необходимости, выбрать тип и метод проведения совещания, продумать все вплоть до мелочей: количество участников, место, время и продолжительность совещания, а также нужно знать, что ожидать от совещания, какими будут его результаты, чтобы знать, как действовать и что требовать от сотрудников. Образ руководителя на совещании «Многие совещания обречены на неудачу еще до начала. Почему? Потому что тот, кто будет им руководить, забыл, прежде всего, подготовиться к ним сам и уподобился капитану, желающему управлять кораблем, не имея ясного представления о его курсе». Я полностью согласна с этой мыслью, так как эффективность совещания зависит не только от его структуры и правильного проведения, но и от образа руководителя, как внутреннего, так и внешнего, от его умения преподнести себя в нужное время, в нужном месте, в «нужном свете». Он – образец компании, ее первое лицо, поэтому все члены организации должны ориентироваться на него. Внешний вид руководителя. Если руководитель – мужчина, его внешний вид должен соответствовать его статусу. Основными атрибутами имиджа являются деловой костюм приглушенных тонов, сорочка, обычно белая, голубая либо цвета слоновой кости, галстук, носки в тон галстуку и ботинки, в основном черные либо коричневые. Стрижка должна быть короткой. Если руководитель – женщина, ее внешность не должна быть вульгарной, а наоборот, более милой и сдержанной. Одежда должна быть женственной, но не открытой. Предпочтение отдается деловому костюму. Ее прическа должна быть аккуратной, собранной. На лице – минимум макияжа, чтобы подчеркнуть взгляд. Также возможно использование аксессуаров, сильно не бросающихся в глаза (шарфик, сумочка, бусы, брошь). Позы, жесты, мимика. Походка руководителя должна быть легкой, непринужденной, мимика простой, доброжелательной, вызывающей одобрение (хорошо, если на лице будет ненавязчивая улыбка), а жесты должны отражать открытость, уверенность в себе, искренность и самоконтроль. Сотрудники должны понимать руководителя с первого взгляда. Жесты тоже являются своеобразным показателем настроения руководителя. Жесты оценки – наклон головы в сторону, почесывание подбородка, медленное хождение по комнате. Жесты нервозности и неуверенности – покусывание губ, постукивание кончиками пальцев по столу, постоянное поправление прически и одежды, пошатывание ногой. Жесты отрицания – сложенные руки на груди, отклоненный назад корпус. Жесты расположенности к собеседнику – все открытые позы и прерывистые прикосновения к собеседнику, отклоненный корпус вперед. Жесты доминирования – сидеть нога на ногу, скрестив руки перед собой, порой за головой. Исходя из данных характеристик, сотрудник может узнать настроение руководителя и вести себя соответствующим образом. Для эффективного совещания характерны жесты оценки и расположенности к собеседнику. Речь. · Самая интересная информация должна быть сосредоточена в первых словах · Способ изложения информации не должен затруднять восприятие · Информация должна затрагивать критические моменты в обсуждаемой проблеме · Информация должна преподноситься эмоционально · Речь должна быть обоснованной, убедительной · Темп речи изменяющийся · Интонация не монотонная · Соблюдение пауз до и после высказывания важных сообщений Все эти критерии складываются воедино и создают наиболее приемлемый образ руководителя, способствующий эффективному проведению совещания. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8. ОРГАНИЗАЦИЯ совещаниЯ, АНАЛИЗ ПРОВЕДЕННОГО СОВЕЩАНИЯ по всем критериям Задание: провести производственное рабочее совещание, после проведения оценить его по всем критериям. 1 Н.А. Бердяев. Судьба России. с. 174 |