12 недель в году. Леннингтон 12 недель в году Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев Перевод с английского Михаила Загоруйко издательство Манн, иванов и Фербер Москва, 2014
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 107 по истечении 12-недельного периода, вы заново определите для себя новые ключевые задачи. 12-недельный год помога- ет сосредоточиться на нескольких самых важных задачах и добиться значительного прогресса в течение короткого времени. Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо? В большинстве случаев такое огромное количество действий не только излишне, но и становится препятствием для выполнения ваших задач. Очень полезно рассмотреть все возможные варианты дей- ствий, но не все они необходимы. Попытки выполнить всё приводят к истощению ваших личных ресурсов и оставляют ощущение усталости. Важно помнить, что не существует «правильного» количества действий. Как и целей. Во всем нужно соблюдать золотую середину. Если вы можете добить- ся своей цели, используя четыре действия, зачем вам пятое? Обдумайте все варианты и выберите только необходимые. Ошибка 4. Вы всё усложняете Сама по себе задача планирования может быть очень слож- ной. В некоторых компаниях есть целые отделы, отвечающие за стратегическое планирование. Но если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Если вам кажется, что план становится громоздким, возмож- но, вы и правы. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей. Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди 108 Часть II. Начинаем действовать строят планы на основе подсказок со стороны. Выполнять планы не очень сложно, но не так уж легко. Тяжело работать при отсутствии четких и ясных целей. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас. Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 109 Глава 15 Контроль над выполнением плана 12-недельный год начинается с ви'дения. На его основе вы ставите цели на весь период. В соответствии с ними разра- батываете план. Затем необходим контроль над его выпол- нением. Майк Тайсон однажды сказал, что у всех есть план до тех пор, пока они не пропустят удар в челюсть. Контроль над процессом выполнения плана требует набора инстру- ментов и действий, которые помогут вам продолжать работу, даже если вы пропустите удар в челюсть. Следите за тем, чтобы все было выполнено Недостаточно просто создать видение и план. Если вы хотите эффективно работать и достичь своих целей с их помощью, вероятно, потребуется делать то, что для вас в новинку. Новые действия всегда находятся вне зоны комфорта. Это основная причина сложностей перемен в жизни. Легко опре- делить необходимые действия для получения результата, но сложно их последовательно выполнять. Без системного подхода и сторонней поддержки любые ваши действия будут постоянным испытанием на прочность. Сила воли иногда помогает, но, согласно исследованиям, иногда она истоща- ется, а как показывает практика — иногда она у нас есть, а иногда нет. Если вы собираетесь раскрыть свой потенциал, недоста- точно надеяться только на свою силу воли. Контроль над выполнением задач предполагает наличие инструментов и действия, которые помогут вам, а иногда и заменят вашу силу воли. У Майкла Фелпса, олимпийского чемпиона, ко- торому в мире мало равных, конечно же, были дни, когда он вообще не хотел близко подходить к бассейну или идти в спортзал. Но он продолжал тренировки. А все потому, что у него имелась поддержка, благодаря которой ему было лег- че. Если вы хотите добиться успеха, то вам она тоже нужна. Независимо от того, есть ли у вас большое желание что-то делать или нет, продолжайте работать по плану. Выделим два важных момента, составляющих основу ва- шей поддержки. Первый из них — ваш еженедельный план. Еженедельные планы Еженедельный план — мощный инструмент, который пре- вращает 12-недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он позволяет правильно организовать предсто- ящую неделю и сосредоточиться на главном. Это не всем хорошо известный «список дел». Он отражает важные дей- ствия, которые должны быть выполнены именно в течение указанной недели, чтобы добиться поставленной цели. Помните, что еженедельный план — производный от 12-недельного. Он не составляется каждую неделю в зави- симости от ситуации. Он состоит из действий, предусмот- ренных общим планом, которые обязательно должны быть выполнены именно в течение недели. Значит, еженедельный план предусматривает выполнение только самых важных действий, которые соответствуют вашей стратегии. Посколь- ку это неотъемлемая часть 12-недельного плана, который, в свою очередь, связан с вашими долгосрочными целями, вы можете быть уверены, что выполняете только главное на дан- ной неделе. Если вы все сделали, как было предусмотрено, то неделя прошла отлично, а если нет, вы ее потеряли. Такая Глава 15. Контроль над выполнением плана 111 прозрачность позволяет говорить не только о том, что ваш план — мощный инструмент достижения целей, но и о том, что он может изменить вашу жизнь! Ниже приведен пример еженедельного плана, взятый из нашей онлайн-системы. Легко увидеть, как ставится отдельная цель и как ее достигают путем выполнения опре- деленного набора действий, запланированных на неделю. Мы настоятельно рекомендуем, чтобы вы распечатали этот текст и внесли все важные действия в свой календарь. Распеча- танный еженедельный план становится документом, который вы будете использовать для управления работой; к тому же сможете проследить за тем, чтобы все дела, указанные в нем, выполнялись в течение недели. План на неделю 6 — Счет: 0 Заработать 105 тыс. долларов на новом бизнесе Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам, чтобы назначить встречи, и назначить минимум три встречи в неделю Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю Создать график продаж и еженедельно обновлять его Сбросить 5 кг Ограничить потребление калорий до 1200 или менее в день Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум трижды в неделю Выпивать минимум шесть стаканов воды в день Проводить силовые тренировки минимум три раза в неделю Улучшить отношения с Кэрол Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю Не будьте одиноки Второй важный элемент контроля — поддержка извне. Вспомним замечательную статью Йена Дойчмана в журнале Fast Company (май 2005 года), которая называлась «Ме- няйся или умри». Там описывалось исследование пациентов, 112 Часть II. Начинаем действовать которым было необходимо изменить свои привычки, чтобы выжить. Увы, по истечении 12 месяцев 90% из них верну- лись к старым привычкам, которые практически гаранти- ровали летальный исход. Даже перед лицом смертельной угрозы подавляющее большинство людей не может сопро- тивляться своим старым привычкам и сделать правильный выбор. В статье также описана группа пациентов, показатели которой были существенно выше — почти в семь раз! Поче- му? Они участвовали в группе поддержки, и их показатель успеха достиг почти 80%! У тех, кто не принимал участие в группах, этот показатель составлял 10%. Эта статистика напомнила о том, что однажды сказал Джордж Шинн, вла- делец баскетбольной команды Charlotte Hornets: «Нет людей, которые сами “сделали себя”. Вы можете добиться результата только при поддержке других». Пациенты, участвовавшие в группе, регулярно встречались, общались и обсуждали свои прогресс, сложности и испытания. Поддерживая друг друга, они в основном были способны бороться с болезнью. Какой урок можно извлечь из этого? Меняя свою жизнь, никогда не действуйте в одиночку. Ваши шансы на успех возрастут в семь раз, если у вас будет поддержка. Поработав с тысячами клиентов за последние 10 лет, мы об- наружили ту же динамику. Когда люди встречаются с группой поддержки, они действуют гораздо лучше тех, кто остается со своими проблемами один на один. Мы рекомендуем создать группу из 2–4 человек, объединенных общими интересами, чтобы встречаться каждую неделю. Мы называем их «Об- ществами еженедельной ответственности» (ОЕО). Конечно, прочтя главу, посвященную ответственности, вы уже знаете о том, что в нашем понимании ответственность — не то, что люди возлагают друг на друга из-за невыполнения задач, а состояние, позволяющее эффективно выполнять обещания, данные себе или другим. Глава 15. Контроль над выполнением плана 113 ОЕО — очень важный элемент контроля. Это короткая утренняя встреча, которая обычно проходит по понедельни- кам после того, как все участники уже составили свои планы на неделю. Она продолжается 15–30 минут. Во время встречи участники группы не обвиняют друг друга в невыполнении планов — не «возлагают ответственность» за что-то не сде- ланное вовремя. Они смело говорят о своих ошибках, хвалят друг друга за успехи, помогают сосредоточиться на важном и тем самым поощряют дальнейшие действия. У ОЕО не бывает стандартной повестки дня. Вы можете ее менять или дополнять так, как считаете нужным. Но не за- бывайте сосредоточиваться на эффективных действиях. Повестка дня Общества еженедельной ответственности I. Личный отчет о выполненной работе. Каждый член группы рассказывает о том, как ему удается идти к своей цели и насколько хорошо у него это выходит. Здесь нужно учесть четыре ключевых аспекта: А. Результаты, которых вы достигли на сегодня и учитываете как часть плана на 12 недель. Б. Ваша оценка действий, которые вы выполнили на пре- дыдущей неделе. В. Планы на текущую неделю. Г. Обратная связь и комментарии членов группы. II. Обсуждение секретов успеха. Обсудите с участниками груп- пы успешно выполненные дела и возможность применения успешных методов одного участника группы в работе других. III. Взаимная поддержка и одобрение действий участников группы. Все очень просто. Каждому дается несколько минут на выступление перед группой, рассказ о своих результатах, которых он добился к сегодняшнему дню. Выполняет ли он все задуманное? Опережает график или опаздывает? Затем он расскажет группе об оценке эффективности действий на пре- дыдущей неделе (подробнее о том, как оценивать результаты, 114 Часть II. Начинаем действовать мы расскажем в главе 16). Он также опишет план своих действий на эту неделю. И, наконец, члены группы зададут ему вопросы, поздравят с успехами, дадут комментарии или советы. После выступления всех участников можно с ними поговорить об их успехах и попросить поделиться опытом. Собрание ОЕО заканчивается взаимными пожеланиями успешной недели. Лесли Лилиенберг * применила ОЕО в качестве начального метода для изменения принципов работы ее команды, больше узнавая о том, на что сотрудники тратили свое время. Вот как она это описывает: Выполнение 12-недельных планов заставило нас почувствовать важность каждого дня! Когда мы только начали, то выделили ка- ждому члену команды отдельное направление работы. Они созда- вали планы развития своих направлений. Каждые 12 недель мы оценивали их достижения и корректировали планы. Встречи ОЕО больше всего повлияли на успех во всех наших делах. Когда наши сотрудники стали оценивать каждую неделю, то начали внимательнее относиться к собственному времени. Мы решили проводить по одному дню с каждым сотрудником ис- ключительно для того, чтобы правильно оценить, как он тратит свое время. Это помогло выявить действия, которые отнимали больше времени и приносили меньше результатов. Анализ ROI ** показал, что некоторые направления не стоили наших усилий и их следовало закрыть. Если бы мы не оценивали затраченное время и достиже- ния еженедельно, то, вероятно, никогда бы не узнали, какая работа выполняется неэффективно. Отказ от «годового мышления» помог нам быстрее добиваться запла- нированных результатов, а встречи ОЕО оказались еще полезнее. Лидер отвечает за то, чтобы все планы на ближайшие 12 недель вы- полнялись, а члены команды не отвлекались от видения будущего и продолжали работать по графику. Мой совет — создавайте группы ОЕО, выполняйте все намеченное в планах, и тогда 12-недельный год принесет отличные плоды! * Художник по металлу, писательница, оратор, эксперт по страхованию, филан- троп. Прим. ред. ** ROI (от англ. return on investment) — финансовый коэффициент, иллюстриру- ющий уровень доходности или убыточности бизнеса, учитывая сумму сделан- ных в этот бизнес инвестиций. Прим. ред. Глава 15. Контроль над выполнением плана 115 Еженедельная программа действий Единственный путь достижения целей на ближайшие 12 не- дель — ежедневное выполнение плана. Еженедельный план и участие в группе ОЕО — важные составляющие трехсту- пенчатого процесса, называемого «еженедельной програм- мой действий». Это очень простая программа, которая помо- жет вам правильно действовать каждую неделю и добиться поставленных целей. Еженедельная программа включает три очень простых, но эффективных шага: 1. Дайте оценку прошедшей неделе. 2. Планируйте текущую неделю. 3. Участвуйте в группе поддержки. Шаг 1. Дайте оценку прошедшей неделе В главе 16 вы узнаете, как методика 12-недельного года поможет эффективно измерять свои действия с помощью еженедельной оценочной ведомости. Это лучший способ узнать о достигнутых успехах. Нужно тратить несколько минут каждую неделю на оценку собственных действий. В главе 16 подробнее рассказано, как рассчитать пара- метры оценки. Сейчас же хотим напомнить, что этот подход — важная составляющая еженедельной программы действий. Шаг 2. Планируйте текущую неделю До сих пор мы подробно говорили о важности еженедельно- го плана и работы в соответствии с ним. В разделе Achieve! на нашем сайте, о котором мы писали ранее, можно авто- матически сгенерировать ваш план с перечнем действий, которые необходимо выполнить в течение недели. Если же вы планируете свои дела на бумаге, то нужно изучить общий 116 Часть II. Начинаем действовать 12-недельный план и перенести из него список необходимых действий в план на текущую неделю. В любом случае начи- найте новую неделю с плана действий. В начале каждой недели потребуется около 15 минут на оценку предыдущей и планирование текущей. Прибли- зительно 70% наших клиентов занимаются этим утром по понедельникам. Остальные 30% делают это на выходных. На самом деле не так важно, когда вы будете составлять планы, — главное, чтобы вы еженедельно этим занимались. Шаг 3. Участвуйте в группе поддержки Как уже сказано выше, вероятность успеха многократно возрастает при наличии помощи со стороны, поэтому стоит регулярно участвовать в группе поддержки. Составьте спи- сок людей, с которыми вы хотели бы организовать такую группу, свяжитесь с ними и вместе определите время, когда будете встречаться. Решите, будут ли это личные встречи или достаточно разговора по телефону. Главное — постарайтесь общаться с участниками группы регулярно в одно и то же время. Эти три простых шага формируют основу системы высо- коэффективного действия. Их легко выполнять, еще легче забыть о них. Но если вы всерьез собираетесь достичь своих целей, то нужно привыкнуть к этой еженедельной программе действий. Сдвиг в сознании Часто люди думают: если они знают, что требуется сделать, то еженедельный план не нужен. Многочисленные исследо- вания и наш опыт работы с тысячами клиентов показывает, что это совсем не так. План «в голове» — не план на бумаге. Вероятность успешного выполнения написанного плана повышается на 60–80% по сравнению с умозрительным. Глава 15. Контроль над выполнением плана 117 Запись плана позволит избежать неоднозначности толко- вания, обеспечивает прозрачность и понятность. Заметим, что некоторым крайне тяжело написать план: его нужно выполнять, а неукоснительное следование всем его пунктам создает дискомфорт. Они оправдываются: «Я и так знаю, что нужно сделать, поэтому не стоит ничего записывать» или «Мне нужно больше гибкости в действиях, а письменный план только помешает этому». Еще один вариант оправдания своего нежелания писать план: «Я занят, у меня нет време- ни». Все это служит только одной цели: избежать личной ответственности. Некоторые думают то же о встречах с группой поддержки. Они говорят: «У меня нет времени» или «Это нужно только слабым и безвольным». Все это свидетельствует о страхах, связанных с прозрачностью будущих действий и ответ- ственностью. Не совершайте ошибку. Проще достичь успеха, если со- ставлять еженедельные планы и общаться с другими в группе поддержки. Не обманывайте себя — вы ничем не отличаетесь от других. Чтобы использовать время (и жизнь) с пользой, научитесь приводить собственное мышление в соответствие с еженедельным планом. Работа в команде 12-недельный год помогает изменить саму культуру рабо- ты. Это совершенно новый подход к действиям. Ли Якокка, бывший председатель правления нескольких американских автогигантов, однажды сказал, что скорость работы руково- дителя — это скорость работы его команды. Будучи лидером команды, вы оказываете огромное влияние на ее работу — своими разговорами, действиями и сосредоточенностью на главном. 12-недельный год меняет культуру работы. И вам как руководителю следует на своем примере показывать 118 Часть II. Начинаем действовать сотрудникам, что даст методика 12-недельного года для того, чтобы ваша организация стала успешной и достигла поставленных целей. Культура работы — отражение качеств лидера команды. Только ваши действия покажут сотрудникам, как можно все делать лучше и быстрее с помощью новой методики. Ваша первая задача — смоделировать качества, которые вы хотите видеть в своей команде. Для начала определите еженедель- ные действия, разработайте систему оценки и планирования каждой рабочей недели. И, конечно, не забывайте о группе поддержки — она необходима. Затем стоит подробнее изучить поведение членов группы. Составляют ли они планы на неделю? Оценивают ли свою еженедельную работу? Участвуют ли в группах поддерж- ки? Не забывайте, что время от времени у них возникают сложности. И, скорее всего, они будут пренебрегать плани- рованием, перестанут регулярно оценивать свои действия и принимать участие в группах поддержки. Но вам нуж- но, чтобы они постоянно работали над собой, а не плыли по течению! Тогда придется их подбодрить. Вам захочется внимательнее изучать их еженедельные планы, оценивать действия и устраивать индивидуальные сессии коучинга минимум раз в месяц. Иногда вам захочется самим принять участие в группе поддержки, чтобы дать членам команды необходимую по- мощь. В любом случае не теряйте бодрости духа. Обязательно отмечайте успехи команды и помогайте ей сосредоточиться на работе. Распространенные ошибки Пусть эти ошибки не станут для вас препятствием на пути к успеху. Глава 15. Контроль над выполнением плана 119 Ошибка 1. Вы не составляете план каждую неделю Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела. Кроме того, составлению плана могут помешать и другие явления, включая негативные мысли. Может быть, вам зна- комы такие ситуации? — У вас нет времени на составление плана. Вы объясня- ете это исключительной занятостью и говорите, что напишете план позже. Но «позже» значит «никогда». — Вам не нужен план. Вы думаете, что вы особенные и вполне можете работать без плана. Но посмотрите, как быстро уходит время! — Вы ставите себя выше плана. Он же нужен только новичкам, а человеку, занимающему высокую долж- ность, совсем ни к чему! — Вы и так знаете обо всем. Вы думаете, что помните обо всем, поэтому составление письменного плана воспринимается как пустая трата времени. — Вы не хотите нести ответственность. Почему мно- гие не хотят работать в соответствии с планом? Они испытывают дискомфорт, поскольку план постоянно напоминает о делах, которые не были вовремя завер- шены, но обязательно должны быть сделаны. Ошибка 2. Вы включаете в свой план абсолютно всё Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополни- 120 Часть II. Начинаем действовать тельный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями, которые неизбежно возникают каждый день. Ошибка 3. Вам кажется, что все недели проходят одинаково Еще одно распространенное заблуждение. Многие дума- ют, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и по- хожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте! Ошибка 4. Вы еженедельно дополняете список действий Помните, что еженедельный план — 1 / 12 вашего общего плана. Иногда можно добавить какой-то пункт, но неча- сто. Большинство действий должно быть предусмотрено в 12-недельном плане, потом достаточно их перенести в свой план на конкретную неделю. Это позволяет избе- жать неразберихи в действиях, которые не входят в число стратегических. Ошибка 5. Вы не используете свой план ежедневно Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствую- щие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы. Как только вы научитесь сверять все свои действия с планом, сразу почувствуете возросшую эффективность своей работы. Глава 15. Контроль над выполнением плана 121 Ошибка 6. Ваш план не стал неотъемлемой частью обычного рабочего процесса У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем луч- ше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас. 122 Часть II. Начинаем действовать Глава 16 Оценка своих действий Измерение — двигатель рабочего процесса, момент столкно- вения с реальностью. По-настоящему эффективное измере- ние сочетает оценку как рабочего процесса, так и конечных результатов, что позволяет получить полную обратную связь, необходимую для принятия решений на основе вер- ных данных. Именно эта обратная связь позволяет понять, насколько эффективны ваши действия. Адам Блэк рассказывает, какое влияние на его результаты оказала простая методика ежедневного измерения и оценки рабочего процесса. Методику 12-недельного года мне предложил деловой партнер в конце 2011 года. Это замечательная система управления време- нем. После того как я перечитал книгу несколько раз, мне стало яс- но, что этот подход — как раз для меня! Я амбициозен. Я много и упорно работаю, но иногда упускаю из ви- ду небольшие детали. После прочтения этой книги я смог притормо- зить и систематизировать свои действия, чтобы добиваться долго- срочных целей. А главное, я обнаружил, что могу корректировать свои 12-недельные планы на основе четкой оценки действий. Чтобы сосредоточиться на главном, я создал 12-недельный кален- дарь для визуальной оценки своих достижений. Там я ежедневно делаю две основные пометки — оцениваю свои действия и их ре- зультаты. Каждый вечер, уезжая с работы, я могу точно узнать, ка- ков мой прогресс в достижении целей на ближайшие 12 недель. Выражая эти оценки по отношению к своим 12-недельным целям в единицах продаж и денежном эквиваленте, я увидел прирост на 65% в 2012 году! А в результате применения методики 12-недель- ного года я завоевал звание лучшего продавца и в 2013 году по- лучил награду — путешествие за счет компании. Сказать, что методика 12-недельного года стала для меня револю- ционной, — значит не сказать ничего. Теперь мне проще добиваться своих целей. Я больше не тороплюсь в конце года, чтобы выполнить план. Этот подход к рациональному использованию времени обогатил мою жизнь. Я могу добиваться желаемых результатов, проводить больше времени с семьей, и у меня остается время на хобби! Как выяснил Адам, измерение действий и результатов не должно быть сложным — оно должно быть своевременным. Мы уже писали в главе 6, что для правильного измерения нужны два параметра: рабочий процесс и результат. Ваши цели на 12 недель определяются результатами. Если вы успешно продвигаетесь к цели, то повышаете результаты. Параметры рабочего процесса включают действия, которые вы выполняете каждый день и которые влияют на результат. Большинство хорошо оценивает конечные результаты, но все возможности роста определяются правильными параметрами рабочего процесса. Какими будут параметры результата в вашем случае? Ска- жем, вы хотите похудеть на 5 кг. Конечная цель — параметр результата, потому что его нужно достичь через 12 недель. А хороший параметр рабочего процесса — количество ка- лорий в день или неделю. Или количество еженедельных физических упражнений, километров, которые вы пробегаете, кругов, которые вы проплываете, время на тренажере — что вам больше подойдет. Какими бы ни были параметры дей- ствий, фиксируйте их каждую неделю! Чем чаще вы проводите измерения, тем они полезнее. На- пример, ежеквартальные измерения точнее годовых. Годовые дают обратную связь только через 12 месяцев и не позволяют ничего узнать раньше этого срока — и вы не будете уверены, насколько продуктивно работаете. Ежемесячные измерения точнее ежеквартальных, потому что они быстрее дают об- ратную связь. И так далее: еженедельные измерения лучше ежемесячных, а ежедневные — еженедельных. 124 Часть II. Начинаем действовать В 12-недельном году вы ставите цели, срок достижения ко- торых равен 12 неделям, поэтому будете измерять успешность своих действий минимум один раз за этот срок. Но даже тогда результат оценки будет точнее, если вы определите параметры рабочего процесса, которые будут измеряться ежемесячно, еженедельно или ежедневно. Вы, наверное, уже поставили себе цели на ближайшие 12 недель и написали план — пора определить набор па- раметров для каждой цели, по которым будут измеряться действия и результаты. Если же вы еще не поставили себе цели и не написали план, то вернитесь к этому упражнению после того, как все подготовите. Цель на 12 недель № 1 Параметры действий и результатов ê ê ê ê ê Цель на 12 недель № 2 Параметры действий и результатов ê ê ê ê ê Цель на 12 недель № 3 Параметры действий и результатов ê ê ê ê ê Глава 16. Оценка своих действий 125 Пожалуйста, проводите измерения каждую неделю. Исполь- зуйте сводную таблицу, файл Word или раздел Key Measures («Ключевые показатели») на нашем сайте, чтобы записывать и отслеживать ваши достижения. Как мы уже писали ранее, самая эффективная оцен- ка — еженедельная. Очень важно, чтобы вы измеряли свои действия. Наш опыт показывает, что выполнение даже 85% запланированного на неделю повышает шансы на достижение целей в 12-недельной перспективе. Не важно, используете ли вы для оценки своих действий интернет-ресурс или делаете записи на бумаге. Главное — не забывайте работать над этим каждую неделю. Ниже при- водится пример еженедельной оценочной формы, взятый из нашей онлайн-системы в разделе Achieve!. Вы можете легко создать подобную ведомость на бумаге. Проверка достижений за неделю 5 Заработать 105 тыс. долларов на новом бизнесе Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам, чтобы назначить встре- чи, и назначить минимум три встречи в неделю Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю Продолжать работу с потенциальными клиентами вплоть до заключения сделки Создать график продаж и еженедельно обновлять его Сбросить 5 кг Ограничить потребление калорий до 1200 или менее в день Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум трижды в неделю Выпивать минимум шесть стаканов воды в день Проводить силовые тренировки минимум три раза в неделю Улучшить отношения с Кэрол Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю В любом случае вы будете еженедельно измерять запла- нированные действия, а не их результаты. Вы просто вычер- 126 Часть II. Начинаем действовать киваете или подсчитываете те, которые были выполнены на предыдущей неделе, вне зависимости от результатов. Вернемся к примеру с упражнениями. Моя цель — похудеть на 5 кг в течение 12 недель. Мой план включает следующие действия: — Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум три раза в неделю. — Проводить силовые тренировки трижды в неделю. — Выпивать минимум шесть стаканов воды в день. — Ограничить потребление калорий до 1200 в день. Я буду еженедельно измерять и записывать свой вес — это будет часть моей системы измерений. Но вес — результат, поэтому я также буду измерять свои действия. Для этого я определю их количество и выражу в процентах от макси- мально возможного числа. В разделе Achieve! на нашем сайте это делается автоматически. И если я выполню ¾ заплани- рованных действий, то моя оценка за предыдущую неделю составит 75%. Действия и результаты измеряются отдельно. В приведен- ном примере я мог похудеть на 1 кг за предыдущую неделю, но при этом выполнить только 75% запланированных дей- ствий. И поскольку результаты не появляются мгновенно, я хотел бы уделить внимание измерению как их, так и дей- ствий: даже если мне удалось похудеть на 1 кг, предыдущая неделя не увенчалась успехом с точки зрения процента выполненных действий. И это показывает, что мне нужно лучше работать над собой в течение следующей недели для поддержания или улучшения результата. Сдвиг в сознании Большинству очень сложно оценивать реальность, и есть два варианта. Первый — признать действительность, какой бы Глава 16. Оценка своих действий 127 она ни была, не стараться избежать ее, как делают многие. Да, оценка собственных действий может быть низкой. Возможно, вы даже захотите все бросить. У вас есть оправдания своему бездействию? При оценке они не учитываются. Но в целом измерение и оценка полезны и необходимы. Иначе вы не уз- наете о своих достижениях, о том, что нужно изменить для повышения эффективности работы. Без измерений и оценки вы не сможете добиться поставленных целей. Второй путь — сосредоточиться на действиях, а не на ре- зультатах. Ведь вы контролируете именно их. Результаты — следствие действий. Еженедельный план и оценочный лист отражают действия. Оценочный лист показывает, насколько вы придерживаетесь плана и выполняете поставленные зада- чи. Это и есть самый точный предсказатель будущего. Если вы будете добросовестно выполнять все важные дела вовремя, то результаты не заставят себя долго ждать. Поэтому изме- рения и оценки относятся в меньшей степени к конечному результату и в большей — к вашей текущей работе. Работа в команде Вы руководитель. Что вы думаете об измерениях и оценках и как вы с ними работаете, чтобы ваша команда добивалась хороших результатов? Многие руководители ошибочно при- нимают измерения за ответственность. Это ведет к серьез- ным сложностям в достижении по-настоящему высоких результатов. Когда руководители думают так, они стараются связать недостаточную продуктивность подчиненных с от- рицательными последствиями для них. Иными словами, когда руководители рассматривают систему оценок как инструмент поиска ответственных, они наказывают «вино- вных». А сотрудники быстро учатся избегать как измерений оценок, так и руководителя. Чем чаще вы используете систему оценок для поиска винов- ных, тем активнее члены вашей команды избегают оценок, 128 Часть II. Начинаем действовать а иногда и открыто сопротивляются им. Оценки — не ответ- ственность, а обратная связь. Намного полезнее использовать их для выявления не только ошибок, но и успехов. Тогда они позволят вам увидеть правду, в том числе и не самую при- ятную, без какой-либо негативной реакции со стороны под- чиненных, которые опасаются плохих последствий для себя. Лучше всего дать исполнителям возможность самостоя- тельно оценивать свою работу. Если вы оцениваете их, они могут почувствовать, что не контролируют ситуацию. Поду- майте об этом. Если вы хотели бы добиться своих целей, разве вы не оценивали бы свои достижения? И ради достижений команды стоит позволить подчиненным самостоятельно оценивать их действия. Если ваша команда следует методике 12-недельного года, то вам нужно убедиться в том, что все ее члены определили для себя параметры оценок для действий и результатов, а также готовы к оценкам их деятельности. Оценочный лист сотрудников не должен быть объемным. Для обеспечения хорошей обратной связи достаточно нескольких параметров. Кроме того, отметим, что работа вашей команды по прин- ципам 12-недельного года даст им возможность постоянно совершенствоваться. Все, чему вы можете научить их в плане эффективной работы и достижения прекрасных результатов, уже есть в нашей методике. Возьмем, например, еженедельный оценочный лист. Вам как руководителю интересно отслежи- вать личные результаты сотрудников. Даже если вы не знаете в подробностях их индивидуальные планы, то при исполь- зовании еженедельных оценок они будут стараться решать поставленные задачи. Анализируя оценки, вы сможете узнать, кто находится в зоне риска. Недостижение 60% результата в неделю значит, что сотруднику необходима ваша помощь. Такой недочет не должен сильно повлиять на достижение запланированных целей, но он станет сигналом для того, чтобы вовремя принять меры. Глава 16. Оценка своих действий 129 Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха Вы определили приемлемые способы измерений и начали оценивать работу вашей команды еженедельно. Мы расска- жем вам о некоторых возможных ошибках и предложим рекомендации по оценке. Ошибка 1. Вы думаете, что измерения и оценки сложны или не важны Оправдываясь, многие говорят о своей нелюбви к точным цифрам. Не следуйте их примеру. Если вы собираетесь рас- крыть свой потенциал и добиться целей, то нужно уметь измерять и оценивать свою работу. Ошибка 2. Вы не выделяете время на то, чтобы оценить еженедельные достижения Найдите время раз в неделю, чтобы оценить свою работу, отследить параметры своих действий и составить план на бу- дущую неделю. Это можно сделать в конце недели или в по- недельник утром. Большинству на это хватит 10–15 минут. Ошибка 3. Вы перестаете заниматься оценкой при плохих результатах Очень часто люди перестают оценивать свою работу, если у них было две неудачные недели подряд. Найдите в себе смелость продолжать в любых условиях, даже если выдалась очень плохая неделя. Рекомендация 1. Просматривайте еженедельные оценки с друзьями или группой поддержки Исследования показывают, что в команде люди чаще выпол- няют поставленные задачи (подробнее о группах поддержки рассказано в главе 15). 130 Часть II. Начинаем действовать Рекомендация 2. Пообещайте себе добиваться прогресса каждую неделю Может быть, вы не сможете резко повысить свои результаты с 45 до 85%, но увеличение с 45 до 55 или 60% вполне реально. Сосредоточьтесь на новых достижениях. Основная цель — каждую неделю улучшать рабочие показатели, и это будет говорить о том, что вы постепенно достигаете своих целей. Рекомендация 3. Помните, что выполнение плана менее чем на 85% — не обязательно плохой результат Оценка в 65% может показывать прогресс за 12 предыду- щих недель. Даже в этом случае результаты улучшаются. Вопрос, который при этом следует задать себе, звучит так: «Достаточны ли 65% для достижения целей, поставленных на ближайшие 12 недель?» Рекомендация 4. Не бойтесь того, что вам показывают цифры Если вы боитесь правды, то никогда не измените жизнь к лучшему. При оценке своих действий вы сможете определить глу- бинные корни факторов, снижающих эффективность. Если вы не достигли запланированных результатов, то необходимо выяснить, стало ли это следствием неправильных действий или была ошибка в плане. Это большая разница, и един- ственный способ определения проблемы — дать оценку как действиям, так и результатам. Глава 16. Оценка своих действий 131 Глава 17 Ежедневно контролируйте свое время Наши клиенты часто говорят, что нехватка времени не дает им полностью раскрыть свой потенциал. Фраза «мало вре- мени» так распространена, что кажется истиной, хотя чаще всего это лишь оправдание. На самом деле вам только ка- жется, что вы не можете сделать намеченное из-за «нехватки времени». Проблема в том, что вы не умеете правильно рас- пределять свое время. Звучит как нравоучение, но различие очень важное. А вот вдохновляющая история. Аннетт Батиста расска- зала о том, как правильное распределение времени помогло ей научиться расставлять приоритеты и работать в первую очередь только над главным. Прошло почти два года с тех пор, как я впервые прочла вашу книгу. Она оказалась очень интересной. Я применяю изложенные в ней принципы не только к домашним делам и личной жизни, но и к ра- боте. У меня были две основные цели на 12 недель: успешно выпол- нять профессиональные обязанности (чтобы в конце каждого года получать звание лучшего работника компании), а также регулярно заниматься уроками с ребенком. Чтобы этого добиться, мне нужен был хороший план. Я медицинский консультант. В мои обязанности входит информиро- вание населения о медицинских льготах. Я помогаю выбирать под- ходящие планы медобслуживания, семейных терапевтов и стомато- логов. Для этого мне ежемесячно нужно делать 650 звонков и про- водить 100 встреч на дому. Также я провожу презентации в местных учреждениях, посещаю профессиональные выставки и собрания, на которых мне нужно получить минимум 15 контактов в месяц, и с восемью из этих людей я должна позже встретиться лично. Я об- служиваю шесть территорий в двух округах. и я раньше очень беспокоилась о том, как успеть сделать всё. Что делать каждый день для того, чтобы действовать целенаправленно и последовательно? Моя профессия очень интересна, но требует большой собранности. А еще я жена, мать и бабушка. Для меня бы- ло очень важно создать правильный план. Распределение времени помогло мне в достижении целей. Раннее утро, обычно с 7:30 до 8:30, я обычно посвящаю чтению электрон- ной почты, ободряющему общению с коллегами и ранжированию контактов по степени важности. Затем перехожу к главной части ежедневной работы. С 8:30 до 12:30 я делаю звонки или посещаю клиентов. Такое распределение вре- мени позволяет мне выдержать напряженный график. Распределение времени настолько эффективно, что ко вторнику, когда я обычно перехожу к обзвону клиентов, все уже сделано. и каждый месяц я трачу почти вполовину меньше времени на звон- ки при сохранении запланированных показателей. Потом наступает время отдыха. После обеда я занимаюсь с ребен- ком — ровно три часа. Это помогает отвлечься от работы. Я люблю это, а мой сын обожает получать новые знания. Мы занимаемся разными предметами: религией, языками, физикой, математикой, историей и географией. Это помогает мне оставаться сосредото- ченной и в то же время отдыхать от работы. Поэтому нельзя сказать, что мои дни скучны или однообразны. Когда мы заканчиваем с уроками, я продолжаю обзвон, записываю результаты текущего дня и еще раз проверяю электронную почту, чтобы убедиться, что у меня не осталось невыполненных важных дел, которые не стоит откладывать на следующий день. используя принципы распределения времени, описанные в книге, я смогла научиться опережать график иногда на две недели. Теперь я спокойно ухожу в отпуск и знаю, что не остается невыполненных дел, которые ожидают меня по возвращении домой. Я контролирую свой план и выбираю успех в работе. Меня уважают руководитель, супервайзер, коллеги, семья и друзья. Благодаря этому я смогла стать «Лучшим медицинским консультан- том года» два раза подряд — в 2011 и 2012 годах. Я раньше себе та- кого и представить не могла! Мы с мужем применяем ровно тот же подход к домашним финансам: сокращаем кредитную нагрузку; осталось выплатить ипотечный кредит в декабре следующего года. Мы можем достигать в течение 12 месяцев тех целей, которые обыч- но достигали в течение полутора–трех лет! Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 133 Эффективное использование времени помогает вам рас- крыть свой потенциал и не оставаться «середнячком». Пробле- ма в том, что постоянно появляется множество дел, которые нас отвлекают и не дают сосредоточиться на главном. Иссле- дование, проведенное Эриком Хорвицем из Microsoft Research и Шамси Икбалом из Университета Иллинойса, показало, что обычному сотруднику Microsoft требуется до 15 минут, чтобы вернуться в нормальное рабочее состояние после воздействия раздражителей, в том числе электронной почты и сервисов мгновенных сообщений. Более того, работа 2005 года, опубликованная Basex — компанией, проводящей исследования в области бизнеса, — показала, что люди тратят около 28% рабочего времени на посторонние дела и переход в нормальный режим. Иными словами, это 11 потерянных часов в 40-часовой рабочей неделе! Ваши достижения в жизни напрямую связаны с использо- ванием времени. У величайших людей в политике, культуре, искусстве, науке, религии и иных областях в сутках было не больше часов, чем у вас. Различие только в том, как они использовали свое время. Проблемы возникают незаметно. Большинство делает выбор в пользу сиюминутных выгод и снижения долгосрочных издержек. В 2011 году средний американец ежедневно проводил 2,8 часа перед телевизором. Простой расчет показывает, что это 12% нашей жизни — и сюда не включено время, потраченное на новомодные устройства вроде смартфонов и планшетных компьютеров. Мы часто смотрим телевизор ради отдыха и ухода от реальности. Ведь просмотр телепе- редач не составляет труда — достаточно нажимать кнопки для переключения каналов. Иногда это полезно, но явно не обеспечивает наполненную и успешную жизнь. Некоторые занятия маскируют наше ничегонеделание. Мы можем изображать бурную деятельность, хотя на самом 134 Часть II. Начинаем действовать деле стараемся избегать более важных и сложных действий. Это повсеместно. Намного легче и комфортнее сидеть перед монитором, а не совершать более сложные действия вроде «холодных звонков», упражнений или реальной оценки проблем в личных отношениях. Отдыхать и решать легкие задачи нужно в меру. Если мы постоянно выбираем простые пути, то приговариваем себя к жизни без достижений. Праздность в итоге приводит к от- сутствию успехов — и за это мы обязательно заплатим потом. Как сказал писатель Роберт Стивенсон, «каждый рано или поздно оказывается на скамейке последствий». Поддержание хорошей физической формы приносит дис- комфорт. Под лежачий камень большие деньги не притекут. За все достижения мы платим свою цену. Получение желаемых результатов требует самопожертвования. И в первую очередь придется жертвовать собственным комфортом. Чтобы добиться успеха, нужно распределять время в со- ответствии с приоритетами. Отдавайте приоритет самым сложным делам, работа над которыми принесет наиболь- шую выгоду. Необходима целеустремленность. Нужно четко понимать, что для вас важнее всего, а что отвлекает от главного. Следует беречь свое время, делегируя другим ту работу, в которой вы не сильны или которая не помогает вам достичь своей цели. А может быть, что-то делать и вовсе не нужно? Каждый из нас в чем-то силен или талантлив. У всех есть сильные и слабые стороны. В совокупности они влияют на нашу способность достигать поставленных целей. Многие тратят время и силы на избавление от слабостей. В целом это правильно и полезно. У каждого есть качества, которые стоит улучшить для достижения успеха. Но помните, что слабые стороны редко становятся сильными. Если в работе не проявляются ваши сильные стороны, то вы, возможно, сбились с пути. Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 135 Только целенаправленное использование сильных сторон ведет к успеху. Успешные люди работают над ними. Настоя- щие лидеры идут дальше и развивают уникальные качества: то, в чем абсолютно превосходят окружающих. Но такая работа над собой должна приносить настоящее удовольствие. Ваши уникальные качества (о которых вы можете и не знать) позволят добиться значительных успехов в жизни и принесут много радостных моментов. Чтобы добиться лучших результатов, следует скоорди- нировать ваши время и действия с сильными сторонами и уникальными качествами. И тогда вы откроете для себя новые горизонты, повысите уровень производительности и удовлетворенности работой. Чтобы полностью раскрыть свой потенциал, нужно найти время для стратегически важных действий, не обязатель- но срочных. Они обычно не дают моментальной отдачи, но обязательно окупятся в будущем. Чтобы сосредоточиться на сильных сторонах, необходимо научиться справляться с отвлекающими обстоятельствами и свести количество малоценных действий к минимуму. «Время действия» Эффективное использование времени — одна из пяти мето- дик 12-недельного года. В совокупности с четырьмя осталь- ными — созданием виʹдения будущего, планированием, контролем и измерением эффективности — она составляет нашу систему действий. Все, чего мы достигаем в жизни, происходит во времени. Все важное может быть сделано только при условии, что мы уделяем ему время. Один из «кирпичиков» успеха — спо- собность тратить время только на то, что действительно для нас важно. «Время действия» — легкая в применении система распре- деления времени, которая позволяет управлять как бизнесом, 136 Часть II. Начинаем действовать так и личной жизнью с помощью главного актива — времени. Готовность применять систему означает желание быть лиде- ром. Если вы сможете целенаправленно использовать свое время, то станете эффективным лидером и быстро добьетесь успеха как в работе, так и в личной жизни. Как мы уже говорили в главе 7, есть три части времени: стратегическая, буферная и рекреационная. Все они спо- собствуют наиболее эффективному выполнению главных, ключевых действий. Стратегическая часть составляет три часа и должна быть запланирована как можно раньше, в самом начале недели, чтобы вы смогли внести необходимые изменения, если что-то пойдет не по плану. Это время работы над бизнесом, а не реа- лизации самого процесса. Стратегическая часть должна быть запланирована на то время, когда вы обычно не перегружены работой. Раза в неделю, как правило, вполне достаточно. Буферная часть предназначена для не самых важных дел и должна длиться от получаса до одного часа 1–2 раза в день. Общая ее длительность зависит от того, сколько времени вам нужно для просмотра электронной почты, ответа на звонки и решения текущих вопросов. Рекреационная часть предотвращает переработку и дает вам возможность правильно распорядиться свободным временем. Это три часа, которые должны быть запланиро- ваны раз в неделю после того, как все остальное уже рабо- тает на вас. Рекомендуем планировать свободное время раз в месяц до того момента, пока вы не поймете, что правильно выстроили процесс и сами продуктивно работаете. Возмож- но, придется добавить и другие категории времени для иных важных действий. Образец рабочей недели Чтобы научиться эффективнее распределять свое время, полезно разработать модель высокопродуктивной недели. Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 137 В рамках упражнения вы создадите образец рабочей недели, распределяя время для самых важных действий. Это позво- лит вам приблизиться к успеху. Сначала вы создадите обра- зец, который поможет работать наиболее эффективно, а затем внесете корректировки, связанные с текущим графиком. Создание образца рабочей недели не ставит целью полно- стью избавиться от «маловажных» действий. Это было бы не совсем правильно. Лучше грамотно организовать время для самых важных действий — тех, которые впоследствии принесут наибольшую отдачу. Если у вас уже есть 12-недель- ный план, то «самые важные» действия в нем указаны. Распределите время. Начните со стратегической части, за- тем выделите буферную, потом перейдите к рекреационной. Укажите и остальные важные действия, которые вы должны совершить в течение недели. Итак, начнем. Используя шаблон из табл. 17.1, выполните следующие пять шагов: 1. Выделите 15 минут утром в понедельник на рассмот- рение результатов предыдущей недели и составление плана на текущую. 2. Запланируйте трехчасовую стратегическую часть. 3. Запланируйте одну-две буферные части на каждый день недели. Первая буферная часть обычно пла- нируется на утро, вторая — на конец рабочего дня (например, 11:00–12:00 и 16:00–17:00), за исключением выходных. Помните, что длительность «буферного» времени зависит от индивидуальных потребностей и рабочей загрузки. 4. Запланируйте рекреационную часть. 5. Добавьте другие важные действия: а) встречи с клиентами и прочие возможные встречи; б) регулярные совещания; 138 Часть II. Начинаем действовать в) маркетинг и продажи; г) планирование; д) необходимые административные и операционные задачи; е) подготовка к встрече с клиентами и их обслужи- вание; ж) работа над проектами; з) деловые обеды; и) индивидуальные тренинги с сотрудниками; к) решение личных вопросов. Таблица 17.1 Образец рабочей недели Воскресенье Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 Вначале вам может показаться, что в неделе очень мало времени. Может, и так. Но если вы сделали упражнение пра- вильно, то заметите, что самые важные действия уже учтены. Запланированные пункты — инструменты для достижения вашей цели и перевода бизнеса на новый уровень. Очень Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 139 важно, чтобы вы составили работоспособный план на бумаге, перед тем как его выполнять. Если он не будет грамотным на бумаге, то не будет реализуемым на практике. Все происходит во времени. Если вы не контролируете его, то не сможете управлять результатами. Личная эффектив- ность зависит от целенаправленных действий. Планирование в соответствии с системой «Время действия» Ниже даны предложения по планированию эффективного использования стратегической и буферной частей. Стратегическая часть — образец плана, 3 часа ê Вернитесь к своему ви'дению будущего: 5–10 минут. Оцените прогресс: хорошо ли вы продвигаетесь к поставленной цели? ê Пересмотрите 12-недельный план: 10–15 минут. изучите оцен- ку своей эффективности, соответствие результатов своим целям. Проверьте результаты еженедельных измерений эф- фективности, включая параметры действий и результатов. Продуктивно ли вы работаете? Если нет, что нужно изменить на следующей неделе, чтобы повысить результаты? ê Рассмотрите ошибки, допущенные во время работы: 10–20 ми- нут. Были ли они? Если да, то в чем их причина? Нужно ли скорректировать план или просто лучше работать? ê Проработайте план действий: 2–2,5 часа. За это время вы сможете согласовать свои действия с 12-недельным планом. ê Другие примеры действий стратегической части: — прочтите книгу; — займитесь онлайн-обучением; — составьте план на следующие 12 недель (как правило, на 12–13-й неделе). Буферная часть — образец плана, 30–60 минут ê Просмотрите электронную почту и ответьте на письма. ê Проверьте голосовую почту и ответьте при необходимости. ê Сделайте необходимые звонки. 140 Часть II. Начинаем действовать ê изучите список того, что вам нужно сделать. ê Проведите краткие совещания с сотрудниками, чтобы от- ветить на их вопросы или запланировать их дальнейшие действия. ê Проверьте, какие дела уже закончены, и запишите, что оста- лось сделать. ê Определите и запишите новый список текущих дел, которые необходимо выполнить. Вышеуказанное — только примеры планов, но заметьте различие между стратегической и буферной частями! Стра- тегическая посвящена самым важным действиям, которые принесут наибольшую отдачу, а буферная тратится на обыч- ные ежедневные дела, «текучку». «Время действия» — уникальная система распределения времени в рамках недели. Она поможет выделить достаточно ресурсов для самого важного. Что изменится в вашей жизни, если вы будете успевать делать больше — как в личных делах, так и в бизнесе? Чего вы достигнете через 12 недель? А через три года? Уже через неделю после начала работы по нашей методике многие видят положительные сдвиги и ощущают больший контроль над своим временем. Сдвиг в сознании Учитывая ценность и ограниченность времени, неуди- вительно, что нам сложно его эффективно применять. Многие наши клиенты, руководствуясь естественным же- ланием заработать как можно больше при любой возмож- ности, нарушают свои планы. Причем постоянно, видимо, не принимая в расчет влияние сиюминутных решений на последствия для бизнеса в перспективе. В итоге время, которое могло быть затрачено на создание их собственного будущего, тратится на построение будущего для кого-то другого. Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 141 Но большинство наших клиентов ценит время других выше, чем собственное. Для прорыва нужно научиться це- нить свое время хотя бы так же высоко, как и чужое. Только так вы сможете создать успешный бизнес и одновременно, как ни парадоксально это звучит, улучшить обслуживание клиентов. Другое заблуждение, которое мешает многим эффективно действовать и тратить время с пользой, звучит так: «Я всё сделаю». Если вы думаете, что работаете достаточно быстро, успешно и долго, чтобы «сделать всё», то вас ждет неприятный сюрприз. Недавнее исследование показало, что у среднего менеджера остаются незавершенные дела, на выполнение которых требуется около 40 часов. Здесь важно осознать, что вы не всемогущи — иначе вы будете по-прежнему ошибочно верить, что всё успеете и в кон- це концов доберетесь до главного. Вы будете тратить время на неотложные ежедневные дела и постоянно откладывать на потом стратегически важные, необходимые для прорыва. В итоге придется отложить собственную жизнь и исполнение своих желаний. Если вы будете откладывать стратегически важные дела в пользу «текучки», то никогда не достигнете своей цели. Если вы будете думать, что путь к успеху усеян неотлож- ными делами, то никогда не доберетесь до самого важного. Позиция «Я начну строить свое идеальное будущее завтра (на следующей неделе, в следующем месяце)...» — гарантия провала. Вы создаете свое будущее здесь и сейчас — и никак иначе. Достижение прорывных результатов не имеет ничего об- щего с «пошаговой» деятельностью. Прорыв требует полного изменения стиля работы — до того, как появятся первые результаты. Для одних это означает 20%-ное увеличение доходов. Для других — удвоение оборотов бизнеса. Для 142 Часть II. Начинаем действовать третьих — сохранение доходов при увеличении количества свободного времени. В любом случае прорыв тесно связан с вашим желанием изменить свое отношение к распределе- нию времени. «Повышение эффективности» звучит заманчиво, но если вы уже почти исчерпали текущие возможности, то может показаться, что в неделе не хватает времени для прорыва. Часто наши клиенты видят возможности улучшения про- изводительности у других, но не у себя. Многие чувствуют, что работают на пределе возможностей, и сама мысль о более напряженном графике, даже при повышении доходов, их пугает. У них даже начинается «успехофобия»: страх, связан- ный с тем, что они не смогут выдержать более напряженного темпа, необходимого для успеха. Обыденная логика утверждает: хотите больше заработать — больше работайте. Но она ограничивает ваши возможности добиться большего! Люди, зарабатывающие 1 млн долларов в год, не работают в 10 раз больше тех, кто зарабатывает 100 тыс. На самом деле они иногда работают даже меньше — но иначе! Правда в том, что прорыва вам не видать, если вы не хотите изменить подход к распределению собственного времени. Для достижения новых вершин придется выполнять непри- вычные задачи, причем по-другому! Не утоните в рутине. Для полного раскрытия своего потен- циала необходимо найти время для работы над стратегией. Также нужно научиться эффективно справляться с текущими задачами. И еще — научитесь отдыхать от работы. Работа в команде То, что вы говорите и делаете как руководитель, во многом влияет на культуру работы команды. Если нужны поло- жительные сдвиги, слова не должны расходиться с делами. Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 143 Если вы хотите, чтобы команда тратила время целена- правленно, начните с себя. Создайте образец рабочей недели, включающий три вида времени в соответствии с программой «Время действия» и другие стратегически важные действия: совещания и индивидуальные тренинги. И придерживайтесь его каждую неделю. Применяя систему «Время действия», вы сможете извлечь выгоды как для себя, так и для команды. Подчиненные увидят, что вы целенаправленно используете свое время, и возьмут с вас пример. Более того, если вы будете выделять «буферное» время каждый раз в одни и те же часы, то члены команды будут знать, когда они могут к вам подойти, задать вопросы или обсудить что-то важное. Один из наших клиентов, работающий в сфере финансо- вых услуг, заметил, что, применяя систему «Время действия» и выделяя буферную часть в фиксированные часы, ему уда- лось улучшить рабочие отношения со своими сотрудниками. Как ни странно, он ограничил время общения с ними до од- ного часа в день для ответов на вопросы и блиц-совещаний. Все остальное время он работал по своему графику. А что в итоге? И он сам, и команда увидели, что он стал работать «как часы». Сотрудникам больше не пришлось его искать и спрашивать, в какое время он мог бы их принять. Теперь все знают, где и когда его можно найти и обсудить все ра- бочие вопросы, хотя времени на это по-прежнему мало. Еще одна выгода от применения «Времени действия» в том, что, однажды научившись правильно использовать эту си- стему, вы окажете неоценимую помощь своим сотрудникам в овладении навыками распределения времени. Работая в соответствии с этой системой, вы научите этому своих со- трудников. Когда у них будет «стратегическая часть», не бес- покойте их и попросите зайти позже; старайтесь не отвлекать их во время стратегического планирования. Все, что делаете вы и ваши сотрудники, происходит во времени. Используйте его четко и целенаправленно! 144 Часть II. Начинаем действовать Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха Ошибка 1. Вы продолжаете вести бизнес по-прежнему Вести дела по-старому и распределять свое время так, как вы привыкли, — непродуктивно. Очень легко вернуться к былым привычкам, потому что они дают ощущение ком- форта и легкости. Для достижения лучших результатов нужно преодолеть страх, неуверенность и дискомфорт. Тогда вы приобретете новые привычки, с помощью которых до- стигнете новых высот. Ошибка 2. Во время стратегической части вы распыляетесь на несколько задач Многие считают способность делать одновременно не- сколько дел чуть ли не достоинством. Правда в том, что она снижает вашу общую продуктивность и не дает добиваться хороших результатов. «Многозадачность» на самом деле тор- мозит вас и повышает вероятность ошибок. Так утверждает Дэвид Майер, руководитель Лаборатории мозговой деятель- ности и сознания Мичиганского университета. Когда вы переключаетесь на новую задачу, вы тем самым в среднем увеличиваете время выполнения предыдущей на 25%. Ошибка 3. Вы отвлекаетесь и не сосредоточены на главном В современном мире технологии сами по себе становятся отвлекающим фактором. Каждый день возникает все боль- ше причин забыть о работе. Смартфоны, социальные сети, интернет отвлекают вас от более важных занятий, которые помогают достигать целей. Немного отвлечься — не беда. Но нужно научиться целенаправленно использовать свое время. Иначе вы не сможете полноценно работать. Научитесь отстраняться от любых внешних раздражителей, если у вас есть важная работа. Глава 17. Ежедневно контролируйте свое время 145 Ошибка 4. Вы думаете, что занятость — синоним продуктивности Вы можете проводить целые дни за чтением электронной почты и сообщений, решать административные вопросы — и быть очень занятым. Но эти действия не всегда приводят к успеху! Конечно, вы заняты. А насколько продуктивны? Научитесь расставлять приоритеты — и выполняйте главное в первую очередь. Рекомендация 1. Работайте в соответствии с заранее подготовленным еженедельным планом Еженедельный план, привязанный к 12-недельным целям, не дает возможности отвлекаться от стратегически важных дел ради «текучки». Работая по плану и четко следуя образцу рабочей недели, вы приближаетесь к успеху. Рекомендация 2. Привяжите образец своей рабочей недели к календарю Отметьте в календаре все стратегические части времени, как в случае с регулярными встречами. Это позволит избежать проблем с планированием. Иногда придется поменять ра- бочий график, но, как правило, он стабилен. Даже если вы много путешествуете или каждая неделя похожа на другие, то стоит потратить пять минут в понедельник, чтобы убе- диться, что на протяжении предстоящей недели у вас все пойдет по плану. 146 Часть II. Начинаем действовать Глава 18 Контроль событий Мы все слышали множество историй о том, как люди отка- зывались от ответственности за свои действия и обвиняли других в своих неудачах. У них всегда виноваты родители, руководство, консерваторы, либералы, табачные компании, сети быстрого питания — кто угодно. Ай-яй-яй! Кто-то или что-то всегда было причиной их неудач. Но наша культура все чаще поддерживает менталитет «жертв». А судебная система даже поощряет его. Мы сами подталкиваем людей к тому, чтобы они отказывались от ответственности за свой выбор и искали виновных. Несмотря на кажущиеся «выгоды», люди с ментальностью жертвы платят огромную цену. Успех «жертвы» всегда огра- ничен внешними обстоятельствами, другими людьми или событиями. И пока мы будем считать себя жертвами обсто- ятельств, жизнь для нас будет борьбой за существование, а окружающие — угрозой. Ответственность позволяет контролировать собственную жизнь, влиять на свою судьбу и полностью раскрыть свой по- тенциал. Проще говоря, это контроль над своими действиями и результатами. Успешные люди — всегда ответственные. Ответственность — не обвинение себя и не наказание дру- гих. Это жизненная позиция, осознание последствий и своей роли в них. Ответственность не связана с «виной» — она помогает понять, что ведет к успеху. Мы не сможем изменить или улучшить свои результаты, пока мы сами и компании, в которых мы работаем, не будем контролировать свои шаги и их последствия. Только осознав влияние своих действий, мы сможем добиться нужных результатов. Признавая свою ответственность, мы переходим от «защи- ты» своих действий к их осознанию. Неудачи — обратная связь в процессе достижения успеха. Неблагоприятные обстоятель- ства и отсутствие поддержки окружающих — не преграда на пути к решению задач. Мы идем своим путем — и поэтому получаем результаты, которых нет у других. Вот что рассказывает Дэнни Фуэнтес: Я вернулся с семинара, посвященного 12-недельному году. Меня переполнял энтузиазм, я был готов к переменам в бизнесе и бук- вально рвался в бой! Но у меня не получилось сразу подключиться к онлайн-системе, это заняло полторы недели. Тогда все были в отпуске, и я незаметно для себя вернулся к поиску оправданий. Я понимал, что еще даже ниче- го не начал, а две недели уже прошли. Конечно, мне было проще со- слаться на отсутствие связи с сайтом, отпуск и свою занятость. В итоге это всего лишь попытка ухода от ответственности перед со- бой и поиск оправданий, которые сами «плывут в руки». Сложно что- то сделать, если убедил себя, что после 23 лет работы в компании имеешь право этого не делать. Вот великолепная возможность использовать те инструменты, кото- рые я получил на тренинге, чтобы что-то изменить в своей работе. Да, перемены сложны. Но я понял, что мне не хватало самодисцип- лины и поэтому было очень трудно что-то менять в работе, чтобы действительно добиться успеха. Мне некого винить, кроме себя, за свои неудачи и некого благода- рить за успехи. Сложнее всего помнить о том, что каждая маленькая деталь сегодня имеет значение завтра. Я благодарен вам за то, что вы меня научили не только новому мыш- лению, но, что еще более важно, образу действий. Этот процесс за- нимает не один месяц. Я должен поменять весь образ жизни, чтобы постоянно развиваться и быть лучшим в своем деле. Я не тешу себя мыслью, что можно легко отбросить старые привычки. Но по край- ней мере ваш тренинг помог мне осознать проблему и начать рабо- тать над улучшением ситуации. Очевидно, Дэнни все понял правильно. В любом хорошем начинании всегда есть препятствия, и их легко использо- вать, чтобы объяснить — а скорее оправдаться, — почему 148 Часть II. Начинаем действовать не получается сделать то, что нужно. Иногда вы и сами верите в собственные оправдания. Могут возникнуть об- стоятельства, на которые нельзя повлиять и которые нару- шат ваши планы. Бывают трудности, которые, по мнению окружающих, вы не сможете преодолеть. Еще мальчиком Дастина Картера увезли в больницу с ред- ким заболеванием крови. Чтобы спасти его жизнь, врачам пришлось ампутировать ему обе руки и обе ноги. Вы можете себе это представить? Я — нет. На мою долю выпало доста- точно испытаний, но, конечно, ни одно не может сравниться с этим. Не могу представить себе ощущения человека, кото- рый покинул операционную без рук и ног. Все еще думаете, что жизнь несправедлива к вам? Если кто и мог себя пожалеть, то это Дастин. Но если бы он так считал, его жизнь закончилась бы очень быстро. Он не только пережил потерю, но и научился делать физические упражнения. Представьте себе, как вы однажды просыпаетесь без рук и ног — и думаете, как жить и что делать дальше. Из всех возможных вариантов рестлинг * явно не будет самым очевидным. Но Дастин решил иначе. Он выбрал этот вид спорта и стал успешно им заниматься! Это была тяжелая работа и долгие тренировки каждый день. Дастин не просто преодолел свои физические недостатки — он уничтожил саму мысль о своей неполноценности! И своим примером он вдохновил миллионы людей, столкнувшихся с разными проблемами в жизни. Препятствия? Правда? Я думаю о том, что пережил Дастин, и анализирую свои проблемы. И удивляюсь. А вы? Что вам мешает в жизни? Подумайте о тех препятствиях и обстоятельствах, которые не дают добиться поставлен- ных целей. * Постановочное соревнование, в котором совмещаются навыки атлета, боевые искусства и актерское мастерство и используются вспомогательные предметы. Прим. ред. Глава 18. Контроль событий 149 Не пора ли перестать оправдываться и убрать все препят- ствия между вашей сегодняшней жизнью и той, которую вы хотите прожить? Ваша жизнь сейчас — результат выбора, который вы когда-то сделали. И вы можете винить обстоя- тельства, воспитание, семью, школу, шефа, политиков... Это вы контролировать не в состоянии. Вы контролируете то, за что отвечаете. Быть ответственным нелегко, а зачастую неприятно. Но если вы всерьез хотите добиться поставленных целей, нужно научиться контролировать ситуацию. Начать контролировать означает перестать оглядываться по сторонам. Не дайте ничему помешать вам начать жить той жизнью, о которой вы мечтаете. В конце концов, никого — за исключением, может быть, нескольких ближайших дру- зей — не интересует, добились вы успеха или нет. Вы можете искать оправдания — окружающим нет дела до вас. Грубо, но правда. Да, иногда вы услышите немного сочувственных слов в свой адрес, а если повезет — вам нальют, но не более того. Растрачивая свои силы, вы никогда не добьетесь успе- ха. Решите для себя прямо сейчас, что вы никогда не будете ни в чем оправдываться — какие бы препятствия ни возникли на вашем пути к цели. Что нужно сделать, чтобы повысить степень ответственности? Вот четыре совета, которые помогут вам повысить уровень ответственности и получить больше желаемых результатов. |