12 недель в году. Леннингтон 12 недель в году Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев Перевод с английского Михаила Загоруйко издательство Манн, иванов и Фербер Москва, 2014
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
реактивно или проактивно. Если вы всегда демонстрируете только реакцию — немедленный ответ на внешний раздра- житель, — то растет риск ошибок, потому что основной движущей силой ваших действий становятся «входящие сигналы»: звонки, уведомления электронной почты, новые задания... Кто-то стучит в дверь, вы быстро собираетесь и уходите. В такие моменты очень сложно определить, на- сколько ценны ваши действия, потому что обычно вы делите их не на «плохие» и «хорошие», а ранжируете по степени ценности для вас. А она в данный момент времени может быть для вас совсем не очевидной. Вот почему 12-недельное планирование так полезно. Имея план, не нужно полагаться на «входящие сигналы», чтобы начать действовать. Он определяет ваши действия. Вы можете планировать работу заранее — это называется проактивным действием. 12-недельный план помогает выполнять больше правильных действий каждый день и достигать целей быстрее и эффективнее. Другая полезная особенность 12-недельного плана — пре- дельная сосредоточенность на нескольких самых важных действиях, которые определяют результат в целом. Вы просто не сможете заниматься всем и сразу, потому что в 12-недель- ном году для этого недостаточно времени. Вы будете сосре- доточены на минимальном наборе действий, необходимых для достижения вашей цели. Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 95 12-недельное планирование также позволяет устанавли- вать краткие сроки — и это очень важно. Неопределенно- сти нет благодаря малым временны'м рамкам; в результате вы можете составлять эффективный план. Годовые планы обычно не ориентированы на действия: практически невоз- можно предсказать, что' понадобится через четыре месяца или позже. Краткие сроки — одно из главных преимуществ 12-недельного года. Из-за высокой степени неопределенности в большинстве годовых планов прописаны некоторые цели, но их четкое вы- полнение не представляется возможным. Типичный годовой план говорит, что должно быть достигнуто, но он не объ- ясняет, как действовать. Отсутствует перечень правильных действий, и вы можете двинуться в неверном направлении или возьмете на себя больше, чем сможете сделать. Описание ежедневных и еженедельных действий — основа эффективности 12-недельного плана. Если вы имеете четкое представление о каждом действии, которое нужно выполнить, то вы тем самым готовите себя к успеху. Вот как наш хороший знакомый Патрик Морин описывает свой опыт 12-недельного планирования: Мое знакомство с методикой 12-недельного года началось с попыт- ки похудеть на 20 кг, которые всё не хотели исчезать. Система «про- межуточных целей, стратегий и тактик» не только помогла мне спра- виться с этой задачей на «отлично»; я смог успешно подготовиться к триатлону. Добившись своей цели и приятно удивленный своей физической формой, я стал думать о новых вариантах применения этой методики. Тогда мы искали деньги для медицинского стартапа. Мы начали ра- боту в январе, готовили всю необходимую документацию и продукт. Процесс поиска финансирования занял больше времени, чем мы планировали, и нужно было поддерживать компанию собственны- ми средствами. Я терял и деньги, и терпение... и тогда я подумал, что пора применить методику 12-недельного года. Начался июль. В понедельник я собрал всех руководителей на со- вещание. Цель была предельно ясна: чтобы наши продукт и компа- 96 Часть II. Начинаем действовать ния выжили, необходимо завершить подготовку проспекта по за- крытому размещению ценных бумаг и привлечь финансирование в следующие 12 недель. Экономическая ситуация в то время была не то что плохая, а просто ужасная. инвесторов не было — требова- лись титанические усилия, чтобы хоть кого-то заинтересовать. У нас была четкая картина будущего. Дальше требовалось соста- вить 12-недельный план привлечения средств. Не было времени жалеть себя и думать о той огромной работе, которую мы продела- ли за предыдущие полгода. Следовало предельно сконцентриро- ваться на следующих 12 неделях. Под лозунгом «каждый день — неделя» мы закончили работу над 100-страничным проспектом по размещению в течение первой не- дели, передали его юристам и неделю спустя получили их одобре- ние. Какой огромный заряд энергии нам это дало! Мы провели переговоры с сотнями знакомых бизнесменов и набра- ли «критическую массу», которая позволила закрыть первый раунд 10 октября! Невероятно! Мы стали применять принцип 12-недельного года ко всем проектам, и успех нашей компании был отмечен как инвес- торами, так и сотрудниками. Хороший план способствует его успешному выполнению Представьте себе поездку на автомобиле по незнакомой мест- ности, когда все дорожные знаки и указатели противоречат друг другу и вы теряетесь в пространстве. Вам, наверное, захочется много чего сказать человеку, который поставил их. Вы пожелаете точно узнать, как проехать в нужном направ- лении, или запутаетесь и вернетесь домой. Как ни смешно это звучит, но готовы поспорить, что вы даже не представляете себе, сколько людей пишут бизнес-пла- ны, которые можно сравнить с примером, приведенным в предыдущем абзаце! Иногда в них пропущены важные шаги, трудоемкие процессы описаны одним предложением, а не- обходимые действия — беспорядочно. Еще хуже — часто это не грамотное определение действий, ведущих к достижению цели, а просто сборник идей и умозаключений. Все равно что, Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 97 например, перед поездкой из пункта А в пункт Б вы получи- те инструкцию: «Сядьте в машину и поезжайте прямо в Б». Такие планы широко распространены. Конечно, они годятся для чего угодно, но только не для работы по ним. Составление эффективного 12-недельного плана — ключ к решению важнейших задач в течение всего этого периода. Он определяет еженедельные действия, которые вам необхо- димо выполнить за этот срок для достижения вашей цели. Долгосрочные перспективы и краткосрочные результаты Планы могут как определять потенциал для будущего, так и способствовать достижению краткосрочных результатов. В них должна быть указана цель, в соответствии с которой вы будете получать результаты в заданный период. Если это бизнес-план, то в нем следует определить ожидаемую прибыль. Некоторые планы могут также включать цели, направ- ленные на достижение долгосрочных результатов: обучение или наем дополнительных сотрудников, совершенствование технологий, внедрение новых систем и т. п. Затраты усилий и ресурсов для достижения долгосрочных целей видны сразу, а эффект проявится только в будущем. Вот почему очень важ- но предусмотреть в своем плане достижение краткосрочных результатов. Правильная структура плана Структура плана, который вы напишете, очень важна, если вы хотите добиться успеха. Грамотный план начинается с правильной цели. Если она не поддается измерению или оценке, то и план не будет работать. Чем четче и конкретнее вы ставите цели на ближайшие 12 недель, тем легче будет написать выполнимый план. 98 Часть II. Начинаем действовать Многие 12-недельные планы включают только 2–3 цели. Например, похудеть на 5 кг или заработать 105 тыс. долларов в новом бизнесе. Для каждой из них вы опишете тактические действия. Тактика потери веса покажет, что нужно сделать, чтобы достичь желаемого показателя. Это могут быть огра- ничение приема пищи до 1200 калорий в день и 20-минутные кардиотренировки трижды в неделю. В описании используйте глаголы и полные предложения, а не перечисление действий. Очень важны формулировки. Цель по увеличению дохода до 105 тыс. долларов потребует иного набора действий. Существует пять приемов успешного создания 12-недель- ных планов в той части, в которой вы описываете ваши цели и предполагаемые действия. Прием 1. Будьте конкретны. Цели и действия должны быть измеримы Опишите цель так, чтобы она и действия, направленные на ее достижение, могли быть измерены количественно и качественно. Сколько звонков вы сделаете? На сколько килограммов похудеете? Сколько пробежите? Сколько денег заработаете? Чем точнее вы это опишете, тем лучше! Прием 2. Пишите в положительном ключе Описывая желаемые результаты, сохраняйте позитивный настрой. Например, вместо 2% погрешности сосредоточьтесь на 98% точных расчетов. Прием 3. Описанные цели должны быть реалистичными Если вы способны достичь цели, ничего не меняя, то нужно делать больше. Если это невозможно, то следует чуть-чуть облегчить задачу. Если вы никогда не просили дать вам ре- комендации, то тактика «просить рекомендации при каждой встрече» будет излишней. Можно попробовать другой под- ход — «просить рекомендации минимум у одного клиента в неделю». Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 99 Прием 4. Распределяйте сферы ответственности Это применимо к команде (если вы работаете в одиночку, то вся ответственность лежит на вас). Личная ответствен- ность за достижение каждой цели и выполнение каждого дей- ствия крайне важна! «Делают все» значит «не делает никто». Прием 5. Соблюдайте сроки Нет ничего лучше, чем точное определение срока завершения работы. Тогда вы вовремя ее начинаете и активно действуете. Убедитесь, что вы определили дату, к которой должна быть достигнута цель или выполнено действие. Кроме того, каждое действие должно быть описано с помо- щью глагола и оформлено в виде законченного предложения, а также выполнено в течение той недели, которая указана в плане. Ниже показан пример 12-недельного плана. Цели на 12 недель Заработать 105 тыс. долларов в новом бизнесе Сбросить 5 кг Улучшить отношения с Кэрол Цель: заработать 105 тыс. долларов в новом бизнесе Действия Сроки Определить главные возможности заработка (минимум 10 тыс. дол- ларов) за 12 недель Неделя 1 Позвонить минимум пяти потенциальным клиентам в неделю, чтобы назначить встречи, и назначить минимум три встречи в неделю Каждая неделя Провести минимум два начальных раунда переговоров в неделю Каждая неделя Создать папку для каждого возможного клиента, определить последу- ющие шаги Каждая неделя Продолжить работу с потенциальными клиентами вплоть до заключе- ния сделки Каждая неделя Создать график продаж и еженедельно обновлять его Каждая неделя Анализировать результаты еженедельно и определять, нужны ли корректировки плана Каждая неделя 100 Часть II. Начинаем действовать Цель: сбросить 5 кг Действия Сроки Ограничить потребление калорий до 1200 или меньше в день Каждая неделя Проводить 20-минутные кардиотренировки минимум три раза в неделю Каждая неделя Выпивать минимум шесть стаканов воды в день Каждая неделя Выполнять силовые тренировки минимум трижды в неделю Каждая неделя Стать членом спортклуба Неделя 1 Цель: улучшить отношения с Кэрол Действия Сроки Ходить на свидания с ней без детей раз в неделю Каждая неделя Определите свои цели на следующие 12 недель Знание направления — первый шаг к цели. Эффективное планирование начинается с четкого, подробного и изме- римого описания цели на ближайшие 12 недель — вашей собственной. Если вы ее достигнете, она принесет значимые результаты и изменит вашу жизнь к лучшему. Цель на 12 недель — мост между виʹдением и 12-недельным планом. Она должна быть достижимой, иначе есть риск ра- зочароваться в ней. Она не должна быть слишком простой: вам не нужен наш метод, если вы сможете ее достичь при- вычным способом. Пора поставить себе цель на ближайшие 12 недель, кото- рая соответствует вашей долгосрочной картине будущего и достаточно смела. Вернитесь к главе 13 и еще раз изучите ваши долгосрочные цели и видение будущего в трехлетней перспективе. Подумайте, чего вы хотите достичь в следующие 12 недель. Как только вы определитесь с целью, обязательно запишите ее. Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 101 Цель (цели) на 12 недель ê ê ê ê ê Цели на 12 недель выполнимы, но достаточно амбициозны, чтобы раскрыть ваш потенциал. Почему ваша цель на ближайшие 12 недель так важна для вас? Что изменится в вашей жизни, если вы ее достигнете? Создаем 12-недельный план Пора написать ваш первый 12-недельный план. Это ваша «дорожная карта», необходимая для достижения целей. Луч- ший план — помогающий сосредоточиться на паре целей, которых вы хотите достичь в течение этого времени. Чем меньше целей и еженедельных действий в вашем плане, тем легче его выполнить. Как однажды сказал Джордж Паттон * : «Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра». Не переживайте, что ваш план «не безупречен» — идеальных планов не суще- ствует. Его выполнение само подскажет, что эффективно и что * Джордж Паттон (1885–1945) — американский генерал, одна из ключевых фигур Второй мировой войны. Прим. ред. 102 Часть II. Начинаем действовать нужно скорректировать. Не забывайте, что планирование — это решение задач. Ваш план определяет, как вы за 12 недель улучшите свои результаты. Для начала запишите заголовок «Цель 1». Добавляйте каждую цель отдельно. Если у вас есть только одна цель — прекрасно! Затем для каждой цели укажите приоритетные ежедневные и еженедельные действия. Возможно, придет- ся выписать на отдельном листе бумаги все, что нужно сделать. Хорошо подумайте и выберите только действия, которые принесут наибольшую отдачу. Некоторые будут повторяемыми (например, «тренироваться каждый день»), а другие выполняться единожды за 12 недель (например, «записаться в спортклуб»). Подробно опишите эти действия законченными предложениями, начинающимися с глагола. Затем в графе «Сроки» укажите все недели (с 1-й по 12-ю), в течение которых будет выполняться каждое отдельное действие. Цель 1 Действия Сроки (неделя) Цель 2 Действия Сроки (неделя) Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 103 Цель 3 Действия Сроки (неделя) Во время составления плана ответьте себе на пару вопросов: Какие действия будут для вас сложны? Что вы сделаете для того, чтобы преодолеть сложности? Сдвиг в сознании Без грамотного плана вы не сможете правильно действовать. Ваши мысли о процессе планирования во многом влияют на качество плана и успех в достижении целей. Рассмотрим несколько распространенных проблем, связанных с мыш- лением. Большинство знает, что нужно работать по плану. Но если у них сложился стереотип, что такая работа редко выполня- ется хорошо, то они не будут тратить время на качественный план. Если у вас уже был опыт неудачной работы по плану, 104 Часть II. Начинаем действовать вспомните, что 12-недельный заметно отличается от осталь- ных. Он предполагает выполнение важных действий каждую неделю, чтобы в итоге добиться цели. Ключевая особенность 12-недельного плана — сосредоточенность на действиях. Вы не можете «работать с целями», как в случае годового плана, но способны выполнять конкретные действия. Другая проблема нашего мышления в том, что «у нас нет времени на составление хорошего плана». Так думают почти все, но безосновательно. Несколько лет назад мы провели ис- следование, посвященное затратам времени на планирование. Если вы составляете план для сложных задач, то снижаете общее время их выполнения на 20%! Работа в команде Как руководитель вы можете полностью изменить результа- ты работы команды с помощью 12-недельного плана. Пред- ставьте, что каждый ее член вдохновлен виʹдением будущего и своими целями. Что изменится для вас как руководителя, если команда будет усердно работать над самыми важными задачами — и так каждую неделю? Есть несколько мер, которые вы как руководитель сможете принять, чтобы помочь команде эффективно работать на ос- нове 12-недельного плана. Первая — попросить их прочесть эту книгу, помочь сформировать картину будущего и разра- ботать шаблон плана. Когда они смогут наглядно представить себе будущее и составят собственные планы, запланируйте отдельные встречи с каждым, чтобы рассмотреть и оценить их наработки. Целью таких встреч будет тщательное рас- смотрение планов сотрудников и укрепление вашей роли лидера — руководителя, который поможет подчиненным добиться их целей. Во время встреч всегда начинайте беседу с целей на 12 не- дель. Сотрудники контролируют их достижение или просто хотят, чтобы «все сбылось»? Достижимы ли их цели или Глава 14. Разработайте свой 12-недельный план 105 их стоит скорректировать? Верят ли они в достижение собственных целей? Если нужно, предложите им сменить цель — но аргументируйте. Помните, что их цели — их осознанный выбор, а не ваше желание. Как только вы решите все вопросы, переключитесь на план действий. Как консультант помогите сотрудникам сосредо- точиться на минимальном количестве целей и минимальном наборе действий, необходимых для их достижения. Вспомните о приемах точного описания целей и действий. Эти советы помогут вашим сотрудникам улучшить качество их планов. Планирование в команде Как лидеру или члену команды вам иногда необходимо ста- вить общие цели и разрабатывать общие планы. Часто план команды позволяет лучше раскрыть таланты и задействовать ресурсы ее членов. Процесс планирования в группе схож с индивидуальным, за исключением того, что все члены команды совместно ставят цели и разрабатывают план. Попросите всех поучаствовать. Убедитесь, что все согласны работать на общую цель. Затем выработайте совместный план действий и выберите минимально возможное количество действий, способству- ющих достижению цели. Очень важно разделить сферу ответственности и опреде- лить действия всех членов команды. Личная ответственность каждого поможет эффективно работать всем. Но если пред- полагается, что несколько членов команды будут выполнять одинаковые задачи, то лучше разбить тактические задания на несколько менее масштабных и, соответственно, распре- делить их между участниками. Например, если группа, со- стоящая из четырех человек, должна проводить 20 деловых встреч в неделю, то индивидуальные планы членов команды должны быть сформулированы как «проводить пять встреч в неделю». 106 Часть II. Начинаем действовать Наконец, два совета по поводу планирования действий команды. Во-первых, не переоценивайте ее возможности. Лучший план команды краток и содержит минимальный перечень действий, необходимых для достижения результа- та — не более. Во-вторых, не перегружайте людей на началь- ном этапе. По возможности распределяйте их силы на весь период выполнения плана — 12 недель. Распространенные ошибки и рекомендации для достижения успеха Не дайте этим пяти распространенным ошибкам сорвать выполнение вашего плана. Ошибка 1. Ваш 12-недельный план не соответствует долгосрочным целям Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели (и прочие в рамках нашей методики планирования) соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и определя- ют ваши достижения по истечении 12 недель. Они должны постоянно приближать вас к долгосрочным целям. Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных. Для выбора малого количе- ства ключевых направлений нужна смелость. Помните о том, что новый год наступает каждые 12 недель. Каждые 12 недель определяйте для себя одно или два ключевых направления, в которых нужно работать с максимальной отдачей. Затем, |