исит7. Литература по теме Тема Управление корпорацией
 Скачать 3.64 Mb.
|
|
Тема 7. Корпоративные интранет-порталы Цели и задачи изучения данной темы – получение общетеоретических знаний о корпоративных информационных порталах, их назначении и возможностях. Вопросы темы: 1. Определение и назначение корпоративных порталов. 2. Возможности корпоративного портала. 3. Обзор корпоративных порталов. Вопрос 1. Определение и назначение корпоративных порталов. На современном этапе компании оперируют такими понятиями, как: прозрачность бизнеса; скорость принятия решений; снижение себестоимости транзакций; анализ результатов; прогнозы перспектив развития бизнеса; персонализация ответственности; аккумулирование знаний в компании; то есть тем, что создает дополнительную стоимость бизнеса. Определение. Понятно, что реализация описанных показателей невозможна без современных информационных технологий. Корпоративный портал представляет собой внутреннюю информационную систему, позволяющую повысить эффективность управления, структурирования информации в компании и работе сотрудников с данной информацией. Корпоративный портал (КП) – это современная разновидность содержимого внутренней сети организации, многофункциональный сервис, который может обеспечивать доступ к программам документооборота, к планировщику задач, к платформе для видеоконференций и многим другим возможностям в зависимости от потребностей компании. Портал может быть выполнен на базе различных платформ, например, известных «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio. 116 Корпоративные порталы (Enterprise Portals) разрабатываются для нужд одной компании, для решения как внутрикорпоративных задач, так и для коммуникации с внешним миром – с покупателями, поставщиками, партнерами. Корпоративный портал – это интеграциясетей Интранет и Интернет в единое информационное пространство, реализуемое в виде Web-сайта с разнообразными возможностями взаимодействия, как с внешним миром, так и внутри компании. Можно также сказать, что корпоративный портал – это Web- интерфейс, который предоставляет сотрудникам доступ к информации и сервисам компании. Сейчас корпоративный портал – это база, к которой подключают корпоративные приложения, также с его помощью собирают и используют данные о бизнес-процессах в компании. В ряде случаев интранет-портал принимает форму своеобразной социальной сети внутри компании. Появление порталов стало возможным, благодаря развитию технологии Интранет или сети в пределах организации. Основной целью внедрения корпоративного портала внутри организации является повышение прозрачности управления и работы с информацией сотрудниками компании, структуризация корпоративной информации, организация быстрого доступа к документам и приложениям внутри компании. Цели создания корпоративного портала: обслуживание большого числа пользователей; широкий спектр информации; поддержка основных сетевых форматов; возможности персонализации (настройка рабочего места пользователя в соответствии с его индивидуальными запросами, привычками и требованиями); возможности поиска; обеспечение защиты хранящейся информации. Назначение. Корпоративный интранет-портал – это единое виртуальное информационное пространство компании, проще говоря – это вся внутренняя жизнь организации на одном сайте. К «секретному» ресурсу имеют доступ исключительно сотрудники и руководство компании. Внедрение в рабочие процессы этого инструмента увеличивает не только производительность труда. Создав интранет-портал, компания значительно ускоряет свои бизнес-процессы. 117 Корпоративный портал позволяет сотрудникам компании быстро находить и использовать необходимую корпоративную информацию, оперативно получать информацию о важных событиях внутри компании и за ее пределами, организовать контролируемый процесс групповой работы. Разработанные компоненты корпоративного портала позволяют сотрудникам быстро адаптироваться к появлению новой информационной системы. Корпоративные порталы уже давно превратились в незаменимый инструмент бизнеса, обеспечивая сотрудников и руководство единой точкой доступа к данным, инструментами управления бизнес-процессами и средствами совместной работы и обмена информацией. Компании, принявшие решение в пользу создания корпоративного интранет-портала, значительно увеличивают эффективность работы своего персонала, ведь при помощи этого инструмента буквально за считанные секунды вся необходимая информация становится доступной сотрудникам, что, в свою очередь, существенно экономит время. При этом, пользователи корпоративных порталов для доступа к данным и обмена информацией используют одно Web-приложение, в которое интегрируются другие корпоративные приложения, базы данных, базы знаний и другие программные модули. Основными задачами, которые ставятся при внедрении корпоративных порталов, обычно являются: оценка эффективности процесса взаимодействия, влияющего на производственный процесс; выполнение анализа накопленных данных, совершенствование производственного процесса; выстраивание логики взаимодействия и принятия управленческих решений согласно результатам анализа; обеспечения единого информационного пространства взаимодействия сотрудников. Вопрос 2. Возможности корпоративного портала. Представление информации. Используются стандартные web- технологии представления информации, такие как HTML, JavaScript, PHP и пр. Персонификация. Фильтрация информации, поступающей к пользователям, с учетом их «ролей» в процессе деятельности и прав доступа к информационным ресурсам. Совместная работа. Технологии коллективной работы, работа с базами данных и знаниями, документами, проектами, пр. Обработка информации. Использование интерактивных технологий при обмене информацией, работе с базами данных и знаниями. 118 Публикация и распространение. Хранение документов в переносимых форматах, механизмы публикации и подписки или другие средства доставки информации. Поиск. Механизмы полнотекстового поиска и инструментарий, который позволяет искать определение документов и другое информационное наполнение. Интеграция. Инструментальные средства для доступа к распределенным источникам информации, таким как реляционные базы данных и пакеты планирования корпоративных ресурсов, а также инструментальные средства, которые импортируют информацию из внешних источников, к примеру, новости и котировки акций. Индексация cтруктурированных и неструктурированных данных из файловых систем, серверов Web и электронной почты. Резюмируя вышесказанное, сформулируем интеграционные возможности корпоративных порталов: Можно свободно пользоваться данными, которые хранятся в разных хранилищах в сети компании. Сотрудникам доступна сквозная аутентификация – не нужно вводить логин и пароль на каждом приложении или ресурсе. Интерфейс может быть персонализирован под каждого пользователя. Можно одновременно работать с несколькими корпоративными приложениями, например, почтой, CRM, ERP и т.д. Структура корпоративных порталов. Единое информационное пространство – это удобное рабочее поле с широким спектром функций. В Интранете, помимо сведений обо всех работниках (фотографии, должности, названия отдела, в котором трудится специалист, номера рабочего телефона, электронной почты), содержатся доступные для всех новости компании, справочная информация — номера телефонов всех подразделений и отделов, информация об открытых вакансиях, о днях рождения сотрудников и знаменательных датах. Кроме того, интранет может содержать различные фотоотчеты о мероприятиях, маркетинговые планы организации. В нем могут размещаться шаблоны оформления документов (например, заявления на отпуск) и инструкция по их заполнению, образцы деловых писем и т. д. 119 Типовые функциональные блоки корпоративного портала, разработка которых на сегодняшний день наиболее часто востребована компаниями: ServiceDesk/HelpDesk (помощь и сервисное обслуживание). Учет рабочего времени. Расчеты с контрагентами. Авансовые отчеты. Управление закупками. Согласование проектов документов. Управление договорами. Работа с локальными нормативными документами. Управление совещаниями, встречами, мероприятиями, организация видеоконференций. Оперативное информирование сотрудников (новости, вакансии, дни рождений, опросы, приказы и распоряжения и т. д.). Логически корпоративный портал состоит из двух основных частей. Пользовательская часть Web-системы предназначена для предоставления различной информации и сервисов сотрудникам компании. Сотрудникам компании после авторизации доступна пользовательская часть сайта и личные настройки. Административная часть предназначена для управления контентом и администрирования Web-системы. Доступ в данную часть открыт только администраторам системы. Администраторы системы – сотрудники Компании, которые имеют доступ к закрытой административной части системы. Они осуществляют наполнение, публикацию и обновление контента на сайте. Также ответственны за регистрацию пользователей, управление правами доступа их в систему, управление глобальными справочниками, разделами, системными настройками. Благодаря гибкой системе настройки прав, в рамках единой системы может функционировать целое семейство интранет-сайтов: интранет-сайт компании, подразделения компании, команды проекта и т. п. Конкретный пользователь будет иметь доступ в рамках единого интерфейса к тем интранет-сайтам (их разделам), к которым у него есть право доступа. Разделы, к которым у пользователя нет доступа, не видны в его интерфейсе. 120 Результат внедрения корпоративных порталов. Существует три основных способа создания интрасети: разработка корпоративного портала исходя из потребностей фирмы на базе существующей платформы; покупка и внедрение готового «коробочного» решения; подключение к «облачному» сервису. Как правило, первый вариант ‒ самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему. Второй вариант – более бюджетный и быстрый в исполнении. Он подходит тем компаниям, которых устраивают стандартные возможности «из коробки», а также тем, кто пока не определился, какие функции понадобятся в дальнейшем. По мере развития фирмы такой портал можно дорабатывать. Самые низкие первоначальные затраты – у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам. В результате внедрения корпоративного интранет-портала компания получает ряд преимуществ, которые можно условно подразделить на прямые и косвенные. Прямые выгоды: экономия рабочего времени сотрудников компании; экономия на скорости прохождения операций; повышение скорости принятия решений; экономия от повторного использования накопленных в компании знаний; снижение стоимости взаимодействия с удаленными подразделениями компании; обмен знаниями внутри компании, и как следствие повышение качества и производительности работы сотрудников; снижение стоимости взаимодействия и обмена информацией с партнерами компании; экономия на стоимости лицензий по сравнению с работой через клиент-серверные приложения; более низкая стоимость на обеспечение информационной безопасности; более низкая стоимость сопровождения систем. 121 Косвенные выгоды: оптимизация бизнес процессов компании; повышение эффективности работы сотрудников; прозрачность работы всех подразделений компании; скорость информирования персонала о важных событиях и мероприятиях внутри компании; повышение управляемости компании за счет организации эффективной обратной связи с персоналом; построение эффективных горизонтальных связей и обмена информацией между подразделениями компании; сплочение сотрудников через формирование групп по интересам; более быстрый и безболезненный вход новых сотрудников в жизнь компании; повышение имиджа компании в глазах сотрудников, партнеров компании, инвесторов. При внедрении корпоративного интранет-портала на первый план выходят не технические трудности, а административные проблемы, вопросы информационной безопасности, передачи знаний от разработчика к конечным пользователям. Особенности внедрения корпоративного портала зависят от целей и задач, которые ставит перед данной системой заказчик, от его корпоративной культуры и текущего уровня автоматизации в компании. Вопрос 3. Обзор корпоративных порталов. 1С-Битрикс: Корпоративный портал. Решение для создания корпоративного портала (внутреннего сайта). Программный продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» предназначен для быстрого развертывания и настройки внутреннего информационного ресурса компании, который способствует повышению эффективности коллективной работы, социализации бизнес-процессов и формированию единой информационной среды предприятия. Продукт легко интегрируется с «1С Предприятие 8.1: Зарплата и управление персоналом» и Active Directory, что позволяет автоматически наполнять портал необходимой информацией. Пример интерфейса корпоративного портала компании, созданного на платформе 1С-Битрикс показан на рис. 41. 122 Рис. 41. Интерфейс корпоративного портала на платформе «1С- Битрикс» Внутрикорпоративные коммуникации, предоставляемые средствами корпоративного портала, включают: обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ); календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции; совещания/оповещения; открытые и закрытые тематические форумы; фотогалереи частные и общественные; опросы и анкетирование сотрудников; интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS ленты на портале; настраиваемые Web-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями); сервис «вопросов-ответов»; автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса. Портал содержит новости, файлохранилище, рабочие группы, календари, форумы, блоги, социальную сеть с профайлами, мессенджер, возможность проводить учебные курсы. 123 Отличительные черты: высокая производительность, интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и Microsoft Office. «Битрикс24». «Битрикс24» – один из самых популярных корпоративных порталов в мире. Им пользуются более 3 миллионов компаний. Это – профессиональное комплексное решение для организации работы в компании. «Битрикс24» включает в себя полный набор инструментов для работы: CRM: полный набор инструментов для продаж, маркетинга и аналитики. Задачи и проекты: совместная работа над задачами. Контакт-центр: собирает все коммуникации с клиентами в едином пространстве. Сайты и магазины: создать стильный и продающий интернет- магазин в несколько кликов в удобном конструкторе. Офис: корпоративный портал, чат, диск и другие инструменты для совместной работы. Пример интерфейса корпоративного портала турфирмы на платформе «Битрикс24» представлен на рис. 42. Рис. 42. Интерфейскорпоративного портала турфирмы на платформе «Битрикс24» 124 Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. SharePoint — это мощная платформа для совместной работы, с помощью которой можно предоставлять доступ к контенту, знаниям и приложениям, а также управлять ими. Проектная группа, отдел или подразделение может создать и настроить в SharePoint свой сайт для эффективной и динамичной совместной работы. SharePoint Server можно использовать в локальной среде или с корпоративной подпиской Office 365, чтобы воспользоваться всеми новейшими функциями, например, совместное использование ресурсов и приложений на сайтах, поиск для обнаружения информации и знаний в организации. На момент подготовки данного интернет-курса актуальной версией была Microsoft Sharepoint Server 2019 ( http://products.office.com/ru- ru/sharepoin ). DeskWork (Компания Softline, Россия). Корпоративный портал на базе Windows SharePoint Services. Содержит настраиваемый модуль документооборота, элементы социальной сети, коммуникационные инструменты. Все модули в портале можно настраивать визуально без помощи ИТ-специалистов ( http://www.deskwork.ru/ ). WSS Portal. WSS Portal – это продукт компании WSS-Consulting, основанный на платформе Microsoft SharePoint Server 2007. Есть также версия WSS Portal Lite, которая использует технологию Windows SharePoint Services (как и портал DeskWork от Softline) и позволяет сэкономить на покупке лицензий SharePoint Server ( http://wss-consulting.ru/intranet.php)/. TopS BI Intranet Portal. Интранет решение на базе Sharepoint Server, представляет собой комплекс готовых модулей для публикации информации, организации совместной работы, поддержки внутренних коммуникаций и общения сотрудников, автоматизации бизнес-процессов компании. 125 Компания TopS Business Integrator (TopS BI) работает с 1991 г. в области информационных технологий и занимает лидирующее положение на российском рынке консалтинга и ИТ-сервисов. TopS BI входит в Группу компаний «Систематика». Решение Intranet Portal на базе Sharepoint представляет собой комплекс готовых модулей, наработок и опыта компании. Интранет-портал решает такие задачи, как публикация информации, организация совместной работы, поддержка внутренних коммуникаций и общения сотрудников, автоматизацию бизнес-процессов компании. Модульная архитектура решения позволяет производить поэтапное внедрение Интранет-портала, сокращая тем самым стоимость и сроки получения необходимой заказчику функциональности. Функциональные возможности TopS BI Intranet Portal позволяют увеличить эффективность работы сотрудников с информацией, бизнес-приложениями, оптимизировать контроль выполнения бизнес-процессов. Подробности на сайте http://www.topsbi.ru/default.asp?trID=189 Вопросы для самопроверки: 1. Дайте определение и опишите назначение Корпоративного портала. 2. Приведите примеры известных платформ для реализации Корпоративного портала. 3. Какова основная цель внедрения корпоративного портала внутри организации. 4. Какие возможности предоставляет корпоративный портал? 5. Перечислите типовые функциональные блоки корпоративного портала. 6. Каково назначение и в чем различие пользовательской и административной частей корпоративного портала. 7. Назовите три основных способа создания интрасети. 8. Перечислите прямые выгоды внедрения корпоративного портала на предприятии. 9. Перечислите косвенные выгоды внедрения корпоративного портала на предприятии. 10. Опишите возможности и различия продуктов «1С-Битрикс: Корпоративный портал» и «Битрикс 24». 126 Литература по теме: Интернет-источники: 1. Корпоративный портал EOS. https://www.eos.ru 2. 1С-Битрикс – Корпоративный портал. https://www.1c-bitrix.ru 3. Битрикс24. https://www.1c-bitrix.ru 4. Корпоративный интранет-портал: теория и практика. https://hr- portal.ru 5. Официальный сайт SharePoint Server http://products.office.com 6. Официальный сайт TopS BI Intranet Portal http://www.topsbi.ru |