Маккензен Л. Немецкий язык. Универсальный справочник. М., 1998. 592 с. Маккензен Л. Немецкий язык. Универсальный справочник. М., 1998. Маккензен Л. М15 Немецкий язык. Универсальный справочникПер с немецкого Е. Захарова
 Скачать 3.34 Mb.
|
Личные письма, адресованные фирмам или органам власти - Persönliche Briefe an Firmen und BehördenВ свое время наши учителя приложили немало сил, чтобы втолковать нам, как композиционно выстраивается, формулируется сочинение. Это требует четкого и логического мышления, но того, кто закончил школу, уже не заставляют писать сочинений. При этом требуют от него писем. Когда он пишет друзьям и знакомым, это еще полбеды, тут он может писать, как Бог на душу положит. Но вот в один прекрасный день ему требуется направить письмо властям, и, беспомощный, сидит он перед белым листом почтовой бумаги. Он и не представляет, с чего начать. Если вы не коммерсант, то могли пропустить главу "Коммерческие письма". Тем не менее прочитайте раздел о стиле коммерческого письма. 346 Каждый из нас время от времени получает письма от коммерсантов или чиновников. Они словно говорят на своем собственном языке и нам, как людям вежливым, хочется отвечать им в том же стиле. Как вежливому человеку? Нет, потому что считается, что они понимают этот язык лучше всего. И так распространяется инфекция. Если вы в предыдущей главе внимательно прочли противопоставления хороших и неудачных коммерческих писем, у вас должен быть почти привит иммунитет против подобных языковых заражений. Коммерческий стиль настоятельно нуждается в очистительном душе, потому что он покрыт пылью многих столетий. Попробуйте начать письмо нетрадиционно! Даже когда вы направляете письмо людям, "прикованным" к чиновничьему столу. Естественный стиль и для них не пропадет даром. Десять советовИзложенные десять основных правил для составителя писем действительны для всех писем, включая даже любовные. Здесь же мы хотели бы дать вам десять советов специально для частной переписки в деловой сфере. Очень часто выясняется, что частное лицо имеет туманное представление об огромном аппарате органов власти или какой-нибудь международной фирмы. Вы даже не догадываетесь, что там далеко не каждый знает, кто именно скрывается за неразборчивой подписью на листке бумаги без каких-либо реквизитов отправителя. Вы наивно полагаете, что любой служащий обязан без промедления определить, какого вопроса касается ваше письмо и какой делопроизводитель ждет не дождется вашего письма. Но также как вы подстраиваетесь под получателя вашего частного письма, точно также вам следует и учитывать особенности какого-либо государственного учре- 347 ждения или фирмы, если вы желаете быстро добиться с помощью переписки желаемой цели. Вы быстрее придете к цели и облегчите вашему партнеру по переписке работу - того требует правила вежливости - если вы будете придерживаться следующих десяти советов. Не отправляйте писем без обратного адреса! (Keine Briefbogen ohne Adresse!)B частной переписке часто удовольствуются тем, что указывают обратный адрес только на конверте. Здесь он хорошо различим для почтового работника, чтобы тот имел возможность отправить его обратно, если адресат выбыл или не более там не проживает. Но письмо пришло, и конверт выполнил свою задачу. Он перекочевывает в корзину для мусора. А что происходит в органе власти или фирме с письмом, в котором не указан обратный адрес? Ничего! Или необходимы криминалистические способности, чтобы разыскать, кто же написал данное письмо. А это требует время и усилия. Вы же тщетно продолжаете ждать ответа и даже не подозреваете, что имеете ввиду самого себя, когда клянете на чем свет стоит разгильдяев. Итак, указывайте адрес не только на конверте, но и на листе своего письма! К адресу также относятся членский номер (die Mitgliedsnummer) если вы являетесь членом страхового общества, номер счета местного банка (die Verrechnungsstelle), клуба или общества книголюбов, ваш налоговый номер (die Steuernummer), если вы пишете в финансовое управление или ваш номер счета клиента (die Kundenummer), если вы являетесь клиентом предприятия посылторга (das Versandhaus) или крупного универсального магазина (das Grosskaufhaus). Что же произойдет, если вы не укажете эти данные? 348 Крупные предприятия используют электронную аппаратуру. Электронный автомат не сможет начать свою работу по вашему имени. Для него вы всего лишь номер, и если вы его не назовете, вы для аппарата не существуете. Ваше письмо отправится в картотеку поиска. Там прилежные люди, которые разыщут ваш номер по алфавитному каталогу. Хотя они и прилежные, но не настолько проворные, как электронная аппаратура. Следствие: обработка вашего письма затянется. Дублируйте дату и индексы! (Wiederhole Datum und Zeichen!)B офисе часто много отделов, а в каждом отделе сидит много служащих. Кто-то из них будет разбирать ваше дело. К нему ваше письмо должно поступить прямиком. Предположим, у него шифр отправителя "rk". Отнесемся очень серьезно к шифру отправителя. За ним стоит человек, отвечающий за ваше дело. А ваше письмо заблудится по бюро, если у него не будет условного обозначения. Или: в каком-нибудь административном управлении навалены груды актов. Они отличаются друг от друга только шифром документов. А теперь представьте себе ваше письмо без номера и резюме, крошечное и совершенно беспомощное в этом океане бумаг! Оно безвозвратно затеряется, если только кто-нибудь любезно не почтет за труд откопать его, разыскивая по исходящим и входящим данным. Если же ни у кого совершенно справедливо на это времени не найдется, оно будет лежать. Подтверждения вместо утверждений! (Belege statt Behauptungen!)Лучше всего документы (справки, свидетельства, квитанции Urkunden, Zeugnisse, Quittungen), которые могут подкрепить ваше дело, отправлять в копиях, оставляя оригиналы на руках. Ма- 349 ленькая квитанция убедительнее водопада слов. Слова не заменяют документа. Если же вы, несмотря на это предупреждение, все же отсылаете оригиналы документов, то упомяните их в тексте письма и укажите еще раз дополнения под текстом, поименно и по порядку. Таким образом, не пишите: "Два дополнения", а конкретно: 1. одна квитанция об уплате DM 31,20; 2. один документ в заказном отправлении. Такие ссылки-приложения в вашей машинописной копии действительны наряду с документом. Бездоказательные утверждения удлиняют и осложняют переписку. Подтверждающие документы сокращают ее. Затем, если при составлении второго письма вы еще помните, о чем шла речь в первом, то в дальнейшем можете и не удержать в памяти. Поэтому все письма по деловым вопросам должны иметь копии. Если вы пишете письмо от руки, то сделайте у себя заметки о его содержании. Если вы отсылаете оригиналы документов, отправляйте заказное письмо! Наведите справки, а потом пишите! (Informiere Dich, ehe Du schreibst!) Очень часто письмо оказывается излишним после того, как отправитель наведет справки по интересующему его вопросу. Вам бывает неприятно, а вашему адресату обременительно, когда ему приходится растолковывать вещи, которые вы обязаны знать сами. Вы даже не представляете, сколько бумаги, времени и нервной энергии уходит на разъяснение тому, кто не удосужился просто навести справки по интересующему его вопросу прежде, чем сесть за письмо. Но если же вы точно знаете, чего хотите и можете достичь своим письмом, то оно должно быть составлено без особых изысков, четко и убедительно. 350 При этом вам следует подстроиться под вкус, образ мыслей и сообразительность вашего клиента! Не раздражайте его стремлением навязать свой вкус, свои взгляды. Попытайтесь отыскать для него и себя общий фундамент и пойдите, насколько вам позволяет ваше достоинство, навстречу его условиям! Будьте доброжелательны! (Setze guten Willen voraus!) Только тот, кто неуверен в себе, кому собственная ограниченность мешает реально оценивать происходящее, во всем видит злой умысел и происки, направленные против него. Своим письмом вы добьетесь большего успеха, если сначала выскажите предположение, что произошло недоразумение, которое легко устранить. В большинстве случаев люди не такие скверные, как многие полагают. Книга, которую вы заказали, например, вот эта, может придти к вам с восьмью непропечатанными страницами, и все это устроил вам злой дух какой-нибудь целлюлозно-бумажной фабрики. Только машина повинна в этом, а человек не заметил. Отошлите книгу обратно, сопроводив вежливым письмом и потребуйте экземпляр без дефектов и возмещение расходов по пересылке. Вы незамедлительно получите все с любезными извинениями. Не забывайте также и о том, что многие слова многозначны, и ваш партнер, вследствие этой многозначности, может неверно понять вас. Более того: в недоразумении можете быть повинны и вы сами! Пишите лаконично и по существу! (Fasse Dich kurz und bleibe sachlich!) Доброжелательности вашего корреспондента не способствуют пространные описание того, что ему и без того известно или что не имеет отношения к делу. Автобиографические излияния тоже редко подходят для письма в адрес органов власти. 351 Но главное: не пишите лишнего! (Schreibe nichts Überflüssiges!) То, что вы "приняли к сведению" письмо (на которое в данный момент и отвечаете!), понятно вашему адресату и без ваших разъяснений. Также напрасно еще раз излагать ему содержание собственного письма: то, что ему следует знать, сообщено в резюме! ("Wir entnehmen Ihrem Briefe vom 23.8. gern, daß Sie..."). Вежливость хороша и необходима, но раздражает, когда состоит из пустых фраз. ("Wir sind nunmehr der festen Hoffnung, daß Ihre Bestellung..."; "Stets gern für Sie beschäftigt"; "Es wird uns freuen von Ihnen bei fernerem Bedarf wieder mit einem geschätzten Auftrag beehrt zu werden"). Очень часто переписка вращается вокруг неприятных вещей. Не позволяйте своему раздражению выплескиваться на страницы. Причиной его является предмет письма; само раздражение не должно быть участником общения. Помните, что слово не воротишь. К тому же здесь может быть повинно (см. выше!) недоразумение! А у партнера по переписке уже будет перед глазами ваше высказывание, написанное черным по белому. Никогда не торопитесь с ответом. Конечно, вы имеете право сказать, что были раздражены. Но вы должны быть хозяином своих эмоций. Раздражение способствует не взаимопониманию, а наоборот, отчуждению людей. Пытайтесь найти взаимопонимание! (Suche Verständnis zu finden!)K счастью, мы переписываемся не с машинами, а людьми. У людей есть чувства, которые волнуют душу и часто выступают вашим заступником. Важно только быть понятым. Но вам это точно не удастся, если будете прилежно подражать "коммерческому" стилю. Вот тому пример: "Zu meinem grüßten Bedauern muß ich Ihnen leider die Mitteilung machen, daß es mir beim besten Willen nicht möglich ist, die besten Waren abzunehmen, und bitte 352 ich Sie deshalb ebenso höflich wie dringend, meine Bestellung zu schreiben." Так пишет одна искушенная молодая дама в фирму. Девушка же сказала бы так: "Geht das, daß meine Bestellung gestrichen wird?" Какому письму вы бы отдали предпочтение? Разумеется, последнему. Так непосредственно может сказать только молодая девушка. Тронув собеседника, вы всегда найдете у него понимание. А этого можно добиться, только если писать в своем естественном стиле. Канцелярский стиль первого письма настораживает людей. Поэтому к нему отнесутся с подозрением. Не пишите подобострастно! (Vermeide, demütig zu schreiben!)Многие робеют, когда им приходится сталкиваться с властями, банками и другими учреждениями. Пожалуйста, помните вот о чем: когда вы запрашиваете у крупного банковского дома кредит - вы приходите не как нищий с улицы, а как клиент! А вот финансовая служба, полиция, городские власти на службе у нас, граждан! Подобострастно написанное письмо не способствует вашему делу. Унижающийся всегда остается за бортом. Тот, кто говорит ясно и четко, чего он хочет, имеет право рассчитывать на основательный ответ. Но для этого вы должны уяснить себе, чего хотите добиться, а в лице властей видеть своего партнера, от которого нельзя ничего добиться грубостью. А если вы не правы, имейте смелость открыто и честно сознаться в этом! Не стройте никаких догадок! (Keine Vermutungen!)Как это часто бывает, подозрения озлобляют и приводят к грубому письму. Не говоря уже о том, что догадки или пересказ слухов, делая стиль письма ту- 353 манным и неясным, настораживают партнера по переписке. Кто опирается на непроверенные предположения, вызывает в других недоверие и рождает в себе неуверенность. Не позволяйте морочить себе голову! (Lass Dich nicht verblüffen!)"Der Umfang des Regreßverzichts ergibt sich aus den Bestimmungen für einen Regreßverzicht der Feuerversicherer bei übergreifenden Schadensereignissen." Вы что-нибудь поняли? Это не ваша обязанность -разбираться в дебрях послания из страхового общества; наоборот, оно должно писать ясно и понятно. Не относитесь легкомысленно к предложениям типа только что цитированного. Бесцеремонно расспрашивайте значение каждого слова, непонятного вам: что означает "Regressverzicht"? Что такое "übergreifende Schadensereignisse"? Если ваш адресат -чтобы произвести на вас впечатление или если он не желает или не может снизойти до уровня своего собеседника - так и сыплет терминами или многозначительными или туманными фразами, не позволяйте морочить себе голову! Спрашивайте! Требуйте ясных и отчетливых разъяснений, прежде чем соберетесь выполнять чьи-то указания! Когда уже судья в судебном заседании пояснит вам точное значение коммерческих, юридических или технических терминов, будет поздно! В судебном разбирательстве суд не примет во внимание, что определенные специальные выражения вам были непонятны. Также не забывайте о том, что напечатанные мелким шрифтом положения в договоре незаконны и недействительны! |