4.Вставка математических формул.
4.1.Записать соответствующий заголовок. Вызвать режим вставки математических формул:
Поместить курсор на место вставки формулы. В меню вкладки Вставка выбрать опцию Объект в группе Текст. Выбрать лист Создание.
На закладке Создание в окне Тип объекта выделите Microsoft Equation 3.0 и нажать кнопку OK. На экране появится окно панели шаблонов программы Equation Editor 3.0.
4.2.Запись математической формулы:
Щелкнуть по кнопке вставки символа или шаблона на панели Формула. Под кнопкой появится палитра символов возможных математических операций.
Щелкнуть по кнопке шаблона, а затем по кнопке математического символа.
Записать формулу, например .
Повторить операции вставки формул, записав следующее соотношение: 
Перевести курсор на то место документа, где необходимо разместить соотношение.
В меню "Вставка" выбрать команду "Объект". Выбрать лист "Создать".
В окне "Тип объекта" выделить Microsoft Equation 3.0 и нажать на кнопку "OK". На экране появится панель инструментов и меню Equation Editor.
Набрать букву “S”.
Щелкнуть мышкой по кнопке 
Выбрать позицию ввода подстрочного символа, как показано на рисунке.
В поле, выделенное рамкой, ввести символ “x”.
Нажимая на клавишу с левой стрелкой, перевести курсор в виде мигающей вертикальной линии за символ “x” высотой равной полной высоте формулы.
Ввести символ “=“.
Щелкнуть мышью по кнопке 
Выбрать позицию ввода квадратного корня:
Щелкнуть мышью по кнопке: 
Выбрать позицию ввода дроби: 
Ввести в числитель дроби “1”.
Перевести курсор с помощью клавиш-стрелок на знаменатель дроби, Записать в знаменателе дроби “n 1”, Щелкнуть мышью по полю документа.
Повторить выполненные операции, воспроизведя на поле документа следующую формулу:
5.Контрольное задание.
5.1.На поле новой страницы сформировать таблицу с расписанием занятий на текущий день указав: номер занятия, часы занятий (каждой пары), наименование учебной дисциплины, аудиторию;
5.2.Подготовить вычисляемую таблицу доходов и расходов студента за последние три месяца:
Таблица содержит поля: стипендия, зарплата по совместительству: (родители, фонды и т.п. источники), транспорт,; питание,; литература,; отдых. Таблица содержит столбцы: Месяц 1; Месяц 2; Месяц 3
Добавить столбец: сумма расходов и доходов по видам.
Добавить в таблицу строку: сальдо по месяцам;
Установить оригинальный заголовок.
Изобразить гистограмму расходов и доходов студента.
Подобрать изображение к формируемому документу, Установить рисунок в виде значка на верхней части документа.
5.3.Организовать титульный лист документа с применением текстовых эффектов
6.Сохранить подготовленный документ и закончить работу в среде редактора. . Удостовериться в правильности сохранения файлов.
Работа №ТЕМА 4: ОРГАНИЗАЦИЯ БЛАНКОВ И МНОГОАДРЕСНЫХ (СЕРИЙНЫХ) ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Цепь работы: овладеть навыками подготовки и использования компьютерных бланков и организации однотипных (FormLetter) документов с помощью функции слияние (Mail Merge) между документом, содержащим основной текст и источниками переменного содержания отдельных элементов итогового документа (обращение, имя и адрес адресата и др.) и овладеть навыками подготовки сложных документов: разработка главного документа, организация сносок и примечаний, подготовка серийных документов, применение форм для организации сложных документов и др
Задание для самостоятельной работы
При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на разные подходы в создании МНОГОАДРЕСНЫХ документов как с использованием мастера слияния, так и с помощью панели инструментов «Слияние».
1.Разработать документ и систему его копирования по нескольким адресам (многоадресный документ) на базе имеющегося архивного шаблона.
1.1.Сформировать основу документа для рассылки:
Активизировать новый документ.
Подготовить к рассылке факс о заседании совета директоров вашей фирмы:
В меню кнопки "Office" выбрать опцию "Создать"; в поле "Шаблоны " в предложении "Установленные шаблоны" на вкладке выбрать лист "Стандартный факс".Щелкнуть по кнопке Создать.
В окне появится следующий шаблон стандартного факса:
ФАКС
|
|
|
Кому:
|
[Введите имя получателя]
|
От:
|
|
Факс:
|
[Введите номер факса получателя]
|
Страницы:
|
[Введите число страниц]
|
Телефон:
|
[Введите телефон получателя]
|
Дата:
|
[Выберите дату]
|
На:
|
[Введите текст]
|
Копия:
|
[Введите текст]
|
|
Срочный
|
|
Секретно
|
|
На утверждение
|
|
Требует ответа
|
|
Разослать
|
|
Примечания:
|
Записать содержательную часть факса на место, зарезервированное текстом «Факс», обратив особое внимание на стиль этого фрагмента документа.
В качестве примера содержательной части факса использовать:
Пустая строка
(На этой строке будут установлены следующие поля: [Поле "Обращение"] [Поле "Фамилия"] [Полея "Имя" "Отчество"]
Заседание совета директоров ОАО Импульс состоится февраля хххх года в административном здании ОАО Импульс. Начало заседания 12 час.
Основные вопросы:
Результаты финансовой деятельности ОАО за ххххх год,
Состояние рынка и тенденции его развития .
Кадровые вопросы.
Председатель Совета
Записать текст в рабочий каталог под именем 4 _1_ФИО.
;
На вкладке "Рассылки" в группе Начать слияние активизировать кнопку Начать слияние и на открывшейся вкладке щелкнуть по строке Пошаговый мастер слияния; в появившемся окне будет предложено выполнить процедуру слияния (в виде этапов 1 из 6),
На шаге 1 выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, где выбрать в качестве используемого документа "Текущий документ".1.2. На вкладке "Рассылки" в группе Начать слияние активизировать кнопку Начать слияние и на открывшейся вкладке щелкнуть по строке Пошаговый мастер слияния; в появившемся окне будет предложено выполнить процедуру слияния (в виде этапов 1 из 6),
1.3. На шаге 1 выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, где выбрать в качестве используемого документа "Текущий документ".
1.24.Подготовить источник данных (список), состоящий из записей, разделенных на поля:
На третьем этапе в режиме "Выбор получателей" щелкнуть по кнопке "Создание списка" и перейти на "Создать …".
Обратите внимание, что при активной кнопке Использование списка через режим Обзор возможен поиск нужного списка в каталогах.
В раскрытом окне "Новый список адресов" будет предложен начальный шаблон с типовыми наименованиями полей.
С помощью меню кнопки "Настройка столбцов" удалить ненужные поля, добавить необходимые поля, расставить, если необходимо, поля в списке в соответствии с их упоминанием в полном тексте факса. Обязательно наличие полей Фамилия, Имя, Отчество, телефон.
Используя кнопку "Создать запись" заполнить источник данных, вписав данные о не мнее 5 адресатах (Переход к следующему адресату следует осуществить нажатием кнопки "Создать запись"). Сохранить список в своей папке с соответствующим ассоциативным именем Список совета.
Вызвать сохраненный список через кнопку Изменить список. Просмотреть таблицу данных для рассылки, используя в меню кнопки просмотра.
Сохранить в рабочей папке файл данных об участниках под именем "Список". Обратите внимание на активизацию кнопок панели инструментов вкладки Рассылки группы Составление документа и вставка полей при подключении-активизации источника данных .
1.53.Вставить поля слияния в основной текст:
Перейти на четвертый этап работы Мастера слияния.
Вернуться на поле основного документа.
Перевести курсор и щелкнуть мышью на поле факса [Введите имя получателя], следующее за полем Кому:
Активизировать предложение ".Другие элементы". и выбрать из списка подходящую строку, например, "Фамилия". Нажать кнопку Вставить, затем Закрыть.
Повторить операцию для остальных полей адресной части факса.
Перевести курсор на первую (пустую) строку факса. Установить поле "Обращение", записать пробел, Поле "Имя отчество", пробел, поле "Фамилия".
Проверить как работает предложения "Блок адреса …". и "Строка приветствия … ".
1.64.Осуществить слияние (объединение) основного текста с готовым источником:
На пятом шаге осуществить просмотр писем-факсов, подготовленных для каждого получателя; при необходимости провести корректировку списка получателей, исключив лишних.
На шестом шаге провести слияние либо путем выдачи готовых документов на печать, либо в режиме "Изменить часть писем …" сформировать файл готовых документов, состоящий из набора всех подготовленных результатов или их части.
Проверить документы для рассылки, сформированные в этом файле.
1.75. Выполнить работы по вставке полей слияния в основной документ, просмотру документов и их слиянию в отдельный файл с использованием кнопок панели инструментов групп Составление документа и вставка полей, Просмотр результатов и Завершить, активизируемых при открытии списка. Обратить внимание на возможности выполнения всех действий, необходимых для слияния документов с использованием этих инструментовой панели.
Сравнить эти два способа слияния документов.
2.Применение метода слияния для подготовки новых групповых документов произвольного вида
2.1.Разработать формат визитки для сотрудников фирмы. Визитки содержат: фирменный знак, официальное полное название фирмы. Фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, адрес, телефон и е-mail.
2.2. Подготовить набор визиток для не менее 5 сотрудников, используя подготовленный список (присвоить ему имя Визитки) с указанным перечнем полей.
3. Разработка списков
3.1. На поле нового документа создать заголовок: "Общий список"
3.2. Открыть Мастер слияния, на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".и на третьем шаге Мастера активизировать список, подготовленный для отправки факсов ( Список совета ).
3.3. Добавить в список поля Год рождения, Город, Оклад, и заполнить эти новые поля так, чтобы в одном городе «проживало» несколько адресатов.
Закрыть список.
3.4. Провести правку основного документа, вставив в текст документа все наименования полей слияния, используя в качестве разделителя знак табуляции.
3.5. На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.
3.6. Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год рождения", "Оклад", NEXT и скопировать в буфер обмена.
3.7. Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац, Повторить операцию по числу записей в списке.
3.8. Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ", нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".
3.9. Оформить созданный список как таблицу, для чего выделить подготовленный текст и, используя опцию "Преобразовать” из меню "Таблица” вкладки Вставка группы Таблицы, преобразовать текст в таблицу.
3.10. Сформировать в таблице верхнюю строку с именованием все полей. Сохранить таблицу под именем Общий список.
4.
3.Разработка списков по признаку (ам) (подготовка реестров).
Составить списки Новичков и Ветеранов фирмы, используя общий список всех сотрудников. Критерием включения в тот или иной список является год поступления на фирму.
43.1.Сформировать список сотрудников фирмы, указав фамилии тех, кто работает первый год:
На поле нового документа создать заголовок: "Новые сотрудники" .
Преобразовать документ в основной документ слияния с целью формировании списка, для чего используя Мастер слияния на вкладке "Выбор типа документа" активизировать кнопку "Каталог".
На втором шаге выбрать "Текущий документ".
43.2.Сформировать источник данных на 10 сотрудников фирмы (новичков и ветеранов):
На третьем шаге создать список, указав в нем Фамилию, Имя, Отчество, квалификация, отдел, год рождения, год поступления на фирму.
Заполнить источник данных.
43.3.Вернуться на основной документ.
43.4.Провести правку основного документа, вставив в текст документа поля слияния "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму":
Установите курсор на второй строке после заголовка Новые сотрудники.
На четвертом этапе в режиме Настройка каталога щелкнуть по строке "Другие элементы" и из открывшегося списка ввести поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму". Закрыть список.
Ввести пробелы между полями .
Используя клавишу Tab и режим табуляции расставить поля по строке с интервалом 0,5 см.
Нажать клавишу "Ввод".
На новой строке щелкнуть по кнопке "Правила" вкладки "Рассылки" группы Составление документа и вставка полей и в открывшемся списке выбрать значение NEXT.
Выделить созданный абзац: "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год поступления на фирму", NEXT и скопировать в буфер обмена.
Перейти на следующую строку и вставить выделенный абзац,
Повторить операцию по числу записей в списке.
43.5.Задать параметры отбора (для новичков - стаж до 2 лет), для чего скорректировать список, оставив в нем только записи, соответствующие заданному критерию: "
На третьем шаге "Мастера слияния" вызвать режим "Изменить список".
В вызванном списке в поле "Год поступления на фирму" щелкнуть по кнопке отбора записей (треугольник в левом краю наименования поля).
Выбрать строку "(Дополнительно)" в результате чего появится меню "Фильтр и сортировка".
На закладке "Отбор записей" выбрать поле для отбора, затем режим сравнения и, наконец, опорное значение. Следует обратить внимание, что правил отбора может быть несколько.
Щелкнуть по кнопке "ОК". Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.
Щелкнуть по кнопке "ОК".
Щелкнуть по кнопке "ОК".Удостовериться, что в списке остались только требуемые записи. Закрыть список.
43.6.Просмотреть список новых сотрудников фирмы:
Выполнить последовательно оставшиеся шаги Мастера слияния вплоть до шестого. Для формирования списка как отдельного документа выполнить "Слияние в новый документ" , нажав соответствующую кнопку на панели "Слияние".
Сохранить документ под именем Новые сотрудники1.
Просмотреть список оперативными средствами для чего вернуться на третий шаг Мастера слияния и закрыть "Мастера"его. Активизировать кнопку Просмотр результатов вкладки Рассылки. В выпадающем меню выбрать Просмотр результатов.
Повторным щелчком в выпадающем меню Просмотр результатов вернуть исходное состояние списка. Убедиться в восстановлении всех полей с NEXT.
Используя кнопку Найти и объединить получить конечный список в виде нового документа и сохранить его под именем Новые сотрудники2.
43.7.Составить список для ветеранов фирмы выполнив аналогичные шаги с установкой других критериев отбора записей в списке и сохранить его.
|
Скачать 446.63 Kb.