Познакомиться с правилами объединения ячеек по строкам и столбцам, для чего щелкнуть по стрелке кнопки "Объединить и поместить в центре". Оценить возможности опций, указанных в меню.
1.7.Установка значений в %:
Подготовить столбец для записи значений в %: записать в ячейке P4 -: %, форматировать заголовок.
Заполнить столбец Р относительными значениями объема производства: в ячейку Р5 ввести результат: О5/О8.
Щелкнуть по стрелкекнопке в группе Число, в выпадающем меню Формат ячеек на вкладке Число"Процентное форматирование" и выбрать формат Процентный с двумя десятичными знаками.
Выполнить операцию вычисления для всех ячеек столбца Р таблицы.
2.Оформление таблицы.
2.1.На новом листе рабочей книги подготовить вычисляемую таблицу "Поквартальный выпуск продукции", предусмотрев строки: Цех 1, Цех 2, Цех 3, Итого, и столбцы: 1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал, Выпуск. Установить ярлык для этого листа "Оформление".
2.2.Заполнить таблицу своими данными.
2.3. Копировать подготовленную таблицу на различные листы рабочей книги, обозначив их ярлыки: обрамление, автоформат.
2.4. Установить рамку и обрамляющие линии:
Перейти на лист "Обрамление", выделить поле таблицы, щелкнуть по стрелке кнопки раскрыть поле кнопки "Обрамление" группы Шрифт и в меню Границы выбрать опцию Другие границыперенести его на свободное место рабочего листа.
В меню Формат ячеек на закладке Граница выбрать подходящее обрамление (одиночная тонкая линия) для внутренних линий и щелкнуть по нему мышью, выбрать двойную линию для обрамления внешней части таблицы и щелкнуть мышью.
Меню Формат ячеек можно также вызвать, щелкая по угловой стрелке групп Шрифт, Выравнивание, Число.
2.5. Установить рамку и обрамляющие линии с помощью команды меню:
Перейти на лист "Оформление" и выделить поле таблицы.
Щелкнуть по стрелке кнопки "Обрамление" группы Шрифт и в меню ГраницыВыбрать опцию "Ячейка" в меню "Формат", перейти на поле листа "Рамка", указать стороны выделения, в поле стиль задать стиль линий выбирая последовательно соответствующие опции произвести обрамление таблицы оформив внутренние границы в виде прерывистых линий., щелкнуть по кнопке ОК.
2.6.Выделить цветом текст в полях входных данных таблицы:
Выделить поле входных данных таблицы, раскрыть поле кнопки "Цвет шрифта" и выбрать подходящий цвет;
Выделить ячейку "Выпуск", установить яркий цвет для текста (красный);
Выделить ячейку "Итого", установить контрастный цвет для шрифта (зеленый).
2.7.Использовать цвет и узор для выделения полей таблицы:
Выделить поле результатов в столбце "Выпуск" таблицы, ввызвать меню Формат ячеек и на закладке Заливка "Формат" выбрать опцию "Ячейки" и перейти на лист "Вид", установить цвет закраски с помощью палитры, выбирая ненасыщенные тона.
Повторить операции для строки результатов "Итого", применив ненасыщенный цвет.
Подобрать "Узор" для полей ячеек;
2.8.Оформить таблицу с помощью метода автоформатирования:
Перейти на лист Автоформат.
Выделить все поле таблицы, щелкнуть по стрелке кнопки "Форматировать как таблицу" группы Стили в меню Главная. выбрать вкладку "Автоформатирование" в меню "Формат".
В окне "Список форматов" вВыделить один из предлагаемых форматов, произвести форматирование таблицы и просмотреть его действие на поле "Образец" в одноименном окне. Обратить внимание на появление режима Работа с таблицами и дополнительной вкладки Конструктор.
Щелкнуть в поле таблицы и в открывшейся вкладке Конструктор произвести настройку стиля таблицы и параметры стилей. Просмотреть результат. по кнопке "Параметры" и установить формат: размер чисел, шрифт, выравнивание, рамка, узор, ширина и высота ячейки. Нажать на кнопку ОК".
3.Диаграммы на листах рабочей книги.
3.1.Подготовка диаграммы на базе таблицы:
Перейти на лист "Обрамление", выделить диапазон ячеек с исходными данными (столбец Квартал 1).
На вкладке Вставка на листе Диаграмма щелкнуть по пиктограмме одного из видов диаграмм (например Гистограмма) и выбрать необходимый тип диаграммы.Вызвать "Мастер диаграмм" с помощью соответствующей кнопки, расположенной на панели инструментов.
На первом шаге: указать диапазон выделенного фрагмента (он соответствует выделенному участку), на втором шаге: выбрать тип диаграммы (например, линейная), на третьем шаге: установить вид диаграммы (например, 1), на четвертом шаге: ознакомиться с подготовленным образцом (вернуться на предыдущие шаги, если вид диаграммы не устраивает), на пятом шаге: записать текст легенды (заголовка, располагаемого Разместить появившуюся диаграмму в требуемой зоне листа.в поле диаграммы). Например: Выпуск продукции в 1 квартале;
Кликнуть в поле диаграммы и в появившемся режиме Работа с диаграммами используя панели инструментов листов Конструктор, Макет и Формат, произвести оформление диаграммы (установить оси, составить легенду, скорректировать заливку, контуры фигур и т.д.).
Переместить таблицу на поле другого листа ("Автоформатирование").
3.2.Внести изменение в поле диаграммы:
Выделить двойным щелчком диаграмму и щелкнуть правой кнопке мыши в поле диаграммы.
С помощью появившихся опции меню изменить тип диаграммы на График.й
Используя опции вкладки Конструктор, установить для диаграммы макет номер 7.меню установить горизонтальную сетку на поле диаграммы.
4.Применение рисунков на листах рабочей книги.
4.1.Установить рисунок на лист рабочей книги:
Вызвать панель инструментов инструментов вставки фигур"Рисование", изобразить на поле рабочего листа композицию из нескольких геометрических фигур, раскрасить рисунок, сгруппировать элементы изображения, изобразить тень от рисунка.
Выделить рисунок и перенести его на другие рабочие листы книги.
4.2.Вставить текстовое поле рядом с рисунком:
Вызвать панель инструментов вставки фигур, щЩелкнуть по кнопке "НадписьВставка" текстового поля в рабочий лист, расположенной на панели инструментов "Рисование", записать текстовое пояснение к таблице.
Переместить текст пояснения направо от таблицы.
5.Определить аналитические связи данных таблицы:
Вызвать панель "Зависимости", выделить ячейку строки "Итого".
Щелкнуть по кнопке "Влияющие ячейкиУстановка стрелок зависимости" в группе Зависимости формул на вкладке Формулы и определить связи.
Щелкнуть по кнопке "Убрать стрелкидаление стрелок зависимости".
Выполнить аналогичные шаги для зависимых ячеек, Оценить результат.
Выделить ячейку, Щщелкнуть правойо кнопкойе, активизировать опцию Вставить примечание.
"Управления комментарием к текущей ячейке" и зЗаписать короткий комментарий (например, состояние на 28 марта).
Записать примечания для характеризующих ячеек таблицы.;
Вернуться на одну из ячеек таблицы, щелкнуть по кнопке окна информации и прочитать информацию о ней.
6.Выполнить следующее задание:
Создать документ "Отчет о расходах на проведение исследований". пПервое слово использовать для имени рабочей книги, выделить одну страницу для таблицы, куда будут помещены данные о расходах на заработанную плату и присвоить ей соответствующее имя, выделить вторую страницу для записи данных о затратах на покупку компьютерной технологии и также присвоить ей имя,
В первой таблице дать сведения о выплаченной зарплате сотрудникам лаборатории (5 ед.: руководитель, программист(2), инженер, секретарь) по месяцам за год.
Во второй таблице ввести сведения о стоимости приобретённого оборудования: компьютера (сервера), компьютеров для локальной сети (7 шт.), сетевого оборудования, принтера, программного продукта и факсмодема.
Отформатировать в подготовленных таблицах: столбец с наименованиями затрат (названиями должностейштатным расписанием) по левому краю по горизонтали и по центру по вертикали, а столбцы с затратами и строку с месяцами - по центру, используя опции формата ячеек закладки Выравнивание. (вызов панели Формат ячеек правой кнопкой мыши).
Установите для: заглавия таблиц кегль 12, шрифт Arial Cyr, полужирный; обозначения строк и столбцов: кегль 10, шрифт Tims Cyr, курсив, данных в таблицах кегль 11, шрифт Courier New Cyr, нормальный.
Организовать вычисления по строкам и столбцам первой и второй таблицы. Установить процент затрат по каждой позиции затрат на оборудование по отношению к общей сумме затрат на оборудование. Показать общие затраты по каждой таблице и их процентное соотношение. Вычислить средние затраты на оборудование и на зарплату по месяцам.
Используя опции условного форматирования группы Стили Ввыделите по Правилу выделения ячеек "Больше" (для среднего значения) данныецветом в первой таблице в столбеце с годовыми затратами на заработанную плату цветовой шкалой. Оцените результат.
Выполните аналогичную операцию во второй таблице для , и строкуи общих расходов на оборудование и программное обеспечениес общими помесячными расходами на заработанную плату, . Ввыделивте эти данные по правилу "Равно" Набором гистограммы. цветом во второй таблице строку общих расходов на оборудование и программное обеспечение.
Отделить двойной линией поле заглавия от поля данных в обоих таблицах. Отделить линиями итоговые строки и столбцы в обоих документах.
Изобразить затраты на оборудование в форме гистограммы.
7. Сохранить рабочую книгу, Удостовериться в правильности сохранения файлов.
Работа №ТЕМА 7: УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ
В ТАБЛИЧНЫХ СИСТЕМАХ
Цель работы – приобретение практических: выработка на навыков обмена информацией между текстовыми и табличными системами, использования встроенных средств организации сортировки и фильтрации списков, формирование сводной таблицы, разработки макропрограмм макросов, для реализации конкретных целей обработки табличной информации.
Главной задачей работы является практическое освоение технологических приемов работы в среде Ms Excel. При выполнении пунктов задания следует обратить особое внимание на организацию фильтрации списков и возможности многоуровневой сортировки, а также особенности применения макросов.
Отчетом по работе служит протокол действий по реализации заданий в виде книги именной Ms Excel, на листах которой представлены соответствующие примеры.
Установочные положения.
В процессе работы приходится повторять одни и те же действия и операции в Excel. Любая офисная работа предполагает некую "рутинную составляющую" - одни и те же еженедельные отчеты, одни и те же действия по обработке поступивших данных, заполнение однообразных таблиц или бланков и т.д. Использование макросов и пользовательских функций позволяет автоматизировать эти операции, перекладывая монотонную однообразную работу на плечи Excel.
Макрос - это запрограммированная последовательность действий (программа, процедура), записанная на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Макрос можно запускать сколько угодно раз, заставляя Excel выполнять последовательность любых нужных нам действий, которые нам не хочется выполнять вручную.
Макросы (т.е. наборы команд на языке VBA) хранятся в программных модулях. В любой книге Excel мы можем создать любое количество программных модулей и разместить там наши макросы. Программные модули бывают нескольких типов для разных ситуаций:
Создание макросов существенно упрощается с использованием макрорекордера. Макрорекордер - это небольшая программа, встроенная в Excel, которая переводит любое действие пользователя на язык программирования VBA и записывает получившуюся команду в программный модуль. Если мы включим макрорекордер на запись, а затем начнем создавать свой еженедельный отчет, то макрорекордер начнет записывать команды вслед за каждым нашим действием и, в итоге, мы получим макрос создающий отчет как если бы он был написан программистом. Такой способ создания макросов не требует знаний пользователя о программировании и VBA и позволяет пользоваться макросами как неким аналогом видеозаписи: включил запись, выполнил операции, перемотал пленку и запустил выполнение тех же действий еще раз. Естественно у такого способа есть свои плюсы и минусы:
Макрорекордер записывает только те действия, которые выполняются в пределах окна Microsoft Excel. Как только вы закрываете Excel или переключаетесь в другую программу - запись останавливается.
Макрорекордер может записать только те действия, для которых есть команды меню или кнопки в Excel. Программист же может написать макрос, который делает то, что Excel никогда не умел (сортировку по цвету, например, или что-то подобное).
Если во время записи макроса макрорекордером вы ошиблись - ошибка будет записана. Однако можно надавить на кнопку отмены последнего действия (Undo) - во время записи макроса макрорекордером, при этом она не просто возрвращает вас в предыдущее состояние, но и стирает последнюю записанную команду на VBA.
Созданные макросы должны иметь уникальные имена и могут храниться в этой же книге, в новой книге или в личной книге макросов. Имя макроса - подойдет любое имя на русском или английском языке. Оно должно начинаться с буквы и не содержать пробелов и знаков препинания Для быстрого запуска макрос можно «привязать» к определенному сочетанию клавиш.
Контрольные вопросы
Что такое макрос
В каких случаях целесообразно использовать макросы
Назовите два способа создания макросов
Что такое макрорекордер
Принцип работы макрорекордера
Достоинства и недостатки создания макросов с помощью макрорекордера
Порядок выполнения работы
Задание для самостоятельной работы
При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на организацию фильтрации списков и возможности многоуровневой сортировки, а также особенности применения макросов.
1.Импорт таблицы текстового документа
1.1.Открыть таблицуфайл источника данных "Общий списокСовет", подготовленную в процессе выполнения задания темы №46 (Организация блаинков и многоадресных текстовых документов).
1.2.Выделить поле таблицы и копировать ее в буфер обмена.
1.3.Вызвать новую рабочую книгу в среде Ms Excel и сохранить ее под именем 7_1_ФИО. Дать ярлыку первого листа имя "Сортировка".
1.4.Перевести курсор на поле ячейки С2 и щелкнуть по кнопке "Вставить из буфера".
1.5.Сохранить документ.
2. Импорт таблиц из Access
2.1. Перейти на второй лист книги, дать ярлыку этого листа имя "Импорт".
2.2. Перевести курсор на поле ячейки С2 и перейти на вкладку Данные.
2.3. Щелкнуть в группе Получить внешние данные по кнопке "Из Access".
2.4. Указав нужный путь, найти файл Список совета.mdb и открыть его как таблицу.
2.5. Сравнить результат с итогом импорта таблицы из текстового документа.
2.6. Вернуться на лист "Сортировка".
2.Применение форм для ввода и поиска данных.
2.1.Запись новой информации с помощью формы:
Установить курсор на любой ячейке первой строки таблицы;
В меню команды "Данные" выбрать команду "Форма" и щелкнуть мышью. На рабочем листе появится вкладка. На ней показаны окна для ввода информации. Число окон и их имена соответствуют числу и именам тех столбцов, которые были определены в процессе записи первой строки таблицы.
Записать дополнительные данные о 5-и новых членах Совета. Для перехода между полями использовать клавишу Tab.
После записи всей строки щелкнуть по кнопке "Добавить". Данные из окон формы перейдут на поле таблицы, а окна будут очищены и подготовлены для ввода данных в поля новой строки таблицы, При вводе данных следует использовать повторения в колонке "Организация" и "Город" (использовать географически удаленный город), что будет использовано в дальнейшем. Сформировать 5 новых строк таблицы.
После записи данных для последней строки таблицы щелкнуть по кнопке "Закрыть". Диалог прекратится, форма исчезнет с поля таблицы.
Следует осторожно пользоваться кнопкой "Удалить", так как она работает аналогично кнопке "Удалить" из меню команды "Правка", то есть удаляет и запись и строку, которую она занимает, смещая все оставшиеся строки, организуя новую нумерацию списка записей.
Выделить обновленный список, записать его в буфер обмена, перейти на поле текстового документа "Совет", выделить и удалить старый список, вставить таблицу из буфера обмена. Изменить ориентацию текущей страницы и сохранить документ. Закрыть текстовый редактор.
Добавить столбец "Оклад" и занести конкретные значения во все ячейки столбца.
2.2.Поиск записей по заданному критерию:
Используя кнопку "Критерии" записать критерий, например организация, установив конкретное наименование организации, и осуществить поиск.
Записать новый критерий, предварительно щелкнув по кнопке "Очистить". Записать критерий "Город". Осуществить поиск.
Повторить операцию поиска записей о членах Совета по комбинированному критерию, используя не только конкретные имена но и знаки отношения: =, <, >.
|
Скачать 446.63 Kb.