Методология внедрения

• Название: Методология внедрения
• Дата: 24.11.2022
• Размер: 2.82 Mb.
• Имя файла: TZ-na-vnedrenie-UPP.doc
• Тип: Документы; #810810
• страница: 13 из 17

3.1.3.4Регистрация заказов поставщиков

3.1.3.4.1Описание задачи

Начало исполнения каждой сделки с поставщиком предполагает регистрацию заказа поставщику в АС. Регистрация заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа. Заказы в системе создаются на все получаемые от поставщиков товары и услуги.

Возможны следующие варианты создания заказа:

1. 
   Заказ создается на основе сформированного плана закупок. В этом случае в АС будут созданы специальные инструменты для быстрого оформления заказов – «помощники заполнения плана закупок» (см. операцию «Создание заказов на основе плана закупок»). С их помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих поставщиков. Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен. Для анализа подходящих поставщиков системой используются следующие параметры:
   

• 
  При подборе использовать только основных поставщиков. Поставщик, который является основным, указывается в карточке номенклатуры.
  
• 
  Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и ведется пользователем вручную. Надежность может быть высокой, средней, низкой.
  
• 
  Доставка поставщика. Информация о возможной доставке поставщика: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка, бесплатная доставка.
  
• 
  Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть определен средний срок выполнения заказов. При подборе поставщика можно указать, например, количество дней доставки и подобрать поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.
  

2. 
   Заказ создается на основе заказа покупателя. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями изложенными в заказе покупателя (перечень номенклатурных позиций, дата поставки) и внутренними бизнес-правилами предприятия Такой режим используется при перепродаже.
   
3. 
   Заказ создается на основе внутреннего заказа предприятия. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями изложенными во внутреннем заказе (перечень номенклатурных позиций, дата поставки) предприятия и внутренними бизнес-правилами предприятия по исполнения такого рода заказов.
   

Информационное наполнение заказа включает в себя указание в заказе всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения.

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. 
   Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества и цены. В заказе разделяется оформление товаров, тары и услуг. Цены на товары и услуги проставляются вручную на основе, полученного от поставщика счета или на основе цен, указанных в спецификации к договору, которые будут регистрировать при исполнении задачи «Регистрация договоров с поставщиками».
   
2. 
   Реквизиты поставщика.
   
3. 
   Реквизиты предприятия.
   
4. 
   Реквизит договора.
   
5. 
   Информация по ценам: ставки НДС, включение/исключение НДС, валюта документа.
   
6. 
   Планируемая дата поставки.
   
7. 
   Планируемая дата оплаты. Это фактически срок, до которого действителен созданный заказ.
   
8. 
   Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя: ФИО и подразделение
   
9. 
   Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика: контактное лицо контрагента.
   
10. 
    Номер заказа;
    
11. 
    Дата составления заказа;
    
12. 
    Тип цен поставщика, к которому будут привязаны цены всех номенклатурных позиций закупаемых у поставщика в рамках заказа. Если тип цен указан в договоре, на основе которого создан заказ, то его значение автоматически попадет в заказ.
    

После сохранения заказа (т.е. заказ не проводится, а только сохраняется) на его основе формируется заявка поставщику. Заявка для поставщика является основанием для выставления счета поставщиком. Заявка является печатной формой заказа и отдельно не создается в системе. После выставления счета поставщиком заказ открывается при необходимости корректируется (если поставщик не в состоянии был обеспечить заявку) и проводится в АС. Для выявления необеспеченной потребности выполняются операции, описанные в задаче «Формирование оперативного плана закупок ТМЦ». Заказ является аналитическим разрезом системы взаиморасчетов (это фактически счета выставленные поставщиками).

3.1.3.4.2Входные данные:

1. 
   Реквизиты покупателя;
   
2. 
   Реквизиты поставщика;
   
3. 
   Перечень номенклатурных позиций;
   
4. 
   Договор с поставщиком и условия по договору;
   
5. 
   Дата планируемой поставки;
   
6. 
   Дата планируемой оплаты:
   
7. 
   Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика;
   
8. 
   Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя;
   
9. 
   Цены на товары и услуги;
   
10. 
    Дата составления заказа;
    
11. 
    План закупок;
    
12. 
    Заказы покупателей;
    
13. 
    Счет от поставщика.
    

3.1.3.4.3Выходные данные:

1. 
   Заявка поставщику.
   
2. 
   Документ «Заказ поставщика», зарегистрированный в АС.
   

3.1.3.5Регистрация внутренних заказов

3.1.3.5.1Описание задачи

Внутризаводская потребность с ТМЦ, закупаемых у поставщиков должна оформляться в системе с помощью документа «Внутренний заказ». Оформление внутреннего заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа.

Созданный в системе заказ – это заявка на ТМЦ для внутреннего использования. Внутренний заказ является универсальным средством, которое позволяет оформлять потребности в товарных позициях любыми подразделениями предприятия.

Информационное наполнение внутреннего заказа включает в себя указание в заказе всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения.

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. 
   Наименование предприятия;
   
2. 
   Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества;
   
3. 
   Подразделение получатель, если заказчиком выступает подразделение;
   
4. 
   Склад, если заказчиком выступает склад
   
5. 
   Подразделение исполнитель;
   
6. 
   Планируемая дата отгрузки;
   
7. 
   Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны подразделения исполнителя;
   
8. 
   Номер заказа;
   
9. 
   Дата составления заказа.
   

После сохранения заказа на его основе формируется печатная форма заявки.

3.1.3.5.2Входная информация

1. 
   Реквизиты заказчика;
   
2. 
   Реквизиты предприятия;
   
3. 
   Перечень номенклатурных позиций;
   
4. 
   Дата планируемой отгрузки;
   
5. 
   Доступность товаров на складах;
   
6. 
   Планируемое поступление товаров на склад;
   
7. 
   Информация о лице, ответственном за исполнение заказа;
   
8. 
   Дата составления заказа;
   

3.1.3.5.3Выходные данные:

1. 
   Заявка.
   
2. 
   Документ «Внутренний заказ», зарегистрированный в АС
   

3.1.3.6Резервирование ТМЦ

Резервирование ТМЦ в рамках описываемой задачи объединяет в себе две категории, имеющие свою специфику выполнения операций резервирования:

1. 
   Резервирование на складе;
   
2. 
   Размещение в заказах поставщикам.
   

В операциях резервирования участвуют следующие документы:

заказ покупателя и внутренний заказ – это документы на основе которых создается резерв;

отчеты по анализу остатков на складе – это документы, которые позволяют принять решение по выполнению резервирования;

заказ поставщику – это документ, в который размещают резерв;

резервирование товаров – это документ, при помощи которого производится резервирование.

Каждая операция по резервированию оформляется документом «Резервирование товара».

Резервирование на складе

Резервирование на складе - это система распределения имеющихся на складах объемов продукции и товаров для использования в соответствующем заказе (заказ покупателя или внутренний заказ). Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные объемы товаров.

Для оформления резерва необходимо определить:

• 
  номенклатурные позиции (что резервировать?);
  
• 
  количество (сколько резервировать?);
  
• 
  склад (где резервировать?);
  
• 
  заказ (подо что резервировать?)
  

Резервирование нельзя вести в целом по всем складам, резервирование всегда привязано к определенному складу. Резервировать товары можно на любом складе. Более того, один и тот же товар в заказе может быть зарезервирован частично на одном складе, а частично на другом.

Резервирование должно производиться как вручную, так и автоматически, на основе алгоритмов, анализирующих складские остатки и распределения уже существующих резервов. По этому алгоритму система сама должна подобрать для каждого товара в заказе покупателя подходящий склад для резервирования. Система анализирует наличие товара, указанного в заказе товара на складах предприятия и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке, система зарезервирует этот товар в заказе покупателя..

Установка резерва может быть произведена только после регистрация заказа (заказ покупателя или внутренний заказ).

Снятие резерва может проводиться при выполнении следующих операций:

• 
  корректировка заказа покупателя;
  
• 
  снятия просроченного резерва (заказ покупателя или внутренний заказ);
  
• 
  отгрузки по заказу (заказ покупателя или внутренний заказ);
  
• 
  закрытия заказа (заказ покупателя или внутренний заказ).
  

В рамках одного заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) должна быть возможность выбирать разные склады для установки резерва.

В системе можно отдельным документом корректировать существующие резервы, например, осуществить переброску резерва между складами, между заказами (заказ покупателя или внутренний заказ), снять резерв.

Резерв - это свойство складских остатков в контексте времени. Для одного момента времени товары на складах могут быть зарезервированы, для другого — нет. Товары, не зарезервированные ни под какой заказ (заказ покупателя или внутренний заказ), называются товарами в свободном остатке.

В общем случае товары на складах могут быть зарезервированы на срок с момента оформления заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) до отгрузки по заказу (заказ покупателя или внутренний заказ). Однако по заказу покупателя необходимо предусмотреть установку условия на срок резервирования. Для этого в договоре, на основе которого создается заказ должно указываться условие держать резерв ограниченное количество времени и по истечении определенного срока резерв по заказу должен быть снят автоматически.

Размещение в заказах поставщикам

Размещение в заказ поставщикам – это система распределения запланированных к покупке объемов продукции и товаров для использования в соответствующем заказе (заказ покупателя или внутренний заказ).

Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных поставщикам, их назначение, т.е. для выполнения каких заказов (заказ покупателя или внутренний заказ) сделан заказ на покупку у поставщика. Этот механизм можно использовать для товаров, которые закупаются с целью перепродажи – при размещении под заказ покупателя; с целью использования в непроизводственной деятельности – при размещении под внутренние заказы.

Указание заказа поставщика для обеспечения заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) называется размещением заказов (заказ покупателя или внутренний заказ) в заказах поставщикам. Размещение производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых. Т.е. в системе не хранится набор заказов (заказ покупателя или внутренний заказ), требующий размещения в заказах поставщикам. Если на момент попытки размещения заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) нужный заказ поставщику не создан, необходимо создать этот заказ, а затем произвести в него размещение. При размещении система предлагает анализировать только те заказы поставщиков, в которых имеется продукция, предполагаемая для размещения из заказа (заказ покупателя или внутренний заказ).

По мере того, как будет выполняться заказ поставщику (будут оформлены поступления товары на склады предприятия), товар в заказе (заказ покупателя или внутренний заказ), будет переходить в разряд зарезервированного на складе.

Как и резервирование, размещение заказов должно проводиться вручную или автоматически. По автоматическому алгоритму система сама должна подобрать для каждого товара в заказе (заказ покупателя или внутренний заказ) подходящий заказ поставщику для размещения. Система анализирует наличие товара, указанного в заказе (заказ покупателя или внутренний заказ) товара в существующих заказах поставщикам и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке в заказе поставщику, система зарезервирует этот товар в заказе (заказ покупателя или внутренний заказ).

В заказе (заказ покупателя или внутренний заказ) можно указать, для каждого товара, в каком заказе поставщика разместить заказанное количество.

Установка размещения может быть произведена только после регистрация заказа (заказ покупателя или внутренний заказ);

Снятие размещения может проводиться при выполнении следующих операций:

• 
  корректировка заказа покупателя;
  
• 
  снятия просроченного резерва (заказ покупателя или внутренний заказ);
  
• 
  отгрузки по заказу (заказ покупателя или внутренний заказ);
  
• 
  закрытия заказа (заказ покупателя или внутренний заказ).
  

3.1.3.6.1Операции с резервами

1. 
   Распределение заказа по складам. При этой операции для позиций заказа производится резервирование только на складах из свободных остатков. При выполнении этой операции должна быть также предусмотрена возможность снятия резерва по заказу (заказ покупателя или внутренний заказ).
   
2. 
   Распределение заказа по заказам поставщикам. При этой операции для позиций заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) размещение только в заказах поставщикам.
   
3. 
   Распределение заказа (заказ покупателя или внутренний заказ) по складам и по заказам поставщикам. Операция включает в себя возможности предыдущих двух операций.
   
4. 
   Снятие резерва на складах под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ).
   
5. 
   Снятие размещения в заказах поставщикам под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ).
   
6. 
   Перемещение зарезервированных товаров на складах под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ) в размещения в заказы поставщикам и наоборот.
   

Рис. 17. Схема бизнес-процесса резервирования продукции под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ)



Рис. 18. Схема бизнес-процесса резервирования продукции на складах



Рис. 19. Схема бизнес-процесса снятия резерва со складов, проведенных под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ).



Рис. 20. Схема бизнес-процесса размещения продукции в исполняемых заказах поставщикам



Рис. 21. Схема бизнес-процесса снятия размещений в заказах поставщикам, проведенных под заказы (заказ покупателя или внутренний заказ)



Рис. 22. Схема бизнес-процесса автоматического контроля выполнения условия сохранения резерва без поступления оплаты по заказу (заказ покупателя или внутренний заказ)

3.1.3.6.2Входные данные

1. 
   Договоры контрагентов;
   
2. 
   Заказы покупателей;
   
3. 
   Внутренние заказы
   
4. 
   Информация о складских остатках в разрезе резервов и свободных остатков;
   
5. 
   Заказы поставщикам;
   
6. 
   Информация о поступлении оплат от покупателей
   

3.1.3.6.3Выходные данные

1. 
   Резерв на складах;
   
2. 
   Размещение в заказах поставщикам;
   
3. 
   Снятие резерва;
   
4. 
   Снятие размещения;
   
5. 
   Информация о движении резервов, сделанных под заказы покупателей;
   
6. 
   Информация о движении резервов, сделанных под внутренние заказы;
   

3.1.3.7Корректировка заказов поставщикам

3.1.3.7.1Описание задачи

Для корректировки заказов предназначен документ «Корректировка заказа поставщику». С помощью этого документа можно провести корректировку уже исполняемого заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком.

Документ всегда вводится на основании документа «Заказ поставщику».

Документ заполняется всеми товарами, которые еще не были получены по заказу поставщику, на основании которого введен документ корректировки. При заполнении учитываются все ранее проведенные документы корректировки, выписанные по заказу.

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе поставщику, то в табличную часть документа «Корректировка заказа поставщику» должны вводиться две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в заказе поставщику, также должны вводиться две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

Документ может быть автоматически заполнен либо перечнем еще не полученных товаров по заказу поставщику, либо всем перечнем товаров, указанных в заказе поставщика.

3.1.3.7.2Операции по корректировке заказа покупателя

С помощью документ «Корректировка заказа поставщику» должны выполняться следующие операции:

1. 
   добавление номенклатурных позиций по документу «Заказ поставщику»;
   
2. 
   удаление номенклатурных позиций по документу «Заказ поставщику»;
   
3. 
   изменение цен и/или количества в номенклатурных позициях по документу «Заказ поставщику».
   

3.1.3.7.3Входные данные

1. 
   Заказ поставщику;
   
2. 
   Информация об отгрузке по заказу поставщика;
   
3. 
   Информация об остатках номенклатурных позиций по заказу поставщику по количеству и ценам;
   
4. 
   Информация о резервах по заказу поставщика.
   

3.1.3.7.4Выходные данные

1. 
   Фиксация изменений по заказу поставщика;
   
2. 
   Фиксация изменений во взаиморасчетах;
   
3. 
   Корректировка резервов по заказу поставщику.
   

3.1.3.8Закрытие заказов поставщикам

3.1.3.8.1Описание задачи

Задача позволяет снять заказы поставщикам с учета. Снятие с учета невыполненной части заказа, оплаты и всех резервов производится автоматически. Задача должна выполняться в случае расторжения сделки или в случае, когда считается, что заказ выполнен, даже если по данным учета он не сошелся «в ноль».

Выполнение этой задачи также целесообразно в случае, когда заказ выполнен не полностью, и перспективы его выполнения нет.

Данная задача также выполняется со всеми заказами поставщикам, по которым выполнены все обязательства.

Для реализации задачи закрытия заказов поставщикам в системе должен быть предусмотрен документ «Закрытие заказов поставщикам».

Одним документом должно быть предусмотрено закрытие сразу несколько заказов. По каждому закрываемому заказу поставщику в документе «Закрытие заказов поставщикам» должна указываться причина. Должно быть предусмотрено создание неограниченного количества причин закрытия, но четко прописываемых в АС.

3.1.3.8.2Входная информация

1. 
   Заказ поставщика;
   
2. 
   Информация об отгрузке по заказу поставщику;
   
3. 
   Информация об остатках номенклатурных позиций по заказу поствщику по количеству и ценам;
   
4. 
   Информация о резервах по заказу поставщику.
   

3.1.3.8.3Выходные данные

4. 
   Фиксация закрытия заказа поставщику;
   
5. 
   Фиксация изменений во взаиморасчетах;
   
6. 
   Снятие резервов по заказу поставщику.
   

3.1.3.9Оформление приемки товара и услуг по заказам поставщикам

3.1.3.9.1Описание задачи

Для оприходывания товара на складе в АС должен создаваться приходный ордер. Информационное содержание приходного ордера:

1. 
   номер документа;
   
2. 
   дата и время создания;
   
3. 
   наименование поставщика;
   
4. 
   наименование предприятия;
   
5. 
   наименование склада;
   
6. 
   ответственное лицо за оформление документа;
   
7. 
   подразделение предприятия;
   
8. 
   перечень номенклатурных позиций с указанием единиц измерения и количества;
   
9. 
   произвольное дополнительное описание документа.
   

В приходном ордере устанавливается признак неотфактурованной поставки («Без права продажи») и товар, поступивший по этому приходному ордеру, резервируется на складе как неотфактурованный до оформления в системе финансового документа (накладная).

По накладной от поставщика на основе созданного ранее приходного ордера и заказа поставщику в АС создается документ «Поступление товаров и услуг» (фактически регистрация приходной накладной). По одному приходному ордеру может быть зарегистрировано несколько документов поступления (частями, поэтапно). Выбор необходимого приходного ордера осуществляется из списка приходных ордеров, которые еще на полностью закрыты документами поступления. Перечень номенклатурных позиций автоматически заполняется по данным выбранного приходного ордера. Цены на товары в документе устанавливаются автоматически, на основании цен введенных в заказ поставщику. Если цена в накладной от поставщика отличается от цены в заказе, то необходимо вначале выполнить операцию «Корректировка заказа» (это изменит данные взаиморасчетов по заказу), уже затем создавать документ «Поступление товаров и услуг». При регистрации в АС документа «Поступление товаров и услуг» должно происходить автоматическое регистрирование цен за номенклатурные позиции по контрагенту, указанному в документе. Для этого в документе должен устанавливаться признак автоматической регистрации. Детальное описание операции автоматической регистрации цен поставщиков описано в разделе «Автоматическая регистрация цен номенклатуры поставщиков».

В документе «Поступление товаров и услуг» одновременно с товарами оформляется поступление дополнительных услуг, не оказывающих влияние на себестоимость товаров, указанных в этом документе. Информация об услугах, оказывающих влияние на себестоимость покупных товаров, оформляется отдельным документом «Поступление дополнительных расходов». Порядок оформления и информационное содержание данного документа раскрыто ниже по тексту. Перечни: товары, услуги и дополнительные расходы заносятся в документ «Поступление товаров и услуг» в разные табличные части. Оформление в системе документа «Поступление товаров и услуг» отражает во взаиморасчетах по заказу факт полного оформления отгрузки по заказу. Если на товары указанные в документах поступления, оформленные в рамках заказа, относились дополнительные расходы, а эти услуги не входят в заказ, на который они распределились, то сумма оказанных услуг не изменяет взаиморасчетов по заказу.

При этом если в заказе поставщику были размещенные товары (под внутренние заказы или заказы покупателей), то эти товары переходят в резерв на складе, под эти документы. Во взаиморасчетах по заказу поставщику отражается факт поступления товаров по ценам указанным в документе «Поступление товаров и услуг».

Информационное содержание документа «Поступление товаров и услуг»:

1. 
   приходный ордер;
   
2. 
   наименование предприятия;
   
3. 
   наименование поставщика;
   
4. 
   заказ поставщику;
   
5. 
   договор с поставщиком;
   
6. 
   номер документа;
   
7. 
   дата и время документа;
   
8. 
   ответственное лицо за оформление документа;
   
9. 
   подразделение предприятия;
   
10. 
    перечень товарных позиций;
    
11. 
    перечень услуг, не оказывающих влияние на себестоимость товаров, указанных в этом и других документах поступления;
    
12. 
    перечень услуг, оказывающих влияние на себестоимость покупных товаров;
    
13. 
    произвольное дополнительное описание документа;
    
14. 
    счет-фактура.
    

В случае оформления документом поступления товаров по импортному контракту для каждой номенклатурной позиции указывается ГТД и страна происхождения. Номер ГТД и страна происхождения заполняются автоматически значениями по умолчанию, указанными в справочнике номенклатуры. В общем случае можно выбрать номер ГТД из справочника «Номера ГТД».

После оформления поступления импортных товаров с помощью документа «Поступление товаров и услуг» в системе регистрируется ГТД с помощью документа «ГТД по импорту». В документе указывается номер грузовой таможенной декларации, по которой необходимо ввести информацию о таможенных пошлинах и сборах. В документе заполняется информация о рублевых и валютных таможенных платежах (сборах, пошлинах, НДС, санкциях). В поле «Таможня» заполняется наименование таможни, а в полях «Валютный депозит» и «Депозит на таможне (руб)» указывается информация о тех объектах аналитического учета расчетов с таможней, по которым учитывается взимание соответственно валютных и рублевых таможенных платежей. Информация о названии таможни и депозитах заполняется в справочниках «Контрагенты» и «Договоры контрагентов». Документ «ГТД по импорту» может быть оформлен в любой валюте. Документ содержит информацию о рублевых и валютных таможенных сборах (из графы 47 основного листа ГТД). Грузовая таможенная декларация может иметь несколько разделов, в которые группируются товары с одинаковым порядком расчета таможенных платежей (условно к разделу относятся графы 31-47 декларации, которые могут повторяться). Информация по каждому разделу ГТД заполняется на отдельной закладке в документе. Добавление и удаление разделов ГТД производится с помощью кнопки «Разделы ГТД». В том случае, если в документе несколько разделов, то в документе будут присутствовать две табличные части. В верхней таблице отображается сводная информация о таможенных пошлинах и сборах по всем разделам ГТД. При установке курсора на одну из строк этой таблицы в дополнительной таблице «Товары по разделу» отображается информация о товарах по данному разделу ГТД. По каждому разделу ГТД может быть введена своя сумма таможенной пошлины и НДС. Сумма таможенной пошлины вычисляется исходя из введенной таможенной стоимости товаров и ставки пошлины. Таможенная стоимость вводится в валюте документа, а таможенная пошлина пересчитывается в рубли или в валюту валютного депозита с таможней. Сумма взимаемого НДС также может быть указана, как в рублях, так и в валюте. В табличную часть документа на закладке «Разделы ГТД» заполняется информация о товарах. Фактурная стоимость товаров вводится в валюте документа «ГТД по импорту». Перечень товаров может быть взят из документа «Поступление товаров и услуг». При выборе нужного документа поступления выводится список ранее оформленных документов поступления (в случае необходимости, можно ограничить этот список только теми документами поступления, которые содержат номер оформляемой ГТД); выбирается нужный документ, из которого весь перечень товаров попадает в табличную часть соответствующего раздела. Товары, которые не относятся к данному разделу, можно удалить, после чего повторить процедуру для следующего раздела ГТД. По каждой номенклатурной позиции в табличной части автоматически ставится в соответствие документ поступления. По кнопке «Распределить» введенная информация о таможенной пошлине и НДС автоматически распределяется пропорционально фактурной стоимости товаров. При необходимости информация о таможенной пошлине и взимаемом НДС с каждого товара может быть откорректирована вручную. Данный документ также используется в регламентированном БУ и НУ, что подробно освящено в соответствующих разделах настоящего ТП. Документ «ГТД по импорту» также содержит ответственное лицо за оформление данного документа и подразделение предприятия, на которое относятся движения по документу.

Как уже было сказано выше, для оформления услуг, которые влияют на себестоимость полученных от поставщиков товаров, в системе предусмотрен документ «Поступление дополнительных расходов». Информационное содержание документа:

1. 
   заказ поставщику, который содержит услугу(и), которая(ые) влияет(ют) на себестоимость поступивших товаров от поставщиков;
   
2. 
   наименование предприятия;
   
3. 
   наименование поставщика;
   
4. 
   наименование услуги (документом «Поступление дополнительных расходов» можно оформить (распределить) только одну услугу. Это позволяет распределять услуги на основе различных правил, что делает этот инструмент более универсальным). Услуга заполняется выбором из перечня услуг, указанного заказа поставщику;
   
5. 
   договор с контрагентом в рамах, которого оказывается услуга;
   
6. 
   перечень товаров, на которые необходимо отнести дополнительные расходы, указывается в табличной части документа. Каждая товарная позиция, указанная в табличной части привязана к документу партии, на основании которого она введена. В качестве документа партии указывается документ «Поступление товаров и услуг». В итоге каждая строка в табличной части помимо наименования номенклатурной единицы содержит документ поступления. Также каждая строка табличной части содержит: характеристики номенклатуры, единицу измерения, единицу хранения, количество, сумму товара, сумму дополнительных расходов (рассчитывается автоматически или вводится вручную), % НДС, сумму НДС, счет учета (БУ), Счет учета НДС, Счет учета (НУ), Статья затрат;
   
7. 
   стоимость распределяемой услуги;
   
8. 
   способ распределения суммы услуги по товарным позициям. В системе предусмотрены следующие способы распределения: по количеству – пропорционально количеству товаров, по сумме – пропорционально суммам товаров, по весу – пропорционально весу товаров. Выбор способа распределения позволяет автоматически распределить сумму услуги на товары Возможно сочетание двух вариантов распределения дополнительных расходов, по конкретной позиции (вручную) и распределение общей суммы (автоматически);
   
9. 
   валюта документа;
   
10. 
    информация о налогах: включать/не включать НДС, сумма включает/не включает НДС, % НДС, включать/не включать в стоимость НДС в проводках БУ и НУ;
    
11. 
    ответственное лицо за оформление документа;
    
12. 
    подразделение предприятия;
    
13. 
    произвольное дополнительное описание документа.
    
14. 
    счет-фактура.
    

Предусмотрена возможность автоматического заполнения информации о товарах в соответствии с оформленными ранее документами поступления. Автоматическое заполнение производится с помощью кнопки «Заполнить». При этом выбираются документы поступления и в табличную часть попадают товары из этих документов.

Документ «Поступление дополнительных расходов» отражает в системе: факт оказания услуги во взаиморасчетах по заказу поставщику, к которому привязан данный документ.

На основании документов Поступление товаров и услуг» и «Поступление дополнительных расходов» в системе регистрируется документ «Счет-фактура полученный».

Из электронного документа «Поступление товаров и услуг» можно распечатать приходную накладную и/или акт выполненных работ.

3.1.3.9.2Операции по задаче

3.1.3.9.2.1Автоматическая регистрация цен номенклатуры поставщиков

Для выполнения этой операции в АС должна быть сформирована следующая структура:

Прежде чем, система начнет автоматически записывать для каждой номенклатуры значение цены, нужно определить в АС – 1) типы задаваемой цены и 2) связать его с документами сделки, на основе которых будут формироваться документы поступления. Первое условие необходимо для возможности ведения и регистрации в системе нескольких различных цен поставщиков на одинаковые номенклатурные позиции и реализуется в системе созданием для одного поставщика нескольких типов цен. Второе условие позволяет правильно соотнести цены номенклатурных позиций, в рамках документов поступления с типами цен поставщиков и реализуется установкой типа цен поставщиков в каждом заказе с поставщиком. Тип цен с поставщиком также можно указать в договоре, в этом случае он будет автоматически попадать в заказы, сформированные в рамках договора.

Для сохранения типов цен поставщиков в АС должен быть сформирован справочник «Типы цен номенклатуры контрагентов». Если необходимо присвоить несколько типов цен одному поставщику, то в справочнике необходимо создавать соответствующее число записей. Каждый тип цен для поставщика представляет собой следующее описание:

• 
  наименование поставщика;
  
• 
  название типы цены (например, оптовая цена);
  
• 
  валюта цены (справочная информация о валюте, в которой будут задаваться цены данного типа; в процессе ввода цен значение валюты можно менять для каждой цены);
  
• 
  способ указания цены: цена включает или не включает НДС;
  
• 
  произвольное текстовое описание типа цен;
  
• 
  ссылка на тип отпускных цен предприятии (эта информация будет полезной для сравнения цен на товары, которые перепродаются покупателю).
  

Автоматическая регистрация цен поставщиков также осуществляется при фиксировании цен в спецификациях к договору. Номенклатурные позиции и договорные цены по ней также привязаны к некоторому типу цен поставщика, который указан в договоре.

После определения для поставщиков типов цен и установки в заказах типов цен поставщиков в момент оформления документов поступления или внесения спецификации в договор система автоматически будет фиксировать значение цен поступивших номенклатурных позиций. Сохранение информации о цене номенклатурной позиции будет происходить в со следующей детализацией:

• 
  поставщик;
  
• 
  тип цен поставщика;
  
• 
  номенклатурная позиция;
  
• 
  цена;
  
• 
  валюта цены (может отличаться от валюты цены, определенной по умолчанию для этого типа цены);
  
• 
  единица измерения номенклатуры;
  

документ регистратор.

3.1.3.9.3Входная информация

• 
  Заказы поставщикам;
  
• 
  Бумажная накладная от поставщика;
  
• 
  Полученные товары от поставщика по заказам;
  
• 
  Оказанные услуги поставщиком по заказам;
  
• 
  Договоры с поставщиками;
  
• 
  Заказы покупателей;
  
• 
  Внутренние заказы.
  

3.1.3.9.4Выходная информация

• 
  Приходные ордера;
  
• 
  Факт поступления товаров по заказам поставщикам;
  
• 
  Документы поступления товаров и услуг;
  
• 
  ГТД;
  
• 
  Распределение услуг на товары;
  
• 
  Резервирование товаров под заказы из которых были проведены размещения в заказах поставщикам, по которым было проведено оформление поступления товаров.
  

3.1.3.10Оформление оплаты от поставщиков

3.1.3.10.1Описание задачи

Оплата заказа поставщику должна осуществляться одним из двух способов:

1. 
   безналичная оплата;
   
2. 
   наличная оплата.
   

Оплата поставщику должна осуществляться на основании выставленных им счетов, выписанных в соответствии с заказами поставщикам.

Отражение оплаты, любым из указанных выше способов, во взаиморасчетах (по заказу, договору, контрагенту) должно предусматривать два варианта учета оплат поставщику: учет намерений изменения состояния денежных средств и учет фактического изменения состояния денежных средств.

Например, если в качестве документа оплаты заказа поставщику в системе оформляется платежное поручение, а банковской выписки, подтверждающей расход денег со счета еще нет, то в АС по заказу должен указываться не факт, а прогноз расходования денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе должна появиться информация о предполагаемом состоянии взаиморасчетов, если указанный платеж все-таки состоится. Фактически такая ситуация будет означать, что предприятие оплатило заказ и поставщик может начинать отгрузку, если по этому заказу было определено бизнес-правило – «получение аванса».

Сам факт создания и проведения первичного документа еще не должен являться отражением факта свершившейся хозяйственной операции. Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть первичные документы могут служить и для указания намерений по изменению денежных средств и для указания фактов их расходования. Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым. Явно должны выделяться моменты указания намерений и фактов. Например, в случае если предприятие сначала выдает деньги подотчетному лицу, то сначала кассир выписывает РКО и проводит факт расходования денег, затем инженер по снабжению после фактической оплаты поставщику находит документ РКО, и указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому учету, отражая факт оплаты в заказе. Возможна и обратная ситуация, когда инженер по снабжению выписывает РКО по заказу и тем самым отражает изменения в оперативных взаиморасчетах, отражая план расхода денежных средств. При этом инженер по снабжению не указывает факт свершения операции расходования денег, а только регистрирует намерение о расходовании денег. Инженер идет в кассу, кассир выдает ему деньги, находит РКО и проводит его с признаком расхода, указывая тем самым факт получения денег.

Аналогичным способом можно вести учет планируемых к расходованию безналичных платежей.

Такая организация учета позволяет решать следующие задачи:

• 
  вести регистрацию всех сформированных на предприятии документов по учету расходования денежных средств;
  
• 
  регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент свершения операции, оформленной документом;
  
• 
  учитывать намерения об изменении состояния денежных средств и связанных с этим взаиморасчетов;
  
• 
  связывать факты изменения состояния денежных средств с указанными ранее намерениями;
  

В том случае если изменение денежных средств связано с системой взаиморасчетов, у пользователя должна быть возможность явно указать какие задолженности будут погашаться платежами. В документах по движению денежных средств сумма расхода может быть разнесена между несколькими задолженностями одному контрагенту, например, разнесена по нескольким договорам. Задолженности, которые будут погашены, можно выбирать как из списка фактических задолженностей, так и из списка планируемых. Например, если на поставщика зарегистрировано несколько заказов, то в системе взаиморасчетов это событие должно отражаться формированием планового задолженности перед поставщиком. То есть мы планируем поступление расход по заказам поставщикам. Если оплата производится наличными денежными средствами, то при оформлении РКО можно подобрать в качестве погашаемых задолженностей поступления по заказам.

В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор задолженности должен выполняться только вручную. Если сумма платежа погашает несколько задолженностей контрагенту, то подбор задолженности должен быть выполнен как вручную, так и автоматически. При автоматическом подборе задолженности должна быть реализована одной из следующих стратегий:

• 
  погашение задолженности, начиная с самой ранней;
  
• 
  погашение задолженности, начиная с самой поздней;
  
• 
  ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом режиме задолженности должны погашаться в порядке расположении договоров и сделок в табличной части платежного документа);
  
• 
  подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме сначала указывается сумма платежа, а потом подбираются по выбранной стратегии задолженности до достижения заданной суммы).
  

Безналичная оплата

Оформление безналичной оплаты должна осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению. При совершении фактических движений по переданным в банк документам производится списание денежных средств с остатка по расчетному счету, указанному в документе.

Для отражения в системе безналичной оплаты должны использоваться следующие документы:

1. 
   Платежное поручение полученное;
   
2. 
   Чек на снятие наличных денежных средств;
   
3. 
   Аккредитив переданный;
   
4. 
   Платежное требование полученное;
   
5. 
   Инкассовое поручение полученное;
   
6. 
   Платежный ордер: списание денежных средств.
   

В системе должна присутствовать возможность отразить частичную оплату банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, платежных требований и инкассовых поручений, которые не могут быть оплачены полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете организации. Частичное движение средств по расчетному документу должно отражаться в АС с помощью документа «Платежный ордер: расходование денежных средств», который вводится на основании расчетного документа. После проведения платежного ордера данные исходного расчетного документа редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы, на которую оплата уже произведена.

В системе должна быть возможность сравнить учетные данные по проведенным безналичным платежам с банковской выпиской. Для построения аналога банковской выписки АС должна отбирать документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты.

При работе с выпиской банка из формы выписки необходимо осуществить возможность ввести платежный ордер для выбранного документа. Частично оплаченные документы, не погашенные полностью, должны отмечаться специальным значком.

Наличная оплата

Также как и при безналичной оплате оформление наличной оплаты должно осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (РКО). При совершении фактической оплаты из кассы должно производиться списание денежных средств с остатка по кассе, указанной в расчетном документе.

Для отражения в системе наличной оплаты поставщику используется документ «Расходный кассовый ордер».

3.1.3.10.2Входная информация

1. 
   Договор покупателя;
   
2. 
   Заказ поставщику;
   
3. 
   Счет поставщику;
   
4. 
   Информация о плановой дате оплаты платежа;
   
5. 
   Информация о прошедших оплатах поставщику;
   

3.1.3.10.3Выходная информация

1. 
   Документ, отражающий факт оплаты поставщику;
   
2. 
   Регистрация банковской выписки;
   
3. 
   Отражение информации во взаиморасчетах по заказам и договорам с поставщиком;
   
4. 
   Сверка проведенных оплат с банковскими выписками.
   

3.1.3.11Контроль исполнения заказов поставщикам

3.1.3.11.1Описание задачи

Для оперативного контроля по исполнению заказов поставщикам в АС предусматривается ряд динамических инструментов и отчетов:

1. 
   Динамический документ «Календарь пользователя». Этот документ должен содержать в себе все планируемые события отгрузок и оплат по исполняемым (не закрытым) заказам поставщикам. Закрытые заказы в документе не отражаются. Для каждого заказа поставщику, переданного в исполнение в этом документе формируются два плановых события: отгрузка по заказу и оплата по заказу. Они формируются на основе информации, указанной в заказе о запланированных датах поставки и оплаты. Эти события формируют задания на каждый день по контролю исполнения заказов поставщикам. Т.е. на каждый день по каждому заказу в документе «Календарь пользователя» выводится план исполнения по отгрузкам и оплатам. При отражении в АС фактов отгрузки и/или оплаты, которые сделаны на основе заказа, в документе «Календарь пользователя» появляются информация о ходе исполнения событий. Красным цветом выделяются события по заказам, по которым поставка выполнена полностью, а оплата - нет. Зеленым цветом выделяются события по заказам, по которым оплата прошла полностью, поставка – нет. Каждое событие содержит в себе следующую информацию: процент от общего выполнения по заказу (три значения: 0%, 50% или 100%), дата создания заказа (фактически дата получения счета от поставщика), дата события, номер заказа (счета), вид операции (отгрузка или оплата по заказу), Контрагент, Информация (номер р/с или касса для событий «Оплата по заказу» и номера складов для событий «Отгрузки по заказу»). «Календарь пользователя» должен отфильтровывать события по следующим признакам и их комбинациям: 1) Ответственный за исполнение заказов поставщикам. В этом случае появляются события привязанные к заказам с выбранным ответственным лицом. 2) Заказ поставщика (номер). В этом случае появляются все события связанные с выбранным заказом. 3) Дата (интервал дат). В этом случае появляются события на указанную дату или входящие в интервал. 4) Контрагент. В этом случае появляются события по заказам с указанным контрагентом. 5) Дата заказа. В этом случае появляются события по заказам, с указанной датой создания. 6) Вид операции (Отгрузка по заказу или Оплата по заказу). В этом случае появляются события с указанным типом операции. Выбрав любое событие из документа «Календарь пользователя» можно выйти по нему на заказ поставщику и документ, сформировавший его для более детального анализа события.
   
2. 
   Оперативный отчет «Анализ заказа поставщику». Отчет составляется на каждый исполняемый заказ поставщику в любой момент времени и содержит в себе точную оперативную информацию о ходе исполнения заказа;
   
3. 
   Оперативный отчет «Заказы поставщикам» - в отчете показываются все незавершенные на дату оформления отчета заказы поставщикам. То есть показываются те заказы, по которым должны пройти поступления товаров;
   
4. 
   Оперативный отчет «Ведомость по заказам поставщикам» - показывается полная информация по выполнению заказов поставщикам за определенный период в части отгрузки товаров. В отчете выводятся только количественные показатели;
   
5. 
   Оперативный отчет «Выполнение условий по договорам контрагентов» - отчет предназначен для план–фактного анализа, выполнения предприятием условий, оговоренных с поставщиком в договоре. В качестве условий договора может быть: 1. общая сумма объема обязательных закупок за определенный период; 2. количество и цена тех товаров, которые должны быть обязательно закуплены предприятием за определенный в документе период времени. Невыполнение этих условий может служить основанием применения к предприятию санкций, оговоренных в договоре.
   
6. 
   Оперативный отчет «Анализ причин закрытия заказов» - отчет предназначен для анализа причин закрытия заказов поставщикам, эти причины устанавливаются в документах закрытия заказов.
   

3.1.3.11.2Входная информация:

1. 
   Заказы поставщикам и информация из них;
   
2. 
   Документы по отгрузке товаров от поставщиков;
   
3. 
   Документы по оплате поставщикам;
   

3.1.3.11.3Выходная информация:

1. 
   Динамический документ «Календарь пользователя»:
   
2. 
   Отчеты.