ВВЕДЕНИЕ. На основании поставленной цели необходимо решить следующие задачи

• Название: На основании поставленной цели необходимо решить следующие задачи
• Дата: 05.04.2023
• Размер: 3.84 Mb.
• Имя файла: ВВЕДЕНИЕ.docx
• Тип: Документы; #1039332
• страница: 5 из 8

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.

Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:
Распоряжению обязательно следует:

• 
  присвоить номер,
  
• 
  поставить дату его создания,
  
• 
  написать наименование организации.
  
• 
  Далее в документе нужно указать
  
• 
  обоснование или основание для его формирования,
  
• 
  обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
  
• 
  задачи, которые перед ними стоят,
  
• 
  сроки их решения.
  

Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Создание продающего прайс-листа

Одной из самых трудновыполнимых задач поставщика при создании прайс-листа является необходимость представить исчерпывающую  информацию о товарах, и при этом обеспечить возможность быстрой навигации и поиска.   

Goodwix позволяет решить целый спектр сложных задач, связанных с созданием продающего прайс-листа. Помимо наглядной демонстрации полной информации о товарах, включая их изображения и ключевые характеристики, прайс-листы в Goodwix позволяют предоставить актуальную информацию о ценах и наличии и быстро сформировать оптовое предложение в структурированном и упорядоченном виде, вне зависимости от объема данных.

Карточки товаров с изображением и характеристиками

Классическая таблица прайс-листа зачастую не позволяет структурировано представить все необходимые данные: это делает прайс-лист огромным и не пригодным для использования. В итоге, покупатели вынуждены ориентироваться в артикулах среди тысяч строк с позициями, а за уточняющей информацией обращаться к справочникам и каталогам, или звонить менеджерам.

Прайс-листы в Goodwix позволяют представить ваши товары наиболее привлекательным способом и акцентировать внимание покупателей на том, что действительно важно. Так, карточки товаров с фотографиями, подробными характеристиками, документацией и ссылками на видео можно просмотреть прямо из прайс-листа. 



Рис 10. Карточка товара в прайс-листе

Часто покупатели при выборе ориентируются на определенные параметры товара, а именно: – цвет, размер, вес, другие технические свойства. Goodwix позволяет выводить ключевые параметры поиска товара прямо в таблицу прайс-листа, причем эти характеристики поставщик задает самостоятельно, в зависимости от специфики своего бизнеса.

Удобство работы обеспечивается за счет возможности скрывать и отображать поля таблицы: перед глазами будут только те данные, которые нужны в данный момент. 



Рис 11 .Ключевые характеристики устройств в таблице прайс-листа

Информирование клиентов об изменениях

Покупатели, у которых есть доступ к прайс-листу, мгновенно получат уведомление обо всех обновлениях в прайс-листе поставщика: появилась дата поступления новой партии на склад, расширился ассортимент прайс-листа, изменились категории цен или добавились скидки. Уведомления в сервисе появятся автоматически, а при необходимости рассылки конкретных изменений, это можно сделать прямо из личного кабинета сервиса.

Сегментированные и персональные предложения

При работе с разными сегментами оптовых покупателей Goodwix позволяет создавать отдельные прайс-листы с разными типами цен, скидок и специальных предложений. При этом клиенты видят только те прайс-листы, к которым им предоставлен доступ. Это обеспечивает конфиденциальность коммерческой информации, причем даже для менеджеров, работающих с другими сегментами.

Сервис позволяет создавать индивидуальные предложения для конкретного клиента назначая специальные цены, выбирая отдельные бренды, категории товаров или формируя предложения под проектные сметы.

Выгрузка прайс-листа

Goodwix позволяет вам и вашим партнерам выгружать прайс-лист, например, для размещения на сайтах и маркетплейсах, или для других случаев, требующих наличие аккуратно сверстанного файла.  В документ можно включить только те данные, которые необходимы: всего прайс-листа или отдельных категорий. Поддерживаются популярные форматы XLS, XML, CSV.

Самостоятельное оформление заказа

После предоставления доступа покупателям к прайс-листу, они могут самостоятельно оформить оптовый заказ в удобное время без участия менеджеров. Это быстро и понятно: достаточно проставить нужное количество позиций и товары автоматически добавятся в корзину, а покупатель увидит общую сумму заказа и персональные скидки.



Рис 12. Оформление заказа с добавлением товаров в корзину

Удобное управление ценами в прайс-листе

Многообразие инструментов для быстрой настройки цен в прайс-листе – категории цен, скидки, наценки – все это назначается как для конкретного товара, так и для группы, или всего прайс-листа, что позволяет быстро формировать ценовое предложение.



Рис 13. Скидка на категорию товаров в прайс-листе

Автоматическая конвертация валют в прайс-листе по текущему курсу позволяет исключить целый пласт ручных работ и сократить количество ошибок.

Актуальные цены из учетной системы при настроенном обмене данных избавят от необходимости двойной работы.

Доступ к прайс-листу в любой момент с любого устройства

С онлайн-доступом к прайс-листу менеджер по продажам может в любой момент предоставить квалифицированную консультацию по товарам, дать доступ по ссылке на КП для нового клиента, или быстро актуализировать информацию, например, в соответствии с новым спец. предложением компании или изменениями в сроках поставки.

2.8 Организация документооборота, его классификация и регистрации, контроль и хранение
Организация документооборота — это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Также соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления документопотоков,

исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• 
  характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
  
• 
  маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
  
• 
  периодичность (стадии документооборота);
  
• 
  направленность движения.
  

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обуславливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота. Потоки документов, участвующих в документообороте представлены на рисунке 11.




Рис. 14. Классификация документопотоков
Документы классифицируют:

• 
  по признаку специализации: общие (административные); специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
  
• 
  по назначению: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.); по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка); предложения, заявления и жалобы граждан.
  
• 
  по месту составления: внутренние; внешние
  
• 
  по наименованию: акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
  
• 
  по количеству вопросов: простые (содержащие один вопрос); сложные (содержащие несколько вопросов
  
• 
  по срокам исполнения: срочные, несрочные.
  
• 
  по срокам хранения: постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет).
  
• 
  по степени подлинности: черновики (предварительная редакция документа); подлинники; копии.
  
• 
  по технике создания: рукописные; машинописные; типографские.
  
• 
  по форме:
  

- индивидуальные (произвольная форма);

- типовые (текст-образец);

- трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее - постоянная информация, а часть текста вписывается при его составлении - переменная информация).

Также документооборот делится на обычный и технический.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".
Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документ может быть зарегистрирован только один раз:

входящий — в день поступления,

исходящий — после подписания или утверждения (за исключением распорядительных документов, которым присваивается номер после их подписания)

Контроль документооборота – это система, в которую включены: постановка документа на контроль; проверка вовремя оформленной доставки документации ответственному исполнителю; заблаговременная проверка и регулировка движения исполнения документа; если нужно – пересмотр исполнительных сроков для документа; учет и обобщение итогов контроля за определенное время, а кроме этого по основной документации; уведомление руководства компании, иных должностных лиц, которые несут ответственность за организацию работы с документацией, об итогах контроля. Контролирование документооборота – одна из основных задач компании. Если нет соответствующего обеспечения, чтобы хранить и обрабатывать бумаги, создаются сильные помехи функционированию предприятия. Долгий поиск, потери, задержки отправления и получения, дубликаты документации замедляют нормальный ритм работы.

Если же у организации есть в составе структурные подразделения на удалении, то, когда понадобится определить правомерность какой-либо операции, работа компании может совсем остановиться. Правильный документооборот в компании необходим для эффективного менеджмента.

Если этот процесс не будет нормально функционировать, невозможно обеспечение финансового и управленческого учета. Организация системы контроля необходима для решения задач такого рода, как: учет движения исполнения документов; выявление нарушений исполнительного периода; уведомление руководителя компании о процессе исполнения документов; обнаружение и вовремя сделанная ликвидация факторов неисполнения документов; увеличение личной ответственности исполнителей за своевременность исполнения документов; укрепление исполнительской дисциплины. Необходимо контролировать весь оборот документации в компании. При этом нужно соблюдать сроки и объемы исполнения документов, а сами они обязаны соответствовать установленным требованиям, включая содержание, структуру, стиль изложения и оформление. Осуществление контролирующих функций может быть возложено на руководство компании либо глав структурных подразделений. Также этим занимаются ответственные исполнители – ведущие специалисты в каждом направлении деятельности. Отдельную контролирующую функцию выполняет отдел контроля исполнения документов, либо специально уполномоченное должностное лицо – инспектор по контролю исполнения документов (КИД).

Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Стадии документооборота:

• 
  поступления документов со стороны и оформление их на предприятии;
  
• 
  проработка и определенная обработка первичных документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию;
  
• 
  поступления первичных документов в бухгалтерию;
  
• 
  обработка документов в бухгалтерии:
  
  • 
    проверка документов по форме, содержанию и арифметическая проверка;
    
  • 
    оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документах;
    
  • 
    запись на документах бухгалтерских проводок;
    
  • 
    отражение операций, приведенных в документах, в учетных регистрах;
    
• 
  передача документов в архив бухгалтерии и обеспечение текущего хранения документов;
  
• 
  передача документов на хранение в архив предприятия, а затем в государственный архив (рис. 12).
  

Перечисленные этапы документооборота отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые осуществляются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполненных работ.



Рис. 15. Стадии документооборота

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю предоставляется выписка из графика. В извлечении приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, к которым подаются эти документы. Выписка из графика документооборота предприятия приведены в таблице 16.



Таблица 16. График документооборота по учету основных средств

Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.