ВКР. Организация кадрового документооборота на примере
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
Рисунок 2 - Основные функции кадрового документооборота в организации В системе управления персоналом утверждены и должны вестись следующие унифицированные документационные системы: - плановая документация, такая как плановые задания по кадровым вопросам, наряды, плановые расчеты по численности сотрудников, оплате труда и т.д.; - первичная учетная документация. Включает в себя документы, связанные с учетом труда и заработной платы; - отчетно-статистическая документация. К ней можно отнести документы, содержащие информацию по численности, учету рабочего времени, заработной плате, производственных показателях и т.п. - документация по социальному обеспечению содержит информацию по пенсиям сотрудникам, их льготам, пособиям, социальному страхованию и.т.п. - организационно-распорядительная документация. Это самая обширная категория, которая охватывает такие типы документов, как: акты, письма, заявления, приказы, положения, распоряжения, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, устав организации и др. Обеспечение движения необходимой документации между подразделениями Своевременная обработка поступающей и передаваемой информации Оформление документов в соответствии с утвержденной номенклатурой Размножение кадровой документации в случае ее надобности Функции кадрового документооборота Регистрация, учет и хранение кадровой документации Доведение документации до соответствующих работников системы управления персонала до исполнения Оформление необходимых документов в должном виде 12 Классификация кадровой документации представлена на рисунке 3. Правила внутреннего Коллективный договор Положение об охране трудового распорядка коммерческой тайны Инструкция по охране Должностные Журнал прохождения труда инструкции медицинских осмотров Положение о защите Положение об оплате График сменности персональных данных труда и премировании работников Штатное расписание Личные дела Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности Личная карточка Справки о трудовой деятельности Табель учета рабочего Копии приказов о времени приеме на работу и увольнении График отпусков Служебные записки Приказы по основной Докладные записки деятельности Приказы по личному Журналы учета составу военнообязанных Трудовая книжка Трудовой договор Заявление работников Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Журнал учета мероприятий по контролю Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда Рисунок 3 - Классификация кадровой документации 4 Внутренние документы организации делятся на 3 группы: - обязательные документы; 4 Кузнецова, И.В. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян.— Москва: Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2017. — 220 c. Внутренние документы организации Обязательные документы Документы, имеющие рекомендательный характер Документы, зависящие от специфики организации 13 - документы, имеющие рекомендательный характер; -документы, зависящие от специфики организации. В обязательном порядке в отделе персонала ведутся следующие кадровые документы: штатное расписание, график отпусков, личные карточки, табель учета рабочего времени, трудовые книжки, приказы по личному составу, трудовые договора 5 . Их подробное описание представлено в таблице 1. Таблица 1 Перечень обязательных кадровых документов, которые должны вестись специалистом по персоналу Наименование документа Содержание Штатное расписание Документ дает представление о структуре компании, должностях и о кладах сотрудников, количестве штатных единиц, фонде оплаты труда. Утверждается каждый год 1 января График отпусков Указываются даты, когда уходят в отпуск сотрудники. Должен быть утвержден руководителем компании не позднее, чем за две недели до нового года Личные карточки Дублируется информация, которую инспекторы по кадрам заносят в трудовые книжки (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение). Знакомят работника Табель учета рабочего времени Фиксирует отработанное и неотработанное рабочее время, служит основанием для расчета зарплаты. Табель сдают в бухгалтерию два раза в месяц Трудовые книжки Сведения о должностях, занимаемых работником, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания, по которым прекращен трудовой договор. Все записи в трудовые книжки заносятся на основании приказов Приказы по личному составу Фиксируют: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; направление в командировку; поощрение; прекращение (расторжение) трудового договора. Обязательно указываются основания для приказа Трудовые договоры Составляются в двух экземплярах, подписываются работодателем и работником. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя 5 Оксинойд, К. Э. Управление персоналом. Теория и практика. Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации. учебно-практическое пособие /К.Э. Оксинойд, Е.В. Розина - Москва: Проспект, 2019. - 125 c. 14 Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач: - документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя; -построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства; - регламентировать взаимоотношения работника и работодателя; - создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя; - разрешить трудовые споры. Выделяют четыре принципа кадрового документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность 6 : 1) Четкость - обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий. Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения. 2) Непрерывность - название принципа говорит само за себя. Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте. В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников. 3) Ритмичность - этот принцип перекликается с предыдущим. Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия. Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот. 4) Параллельность - без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа. Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками. 6 Пономарева, Н. Современные требования к кадровой службе (отделу) / Н. Пономарева. – Москва:АйПиЭр Медиа, 2020. – 234 с. 15 Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой. Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении при том условии, что у этих данных общий источник и общий преемник. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан (предложения, заявления, жалобы). Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. На 16 практике широко распространена внутренняя переписка. Она оформляется докладными и объяснительными записками, справками, рапортами. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения. Различают этапы обработки каждого из указанных потоков. Этапы обработки входящих документов: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация; - рассмотрение документов руководством; - передача на исполнение; - контроль исполнения. Этапы обработки исходящих документов включают: - составление чернового документа; - подготовку проекта документа; - его согласование (визирование); - удостоверение документа (подписание, утверждение, регистрация); - отправку документа. Внутренние документы на этапе их подготовки проходят стадии обработки исходящих документов, на этапе их получения структурными подразделениями фирмы - входящих. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. 17 1.2 Организация кадрового документооборота на предприятии Главное правило организации кадрового документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда 7 Особое место в системе управления персоналом организации занимают локальные нормативные акты, позволяющие организовать систему управления персоналом более эффективно, учитывая все нюансы отрасли. Локальные нормативные документы - это юридические документы, которые содержат нормы трудового права и осуществляют контроль трудовых и иных, связанных с ними, отношений, и утверждаются руководителем организации, а также не противоречат действующему законодательству и нормативно - правовым актам Российской Федерации 8 . Их разработка и создание осуществляется самой организацией с опорой на законодательную базу Российской Федерации. В локальных нормативных актах отражается система управления трудом на предприятии в целом, единая для всех сотрудников предприятия, в частности условия труда и его организация. Противовесом локальных нормативных актов выступают документы по личному составу, которые оформляются отдельно на каждого конкретного человека и содержат специфику его работы. Однако специфика работы каждого работника должна быть отражена в локальных нормативных актах, чтобы, например, при приеме на работу, у работодателя не возникало вопросов, в какой категории работы отнести данного работника. Все должно быть четко регламентировано, чтобы создать некую организационно – правовую базу относительно будущих отношений между работником и работодателем. Правовые нормы действующего законодательства разрешают коммерческим организациям регулировать отношения в пределах своего 7 Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - Москва:Academia, 2019. - 208 c. 8 Машурова, И. В. Технологии кадрового менеджмента: Учебно-практическое пособие, под ред. И. В. Машуровой. - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2020. – 305 с. 18 предприятия, но не выходить за рамки действующих в стране законов. В отличие от российских реалий, за рубежом организация кадрового делопроизводства построена иным образом. Большинство документов ведется в электронном виде 9 . Стоит отметить, что зарубежный (в США, Европе) опыт применения информационных технологий в кадровом документообороте и документообеспечении более наработан, по сравнению с Россией. Еще в далеком 2001 году был принят стандарт по управлению документами ISO: 15489-1-2001. В России этот стандарт был утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст под названием «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В 2001 году в Европе же была разработана и введена в эксплуатацию спецификация под названием «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота» (MoReq), которая сейчас усовершенствована и действует в новой версии MoReq2. Наличие этой спецификации подтверждает тот факт, что управление документами за рубежом не представляется возможным без применения информационных технологий 10 Делопроизводство уже давно не делится на бумажное и электронное, как принято в нашей стране. За рубежом документооборот представляет собой единую систему, которая основана на использовании современных информационных технологий 11 Второе отличие представляет собой то, что в соответствии со стандартом ISO: 15489-1-2001, процесс работы с документацией начинается не с момента регистрации документа (что для Российской системы делопроизводства является ключевым моментом), а с его экспертизы и определения сроков хранения. Регистрация, конечно же, ведется, но не является первостепенным 9 Демушина, О.Н. Д 31 Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина;– Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2020. –127с. 10 Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - Москва:Принт-Ди, 2019. - 142 c. 11 Десслер, Г. Управление персоналом / Г. Десслер. – Москва: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2019. – 801 с. 19 действием. Еще одним отличием является то, что в одну из функций делопроизводства представляет контроль исполнения документов. Для нашей страны эта функция является важнейшей в делопроизводстве, в то время как за рубежом этому действию не уделяется особого внимания. Сравнение российских и зарубежных методов ведения документооборота, которые способствуют выявлению отличий между ними, представлено в таблице 2. Таблица 2 Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота Признак Российские методы организации документооборота Западные методы организации документооборота Характер Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель – исполнитель). Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство. Контроль Отслеживание полного комплекса работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, туда заносится вся информация о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроле сроков исполнения и т.д. Отсутствие централизованного контроля в рамках всей организации. Регистрация Трудозатратный и сложный процесс регистрации документов в журналах регистрации или иных носителях информации Документы регистрируются непосредственными исполнителями, а некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации. Служб, занимающихся делопроизводством, не существует Бумажный носитель Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учетных системах. Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией. 20 Как видно из таблицы 2, российские и западные методы организации документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы компании, работающие в России, все больше склоняются к западным методам, т.к. они менее трудо- и временезатратны, что также сказывается на экономических показателях деятельности. Всё большее число организаций – государственных органов и коммерческих структур – внедряют в своё управление показатели оценки по основным направлениям деятельности и сбалансированные системы показателей. Стремясь к оптимальному использованию ресурсов и в рамках установленных форм отчетности, уже все научились оценивать финансовые результаты и измерять степень достижения поставленных целей. Назрела необходимость оценить, насколько система управления, организационные и информационные технологии соответствуют потребностям развития организации, выработать подход к оценке качества работы с документами, которые в современных условиях должны рассматриваться как ценнейший нематериальный актив. Перед службами документационного обеспечения управления ставят задачу разработки системы показателей оценки собственной деятельности, и, прежде всего, по важнейшей интеграционной функции «организация документооборота», предлагая включить в неё множество показателей, измерителей (индикаторов), установить их значения и «веса», возлагая таким образом ответственность за организацию работы с документами в целом. Показатели эффективности деятельности (KeyPerfomanceIndicators, KPI) – это набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности, которые являются (в определенный период деятельности) наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности организации 12 12 Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - Москва:Принт-Ди, 2019. - 142 c. 21 Традиционно главные и универсальные критерии оценки деятельности кадровой службы, впрочем, как и любого другого структурного подразделения, формулировались следующим образом: - полнота реализации основных задач и функций, закрепленных положением о подразделении; - полнота реализации предоставленных подразделению прав и ответственности. Дополнительными критериями являлись уровень квалификации сотрудников, степень механизации (а сейчас - автоматизации) выполняемых делопроизводственных и других операций. При оценке эффективности кадрового документооборота учитываются количественные показатели: - объем документооборота (сумма документопотоков поступающих, отправляемых и внутренних документов, проходящих через кадровую службу); - штатная численность кадровой службы; - нормы выработки (соблюдение нормативов времени) в процессе выполнения делопроизводственных операций. А также оцениваются качественные показатели: - количество (наличие или отсутствие) фактов утраты или потери документов; - соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере кадрового документооборота; - отсутствие нареканий на деятельность кадровой службы со стороны руководства организации; - отсутствие жалоб на работу и организацию взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями со стороны сотрудников организации. Внутренний кадровый аудит - это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов 22 работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах. Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита. Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории: Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финансовые показатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего состава и оправданности существующей системы поощрения. Экономический — основанный на сравнении социальных/экономических показателей предприятия с нормативными стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба. Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии. 23 Среди обязательных для проверки документов следует выделить: - трудовые контракты; - трудовые книжки и журнал учета их движения; - штатное расписание; - график отпусков; - персональные карточки и личные дела работников; - табели нормирования и учета рабочего времени; - приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи; -правила внутреннего распорядка; - соглашения о защите персональных данных; - инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением. Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства. Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как: - основанность на ТК РФ и других нормативных актах; - отсутствие признака нарушения прав работников; - объективное описание условий труда компании; - ознакомленность персонала с положениями; - правильность регистрации, учета и хранения документации; - актуальность внесенной информации; - наличие сведений о приеме и переводах работников; - указание всех необходимых кодов; - нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью. Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием. |