ВКР. Организация кадрового документооборота на примере
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
1.3 Программное обеспечение системы кадрового документооборота Основной целью совершенствования кадрового документооборота является: - установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления; - организация документооборота предприятия; - сокращение количества и повышение качества документов; - создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора; - обработки, движения, анализа информации; - совершенствование работы аппарата управления. Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его улучшение. А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов. Необходимо перейти на новую систему ведения документооборота, потому что тенденции развития не стоят на месте. И законодательные аспекты все больше лежаться на электронный метод работы (банковские карты, сайт госуслуги, электронные архивы), возможно в ближайшем будущем, электронный документооборот станет обязательным и тогда многие компании просто не выдержат таких темпов развития и будут вынуждены сойти с рынка. Современные системы электронного документооборота также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач. Типы систем электронного документооборота: 1. Системы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов; 2. Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные 25 картотеки) основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации; 3. Системы, управляющие электронными архивами с документацией, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников; 4. Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией; 5. Информационные системы электронного документооборота - управляющие устройствами для хранения данных. Таблица 3 Современные программы продуктов на 2019-2021 гг. Программа Функции Стоимость год "БОСС- Кадровик" - Позволяет управлять бизнес-процессом и его результатами, а также выстраивать взаимодействие с другими бизнес-процессами управления персоналом в рамках единого информационного пространства; - Позволяет сформировать квалификационный профиль работника и использовать в процессе его оценки, назначении на должность - Позволяет вести полную историю прохождения (или не прохождения по различным причинам) сотрудником мероприятий разного профиля, а также проводить анализ по требующимся в организации основаниям; - Управление бизнес-процессом "Управление подготовкой персонала" во взаимосвязи с другими процессами всей системы управления персонала организации; 9 540 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (базовая версия). – Продукт для небольшой организации, позволяющий на одном рабочем месте в полном объеме автоматизировать ведение кадрового учета, расчета заработной платы и исчисления необходимых налогов и взносов в соответствии с требованиями законодательства. 8 100 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ. - Позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции 36 000 26 управления персоналом (подбор, обучение, мотивация). 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП Комплексное решение для автоматизации всех задач управления персоналом на средних и крупных предприятиях, для которых эффективное управление человеческими ресурсами является необходимым условием успешной работы на рынке. Продукт позволяет решать задачи реализации кадровой политики и оценки персонала на современном уровне, быстро обрабатывать информацию о состоянии персонала предприятия и давать качественные и заключения о способностях работников, принимать управленческие решения. 187 000 Кадровая программа "Фараон". Программный продукт автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, рассчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д. 15 000 Store365 электронный документооборо т в облаке. В системе ELMA365 удобно работать с файлами и документами. Можно настраивать маршруты документооборота — электронную канцелярию, согласование служебных записок, счетов и договоров. Права на просмотр и редактирование документов легко разграничивать. 39 588 «АРХИВНОЕ ДЕЛО» Разработчик компания «Электронные Офисные Системы» - Ведение номенклатуры дел - Архивный документальный фонд - Формирование и оформление дел - Акты об уничтожении - Сводные описи дел 18900 Контур. Кадры. Разработчик СКБ Контур - Автоматизация большинства кадровых бизнес- процессов; - Детальная проработка на всех этапах; - Регламентированная отчетность; - Гибкая настройка внутренней аналитики; - Разработана с учетом ФЗ-152 «О защите персональных данных». 6 000 Отдел кадров Плюс - Штатное расписание; - Должностные инструкции; - Кандидаты на прием; - Личная карточка; - Список сотрудников; - График работы; - Отпусков; - Табель учета рабочего времени; - Стаж; - Отчеты 6900 27 При электронном кадровом документообороте в управлении персонала, организация получит: - повышение эффективности деятельности компании; - сокращение затрат (уменьшение расходов на бумажные документы, продуктивность работы сотрудника, не отвлекаясь на непроизводительные действия, например, поиск документа); - увеличение прибыли (изменение корпоративной культуры, ускорение информационных потоков). Но чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов. Например, если работа нескольких отделов пересекается, то регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого подразделения. При разработке инструкции о работе с подрядчиками указывают, что соответствующие документы готовит проектный отдел, а руководитель проектного отдела - что финансовый. Выход из этой ситуации только один - переговоры. Если же регламент создается несколькими отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои замечания, а затем они обсуждаются совместно. Можно также порекомендовать периодически, например, раз в месяц, просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из «цепочки» документооборота. Когда регламент разрабатывают сотрудники, которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что, ни один регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть результаты его нарушения. Ни случаи 28 принятия волевых решений, ни процедуры административного воздействия не должны оставаться за пределами регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания - это скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в новый документ. И обязательно вести правильно кадровое делопроизводство. Кадровое документооборот будет считаться организованным, если выполнять ниже перечисленные правила: 1. Иметь в наличии все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени; 2. Осуществить порядок разработки, ввода в действие и применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу; 3. Проверить на соответствие норм трудового законодательства локальные нормативные акты; 4. Содержание трудовых договоров должно отвечать требованиям ТК РФ; 5. Необходимо своевременно и грамотно оформлять и вести важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные карточки; 6. Правильно документировать трудовые отношения с отдельными категориями работников (например, с руководителями организаций, совместителями, иностранными работниками, пенсионерами и др.); 7. Правильно документировать возникающие в трудовых отношениях ситуации в связи с непониманием, какими видами документов оформляются те или иные отношения между работодателем и работником; 8. Своевременное реагировать на унифицированные формы 29 организационно-распорядительных документов и первичных учетных документов по учету труда и его оплаты; 9. Правильно оформлять кадровые документы, чтоб они имели юридическую силу; 10. Резолюции, проставляемые руководителями организаций на заявлениях работников, должны соответствовать законодательству о работе с обращениями граждан; 11. Кадровые документы регистрировать текущим числом; 12. Документы прошлых лет хранить и уничтожать согласно нормам архивного законодательства и правил работы архивов. Изучение теоретических основ совершенствования кадрового документооборота позволяет провести исследование кадрового документооборота во второй главе квалификационной работы. Выводы по 1 главе: Кадровый документооборот – совокупность всех элементов деятельности, документирующая трудовые отношения, включая не только документацию, но и схему движения документооборота, специалистов, а также используемые технологии. Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его улучшение - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Если создать порядок и наладить систему документооборота, то это поможет компании избавиться от большого количества проблем. Руководство сможет контролировать работу кадров, будут своевременно отправляться документы в различные подразделения, сократиться возможность потери документов, а также отсутствие штрафов укрепит финансовую составляющую компании. Грамотно построенная система документооборота не только упрощает работу организации, но и позволяет существенно повысить эффективность управления компании. 30 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ИТЦ «ЗЕМЛЕСПРОЕКТ» 2.1 Краткая характеристика организации В качестве объекта исследования было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «Информационно-технический центр «ЗемЛесПроект» создано и зарегистрировано Администрацией Центрального района г. Красноярска 14 мая 2007 года. ИНН 2466151545, КПП 246301001, ОГРН 1072466008196 Юридический адрес: 660036, г. Красноярск, ул. Академгородок, д. 50, стр. 19, а/я 26735, E-mail: pto@zemles.com. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Информационно- технический центр «ЗемЛесПроект», сокращенное фирменное наименование на русском языке: ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект». Общество является коммерческой организацией. Основной направления деятельности: - землеустройство; - лесоустройство; - кадастровые работы; - инженерно-геодезические изыскания. Специализация - инженерные изыскания и проектирование. ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект», предоставляет такие услуги как: - разработка и утверждение межевых планов; - разработка проектной документации лесного участка; - согласование с органами государственной власти; - разработка и согласование договора аренды лесного участка с МЛХ КК; - разработка и сопровождение государственной экспертизы проектов освоения лесов; - разработка и подача лесной декларации в контролирующие органы; 31 - разработка отчетов об использовании лесов; - перевод земельных участков из одной категории в другую. Информационно-технический центр имеет опыт более 5 лет работы на проектно-изыскательских работах, разного функционального назначения, уникальных и технически сложных объектах. ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Работа проводится в рамках действующего законодательства, а также в рамках других нормативных документов. Основные законодательные акты: 1. Земельный кодекс Российской Федерации от 25.10.2001 № 136-ФЗ; 2. Лесной кодекс Российской Федерации от 04.12.2006 № 200-ФЗ; 3. Водный кодекс Российской Федерации от 03.06.2006 № 74-ФЗ; Компания располагает всеми необходимыми для заявленных работ лицензиями и допусками саморегулируемых организаций, а также имеет специализированное техническое оборудование и программное обеспечение. Сотрудники информационно-технического центра обладают богатым опытом производства работ, активно взаимодействуя при этом с органами государственной власти, научными и образовательными учреждениями для более оперативного и эффективного решения поставленных задач. Основными видами деятельности Общества являются: 1. Проектирование. Подготовка и утверждение градостроительной документации для размещения линейных и площадных объектов различного уровня; 2. Кадастровые работы. Постановка на государственный кадастровый учет земельных (лесных) участков, объектов капитального строительства, внесение сведений в ЕГРН об охранных зонах; 3. Оформление лесных участков и лесоустроительных работы. Разработки и согласование проектной документации на лесные участки прочее; 4. Инженерные изыскания. Комплекс работ в состав которых входят: инженерно-геодезические, инженерно-геологические, инженерно- гидрометеорологические, инженерно-экологические изыскания; 32 5. Экологическое проектирование. Охрана атмосферного воздуха, экологическое сопровождение, разработка и согласование проектов рекультивации земель; 6. Водопользование. Полный комплекс услуг по подготовке и согласованию в надзорных органах разрешительной документации по вопросам водопользования; 7. Землеустроительная экспертиза и оценка. Перед организацией ставятся задачи разного типа и сложности. Для успешного выполнения требуется детальный анализ исходных данных и слаженная работа коллектива на всех ступенях ее решения. Работа в организации проходит в следующем порядке: Заказчик обращается в компанию для выполнения определенного типа работ. Например, потенциальный пользователь проектирует строительство линии электропередач. Для выполнения поставленной задачи требуется провести определенный комплекс работ. Главный инженер проводит анализ поступивших исходных данных, после чего передает работу в отдел лесоустройства. Юристы, взаимодействуют с отделом инженеров, для уточнения объемов работ, после чего формируют техническое задание на разработку, сопровождение и согласование документации: - кадастровый учет; - проектная документация; - договор аренды; - проект освоения лесов; - лесная декларация. Далее техническое задание направляется Заказчику на согласование. После чего составляется договор на оказание услуг, и выполнении перечисленных видов работ, в котором указаны: стоимость, сроки и обстоятельства, не зависящие от исполнителя. После подписания договора компания приступает к выполнению работ. Работа выстраивается по 33 следующим этапам: выезд геодезиста на местность проектирования, определение границ объекта, разработка межевого плана, постановка на государственный кадастровый учет, разработка и утверждение проектной документации, разработка договора аренды лесного участка и регистрация в органах государственной власти. Параллельно проводится разработка проекта освоения лесов и после получения отметки о регистрации договора аренды, проект освоения лесов направляется на государственную экспертизу в Министерство лесного хозяйства Красноярского края. После прохождения экспертизы в регламентированные сроки, компания получает на руки проект освоения лесов с положительным экспертным заключение и приказом об ее утверждении. Далее проводится проверка полученных документов на наличие ошибок и неточностей. После чего, разрабатывается и направляется лесная декларация в органы государственной власти (лесничество), на землях которого расположен данный объект. Данный документ является последним этапом в оформлении разрешительной документации для использования лесного участка в целях строительства заявленного объекта. После чего, формируется землеустроительное дело для передачи отчетных материалов арендатору. Информационно-технический центр «ЗемЛесПроект» предлагает выполнение всех работ «под ключ». Такой подход позволяет Заказчику экономить время и средства на поиске и общении с другими подрядчиками. Организационная структура предприятия ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» представлена на рис. 4. Как видно, данная структура относится к линейно-функциональному типу, который характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев и усилением координации и функционирования в процессе осуществления управленческой деятельности. Линейное звено (директор) занимается только разработкой задач, планов и управлением. Начальникам отделов подчиняются люди, работающие в этих отделах. Функциональным звеном является бухгалтерия, потому что фактически она не 34 подчиняется даже руководителю центра, и выполняет исключительно свои функции. Преимущества данной структуры заключаются в следующем: - высвобождение линейных руководителей от решения многих специализированных вопросов; - высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; - личная ответственность руководителя за конечные результаты работы своего подразделения; - построение связей «руководитель-подчиненный» по иерархической лестнице, при которой каждый работник подчиняется своему непосредственному руководителю. К основным недостаткам можно отнести такие, как: - возможная заинтересованность каждого звена в достижении своей «узкой» цели, а не целей организации; - чрезмерно развита система взаимодействий по вертикали; - трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами; - удлиняется процедур принятия управленческих решений. |