ВКР. Организация кадрового документооборота на примере
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
Начальник отдела кадров 1,5 6,0 Технический директор 2,0 4,0 Финансовый директор 2,5 4,5 Главный бухгалтер 2,0 5,5 Итого 2,0 5,5 По данным таблицы видно, что каждому из мероприятий по совершенствованию кадрового документооборота дали разные оценки. Проведем расчет эффективности первого мероприятия и представим результаты в табличной форме (таблица 19). Таблица 19 Расчет эффективности совершенствования схемы движения кадрового документооборота № п/п Показатель Методика расчета Расчет показателя 1 Рост производительности труда, % Средневзвешенная оценка экспертов 2,0 2 Условная экономия численности работников, чел. Эч=Чр* ПТ/ (100+ ПТ) Эчр =45 * 2 / (100+2)=0,88 3 Рост производительности труда по предприятию, % ПТпп= (Эч*100)/(Чр-Эч) ПТпп= (0,88*100)/ (45-0,88) =2,00 4 Условно-годовая экономия поз/п, тыс.руб. Эзп =Эч*Зср Эзп =0,88*131,04 =115,32 5 Условно-годовая экономия по отчислениям на социальные нужды, тыс.руб. Эсн =Эзп*Сот/100 Эсн =115,32*30,2/ 100 =34,83 6 Затраты на проведение мероприятий - - 7 Условно-годовая экономия по мероприятию, тыс.руб. Эгод = Эзп+Эсн- Зм1 Эгод =115,32+34,83 =150,15 72 Проведенные расчеты экономической эффективности показывают, что в результате совершенствования схемы движения кадрового документооборота, рост производительности труда увеличится на 2 процента, условно-годовая экономия численности работников – 0,88 человек, условно- годовая экономия – 150,15 тысяч рублей. Таким образом, организация получает качественно организованный кадровый документооборот, и как следствие, рост производительности труда. Далее проведем расчет эффективности второго предложенного нами мероприятия – внедрение системы электронного кадрового документооборота. Представим полученные нами данные в табличной форме (таблица 20). Таблица 20 Расчет эффективности внедрения системы электронного кадрового документооборота № п/п Показатель Методика расчета Расчет показателя 1 Рост производительности труда, % Средневзвешенная оценка экспертов 5,5 2 Условная экономия численности работников, чел. Эч=Чр* ПТ/ (100+ ПТ) Эчр =45 * 5,5 / (100+5,5) =2,35 3 Рост производительности труда по предприятию, % ПТпп= (Эч*100)/(Чр-Эч) ПТпп= (2,35*100)/(45- 2,35) =5,5 4 Условно-годовая экономия поз/п, тыс.руб. Эзп =Эч*Зср Эзп =2,35*131,04 =307,94 5 Условно-годовая экономия По отчислениям на Социальные нужды, тыс.руб. Эсн =Эзп*Сот/100 Эсн =307,94*30,2/100 =93,0 6 Затраты на проведение мероприятий, тыс.руб. Таблица 3.2 116,66 7 Условно-годовая экономия по мероприятию, тыс.руб. Эгод =Эзп+Эсн- Знпм Эгод =307,94+93,0- 116,66 =284,28 Расчет экономической эффективности показал, что в ходе реализации данного мероприятия, рост производительности труда составит 5,5 процентов, условно-годовая экономия численности работников – 2,35 человека, условно- 73 годовая экономия – 284,28 тысяч рублей. Мероприятие было предложено с целью совершенствования кадрового документооборота на предприятии. Представим рассчитанные нами показатели экономической эффективности от предложенных мероприятий в сводной таблице (таблица 21). Таблица 21 Сводная таблица показателей экономической эффективности рекомендуемых мероприятий Мероприятие Условное высвобождение численности работников, чел. Рост производит ельности труда, % Условно- годовая экономия ,тыс.руб. Совершенствование схемы движения кадрового документооборота 0,88 2,0 150,15 Внедрение системы электронного кадрового документооборота 2,35 5,5 284,28 Итого: 3,23 7,5 434,43 Проведенные расчеты показывают, что в результате реализации предложенных мероприятий общий рост производительности составит 7,5 процентов, условное высвобождение численности работников - 3,23 человек, а условно- годовая экономия в целом составит 434,43 тысяч рублей, что существенно для исследуемой организации ввиду общей численности персонала и размеров бизнеса. Исходя из данных расчетов, внедрение в деятельность компании электронной системы документооборота является экономически выгодным мероприятием. Социальная эффективность от внедрения данного мероприятия включает в себя несколько пунктов: 74 - у сотрудников появляется возможность коллективно обрабатывать документы, что исключено при бумажном делопроизводстве; - процесс поиска необходимых документов заметно ускоряется; безопасность обрабатываемой информации существенно возрастает по сравнению с бумажными носителями, т.к. работать в программе может только зарегистрированный пользователь с определенным уровнем доступа; - способ хранения документов становится более удобным и безопасным, что обеспечивается за счет хранения документов в электронном виде на защищенном сервере. Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики. Успешное внедрение системы электронного документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» позволит менеджеру по персоналу, в связи с уменьшением бумажной работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого меньше уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых обязанностей помимо организации кадрового документооборота. Помимо всего вышеперечисленного одним из важнейших преимуществ применения в своей деятельности системы электронного документооборота является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается общая культура использования современных информационных технологий. Подводя итог данной главы, можно сделать выводы о том, что: внедрение системы электронного кадрового документооборота дает реальный 75 экономический эффект, что позволит организации ежемесячно экономить средства, в связи с чем будет увеличиваться размер ее прибыли. Выводы по 3 главе: На сегодняшний день автоматизация документооборота является не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а острой необходимостью в условиях жесткой конкуренции рынка. Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат границы между сотрудниками, позволяя им более оперативно устанавливать контакт друг с другом. Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики. 75 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с документами, которые находятся в обращении в системе управления персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь, представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации. Главное правило организации кадрового документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. В качестве объекта исследования было выбрано Общество с ограниченной ответственностью «Информационно-технический центр «ЗемЛесПроект» создано и зарегистрировано Администрацией Центрального района г. Красноярска 14 мая 2007 года. Исследование системы управления персоналом показало, что на предприятии наблюдается повышение квалификации работников, но при этом текучесть кадров на предприятии не снизилась. Отсутствие затрат на обучение работников за последние два года отрицательно влияют на развитие персонала Документационным обеспечением в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» занимается менеджер по персоналу. Сотрудник отдела кадров ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» имеет дело с большим объёмом служебной документации - приказы, акты, справки, заявления, договора. Внутри компании существует четкий порядок, в соответствии с которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе кадрового документооборота. 76 В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и проводит обработку соответствующей документации, которая координирует деятельность каждого отдельного структурного подразделения. Отдел кадров включает в себя 2 человек - начальника отдела кадров и менеджер по персоналу, который и занимается непосредственным документационным обеспечением: централизованно регистрируют все входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление сотрудников с созданными документами. Ответственным за хранение всех видов документов является менеджер по персоналу. В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает достаточным количеством времени на обработку такого большого количества информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений. Современный уровень развитию научно-технического прогресса позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию. Исследование кадрового документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» выявило следующие существенные проблемы: - большой объем документов и отсутствие достаточного количества времени на их обработку; - увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений; - рост количества фактов утраты или потери документов. В целях совершенствования кадрового документооборота для решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий: 77 1) внедрить систему электронного документооборота. 2) оптимизировать схему движения кадрового документооборота Сегодняшний уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный поток предприятия. Важнейшим результатом внедрения системы электронного документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы всей компании. Электронная система кадрового документооборота становится необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики. Успешное внедрение системы электронного кадрового документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» позволит менеджеру по персоналу, в связи с уменьшением бумажной работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого меньше уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых обязанностей помимо организации кадрового делопроизводства. Помимо всего вышеперечисленного одним из важнейших преимуществ применения в своей деятельности системы электронного документооборота является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается общая культура использования современных информационных технологий. Подводя итог исследования выпускной квалификационной работы, можно сделать выводы о том, что: внедрение системы электронного кадрового документооборота дает реальный экономический эффект, что позволит организации ежемесячно экономить средства, в связи с чем будет увеличиваться размер ее прибыли. Таким образом, все задачи ВКР решены, цель достигнута. 78 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Конституция Российской Федерации. - Москва: Эксмо, 2017. 2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51 – ФЗ (ред. от 03.02.2021) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». 3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2021)// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». 4. «Об информации, ее защите и информационных технологиях»Федеральный закон от 27.07.2006 N 149 – ФЗ (ред. От 18.03.2021)// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс» 5. «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 N 125 – ФЗ (ред. от 28.12.2017)// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс» 6. «О коммерческой тайне» Федеральный закон от 29.07.2004 N 98 – ФЗ (ред. от 18.04.2018)// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс» 7. «Об обязательном экземпляре документов» Федеральный закон от 29.12.1994 N 77 – ФЗ (ред. от 03.07.2016)// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс» 8. «О трудовых книжках» Приказ Минфина РФ от 22.12.03№ 117н.//Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] /Компания «Консультант Плюс». 9. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». 79 10. «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» Постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03//Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». 11. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» Постановление Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28// Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». 12. Алавердов А. Р. Управление человеческими ресурсами организации: Учебник. – Москва: МФПУ «Синергия», 2019. –558с. 13. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - Москва:: Инфра-М, 2018. - 180 c. 14. Вялова, Л.М. Кадровое делопроизводство. Учебник / Л.М. Вялова. - Москва:Academia, 2019. - 160 c. 15. Гладкий, А.А. 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. 100 уроков для начинающих / А.А. Гладкий. - Москва:Эксмо, 2019. - 272 c. 16. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – Москва: Проспект, 2019. – 480 с. 17. Демушина, О.Н. Д 31 Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина;– Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2019. –127с. 18. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – Москва:МЦФЭР, 2018. – 560 с. 19. Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - Москва:Принт-Ди, 2019. - 142 c. 20. Дейнека А. В. Управление персоналом: Учебник / А. В. Дейнека. — Москва: Дашков и К, 2020. — 292 с. 80 21. Десслер, Г. Управление персоналом / Г. Десслер. – Москва: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2019. – 801 с. 22. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник / А.Я. Кибанов — Москва: ИНФРА-М,2018. — 695 с. 23. Кибанов А. Я. Основы управления персоналом: учебник /А.Я. Кибанов– Москва: ИНФРА-М., 2019. – С. 295. 24. Каштанова, Е.В. Управление персоналом: теория и практика. Управление деловой карьерой, служебно-профессиональным продвижением и кадровым резервом: учебно-практическое пособие / Е.В. Каштанова. - Москва: Проспект, 2019. - 64 c. 25. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2018. - 477 c. 26. Кузнецова, И.В. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие / И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян.— Москва: Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2017. — 220 c. 27. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 96 c. 28. Лобанова, Т.Н. Организация и персонал. Современная концепция управления. Специализированный обучающий кейс-курс / Т.Н. Лобанова. - Москва: БДЦ-пресс, 2018. - 108 c. 29. Максимова, Л. В. Управление персоналом: основы теории и деловой практикум: учебное пособие/ Л. В. Максимова. — Москва:Альфа-М: ИНФРА, 2019. — 256 с. 30. Мазура, И. И. Эффективный менеджмент: Учебное пособие для вузов / Под общ. ред.— Москва: Высшая школа, 2019. 31. Машурова, И. В. Технологии кадрового менеджмента: Учебно- практическое пособие, под ред. И. В. Машуровой. - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2019. – 305 с. 81 32. Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. - Москва: Омега-Л, 2018. - 79 c. 33. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: Учебник и практикум / Б.Е. Одинцов. - Люберцы: Юрайт, 2020. - 206 c. 34. Оксинойд, К. Э. Управление персоналом. Теория и практика. Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации. учебно-практическое пособие /К.Э. Оксинойд, Е.В. Розина - Москва: Проспект, 2019. - 125 c. 35. Орловский, Ю.П. Кадровое делопроизводство / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина. – Москва: Контракт, 2018. – 144 с. 36. Пономарева, Н. Современные требования к кадровой службе (отделу) / Н. Пономарева. – Москва:АйПиЭр Медиа, 2019. – 234 с. 37. Паршина, А.Л. Кадровое делопроизводство: учебное пособие. – Курск: НВУЗ АНО РФЭИ. 2019. - 112с. 38. Платко, А.Ю. Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления /А.Ю. Платко // Иннов: электронный научный журнал. -2017. - №4 (33). - C.1-21 39. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - Москва:Academia, 2019. - 208 c. 40. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно- практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - Москва: Проспект, 2020. - 784 c. 41. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — Москва: Издательский центр «Академия», 2018. — 224 с. 42. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин - Москва: Эксмо, 2018. - 233с. 43. Составляем график отпусков [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.zarplata-online.ru/art/60650 82 44. Турчинова, А. И. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. И. Турчинова. – Москва: Изд-во РАГС, 2020. – С. 362. 45. Управление персоналом организации. Практикум: учеб. пособие / Под ред. д.э.н., проф. А.Я. Кибанова. - Москва: ИНФРА-М, 2018. - 365 с. 46. Чекмарев, О.П. Мотивация и стимулирование труда: учебно- методическое пособие. – Санкт-Петербург: Питер, 2017. – 343 с. 47. Шекшня, С. В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие / С. В. Шекшня. – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2019. - 505с. |