ВКР. Организация кадрового документооборота на примере
 Скачать 1.76 Mb.
|
|
службы со стороны руководства организации 3 2 4 Количество жалоб на работу и организацию взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями со стороны сотрудников организации 5 7 6 В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает достаточным количеством времени на обработку такого большого количества информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений. Современный уровень развитию научно-технического прогресса позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию. Таким образом, проведя анализ кадрового документооборота ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» нами была выявлена проблемы, которые состоят в том, что с 60 каждым годом количество документов все больше увеличивается, и менеджер по персоналу не имеют достаточного резерва времени на их обработку. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации представлены в следующей главе работы. Выводы по 2 главе: Технико-экономические показатели работы предприятия – это система измерителей, характеризующая материально-производственную базу предприятия и комплексное использование ресурсов. Технико- экономические показатели применяются для планирования и анализа организации производства и труда, уровня техники, качества продукции, использования основных и оборотных фондов, трудовых ресурсов и т.д. Движение рабочей силы на предприятии, связанное с приемом и увольнением работников, является важным объектом анализа, поскольку уровень стабильности кадров – один из факторов, оказывающих влияние на производительность труда и эффективность производства. Ведение документации, регламентирующей процесс управления персоналом ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект», помогает достичь определенного равновесия во взаимоотношениях работодателя и работников с помощью строгой регламентации их прав и обязанностей. 61 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ИТЦ ЗЕМЛЕСПРОЕКТ» 3.1 Рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота Исследование кадрового документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» выявило следующие существенные проблемы: - большой объем документов и отсутствие достаточного количества времени на их обработку; - увеличение количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений; - рост количества фактов утраты или потери документов. В целях совершенствования кадрового документооборота для решения этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий (схема представлена на рис. 14): 1) внедрить систему электронного документооборота. 2) оптимизировать схему движения кадрового документооборота. Рисунок 14 - Направления совершенствования кадрового документооборотав ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» Сегодняшний уровень развития современных информационных технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный поток предприятия. Направления оптимизации кадрового документооборота Внедрение системы электронного кадрового документооборота Совершенствование схемы движения кадрового документооборота 62 На сегодняшний день автоматизация документооборота является не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а острой необходимостью в условиях жесткой конкуренции рынка. В данной главе будут рассмотрены преимущества, которые можно получить при переходе с бумажного документооборота на систему электронного документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект». Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат границы между сотрудниками, позволяя им более оперативно устанавливать контакт друг с другом. А обмен документами при этом обеспечивает огромную экономию рабочего времени, которое тратится на изготовление, движение и дальнейшее преобразование документа. Данное мероприятие представляет собой установку электронной системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой документацией между сотрудниками и отделом персонала. «1С: Зарплата и управление персоналом» позволяет отделу кадров: 1. вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства; 2. учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников): прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору); управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников; кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот; перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между организациями в пределах одной информационной базы; 63 прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ; изменение графика работы без кадрового перевода; перемещение между территориями с различными условиями труда; назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа; увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении; возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения); регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны обслуживания»; 3. вести учет персональных данных работников: ведение личных дел в информационной базе; возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним; формирование личных карточек работников по форме Т-2; 4. вести учет персональных данных работников: ведение личных дел в информационной базе; возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним; формирование личных карточек работников по форме Т-2; 64 проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров); 5. осуществлять воинский учет: учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету; учет сотрудников, пребывающих в запасе; учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время; учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к плавсоставу; подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для военных комиссариатов; 6. осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ: учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии); ведение списков, занятых на вредных профессиях; учет стажа, дающего право на досрочную пенсию; 7. формировать декларации соответствия условий труда государственным нормативам по результатам спец оценки; 8. вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска: учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий сотрудников; дополнительные отпуска; учебные отпуска; расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков; оценочные обязательства (резервы) по отпускам; 9. вести учет рабочего времени: 65 возможность ведения нескольких производственных календарей: основного и региональных; настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени; использование нескольких видов планового времени; регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени); анализ эффективности использования и потерь рабочего времени; 10. вести штатное расписание: хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания; учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ; контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями; формирование штатной расстановки; наличие регламентированной формы отчета Т-3; возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.); возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания; возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»; указание для подразделений даты формирования и 66 расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника; фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником; использование совокупной тарифной ставки. Модуль «1С: Документооборот» программы «1С: Зарплата и управление персоналом» позволит всем сотрудникам организации ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» оставлять свои заявки на отпуск, на заказ справок и другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности, в программе, из которой заявка будет «прилетать» непосредственно специалисту, который занимается оформлением приказов. Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща этому процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут затеряться. Все заявки будут централизованно располагаться в программе, исключая возможность быть незамеченной менеджера по персоналу, т.к. все неоформленные заявки выделены жирным шрифтом. Так же работа в этой программе позволит дисциплинировать сотрудников, поскольку не вовремя поданные заявки не будут обрабатываться. Например, заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть оплачен за 3 дня до его начала. Так как все документы в организации проходят довольно длинную цепочку одобрений и согласований, то применение электронной системы документооборота позволит организовать этот процесс более рационально. Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее время сотрудников отдела персонала, но и средства компании. 67 Одним из направлений улучшения кадрового документооборота является совершенствование схемы кадрового документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект», которая представлена в таблице 16. Внедрение схемы кадрового документооборота в ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» позволит оптимизировать кадровый документооборот. Таблица 16 Организация кадрового документооборота вООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» Функции персонала Получает документаци ю Разрабаты вает документа цию Передает документ ацию Примеч ание Проведение работы по изучению деловых и профессиональных качеств линейных руководителей 1. Личные дела на работающих 2. Анкеты и рекомендации на вновь принимаемых на работу 1. Предложения о зачислении в резерв или о замещении вакантной должности; служебная записка с обоснованием отказа. 2. Предложение о приеме на работу или служебная записка с обоснованием отказа Директору, менеджеру по персоналу для подготовки проекта приказа Личные дела передают ся менеджер у по персонал у Осуществление контроля за режимом работы предприятия 1. Докладнаязап иска. 2. Докладная записка с проектом приказа Директору С визой юрисконс ульта на проекте приказа Контроль за выполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по вопросам подбора, расстановки и Докладная записка с проектом распоряжени я Директору Виза юрисконс ульта 68 перемещения кадров Своевременное Представление отчетности по кадровой политике Указания руководства Отчеты, справки, доклады Директору Рассмотрение заявлений и жалоб работников по вопросам соблюдения трудового и административного законодательства Заявления работников Протоколы рассмотрения жалоб и заявлений; докладные записки Руководите лям соответств ующих подразделе ний Заключен ие юрисконс ульта Рассмотрение предложений структурных подразделений о внесении изменений в их структуру и штат Служебные записки руководителей структурных подразделений Проект приказа с докладной запиской Директору и руководите лям соответств ующих подразделе ний Виза руководи телей функцион альных подразде лений Участие в работе комиссии по проведению аттестации руководящих работников Распоряжение директора о проведении аттестации Проект приказа о составе аттестационн ой комиссии и план- график проведения аттестации; указание о подготовке необходимого пакета документов для аттестации Директору, менеджеру по персоналу Рассмотрение совместно с линейными руководителями подразделений предложений по вопросам назначения, перемещения, увольнения руководящих работников, установления должностных окладов и надбавок Служебные записки руководителей подразделений Проект приказа с докладной запиской Директору Виза юрисконс ульта 69 к ним, поощрения и наложения дисциплинарных взысканий Проведение систематического анализа текучести кадров на предприятии Справки от менеджера по персоналу Предложения по закреплению кадров Директору 3.2 Оценка эффективности предложенных рекомендаций Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из способов повышения конкурентоспособности любой организации. Внедрение системы электронного кадрового документооборота поможет сотрудникам ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» более эффективно распределять свое время на работу с документами, избегая возникающих с ними проблем. Эффектом от внедрения предложенных рекомендаций в деятельность ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект»является: - прямой экономический эффект за счет экономии материальных и трудовых затрат на работу с документацией; - эффект за счет упрощения деятельности, связанной с работой с документами; - эффект за счет сокращения времени, которое тратится на оформление документов; - эффект от организации всеобъемлющего контроля за ходом движения, оформления и исполнения документов. Внедрение в деятельность системы электронного кадрового документооборота позволит ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» добиться социально-экономической эффективности. Экономическая эффективность подразумевают под собой сокращение затрат, т.е. они могут быть выражены в денежном эквиваленте. К ним относятся фактическое освобождение места, снижение затрат на бумагу и средства для 70 печати документов (картриджи), а также снижение затрат на ресурсы для оформления документов: технику и людей. Для расчета предполагаемой экономической эффективности для начала необходимо рассчитать все расходы на внедрение системы. Статьи расходов, необходимые для внедрения системы электронного кадрового документооборота, представлены в таблице 17. Таблица 17 Расходы, необходимые для внедрения системы Электронного кадрового документооборота № п/п Статья расходов Стоимость, Руб. 1 Клиентская лицензия на 5 рабочих мест 87000 2 Годовое обслуживание программы 18000 3 Работа по внедрению системы 11656 Общая стоимость 116656 Стоимость работ по внедрению системы включает в себя настройку ПО на каждом компьютере, создание отдельной учетной записи для каждого сотрудника организации, а также проведение обучения сотрудников работе в данной программе. После рассмотрения части расходов, переходим к части расчета экономической эффективности. Прежде чем произвести расчет эффективности проекта по совершенствованию кадрового документооборота представим результаты оценки экспертов роста производительности труда. В рамках исследования был проведен опрос четырех руководителей ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» для получения их экспертного мнения об изменениях в уровне производительности труда работников после внедрения рекомендуемых мероприятий. Результаты опроса представлены в виде сводной таблицы по итогам анализа экспертного мнения руководителей ООО «ИТЦ «ЗемЛесПроект» по всем предложенным мероприятиям (таблица 18). |