Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами

• Название: Основные понятия управления проектами
• Анкор: Обеспечение проектной деятельности Часть 1
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 390.08 Kb.
• Имя файла: Обеспечение проектной деятельности Часть 1.docx
• Тип: Глава; #990791
• страница: 6 из 40

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

3.1. Офис управления проектами

Для успешного функционирования корпоративного стандарта управления проектами целесообразно создавать офис управления проектами (ОУП) — структурное подразделение компании, осуществляющее поддержку реализации процессов управления проектами.

Наличие в организации множества проектов в условиях постоянной нехватки ресурсов и кадрового голода также обуславливает необходимость создания централизованного офиса управления проектами. Единая точка управления ограниченными ресурсами, используемыми в разных проектах, позволяет снять с менеджеров проектов и руководителей подразделений достаточно сложную задачу диспетчеризации своих людских ресурсов между проектами.

Современным способом решения задачи централизованного управления ресурсами является использование информационных систем управления проектами, позволяющих одновременно планировать множество проектов и распределять работу персонала по задачам этих проектов, а также создание ОУП, позволяющего решать конфликты между руководителями подразделений и менеджерами проектов, используя административный ресурс.

ОУП может иметь разную структуру и цели деятельности, например:

• 
  методологическая и административная помощь менеджерам проектов в выполнении проектов;
  
• 
  уменьшение загрузки менеджеров проектов путем делегирования вспомогательных функций и перераспределения части аналитической работы по управлению проектами;
  
• 
  управление знаниями;
  
• 
  выявление и поддержка реализации проблемных проектов;
  
• 
  аудит проектов, контроль качества;
  
• 
  аудит бизнес-процессов управления проектами;
  
• 
  поддержка и обновление системы управления проектами;
  
• 
  распределение ограниченных ресурсов между проектами, решение спорных вопросов;
  
• 
  внедрение и поддержка единого стандарта и методологии управления и отчетности по проектам;
  
• 
  внедрение единой системы информирования заинтересованных сторон о ходе работы над проектами;
  
• 
  создание архивной базы успешно завершенных проектов;
  
• 
  осуществление процедур эффективного мониторинга и контроля планирования и исполнения в целях оптимизации работ по проектам.
  

Цели деятельности ОУП могут планироваться на ограниченный период времени (например, один год).

По истечении этого срока должен быть проведен анализ работы ОУП и достигнутых целей, показателей деятельности. На основании анализа, руководство компании принимает решение о дальнейших перспективах и целях работы ОУП.

Основными функциями деятельности ОУП могут являться:

• 
  контроль качества процессов управления проектами;
  
• 
  участие в решении ресурсных конфликтов, определение компетенции сотрудников с использованием базы данных по навыкам ресурсов;
  
• 
  контроль и согласование межфункциональных и межпроектных связей;
  
• 
  содействие в решении проблем с использование административного ресурса;
  
• 
  сбор накопленного опыта для использования в будущих проектах;
  
• 
  регулярный аудит текущих проектов;
  
• 
  анализ запросов и предложений сотрудников по улучшению качества процесса управления проектами;
  
• 
  распространение терминологии управления проектами;
  
• 
  обучение сотрудников по методологии ведения проектов и программному обеспечению по управлению проектами и документооборотом;
  
• 
  поддержка информационной системы управления проектами;
  
• 
  регулярная отчетность.
  

Основными результатами деятельности проектного офиса могут являться:

• 
  реализация соответствия управления качеством проектов регламентам по управлению проектами, основанным на стандартах PMI;
  
• 
  повышения скорости и достоверности планирования проектов путем использования единых стандартов управления проектами;
  
• 
  создание базы данных эффективных решений, инструментов, типовых фрагментов и нормативов для будущих проектов;
  
• 
  увеличение процента завершенных проектов;
  
• 
  сокращение средней продолжительности реализации проектов.
  

Функции ролей членов офиса управления проектами представлены в табл. 3.1.

Необходимо заметить, что ОУП в своем развитии также проходит несколько уровней зрелости.

Уровень 1 — ОУП находится на стадии определения своих целей и задач.

Уровень 2 — ОУП организован.

Уровень 3 — ОУП ищет пути более эффективного управления проектами.

Уровень 4 — ОУП перешел к управлению проектами.

Уровень 5 — ОУП завоевал признание руководителей и исполнителей проектов.

Уровень 6 — ОУП добился соблюдения графиков выполнения проектов всеми командами проектов.

Уровень 7 — ОУП добился четкого распределения исполнителей по проектам, входящим в портфель, компания получила возможность выполнять большее число проектов.

Уровень 8 — ОУП охватывает всю деятельность компании по управлению проектами.

В соответствии с мировыми тенденциями к снижению формализма и жесткой регламентации процессов управления, выделяются два типа ОУП (табл. 3.2), один из которых является наиболее отвечающим современным требованиям российских компаний — это «ОУП нового поколения».