Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Таблица 2.1 Сроки хранения кадровых документов
Срок хранения
|
Вид документа
|
1 год
|
Правила внутреннего трудового распорядка
|
3 года
|
Графики отпусков
|
5 лет
|
Табели, журналы учета рабочего времени
Авансовые отчеты
|
45 лет
|
Документы о несчастных случаях на производстве
|
50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
|
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников
Личные дела сотрудников
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
|
Постоянно
|
Штатное расписание
|
До востребования
|
Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства
|
Можно выделить документы временного и постоянного хранения. Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив. По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании: документов налогового учета; кадровых; бухгалтерских. Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку. Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов. Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например, есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст. Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией. Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
3 Порядок разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений и сопровождающей документации
Субъект отношений социально-трудового характера – сотрудник, работающий по найму. Это лицо, заключающее с нанимателем, руководством компании или отдельным гражданином трудовой договор на выполнение определенных работ или оказание услуг с учетом своих знаний, способностей, квалификации. В качестве субъекта в данном случае может выступать как отдельный гражданин, так и группа специалистов (рабочих), которые отличаются социальным, профессиональным, территориальным и иным положением, интересами, мотивацией трудовой деятельности и другими показателями. Стоит упомянуть о профсоюзах, главная цель которых – защита социально-трудовых интересов специалистов, работающих по найму. Профсоюзы являются массовыми организациями, куда входят работники. При этом могут существовать и другие организационные формы, задача которых – объединять специалистов, работающих по найму, и помогать им в решении возникающих проблем. Работодатель – это самостоятельно работающее лицо, на регулярной основе нанимающее одного человека или множество граждан для трудовой деятельности. Работодатели могут представлять производство, компанию или предприятие, а также владеть им. Бывает так, что человек является работодателем, поскольку руководит фирмой. При этом фирма ему не принадлежит. Типы социально-трудовых отношений определяют социально-психологические, правовые и этические формы отношений субъектов в рабочей среде. Типы отношений формируются, прежде всего, с учетом принципа, по которому все субъекты должны быть наделены равными правами и возможностями. Данный принцип, а также солидарность и партнерство на равных условиях или же принцип, в соответствии с которым одна сторона руководит, а другая подчиняется, являются базой для разных типов социально-трудовых отношений. Чтобы система социально-трудовых отношений нормально функционировала, ее нужно регулировать, управлять ей на уровне государства, региона, отдельно взятого предприятия. Руководствоваться при регулировании и управлении необходимо программно-нормативной регламентацией, затрагивающей все аспекты социально-трудовой сферы. Речь идет о занятости, условиях трудовой деятельности, заработной плате, демографической и миграционной политике и других аспектах. Непосредственно регулирование трудовых отношений и социального взаимодействия в компании производится на основе внутриорганизационных документов. Существует система коллективных договоров, где прописывают условия выполнения работниками трудовых обязанностей, отражается согласованная позиция сторон в отношении условий труда и заработной платы, социальных выплат, компенсаций, соцобеспечения, страховок и т. д. Следует выделить основные методы, в соответствии с которыми происходит регулирование трудовых отношений. Речь идет об административном, законодательном и программно-нормативном методах. Метод 1. Законодательный Законодательный метод предполагает регулирование трудовых отношений на основе нормативных документов, среди которых законы, постановления, указы. В нормативных актах содержится информация о границах деятельности сторон в рамках этих отношений. В первую очередь регулирование трудовых отношений, как и прежде, осуществляется на основании законодательства о трудовой деятельности. В последнее время в РФ ведут интенсивную работу, связанную с изменением законов о труде. Это делают, чтобы приспособить их к новым условиям социально-экономического характера, претерпевшим достаточно сильные изменения. Что касается регулирования других сфер трудовых отношений, здесь применяют пенсионное законодательство, закон о занятости, нормативные акты о защите социальных и трудовых прав отдельных групп населения (граждан с ограниченными возможностями здоровья, лиц молодого возраста и т. д.). Коллективные трудовые конфликты разрешают, руководствуясь законами о порядке регулирования таких споров, о трудовом арбитраже, о трехсторонней комиссии по регулированию трудовых отношений. Отметим, в России есть особые службы, задача которых – регулирование трудовых конфликтов. Однако эти службы пока не обладают достаточными полномочиями и авторитетом для разрешения споров, и регулирование коллективных трудовых отношений им еще не под силу. Метод 2. Административный В рамках административного метода, по которому осуществляется регулирование трудовых отношений, управляющее лицо действует в соответствии со своими властными полномочиями на определенном уровне (отраслевом, региональном, федеральном). Административный метод силен, в большей степени, со стороны представителей правительственных органов страны и регионов. Так, либерализацию цен в России применили как административную меру, а не потому, что этого требовала экономика страны. Примерно так же дело обстояло с приватизацией. Экономическим назвать данный процесс было трудно. Ликвидация общенародной собственности явилась, скорее, экспроприацией. Как правило, решение кризисных ситуаций на региональном уровне осуществляется с применением административных мер при участии правительственных и местных властных органов. Нередко административные меры не соответствуют действующим в РФ законам, однако их принятие позволяет конкретному региону решить свои проблемы (к примеру, администрации регионов принимают меры по предотвращению повышения стоимости товаров первой необходимости или их вывоза из региона). Метод 3. Программно-нормативный Регулирование правом трудовых отношений также может осуществляться с применением программно-нормативного метода на основе нормативной документации. Трудовые отношения регулируются в данном случае с использованием определенных программ, касающихся условий трудовой деятельности, соцполитики, занятности, демографической ситуации и осуществляющихся на различных уровнях. У работодателя есть право требования от своих подчиненных точного следования Правилам. В частности, каждый работник обязан качественно выполнять трудовые обязанности, бережно относиться к имуществу нанимателя и своих коллег. Закон РФ разрешает формирование собственных правил распорядка трудовой деятельности в филиалах, представительствах Если в результате несоблюдения требований по охране трудовой деятельности человек умер, для осужденных действует наказание в виде принудительных работ на срок до 4 лет, лишения свободы на этот же период плюс лишения права состоять на определенных должностях или ведения определенной деятельности до 3 лет либо бессрочно. В случае смерти двух и более лиц, для осужденных действуют принудительные работы до 5 лет (ранее этот срок составлял до 4 лет) или лишение свободы на этот же период плюс лишение права состоять на определенных должностях или вести определенную деятельность в течение до 3 лет либо бессрочно.
|
Скачать 125.16 Kb.