пав. Методичка ПП.04. Отчет сдан (дата, оценка) г. Тула 2021 ики (по профилю специальности)
 Скачать 2.57 Mb.
|
|
Контроль и анализ процедур доставки и приемки материальных ресурсов в ООО «СДЭК» Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой ООО «СДЭК», являются следующие: что закупить; у кого закупить; сколько закупить; на каких условиях закупить. Задачу «что закупить» отдел снабжения/закупок фирмы решает совместно с производственным отделом и инженерной службой. Совместно определяются потребности в сырье и материалах, качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения. Решение «у кого купить» требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает половину успеха предприятия (особенно это относится к деятельности торгово-посреднических структур). Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственным, складским, финансовым/бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом/бухгалтерией. Задача «на каких условиях закупить» решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел снабжения рассматривает предложенные варианты и ведет переговоры с поставщиками. Основные направления снижения затрат на закупки Логистическому менеджменту фирмы следует уделять внимание сокращению общих затрат, связанных с процессом закупки, поскольку затраты на управление закупками по различным отраслям составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства готовой продукции развитых стран. Наибольший удельный вес в затратах, связанных с закупками, занимают: собственно цена материальных ресурсов, затраты на транспортировку и управление запасами материальных ресурсов (складирование, грузопереработка, хранение и пр.). Выигрыш от рациональной организации закупок может быть весьма значительным. Учитывая, что издержки в этом случае составляют 40—60 % вырученных от продажи товаров средств, удачные решения в этой области превосходят эффект прибыльности компании как за счет маркетинга, так и за счет усовершенствований производства. По оценкам американских специалистов, для увеличения прибыли компании на 100 %: объем продаж должен возрасти на 100 %; цена товаров — возрасти на 15%; заработная плата и оклады — снизиться на 25 %; накладные расходы — снизиться на 33 %; затраты на закупки — снизиться на 8,5 %. Таким образом, на каждый процент снижения затрат на закупки приходятся 12% роста прибыли — лучший результат. Для сокращения числа составляющих компонентов затрат на закупки необходима целенаправленная политика фирменного логистического менеджмента, включающая комплекс мероприятий, среди которых можно указать: совершенствование планирования потребности и нормирования расхода материальных ресурсов для производственных подразделений фирмы; устранение потерь от брака (политика «ноль дефектов») в производстве и потерь материальных ресурсов при доставке от поставщиков; максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов; исключение, по возможности, промежуточного складирования материальных ресурсов при доставке от поставщиков; доставка материальных ресурсов от поставщиков как можно большими отправками с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами; минимизация уровней запасов материальных ресурсов во все звенья складской системы и др. При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций — например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материальных ресурсов в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты. Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков. Контроль и анализ процесса закупок Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает: анализ условий закупок и рынка поставщиков; контроль бюджета закупок; анализ финансовой деятельности; контроль и анализ качества закупаемой продукции; контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции; анализ системы прогнозирования потребности и т.д. За состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму — потенциального покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например, высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е годы, заставили повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы. Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки. Виды отчетов в закупочной деятельности компании Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают: 1. Рыночные и экономические условия и цены: тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами; изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров). 2. Изменения вложений в товарные запасы: инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов / готовой продукции; дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам; отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы; оборачиваемость основных видов закупаемых товаров; общая площадь складов, используемая для хранения запасов. 3. Закупочные операции и их эффективность: сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных; допустимые уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции; доля закупок, осуществленных вовремя; число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства; число изменений, внесенных в заказы; число полученных и обслуженных заявок; производительность труда и загруженность работников; транспортные издержки. 4. Надежность поставщика/продавца: доля просроченных доставок и отказов; доля некондиционных поставок; качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов. Оценка эффективности закупочных операций: фактор времени, фактор «цена», надежность поставщика. При определении эффективности закупочных операций ООО «СДЭК» комплексно оценивает работу службы закупок. Принимается во внимание выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, соблюдение бюджета фирмы, объем сэкономленных средств и др. Возможно также примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций. Проследив, таким образом, всю деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности работы отдела, а также определить имеющиеся проблемные моменты. Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела ООО «СДЭК»: время, цены и надежность поставщиков. Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченных ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца: доля просроченных доставок и отказов поставки; доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции; доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией; качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п. Выявление резервов улучшения закупочной деятельности и рационализация. Для обеспечения качества закупаемой продукции и товаров Предприятие использует выборочный входной контроль, базирующийся на качественных характеристиках. Рассмотрим первое мероприятие - совершенствование процедур организации заготовительной деятельности включает совершенствование по следующим направлениям: Документировать сроки и объемы поставляемых товарно-материальных ценностей; Постоянно проводить мероприятия, направленные на улучшение поставщиками качества поставляемых материалов с помощью ежедневной рассылки рейтинга поставщиков по емайлу; Документировать ритмичность поставок сырья и материалов; Документировать сроки поступающего сырья и материалов; Постоянно требовать уведомления о качестве поставок. В таблице 3. приведен усовершенствованный процесс закупки предприятия. Предлагаемое усовершенствование процесса закупки приведет, прежде всего, к росту качества поставляемых товаров. Таблица 3 Выявление резервов улучшения закупочной деятельности ООО «СДЭК»
В результате реализации предложенных мероприятий повысится эффективность процесса закупки товарно-материальных ценностей. В таблице 3. приведена планируемая эффективность процесса закупки. Таблица 3. Планируемая эффективность процесса закупки ООО «СДЭК»
Таким образом, в результате реализации предложенных мероприятий произойдут следующие положительные изменения в процессе закупок: 1. Рост уровня выполнения договорных обязательств на 16,74%; 2. Снижение уровня брака на 2%; 3. Снижение затрат на закупленные товарно-материальные ценности на 0,2 кг на руб. закупаемых товарно - материальных ценностей. Задание 2. Проанализировать на предприятии контроль и оценку эффективности логистического процесса в производстве и представить в отчете: Использование материальных запасов и контроль эффективности их использования Логистические процессы, проходящие или внутри предприятия, или между предприятиями, охватывают движение материальных потоков и сопровождаются постоянным созданием запасов. Причина создания запасов заключается в необходимости сгладить различную интенсивность потоков, находящихся во взаимодействии. Фактор случайности оказывает влияние на логистические процессы и является причиной формирования запасов, он делает невозможным точное прогнозирование, и поэтому логистические решения принимаются в условиях неопределенности. Создавая запас, нужно учитывать, что увеличение ассортимента товаров на рынке приводит к уменьшению жизненного цикла товара и оказывает влияние на поведение партнеров, покупателей и конкурентов. Эффективность производства напрямую зависит от количества запасов, запасы выступают в роли оборотного капитала. Чем их меньше, тем эффективнее производство. Непрерывность логистических процессов на предприятии характеризуется количеством поддерживаемых запасов, а также их продуктивностью. Процессы закупок оказывают значительное влияние на запасы материалов производственного процесса и на запасы товаров торгового предприятия. Процесс продаж влияет на запасы готовых изделий и товаров. На производственном предприятии создаются следующие запасы: материалов, незаконченной продукции, готовых товаров. На торговом предприятии создаются запасы товаров. На промышленных предприятиях, имеющих распределительную сеть, тоже создаются запасы товаров. Динамика запасов связывается с динамикой оборота, что позволяет снизить запасоемкость хозяйственных процессов. Структура запасов должна быть разнообразна и должна позволять оценивать ее соответствие потребностям. Оценина хозяйственной пригодности запасов также имеет большое значение. Оптимальное удовлетворение потребностей производства в материалах с минимальными затратами – основная цель закупочной логистики. Для осуществления закупочной деятельности ООО «СДЭК» необходимо: 1. Изучить рыночный спрос на товары, которые планируется продавать и определить планируемый объем продаваемого товара; 2. Исходя из планируемого объема продаж и товарных запасов, определить объем товаров, который следует закупить; 3. Составить заявку на приобретение необходимого количества товаров; 4. Выбрать поставщиков товаров; 5. Выбрать форму размещения заказа у поставщика; 6. Заключить договор с поставщиками на поставку товаров и проконтролировать его исполнение. Изучение рыночного спроса на товары осуществляется в рамках маркетингового исследования товарного рынка, на котором работает торговое предприятие. Маркетинговое исследование осуществляется специалистами отдела маркетинга, который, как правило, создается на крупном предприятии. На небольшом предприятии маркетинговое исследование проводится обычно либо директором, либо коммерческим директором. Основными методами, применяемыми профессионалами при маркетинговых исследованиях являются: опрос, наблюдение, эксперимент, имитационное моделирование. В совокупности эти методы дают четкую картину проблемы, позволяя получить более полное представление о ней и найти возможности для ее улучшения. В результате маркетинговых исследований определяется объем продаж, исходя из потенциального спроса на товары, рыночные цены на товары, по которым товар может быть востребован покупателям. Определение количества товаров, которые следует закупить, определяется по следующей формуле: ТО зц = Зкг-Знг+ТО пц (1.8) Где ТО зц – товарооборот по закупочным ценам; ТО пц – товарооборот по продажным ценам; Зкг – запасы товаров на конец года; Знг – запасы товаров на начало года; То есть количества закупаемого товара зависит от планируемого изменения размера товарных запасов (Зкг-Знг) и планируемого размера товарооборота по продажным ценам. Заявки на приобретение товаров составляются службами снабжения ООО «СДЭК» и содержат сведения об ассортименте закупаемых товаров, требуемом уровне их качества, необходимого срока поступления товаров. При составлении заявок учитывается, что фактическое поступление товаров должно опережать момент наступления потребности в них. То есть устанавливается время опережения. При этом следует иметь в виду, что время опережения должно быть минимальным, так как излишки товарных запасов могут привести к росту расходов на хранение товаров и тем самым увеличивать издержки обращения торгового предприятия, которое приводит к снижению прибыли торгового предприятия. В процессе составления заявки на закупку товаров работники службы снабжения ООО «СДЭК» анализируют оправданность данной заявки с точки зрения наличия уже имеющихся товаров. При выборе поставщиков руководствуются тем, что поставщик должен быть способен как минимум поставить товар требуемого количества и качества в необходимые сроки, а как максимум вызывать полное доверие у покупателя. Современным подходом при выборе поставщиков товаров является применение при отношении с поставщиками «правила доверия». «Правило доверия» заключается в том, что рациональный покупатель выберет альтернативу: R Где: R - вероятность некачественного результата C - затраты на контроль для предотвращения некачественного результата; L - ущерб от возникновения некачественного результата. [4, c.32] То есть с точки зрения покупателя необходимо заранее выбирать поставщика, которому можно доверять, чтобы минимизировать затраты на контроль поставщика и минимизировать ущерб от поступления некачественного товара. Проблема заключается в том, чтобы объективно оценить значение R, то есть определить, насколько можно доверять партнеру, поставщику или сотруднику и не контролировать его работу. При расчете максимального запаса ориентируются на удовлетворение прогнозируемого спроса в текущем периоде, длительность которого равна сумме времени оптимального цикла заказа и среднего периода выполнения заказа. При расчете оптимального цикла заказа применяют оптимальный объем поставляемой партии и прогноз годового спроса. В модели оптимального цикла заказа объемы определенных поставляемых партий оказываются относительными. Экономический размер партии – это величина партии товаров, которая позволяет уменьшить прогнозируемую потребность на запасы при определенных условиях и ценах. Метод определения экономического размера партии состоит в сравнении достоинств и недостатков больших и малых запасов. При определении размера партии применяются следующие допущения: 1) известно число, составляющее годовую потребность; 2) постоянна величина спроса; 3) немедленно происходит выполнение заказов; 4) не зависят от величины партии расходы на оформление заказов; 5) в рассматриваемом периоде цены на материалы не меняются. В логистической системе большую роль играет выбор оптимальной тактики заказа материальных ресурсов. Система оптимального количества запасов предусматривает выбор эффективной тактики заказов, чтобы склад не стал местом скопления запасов, но и не возникали издержки из-за отсутствия товаров. Мерой степени оптимизации запасов являются минимальные суммарные затраты при наличии распределения возможностей заказов по каждому конкретному продукту и издержек на единицу каждого типа продукта. |