Палеха Загальне документознавство. Палеха Ю.І. Загальне документознавство
 Скачать 2.22 Mb.
|
Модуль 3. Організація створення документів10. Види структур документа та його реквізитиХарактеристика видів документів відповідно до структуриСтруктура документа - це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи. Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об'єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов. Доки зберігається структура, доти й зберігається система в цілому. Руйнування чи перетворення структури документа може призвести до істотної перебудови чи його загибелі. Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент. Характеристика видів документів відповідно до структури подана в таблиці 3.1. Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури
Поділ документів на прості та складні, моно - й полідокументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватись на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках тощо. Структура документа - це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа. Оскільки, офіційний документ мусить відповідати певним вимогам й бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зразок - необхідні відомості про документ, які слугують його основою. Зовнішня та внутрішня структура документаЗовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид. Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації. Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним. Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо. Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо. Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо. Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо. Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному. Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом. Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру: - заголовок з найменуванням автора; - найменування документа (окрім офіційних листів); - текст з додатками; - підписи; - позначки тощо. Видання може містити наступні елементи та частини: - вихідні відомості; - зміст; - передмова; - вступна стаття; - основний текст; - післямова; - додатки. Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо. Реквізити документаТермін "реквізит" латинського походження, що перекладається як "потреба". У середньовічній Італії ним означали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань цінних паперів, в першу чергу векселів. Широке розповсюдження векселі мали з середини XII до середини XVII ст., і саме Італію називали їх батьківщиною. При цьому необхідність проставлення тих чи інших елементів при формулюванні векселів визначалась вексельним правом, норми якого різнилися в кожній із країн. Із другої пол. XIX ст. зміст векселя пов'язувався з наявністю на ньому тих чи інших обов'язкових елементів й повинен був відповідати тим суттєвим ознакам, що зазначені в законі. У 1848 р. пруським урядом був прийнятий загальнонімецький вексельний статут, що закріпив правила користування векселями. На початку XX ст. (в 1930 р.) в Женеві була прийнята конвенція, що уніфікувала елементи векселів й основні норми міжнародного вексельного права, які діють й донині. У термінологічному словнику слово "реквізит" подається як обов'язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили [2]. У примітці до стандарту зазначено, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, необхідних для надання йому юридичної сили. Аналізуючи модель документа, яка вже отримала назву формуляр (від лат. - "властиво судово-правовим формулам"), засновник документознавства проф. К.Г. Мітяєв у шістдесятих роках минулого століття відзначав, що документ може складатися з 8-10 елементів або ознак, при цьому одні з цих ознак є обов'язковими для надання документу юридичної сили, а інші - "прикрасами", або ж додатковими. Сам термін "реквізит" проф. К.Г.Мітяєв перейняв з фінансово-бухгалтерської документації, де на його думку, особливо "ретельно це питання розроблено", й ввів його для означення обов'язкових елементів документа. "Відсутність, або невірне значення реквізиту роблять документ недійсним", підкреслював автор [7]. Дещо пізніше, у працях російського вченого А.М.Корольова під реквізитом розумівся логічно невід'ємний елемент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об'єкта чи процесу. У тексті, що обробляється, реквізити "подаються мов би атоми", з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець [4]. Вітчизняний документознавець проф. Н.М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це "сукупність обов'язкових даних документа, встановлених стандартом або нормативним актом" [6]. Основну функцію реквізитів автор бачить у забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, дослідниця стверджує, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних даних документа. Російський науковець Ю.А. Шрейдер запропонував розглядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію. Інформація - це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію. Метаінформація - це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи й виконувати свої певні функції [16]. Характерною відмінністю між інформацією та метаінформацією є те, що інформація може існувати окремо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції без включення в конкретну інформаційну систему, наприклад, у вигляді надпису. Метаінформація може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального документного масиву, його реквізитами, а також особливостями технології фіксування інформації [14]. Представник структурно-правового підходу, російський дослідник С.І.Семілєтов у структурі документа виділив змістову інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змістової інформації й характером правовідносин. Реквізитами він називає "елементи про події, факти, дії та обставини, з якими пов'язані певні правовідносини або юридичні наслідки" [15]. Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню та внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься у "формі і форматі подання матеріального носія", а внутрішня - "в організації внутрішньої структури подання змістової інформації та реквізитів". На думку науковця, організація внутрішньої структури обумовлюється можливостями людини сприймати інформацію. Так, наприклад, різні за змістом документи можуть мати один і той самий склад реквізитів та відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких "визначається технологією фіксації, матеріалом носія й особливостями руху документа" [15]. Реквізити ж служать відображенням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ. Виокремлення реквізитів із метаінформації й послідовне закріплення за ними певного місця дозволяє створювати формуляр документа в його сучасному розумінні. Так, формуляр-зразок службового документа, згідно Державного стандарту "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732-2004", це модель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити [2]. В електронному документі під реквізитами треба розуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ, "через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документа й виконання ним певних суспільних функцій" [14]. Усю сукупність реквізитів службового документа, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на такі групи: - сигніфікаційні реквізити; - синтакційні реквізити; - прагмаційні реквізити; - комунікативні реквізити; - семантичні реквізити; - реквізити руху . Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці 3.2. Таблиця 3.2. Класифікація реквізитів
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||