Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
УМЕНИЕ направлять мыслительные процессы и воображение на изменение ситуации изучалось и продвигалось в самых разнообразных контекстах: от первых книг по позитивному мышлению до недавних открытий в сфере нейрофизиологии. Лично я был заинтересован в применении данного принципа с точки зрения существующей реальности: помогает ли он при- вести дела в порядок? А если это так, то как наилучшим образом применить его к управлению своей жизнью? Действительно ли мы можем использовать эту информацию таким образом, чтобы добиться желаемого результата с меньшими затратами? Ответом на вопрос стало уверенное «Да!» Концентрация и быстрый путь к цели За годы работы я убедился, что применение методологии, изложенной в этой книге, помогает людям добиваться значи- тельных результатов в своей повседневной деятельности. Если вы сделаете эту методологию своей стандартной практикой в любых ситуациях — от обработки электронной почты до при- обретения дома или компании и до структурирования деловой встречи или общения с детьми, уровень вашей персональной продуктивности невероятно повысится. ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате 353 Многие из моих клиентов, начавших применять эту методо- логию на практике, сейчас уже получили повышение по службе или нашли себе новую работу, изменили свои карьерные ожи- дания и образ жизни. Эти процедуры хорошо зарекомендовали себя в нашей повседневной рутинной деятельности. Когда вы демонстрируете себе и окружающим свою эффективность и способность справляться с делами на своем месте, скорее всего, вы там задержитесь недолго. Конечно, те люди, которые готовы начать применять методологию GTD, обычно уже ак- тивно занимаются саморазвитием и не думают, что продолжат выполнять все ту же работу год спустя. Однако им нравится сама возможность с помощью GTD добиться своей цели бы- стрее и с меньшей затратой усилий. Парадоксально, но факт: люди, которым меньше всего нужна эта методология, обычно осваивают ее быстрее и применяют активнее других. Сначала меня это озадачивало, а затем я понял, что одним из наиболее важных результатов применения методологии является так называемое освобождение от трения (как в силе торможения). А кто заинтересован в этом больше всего? Те, кто прилагает больше всех усилий, чтобы продвинуться вперед быстро и легко. Мне многое дала возможность учиться и обучать других справляться с повседневной реальностью на базовом уровне, где резина касается асфальта, и применять силу позитивного мышления во всех практических ситуациях нашей повседневной жизни. Часть подзаголовка «быстрый путь к цели», наверное, может ввести в заблуждение. Для некоторых главным изменением, которое эта методология привнесла в их жизнь, является как раз замедление скорости процессов, возможность прекратить бег по кругу, найти время позаботиться о себе * . Таким образом, * Интересный факт, на который я неоднократно обращал внимание: некоторых очень активных людей применение методологии Getting Things Done переводит с их занятым и творческим образом жизни на новый уровень дискомфорта («Теперь я действительно смогу успевать гораздо больше и при этом быстрее!»), и они используют возможность для того, чтобы решить, насколько это действительно важно по сравнению с желаемыми результатами, направленными на улучшение качества их жизни. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 354 подводя итог, можно сказать, что GTD помогает человеку стать более осознанным, сконцентрированным и способным добиваться желаемых изменений и результатов, какими бы они ни были. «Проводить больше времени с дочерью» — такой же конкрет- ный проект, как и любой другой, и он в равной степени требует определения следующих действий. Смутное гнетущее чувство, что вы должны что-то изменить в отношениях с дочерью, но этого не делаете, может сводить с ума. Мне часто доводится работать с людьми, которые готовы признавать незавершенные вопросы, беспокоящие их на данном уровне, записывать их, определять конкретные проекты по ним и решать, какие следу- ющие действия предпринять, пока они не добьются желаемого результата. Вероятно, это и есть истинная продуктивность в самом ярком ее проявлении. Важность прикладного мышления, ориентированного на результат Здесь я хотел бы обратить внимание на то, как умение об- рабатывать детали работы и жизни с помощью этой четкой и последовательной системы может неожиданным образом серьезно повлиять на нас и на окружающих. Как я уже отмечал, применение концепции определения дальнейших действий вносит ясность, стимулирует ответ- ственность, повышает продуктивность и расширяет возможности. Точно таких же результатов позволяет добиться методичное определение реальных целей, к которым вы стремитесь; более конкретно — определение проектов, необходимых для их достижения. Это все взаимосвязано. Невозможно выбрать правильное сле- дующее действие, если вы не уверены, какой результат хотите Определение конкретных проектов и дальнейших действий, касающих- ся реальных вопросов качества жизни, — самое яркое проявление продуктивности. ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате 355 получить. Точно так же результат будет оторван от реальности, если у вас отсутствует ясное понимание, что физически вы должны сделать, чтобы воплотить его в жизнь. К этому можно подойти с разных сторон, и вы должны это сделать, если хотите привести дела в порядок. Как сформулировал специалист в области комплексного обучения (когда задействованы оба полушария головного мозга) и мой хороший друг Стив Снайдер: «В жизни есть только две проблемы: 1) вы знаете, чего хотите, но не знаете, как этого достичь, и/или 2) вы не знаете, чего хотите». Если он прав (а по-моему, это так), то есть только два решения: • сформулировать цель; • добиться цели. Это может быть истолковано с позиции моделей «инь/ян», «правое полушарие / левое полушарие», «творец/разрушитель», «мечтатель/реалист» или любой другой эквивалентной модели, которая вам ближе. Суть в том, что наша энер- гия имеет двойственный и целенаправленный характер: мы создаем в своем воображении вещи, еще не ставшие реальностью, и отождествляем себя с ними на всех уровнях. А когда мы это делаем, то осознаем, как изменить существующую реальность, чтобы она начала соответствовать нашим представлениям, а также находим стимулы сделать это. Задачи, занимающие ваше внимание, требуют от вас опре- деленных намерений. «Что это значит для меня?»; «Почему это здесь?»; «Чего я хочу добиться?» («Каков желаемый результат?») У каждого вопроса, который вы считаете незавершенным, должен быть критерий «завершенности». Как только вы решили, что необходимо что-то изменить, и у вас есть модель действий, вы задаете себе вопрос: «Как это реализовать?» и/или «Какие ресурсы и как необходимо распреде- лить, чтобы это реализовать?» («Каково следующее действие?»). Мы постоянно создаем и воплощаем. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 356 К этому моменту вы, должно быть, уже заметили, что мето дология Getting Things Done отнюдь не является новой технологией или изобретением — она просто формулирует те принципы работы, которые все мы используем бессознательно. Однако, отдавая себе в этом отчет, вы можете осознанно укрепить эти принципы, чтобы проще добиваться лучших результатов. Ваша жизнь и работа состоят из ре- зультатов и действий, которые вы совершаете более или менее созна- тельно. Являются ли они просто менее осознанной реакцией на внешние обстоятельства или более осознанным результатом ваших целенаправленных усилий — это только ваш выбор. Если вы твердо решили взять ситуацию под контроль, а не подчиняться безропотно обсто ятельствам, у вас есть возможность узнать, как привести дела в порядок, и ов- ладеть этим искусством. Его суть состоит в том, чтобы постоянно применять два основополагающих элемента этой методологии: формулировки желаемого результата и определения конкретных дальнейших действий. Не всегда это бывает просто, особенно если речь заходит о более тонких, духовных аспектах вашего жизненного опыта. Однако без вызова и преодоления себя невозможно чему-либо научиться или вырасти. Хорошая новость заключается в том, что, когда вы полны решимости справ- ляться со всеми делами, которые появляются в вашей жизни, на всех уровнях на основе этой динамики, наступает глубокая гармония, и начи- нают происходить удивительные вещи. Вы становитесь высокопродуктивным. Вы ставите перед собой цели и доби- ваетесь их. В жизни не существует высшего наслаждения, чем наслаждение от преодоления трудностей, достижения новых успехов, созревания новых желаний и их исполнения. Сэмюэл Джонсон, поэт, литературный критик Мудрость заключается не столько в том, чтобы знать, что делать в принципе, сколько в том, чтобы знать, каков следующий шаг. Герберт Гувер, 31-й президент США ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате 357 Искусство справляться с повседневными делами Мои клиенты часто удивляются тому, как я могу часами сидеть рядом с ними, пока они наводят порядок в своих ящиках, сор- тируют необработанные электронные сообщения и тщательно разбираются со всем тем, что накопилось в их физическом и виртуальном пространстве, а также у них в голове. Как правило, большинство из них испытывают неловкость из-за того, что они так безответственно относились к своим делам, а также считают, что мне должно быть смертельно скучно. Совсем наоборот! К моему собственному удивлению, эта часть работы с клиентами кажется мне самой увлекательной. Я знаю, какое облегчение и свободу испытывает человек, когда успешно справляется с этим этапом. Я знаю, что для его прохождения любому из нас нужны опыт, поддержка и четкая концентрация: пока этот процесс не станет привычной практикой, к нему нужно относиться со всем вниманием. Каждый раз, наблюдая, как клиент определяет какую-то проблему, которая уже долгое время тяготит его, а затем решает что-то по этому поводу, так что перестает тревожиться и волноваться, я знаю, что он укрепляет в себе критически важную привычку. И я знаю, какая значительная перемена наступит у этого человека в его отношениях с начальством, партнерами, супругом, детьми и самими собой в течение следующих нескольких часов и, будем надеяться, нескольких дней и лет. Это совсем не скучно. Это самая важная часть моей работы. Многоуровневое управление результатами Смысл моей работы состоит в том, чтобы расставить акценты. Как консультант, тренер и наставник я задаю простые вопросы, на которые часто получаю творческие и разумные ответы ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 358 от других людей (и даже от самого себя!), что, в свою очередь, оказывается полезным в сложившейся ситуации и в текущей работе. После наших сессий люди не становятся умнее, чем были, — они просто направляют свои способности в нужное русло и используют их более эффективно. Уникальной особенностью методологии GTD с точки зрения практики является сочетание результативности наряду с эф- фективностью, которые она привносит на все уровни деятельности. Есть масса источников вдохновения для творче- ской мысли, ориентированной на «мис- сию, ценности, ви ' дение», а также множество обычных инструментов, позволяющих не упустить из виду такие мелочи, как телефонные номера, расписания встреч и списки продуктов. В то же время запас методов, которые одинаково эффективно работают на обоих уровнях и связывают их друг с другом, весьма ограничен. «Что это для меня значит?»; «Каков желаемый результат?»; «Каким дол- жно быть следующее действие, чтобы продвинуться к желаемому резуль- тату?» — это ключевые вопросы, на которые в определенный момент мы должны ответить касательно всего, что нас волнует. Такой образ мыш- ления и эти инструменты окажутся вам полезными даже больше, чем вы можете представить. Сила естественного планирования Ценность модели естественного планирования проектов заклю- чается в том, что она предлагает комплексный, гибкий и согла- сованный подход к обдумыванию любой ситуации. В то время Задача в том, чтобы соотнести представление об идеальной пер- спективе с повседневной деятель- ностью. В итоге и то и другое тре- бует одинакового образа мышления. Идеалист считает, что кратко срочные результаты ничего не значат. Циник не при- дает значения долгосрочным результатам. Реалист считает, что все, что сделано или не сде- лано за короткий срок, определя- ет долгосрочные результаты. Сидни Харрис, журналист ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате 359 как базовый пятиступенчатый процесс сбора, обработки, орга- низации, обдумывания и выполнения является последовательным способом добиться стабильности во всех аспектах жизни, модель естественного планирования обеспечивает возможность контроля над ситуацией в более конкретных областях. Ставить под сомнение цели всего, что вы делаете, — это проявление здравого и зрелого подхода. Чувствовать себя комфортно, визуализируя успех еще до того, как стали ясны методы, — это феноменальная черта, которую нужно развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие или плохие, высказы- вать и фиксировать их все без крити- ческой оценки является непременным условием творческого мышления. Обрабатывать многочисленные идеи и разнообразную информацию, раз- бивая ее на составляющие, определяя последовательности, расставляя прио- ритеты, для достижения конкретного результата — необходимый умственный навык. А принятие решений о следующих действиях, которые фактически ведут к изменению ситуации, — основа продуктивности. Способность объединить все эти составляющие, правильно распределив время и силы, вероятно, становится главным компонентом профессиональной компетенции в новом тысяче- летии. Но это качество еще не стало нормой профессионального и личного поведения, до этого еще далеко. Использование этого подхода во всех сферах жизни все еще остается сложной задачей. Модель естественного планирования закономерна, но во многих случаях ее применение не происходит авто- матически. Тем не менее даже частичное использование этой моде- ли обеспечивает огромные преимущества. Отзывы, которые я получаю в течение многих лет, постоянно подтверждают, Я уважаю людей, которые точ- но знают, чего хотят. Источ- ником большинства бед в мире является то, что люди не впол- не осознают собственные цели. Они пытаются возвести башню, но на закладку ее фундамента тратят так мало усилий, что не хватило бы и на строитель- ство жалкой лачуги. Иоганн Вольфганг фон Гёте ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 360 что даже незначительный сдвиг в сторону применения модели естественного планирования приводит к существенным улуч- шениям. Мне приятно видеть, что мозговой штурм становится стандартным инструментом, который многие люди внедряют во все сферы своей жизни. Я рад слышать, что руководители, которые использовали эту модель для организации важных встреч и обсуждений, достигли значительных результатов. Все эти факты лишь подтверждают, что именно естественный механизм работы нашего сознания необходим для достижения любой цели в реальном мире. Эта модель представляет собой лишь базовый принцип определения желаемых результатов и дальнейших действий для всего, что мы считаем своей работой. Когда два этих клю- чевых принципа станут нормой повседневной деятельности, наша продуктивность поднимется на новый уровень. Добавьте мозговой штурм — наиболее творческий инструмент выражения и фиксирования идей, перспектив и деталей проектов, — и вы создадите набор эффективных приемов поведения, позволя- ющих сохранять спокойствие и справляться с делами. Переход к положительной корпоративной культуре Для повышения стандартов продуктивности команды не тре- буется особых изменений. Я постоянно получаю отзывы о том, что рабочий процесс неизменно становится более быстрым и эффективным, когда несколько ключевых сотрудников ком- пании начинают применять эту методологию. Во всех известных мне компаниях все более большое зна- чение приобретают такие факторы, как конструктивная оценка деятельности, распределение активов, выстраивание процессов коммуникации, политики компании и процедур деятельности в соответствии с целями и желаемыми результатами. В со- временных условиях перед компаниями возникают все новые сложные задачи, источниками которых являются глобализация, ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате 361 конкуренция, технологическое развитие, смена рынков, непред- сказуемые колебания экономики, а также повышение уровня производительности и выпуска продукции. А потому мышление в терминах «результат/действие» становится стандартной мо- делью в XXI веке. К чему мы хотим прийти на этой встрече? Зачем нужна эта форма? Какими качествами должен обладать идеальный кандидат на эту должность? Чего мы хотим добиться, при- меняя это программное обеспечение? Подобные вопросы по-прежнему ставятся довольно редко. На важных встречах звучит много красивых слов. Однако чтобы добиться реальных результатов, нужно научиться задавать такие вопросы: «Зачем мы это делаем?» и «Каким будет успешный результат?», а затем использовать ответы на эти вопросы на операционном уровне в своей повседневной деятельности. Как правило, вопросы продуктивности, звучащие на высших уровнях в компаниях, с которыми мы работаем, сконцентриро- ваны вокруг электронной почты и деловых встреч: они касаются избыточного количества того и другого, а также необходимости тратить в связи с этим слишком много времени на вопросы, не имеющие стратегической важности. Эти каналы комму- никации очень легко могут превратиться в непродуктивные воронки, выкачивающие энергию. Деловые встречи с несфор- мулированной четкой целью ведут к ненужным электронным письмам, а это вызывает необходимость встреч для прояснения ситуации, за которыми следует еще больше электронных писем, и т. д. Как электронная переписка, так и деловые совещания являются неотъемлемыми элементами жизни любой компании. К сожалению, слишком часто они попадают в категорию неиз- бежного зла, главным образом из-за отсутствия четкой связи с целями и желаемыми результатами. Если человек переходит от жалоб и комплекса жертвы к определению желаемых результатов и конкретных действий, потенциал его возможностей естественным образом увеличи- вается. Когда подобная модель поведения становится стандартом ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 362 для команды сотрудников, это положительно сказывается как на результате работы, так и на корпоративном духе. Есть масса других проблем и возможностей, которыми стоит заниматься. Негативное отношение и пассивное сопротивление должны смениться концентрацией на желаемых результатах на соот- ветствующих уровнях горизонта. То, как сотрудники на персональном уровне справляются со своими корзинами «Входящие», электронными сообщениями и коммуникацией с окружающими, отражается на макроуровне корпоративной культуры их компании. Если задачи не вы- полняются, то не принимаются заблаговременные решения о дальнейших действиях; если не все открытые вопросы ответственно кон- тролируются, то в масштабе команды эти проблемы только увеличиваются, а корпоративным стилем работы ста- новятся постоянные авралы и стресс. Если же, напротив, сотрудники на ин- дивидуальном уровне применяют принципы методологии GTD, компания выйдет на новый уровень высокой продуктивности. Проблемы и конфликты никуда не денутся: они остаются всегда, когда вы пытаетесь что-то изменить (или сохранить) в этом мире. Но тем не менее принципы управления деятельностью, описанные в книге, позволят вам сконцентрироваться и создать условия для наиболее эффективного их разрешения. Меня часто спрашивают, как моя методология может помочь компании. Все предлагаемые мной принципы точно так же применимы по отношению к компании, как и к отдельному человеку. Для любой команды или компании актуальны все те же ключевые методы: сбор всего, что требует внимания команды, определение желаемых результатов и требуемых дальнейших действий, регулярный обзор текущей ситуации с учетом новых обстоятельств и периодическое перераспределение ресурсов. Однако точно так же как невозможно научить компанию читать, невозможно ожидать того, что она непременно «улучшится» Видение без работы — лишь мечта, работа без видения — каторжный труд, а видение и работа — надежда всего мира. Церковный манускрипт, Сассекс, Англия, около 1730 года ГЛАВА 13. важность умения концентрироваться на результате с применением методологии GTD. Для работы в условиях экономики знаний большинству компаний требуются люди, умеющие читать, — для этого можно организовать обучение и обеспечить поддержку. Компаниям также нужны люди, уве- ренно владеющие искусством справляться с делами и способные действовать на новом уровне, соответствующем современным условиям. Когда это проявляется в компании через ее ожидания, обучение, модели деятельности сверху вниз, результат в плане продуктивности деятельности обещает стать впечатляющим. |