Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Использование подхода «снизу вверх» Для того чтобы привести к единому знаменателю все уровни своей жизни, вы, что вполне логично, можете начать прояс- нять их сверху вниз. Найти свое предназначение на Земле. Определить, какой образ жизни и какая профессиональная сфера лучше всего подходят для исполнения этого предназначе- ния. Какая работа и личные отношения помогут двигаться в этом направлении? Какие ключевые действия нужно осуществить прямо сейчас и что вы физически можете сделать как можно скорее, чтобы сдвинуться с места? Вы можете заняться своими при- оритетами на любом уровне в любой момент. Я всегда знаю, какие кон- структивные шаги могу предпринять, чтобы повысить свою осведомленность и концентрацию на каждом уровне. У меня никогда не бывает недостатка в перспективах, которые надо обдумать, в целях, которые нужно переоценить, в проек- тах, которые необходимо определить или запланировать, или в действиях, требующих моего решения. Секрет в том, чтобы научиться уделять внимание нужным вещам в нужное время, чтобы поддерживать ясность мыслей и ощущение присутствия. Поскольку все задачи будут определяться главным образом исходя из приоритетов более высокого уровня, любую рас- становку приоритетов разумнее всего начинать сверху. Если, например, вы потратили время на расстановку приоритетов У вас всегда достаточно возмож- ностей для определения приорите- тов на любом уровне. Обращайте внимание на то, каким уровнем горизонта вам хочется заняться. Попытки управлять своей жизнью сверху вниз, если вы не контро- лируете нижние уровни, могут оказаться наименее эффективным подходом. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 291 что именно наговорили друг другу участники межличностного конфликта. Добиться результата и получить моральное удовлетворение от этого означает готовность осознать, воспринять и должным образом справляться со всеми вопросами, занимающими ваше сознание. Это необходимо, чтобы овладеть искусством дости- жения высокой продуктивности без стресса. Использование подхода «снизу вверх» Для того чтобы привести к единому знаменателю все уровни своей жизни, вы, что вполне логично, можете начать прояс- нять их сверху вниз. Найти свое предназначение на Земле. Определить, какой образ жизни и какая профессиональная сфера лучше всего подходят для исполнения этого предназначе- ния. Какая работа и личные отношения помогут двигаться в этом направлении? Какие ключевые действия нужно осуществить прямо сейчас и что вы физически можете сделать как можно скорее, чтобы сдвинуться с места? Вы можете заняться своими при- оритетами на любом уровне в любой момент. Я всегда знаю, какие кон- структивные шаги могу предпринять, чтобы повысить свою осведомленность и концентрацию на каждом уровне. У меня никогда не бывает недостатка в перспективах, которые надо обдумать, в целях, которые нужно переоценить, в проек- тах, которые необходимо определить или запланировать, или в действиях, требующих моего решения. Секрет в том, чтобы научиться уделять внимание нужным вещам в нужное время, чтобы поддерживать ясность мыслей и ощущение присутствия. Поскольку все задачи будут определяться главным образом исходя из приоритетов более высокого уровня, любую рас- становку приоритетов разумнее всего начинать сверху. Если, например, вы потратили время на расстановку приоритетов У вас всегда достаточно возмож- ностей для определения приорите- тов на любом уровне. Обращайте внимание на то, каким уровнем горизонта вам хочется заняться. Попытки управлять своей жизнью сверху вниз, если вы не контро- лируете нижние уровни, могут оказаться наименее эффективным подходом. в работе, а затем осознали, что это не та работа, которой стоило занимать- ся, то может оказаться, что вы зря по- теряли время и силы, которые лучше было бы посвятить поискам желаемой работы. Если вы не контролируете ситуацию на уровне реализации (текущие проекты и действия) и не верите, что способны должным образом управлять этими уровнями, то попытки управлять своей жизнью сверху вниз часто оборачиваются разочарованием. С практической точки зрения я рекомендую двигаться снизу вверх. В процессе консультаций я наблюдал оба подхода в дей- ствии и с позиции долгосрочной пользы могу с уверенностью заявить, что стратегия, когда клиент сначала брал под контроль свою текущую повседневную деятельность, а затем расширял горизонт фокуса, никогда не подводила. Основная причина, по которой направление работы должно идти снизу вверх, состоит в том, что это помогает для начала расчистить свое внутреннее простран- ство и позволяет творческому вни- манию сконцентрироваться на более значимых, но неясных перспективах, которые вам требуется для себя опре- делить. Кроме того, эта методика очень гибка и включает универсальные приемы мыслительного и организационного процессов, которые эффективны вне зависимости от сферы применения. Вот почему ее стоит освоить независимо от того, какие насущные проблемы вы решаете в данный момент. Если вы переключитесь на что-то другое, эта методика поможет вам приспособиться к новым условиям максимально быстро. Не нужно много времени, чтобы изменить ви ' дение или цель, но умением взяться за исполнение этой новой цели планомер- но, сконцентрированно и без стресса необходимо овладеть. Осознание того, что вы это можете, позволит вам выйти на новый уровень в игре. Это откроет перед вами большие возможности. Приведите в порядок то, что требу- ет вашего внимания, и вы узнаете, что на самом деле требует вашего внимания. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 292 За долгие годы практики я понял, что важнее всего справить- ся с тем, о чем вы больше всего думаете в настоящий момент. То, что вы сами не хотите придавать этому большого значения, не играет никакой роли. Вы уже об этом думаете, и на то есть причина. Конечно, задачу «Купить кошачий корм» вряд ли можно отнести к высокоприоритетным, но если именно это больше всего беспокоит вас в данную минуту, то ее решение будет в некотором роде делом номер один. Как только вы справитесь с тем, что занимает ваше внимание, вы освободите свое сознание для того, что на самом деле должно занимать ваше внимание. А когда вы справитесь с этим, то увидите, что на самом деле должно занимать ваше внимание, и так далее. Практически все руководители без исключения, с которы- ми мне доводилось работать, больше всего были измотаны управлением своей рутинной деятельностью: электронными письмами, встречами, командировками, проектами, идущими не по плану, и т. д. Когда им удавалось упорядочить все это и взять под контроль, их внимание неизменно переключалось на зоны ответственности и интереса более высокого уровня: на семью, карьеру, качество образа жизни. Так что не стоит беспокоиться о том, какой уровень горизонта или аспект вашей жизни является самым приоритетным, чтобы привести его в порядок. Просто беритесь за то, что волнует вас сейчас. Когда вы это сделаете, то поймете, что действительно для вас важно, и сможете справиться с этим более эффективно * В то время как Горизонт 5 (миссия и принципы) является самым важным контекстом для расстановки приоритетов, практика показывает, что, когда мы понимаем все уровни работы, в которую вовлечены, особенно уровни Основания и Горизонта 1, мы получаем бо ' льшую степень свободы и больше ресурсов для * Вполне вероятно, что это одна из причин, почему кто-то может сопротивляться принятию и применению методологии Getting Things Done. Некоторые задачи на более высоких уровнях горизонта, которые могут неожиданно появиться на поверхности, окажутся слишком неприятными. Парадоксально, но факт: для некоторых занятость на работе служит хотя бы временным способом поддерживать комфортное душевное состояние. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 293 выполнения более глобальных задач. Если ваш корабль идет ко дну, вам уже неважно, в какую сторону он направлялся! Хотя подход «снизу вверх» не является концептуальным приоритетом, с практической точки зрения это критический фактор для достижения сбалансированной, продуктивной и комфортной жизни. Основание. Первым делом нужно убедиться, что все ваши списки дел являются полными. Это само по себе может оказаться непростой задачей. Те, кто подойдет к этому со всей ответ- ственностью, могут обнаружить, что осталось еще много всего, о чем они забыли, записали не туда или просто не заметили. Если помимо календаря у вас не накопилось по крайней мере пятидесяти ваших следующих действий и тех, что вы ожидаете от других, включая все повестки дня для встреч и людей, я сомневаюсь, что вы действительно собрали абсолютно все. Хотя, если вы тщательно следовали всем рекомендациям и шагам, приведенным в части 2, возможно, вы справились с этой задачей. Если же нет, но все-таки хотите разобраться с этим уровнем, выделите определенное время и тщательно проработайте главы с четвертой по шестую в режиме реального времени. Когда вы приведете этот уровень контроля в актуальное состояние, у вас автоматически появится более обоснованное восприятие текущих приоритетов: добиться этого по-другому практически невозможно. Горизонт 1. Завершите свой список проектов. Действительно ли он охватывает все ваши обязательства, требующие от вас более одного действия? Это определит границы еженедельного распределения вашей деятельности и позволит освободить сознание на более продолжительные промежутки времени. Если вы сформируете полный список всего того, что хотели бы видеть в своей личной жизни и на работе на этом уровне, то обнаружите, что необходимо предпринять определенные действия, чего прежде даже не осознавали. Одно лишь создание ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 294 этого объективного списка даст вам более прочную основу для принятия решений, чем заняться, когда у вас появляется немного свободного времени. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают сразу не- сколько шагов, которые могут выполнить, чтобы сдвинуть намеченные дела с места. Лишь у единиц эта информация бывает четко определена и доступ- на в удобной форме. Прежде чем обсуждать, что должно быть сделано сегодня после обеда, убедитесь, что эта информация у вас под рукой. Если вы применяете на практике методологию Getting Things Done, то ваш список проектов будет именно таким, каким должен быть. Большинству наших клиентов обычно требуется от десяти до пятнадцати часов, чтобы собрать, обработать и организовать свои материалы настолько, чтобы можно было доверять своей системе. А для того чтобы достичь состояния «сознание как вода» (когда в сознании нет ничего, кроме дел, занимающих вас в настоящий момент), самые интересные задачи нужно решить на уровне Горизонта 1. У каждого из нас случаются ситуации и обстоятельства, которые требуют нашего внимания, вызывают интерес или беспокойство, однако при этом неочевидно, что же следует предпринять. У вашего сына не складываются отноше- ния с учителем математики; вас беспокоит, сколько времени займет проведение какой-то процедуры в вашей компании; вы не вполне довольны человеком, возглавляющим комитет по сбору средств; из головы не идут мысли о том, что вам нужно возобновить свои занятия живописью, и т. д. Для того чтобы избавиться от этого информационного фона, требуется определить объективный результат для каждого из этих пунктов (проектов) вместе с конкретным следующим действием и по- местить напоминание в надежную систему. Умение постоянно действовать в рамках этого уровня продуктивности без стресса служит признаком мастерства. Полное определение текущей работы на всех уровнях автома- тически обеспечит вам бо'льшую степень концентрации, соответствия и приоритетов. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 295 Горизонт 2. Это уровень «текущих профессиональных обязан- ностей» и «областей жизни, которые необходимо поддерживать на определенном уровне». Какие социальные роли вы выпол- няете? С точки зрения работы это относится к вашей занима- емой должности и обязанностям. С позиции личной жизни речь идет о том, какую роль вы играете в своей семье, в местном сообществе и каково ваше представление о самом себе. Возможно, некоторые из этих ролей уже определены и прописаны. Если вы недавно заняли новую должность и у вас есть контракт или соглашение, закрепляющие ваши области компе- тенции, это уже неплохое начало. Если ранее вы занимались персональным целеполаганием или выполняли упражнения по прояснению ценностей и у вас остались какие-то материалы, добавьте в комплекс и их. Далее рекомендую вам создать и поддерживать список «Зоны внимания». Возможно, его будет удобно разделить на подсписки: «Профессиональные» и «Личные». В этом случае нужно будет проводить обзор обоих подсписков. Это один из наиболее полезных списков, которые вы только можете создать для повы- шения уровня собственной организованности. Он не потребует еженедельного пересмотра, как список проектов. Скорее всего, он будет актуален в долгосрочной перспективе. В зависимости от скорости изменений в некоторых наиболее важных областях вашей жизни и работы его можно использовать как список напоминаний о новых потенциальных проектах и обращаться к нему с периодичностью от одного до трех месяцев. У вас, вероятно, от четырех до семи основных областей ответственности на работе и примерно столько же — в личной жизни. Ваша работа может включать такие направления, как развитие персонала, системное проектирование, долгосрочное планирование, административная поддержка, обслуживание клиентов и маркетинг; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, контроль качества, управление Если вы не вполне уверены, в чем состоит ваша работа, вы всегда будете ощущать перегрузку. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 296 активами и т. д. Если у вас собственный бизнес, то направле- ний, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выполняли конкретные обязанности в крупной компании. Остальные сферы вашей жизни могут включать такие направления, как родительские обязанности, участие в партнерских соглашениях, духовная жизнь, здоровье, волон- терская деятельность, ведение домашнего хозяйства, управление финансами, саморазвитие, творческое самовыражение и т. д. Каждую из этих областей можно разбить на полезные подкате- гории. Категория «Родительские обязанности» может включать отдельные контрольные списки для каждого из ваших детей. В категорию «Маркетинг» могут входить «Разработка програм- мы», «Проведение исследования», «Социальные сети» и т. д. Список «Зоны внимания» необходим для того, чтобы вы были уверены, что все ваши проекты и следующие действия определены и вы можете управлять своими обязательствами. Если бы вам понадобилось вести учет обязанностей и объек- тивно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обязательно обнаружили проекты, которые нужно добавить в список проектов. Проводя обзор этого списка, вы можете прийти к выводу, что некоторые области не требуют дополнительного внимания и находятся под контролем. В то же время какие-то области могут вызывать беспокойство, и нужно определить проект, чтобы разрешить эту ситуацию. Список «Зоны внимания» является лишь более абстрактной и проработанной версией списка напоминаний, о котором мы говорили ранее. Каждый из моих клиентов за последние тридцать лет обнаруживал по крайней мере два или три существенных пробела на данном уровне обсуждения. Например, к стан- дартным обязанностям, входящим в сферу компетенции ме- неджера или руководителя, относится работа с персоналом. Поразмыслив, большинство людей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, например: «Усовершенствовать процедуры центра поддержки», «Нанять ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 297 руководителя по кадрам», «Усовершенствовать процедуры оцен- ки производительности». Если бы учет обязанностей касался личной жизни, могли бы появиться такие проекты, как «Найти занятия по йоге» и «Организовать летний отдых для детей». Обсуждение приоритетов должно охватывать все уровни текущих соглашений между вами и другими людьми. Если вы заведете такой контрольный список своих профессиональных обязанностей и будете поддерживать его в актуальном состо- янии, то, вероятно, почувствуете больше спокойствия и большую степень контроля, чем большинство людей в нашей культурной среде. Очень немногие люди занимаются исключительно тем, для чего их наняли на работу. Необходимо постоянно иметь ясное представление о новых, меняющихся ожиданиях. В равной степени немногие люди совершают регулярный объективный обзор всех соответствующих областей своей жизни (семья, развлечения или финансы), чтобы закрыть существующие пробелы. Управление образом мышления и системами с этих уровней поможет вам перейти от надежды к твердой уверен- ности, когда вы делаете необходимый повседневный выбор своих конкретных занятий. Горизонты 3–5. В то время как три нижних уровня касаются в основном текущего положения дел: ваших действий, проектов и зон ответственности, — начиная с уровня Горизонта 3 на первое место выходят факторы будущего, направления вашего движения и ваши намерения. На этих уровнях также нужно заниматься составлением списков (особенно на высшем уровне — миссии и принципов, — который постоянно является критерием контроля и корректировки действий и поведения). Однако главным образом на этих уровнях необходимо руко- водствоваться вопросом: «Какие текущие действия оправданны с точки зрения запланированных результатов и как я собираюсь их достичь?» Временной интервал при этом может быть от карь- ерных целей на один год (Горизонт 3) до ожиданий вашего служебного и материального положения через три года ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 298 (Горизонт 4) и интуитивного определения цели вашей жизни и способов ее максимального воплощения (Горизонт 5). Я объединил три верхних уровня, потому что зачастую ситуации могут быть отнесены к любой из этих категорий. Кроме того, поскольку методология Getting Things Done в большей степе- ни нацелена на искусство достижения, чем на постановку целей и определе- ние ви ' дения, я не буду углубляться в детальный анализ. Но по своей сути подобное исследование затрагивает очень глубокие и сложные области, включающие бизнес-стратегии, развитие организации, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и ценностей. Для наших целей важно сосредоточиться на том, какие мотивирующие факторы определяют всю вашу работу в полном объеме на данный момент (некоторые из них могут следовать из ваших обязательств более высокого уровня и намерений). Нужно ли изменить или прояснить ваши цели и направление движения на основании глубокого обдумывания, анализа и ин- туиции — это тема отдельного обсуждения. Даже в этом случае, вероятно, вы прямо сейчас сможете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное. Если бы вы мысленно нарисовали себе картину того, чем могли бы за- ниматься через год или полтора, или в чем состояла бы суть вашей работы на этом этапе, какие дальнейшие действия вызвала бы эта картина? На этом, более тонком уровне от чего- то лично вам необходимо избавиться, а с какими-то людь- ми и системами нужно взаимодействовать, чтобы воплотить задуманное. Поскольку сама работа является движущейся мишенью, а современный профессиональный мир находится в постоянном движении и изменении, как зыбучие пески, Если вы не знаете, к чему стреми- тесь и что для вас по-настоящему важно, то никогда не поймете, когда нужно остановиться. Выбирайте сражения достаточ- но крупные, чтобы они имели значение, и достаточно мелкие, чтобы их можно было выиграть. Джонатан Козол, публицист ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 299 возможно, необходимо наметить проекты, чтобы обеспечить достижение результатов в заданной области. В личной жизни, возможно, вы захотите уделить внимание вопросам, подобным этим: «Моя карьера будет стоять на месте, пока я четко не изложу свои цели начальнику [начальнику моего начальника]». Или: «Какие новые занятия появятся у моих детей в следующие пару лет и что я должен сделать в связи с этим?» Или: «Какая профилактика необходима, чтобы справиться с возникшей проблемой со здоровьем?» С позиции долгосрочной перспективы вы могли бы оценить, как развивается ваша карьера; что происходит в вашей личной жизни; как ваша компания реагирует на изменение внешних условий и как это влияет на вас. Ответы на эти вопросы охваты- вают горизонт планирования сроком от года до пяти. Начиная отвечать на них, люди делают для себя важные выводы. Однажды я консультировал клиента, работавшего в крупном международном банке. После нескольких месяцев применения этой методики и обретения контроля над повседневной рутиной он решил, что пришло время инвестировать в создание собствен- ной хай-тек-компании. Эта мысль была слишком амбициозной, чтобы сразу за нее взяться, однако, начав с уровня Основания, шаг за шагом, он постепенно пришел к обдумыванию идеи на этом уровне горизонта. Недавно я узнал, что он добился невероятного успеха в своем новом предприятии. Если у вас есть долгосрочные обязательства и планы на период больше года (брак, дети, карьера, компания, искусство, хобби), стоит задуматься о том, что необходимо сделать, чтобы успешно двигаться в этом направлении. Задайте себе следующие вопросы. • В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей компании? Какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности? • Какие долгосрочные цели и задачи я установил для себя? Какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить? ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 300 • Какие еще значимые события могут повлиять на выбор того, что я делаю? Хочу подчеркнуть, что я не призываю вас устанавливать новые цели или поднимать планку стандартов. Скорее стараюсь указать на то, чему необходимо уделить должное внимание, чтобы очистить собственное пространство. Вот примеры вопросов, которые могут возникнуть на этом уровне. Изменение характера вашей работы в связи со сменой приоритетов на уровне компании. Вместо управления разработкой собственных обучающих программ внутри компании вам придется передать эту задачу внешним специалистам. Направления, в которых, как вам кажется, должна развиваться ваша карьера. Через год вам хотелось бы заниматься другой работой, и для этого необходимо предпринять определенные шаги и изучить возможности для перехода на другое место или для повышения. Направления развития компании с учетом глобализации и расширения. Предстоит множество зарубежных поездок, и с учетом ваших жизненных предпочтений вам необходимо пересмотреть свои карьерные планы. Жизненные предпочтения и изменение потребностей. По мере взросле ния детей необходимость постоянно быть рядом с ними дома уменьшается, а у вас повышается интерес к инструментам инвестирования и к планированию своей пенсии. На высшем уровне мышления необходимо задать перво- степенные вопросы: зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? В чем смысл вашего существования, личного и/или компании, определяющий любой ваш выбор? Это вопросы, касающиеся перспективы и общей картины: для того чтобы ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 301 справиться с ними, обратитесь за помощью к книгам, гуру и сформированным моделям. «Зачем?» — это главный вопрос, ответ на который пытаемся найти все мы. Вы можете идеально организовать все остальные уровни вашей жизни и работы, но, если вы хотя бы немного отклонились от курса с точки зрения того, чего хотите на самом глубоком уровне или того, в чем ваше призвание, вы не будете чувствовать себя комфортно. Как выбросить из головы проблему определения приоритетов Уделите несколько минут, если вы еще этого не сделали, тому, чтобы на- бросать неформальные заметки о том, что пришло вам в голову при чтении этой главы. Какие бы мысли ни попали в расширенный радиус действия ва- шего внутреннего радара, запишите их и выбросите из головы. Затем обработайте эти заметки. Решите, действительно ли вам хочет- ся заниматься тем, что вы записали. Если нет, выбросите эти записи или отложите их в список «Когда-нибудь / может быть» или в папку под назва- нием «Мечты и планы, к которым я когда-нибудь вернусь». Возможно, вы захотите продолжить записывать мысли о будущем и придать про- цессу более формальный характер. Можете, например, составить новый бизнес-план со своими партнерами, описать свои представления об идеальной жизни с супругой, написать конкретный план развития вашей карьеры на ближайшие три года или просто Нейтральное состояние — это когда вы не устремляетесь впе- ред слишком поспешно и не дви- гаетесь слишком медленно. «Нейтральный» не означает «пассивный». Это размеренное движение, позволяющее новой информации и новым возмож- ностям появляться прежде, чем вы предпринимаете дальнейшие действия. Находясь в ней- тральном состоянии, вы повы- шаете свою чувствительность и интуитивные способности. Нейтральное состояние — это плодотворная почва для роста новых возможностей. Док Чайлдре, ученый ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса нанять персонального наставника, который поможет вам спра- виться со всем этим. Внесите желаемый результат в список проектов и определите следующее действие. Затем выполните его, делегируйте или поместите напоминание о действии в со- ответствующий список. После этого можно сконцентрироваться на разработке кон- кретных проектов, которые уже определены, но еще не конкре- тизированы, как вы того хотели бы. Убедитесь, что вы готовы к такой вертикальной обработке проектов. |