Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Систематизация случайных мыслей по проекту В главе 3 шла речь о том, что часто нас посещают идеи по про- ектам, которые мы хотим сохранить, но которые не требуют немедленных действий. Такие идеи, от мыслей о том, чем бы заняться в следующий отпуск, до определения основных пунктов плана по проекту, попадают в широкую категорию «вспомога- тельные материалы по проекту». Эти мысли могут посетить вас в тот момент, когда вы за рулем несетесь по шоссе и слушаете новости или когда читаете статью на профессиональную тему. Как вы обычно поступаете с такой информацией? Мой вам совет: проанализируйте, где вы храните информацию по этому конкретному проекту или теме, как можете что-то добавить в этот формат, а также где можно хранить дополнительные данные, связанные с этим проектом. Большинство специалистов рекомендуют несколько вариантов работы со вспомогательными материалами: прикрепленные комментарии, цифровая база данных или информация в элек- тронной почте, а также обычные канцелярские папки и записи в блокноте. Прикрепленные комментарии. Большинство приложений для планирования позволяют добавить цифровой комментарий к списку или к записи в календаре. Если вы ведете список проектов в электронном формате, можете найти нужный проект, добавить комментарий и записать свою идею. Это отличный спо- соб воспользоваться преимуществами быстрого планирования «на салфетке». Если список проектов у вас в бумажном варианте, можно просто добавить самоклеящийся листок с идеей напротив нужного пункта списка или на отдельном листе по данному проекту. В любом случае не забывайте читать эти коммента- рии, когда просматриваете информацию по проекту, чтобы использовать свои мысли. Электронная почта и цифровые приложения. Современная цифровая реальность предлагает бесконечное количество способов работы Вы не должны терять идеи по поводу проектов или тем. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 232 с идеями по проекту. Электронные сообщения с полезной ин- формацией по проекту можно хранить в отдельной папке с со- ответствующим названием. Если таких писем слишком много, подумайте о создании двух папок: «Партнерство с Джонсоном — актив» и «Партнерство с Джонсоном — архив» или что-то в этом роде. Возможно, окажется полезным использование более продвинутых цифровых инструментов для организации ваших мыслей по проекту или теме, если вы еще этого не сде- лали. Сегодня существует множество подобных инструментов: от простых облачных технологий, позволяющих полностью настроить их под свои потребности, до систем управления проектами с возможностью совместного доступа и персональных приложений, в которых возможно практически все: от постро- ения ассоциативной карты в свободном формате до организации больших объемов текстовой информации. Оборотная сторона разнообразия цифровых инструментов управления проектами заключается в той легкости, с которой мы размещаем потенциально важную информацию в самых разных местах. В итоге практически возвращаемся к тому, с чего начали: мы не знаем, где точно хранится информация, не видим ее комплексно с нужной перспективы в нужное время и не уверены, как и куда конкретно размещать какие-то данные. Все заканчивается тем, что мы вновь пытаемся удержать все в памяти! Я постоянно нахожу новые способы отслеживать нужную информацию обо всем, чем я занимаюсь, но сохраняю спокойствие и уверенность, только когда имею четкий список проектов и регулярно просматриваю все составляющие моей системы. Бумажные папки. Когда вы собираете бумажные материалы, имеет смысл создать отдельные папки по каждому проекту. Возможно, это совсем нетехнологично, зато просто. Хорошую Внутренняя угроза цифрового мира состоит в том, что огромное количество информации может легко храниться в самых разных местах без перекрестных ссылок. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 233 систему хранения справочной информации отличает простота в организации и использовании. В такой системе вам будет вполне удобно создать папку для небольших заметок после деловых встреч. Временами легче проанализировать и оценить информацию по проекту, необходимую для проведения встреч и переговоров, используя физические материалы из папки, чем данные в цифровом формате. Я часто распечатываю материалы, которые могут мне пригодиться: таблицы, расписания, элек- тронные письма, информацию из интернета, чтобы при необ- ходимости они были под рукой. Страницы в блокноте. Существенное преимущество обычного бумажного блокнота состоит в том, что отдельному проекту можно посвятить целую страницу или же несколько страниц. Несколько лет я пользовался блок- нотом среднего размера, где сначала шел список проектов, а ближе к концу блокнота оставлял пустые страницы, чтобы записывать там любые случай- ные мысли по проекту, планы и дета- ли по пунктам из основного списка. И хотя сегодня на смену бумажным системам планирования приходят их цифровые аналоги, модель с использо- ванием блокнота очень удобна: она обеспечивает комплексный и многоуровневый подход к организации системы планирования. Стоит периодически «чистить» систему от устаревших, не- выполнимых или ненужных комментариев. Для меня оказалось полезным собирать свои случайные мысли и комментарии, скорее потому, что это стимулирует мой мыслительный процесс, а не потому, что я затем использую все эти идеи (большинство из них бесполезны!). Тем не менее я стараюсь не хранить свои старые идеи, притворяясь, что они очень нужные, когда на самом деле это не так. Все описанные методы могут быть эффективно использованы для ор- ганизации планирования по проекту. Нужно лишь регулярно определять, каких конкретных действий требуют ваши комментарии по проекту, а также просматривать сами ком- ментарии так часто, как это необхо- димо для данного проекта. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 234 Организация материалов, которые не требуют действий Самая серьезная проблема с персональными системами управле- ния возникает у большинства людей потому, что они смешивают немногочисленные задачи, требующие конкретных действий, с огромным количеством информации и материалов, имеющих ценность, но не подразумевающих действий. Хорошая система хранения информации, не требующей действий, настолько же важна для нашей профессиональной и личной жизни, как и управление действиями и напоминаниями по проектам. Без правильного управления подобная информация способна засорить весь процесс. Информацию, не требующую действий, можно разделить на три категории: справочные материалы; напоминания о вещах, не требующих немедленных действий, но которые могут пона- добиться потом; и то, что никогда вам не понадобится (мусор). Справочные материалы Большинство материалов из тех, что попадает к вам на стол, относятся к справочным. Эта информация не требует каких- либо действий, но по самым разным причинам вы хотели бы ее сохранить. Нужно принять следующие решения: какую информацию и в каком объеме сохранить, сколько выделить на это места, в какой форме ее сохранить и где. Как прави- ло, это ваш личный выбор, основанный на юридических или логических доводах, а также персональных предпочтениях. Однажды организованная, эта система потребует вашего вни- мания только тогда, когда ее нужно будет изменить из-за того, что у вас накопилось избыточное или недостаточное количество информации, учитывая ваши потребности или предпочтения. Психологическая проблема, возникающая у большинства людей, состоит в том, что они еще не решили, какие мате- риалы требуют от них действий, а какие нет. Как только вы ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 235 провели четкое деление, справочные материалы перестают нести на себе печать незавершенности: теперь это просто ваша библиотека. Ваша задача — решить, насколько она будет большая. Пройдя этап определения справочных материалов, можете хранить там столько информации, сколько позволит физическое или цифровое пространство. Я получил возможность хранить в архиве гораздо больше электронных писем, а также цифровых фотографий после того, как увеличил объем памяти на жестком диске компьютера, добавил внешние жесткие диски и начал пользоваться облачными технологиями. В моем случае справедливо правило «Чем больше, тем лучше». Тем более что увеличение объема справочного материала не доставляет мне психологического дискомфорта. Разнообразие справочных систем Сегодня справочные материалы доступны в самых разных форматах (по темам и источникам информации), как и многочис- ленные способы их организации. Далее мы кратко рассмотрим самые распространенные из них. • Хранение общей справочной информации: бумажная система, электронная почта, простые цифровые системы хранения. • Хранение большого объема информации. • Управление контактами. • Библиотеки и архивы. Хранение общей справочной информации. Как я уже говорил в предыдущих гла- вах, хорошая система хранения ин- формации играет ключевую роль в обработке и систематизации всех ваших материалов. Она также яв- ляется обязательным условием при Система хранения информации должна быть просто библиотекой, которой можно легко воспользо- ваться, а не напоминанием о дей- ствиях, проектах, приоритетах или перспективах. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 236 работе с бумажными документами и постоянно поступающей электронной информацией, которые по каким-то причинам вы хотели бы сохранить. В идеале вы уже создали для себя систему хранения общих справочных материалов, когда разби- рали входящие документы. Вам должно быть удобно хранить даже один-единственный документ, к которому вы хотите вернуться позже, или статью, которую прочитали онлайн. Эта система должна быть неформальной, удобной в использовании и всегда под рукой. Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4, чтобы получить информацию по теме. Большинству людей достаточно от одного до четырех стандарт- ных ящиков для документов, несколько десятков электронных папок, а также другие цифровые места хранения информации и категории, количество которых может варьировать от несколь- ких единиц до нескольких сотен * . Сама глобальная сеть — это не что иное, как огромный цифровой картотечный шкаф, ко- торый освобождает от необходимости создавать собственную цифровую библиотеку справочных материалов и производит огромный объем информации, которую вы хотели бы собрать и упорядочить в собственной системе. Информационный поток растет, множатся способы доступа к информации и ее система- тизации, это обостряет проблему разделения информации: какая требует действий, а какая нет, — а также делает необходимым создание эффективной и простой системы хранения справочных материалов и управления этой системой. Хранение большого объема информации. Если информация по теме занимает больше пятидесяти папок и/или основных документов, возможно, стоит выделить для ее хранения отдельную секцию, * Я не прочь вкусно пообедать и потому собираю информацию о тех ресторанах по всему миру, которые мне было бы интересно посетить (учитывая как личный опыт, так и рекомендации). Я храню эту информацию в электронном приложении, и мне достаточно зайти, например, в следующие папки: «Места — Лондон — Рестораны», чтобы увидеть нужный мне список. Всего лишь одной теме — ресторанам, которые я хотел бы посетить, — посвящены сотни папок и подпапок в моем компьютере. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 237 ящик или цифровую базу данных и упорядочить ее по алфа- виту или применить другую простую систему поиска в рамках материалов по этой теме. Например, если вы занимаетесь вопросом слияния компаний и вам необходимо хранить большой объем бумажных документов, возможно, стоит выделить два или три ящика, чтобы поместить туда всю документацию для комплексной финансовой и юридической проверки. Если вы увлекаетесь садоводством, парусным спортом или готовкой, каждому из этих хобби стоит отвести отдельный ящик в шкафу. Обратите внимание, что, если материалы по какой-то теме имеют отношение и к другим вопросам, у вас может возникнуть дилемма, сохранить ли их в папке с общей справочной инфор- мацией или поместить в специализированные папки по темам. Если вам попалась интересная статья про деревянные заборы, что делать: сохранить ее в ящике, где у вас все материалы по саду, или в общей системе вместе со всеми остальными материалами на тему ремонта дома? Как правило, лучше при- держиваться одной общей системы хранения информации с очень ограниченным делением на отдельные темы. Управление контактами. Существенная часть информации, кото- рую нужно сохранить, касается непосредственно людей вашего круга общения. Вы имеете дело с самой разной контактной ин- формацией: номера телефонов (мобильных, домашних, рабочих), адреса электронной почты и т. д. Кроме того, если нужно, вы постараетесь сохранить информацию о днях рождения, именах членов семьи, хобби, интересах и увлечениях и т. д. С профес- сиональной точки зрения вам может понадобиться отслеживать даты приема на работу сотрудников, сроки проведения оценки персонала, цели и задачи, а также другие потенциально важные даты для управления персоналом и для юридических целей. В большинстве цифровых и бумажных систем планиро- вания раздел для контактной информации (точно так же как и календарь) является, возможно, самым часто используемым компонентом. Всем нужно где-то хранить номера телефонов ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 238 и адреса электронной почты. Обратите внимание, что эта информация носит исключительно справочный характер. Не требуется никаких действий — это просто информация, которая когда-нибудь может понадобиться. При всем развитии цифровых технологий у многих людей все еще собираются целые пачки визиток, словно взывающие к своим хозяевам: «Реши что-нибудь! Сделай что-нибудь со мной!» Однако после того как вы отделили информацию, требующую действий, от всего остального, не так уж сложно понять, как систематизировать контактную информацию; важно только учесть ваши индивидуальные потребности при ее организа- ции. Проблемы могут возникнуть тогда, когда люди пытаются использовать систему управления контактами как инструмент для напоминаний о том, что им нужно сделать. Это не ра- ботает, если только это не составная часть функциональной CRM-системы, содержащей как информацию о клиентах, так и соответствующие комментарии по работе с ними. Если вы определили все действия относительно других людей, занесли их в свой список напоминаний, а затем отслеживаете, у вашей системы управления контактами остается только одна функция: хранение информации. Единственный вопрос (или возможность), который может возникнуть: сколько информации вам нужно хранить, где и при помощи какого оборудования, чтобы система была эффективна и всегда под рукой? Идеального ответа на этот вопрос, скорее всего, нет. Но, возможно, выбор стоит сделать в пользу цифровых онлайн-инструментов, учитывая, что сегодня их технические характеристики постоянно совершенствуются, они предлагают разные варианты хранения данных и просты в использовании. Библиотеки и архивы: уровни персонализации. Полезная информация может находиться на разных уровнях. Если копать достаточно глубоко, можно найти практически что угодно. Ответ на воп рос, сколько информации нужно хранить, насколько близко и в какой форме, будет периодически меняться в зависимости от ваших ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 239 потребностей, персонального уровня комфорта при работе с информацией, а также технологий, определяющих ваше от- ношение к глобальной информации. Тем не менее это не глав- ный вопрос для вашего персонального процесса организации и личной продуктивности, если вы держите все ваши проекты и дальнейшие действия под контролем в системе, с которой регулярно работаете. Любые справочные материалы в этом случае остаются не больше и не меньше чем справочными материалами, которые нужно собрать и сохранить в соответ- ствии с вашими личными предпочтениями, потребностями и возможностями. Всегда проще, если вы проявляете последовательность. Информацию ка- кого типа вам нужно постоянно иметь под рукой? Она должна храниться в мобильном устройстве или в блок- ноте, с которыми вы не расстаетесь. Что вам нужно для проведения встреч или для участия в мероприятиях вне офиса? Это должно быть в вашем портфеле, рюкзаке или сумочке. Что может понадо- биться для работы в офисе? Это должно находиться в вашей личной системе хранения информации или в вашем компьютере. Что касается каких-то исключительных рабочих ситуаций, не- обходимые материалы могут храниться в общей корпоративной системе хранения или где-нибудь в облачном приложении. Если какую-то информацию вы можете легко найти в интернете, не нужно ничего с ней делать, кроме случаев, когда она может вам понадобиться в отсутствие интернет-соединения. Тогда лучше распечатать ее при удобном случае и сохранить в папке, которую вы сможете взять с собой. Организация персональной системы хранения справочной информации зависит только от наличия физического (или циф- рового) пространства и от конкретных целей. Во-первых, разделите информацию на требующую действий и не требу- ющую. Во-вторых, продумайте, как вы будете ее использовать, Для материалов исключительно справочного характера единствен- ный вопрос состоит в том, сто'ят ли они места и времени, чтобы их хранить. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 240 а следовательно, где и в какой форме она должна храниться. Решив эти вопросы, вы сможете систематизировать столько информации, сколько нужно. Не существует «идеальной» справочной системы. Ее структуру и содержание каждый человек определяет для себя в зависимости от соотношения потенциальной ценности информации ко времени и усили- ям, необходимым на ее сбор и управление. Оптимальный вариант — подумать, как и где сохранить необходимую вам информацию. Таким образом вы начнете создавать для себя практическую систему, вместо того чтобы пытаться выбрать из существующих или придумать. Со временем ваша справоч- ная библиотека увеличится и станет лучше организованной. Она только выиграет, если этот процесс пойдет параллельно с усовершенствованием управления вашими повседневными делами. Возможно, не всегда будет очевидно, как сделать это лучшим образом. Ключевым фактором явится периодический обзор и переоценка вашей системы, а также оперативное внесение изменений по мере необходимости. «Когда-нибудь / может быть» Далее, для того чтобы систематизировать материалы, не тре- бующие действий, необходимо отслеживать то, к чему вы планируете вернуться позже. Спектр этих действий доволь- но разнообразен: путешествие в какое-то особенное место, которое вы когда-нибудь совершите; книги, которые хотите прочитать; про- екты, которые планируете реализовать в следующем году; навыки и таланты, которые хотели бы у себя развить. Для полной реализации этой модели вам нужен отдельный список. Есть несколько способов организовать хранение материалов для последующего обзора, и любой поможет вам систематизи- ровать их и больше не держать в голове. Вы можете составить В список «Когда-нибудь / может быть» попадает не то, что вам не нужно. Возможно, это самые интересные и творческие вещи, с которыми вы имеете дело. |