Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Где искать проекты, пока не попавшие в зону вашего внимания Есть три основные области, где вас могут поджидать «спря- тавшиеся» проекты: • текущая деятельность; • обязательства с более далеким горизонтом планирования; • текущие проблемы, задачи и возможности. Текущая деятельность. Довольно много проектов можно увидеть, просто открыв свой календарь, список следующих действий или осмотревшись на рабочем месте. Есть ли в вашем календаре встречи, состоявшиеся или предстоящие, которые сами по себе не приведут к тому ре- зультату, которого вы хотите добиться? Вы можете заметить, что запланированный вами конференц-звонок касается запроса клиента на приобретение нового программного обеспечения. И вот рождается проект «Изучить возможное программное обеспечение для клиента XYZ». Или у вас запланировано родительское собрание в школе сына. Это становится напо- минанием, что вам нужно решить вопрос с его расписанием занятий. Предстоящие личные и деловые поездки, конференции и мероприятия у вас в календаре и так далее — все нужно рассматривать с точки зрения проектов, требующих внимания. Вполне вероятно, что у вас есть еще не определенные про- екты, связанные со следующими действиями в вашем списке. У многих моих клиентов оказывались примерно такие задачи в списке «Телефонные звонки»: «Позвонить Марио относи- тельно встречи со спонсорами». При этом еще не была сфор- мулирована задача «Определить спонсоров», и, соответственно, она не была внесена в список проектов. Вот еще один момент, на первый взгляд очевидный, но который многие упускают из виду. В вашем портфеле есть предложения и контракты, которые вы должны просмотреть, на вашем рабочем столе — формы, которые следует заполнить ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 223 для банка, в вашем бумажнике — сломанные часы, которые нужно занести в ремонт. По сути, это не что иное, как ваши проекты. Убедитесь еще раз, что все эти задачи являются частью вашей системы, а не оставлены на произвол судьбы. Обязательства с отдаленным планированием. Я почти могу биться об заклад, что вы не уделяете должного внимания некоторым своим обязательствам и интересам, относящимся к отдаленному планированию, целям, ви ' дению и основным ценностям. Обзор ваших обязанностей в профессиональном и личном плане покажет, чему стоит уделить внимание. Их будет полезно рассматривать как отдельные проекты. Если у вас есть профессиональные цели, корпоративные задачи, стратегические планы, вы уже выделили все проекты, которые они включают, чтобы можно было начать последова- тельную работу над ними? Мне никогда не встречался руково- дитель, который, проверяя любой документ по долгосрочному планированию, не нашел для себя хотя бы одного проекта, требующего прояснения. Предполагаются ли какие-то события в вашей личной жизни, которые уже сейчас привлекли ваше внимание и требуют определенных действий: дети растут, родители стареют, близится пенсия, меняются ожидания супру- га, появляются новые хобби? Подобные размышления часто приводят к основополагающим проектам, которые, однажды возникнув, сформируют у вас чувство уверенности и контроля над своим миром. Текущие проблемы, задачи и возможности. Неиссякаемым источ- ником для вашего списка проектов является все то новое, что легко может сбить ваш фокус и затянуть в свою трясину, если сразу не сформулировать это новое в терминах проекта и следующих конкретных действий: • проблемы; • улучшения процесса; • творческие возможности. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 224 В каких случаях проблема является проектом? Всегда. Когда вы оцениваете положение дел как проблему, а не просто как текущую ситуацию, вы предполагаете, что существует потен- циальное решение. Есть ли оно на самом деле, еще нужно подумать. Но по крайней мере вам нужно провести некое ис- следование, чтобы это узнать. «Подумать, как помочь Фредерику улучшить дела в школе»; «Разрешить ситуацию с арендодателем и ремонтом здания»; «Закрыть спор о компенсации с деловым партнером» — все это примеры самых настоящих проектов, которые вы можете не считать проектами. Однако когда вы все-таки начнете думать об этом как о проектах, внесите их в ваш список и определите следующее действие для каждого из них. Вы сами удивитесь тому, что перешли на новый уровень управления проектами, эффективно и без стресса. Проекты «прячутся» в ваших административных, опера- тивных и рабочих процессах как в профессиональной сфере, так и в личной жизни. У вас есть жалобы и нарекания по по- воду работоспособности ваших систем? Есть ли недостатки в ваших процедурах хранения информации, коммуникации, приема на работу, делопроизводства? Нужно ли что-то улуч- шить в ваших банковских или финансовых процедурах или в том, как вы поддерживаете отношения с семьей и друзьями? Такие вещи становятся проектами незаметно. Сложно бывает понять, когда они пересекают границу между беспокойством и настоящей проблемой (или вдохновением), с которой нужно что-то делать. И, наконец, есть вещи, которыми вы хотели бы заняться для саморазвития или творческого самовыражения. Вы хо- тели бы выучить итальянский язык, научиться готовить или рисовать? Вам приходила в голову мысль, что было бы здорово пройти онлайн-курс цифровой фотографии или социального маркетинга? Вполне вероятно, что многие подобные проекты так и останутся в вашем списке «Когда-нибудь / может быть». Однако когда вы оцените эффективность методологии GTD, вы непременно захотите воспользоваться ее преимуществами ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 225 и с большей готовностью начнете включать новый, интересный и полезный опыт в вашу жизнь и определять желаемый резуль- тат уже в списке текущих проектов. Один список или несколько? Для большинства людей оптимальным вариантом является ведение одного общего списка, а не ежедневных руководств, составленных по приоритетам. Система организации — это просто место хранения всех ваших открытых вопросов и ва- риантов, чтобы мозгу было легче принимать необходимые интуитивные стратегические решения. Честно говоря, неважно, сколько у вас разных списков проектов, если вы просматриваете их содержание так часто, как это требуется. В основном это можно делать за один заход во время еженедельного обзора. Способы классификации проектов В некоторых ситуациях имеет смысл разделить свой список проектов на категории (это помогает снизить уровень стресса). Рассмотрим стандартные варианты. Персональные/профессиональные. Многие люди предпочитают делить свои проекты на профессиональные и персональные. Если вы из их числа, помните, что следует проверять свой список личных проектов так же часто, как и список профессиональных, а не откладывать его на выходные. Многими личными делами, как и всеми остальными, нужно заниматься в течение недели. Зачастую самое серьезное давление в профессиональной сфере люди испытывают из-за проблем в личной жизни, которые они упустили. Делегированные проекты. Если вы занимаете руководящую долж- ность, то, скорее всего, несете личную ответственность сразу за несколько проектов, реализация которых лежит на ваших ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 226 подчиненных. Конечно, можно поместить их в лист ожидания, но логичнее создать отдельный список «Делегированные про- екты» и отслеживать выполнение проектов с его помощью. Ваша задача — периодически проверять этот список, чтобы быть уверенным в прогрессе. Отдельные типы проектов. По роду своей деятельности или образу жизни некоторые люди ведут несколько проектов одной направленности. В некоторых случаях имеет смысл объединить их в отдельную категорию в списке проектов. Например, кор- поративный консультант или спикер на конференциях может вести отдельную категорию «Презентации» с хронологическим списком всех предстоящих событий такого рода. По сути, это такие же проекты, как и все остальные. Их также нужно периодически проверять на предмет следующих конкретных действий, пока они не будут завершены. Однако может быть удобно организовать их в один список в том порядке, в кото- ром они идут в календаре, отдельно от других проектов. Если вы агент по недвижимости, оказываете консалтинговые услуги или обслуживаете относительно небольшое число кли- ентов в любой профессиональной области, вероятно, вам будет удобно видеть сразу все ваши «отношения с клиентами». Для этого можно воспользоваться отдельным листом в блокноте или цифровым приложением, но для оптимального функционирова- ния этой системы она должна быть полной; следует постоянно поддерживать актуальность каждого ее пункта. Кто-то предпочитает систематизировать свои проекты по главным областям внимания: родители составляют такие списки в отношении вопросов, связанных с детьми; предприни- матели делят проекты на категории в зависимости от функций, которые они выполняют (финансовая деятельность, продажи, оперативное управление) и т. д. Еще раз повторю: не столь важно, как именно вы решили систематизировать проекты в своем списке. Главное, чтобы этот список был полным, актуальным и вы могли бы его периодически Правильная степень сложности — это та, которая создает оптималь- ную степень простоты. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 227 проверять, чтобы не держать в голове никаких задач. Независимо от того, как вы организуете свой список сейчас, вы, скорее всего, измените его структуру, когда наберетесь опыта в использовании этой системы и когда фокус в вашей работе и жизни изменится. Как быть с подпроектами? Теоретически некоторые ваши проекты можно разбить на основ- ные составляющие части и каждую рассматривать как отдельный проект. Например, если вы переезжаете в новый дом, где хотите многое изменить и переделать, у вас получится примерно такой список активных действий: «Закончить внутренний двор»; «Сделать ремонт в кухне»; «Организовать рабочий кабинет» и т. д. Каждый из этих пунктов сам по себе может считаться отдельным проектом. Нужно ли занести это в свой список проектов под одним пунктом, например «Закончить ремонт нового дома», или лучше перечислить все подпроекты отдельно? Это не столь важно, если вы будете проверять все состав- ляющие проекта достаточно часто, чтобы не снизилась продук- тивность. Нет ни одного внешнего инструмента или организа- ционного формата, которые бы идеально справлялись сразу с двумя направлениями систематизации — по горизонтали и по вертикали — по всем проектам. Вам самому необходимо держать в голове общую картину (в этом может помочь еже- недельный обзор). Если вы заносите в свой список какой-либо крупный проект, возможно, стоит завести для него отдельный список подпроектов и/или план проекта в качестве вспомога- тельного материала, который вы будете периодически прове- рять, когда дело дойдет до работы над этим проектом. Я реко- мендовал бы вам так и поступить, если какие-то части проекта зависят от чего-то, что нужно сделать сначала. В этом случае могут появиться подпроекты, но никаких следующих действий по ним, потому что они находятся «в режиме ожидания», пока не будут выполнены другие задачи, чтобы этот подпроект сдвинулся с места. Например, вы не сможете перейти к пункту «Сделать ремонт на кухне», пока не завершите «Починить электропроводку в доме». Или, например, у вас нет возможности ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 228 отремонтировать весь дом сразу, тогда имеет смысл расставить в порядке приоритета, чем и в какой последовательности вы планируете заниматься. При этом вы можете «Закончить внут- ренний двор» независимо от других подпроектов. Таким об- разом, важно по каждой части этого проекта наметить акту- альные следующие действия, которые можно выполнять независимо. Не стоит задерживаться на том, какой вариант лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал вам перечислить свои крупные проекты в списке проектов и составить списки подпроектов как вспомогательные материалы, но обязательно включить их в еже- недельный обзор. Часто бывает полезно увидеть в перспективе, что происходит в вашей жизни. Тем не менее, если этот подход кажется вам непродуктивным, попробуйте включить активные независимые под- проекты в качестве отдельных пунктов в свой основной список проектов. Нет идеальной системы для оди- накового отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вы просто должны знать о том, что у вас есть проекты, а если они разбиваются на составные части, где найти нужные напоминания о них * Вспомогательные материалы по проектам Вспомогательные материалы по проектам — это не действия и не напоминания. Это ресурсы, предназначенные для того, чтобы поддержать ваши действия и размышления по конкрет- ным проектам. * Когда я пишу это, я мучительно пытаюсь организовать свой переезд из Калифорнии в Европу. Несколько месяцев в моем списке проектов значился пункт: «Переехать в Амстердам». На прошлой неделе, когда настала необходимость действий по самым разным аспектам, я разбил этот один проект на 15 составляющих, которые теперь должен контролировать каждую неделю, начиная от «Открыть счета в голландском банке» до «Решить вопрос с хранением картин в Санта-Барбаре». Только от вас зависит, как вы буде- те систематизировать свои проекты и подпроекты. Убедитесь, что всег- да можете найти все нужные вам вещи и проверяете их достаточно часто, чтобы не держать в голове. Что в вашей обстановке продол- жает психологически «взывать» к вам и требовать, чтобы вы что-то предприняли? ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 229 отремонтировать весь дом сразу, тогда имеет смысл расставить в порядке приоритета, чем и в какой последовательности вы планируете заниматься. При этом вы можете «Закончить внут- ренний двор» независимо от других подпроектов. Таким об- разом, важно по каждой части этого проекта наметить акту- альные следующие действия, которые можно выполнять независимо. Не стоит задерживаться на том, какой вариант лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал вам перечислить свои крупные проекты в списке проектов и составить списки подпроектов как вспомогательные материалы, но обязательно включить их в еже- недельный обзор. Часто бывает полезно увидеть в перспективе, что происходит в вашей жизни. Тем не менее, если этот подход кажется вам непродуктивным, попробуйте включить активные независимые под- проекты в качестве отдельных пунктов в свой основной список проектов. Нет идеальной системы для оди- накового отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вы просто должны знать о том, что у вас есть проекты, а если они разбиваются на составные части, где найти нужные напоминания о них * Вспомогательные материалы по проектам Вспомогательные материалы по проектам — это не действия и не напоминания. Это ресурсы, предназначенные для того, чтобы поддержать ваши действия и размышления по конкрет- ным проектам. * Когда я пишу это, я мучительно пытаюсь организовать свой переезд из Калифорнии в Европу. Несколько месяцев в моем списке проектов значился пункт: «Переехать в Амстердам». На прошлой неделе, когда настала необходимость действий по самым разным аспектам, я разбил этот один проект на 15 составляющих, которые теперь должен контролировать каждую неделю, начиная от «Открыть счета в голландском банке» до «Решить вопрос с хранением картин в Санта-Барбаре». Только от вас зависит, как вы буде- те систематизировать свои проекты и подпроекты. Убедитесь, что всег- да можете найти все нужные вам вещи и проверяете их достаточно часто, чтобы не держать в голове. Что в вашей обстановке продол- жает психологически «взывать» к вам и требовать, чтобы вы что-то предприняли? Не используйте вспомогательные материалы как напоминание. Как правило, стопка документов, забитые до отказа папки, множество электронных писем и документов служат напоминанием о том, что, во-первых, у человека есть какой-то проект, а во-вторых, что нужно что-то с ним делать. Многие изначально относятся к вспомогательным материалам как к напоминанию о действиях. Однако в этом случае не определены ни следующие действия, ни элементы списка ожидания, а значит, психологически вся эта информация способна только оттолкнуть, но никак не привлечь человека, который должен это все организовать. Эти стопки бумаги и папки словно взывают к вам на подсознательном уровне: «Сделай что-нибудь с нами! Реши что-нибудь! Организуй что-нибудь!» Однако когда рабочий день в разгаре и все кипит, такие бессистемные папки вряд ли будут способствовать работе. Фактически вы перестаете обращать на них внимание, потому что они не подсказывают вам, что де- лать дальше, а только создают больше ментального шума и эмоционального напряжения. Если вы оказались заложником по- добной ситуации, для начала внесите сам проект в список проектов как напоминание о том, что вы должны добиться определенного результата. Затем в соответ- ствующих списках нужно обозначить следующие конкретные действия и то, что вы ожидаете от других. Наконец, когда настанет время совершить конкретное действие, например позвонить кому-то по данному проекту, достаньте все материалы, которые могут понадобиться во время разговора. Итак, повторю еще раз: не следует использовать вспомога- тельные материалы по проекту как главное напоминание о том, что нужно сделать: для этого у вас есть отдельный список действий. При этом, если вспомогательные материалы содержат планы и обзоры по проекту, возможно, стоит расположить их в более близкой доступности. Конечно, они могут находиться и в обычной системе хранения информации, если вы достаточно ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 230 организованы, чтобы обращаться к этим материалам каждый раз, когда вы проводите свой еженедельный обзор. Если нет, то лучше хранить их (возможно, вместе с распечатками элек- тронных документов) в отдельном лотке на столе или отдельном ящике так, чтобы они всегда были перед глазами. Вернемся к примеру с переездом в новый дом: заведите отдельную папку под названием «Ремонт — Пинкертон Плейс, дом 37», где будут находиться все планы, детали и заметки, касающиеся внутреннего двора, кухни и кабинета. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта «Ремонт в новом доме» в списке проектов, вы сможете достать папку по этому проекту и просмотреть всю информацию, чтобы убедиться, что не упу- стили ничего из того, что нужно сделать. Затем вы выполните эти действия, делегируете или отложите и пополните папку следующей информацией, которая понадобится для работы над проектом или во время следующего еженедельного обзора. Многие люди для взаимодействия с имеющимися и потен- циальными клиентами используют папки по клиентам и/или специальное программное обеспечение по управлению отноше- ниями с клиентами (CRM). Проблема в том, что одни материалы представляют собой просто факты или фоновую информацию, которую можно сохранить для дальнейшего использования, а другие требуют действий, которые будут способствовать развитию отношений с клиентом и которые нужно отслеживать. Во втором случае более эффективной является система со спи- ском напоминаний. Информацию о клиентах можно хранить, как и любую справочную информацию. Однако если мне нужно позвонить клиенту, я хочу, чтобы напоминание об этом было у меня в одном-единственном списке «Телефонные звонки» * * Развитие технологий будет способствовать дальнейшей автоматизации рабочего процесса; CRM-системы и другие приложения программируются, чтобы про- изводить напоминания о действиях, и т. д. Теоретически это должно снизить персональную необходимость отслеживания подобных вопросов. На практике каждый человек должен контролировать весь спектр работ, за который он отве- чает, и управлять им в рамках собственной комплексной системы. Кроме того, иногда ситуация меняется так быстро или является настолько тонкой, что ее нельзя доверить даже самым продвинутым технологиям. |