Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Список «Когда-нибудь / может быть» Вполне возможно, что, проводя полную очистку своего сознания, вы натолкнулись на какие-то идеи, которые вам нравятся, но к которым вы еще не совсем готовы, например такие: «Выучить испанский», «Купить Марси лошадь», «Покорить пик Вашингтон», «Написать детектив», «Купить коттедж». Если вы еще не сделали этого, советую создать список «Когда-нибудь / может быть» в той организационной системе, которую вы для себя выбрали. Затем просто запишите туда абсолютно все мысли такого рода: возможно, это само по себе вызовет у вас прилив самых разных творческих идей. Очень возможно, что некоторые из этих идей начнут вопло- щаться, хотя вы не прилагаете к этому никаких сознательных усилий. Мысли обладают материальной силой, и вы увидите, что список «Когда-нибудь / может быть», находящийся у вас перед глазами, способен многое привнести в вашу жизнь и работу. Мы в большей степени склонны воспользоваться удачным сте- чением обстоятельств, если определили для себя такой вариант развития событий как возможный. Со мной произошло имен- но это: с данной категории для меня началось обучение игре на флейте и занятия парусным спортом. Помимо вашей корзины «Входящие» у вас есть еще два важных источника пополнения списка «Когда-нибудь / может быть»: ваше воображение и список текущих проектов. Создайте список своих творческих желаний. Что бы вы на самом деле хотели однажды сделать, если бы у вас были время, деньги Управление списком «Когда-нибудь / может быть» стимулирует ваше творческое мышление: вы получаете разрешение придумывать самые крутые штуки, но не обязаны сразу же браться за их выполнение. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 242 и желание? Запишите это в список «Когда-нибудь / может быть». Типичные категории включают в себя: • вещи, которые нужно купить или сделать для дома; • хобби; • новые навыки; • творческое самовыражение; • одежда и аксессуары; • игрушки (технологичные и любые другие); • путешествия; • организации, в которые можно было бы вступить; • благотворительные и волонтерские проекты; • вещи, которые нужно увидеть или сделать. Пересмотрите текущие проекты. Пришло время пересмотреть свой список проектов с точки зрения перспективы (то есть с позиции работы, целей и личных обязательств) и опреде- лить, можно ли перенести некоторые из текущих обязательств в список «Когда-нибудь / может быть». Если по зрелом раз- мышлении вы поймете, что не сможете взяться за какой-то из запланированных проектов в ближайшие несколько месяцев, смело перемещайте его в этот список. Иногда бывает полезным систематизировать свои потенци- альные проекты по категориям. Большая разница, подумываете ли вы о том, какие преобразования дома сделали бы при наличии ресурсов, или мечтаете покорить горную вершину в Непале, или основать фонд для детей-инвалидов. С профессиональной точки зрения это может выражаться в различии между реальными, но отложенными идеями («Обсудим этот вопрос на нашей следующей квартальной встрече») и проектами, которые вы могли бы запустить, если появятся значительные инвестиции. Поскольку вы экспериментируете с этими вариантами, главное здесь — обращать внимание на то, вдохновляют ли вас ваши списки и категории или, наоборот, раздражают. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 243 Особые категории списка «Когда-нибудь / может быть» Более чем вероятно, что у вас есть хобби или особые интересы. Попробуйте объединить их в виде списка, например: • Еда — рецепты, меню, рестораны, вина • Дети — чем с ними можно заняться • Книги, которые нужно прочитать • Музыка, которую нужно скачать • Фильмы, которые стоит посмотреть • Идеи подарков • Веб-сайты, которые стоит посетить • Поездки на выходных • Идеи — разное (означает, что вы не знаете, куда еще их поместить!) Такие списки — нечто среднее между справочными мате- риалами и списком «Когда-нибудь / может быть». Со справоч- ными материалами их объединяет то, что вы можете собирать и пополнять информацию о хороших винах, ресторанах, книгах; со списком «Когда-нибудь / может быть» — то, что вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы напомнить себе при случае что-то попытаться реализовать. В любом случае это еще одна веская причина создать такую организационную систему, в которой легко собирать и хранить информацию и которая может добавить интереса и разно- образия в вашу жизнь, не обременяя ваше сознание и рабочее пространство нерешенными и незавершенными делами. Риски папки «Сохранить и просмотреть» Многие создают для себя папку «Сохранить и просмотреть». Иногда это просто стопка документов, иногда целый ящик, а иногда электронная папка, которую относят к категории ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 244 «Когда-нибудь / может быть». Люди надеются вернуться к каким-то документам потом, когда у них появится свободное время, а пока откладывают их в папку «Сохранить и просмот- реть». Я не рекомендую создавать подсистему такого типа, потому что практически во всех случаях, которые я наблюдал, люди сохраняли, но не просматривали содержимое этих папок. В итоге эти папки или стопки документов начинали вызывать подсознательное отторжение. Смысл категории «Когда-нибудь / может быть» нивелируется, если периодически вы не делаете сознательного усилия и не возвращаетесь к ней. Кроме того, существует огромная разница между системой, которой вы эффективно управляете, например списком «Когда-нибудь / может быть», и системой, в которую попадает все без разбора, как в мусорное ведро. Во втором случае половину вещей можно спокойно вы- бросить, что-то переместить в список «Прочитать/просмотреть», что-то сохранить как справочный материал, что-то зафикси- ровать в календаре или списке напоминаний (см. стр. 246), чтобы вернуться к этому через месяц или в начале следующего квартала, а в отношении каких-то задач, наконец, определить конкретные следующие шаги. Сколько раз случалось так, что после качественного разбора папки или ящика «Сохранить и просмотреть» там не оставалось ровным счетом ничего! Использование календаря для будущих событий Календарь может быть очень удобным местом для напоминаний о том, что вы могли бы сделать в будущем. Большинство моих клиентов не использовали все возможности, которые пре- доставляет календарь, иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше разной информации. Одна из трех основных функций календаря — напоми- нать о событиях, привязанных к дате. Один из действенных Мы вольны не совершать поступ- ков, которые в силах совершить. Аристотель ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 245 способов использовать эту функцию — фиксировать в нем те задачи, которые вы хотите выбросить из головы, и вернуться к их обдумыванию позже. Вот, например, что можно внести в календарь: • напоминания об активных действиях по проектам; • мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие; • катализаторы принятия решений. Напоминания об активных действиях по проектам. Если у вас есть проект, которым не надо заниматься сейчас, но о котором нужно помнить, выберите соответствующую дату и сделайте в кален- даре напоминание. Оно попадет в категорию дел, привязанных к дате (в противовес категории дел, привязанных ко времени). Затем, когда наступит день Х, вы увидите напоминание в ка- лендаре и перенесете этот проект в список текущих проектов. Как правило, так можно поступать в следующих случаях. • Особые события с определенным подготовительным перио- дом (запуск нового продукта, поиск финансирования и т. д.). • Периодически повторяющиеся мероприятия, требующие подготовки: обсуждение бюджета, ежегодные конферен- ции, мероприятия по планированию (например, когда вам стоит переместить в список текущих проектов такие пункты, как «Ежегодная конференция по продажам» или «Подготовить детей к новому учебному году»). • Важные даты у значимых для вас людей (дни рождения, юбилеи, праздники, на которые нужно дарить подарки, и т. д.). Мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие. Возможно, вы часто получаете анонсы семинаров, конференций, выступле- ний и других социальных и культурных мероприятий, кото- рые хотели бы посетить, но принять окончательное решение по этому поводу сможете ближе к дате проведения. Просто ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 246 решите, когда именно настанет подходящий момент, и сделайте напоминание в календаре на эту дату: «Бизнес-завтрак в торговой палате завтра» «Билеты на футбольный матч с участием Lions поступают в продажу сегодня» «Специальный репортаж ВВС по изменению климата сегодня в 20:00» «Собрание Клуба садоводов в следующую субботу» Если вы вспомнили о том, что хотели бы внести в свою систему, сделайте это сейчас. Катализаторы принятия решений. Время от времени возникают ситуации, когда нужно принять важное решение, но вы не мо- жете (или не хотите) делать это прямо сейчас. С точки зрения вашего личного процесса управления нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (например, вам нужно подумать, а «утро вечера мудренее») или есть веская при- чина отложить принятие решения до последнего момента (чтобы решать, исходя из последних обстоятельств). Однако чтобы чувствовать себя уверенно в ситуации, когда вы не можете что-либо решить, лучше подстраховаться и позаботиться о напоминании, которое вернет вас к этому вопросу в будущем. Для этой цели может послужить напоминание в календаре * Некоторые стандартные области этой категории включают в себя: * Если вы пользуетесь календарем с возможностью доступа к нему других лиц, очевидно, вы должны более внимательно относиться к подобного рода напо- минаниям. В электронных календарях, как правило, есть функция настройки «личной» информации, которую вы можете использовать для напоминаний, не предназначенных для посторонних глаз. Вполне возможно отложить реше- ние какого-то вопроса, но только в том случае, если у вас есть эф- фективная система для управления этой ситуацией. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 247 • прием на работу/увольнение; • слияние/поглощение/приобретение/отказ от инвести - рования; • смена места работы/карьеры; • возможное изменение стратегии. Это очень важная тема, которой здесь уделено мало вни- мания. Продолжите сами и спросите себя: «Есть ли какое-то важное решение, по поводу которого мне нужно сделать на- поминание в будущем, чтобы сейчас я мог спокойно перестать об этом думать?» Если да, поместите напоминание в календарь, чтобы вернуться к этому вопросу позже. Система напоминаний Система напоминаний — простой способ управления теми вопросами, которые не требуют непосредственных действий в настоящий момент, но потребуют в будущем * . Это свое- образная 3D-версия календаря, которая дает возможность хранить физические напоминания о том, что нужно сделать. Этот инструмент очень функционален и фактически поможет вам организовать собственную «почтовую службу» с доставкой напоминаний о конкретных задачах в установленные даты. Лично я пользуюсь этой системой не один год. Конечно, бла- годаря современным технологиям такие напоминания сегодня гораздо проще делать в цифровых приложениях или мобиль- ных устройствах. Тем не менее с целым рядом задач проще справляться по старинке. Возможности цифрового управления постоянно расширяются, и все же в моей персональной системе остаются задачи, управлять которыми можно более эффективно, если в качестве напоминания о них будут выступать физические объекты. * Ее также можно назвать системой управления «отложенными», «перенесенными», «постоянными» или «последующими» задачами. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 248 По сути, это не что иное, как простая картотека из папок и файлов, позволяющая распределять документы и физиче- ские предметы таким образом, чтобы то, что необходимо вам в определенный день в будущем, автоматически появлялось в корзине «Входящие» в этот день. Если у вас есть секретарь или помощник, можете делеги- ровать ему по крайней мере часть этой работы при условии, что он также пользуется версией этой или подобной системы. Стандартные примеры: • «Передайте мне повестку дня утром накануне встречи». • «Принесите мне эти документы в понедельник утром, чтобы я мог над ними поработать, так как они понадобятся мне в среду на совете директоров». • «Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели, и мы согласуем детали». Вы должны просматривать папку, относящуюся к этому дню, ежедневно. Даже если вы занимаете высокую руководящую должность, вам приходится организовывать и систематизировать опреде- ленные вопросы, поэтому рекомендую выработать привычку пользоваться предложенной мной системой напоминаний и поддерживать ее. Она позволяет отслеживать многое, и какие- то вопросы вы, вероятно, не доверите своему помощнику. Я пользуюсь этой системой для хранения документов для путе- шествий и поездок, которые нужны мне в определенные даты, для напоминаний о днях рождения и особых событиях (визу- ально это заняло бы слишком много места в моем электронном календаре), для распечаток интересных материалов, с которыми хочу познакомиться поближе, когда, возможно, у меня появится больше свободного времени через пару месяцев, и т. д. Подведем итог: для эффективной работы с картотекой от вас требуется лишь устойчивая поведенческая привычка и секунда времени в день. При этом результат в несколько раз превы- шает затраченные усилия. Система предлагает уникальную ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 249 организационную функцию: решение ничего не решать до опре- деленного момента. Как организовать систему напоминаний. Для создания физической системы напоминаний вам понадобятся сорок три папки: три- дцать одна из них должна быть пронумерована от 1 до 31, а остав- шиеся двенадцать назовите по месяцам года. Пронумерованные папки на каждый день ставятся первыми, начиная с завтрашней даты (если сегодня 5 октября, то номер первой папки — 6, а за ней — все остальные до 31). За папкой 31 располага- ется папка для следующего месяца («Ноябрь»), а за ней — папки от 1 до 5. За ними идут остальные папки по месяцам (с «Декабря» по «Октябрь»). Содержимое папки за следующий день ежедневно перемещается в корзину «Входящие», затем пустая папка ставится за последнюю из ежедневных папок (теперь папка за 6 октября становится папкой за 6 ноября). Точно так же, когда папка для следующего месяца достигает начала системы напоминаний (31 октября, после того как вы освободите ежедневную папку, первой будет располагаться папка «Ноябрь», а за ней — ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в лоток для входящих, а сама папка занимает место после всех ежемесячных папок и становится папкой для ноября следующего года. Такую систему можно назвать «вечной»: в каждый конкретный момент в ней содер- жатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев. Преимущество использования папок в системе напоминаний состоит в том, что они позволяют хранить физические доку- менты (форма, которую нужно заполнить в конкретный день, повестка деловой встречи, которую нужно просмотреть, счет, оплату которого вы откладывали до определенной даты, и т. д.). Для того чтобы система работала, ее нужно проверять и обновлять ежедневно. Если вы забудете освободить еже- дневную папку, то не сможете доверять этой системе при работе с важной информацией. Кроме того, вам придется ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 250 управлять этими задачами каким-то другим способом. Если вы уезжаете (или у вас не будет доступа к каталогу на выходных), обязательно заранее проверьте папки, попадающие на время вашего отсутствия. ОКТЯБРЬ СЕНТЯБРЬ АВГУСТ ИЮЛЬ ИЮНЬ МАЙ АПРЕЛЬ МАРТ ФЕВРАЛЬ ДЕКАБРЬ ЯНВАРЬ НОЯБРЬ 5 4 3 2 1 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ НАПОМИНАНИЙ ПРИ ПОМОЩИ ПАПОК (5 ОКТЯБРЯ) Контрольные списки: содержательные напоминания Последняя тема, заслуживающая внимания в рамках системы личной организации, — это создание и ведение контрольных списков, то есть набора возможных составляющих для проектов, рабочих процессов и процедур, мероприятий или направлений, представляющих ценность, интерес или зону ответственности. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 251 По сути, все списки или категории напоминаний, которые мы обсуждали до сих пор, являются контрольными списками. В этом качестве их функция заключается в предоставлении перечня вещей для обзора, чтобы вы могли быть уверены, что ничего не упустили из виду. Однако в традиционном понимании контрольным списком считают систематизированное в виде списка описание содержания темы, процедуры или направления деятельности, которым можно воспользоваться в конкретный момент или при занятии определенным видом деятельности. Масштаб контрольного списка варьируется от общего перечис- ления зон ответственности в рамках вашей работы до пошаговой инструкции, как загрузить фотографии на веб-сайт. Много лет назад Альфред Норт Уайтхед * справедливо отметил: «Цивилизация идет вперед благодаря увеличению числа важных дел, которые мы можем выполнять, не заду- мываясь о них». Контрольные списки представляют собой микроверсию этого макронаблюдения: каждый раз, когда вам необходимо что-то обдумать, будь то повторяющиеся события («В конце каждого календарного года мне нужно...»), или конкретная ситуация, подразумевающая большее число деталей, чем то, с которым вы можете справиться («Чтобы провести семинар, мне нужно...»), вы должны выносить это за пределы сознания — в вашу внешнюю систему управления, содержащую все детали, о которых следует позаботиться в конкретное время ** Существует бесконечное множество всевозможных контроль- ных списков, которые позволяют сохранить ощущение контроля в самых разных ситуациях на работе и в личной жизни. Если вы готовите конкретное блюдо по рецепту из кулинарной книги, * Альфред Норт Уайтхед (1861–1947) — британский математик, логик, философ. Прим. ред. ** Наглядно и ярко значимость этой функции (и того, какими могут быть последствия, если не уделять ей должного внимания) описал Атул Гаванде (Atul Gawande) в своей книге The Checklist Manifesto: How to Get Things Right (Metropolitan Books, 2009). (Чек-лист: как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям. М. : Альпина Паблишер, 2014.) ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 252 то пользуетесь контрольным списком, чтобы повысить фокус и результативность. Если перед вами стоит задача подгото- вить три ключевых направления деятельности или желаемых результата за год, то, когда вы делаете обзор этих пунктов перед заседанием совета директоров, вы также пользуетесь контрольным списком. Поскольку я описываю процесс обработки и организации того, о чем вы, возможно, думаете, то, чтобы начать реализовы- вать эту систему, я сосредоточусь на стандартном наборе тем, актуальных для тех людей, для которых контрольные списки являются оптимальным решением. Вещи, которым вы хотите уделить внимание Зачастую, когда мы с моими клиентами работаем над тем, чтобы прояснить все, чем занята их голова, у нас появляется примерно следующий список: • регулярно заниматься спортом; • проводить больше свободного времени с детьми; • уделять больше времени проектному планированию в ра- боте отдела; • поддерживать высокий моральный дух в коллективе; • позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий; • своевременно оформлять оплату счетов клиентами; • уделять больше времени духовным практикам; • уделять больше внимания персональным целям своих сотрудников; • сохранять мотивацию в работе; • общаться с ключевыми людьми в компании, чтобы посто- янно быть в курсе положения дел. Как быть дальше с этими «размытыми» внутренними обя- зательствами и областями внимания? ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 253 Сначала выделите конкретные проекты и действия Большинство подобных вопросов — это проект и/или действие, которое нужно определить. «Регулярно заниматься спортом» для многих людей на самом деле означает: «Составить график регулярных тренировок» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала фитнес-клуб и личного тренера» (конкретное действие). В подобных случаях проекты и действия нужно прояснить и организовать в личную систему. Или, например, намерение «Поддерживать высокий моральный дух в коллекти- ве» должно трансформироваться в проект («Изучить возможные варианты тимбилдинга для моего отдела») с определенным следующим действием («Написать директору по персоналу, узнать ее предложения по этому вопросу»). Однако есть задачи, которые не вполне соответствуют данной категории, и часто, чтобы эффективно с ними справляться, нужны отдельные контрольные списки. Планирование ключевых сфер деятельности и ответственности Для таких целей, как поддержание хорошей физической формы или повышение мотивации сотрудников, вероятно, нужно составить отдельный контрольный список, к которому вы будете регулярно обращаться. Ваше сознание формирует несколько уровней желаемых результатов и стандартов, а также вариантов действий в каждый конкретный момент, поэтому полезно иметь о них четкое представление (хотя не так просто довести этот навык до состояния привычки). Я уже говорил о том, что существует как минимум шесть уровней «работы», каждый из которых требует отдельного рассмотрения и анализа. Полный перечень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить грандиозный контрольный список. Он мог бы включать пункты: • карьерные цели; • работа; ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 254 • семья; • взаимоотношения; • общество; • здоровье и жизненная энергия; • финансовые ресурсы; • творческое самовыражение. Если опуститься на уровень ниже в рамках вашей работы, могут понадобиться напоминания о некоторых основных сферах вашей ответственности, сотрудников, ценностей и т. д. Этот список мог бы содержать следующие пункты: • психологический климат в коллективе; • процессы; • сроки; • аспекты кадровой политики; • рабочая нагрузка; • коммуникации; • технологии. Все эти пункты, в свою очередь, могут быть включены в списки вашей личной организационной системы в качестве напоминаний, как не сбиться с курса и удержаться на плаву. Зачастую бывает достаточно просто подтвердить, что в кон- кретной области все в порядке, ничего не нужно менять или добавлять. Но то, что вы это точно знаете, добавляет уверенности и ощущения контроля. |