Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Для управления новой ситуацией требуется больше контроля Степень, в которой каждому из нас требуется составление контрольных списков и внешний контроль, прямо пропорцио- нальна нашей осведомленности о зоне ответственности. Если ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 255 вы долгое время выполняете какую-то работу и при этом нет необходимости что-то менять в налаженном процессе, скорее всего, вам потребуется минимальная внешняя личная организация, чтобы держать ситуацию под контролем. Вы точно знаете, что и как должно произойти, все идет по накатанной колее. Вы можете справиться с этой работой с закрытыми глазами. К сожалению, так бывает нечасто. Вам когда-нибудь приходилось выполнять конкретные пошаговые инструкции, чтобы совершить специфическую финансовую операцию, зарегистрироваться и обновить про- граммное обеспечение или пройти установленную процедуру, чтобы забронировать отель, и при этом периодически ловить себя на мысли: «Так, что мне нужно сделать теперь?» В любой из таких ситуаций может потребоваться повторить какое-то действие, вам нужен контрольный список. Например, я очень плохо разбираюсь в компьютерах и программах, но каждый раз, когда получаю инструкции от нашего технического специ- алиста, как исправить какую-то проблему, легко могу поддаться иллюзии, что я запомню все, что он мне говорит. В результате я все-таки приучил себя (на собственном опыте и ошибках) всегда составлять контрольный список. Зачастую контрольный список нужен, чтобы помочь со- хранить фокус, пока вы не освоитесь в том деле, которым занимаетесь. Например, если бы ваш генеральный директор неожиданно исчез, а вам пришлось срочно взять бразды правле- ния в свои руки, первое время вам нужно было бы иметь план или обзор, чтобы быть уверенным, что охвачены все важные направления работы. Если вы только что перешли на новую работу с новыми обязанностями, не совсем вам знакомыми, на первые несколько месяцев вам нужно четко очертить для себя зону контроля и структуру дея- тельности. Когда мы внедряли новую организационную структуру и систему операционной деятельности в нашей компании, мы опирались на множество Контрольные списки могут быть чрезвычайно полезны: они позво- ляют понять, о чем беспокоиться не стоит. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 256 важных контрольных списков, пока все наши новые действия не были доведены до автоматизма. Мне приходилось составлять списки по направлениям дея- тельности для временного контроля, пока все не становилось на свои места. Например, когда мы с женой решили создать абсолютно новую структуру для того бизнеса, которым занима- лись долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, с которыми прежде не имел дела, а именно: бухгалтерский учет, техническое обеспечение, маркетинг, правовые вопросы и администриро- вание. В течение нескольких месяцев мне пришлось держать перед глазами контрольные списки обязанностей, чтобы по мере возможности восполнять возникающие пробелы и управлять процессом переходного периода. После того как процесс более или менее вошел в русло, необходимость в этом списке отпала. Контрольные списки на всех уровнях Будьте готовы в случае необходимости к созданию контрольных списков. Число возможных вариантов бесконечно: от списка «Основные жизненные ценности» до «Списка вещей для ту- ристического похода» и «Возможных подарков на праздники». Составление списков — один из самых мощных и в то же время простых инструментов, которые вы можете внедрить в свою жизнь. Для того чтобы стимулировать ваше творческое мышле- ние, приведу возможные темы контрольных списков, которые я встречал и которыми пользовался сам за годы работы: • сферы профессиональной ответственности (ключевые области ответственности); • график тренировок (программы физических нагрузок); • контрольный список для путешествий (все, что нужно взять с собой или доделать до отъезда); • еженедельный обзор (все, что нужно еженедельно анали- зировать и/или обновлять); ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения • элементы программы обучения (все вопросы, которые нужно решить при организации мероприятия, до или после его проведения); • ключевые клиенты; • социальные связи (люди, с которыми вы должны поддер- живать социальные отношения); • заключительные действия (то, что нужно сделать по за- вершении определенного временно ' го периода); • личное развитие (вещи, которые нужно периодически оценивать, чтобы обеспечить баланс и прогресс в лич- ностном развитии); • шутки. Научитесь уверенно работать с контрольными списками, временными или постоянными. Будьте готовы создавать их и избавляться от них по мере необходимости. У вас должно быть удобное место для хранения, куда всегда легко можно добавить новый список: это может быть обычный блокнот или электронное приложение. Помните, что и сам список должен быть комфортным для использова- ния. При правильном применении контрольные списки могут стать дей- ственным инструментом повышения личной эффективности и снижения умственного напряжения. Итак, если вы собрали все «открытые вопросы» вашей профессиональной деятельности и личной жизни; обработали их, прояснив для себя, что каждый из них значит для вас и каких действий требует; организовали результаты в комплексную и полную систему, содержащую краткое описание всех ваших больших и маленьких, текущих и потенциальных проектов, — вы готовы к следующему шагу на пути к продуктивности без стресса — процессу обзора. Умение и желание быстро создать доступный и удобный контрольный список — ключевой элемент эффек- тивной системы личного управления. 258 8 ОБЗОР: ПОДДЕРЖИВАЙТЕ АКТУАЛЬНОСТЬ И ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ СИСТЕМЫ ЗАДАЧА ДАННОГО МЕТОДА управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы позволить вашему мозгу расслабиться, а ско- рее в том, чтобы дать ему свободу для более продуктивной и творческой деятельности. Однако чтобы получить необхо- димую степень свободы, необходимо держать под контролем все свои обязательства и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем должно, и что вы вполне обоснованно решили не делать что-то другое. Это обеспечи- вает вам ощущение присутствия здесь и сейчас, оптимальное для любой деятельности. Основой этой ясности и стабильно- сти является периодический обзор вашей системы, проверка содержания и поддержание системы в актуальном и рабочем состоянии. Так, например, если у вас есть список телефонных звонков, которые нужно сделать, то в момент, когда он устаревает, ваше сознание перестает доверять системе и возвращается к выпол- нению задач более низкого уровня. Оно вновь будет запоминать, обрабатывать информацию и хранить напоминания, что, как вы уже знаете, не слишком эффективно. Вы должны приложить сознатель- ные усилия, чтобы очистить свое сознание. ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 259 Это значит, что ваша система не должна оставаться статич- ной — она должна содержать только актуальную информацию, а кроме того, стимулировать периодическую и целесообразную оценку вашей жизни и работы на нескольких уровнях. На данном этапе нужно заняться двумя важными вопросами. • На что вы обращаете внимание в своей системе и когда? • Что нужно делать и как часто, чтобы система работала бесперебойно, а вы могли бы выйти на более высокий уровень мышления и управления? Эффективный процесс обзора поможет вам выйти на новый уровень мышления в основных сферах жизни и в профессио- нальной деятельности — и при полной концентрации внима- ния, и во время непрогнозируемого мозгового штурма, чему способствует постоянный личный пересмотр списка действий и проектов. На что обращать внимание и когда Ваша персональная система и поведение должны быть органи- зованы таким образом, чтобы, когда это необходимо, вы могли видеть все варианты действий. Так требует обыкновенный здравый смысл. Однако очень немногие на практике доводят свой организационный процесс хотя бы до оптимального уровня. Когда у вас есть телефон под рукой и немного свободного времени, стоит, по крайней мере бегло, просмотреть список звонков, которые нужно сделать, а затем либо выбрать наиболее важные из них, либо вообще перестать думать о звонках. Когда вы собираетесь на встречу с руководителем или партнером, уделите несколько минут тому, чтобы просмотреть все пункты предстоящей встречи и знать, что вы потратите свое время максимально продуктивно. Если вам нужно заехать в химчистку Для обзора обычно достаточно всего нескольких секунд в день, если просматривать нужные списки в нужное время. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 260 за одеждой, сначала просмотрите список остальных дел, которые можно выполнить по дороге. Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколь- ко мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день. Большинство людей не понимают, что мои списки — это в некотором роде мой офис. Для них ту работу, которую нужно сделать, олицетворяют самоклеящиеся листки и стопки документов на рабочем столе, а для меня это делают списки следующих действий и кален- дарь. Если вы полностью собрали, обработали и организовали все свои материалы, то у вас будет уходить несколько секунд на обращение к вашей системе за ежедневными напоминаниями. Сначала загляните в календарь... Вероятно, чаще всего за напоминаниями вы будете обращаться к своему календарю и ежедневной папке из системы напомина- ний (если вы ее завели), чтобы получить общее представление о ситуации и понять, чем нужно заняться. Для начала примите во внимание место и время. Если вы знаете, что вам предстоит череда встреч с восьми утра до шести вечера и едва ли выдастся время, чтобы пообедать, это поможет вам принять нужные решения в отношении других дел. ...затем в свои списки действий После того как вы просмотрели напоминания обо всех задачах, привязанных к конкретному времени или дате, и предприняли нужные действия, следующим объектом обзора будут списки всех тех действий, которые вы можете выполнить в данных обстоятельствах. Находясь в офисе, просмотрите свои списки «Телефонные звонки», «За компьютером», «На рабочем месте». Это совсем не означает, что вы должны выполнить все пункты списка. Просто оцените их место в потоке других дел, чтобы ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 261 убедиться в том, что вы правильно выбрали, чем заняться в данный момент. Вы должны быть уверены, что не упускаете из виду ничего важного. Если вы доверяете своему кален- дарю и постоянно обновляете списки действий, то только к ним из всей вашей системы, скорее всего, будете обращаться раз в пару дней. Я по не- скольку дней не заглядывал ни в один из своих списков просто потому, что с самого начала благодаря календарю и так знал, что не успею сделать. Правильный обзор в соответствующей ситуации Необходимо иметь доступ к любому из ваших списков в любое время. Когда вы с супругой(-ом) расслабляетесь в конце ра- бочего дня и вам хочется убедиться, что вы должным образом заботитесь о вашем общем «деле», то есть о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник неожиданно приглашает вас обсудить текущую рабочую ситуацию и приоритеты, будет в высшей степени кстати иметь под рукой актуальный список проектов и «Повестку дня» с вопросами, о которых вы хотели поговорить с начальником. Получив неожиданное приглашение на неза- планированный, но стратегически важный обед с потенциаль- ным клиентом, насколько быстро вы сможете организоваться, распечатать нужные материалы, перенести другие дела, чтобы полностью посвятить себя этой встрече, которая, если все сложится удачно, может продлиться и до вечера? Обновление системы Залог обеспечения надежности всей организационной системы заключается в том, чтобы регулярно обновлять свое мышление и саму систему, рассматривая ее с более высокого уровня Управление жизнью и стрем- ление к счастью — это не две разные задачи. Айн Рэнд, писатель ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 262 приоритетов. Это не удастся сделать, если ваши списки слишком далеки от реальности. Вы не сможете обмануть сами себя: если информация в системе устарела, мозг вновь будет озабочен вопросами запоминания на более низком уровне. Возможно, это самая серьезная задача. После того как вы почувство- вали, что значит иметь ясную голову и ощущение абсолютного контроля над происходящим, сможете ли вы делать необходимое для поддержания этого состояния в качестве рабочего стандарта? За многие годы изучения и внедрения этой методологии, работая с самыми разными людьми, я убедился, что волшебным ключиком к поддержанию эффективности процесса является еженедельный обзор. Значимость еженедельного обзора У большинства людей, какими бы благими ни были их наме- рения, обстоятельства меняются быстрее, чем они за ними успевают. Многие, кажется, по природе своей склонны взва- ливать на себя больше дел, чем могут управиться. Мы плани- руем свои деловые встречи так, что они идут впритык, одна за другой; остаемся после работы для участия в мероприятиях, где опять берем на себя новые обязательства; соглашаемся участвовать в проектах, способных поднять наш творческий потенциал до космических высот. Именно этот круговорот событий делает еженедельный обзор таким важным. Он дает время на сбор нужной информации, ее переоценку и переработку, чтобы позволить вам сохранить равновесие. Другого способа осуществить эту необходимую перегруппировку, в то время как вы пытаетесь справиться с повседневными делами, просто нет. Чтобы сделать знания продук- тивными, мы должны научить- ся видеть и лес, и деревья. Необ- ходимо учиться выстраивать взаимосвязи. Питер Друкер, экономист Вы неизбежно будете стараться ух- ватить больше возможностей, чем ваша система сможет ежедневно обрабатывать. ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 263 Еженедельный обзор позволит сконцентрировать внимание на важных проектах в то время, как вам приходится иметь дело с потоком новой входящей информации и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться на плаву и не испы- тывать внутреннего дискомфорта. Если вы выделите для себя конкретное время, когда сможете мыслить, оперируя хотя бы категориями проектов, то значительно облегчите себе работу. Что такое еженедельный обзор? Очень просто: еженедельный обзор — это все, что вам не- обходимо сделать, чтобы освободить голову и сфокусировать свою деятельность на следующие пару недель. Он включает все этапы управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию и обзор всех ваших обязательств и намерений, чтобы вы могли честно сказать: «Я точно знаю весь перечень задач, которые сейчас не делаю, но которыми мог бы заняться, если бы счел это нужным». С практической точки зрения этого можно добиться с по- мощью упражнения, состоящего из трех частей: прояснять, обновлять, создавать (в смысле проявлять творческий подход). Прояснять — значит обрабатывать всю собранную инфор- мацию. Обновлять означает, что во всех ваших списках и ори- ентационных картах не должно быть устаревшей информации. А создавать вы начнете в некоторой степени автоматически, когда все проясните и обновите: вас станут спонтанно посещать новые идеи и перспективы, которые добавят значимости в вашу жизнь и работу. Проясните Это первый шаг к тому, чтобы собрать все незавершенные задачи, накопившиеся в течение напряженной рабочей не- дели. Записи после деловых встреч, полученные квитанции ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 264 и визитки, извещения из школы, где учатся ваши дети, и все те разнообразные мелочи, которые помимо вашего желания находятся в карманах пиджака, в кошельке, портфеле, на полке в гардеробной. И это в дополнение к информации, поступа- ющей к вам через стандартные каналы — электронную почту и социальные сети. Соберите в одном месте все документы и материалы. Повытаскивай- те всевозможные клочки бумаги, визитки, квитанции, заваляв- шиеся в закоулках рабочего стола, в карманах и других местах. Поместите все это в лоток для входящих документов. Очистите корзину «Входящие». Разберите все свои бумаги и инфор- мацию в цифровых устройствах. Примите решение по каждому вопросу и сделайте напоминание в списке проектов, листе ожидания, в календаре или списке «Когда-нибудь / может быть». Поместите в систему хранения все справочные материалы. Ваши корзины «Входящие» в электронной почте, сообщениях, голосовой почте должны быть пустыми. Отнеситесь к делу серьезно: проработайте все записи и идеи, касающиеся взаимо- связей, проектов, новых замыслов, и входящие материалы, накопившиеся за это время. От всего ненужного избавляйтесь без сожалений. Выбросьте все из головы. Запишите в соответствующие категории любые новые проекты, действия, ожидания, потенциальные возможности и все, что вы еще не зафиксировали. Обновите Теперь нужно удалить все устаревшие напоминания из системы, чтобы ваши списки содержали самую полную и последнюю информацию. Для этого предпримите следующие шаги. Просмотрите списки следующих действий. Вычеркните завершенные дела. Убедитесь, что там имеются напоминания о дальнейших ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 265 шагах. Зачастую из-за быстрого рабочего ритма у нас не хватает времени отметить уже выполненные дела и нет четких напо- минаний, что делать дальше. Сейчас самое время это сделать. Просмотрите календарь за прошедший период. Внимательно просмот- рите записи в своем календаре за последние две-три недели, чтобы не упустить оставшиеся или срочные дела и справочную информацию, затем перенесите эти данные в активную систему. Обращайте внимание на все пункты, требующие дальнейших действий. Вероятно, вы увидите встречи или мероприятия, в которых участвовали, и теперь нужно предпринять какие-то дальнейшие действия по этому поводу. Информация из кален- даря за прошедший период должна уходить в архив, но при этом ни один из пунктов не должен остаться без внимания. Просмотрите календарь на будущее. Просмотрите записи о пред- стоящих событиях (в долгосрочной и краткосрочной перспек- тиве). Обратите внимание на следующие действия по проектам и подготовку к предстоящим мероприятиям. Календарь — один из лучших контрольных списков для регулярного обзора, ко- торый избавит вас от стресса, когда все делается в последнюю минуту, и стимулирует творческий мыслительный процесс * К предстоящим поездкам, конференциям, встречам, праздникам и т. п. нужно отнестись как к проектам и занести напоминание о них в списки проектов или следующих действий, где вы обычно фиксируете ситуации, о которых уже знаете, но еще ничего не предприняли. Просмотрите лист ожидания. Требуется ли контроль за какими-то пунктами? Нужно ли отправить электронное письмо, чтобы полу- чить информацию о чем-то? Нужно ли добавить пункт в чью-то повестку дня, чтобы обновить информацию о запланированной * Это особенно важно при ведении совместного календаря, когда у других людей есть возможность добавлять туда события. Для вас может оказаться неприятным сюрпризом неожиданное напоминание о встрече, которую назначил кто-то другой! ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 266 с вами встрече? Фиксируйте любые следующие действия. Отмечайте как выполненное все, что вы уже получили. Просмотрите список проектов (и больших ожидаемых результа- тов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов. Убедитесь, что в системе отмечено хотя бы одно конкретное действие по каждому пункту. Просмотрите любые планы и вспомогательные материалы по текущим проектам, чтобы определить возможные новые действия, результаты, ожидания и т. п. Просмотрите все уместные контрольные списки. Осталось ли что- то, чего вы не сделали, что нужно или вы хотели бы сделать, принимая во внимание все обязательства, интересы и области ответственности? Создайте (проявите творческий подход) Эта методология направлена не только на расчистку вашего рабочего пространства. Несомненно, это чрезвычайно важный фактор обретения ясности и концентрации внимания. Однако для меня самого первоочередной задачей являлось создание пространства, которое способствовало бы появлению новых творческих идей и расширению горизонтов. По большому счету не потребуется непомерных усилий, чтобы добиться этого, если вы уже пользуетесь этой методологией. Все мы от природы натуры творческие и воплощаем свой потенциал в нашем образе жизни, в росте и развитии, в самовыражении. Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока твор- ческой энергии. С практической точки зрения суть в том, чтобы позволить себе действовать, допустить появление спонтанных идей, искать в них рациональное зерно и использовать его. Если в процессе чтения этой книги и применения каких-то техник у вас появлялись собственные идеи, потому что вы подошли к процессу мышления с иного ракурса, значит, процесс запущен. ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 267 Как я уже говорил, возможно, на данном этапе вам не на чем сконцентрировать внимание, потому что ваше творческое мыш- ление уже проявилось и активно участвует в этом процессе. Тем не менее есть еще пара дополнительных стимулирующих факторов, которые могут оказаться вам полезными. Просмотрите список «Когда-нибудь / может быть». Проверьте, может быть, какие-то проекты стали для вас более интересными или значимыми и их стоит перенести в список текущих про- ектов? Вычеркните любые проекты, которые перестали пред- ставлять для вас интерес. Добавьте все возникшие возмож- ности, которые попали в ваше поле зрения. Проявите изобретательность и смелость. Не появились ли у вас новые, замеча- тельные, безрассудные, творческие, заразительные, рискованные идеи, которые можно добавить в вашу си- стему или «внешний мозг»? Процесс обзора не что иное, как проявление обычного здравого смыс- ла. При этом далеко не многие про- водят его должным образом, то есть с регулярностью, необходимой, чтобы не держать список задач в голове и со- хранять спокойствие и контроль над ситуацией. Конечно, объем работы предстоит внушительный, особенно если вы еще не структурировали и не заполнили свою персо- нальную систему так, чтобы она содержала текущую информа- цию в полном объеме. Но даже если у вас есть действующий центр контроля, ввиду постоянного стресса и требований современной повседневной жизни не так часто получается уделить время этому процессу обдумывания и упорядочения своих дел. «Точка зрения» — это исклю- чительно человеческое решение проб лемы информационной перегрузки, интуитивный процесс сокращения объема данных до разумного и контро- лируемого минимума... В мире, перегруженном информацией, точка зрения станет самым дефицитным ресурсом. Пол Саффо, профессор Кембриджского и Оксфордского университетов, прогнозист в области технологий |