Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Подходящее время и место для обзора Еженедельный обзор — процедура настолько важная, что вы должны выработать в себе привычку к его проведению, а также создать обстановку и подходящий инструментарий. Как только с помощью системы GTD вы сформируете для себя зону комфорта, где все будет находиться под контролем, вам уже не придется специально заставлять себя делать обзор: вы просто не сможете этого не делать, чтобы поддерживать стандарты своей персональной системы. А до тех пор делайте все что угодно, чтобы раз в неделю заставить себя отложить на пару часов все рутинные дела, но не для того, чтобы просто отключиться от рабочего процесса, а чтобы подняться хотя бы на уровень всех ваших проектов и их текущего состояния, а также обратить внимание на любые другие вопросы, которые того заслуживают. Если у вас есть такая роскошь, как рабочее пространство, где вы можете изолироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабочее время хотя бы отдаленно напоминает обычную сорокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора по два часа в районе полудня в последний рабочий день недели. Такой выбор времени можно назвать оптимальным по трем причинам: • события прошедшей недели еще не успели стереться из памяти, и вы можете провести детальный анализ («Ах да, нужно не забыть связаться с ней по поводу...»); • когда вы (непременно) обнаружите действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как все отправятся на выходные; • здорово очистить все уровни сознания, чтобы развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли. Впрочем, возможно, вы из тех людей, у которых нет тради- ционных выходных. Мне, например, часто приходится работать ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 269 на выходных не меньше, чем в обычные будние дни. Но у меня есть преимущество (если можно это так назвать) — частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность наверстать упущенное. Многие люди организовали свои еженедельные обзоры так, чтобы они вписывались в их привычный образ жизни: кто-то проводит за этим занятием субботнее утро в любимой кофейне, а кто-то — воскресенье на задних рядах в местной церкви, пока его дочь поет в цер- ковном хоре. Независимо от образа жизни вам нужен еженедельный ритуал для пере - сортировки задач. Если вы уже поль- зуетесь подобной техникой, укрепите эту привычку, добавив обзор задач с позиции перспективы. Сложнее всего выделить время для подобного обзора тем, у кого условия работы постоянно меняются и домаш- няя обстановка не оставляет для этого ни одного шанса. Среди специалистов, с которыми мне доводилось общаться, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реагировать на внешние обстоятельства, от чего зависит результат их работы (например, биржевые брокеры высокого класса или начальники штабов), а потом возвращаться домой к паре малолетних детей и супруге, у которой тоже был тяжелый рабочий день. У некоторых из них единственной отдушиной оказывается время поездки до дома. Если в этом описании вы узнали себя, самой серьезной проблемой для вас будет выделить время для регулярной процедуры пересортировки дел. Вам нужно либо смириться с необходимостью остаться на часок в пятницу после работы, либо найти для этого спокойное, но продуктивное время дома. Время для оперативного обзора у руководителей. Многим руково- дителям я настоятельно рекомендовал запланировать два часа Время от времени всем нужен отдых. Если постоянно рабо- тать, острота суждений сни- жается. Отойдите на некото- рое расстояние, чтобы увидеть работу в перспективе, тогда вы быстрее увидите недостаток гармонии. Леонардо да Винчи ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 270 в календаре в конце рабочей недели. Для них самой большой проблемой являлось сохранение баланса между качественным мыслительным процессом; временем, когда они могут взглянуть на перспективу, и срочными повседневными делами, непре- менно требующими их участия. Это сложная задача. Тем не менее самые старшие и мудрые руководители осознают, насколько важно принести то, что кажется важным, в жертву тому, что действительно важно. Они создают собственные островки свободного времени для проведения подобной про- цедуры. Один из наших клиентов, глава направления по под- готовке руководящих кадров одной из крупнейших междуна- родных корпораций, пришел к выводу, что практика проведения качественного обзора задач и пересортировки дел, позволяющая принимать взвешенные решения на интуитивном уровне, чрезвычайно важна для сотрудников высшего руководя- щего звена компании и в то же время абсолютно у них отсутствует. Даже те руководители, которые регулярно выделяют время для ана- лиза работы, часто скатываются к об- зору на уровне Горизонта 1 — то есть на уровне проектов. Между непре- рывной чередой деловых встреч и не торопливой прогулкой на закате с бокалом вина вокруг своего пруда с золотыми рыбками следует выходить на более высокий уровень обзора, не- обходимый для оперативного контроля и концентрации внимания. Если вы полагаете, что все ваши открытые вопросы выделены, обработаны и про- анализированы, а дальнейшие дей- ствия по ним определены, похоже, вы обманываете себя. Лучшие идеи насчет работы не посе тят вас, пока вы работаете. Мышление — сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Те, кто строит бизнес-империи, тратят на ум- ственную работу час за часом... пока остальные веселятся. Если вы не чувствуете, что посто- янно совершаете осознанные умственные усилия... значит, вы поддаетесь лени и уже не власт- ны над своей жизнью. Дэвид Кекич ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы 271 Проведение обзоров с позиции перспективы На определенном этапе вы должны прояснить более существен- ные результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые фактически определяют, тестируют и расставляют приоритеты для ваших решений. В чем заключаются ключевые цели и задачи в вашей работе? Каких ре- зультатов вы хотите достичь через год или три? Как развивается ваша карьера? Полностью ли устраивает собственный образ жизни? Заняты ли вы тем, чего действительно хотите или должны делать, с точки зрения долгосрочной перспективы? Выделение уровней, соответствующих горизонтам с треть- его по пятый, не является отдельным предметом нашего рассмотрения. Тем не менее внутренняя задача этой книги заключается именно в том, чтобы побудить вас действовать с позиции перспективы, помочь привести в соответствие ваше самовыражение и более крупную цель, к которой вы стре- митесь в жизни. По мере того как вы все более эффективно будете разбираться с личными и профессиональными делами на уровнях «Основание» и «Горизонт 1», не забудьте по мере необходимости и об обзорах других уровней, чтобы сохранять действительную ясность мыслей. Насколько часто вам следует проводить подобный обзор с позиции перспективы, можете определить только вы сами. Я предлагаю руководствоваться следующим принципом. Оценивайте свою личную и профессиональную жизнь на нуж- ных вам уровнях горизонта, принимая нужные решения, с нуж- ной вам периодичностью, чтобы внести ясность в свою жизнь. Это ваше пожизненное приглашение и обязательство — реализовать Попытка ставить цели до того, как вы будете уверены, что в состо- янии держать под контролем свою повседневную жизнь, часто подрывает мотивацию и энергию, а не повышает их. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 272 то, что вам уготовано судьбой, или то, чего хотите добиться вы сами. Многие годы личного опыта и тесной работы с десятками человек на уровне их повседневных задач наглядно показа- ли, что контроль над собственной рутиной и ежедневными делами наполняет нас естественным вдохновением для того, чтобы уделить внимание горизонтам более высокого уровня. Мы сами берем на себя обязательства и ставим себя в ситуации, в которых чувствуем растерянность и перегрузку. Сначала вы очень хотите детей. Потом они у вас появляются, и каждый из них становится вашим приоритетом на ближайшие лет два- дцать. Сначала вы стремитесь к твор- ческой самореализации, хотите создавать что-то значимое для этого мира (и получать за это достойную плату), открываете собственный бизнес или строите головокружительную карьеру, а потом оказываетесь погруженным в пучину дел, которых гораздо больше, чем вы можете выполнить. Возможно, сейчас вам совсем не нужны новые цели — вам надо разобраться с теми, которые вы уже для себя определили и к которым идете, и нужна уверенность, что у вас есть возможность справиться с новыми. Мы всегда можем обновить наши перспективы, ценности и цели. Однако, по моему опыту, вы станете сопротивляться этому разговору с самим собой, не будучи уверенным, что успешно справляетесь с тем миром, который уже для себя создали! Сколько времени нужно на то, чтобы изменить свою цель или нарисованную вами картинку желаемого? Не так уж много. Сколько времени уйдет у вас, чтобы почувствовать себя уверенным, что вы можете добиться тех результатов, которые для себя обозначили? По моему опыту, требуется по крайней мере два года применения этой методологии, чтобы добиться такого уровня уверенности в себе. Нельзя сказать, что это плохая новость. Это просто информация. Хорошая новость Для того чтобы понять мир, нужно время от времени от него отворачиваться. Альбер Камю, философ, писатель ГЛАВА 8. обзор: Поддерживайте актуальность и функциональность системы состоит в том, что вы немедленно усилите контроль на повсе- дневном, операционном уровне вашей жизни, как только начнете использовать эту методологию. Кроме того, сможете открыть реальные аспекты вашей более масштабной перспективы, ко- торые вы не смогли бы увидеть без этого. Дополнительное преимущество мышления с позиции пер- спективы в том, что вы обретаете невероятную гибкость и отка- зываетесь от формализма при постановке целей. Значительные изменения в этой области впервые произошли в мире тех- нологий, когда концепция «гибкого программирования» * стала нормой для успешных стартапов. Создайте себе общее ви ' дение, постарайтесь мак- симально детально представить себе возможный результат, начните произ- водить какой-то продукт в качестве первого взаимодействия с клиентами, а затем «динамично развивайте» как свое ви ' дение, так и способ реализации на основе реальной обратной связи от реального мира. Суть в следующем: позитивное мышление чрезвычайно важно и интересно, но оно наиболее эффективно, когда есть уверенность, что задуманное будет исполнено с учетом реальной ситуации. Итак, мы подошли к самому важному вопросу методологии индивидуального сбора, обработки, сортировки и пересмотра задач: сейчас среда, 9:22 утра. Чем вы занимаетесь? * Гибкое программирование технологически заключается в том, что применяются специальные программоносители, позволяющие производить быструю смену программы управления без каких-либо переналадок самой машины. Прим. ред. Объективная реальность никогда не бывает перегруженной или растерянной — таким может быть только человек в зависимости от того, как он взаимодействует с внешним миром. 274 9 ВЫПОЛНЕНИЕ: ВЫБЕРИТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ КОГДА ДЕЛО ДОХОДИТ до реальной повседневной работы, как вы принимаете решение, чем заняться в конкретный момент? Как я уже говорил, мой совет прост: прислушайтесь к голосу сердца. Или души. Или, если эти слова уже набили оскомину, воспользуйтесь другими: «шестое чувство», «внутреннее чутье», «спинным мозгом чувствую», «интуиция подсказывает» — все что угодно, что заставит вас сделать шаг назад и отдаться на волю того, что вы считаете источником своей внутренней мудрости. Вы знаете, что я имею в виду, если вам приходилось принимать не только взвешенные и тщательно продуманные решения, но и спонтанные, основанные исключительно на интуиции. Это не значит, что вы пускаете свою жизнь на самотек (если вы, конечно, на самом деле этого не делаете). Я и сам на опре- деленном жизненном этапе из упрямства пошел по этому пути и могу с уверенностью сказать, что полученные уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными * * Есть множество способов бросить все. Вы можете игнорировать окружающий мир и его реалии и довериться мирозданию. В какой-то момент я так и поступил и приобрел серьезный опыт. Но такого опыта я не пожелал бы никому. Я по- пытался освободиться от всех своих связей, хотя и не собирался сводить счеты с жизнью (но был на волосок от этого!). Мне пришлось многое узнать о том, как взаимодействовать с внешним миром. При этом умение довериться внутреннему Всегда и полностью доверяйте своей интуиции. Впрочем, вы можете многое сделать, чтобы усилить это доверие. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 275 Я выделил три основных подхода, которые очень помогут при определении дальнейших действий (см. главу 2, стр. 91–96 ) : • модель принятия решений на основе четырех критериев; • модель анализа повседневной работы; • шестиуровневая модель обзора собственной работы. Они приведены здесь в обратном иерархическом порядке, то есть зеркально отражают типичный стратегический подход к анализу деятельности сверху вниз. В рамках методологии Getting Things Done я считаю целесообразным прорабатывать их именно снизу вверх. Это значит, что я начну с уровня по- вседневной работы. Модель принятия решений на основе четырех критериев Помните, что ваш выбор текущих действий определяется следующими четырьмя критериями в таком порядке: • контекст; • запас времени; • запас энергии; • приоритетность. Рассмотрим каждый из них с точки зрения того, как лучше структурировать свои системы и действия, чтобы воспользо- ваться преимуществами этих критериев. Контекст Первое, о чем стоит задуматься в любой конкретный момент: чем вы можете заняться там, где находитесь, с имеющимся чутью, его мудрости и советам в том мире, в котором вы живете, — это новый уровень мышления. Доверие к самому себе и к источнику своей жизненной мудрости — это самый простой вариант проявления свободы и выражения личной продуктивности. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 276 у вас набором инструментов? Есть ли у вас под рукой теле- фон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где вам нужно что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужными инструментами, то об этом не стоит и беспокоиться. Как я уже отмечал, полезно составлять напоминания о дей- ствиях по контексту: «Звонки», «Дома», «За компьютером», «Поездки», «Повестка встречи для Джо», «Повестка встречи для планерки» и т. д. Поскольку при выборе действий вы в пер- вую очередь руководствуетесь контекстом, отсортированные таким образом списки позволяют избежать ненужных повторных размышлений, чем заняться. Если в одном списке у вас собраны все задачи, но их выполнение требует разных контекстов, вам придется постоянно переосмысливать все пункты списка. Если вы приехали на встречу с клиентом в его офис и узнали, что начало встречи откладывается на 15 минут, вы вполне мо- жете воспользоваться своим списком «Звонки» и продуктивно потратить выдавшиеся свободные минуты. Ваши списки должны быть составлены так, чтобы вы могли видеть, чем можно заняться в любой момент. У способа организации напоминаний по контексту есть еще одно весомое преимущество: оно само по себе побуждает вас определить, какое следующее действие необходимо предпри- нять по поводу каждого из ваших открытых вопросов. Все мои списки действий организованы по этому принципу, поэтому я должен выбрать следующее конкретное действие по какому-то вопросу, чтобы понять, в какой именно список поместить напо- минание о нем. (Требует ли это действие наличия компьютера? телефона? чтобы я был в магазине? разговаривал с супругой?) Людям, составляющим списки действий «Разное» (то есть без привязки к контексту), часто бывает сложно принимать решения о следующих действиях. Свобода — это когда вы ком- фортно чувствуете себя в своих рамках. Роберт Фрост, поэт ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 277 Я часто советую своим клиентам структурировать списки по категориям на самых ранних этапах при обработке корзи- ны «Входящие», так как это автоматически создает привязку проектов к реальным действиям, которые нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению проекта. Творческая сортировка по контексту Когда эти приемы войдут в привычку, у вас неизбежно по- явятся собственные неординарные способы формировать свои категории по контексту так, чтобы они соответствовали вашей ситуации. Хотя традиционными вариантами остаются сорти- ровка по местоположению или необходимому инструментарию, часто приходят в голову другие уникальные и полезные способы систематизировать свои напоминания. Если мне предстоит длительная поездка, я обычно создаю временную категорию «Перед поездкой», куда переношу все задачи из всех остальных своих списков, которые должен завер- шить до того, как уеду. Таким образом у меня получается всего один список, за которым мне нужно следить, пока я не выполню все его пункты. На каком-то этапе у меня было много следующих действий, связанных с литературной работой и требовавших особого творческого настроя. Хотя эти действия относились к категории «За компьютером», для их выполнения был нужен совершенно иной настрой и время, чем для выполнения обычных действий за компьютером. Более продуктивным решением для сохранения концентрации стало выделение напоминаний об этих действиях в отдельный список «Литературное творче- ство». Сейчас я разделяю свой список задач за компьютером на те, что требуют наличия интернет-соединения, не требуют такового и просто на обзор интернета (потенциально интерес - ные или забавные вещи в сети). За многие годы практики мне довелось наблюдать, как люди эффективно пользовались такими категориями, как «Мозги отключены» (для простейших операций, не требующих мыс- лительных усилий) и «Меньше пяти минут» (для получения моментальной отдачи). Для кого-то оказалось более удобным ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 278 систематизировать свои напоминания по зонам внимания в лич- ной жизни и на работе: «Финансы», «Семья», «Административ- ные вопросы» и т. д. Недавно кто-то поделился со мной своей находкой создавать категории действий на основе эмоциональ- ной отдачи от их выполнения: помощь другим, достижение жизненной стабильности, накопление благосостояния и т. д. Нет «правильного» способа структурировать списки следующих действий; единственный критерий — что работает в вашем случае. И эта часть системы будет меняться в соответствии с изменениями, происходящими в вашей жизни * Если вы только начали знакомство с этой методологией, все описанные детали могут показаться вам ненужными или избы- точными. Просто имейте в виду, что, когда вы действительно определите все следующие шаги, которые должны сделать для выполнения своих обязательств в личной жизни и профессио- нальной деятельности, вероятно, их число перевалит за сотню. Для того чтобы в полном объеме пожинать удивительные плоды высокой эффективности внешней системы, вам не обойтись без подобного детального управления этим базовым уровнем своей работы. Запас времени Вторым критерием при выборе действия является запас вре- мени, находящегося в вашем распоряжении до того, как вам придется заняться чем-то другим. Если через десять минут * В идеале вы можете систематизировать напоминания о своих следующих дей- ствиях самым причудливым образом; критерием могут выступать: время, мыс- ленные усилия, местоположение, инструментарий, эмоциональная отдача, зона внимания, цели и проекты. Вопрос в том, какая степень структурирования уже не оправдывает затраченных усилий. Если вам потребуется напрягаться, чтобы вносить информацию в систему, вы просто перестанете это делать. Цифровые приложения для управления списками и категориями постоянно предоставляют нам все больше возможностей фрагментировать информацию самыми разными способами. Однако здесь нужно взвешенно подойти к вопросу, стоит ли это той энергии, которая тратится на использование системы в самые «горячие» рабочие моменты. (Функционал сортировки по особому контексту предлагали уже первые программы для работы с электронными таблицами благодаря структурированию столбцов и созданию сортировочных макросов. Но неужели мне нужно проделы- вать все это, чтобы просто внести напоминание «Позвонить брату»!?) ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 279 у вас должна начаться встреча, вероятно, вы займетесь не тем, за что взялись бы, располагая двумя свободными часами. Полезно знать, сколько времени имеется в вашем распо- ряжении (в этом ценность календаря и часов, они всегда под рукой). Список напоминаний на все случаи жизни предоставит максимум информации о том, что нужно делать, и поможет со- вместить ваши действия с возникающими временны ' ми окнами. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках отмечены исключительно масштабные и важные задачи, ни один из пунктов такого списка не удастся выполнить за десять минут, особенно если не определены следующие конкретные действия. Если вы в любом случае собирались выполнять какие-то кра- ткосрочные дела, наиболее продуктивный способ справиться с ними — это использовать небольшие окна, которые время от времени появляются в вашем расписании в течение дня. Часто бывает так, что вы на протяжении нескольких часов интенсивно работали над какой-то задачей, а теперь хотите переключить внимание и сделать что-то легкое и быстрое. Самое время пробежаться по своему списку напоминаний, чтобы найти задачи, завершить которые вы сможете просто и быстро. Измените заказ столика в ресторане, позвоните другу и поздравьте его с днем рождения, закажите птичий корм или просто прогуляйтесь до соседней аптеки или рынка и купите что-то из списка «Поездки». Запас энергии Иногда нам удается повысить уровень своей энергии, изменив местоположение или перенаправив внимание, — однако, по- жалуй, это все, что в наших силах. Конец дня после марафон- ского заседания по планированию бюджета — не лучшее время, чтобы звонить потенциальному клиенту, начинать работу над стратегией оценки производительности труда или обсуждать какую-то важную тему со своей второй половиной. В такие моменты лучше позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату бронирования, обработать несколько платежных квитанций, ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 280 выйти на террасу и полюбоваться закатом, полистать журнал или просто навести порядок в ящиках стола. Имея перед глазами все варианты следующих действий, вы сможете продуктивно использовать возникающие времен- ны ' е «окна». Точно так же, имея полное представление обо всем, что необ- ходимо обработать и выполнить, вы сумеете соотнести свою деятельность с уровнем своей жизненной энергии. Я рекомендую всегда иметь список дел, которые необходимо выполнить, но которые не требуют серьезных интеллектуальных или твор- ческих усилий. Когда ваш энергетический потенциал на нуле, займитесь ими. Обычное чтение (журналов, статей и каталогов, обзор интернета), обработка контактной информации, чистка папок, обновление программ на компьютере, поливка растений или замена скрепок в степлере — вот лишь несколько из мно- жества дел, за которые вам все равно когда-нибудь придется взяться. Это одно из наиболее важных оснований для четкой орга- низации персональной системы управления: так гораздо проще продолжать заниматься продуктивной деятельностью, когда вы не совсем в форме. Если запас вашей жизненной энергии на исходе, материалы для чтения в беспорядке, платежные квитанции валяются где попало, система хранения хаотична, а корзина «Входящие» не справляется со своей функцией, то систематизация всех дел может показаться невыполнимой задачей. Поэтому вы просто избегаете делать что-либо вообще и в итоге чувствуете себя еще хуже. Один из наиболее эффек- тивных способов зарядиться энергией — это решить некоторые из открытых вопросов, поэтому всегда стоит иметь под рукой несколько несложных задач для их завершения * * При выборе в пользу несложных задач вы должны понимать, что выбираете их потому, что на более сложные у вас нет сил, или потому, что избегаете делать что-то более сложное. У каждого из нас бывают момен- ты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда лучше бы мы не думали вообще. Дэниел Коэн, режиссер Нет ни малейших причин не быть высокопродуктивным, даже если вы не в лучшей форме. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 281 выйти на террасу и полюбоваться закатом, полистать журнал или просто навести порядок в ящиках стола. Имея перед глазами все варианты следующих действий, вы сможете продуктивно использовать возникающие времен- ны ' е «окна». Точно так же, имея полное представление обо всем, что необ- ходимо обработать и выполнить, вы сумеете соотнести свою деятельность с уровнем своей жизненной энергии. Я рекомендую всегда иметь список дел, которые необходимо выполнить, но которые не требуют серьезных интеллектуальных или твор- ческих усилий. Когда ваш энергетический потенциал на нуле, займитесь ими. Обычное чтение (журналов, статей и каталогов, обзор интернета), обработка контактной информации, чистка папок, обновление программ на компьютере, поливка растений или замена скрепок в степлере — вот лишь несколько из мно- жества дел, за которые вам все равно когда-нибудь придется взяться. Это одно из наиболее важных оснований для четкой орга- низации персональной системы управления: так гораздо проще продолжать заниматься продуктивной деятельностью, когда вы не совсем в форме. Если запас вашей жизненной энергии на исходе, материалы для чтения в беспорядке, платежные квитанции валяются где попало, система хранения хаотична, а корзина «Входящие» не справляется со своей функцией, то систематизация всех дел может показаться невыполнимой задачей. Поэтому вы просто избегаете делать что-либо вообще и в итоге чувствуете себя еще хуже. Один из наиболее эффек- тивных способов зарядиться энергией — это решить некоторые из открытых вопросов, поэтому всегда стоит иметь под рукой несколько несложных задач для их завершения * * При выборе в пользу несложных задач вы должны понимать, что выбираете их потому, что на более сложные у вас нет сил, или потому, что избегаете делать что-то более сложное. У каждого из нас бывают момен- ты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда лучше бы мы не думали вообще. Дэниел Коэн, режиссер Нет ни малейших причин не быть высокопродуктивным, даже если вы не в лучшей форме. Первые три критерия выбора действий (контекст, время и энергия) свидетельствуют о том, что необходима полная система напоминаний о следующих действиях. Бо ' льшую часть времени у вас не будет возможности проводить подобный анализ, поэтому важно, чтобы он уже был сделан. В этом случае вы сможете действовать в своей «зоне комфорта» и выбирать из заранее определенных действий те, что соответствуют ситуации. Приоритетность С учетом контекста, в котором вы находитесь, ваших запасов времени и энергии очевидным следующим критерием для выбора действий является относительная приоритетность: «Какое действие сейчас наиболее важно?» Меня часто спрашивают, как определять приоритеты. Этот вопрос, как правило, вызван тем, что у людей больше дел, чем они в состоянии выполнить. Они осознают, что им необходимо выбирать и что до некоторых задач у них так и не дойдут руки. По большому счету нужно принять ряд сознательных решений, касаю- щихся ваших обязанностей, целей и ценностей. Зачастую эти решения затрагивают значительные для вас вещи, важных людей и отно- шения с ними. С этим критерием можно успешно справиться с помощью шестиуровневой модели обзора собственной работы, о которой я подробнее расскажу далее. Модель анализа повседневной работы Определение приоритетов предполагает, что одни вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном слу- чае — с точки зрения вашей работы, то есть ответственности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас Невозможно быть уверенным в сво- ем выборе, если вы не знаете точно, в чем заключается ваша работа. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 282 другие люди. Именно на этом этапе необходимо руководство- ваться еще двумя моделями. Они касаются определения вашей работы. Хотя в значительной мере данная методология приме- нима к сфере профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в широком смысле для обозначения любых обязательств как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности. В современных условиях повседневная работа сама по себе для большинства профессионалов становится задачей относи- тельно нового типа: в сути ее полезно разобраться, пока мы пытаемся создать наиболее продуктивные системы персональ- ной организации. Как я уже говорил, в течение рабочего дня в любой момент вы заняты одним из трех типов деятельности: • выполнением запланированной работы; • выполнением работы по мере ее появления; • планированием дальнейшей работы. Вы можете выполнять задачи из своих списков действий, делать то, что неожиданно возникает на повестке дня, или обрабатывать входящую информацию, решая, как с ней посту- пить сейчас или позже. Это не что иное, как обыкновенный здравый смысл. Тем не менее многие позволяют себе с головой уйти в решение незапланированных спонтанных вопросов, пуская первые два вида работы на самотек, что неизбежно вызывает проблемы. Представьте себе, что сегодня понедельник, 10:26 утра, вы в своем офисе. Вы только что завершили непредвиденный по- лучасовой разговор с потенциальным клиентом. У вас остались три страницы записей. В 11:00, то есть через полчаса, должна начаться пла- нерка. Вчера вы допоздна засиделись с родителями жены и теперь чувству- ете себя немного вымотанным (вы по- обещали отцу жены, что перезвоните Часто бывает гораздо проще по- грузиться в срочные дела, чем ра- зобраться с корзиной «Входящие», электронной почтой и остальными своими открытыми вопросами. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 283 ему по поводу... чего?). Ваш помощник только что положил вам на стол два конверта, доставленных международной почтой, кроме того, ему нужно обсудить с вами, когда запланировать три срочные встречи. Через два дня у вас важное совещание по стратегическому планированию, и вам еще только предстоит сформулировать свои идеи. А еще утром по дороге на работу в вашем автомобиле загорелся индикаторный сигнал уровня масла. А ваш начальник намекнул вам при встрече в холле, что хотел бы услышать ваши мысли по поводу письма, которое он отправил вам вчера вечером по электронной почте, до встречи в три часа дня. Готовы ли ваши системы максимально эффективно поддер- жать вас в подобной ситуации в 10:26 утра в понедельник? Если вы все еще держите все задачи в голове и пытаетесь заносить в списки только «критически важные» дела, могу предположить, что ответ отрицательный. Я заметил, что люди гораздо успешнее справляются с не- предвиденными обстоятельствами и кризисами, чем с обра- боткой, организацией, обзором и оценкой той части своей работы, которая не настолько очевидна. Легче заняться тем, что «срочно», особенно когда накопилось много необработанных и относительно неконтролируемых задач на рабочем столе, в ящике электронной почты и в голове. Многое в нашей личной жизни и на работе просто свалива- ется как снег на голову и становится приоритетом. Характер работы большинства специалистов (и родителей с маленькими детьми!) требует, чтобы они постоянно были готовы к вы- полнению новых задач, в каких бы формах те ни возникали. Скажем, вы не можете отказать начальнику, когда он неожиданно появляется в дверях вашего кабинета и хочет что-то с вами обсудить. Или получили задание от руководителя, и теперь вам нужно отложить в сторону все остальные запланированные дела. Заполняя форму заказа одного из ваших основных клиентов, обнаружили серьезную проблему, и вам необходимо уладить ее прямо сейчас. Или у вашего ребенка начался сильный кашель. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 284 Все эти ситуации понятны, тем не менее дискомфорт начи- нает нарастать, если вы не пересматриваете другие действия из ваших списков и не обсуждаете их с заинтересованными лицами. Постоянные жертвы и отказ от выполнения заплани- рованной работы возможен только в том случае, когда вы точно знаете, что вы не делаете. Для этого необходимо регулярно обрабатывать корзину «Входящие» (определяя работу) и пери- одически проводить обзор всех своих списков с заранее запла- нированными делами. Осознанно решая заниматься спон- танно появившейся работой вместо запланированной, вы действуете наи- более продуктивно. Однако большин- ству людей необходимо значительно улучшить способы обработки, управления и пересмотра всех своих полных списков проектов и действий. Если, погрузив- шись в срочные дела, вы чувствуете дискомфорт из-за тех задач, которые пришлось отложить, результатом будут только разочарование и недовольство. Вину за стрессы и снижение эффективности зачастую возлагают на сюрпризы. Тем не менее, если вы точно знаете, что делаете и чего не делаете, сюрпри- зы — это только еще одна возможность проявить свою гибкость и творческий подход для достижения блестящего результата. Еще одна причина, по которой люди негативно воспринимают неожиданные просьбы или требования, состоит в том, что они не доверяют собственным системам и образу действий и не способны про- сто добавить «закладку», касающуюся любого требующегося действия или той работы, которой они занимаются в данный момент. Они знают, что им нужно что-то предпринять по поводу спонтанно появившейся новой работы, но не верят, что простое напо- минание в их корзине «Входящие» обеспечит своевременное выполнение просьбы. Поэтому они бросают работу, которой за- нимались, и немедленно принимаются за то, о чем их попросили, Быть успешным — значит на- учиться пользоваться планом Б. Неизвестный автор Все неприятные «сюрпризы» — это просто неправильно управляемая информация. ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 285 попутно жалуясь, как им мешают такие неожиданные вторжения в их жизнь. Хотя фактически все эти «вторжения» — не просто неправильно управляемые обстоятельства. Кроме прочего, если слишком долго игнорировать корзину «Входящие» и списки действий, то случайные вопросы, попав- шие туда, могут позже всплыть на поверхность в виде аварийных ситуаций, еще больше увеличив количество неожиданной и срочной работы. Для многих людей неиссякаемый поток очевидных спонтан- ных дел становится удобным предлогом, чтобы избежать ответ- ственности за планирование своей деятельности и управление списками задач. Так просто поддаться искушению заняться не слишком важными делами, которые уже под рукой, особенно если корзина «Входящие» и персональная система организа- ции вышли из-под контроля! Часто стиль управления «путем решения возникающих вопросов» служит лишь попыткой убежать от беспорядочного нагромождения разной непонятной информации. Именно здесь в полной мере проявляется необходимость в методологии Getting Things Done. Большинство людей вы- росло в мире, где не требовалось четко определять границы работы и управлять огромным количеством открытых вопросов. Но когда вы разовьете в себе навыки и привычки быстро обрабатывать входящую информацию и помещать ее в четкую систему, вам станет гораздо проще доверять своим внутренним суждениям о том, что вы делаете, что отложили и чем начали заниматься вместо этого. Балансировка повседневной работы Достигнув определенного уровня мастерства, вы с быстротой молнии сможете переступать с одной ноги на другую. Представь те себе ситуацию: вы обрабатываете корзину «Входящие», а в ка- бинет заходит ваш помощник, чтобы сообщить вам о чем-то, что требует вашего немедленного внимания. Никаких проблем: вы ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 286 просто оставляете корзину «Входящие» и электронную почту, чтобы вернуться к ним позже. Пока вы ждете соединения по телефону, можете просматривать списки действий, чтобы выбрать, чем вы займетесь после этого телефонного разговора. Когда ваш маленький ребенок ползает в гостиной и у вас нет серьезной работы, можно поискать информацию в интернете, выполняя пункт из списка «За компьютером». Ожидая начала встречи, проработайте папку «Прочитать/просмотреть», ко- торую захватили с собой. А если непредвиденный разговор с начальником сокращает остающееся до следующей встречи время до двенадцати минут, вы с легкостью найдете, чем за- няться и в этот промежуток времени. Однако всякий раз можно делать только что-то одно. Если вы остановились с кем-то поговорить, вы не работаете со списками и не анализируете входящую информацию. Проблема в том, чтобы чувствовать уверенность по поводу того, что вы все-таки решили делать. Как вы делаете свой выбор? Он основывается на вашем инту- итивном суждении, насколько важна неожиданно появившаяся работа по сравнению со всем осталь- ным. Сколько еще времени вы можете не обрабатывать корзину «Входящие», не проводить обзор всех материалов и при этом сохранять уверенность, что вы принимаете верные решения о своих действиях? Люди часто жалуются на отвле- кающие факторы, которые мешают им выполнять их работу. Однако они неизбежны. Когда вы начнете с легкостью справляться со входящей информацией и станете достаточно организованным, чтобы продуктивно использовать появляющееся свободное время, вы сумеете быстро переключаться с одного задания на другое. Вы сможете обрабатывать электронные письма в процессе телефонного Игнорировать непредвиденное (даже если это было бы возмож- но) означает жить без возможно- стей, без спонтанности и насы- щенных моментов, из которых, собственно, и состоит жизнь. Стивен Кови, консультант по вопросам управления ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 287 совещания. Результаты исследований свидетельствуют о том, что человек не может работать в режиме многозадачности, то есть концентрировать внимание на нескольких задачах одновременно. Если вы храните всю информацию только в го- лове, вы будете пытаться внутренне поместить себя в режим многозадачности. Это психологически невозможно и для мно- гих является источником стресса. Если у вас есть методика помещения незавершенных вопросов во внешнюю систему, ваше внимание может перемещаться с одной задачи на другую и обратно с точностью мастера единоборств, который, кажется, сражается с четырьмя противниками одновременно, но в дей- ствительности просто быстро переключает внимание. Тем не менее, даже если у вас черный пояс по сбору и опре- делению того, что происходит, вы должны научиться делать быстрый и правильный выбор между многочисленными задачами, чтобы поддерживать баланс между направлениями деятельности вашего рабочего процесса. Ваш выбор по-прежнему должен соотноситься с вашим пониманием сущности и целей работы. Способность эффективно справляться с неожиданностями является конкурентным преимуще- ством и основным фактором душев- ного спокойствия и уверенности в жизни. Но в какой-то момент, если вы не сможете удержать ситуацию под контролем, то, что вы занимаетесь только текущими задачами, снизит вашу продуктивность. Наконец, чтобы точно знать, нужно ли вам прекратить что-то делать и занять- ся вместо этого чем-либо другим, у вас должно быть полное представление обо всех ваших обязательствах и о том, как они соотносятся между собой с точки зрения более широкой перспективы. Единственный способ достичь этого — правильно оценивать свою личную жизнь и работу с позиции разных уровней горизонта. Занимайтесь спонтанной работой по мере ее возникновения не по- тому, что это путь наименьшего сопротивления, а потому, что эта работа — самое важное из того, что вы должны сделать, по сравне- нию со всем остальным. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 288 Шестиуровневая модель обзора собственной работы Шесть уровней работы, как мы видели в главе 2 (стр. 93–95), можно рассмотреть в терминах высоты, как этажи здания: • Горизонт 5: Миссия и принципы • Горизонт 4: Видение • Горизонт 3: Цели • Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания • Горизонт 1: Текущие проекты • Основание: Текущие действия Вполне логично, что каждый из этих уровней должен соче- таться с вышестоящим уровнем и его усиливать. Иными словами, ваши приоритеты будут организованы в иерархическом порядке сверху вниз. В конце концов, если телефонный звонок, который вам нужно сделать, противоречит вашим жизненным принципам и установкам, вы не станете его делать, чтобы оставаться в ладу с собой. Если ваша работа не отвечает тому, где вы хотите оказаться через год, стоит еще раз задуматься над зонами своего внимания и ролями, если вы хотите добиться своей цели с максимальной продуктивностью. Рассмотрим первый пример снизу вверх. Телефонный звонок, который вам нужно сделать (действие), касается сделки, над которой вы работаете (проект), что повысит уровень продаж (зона ответственности). Именно эта сделка обеспечила бы вам возможность занять более высокую должность в отделе продаж (профессиональная цель) благодаря новому рынку, на который стремится выйти ваша компания (ви ' дение компании). А это приблизит вас к тому уровню жизни, о котором вы мечтаете, как в финансовом, так и в профессиональном плане. Ваша работа состоит в том, чтобы понять, в чем состоит ваша работа, а затем пол- ностью посвятить себя ей. Будда ГЛАВА 9. выПолнение: выберите оПтимальные действия 289 Или, положим, вы приняли решение, что больше не хотите работать на кого-то, а будете раскрывать свой уникальный талант в определенной, важной для вас области (жизнь). Вы открываете собственное дело (ви ' дение), имея перед собой краткосрочные операционные цели (профессиональная цель). При этом у вас появляются важные роли, которые вы должны выполнять, чтобы процесс шел (обязанности), и некоторые вполне конкретные результаты (проекты). По каждому из этих проектов есть то, что вы должны выполнить, как только смо- жете (следующие действия). Здравый подход для обретения контроля над ситуацией и спокойствия и достижения высокой продуктивности состоит в сбалансированном управлении всеми уровнями. На любом из них важно определить все открытые вопросы, все незавершен- ные задачи и все ваши обязательства. Все они, сознательно или бессознательно, обусловлены стремлениями и давлением этих множественных уровней внутри вас. Без принятия и объективной оценки текущей ситуации, не имея уверенности в том, что вы справитесь и воплотите свою мечту, всегда сложно плыть к новым берегам. Что у вас в электронной почте? Какие проекты вы хотели начать или завер- шить с детьми? Что может подвигнуть вас на перемены или на творчество в следующие несколько месяцев или лет? Все это — открытые вопросы в вашей голове, хотя иногда нужен более глубокий анализ, чтобы определить более масштаб- ные цели и устремления. Какое волшебство — полностью проживать каждый мо- мент жизни! Я всегда поражался силе чистого наблюдения за тем, что происходит, что является истиной в этот момент. Конструктивными (а возможно, абсолютно необходимыми и оче- видно полезными) могут быть такие действия, как детальный анализ своего финансового положения, сбор исторических сведений о компании, которую вы покупаете, или выяснение, Достичь успеха проще всего там, где вы находитесь, и теми средствами, которыми распо- лагаете. Чарльз Шваб, промышленный магнат ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 290 что именно наговорили друг другу участники межличностного конфликта. Добиться результата и получить моральное удовлетворение от этого означает готовность осознать, воспринять и должным образом справляться со всеми вопросами, занимающими ваше сознание. Это необходимо, чтобы овладеть искусством дости- жения высокой продуктивности без стресса. |