Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
David Allen Getting Things Done The Art of Stress-Free Productivity Revised Edition PENGUIN BOKS Дэвид Аллен Как привести дела в порядок Искусство продуктивности без стресса 8-е издание, переработанное Перевод с английского Юлии Константиновой М о с к в а «Манн, Иванов и Фербер» 2 0 1 6 УДК 316.477 ББК (Ю)88.52 А50 Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency Аллен, Дэвид А50 Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса / Дэвид Аллен ; пер. с англ. Юлии Константиновой. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2016. — 416 c. ISBN 978-5-00057-691-5 Это обновленное издание самой известной книги по личной эффек- тивности, переведенной на несколько десятков языков. С ее помощью клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете яс- ность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приорите- ты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать. В новом издании большое внимание уделено работе с электрон- ной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методи- ка Getting Things Done поистине универсальна. УДК 316.477 ББК (Ю)88.52 Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспро- изведена в какой бы то ни было форме без письмен- ного разрешения владельцев авторских прав. Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс» © David Allen, 2001, 2015 © Издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016 ISBN 978-5-00057-691-5 СОДЕРЖАНИЕ GTD — новый вид единоборств 7 Предисловие к новому изданию 13 Часть I. Методология Getting Things Done: добро пожаловать 23 1. Новые методы для новой реальности 31 2. Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом 61 3. Творческий подход к работе: пять этапов планирования проекта 99 Часть II. Практика продуктивности без стресса 129 4. Начало: выделите время, место и инструменты 131 5. Сбор 157 6. Обработка: освобождаем корзину «Входящие» 175 7. Организация: создание правильных мест хранения 198 8. Обзор: поддерживайте актуальность и функциональность системы 258 9. Выполнение: выберите оптимальные действия 274 10. Контроль над проектами 303 Часть III. Сила ключевых принципов 319 11. Полезная привычка собирать информацию 321 12. Важность определения следующего действия 335 13. Важность умения концентрироваться на результате 352 14. Методология GTD и когнитивная наука 364 15. Путь к совершенству в GTD 378 Заключение 395 Приложение 398 Благодарности 404 Об авторе 407 7 GTD — НОВЫЙ ВИД ЕДИНОБОРСТВ Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг по- клонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокой- ными и сфокусированными. У каждого своя история знаком- ства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый 8 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление. GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой про- дуктивности — полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информаци- онных потоков и всевозможных отвлечений. Новая редакция книги — это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитыва- ющей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделе- но унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу. С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, — не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские вы- ступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах. GTD — новый вид единоборств Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спике- ра. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям. Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности. Искренне ваш, Дмитрий Иншаков, глава представительства Getting Things Done® в России www.gtdrussia.ru Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе 13 ПРЕДИСЛОВИЕ АВТОРА К НОВОМУ ИЗДАНИЮ Вы держите в руках переработанное издание книги «Как при- вести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире. Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной прин- ципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились 14 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда кос- монавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба. Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги. В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD * , читав- шим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений. Что нового Есть несколько ключевых областей из разряда «нового», которые повлияли на пересмотр содержания. Развитие цифровых технологий Справедливость закона Мура (способность к обработке цифро- вой информации увеличивается экспоненциально с течением времени), равно как и социальные и культурные последствия все более тесной интеграции цифрового мира в нашу повседневную жизнь, не перестает удивлять, восхищать и даже озадачивать нас. * Аббревиатура GTD (от Getting Things Done) получила широкое распространение во всем мире как название методологии, описанной в этой книге. Она использу- ется и в тексте этого издания. 15 Предисловие автора к новому изданию Однако поскольку методология Getting Things Done в первую очередь имеет дело с содержанием и значением того, чем нам нужно управлять, будь то цифровой формат или бумажный, развитие технологий практически не затрагивает сути мето- дологии. Просьба, полученная по электронной почте, с точки зрения того, как вы будете ее выполнять, фактически ничем не отличается от устной просьбы об услуге. Однако проводной/беспроводной мир усложнил применение основных техник сбора, организации и оценки того, что явля- ется важным. Сегодня у нас появился доступ ко множеству суперинструментов и приложений, появляющихся практически ежедневно. В то же время это многообразие возможностей может обернуться тем, что наши «предохранители» продук- тивности просто перегорят от такой нагрузки. Необходимость держать ситуацию под контролем и эффективно использовать постоянно развивающиеся технологии вносит значительный стресс в правильное управление рабочим процессом. Я изменил некоторые свои предыдущие рекомендации отно- сительно того, какие инструменты оптимально соответствуют выполнению конкретных задач в условиях новой цифровой и мобильной реальности. Я также убрал большинство ссылок на конкретные программные продукты, которые имелись в пер- вом издании. Из-за высокой скорости инноваций в данной обла- сти любое конкретное программное обеспечение легко может устареть, обновиться или быть замененным чем-то абсолютно новым к тому моменту, когда вы об этом прочитаете. Я решил не участвовать в этой гонке, а сосредоточиться на общей модели. В этом издании я пытался решить вопрос, какого внимания заслуживают бумажные материалы и инструменты (особенно при сборе, хранении справочной информации и временном хранении для дальнейшего обдумывания), так как многие представители молодого поколения пришли к убеждению, что могут обойтись без бумажных источников в принципе. Рискуя показаться старомодным, я решил оставить без изме- нений большинство этих рекомендаций из первого издания, поскольку многие потенциальные читатели нового издания, 16 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК по крайней мере частично, пользуются бумажными материалами. Примечательно, что среди наиболее продвинутых пользователей цифровых технологий * растет интерес к использованию бумаж- ных носителей. Время покажет, сможем ли мы когда-нибудь полностью отказаться от этого способа передачи информации. Мир, который постоянно «на связи» Меня часто спрашивают, какие новые рекомендации GTD может предложить людям, которые в условиях мобильного мира постоянно «на связи». С необходимостью часто обрабаты- вать большие объемы потенциально важной информации в прошлом стал- кивались, вероятно, только великие люди, такие как Наполеон, когда вел свою армию завоевывать Европу, или Бах, когда сочи- нял музыку, или даже Энди Уорхол ** , когда решал, что нарисовать или выставить в галерее. Сегодня все образованное население нашего цифрового мира без остановки воспринимает потенци- ально «важную» — или хотя бы релевантную — информацию. Легкость доступа к этой информации благодаря технологиям одновременно наделяет нас новыми возможностями и несет угрозы в плане объема получаемой информации, ее скорости и изменчивости. Если вы начинаете сгорать от любопытства, когда слышите сирены экстренных служб по соседству или на вечеринке хотите узнать, о чем оживленно беседует компания на другом конце комнаты, у вас есть все шансы стать жерт- вой бесконечных и мощных отвлекающих факторов, которые * Когда я пишу эти строки, в самом разгаре мой переезд в Европу из США и я пытаюсь свести свое физическое имущество к необходимому минимуму. Поэтому я отсканировал и перевел в цифровой формат все содержимое своей системы напоминаний (которой пользуюсь уже почти тридцать лет). И не раз мне пришлось испытать разочарование по поводу того, что со многими ве- щами я справился бы более эффективно, если бы имел дело с физическими предметами! ** Энди Уорхол (Эндрю Вархола, 1928–1987) американский художник, продюсер, дизайнер, писатель, коллекционер, издатель журналов и кинорежиссер. Прим. ред. Ничто не ново, за исключением того, как часто это происходит. 17 Предисловие автора к новому изданию обеспечивают вам ваши персональные технологии. Будет ли ваш опыт использования этих технологий в целом позитивным или негативным, зависит в первую очередь от применения методов, описанных в этой книге. Глобализация методологии GTD Меня часто спрашивают, можно ли применять методологию GTD в иных культурных контекстах. Мой ответ всегда — уверенное «конечно». Основное послание этой книги настолько внутренне соответствует человеческой сути, что применять эту методологию могут все люди независимо от места их прожи- вания, пола, возраста и особенностей темперамента. Конечно, у каждого человека своя причина использовать эту методологию и представление о том, какой цели она будет служить. Чаще всего людьми руководят стремление улучшить свою жизнь, упорядочить работу, а также интерес к саморазвитию. Полагаю, потребность использовать GTD в большей мере роднит вас с несколькими сотнями тысяч людей по всему миру, чем с вашим соседом или даже двоюродным братом! С момента первой публикации книги информация о мето- дологии GTD распространилась по всему миру. Первое издание было переведено более чем на тридцать языков. Во многих странах наша компания предоставляет франшизу на проведение тренинговых программ на основе этого метода. Если я был относительно уверен в кросс-культурном характере этой мето- дологии, когда писал книгу, то прошедшие годы окончательно и бесповоротно укрепили мою уверенность. Подход, охватывающий больше читателей и пользователей Первоначальным стимулом к написанию книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» стало мое стремление создать руководство по использованию Любой, кто хочет успевать больше, чем сейчас, имеет возможность делать это проще и изящнее, чем хранить все в голове. 18 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК методологии, которую я сформулировал, протестировал и при- менял преимущественно на корпоративных тренингах и про- граммах по развитию. По своим примерам, стилю оформления (на фотографии на обложке я был в галстуке!) и внутреннему ощущению эта книга изначально и главным образом была адресована управленцам, руководителям, специалистам высо- кого уровня. Хотя я уже тогда понимал, что ее содержание будет в равной степени полезным для домохозяек, студентов, священнослужителей, свободных художников и даже пенси- онеров, именно работающие специалисты проявили очевидный интерес к способу повышения своей персональной продуктив- ности при сохранении здравого рассудка. Этот способ помог справиться с приближавшейся информационной лавиной и стремительными и значительными изменениями, которые претерпевал деловой мир. Сегодня очень многие люди про- являют заинтересованность в том, чтобы достигать высоких результатов, сохраняя спокойствие и контроль над ситуацией. Появилось осознание, что существует не просто одноразовый ре- цепт «тайм-менеджмента» исключительно для профессионалов, а методика образа жизни, помогающая справиться с новыми обстоятельствами, с которыми столкнулось большинство из нас. Я регулярно получаю благодарности от самых разных людей из всех уголков мира и рассказы о том, как изменилась их жизнь, когда они начали применять принципы GTD. Это побудило меня переработать первое издание. С этой точки зрения я вынужден признать, что даже название этой книги звучит не совсем корректно: создается впечатление, что я каким-то образом выступаю за то, чтобы работать больше и дольше, чтобы больше успевать. На самом деле эта книга не столько о том, как привести дела в порядок, сколько о том, как это сделать правильно: она помогает принять верное ре- шение, что делать в каждый конкретный момент, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что вы не делаете. Ясность Getting Things Done — не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справлять- ся с работой и личной жизнью. 19 Предисловие автора к новому изданию и психологическая свобода, возникающие вследствие этого процесса, могут быть полезны многим людям, а не только профессионалам, занимающимся развитием своей карьеры. Некоторые из наиболее интересных подтверждений ценности применения моих методов пришли из самых неожиданных мест. В том, что методология GTD принесла огромную пользу для их жизни и работы, признались глава крупнейшей в мире финансовой организации, популярный американский комик, самый популярный американский радиоведущий, руководитель крупной европейской группы компаний, один из наиболее успешных голливудских режиссеров. Удивительными для меня были отзывы духовных служителей самых разных конфессий. Отвечая за дела духовные, они остро нуждались в способах эффективно сконцентриро- ваться на делах мирских и освободить себя от стресса повседневных забот, связанных с прихожанами. Студенты, дизайнеры, врачи — список привер- женцев методологии GTD бесконечен. За многие годы я понял, что все мы в одной лодке и здорово иметь возможность очертить размах использования методо- логии GTD и включить всех ее пользователей. Увы! Как бы ни было просто делать то, что я предлагаю в этой книге, я неожиданно столкнулся с двумя явлениями: 1) количество информации и рекомендуемые действия мно- гими читателями воспринимаются как чрезмерные даже для того, чтобы просто начать воплощать методологию на практике; 2) у большинства людей уходит довольно много времени на то, чтобы выполнение самых основных принципов вошло в привычку. Поскольку я продолжаю выступать против упрощения этой модели и ее деталей, не уверен, что хоть когда-нибудь смогу прислушаться к мнению «слишком много информации для восприятия». Первое издание книги включало подробные руководства и рекомендации, как в полном объеме использовать эту методологию в личной жизни и в работе, и я сохранил их Для полного воплощения процесса GTD нужен более осознанный подход к тому, сколько на это потребуется времени и энергии, а для его поддержания необходимо изменить свои привычки. 20 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК здесь. Теперь я знаю, что поначалу это кажется слишком большим объемом информации, чтобы его можно было усвоить за один раз. Тем не менее я не могу отказаться от инструкций, как интегрировать эту методологию в вашу повседневную жизнь, если вы хотите ею воспользоваться. Если бы вы хотели научиться играть в теннис, я бы познако- мил вас как минимум с концепцией игры, разными уровнями мастерства и с тем, сколько уроков и тренировок потребуется, чтобы их достичь. В главе 15, которая допол- нительно появилась в этом издании, я попытался пролить свет на масштаб и глубину игры, представленной мной, чтобы вы чувствовали себя более комфортно, используя из прочитан- ного хотя бы то, что можете в дан- ный момент. В этом издании книги я старался изложить информацию максимально просто, понимая потен- циальную сложность вашей задачи реорганизовать свои персональные практики и системы. Все дело в том, чтобы двигаться постепенно. В любом случае главная сложность заключается в том, чтобы эти методы стали набором привычек; чтобы до- вести навыки до такого уровня, когда они будут требовать минимальных сознательных усилий и ста- нут частью повседневного процесса поддержания физического и ментального пространства в порядке. Признаться, я не эксперт в том, как нужно менять привычки: я занимался изучением и совершенствованием методов продуктивности без стресса * Составляющие методологии GTD, связанные с поведением, * Рекомендую: Чарльз Дахигг. Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. М. : Карьера Пресс, 2014. Все то, что хоть чего-то стоит в этой жизни, требу- ет практики. По сути, сама жизнь — не что иное, как одна долгая практика, бесконечное усилие по совершенствованию наших движений. Когда вы по- нимаете правильные механизмы практики, задача изучения чего-либо нового превращается в радостный и спокойный опыт без стресса, в процесс, который определяет все области вашей жизни и предлагает правильную перспективу для всех жизненных сложностей. Томас Стернер, психолог, писатель 21 Предисловие автора к новому изданию довольно просты и знакомы каждому. Насколько сложно записать что-то; определить, каким должен быть следу- ющий шаг для решения этой задачи; сделать напоминание об этом в списке и затем просмотреть его? Практически все признают необходимость подобных дей- ствий, и только единицы достаточно последовательно выполняют их, чтобы чувствовать себя комфортно. Одним из самых больших сюрпризов для меня за эти годы стало то, как сложно бывает людям внутренне осознать необходимость постоянно выбрасы- вать из головы все ненужные раздражающие факторы. Я больше не чувствую себя вопи- ющим в пустыне, как это было в начале века, потому что с тех пор появились научные данные, подтверждающие принципы и методы, описанные в этой книге. В добавленной главе 14 («Мето- до логия GTD и когнитивная наука») рассматриваются некоторые из этих исследований. Если вы узнали о методологии впервые... ...и если вы прочитали до этого места в предисловии, вероятно, вы заинтересовались и хотели бы попробовать применить что- то на практике. Эта книга структурирована как практическое руководство: она напоминает поваренную книгу, где изложены базовые принципы, представляются разные этапы процесса приготовления блюд и сервировки стола, а также приводится достаточно рецептов, чтобы дать возможность приготовить бес- конечно разнообразное меню будущих обедов. Можете начинать * Когнитивистика (лат. cognitio — познание) — междисциплинарное научное направление, объединяющее теорию познания, когнитивную психологию, нейро- физиологию, когнитивную лингвистику и теорию искусственного интеллекта. Прим. ред. То, что заслуживает существо- вания, заслуживает и того, чтобы о нем знать, потому что знание — это отражение существования. Вещи означают и существуют одинаково. Фрэнсис Бэкон, философ Исследования по когнитивистике * подтверждают эффективность методологии GTD. КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК читать прямо со следующей главы. Многие подтверждают, что принципы GTD стоит проработать и применять на практике. А можно просто полистать эту книгу, останавливаясь на от- дельных абзацах. Если вы уже знакомы с методологией Getting Things Done... ...эта книга все равно окажется для вас новой. Многие годы, пока эта информация была доступна в самых разных формах, каждый, кто возвращался к этим материалам повторно, неизмен- но воспринимал их абсолютно иначе, чем в первый раз. Даже люди, перечитавшие книгу пять раз, признавались, что каждый раз она открывалась им с новой стороны. Это очень похоже на то, когда вы читаете руководство по какой-то программе через год, после того как уверенно научились пользоваться основами. Вы удивитесь и придете в восторг, осознав, какие крутые штуки вы можете (и могли) делать без особых усилий. Вы не видели этих возможностей раньше, поскольку вам нужно было обратить внимание совсем на другие аспекты, чтобы наладить всю систему. Независимо от того, сколько раз вы, возможно, читали пре- дыдущее издание книги или участвовали в любых семинарах, коучинговых сессиях, вебинарах, слушали подкасты или другие презентации этих материалов, вы все равно найдете для себя что-то новое в этом исправленном издании. Я вам это обещаю. |