Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Регулярно очищайте системы сбора информации Если не очищать систему и не обрабатывать собранную ин- формацию, то единственная функция, которую вскоре начнет выполнять эта система, — это хранение беспорядочно нава- ленного хлама. Расчистить систему — не значит выполнить все собранные в ней дела. Это означает, что вы должны про- яснить суть каждого пункта и решить, что должно быть сделано относительно него, а при невозможности завершить дело сразу — отложить конкретное действие по нему на будущее. Вы должны очистить ваши «корзины» хранения. Не оставляйте информацию там. Не расчищать ваши «корзины» для сбора информации — все равно что не выносить мусорное ведро или не вынимать корреспонденцию из почтового ящика: вам придется все время покупать новые, чтобы справиться с по- стоянно растущим объемом. Тем не менее, чтобы очистить реальную или виртуальную корзину «Входящие», нужно иметь эффективную комплексную систему управления действиями: уж слишком много всего остается в этой корзине из-за отсутствия действенных методов ее очистки. Часто кажется, что информацию легче оставить в корзине, если вы знаете, что эта информация требует каких-то действий, но не имеете возможности заняться этим прямо сейчас. Корзина «Входящие», особенно для бумаг и электронных писем, — это лучшее, что многие люди могут сделать для организации про- цесса. По крайней мере они уверены, что где-то есть напоминание о том, что им все еще нужно сделать. К сожале- нию, эта страховка перестает действовать, когда за кипой бумаг становится не видно лотка или список входящих электронных писем перестает умещаться на одном экране монитора. Когда вы познакомитесь со следующими двумя шагами и научитесь легко и просто обрабатывать и организовывать вашу входящую информацию и незавершенные задачи, ваша корзина В любой сфере блокирование потока приводит к снижению спо- собности полноценно и творчески участвовать в процессе. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 72 «Входящие» вновь начнет выполнять свою первоначальную функцию. А теперь перейдем к тому, как научиться обнулять системы сбора информации без необходимости выполнять всю работу прямо сейчас. Обработка Практически для всех моих клиентов самым важным навыком, которому я их обучил, был пошаговый алгоритм мышления, необходимый для очищения «корзин» для сбора информации. Однажды мы провели обработку всех открытых вопросов вместе с руко- водителем ключевого департамента глобальной корпорации. После этого она откинулась в кресле и призналась, что раньше никогда не переживала по поводу своих деловых встреч благодаря надежному кален- дарю, однако никогда не чувствовала подобного облегчения от- носительно многих других аспектов работы, которые мы только что вместе прояснили. Действия и информация, о которых ей нужно было помнить, теперь были определены и зафиксированы в надежной системе. Что вам нужно знать о каждом электронном письме, сооб- щении, голосовом сообщении, записке, записи после деловой встречи или возникшей идее? Что все это — компоненты системы управления действиями, которая лежит в основе вашей персональной организации. Многие люди стараются стать организованными, но допускают ошибку: они берутся за это, имея целый ряд незавершенных задач. Нельзя орга- низовать входящую информацию — ее можно только собрать и обработать. Вместо этого вы пытаетесь организовать свои действия, которые нужно выполнить на основе принятых вами решений о том, что надо сделать. Весь процесс: сбор, обработка и организация информации — представлен в центральной части модели дерева принятия решений, описанной далее. Лучше ошибаться, чем не иметь ясности. Фримен Дайсон, ученый ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 73 Что это? Это не праздный вопрос. Мы говорили о разной информации и о «корзинах» для ее сбора, но не о том, что представляет собой эта информация и что с ней делать. Например, многие бумаги, которые не вписываются в нашу систему самоорганизации, оказываются какими-то корпоративными документами; нужно ли нам что-то с ними делать? Как насчет того электронного письма из отдела кадров, уведомляющего, что бла-бла-бла по поводу бла-бла-бла теперь находится в компетенции бла-бла- бла? Я видел кипы бумаг, скопившиеся на столах и в ящиках столов, потому что клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы выяснить, о чем, собственно, этот документ. Вот почему следующий шаг чрезвычайно важен. Требует ли это действий? На этот вопрос возможны только два ответа: да или нет. Никаких действий не требуется. Если ответ «нет», возможны три варианта. 1. Эта информация больше не нужна (удалить). 2. Сейчас никаких действий не требуется, но может быть необходимо предпринять что-то позже (отложить). 3. Это потенциально полезная информация, которая может впоследствии понадобиться (сохранить как спра- вочную). Этими тремя категориями можно управлять, и мы еще вернемся к этому. Сейчас достаточно помнить о том, что вам нужны: мусорное ведро или клавиша Del для бесполезной ин- формации; файл для хранения или календарь для информации, которая может понадобиться; эффективная система хранения справочной информации. «Разное» Нет Корзина «Входящие» Что это? Требует ли это действий? Следующие действия (сделать, как только возможно) Отложить ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА Да Да Нет Выполнить Проекты (планирование) Мусор Когда/нибудь может быть (система напоминаний; рассмотреть позже) Справочные материалы (доступны при необходимости) Планы проектов (сверяться для определения следующих действий) Календарь (выполнить в конкретное время) Каково следующее действие? Делегировать Займет ли это меньше двух минут? Многошаговые проекты Лист ожидания ( действия, совершения которых мы ожидаем от кого-то другого) ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 75 Требуются действия. В эту группу попадают те задачи, в отно- шении которых нужно что-то предпринять: от электронного письма с запросом тезисов вашего предстоящего выступления до записей в вашем блокноте после личной встречи с вице-пре- зидентом, где вы обсуждали важный новый проект, требующий привлечения внешнего консультанта. Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмот- реть в двух аспектах. 1. Какой результат вы хотите получить? 2. Каково следующее действие? Если речь идет о проекте... Необходимо зафиксировать желаемый результат в списке «Проекты». Это станет вехой, которая будет напоминать вам об открытом вопросе, пока вы с ним не справитесь, при каж- дой еженедельной ревизии списка (см. стр. 88 ) . Эта задача будет надежно храниться в системе управления (в от- личие от вашей памяти), пока не будет завершена или исключена из списка дел. Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи. Примеры следующего действия: • перезвонить Фреду: название и номер телефона ремонтной мастерской, о которой он упоминал; • составить повестку дня для совещания по бюджету; • обсудить с Анджелой систему хранения документов, ко- торую нам нужно внедрить; • найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью. Не так уж много надо сил, что- бы что-то делать; куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать. Элберт Хаббард ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 76 Напоминания об этих действиях, требующих выполнения, станут важными элементами вашей персональной системы управления эффективностью. Выполнить, делегировать, отложить. Вы приняли решение по пово ду следующего действия, и теперь у вас три варианта. 1. Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение. 2. Делегировать. Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справ- люсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку. 3. Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия». Организация Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседнев- ных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно. Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откла- дываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представле- нию о нем. «Разное» Нет Корзина «Входящие» Что это? Требует ли это действий? Следующие действия (сделать, как только возможно) Отложить ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА Да Да Нет Выполнить Проекты (планирование) Мусор Когда/нибудь может быть (система напоминаний; рассмотреть позже) Справочные материалы (доступны при необходимости) Планы проектов (сверяться для определения следующих действий) Календарь (выполнить в конкретное время) Каково следующее действие? Делегировать Займет ли это меньше двух минут? Многошаговые проекты Лист ожидания ( действия, совершения которых мы ожидаем от кого-то другого) ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 78 потребуются список проектов, система хранения вспомогатель- ной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания. Каждая из категорий должна быть организована физически в том или ином формате. Под словом «список» я понимаю любую систему напоминаний, которой легко воспользоваться, будь то список на листе в блокноте, или файл в компьютере, или даже обычная папка с разрозненными листками для за- писей по каждой задаче. Например, список текущих проектов может быть записан на отдельном листе бумаге в ежедневнике. Он также может храниться в специализированном программном приложении или же находиться в стандартной офисной папке с надписью «Список проектов». Напоминания об отложенных событиях (например, «Позвонить бухгалтеру после 1 марта и назначить встречу») можно хранить в бумажном календаре, в электронном файле или в мобильном приложении. Проекты Под «проектом» я понимаю любой желаемый результат, кото- рого можно добиться в течение года, требующий более одного действия. Таким образом, некоторые относительно небольшие задачи, которые вы обычно не считаете проектами, все-таки по- падают в эту категорию и должны присутствовать в вашем списке проектов наравне с крупными. Моя логика такова: если одно действие не обеспечит решение задачи, необходимо установить напоминание о том, что вам нужно сделать что-то еще. Если у вас нет физического места для хранения подобных напоминаний, они вновь осядут у вас в памяти. Причина установления ограни- чения в один год состоит в том, что, если вы должны завершить что-то за этот период времени, вам необходимо отслеживать еженедельный прогресс, чтобы держать ситуацию под контролем. Этот список можно также считать списком незавершенных дел и открытых вопросов, независимо от их размера. Нет необходимости составлять списки проектов в опреде- ленном порядке — по размеру или по приоритетам. Просто ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 79 перечислите их, чтобы иметь возможность регулярно отслежи- вать, определено ли у вас для каждого из проектов правильное следующее действие. Фрагмент списка проектов Нанять нового менеджера по персоналу Получить репринт статьи в HBR Спланировать отпуск в августе Найти специалиста по связям с общественностью Организовать корпоративный тренинг для сотрудников Посадить растения в саду Опубликовать книгу Найти ресурсы для видеопроекта Закончить обновление компьютерных программ Сформировать график участия в конференциях на следующий год Переписать завещание Закончить контракты о найме на работу Закончить составление бюджета Поставить новый фонарь на крыльце Закончить предложение нового продукта Купить новый обеденный стол Научиться пользоваться новыми CRM-программами Записать Марию в школу Не обязательно создавать проект — можно просто выполнять те конкретные действия, которые к нему относятся. После того как было предпринято достаточное количество правильных действий, сложится ситуация, близкая к картине желаемого результата, так что вы сможете считать проект завершенным. Список проектов — это не что иное, как совокупность ре- зультатов, которые мы мысленно рисуем перед собой, чтобы продолжать двигаться в верном направлении. Возможно, ваши проекты можно распределить по разным категориям в зависимости от фокуса вашего внимания. Однако если сначала составить список с простым перечислением всех проектов, впоследствии это поможет настроить систему под ваши требования, чтобы сделать пользование ею более удобным. Вспомогательные материалы по проектам По многим проектам собирается полезная информация, которую можно организовать по теме или по названию проекта. При этом ваш список проектов будет являться просто индексом. Все подробности, планы, сопутствующие материалы, которые могут пригодиться в работе над конкретным проектом, необходимо хранить в отдельных папках, электронных файлах или блокнотах. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 80 Вспомогательные материалы и справочная информация. Как толь- ко вы организуете вспомогательные материалы по теме, вы убедитесь, что эта система практически идентична системе хранения справочной информации (например, файл «Свадьба» можно хранить в общих файлах). Единственное отличие в том, что, возможно, вам потребуется периодически возвращаться к сопутствующим материалам активных проектов, чтобы быть уверенным, что вы определили все необходимые следующие действия. Как правило, я рекомендую сопутствующие материалы хранить не на виду. Если у вас уже есть эффективная система хранения справочной информации и удобный доступ к ней, вы можете обнаружить, что это самый простой способ хранения информации. Хотя иногда гораздо удобнее иметь все материалы под рукой и в шаговой доступности, особенно если вы работаете над проектом, в котором нужно сверяться со справочными материалами по нескольку раз в день. Для такой работы могут подойти папки для бумаг, разложенные в лотках. Современные цифровые технологии делают процесс ор- ганизации справочных и сопутствующих материалов более простым и более сложным одновременно. Можно легко и быстро где-то найти информацию и куда-то ее скопировать. Трудность состоит в том, чтобы решить, где эта информация должна храниться, — если учесть бесконечное число вариантов, где это можно сделать, а также желание иметь к ней легкий доступ. Лучший выход в данной ситуации — сделать вашу цифровую область справочных материалов максимально простой, а также периодически проводить там ревизию. Категории следующих действий На диаграмме рабочего процесса видно, что его центральным пунктом является решение о следующем конкретном действии. Такое физическое, очевидное действие должно быть определено для каждого открытого вопроса без исключений. ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 81 Конечно, не требуется отслеживать действия, занимающие менее двух минут, которые вы сразу же выполняете, равно как и все остальные задачи, которые вы уже завершили. Контроль нужно установить за каждым делом, которое должно произойти в конкретное время или день (внесите эту задачу в кален- дарь); за делами, которые нужно выполнить как можно быстрее (добавьте эти задачи в свой список «Следующие действия»), а также за всеми делами, которые вы делегировали другим людям и ожидаете результата (зафиксируйте их в вашем листе ожиданий). Календарь Напоминания о делах делятся на две категории: дела, наме- ченные на определенную дату или время, и дела, которые нужно завершить как можно скорее. С напоминаниями первой категории эффективнее всего можно справиться с помощью календаря. В календарь должны попадать три типа задач: • дела, привязанные к конкретному времени; • дела, привязанные к конкретному дню; • информация, привязанная к конкретному дню. Дела, привязанные к конкретному времени, — еще одно определение понятия «встреча». Зачастую следующим действием по проекту является организация встречи для обсуждения этого проекта. В этом случае достаточно просто следить за предстоящими встречами в календаре. Дела, привязанные к конкретному дню, — это задачи, которые вы должны выполнить в течение определенного дня, но не обя- зательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы убедиться, что все в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Она получит отчет не раньше четверга, а в субботу улетает за границу, так ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 82 что пятница — самый удобный день независимо от времени. Удобно пользоваться календарем, в который можно заносить дела как привязанные ко времени, так и привязанные ко дню. Информация, привязанная к конкретному дню. Календарь — хоро- ший способ отслеживать дела, о которых вы должны помнить в определенный день. Это не обязательно действия, которые нужно предпринять, а скорее информация, которая может быть полезна именно в этот день: руководства к предстоящей встрече, напоминание о событиях, происходящих у друзей, коллег или членов семьи. В этом случае полезно сделать для себя заблаговременное на- поминание, например позвонить другу, когда он вернется из отпуска. Здесь также можно размещать важные напоминания о каких-то сроках или о том, когда нужно начать что-то делать (если это еще не сделано). Больше никаких списков задач на день в вашем календаре. В ваш календарь должны попадать только дела из трех перечислен- ных выше категорий — и ничего больше! Это утверждение в корне подрывает все устои традиционного тайм-менеджмента, где ежедневные списки задач практически всегда считаются ключевым пунктом. Но подобные списки в формате календаря не работают по двум причинам. Во-первых, постоянное обновление информации и смена тактических приоритетов способны изменить дневной курс работы настолько резко, что практически невозможно заранее предусмотреть все задачи. Всегда полезно иметь рабочий план действий, но нужно быть готовым изменить его в любой момент. Попытки вести в календаре список дел, которые потом все равно придется переписывать на следующий день, потому что они не были выполнены, — пустая трата времени, которая к тому же деморализует. Список следующих действий, за который выступаю я, содержит все напоминания обо всех делах, даже Благословенны гибкие: они никогда не потеряют форму. Майкл Макгрифф, поэт ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 83 о тех, которые назначены строго на конкретное время. И не надо будет их каждый день переписывать. Во-вторых, если в список задач на день попадают дела, которые необязательно выполнять именно в этот день, они могут отвлекать внимание от тех задач, для которых выполнение в этот день является непременным. Если мне нужно позвонить Миоко в пятницу, потому что это единственный день, когда я могу с ней связаться, и при этом я добавил в свой список еще пять звонков, для которых день не так уж и важен, в итоге я могу из-за сумасшедшего рабочего ритма вообще не позвонить Миоко. Мое сознание должно удерживать информацию о том, что среди всех телефонных звонков, которые я запланировал, есть тот, который нужно сделать обязательно сегодня. Это неэффективное использование системы. Календарь должен быть вашей священной территорией. Если вы что-то там записали, это нужно сделать именно в этот день или не делать вообще. Единственное исключение — перенесенные встречи. Учитывая сказанное, нет ничего предосудительного в том, чтобы составить для себя быстрый, неформальный, короткий список дел из разряда «Если у меня будет время, стоит сде- лать...». В него можно внести какие-то дела из списка следующих действий. Главное — не смешивать его со списком обязательных дел и относиться к нему с известной долей легкости, чтобы быстро менять, реагируя на неизбежные неожиданности в те- чение дня. |