Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
2. Модель анализа повседневной работы Когда вы пытаетесь разобраться с делами или «работаете» в широком смысле этого слова, по сути, вы делаете одно из трех: • выполняете запланированную работу; • выполняете работу по мере ее появления; • планируете работу. Выполнение запланированной работы. В этом случае вы ориен- тируетесь на свой список следующих действий и ежедневник, работая над теми задачами, которые нужно сделать, или управляя своим рабочим процессом. Вы совершаете телефон- ные звонки, которых от вас ждут, генерируете идеи, которые пригодятся на мозговом штурме, участвуете во встречах или составляете список вопросов, которые нужно обсудить со своим юристом. Выполнение работы по мере ее появления. Очень часто бывает так, что возникают неожиданные дела, которые невозможно было предвидеть, но которые непременно требуют вашего участия. Например, ваш коллега заходит к вам в кабинет, чтобы обсудить запуск нового продукта, и вы беседуете с ним, вместо того чтобы заниматься запланированными вопросами. Каждый день приносит новые сюрпризы — незапланированные дела, которые вдруг появляются, и на них нужно потратить какую-то часть своего времени и энергии. Идя на поводу, вы ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 95 по умолчанию решаете, что эти дела важнее всего остального, чем вы планировали заниматься в это время. Планирование работы. Подразумевается, что вы разбираете доку- менты из корзины «Входящие», свои электронные сообщения, записи с деловых встреч, а также разбиваете новые проекты на более мелкие, выполнимые шаги. По мере обработки этой информации вы будете по ходу решать все вопросы, занима- ющие менее двух минут, и систематизировать и раскладывать самые разные сопутствующие материалы (еще один вариант выполнения работы по мере ее появления). Часть времени при этом уйдет на то, чтобы выделить те дела, которые нужно завершить, но не сейчас. На этом этапе у вас пополнятся все списки без исключения. Как только вы определили весь фронт работ, можете быть уверены, что ваши списки дел теперь полные. Предположим, учитывая контекст, доступные время и энергию, у вас все еще осталось несколько вариантов дел, которыми можно заняться в конкретный момент. Самое время подумать о характере работы, ее целях и стандартах. 3. Шестиуровневая модель обзора собственной работы Выбор должен основываться на приоритетах. Однако боль- шинство моделей для определения приоритетов оказываются ненадежными инструментами в контексте большинства наших реальных рабочих задач. Чтобы понять, в чем ваши приори- теты, вы должны знать, что представляет собой ваша работа. Существует как минимум шесть точек зрения, с которых можно дать это определение. Можно использовать метафору горизонта, или дистанции восприятия. Если смотреть вниз из окна здания, с высоты разных этажей можно заметить разные вещи. • Горизонт 5: Миссия и принципы • Горизонт 4: Ви ' дение ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 96 • Горизонт 3: Цели • Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания • Горизонт 1: Текущие проекты • Основание: Текущие действия Начнем снизу вверх. Основание: Текущие действия. Это полный список всех дел, кото- рые вам необходимо выполнить: телефонных звонков, которые вы должны сделать, электронных писем, на которые должны ответить, поручений, которые должны выполнить, и назревших вопросов, которые нужно донести до босса и до второй полови- ны. У вас, вероятно, набралось бы не менее сотни таких дел, и это при условии, что на этом поток входящей информации остановится и не добавится ничего нового. Горизонт 1: Текущие проекты. Большинство текущих действий относятся к тем 30–100 проектам, которые для вас актуальны в настоящий момент. В данном случае вы стремитесь достичь относительно краткосрочных результатов, например установить дома новый компьютер, организовать конференцию по прода- жам, переехать в новый офис, попасть на прием к стоматологу. Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания. Ваши проекты и действия обусловлены вашими ролями, интересами и обя- занностями. Это те ключевые области жизни и работы, в которых вы хотите достичь результатов и соответствовать стандартам. Ваша работа может касаться таких вещей, как стратегическое планирование, развитие персонала, административная под- держка, исследование рынка, обслуживание клиентов или управление активами. В вашей личной жизни есть аналогичный ряд чрезвычайно важных областей: здоровье, семья, финансы, атмосфера в доме, духовность, возможность восстановить силы и т. д. Это не задачи, которые необходимо завершить, — скорее критерии оценки нашего опыта и наших действий для сохра- нения баланса и устойчивости в своей работе и личной жизни. Завершайте начатые проекты, выполняйте взятые на себя обязательства, исполняйте обещания, и тогда и ваше бессознательное, и ваше сознание добьются успеха, что даст вам ощущение законченности, значимости и целостности. Джон-Роджер (Роджер Делано Хинкинс), психолог ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 97 • Горизонт 3: Цели • Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания • Горизонт 1: Текущие проекты • Основание: Текущие действия Начнем снизу вверх. Основание: Текущие действия. Это полный список всех дел, кото- рые вам необходимо выполнить: телефонных звонков, которые вы должны сделать, электронных писем, на которые должны ответить, поручений, которые должны выполнить, и назревших вопросов, которые нужно донести до босса и до второй полови- ны. У вас, вероятно, набралось бы не менее сотни таких дел, и это при условии, что на этом поток входящей информации остановится и не добавится ничего нового. Горизонт 1: Текущие проекты. Большинство текущих действий относятся к тем 30–100 проектам, которые для вас актуальны в настоящий момент. В данном случае вы стремитесь достичь относительно краткосрочных результатов, например установить дома новый компьютер, организовать конференцию по прода- жам, переехать в новый офис, попасть на прием к стоматологу. Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания. Ваши проекты и действия обусловлены вашими ролями, интересами и обя- занностями. Это те ключевые области жизни и работы, в которых вы хотите достичь результатов и соответствовать стандартам. Ваша работа может касаться таких вещей, как стратегическое планирование, развитие персонала, административная под- держка, исследование рынка, обслуживание клиентов или управление активами. В вашей личной жизни есть аналогичный ряд чрезвычайно важных областей: здоровье, семья, финансы, атмосфера в доме, духовность, возможность восстановить силы и т. д. Это не задачи, которые необходимо завершить, — скорее критерии оценки нашего опыта и наших действий для сохра- нения баланса и устойчивости в своей работе и личной жизни. Завершайте начатые проекты, выполняйте взятые на себя обязательства, исполняйте обещания, и тогда и ваше бессознательное, и ваше сознание добьются успеха, что даст вам ощущение законченности, значимости и целостности. Джон-Роджер (Роджер Делано Хинкинс), психолог Учитывая эти обязанности и анализируя их, можно сформи- ровать комплексный подход для оценки всех своих проектов. Горизонт 3: Цели. То, чего вы хотите добиться в различных областях вашей жизни и работы через один-два года, добавит еще одно измерение в опреде- ление вашей работы. Нередко дости- жение целей и задач в работе требует смещения фокуса деятельности, так как возникают новые обязательства. В личной жизни, возможно, вы тоже хотели бы что-то завершить или обо- значить, и это привнесло бы значи- мость в одни аспекты вашей жизни и нивелировало другие. Горизонт 4: Ви 'дение. Наличие долгосрочных проектов (три-пять лет) заставляет мыслить более широкими категориями: это организационные стратегии, общие тренды, обстоятельства, влияющие на изменения в личной жизни и карьере. Внутренние факторы включают в себя долгосрочные карьерные ожида- ния, семейные и финансовые ожидания, ожидания по уровню жизни. Факторы внешней среды могут охватывать изменения, влияющие на вашу работу и компанию, например развитие технологий, глобализация, рыночные тенденции и конкурен- ция. Решения такого рода легко могут изменить вашу работу на многих уровнях. Горизонт 5: Миссия и принципы. Это взгляд на картину в целом. Зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? Что действительно для вас важно в любой области? Изначальная миссия определяет, что на самом деле представляет собой ваша работа. Это основное описание вашей работы. Все задачи, ви ' дения, перспективы, проекты и действия проистекают из этого и ведут к этому. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать Эта аналогия с горизонтом может быть спорной, и в реальной жизни представления о вашем фокусе и при оритетах не всегда соответствуют пере численным уровням. Тем не менее эти го- ризонты могут сформировать полезную модель, которая напом- нит о многоуровневом характере ваших обязательств и задач. Очевидно, что нужно учесть мно- жество факторов, прежде чем вы убедитесь, что приняли оптимальное решение о том, что делать и когда. «Определение приоритетов» в тради- ционном смысле, как фокус на долгосрочных целях и ценностях, все-таки не создает практической основы для решения пода- вляющего большинства задач, с которыми вы сталкиваетесь каждый день. Управление рабочим процессом на всех уровнях обеспечивает гораздо более целостный подход к тому, как справиться с делами и испытать удовлетворение по этому поводу. Во второй части книги приведены практические рекомен- дации по использованию этих моделей принятия решений, а также лучшие практики по сбору, обработке, планированию, организации и анализу, которые помогут вам использовать эти модели более эффективно. Минута за минутой, день за днем у вас нет времени думать. Вам нуж- но что-то, о чем уже подумали. 99 3 ТВОРЧЕСКИЙ ПОДХОД К РАБОТЕ: ПЯТЬ ЭТАПОВ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ , которые помогают держать ситуацию под контролем: 1) четко определенные результаты (проекты) и сле- дующие действия, необходимые для достижения результата; 2) напоминания в надежных системах, которые нужно регулярно проверять. Это так называемый горизонтальный фокус. Звучит просто, тем не менее применение этого процесса на практике может принести выдающиеся результаты. Усиление вертикального фокуса Практически во всех случаях горизонтального фокуса бывает дос- таточно. Тем не менее иногда может потребоваться больше усилий, чтобы взять ситуацию или проект под контроль, найти решение или удостовериться, что правильно определены все необходимые шаги. Здесь в действие вступает вер- тикальный фокус. Понимание того, как мыслить продуктивно в этом контексте и как интегрировать результаты в вашу персональную систему, — это второй важный навык, необходимый для интел - лектуального труда. Если думать о большом, пока занимаешься малым, все мелочи будут двигаться в нужном направлении. Элвин Тоффлер, философ ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 100 Мыслительная работа не обязательно должна быть сложной. Бо ' льшая часть планирования происходит в неформальной обстановке, буквально на салфетке, например, когда вы за чаш- кой кофе обсуждаете с коллегой содержание и структуру маркетинговой презентации. По моему опыту, это наиболее эффективный вид планирования с точки зрения соотноше- ния затраченной энергии и полученного результата. Конечно, время от времени необходимо разрабатывать более формальную структуру или план, чтобы прояснить основные действия, их последовательность или расставить приоритеты. Более детальный план также потребуется для координации действий в сложных ситуациях, например, если несколько команд должны совместно работать над разными частями проекта или нужно подготовить бизнес-план, чтобы убедить инвестора в том, что вы понимаете, что делаете. Однако, как правило, в общих случаях для проявления творческого подхода бывает достаточно ручки и листа бумаги. Я часто замечал, что с точки зрения проектного мышления самая большая потребность профессионалов не имеет никакого отношения к более формальным моделям. Люди, которым требуются более формальные модели, или уже нашли их, или могут получить в рамках специальных образовательных про- грамм. По моему наблюдению, для большинства людей проб- лемой является отсутствие модели сосредоточения внимания на проекте. Нам нужно знать, как оценить и поддержать наше мышление, каким бы неформальным оно ни было. В опреде- ленные моменты, несомненно, полезны официальные встречи по планированию и высокотехнологичные инструменты пла- нирования (например, программное обеспечение для управле- ния проектами), но очень часто участникам официальной встречи требуется встретиться еще раз, иногда в менее фор- мальной обстановке, с бумагой и ручкой, чтобы проект дей- ствительно обрел для них очертания и они могли бы взять ситуацию под контроль. На официальных встречах часто опускают обсуждение самого главного вопроса: почему этот ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 101 проект вообще нужно делать? Или же не уделяют достаточно времени мозговому штурму — разработке идей, о которых никто не задумывался, но благодаря которым проект мог бы стать интереснее, выгоднее и, возможно, даже веселее. Наконец, на таких встречах редко действительно определяют следующие конкретные действия и обязательства по различным аспектам плана проекта. Хорошие новости: существует эффективный способ обду- мывания проектов, ситуаций и отдельных вопросов, который приносит максимальную пользу при минимальных затратах времени и сил. Это то, как мы сами по себе планируем что- то, когда осознанно стараемся взять ситуацию под контроль или просто действуем для достижения желаемого результата. По моему опыту, когда люди сами по себе уделяют больше времени планированию — неформаль- ному и в том формате, который им удобен, — они избавляются от стресса и достигают лучших результатов. Модель естественного планирования Вы уже знакомы с самым талантливым и гениальным плани- ровщиком в мире: это ваш мозг. Фактически вы и есть машина планирования. Вы планируете, когда оденетесь, пообедаете, пойдете в магазин или просто начнете говорить. Этот процесс кажется случайным, однако каждому физическому действию предшествует довольно сложная последовательность шагов, происходящая в мозгу. Для выполне- ния практически любого действия ваш мозг совершает пять шагов: 1) определяет цель и принципы; 2) визуализирует результат; Цель состоит в том, чтобы прояс- нить ситуации или проекты и взять их под контроль, чтобы больше о них не беспокоиться и не поте- рять потенциально полезных идей. Самый опытный планировщик в мире — ваш мозг. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 102 3) проводит мозговой штурм; 4) осуществляет организацию; 5) определяет следующие конкретные действия. Простой пример: планирование похода в ресторан Вспомните, когда вы последний раз ходили в ресторан. Что побудило вас это сделать? Это могло быть что угодно: желание утолить голод, пообщаться с друзьями, отметить особое событие, подписать контракт или начать романтические отношения. Как только любая из этих причин стала реальным намерением, вы начали планировать. Ваше намерение было вашей целью, и это привело к автоматическому запуску внутреннего процесса планирования. Ваши принципы обозначили границы, в рамках которых будет развиваться ваш план. Возможно, вы не думали осознанно о своих принципах в контексте похода в ресторан, но вы ими руководствовались: стандарты сервиса и кухни, доступность, удобство — все эти факторы сыграли свою роль. В любом случае ваша цель и принципы стали определяющим стимулом и границами процесса планирования. Как только вы решили воплотить свою цель в жизнь, како- вы были ваши первые мысли по существу? Вряд ли такими: «Пункт II.А.3.b в моем плане». Ваши первые мысли были, скорее всего, такими: «Итальянская кухня в ресторане Giovanni» или «Боковой столик в Bistro Cafe». Возможно, у вас в голове всплыла приятная картинка, как может пройти этот вечер, кто из гостей будет присутствовать, как сложится атмосфера и/или итог вечера. Это была ваша визуализация результата. В то время как целью является ответ на вопрос «зачем вы идете в ресторан?», визуализация отвечает на вопрос «что?» — иными словами, каким должен быть физический мир вокруг вас, его образы, звуки, ощущения, чтобы это наилучшим образом соответствовало вашей цели. Как только вы визуализировали цель, что начал делать ваш мозг? О чем он начал думать? «Во сколько мы должны пойти?»; ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 103 «Работает ли ресторан сегодня вечером?»; «Будут ли свободные столики?»; «Какая будет погода?»; «Нужно ли переодеться?»; «Не нужно ли заправить машину?»; «Насколько мы голодны?» Это мозговой штурм. Все эти вопросы — часть естественного творческого процесса, который начинается, как только вы принимаете решение достичь определенного результата, кото- рого еще нет. Мозг замечает несоответствие между тем, к чему вы стремитесь, и той отправной точкой, в которой вы находитесь, и начинает избавляться от этого когнитивного диссонанса, стараясь заполнить пусто ' ты. Это начало фазы «как» в процессе естественного планирования. При этом мыслительный процесс идет несколько сумбурно и бессистемно. В голову приходит множество деталей, касающихся этого вечера в ресторане. Вам совсем не нужно физически записывать все эти мысли на листе бумаги, тем не менее в сознании произошло нечто очень похожее на этот процесс * Когда вы сгенерировали достаточное количество идей и деталей, вам ничего не остается, как начать их |