Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и т. д. Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и канцелярские резинки помогут упорядочить и организо- вать хранение бумажных материалов. Хотя в современном технологичном мире их становится все меньше, мы еще не покончили с бумажными документами и други- ми физическими материалами (если вы не заметили!), а потому простые канцелярские принадлежности неза- менимы для их хранения. Устройство для наклеивания ярлыков Этикетировщик оказался чрезвычайно полезным инструментом. Тысячи мои клиентов с моей подачи приобрели себе это тех- ническое устройство, и наши архивы полны их комментариями типа: «Невероятно! Я бы ни за что не поверил, что это настолько полезная штука!» Его можно использовать для создания ярлыков для папок, презентационных материалов и массы других вещей. Ежеминутный сбор информации, ее обработка, обдумывание и ор- ганизация — процесс довольно сложный. У вас под рукой всегда должны быть инструменты, чтобы максимального его облегчить. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 142 Я предпочитаю этикетировщик на батарейках или самый простой, который подключается к компьютеру. Такие устройства создают ярлыки за считаные минуты, так что не возникает никаких проблем с организацией хранения неожиданно по- явившихся материалов. Папки для бумаг Вам понадобится много папок для бумаг и, возможно, такое же число держателей для папок, если того требует ваша система хранения информации. Подойдут простые одноцветные папки: система цветового кодирования вряд ли стоит тех усилий, которые обычно в нее вкладывают. Ваша система хранения общей информации должна быть похожа на обыкновенную библиотеку * Календарь Возможно, календарь не понадобится вам для того, чтобы за- писывать туда все свои незавершенные задачи. Тем не менее у вас непременно появятся дела, которые нужно будет туда занести. Как я уже отмечал, календарь следует использовать не для хранения в нем списка дел, а для отслеживания того, что нужно сделать в определенный день или в конкретное время. Сегодня большинство профессионалов активно пользуются эффективными для них системами планирования — от обычных блокнотов до мобильных устройств и совместных корпоративных приложений. Календарь традиционно считается основным инструмен- том повышения самоорганизации. Несомненно, это важный компонент для управления определенным типом информации и напоминаний, которые привязаны к конкретному времени * Во многих странах сложно найти обычные недорогие папки для простой, но не- обходимой системы хранения, за которую я выступаю. Возможно, вам придется проявить смекалку, чтобы найти подходящий вариант. ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 143 и дате. Есть очень много напоминаний и информации, для которых пригодится календарь. Однако не следует останавли- ваться на этом: ваш календарь должен стать частью комплексной системы, которая появится, когда вы начнете применять этот метод. Возможно, вы задаетесь вопросом, какой календарь ис- пользовать лучше всего. Я остановлюсь на этом подробнее в следующей главе. Сейчас просто продолжайте пользоваться тем, который есть у вас. Когда вы поймете суть всего системного подхода, сможете более осознанно подойти к выбору нужного вам инструмента. Мусорная корзина Скорее всего, при реализации этого процесса вы решите изба- виться от гораздо большего количества вещей, чем ожидаете, так что мусора будет предостаточно. Некоторые мои клиенты из числа руководителей сочли весьма удобным поставить боль- шую мусорную корзину прямо перед своим кабинетом в тот же день, когда мы начали совместную работу! Нужен ли вам инструмент планирования? Нужен ли вам специальный инструмент планирования, и если нужен, то какой именно, зависит от ряда факторов. Пользуетесь ли вы уже чем-то для управления списками и подручной справочной информацией? Какими видите свои напоминания о задачах, повестке дня и проектах? Как часто и в какой форме вам нужно к ним возвращаться? Поскольку вы не должны дер- жать всю информацию в голове, вам, очевидно, нужно нечто для управления этими напоминаниями. Вы можете управлять всеми инфор- мационными потоками по старинке: делать напоминания на листках бу- маги и складывать их в папку; можно Когда вы поймете, как обрабаты- вать информацию и что органи- зовывать, вам останется только со- ставлять списки и управлять ими. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 144 использовать бумажный блокнот или его цифровую версию. Вы также можете комбинировать варианты. Все перечисленные нетехнологичные инструменты могут быть использованы для сбора информации, ее обработки и орга- низации. Для сбора информации можно использовать лоток для бумаг и обычные чистые листы. Разбирая содержимое лотка для входящих документов, вы одновременно будете выполнять самые разные задачи, требующие менее двух минут, а для этого могут понадобиться клейкие листки, степлер и канцелярские скрепки. Все журналы, статьи, бумажные версии отчетов, на чтение которых у вас уйдет больше двух минут, отправятся в другой лоток для бумаг. Возможно, у вас достаточно материалов, которые нужно рассортировать. Все, что осталось: поддержание ресурсов по проекту, напоминания о мероприятиях и действиях, отслеживание предстоящих событий, — требует составления списков или группировки похожих пунктов, чтобы к ним можно было вернуться в будущем. Списками можно управлять по старинке: записывать на бу- маге и хранить в папке (например, отдельные страницы с име- нами людей, которым надо позвонить, — в папке «Телефонные звонки»; счета к оплате — в папке «К оплате» или отдельном лотке). Списки можно организовывать и более технологичным способом: с помощью блокнота или планировщика (страница «Телефонные звонки» со списком имен). Составлять списки можно и в высокотехнологичном, цифровом формате (например, категория «Телефонные звонки» — в разделе «Задачи» специ- ального программного приложения). Помимо мобильного хранения справочной информации (например, контактов), большинство инструментов для органи- зации предназначены для управления списками. (Ваш календарь — это фак- тически один из вариантов списка с на- поминаниями о действиях с привязкой к дате и времени, расположенными в хронологическом порядке.) Один из лучших способов повы- шения персональной продуктивно- сти — это использование инстру- ментов, которые вам нравятся. ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 145 В конце прошлого века на рынке органайзеров было представ- лено, наверное, несколько тысяч различных их видов: от самых первых Day-Timers и Filofaxes до более сложных планировщиков, таких как Time/system и FranklinCovey; от использования простого блокнота Moleskine до самых современных мобильных приложений управления и планирования * Если вы решили применить методологию GTD, можно ли обойтись теми инструментами, которые у вас уже есть, или придется перейти на что-то новое? Ответ прост: пользуйтесь любым инструментом, который действительно поможет вам изменить ваши поведенческие привычки, чтобы в полной мере реализовать преимущества методологии GTD. Здесь стоит учесть и фактор эффективности. Приходится ли вам иметь дело с большим количеством цифровой информации, так что отслеживать ее будет удобнее с помощью цифрового инстру- мента? Нужен ли вам бумажный календарь, чтобы оперативно вносить и изменять информацию по вашим многочисленным встречам? Как вам удобнее всего получать напоминания о теле- фонных звонках, которые нужно сделать, когда вы постоянно в движении? И так далее. Помимо прочего, здесь также важен фактор эстетики или удовольствия. Для меня, например, процесс планирования и обновления информации идет очень эффективно, если мне просто нужен предлог, чтобы воспользоваться (то есть поиграть) своим смартфоном, когда мне при- ходится в одиночестве ждать кого-то в ресторане! Тем не менее не забывайте, что продуктивность без стресса вам обеспечивает не какой-то инструмент. Вы сами создаете это состояние, применяя метод GTD. Структура играет важную * После первого издания книги «Как привести дела в порядок» возник целый ряд программ на основе методологии GTD. Большинство из них представляют собой просто цифровые и мобильные программы для составления списков и управления ими с различными средствами оптимизации, соединения и графическими видами. Если вы не контролируете свою систему хранения информации, в вашем рабочем процессе воз- никает затор, из-за которого вы снова погружаетесь в неопреде- ленность и неясность. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 146 роль в том, как вы применяете этот метод на практике, но не за- мещает его. Хороший молоток еще не делает его владельца хорошим плотником, но вот хороший плотник всегда стремится, чтобы у него был хороший молоток. Принимая решение, стоит ли пользоваться каким-то ин- струментом планирования, и если да, то каким, помните, что единственное, что вам действительно нужно, — это управлять списками. У вас должна быть возможность создать список в любой ситуации и иметь доступ к нему, когда вам это нужно. Если вы знаете, что должно быть в вашем списке и как им пользоваться, на каком он будет носителе, роли не играет. Руководствуйтесь соображениями простоты, скорости и удовольствия. Важность системы хранения информации Простая и функциональная личная система хранения общей информации является важной частью всего процесса. Система хранения информации — одна из первых вещей, которые я оцениваю, прежде чем начать работать над управлением рабочим процессом с любым клиентом. Как я уже отмечал в главе 2, отсутствие качественной системы хранения общей информации может стать одним из серьезнейших препятствий для реализации персональной системы управления. У боль- шинства руководителей, которых я консультировал, этот аспект нуждался в существенном улучшении. Так происходит не по- тому, что содержание является таким уж важным или страте- гическим, а скорее из-за того, что беспорядочное его нагромо- ждение занимает ваше физическое и ментальное пространство. Случайная информация, не требующая действий, но потенци- ально полезная, если ее не обработать и не упорядочить, создает назойливый психологический шум. Что важнее, она способна блокировать течение рабочего процесса, провоцируя заторы, как с обычной забившейся водопроводной трубой. Сколько раз я ездил с клиентами в канцелярский магазин, где мы покупали Для того чтобы понять, с чем вы имеете дело, и упорядо- чить эту информацию, нужно создать для нее место хранения. Всякий раз, когда у вас появ- ляются мысли о чем-то или идеи, вы должны постараться не упустить их, а четко сфор- мулировать, поняв, таким об- разом, какие у них могут быть последствия, увидев, насколько глупые эти мысли и идеи или как их можно трансформиро- вать в нечто продуктивное. Чарльз Райт Миллс, социолог, публицист ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 147 роль в том, как вы применяете этот метод на практике, но не за- мещает его. Хороший молоток еще не делает его владельца хорошим плотником, но вот хороший плотник всегда стремится, чтобы у него был хороший молоток. Принимая решение, стоит ли пользоваться каким-то ин- струментом планирования, и если да, то каким, помните, что единственное, что вам действительно нужно, — это управлять списками. У вас должна быть возможность создать список в любой ситуации и иметь доступ к нему, когда вам это нужно. Если вы знаете, что должно быть в вашем списке и как им пользоваться, на каком он будет носителе, роли не играет. Руководствуйтесь соображениями простоты, скорости и удовольствия. Важность системы хранения информации Простая и функциональная личная система хранения общей информации является важной частью всего процесса. Система хранения информации — одна из первых вещей, которые я оцениваю, прежде чем начать работать над управлением рабочим процессом с любым клиентом. Как я уже отмечал в главе 2, отсутствие качественной системы хранения общей информации может стать одним из серьезнейших препятствий для реализации персональной системы управления. У боль- шинства руководителей, которых я консультировал, этот аспект нуждался в существенном улучшении. Так происходит не по- тому, что содержание является таким уж важным или страте- гическим, а скорее из-за того, что беспорядочное его нагромо- ждение занимает ваше физическое и ментальное пространство. Случайная информация, не требующая действий, но потенци- ально полезная, если ее не обработать и не упорядочить, создает назойливый психологический шум. Что важнее, она способна блокировать течение рабочего процесса, провоцируя заторы, как с обычной забившейся водопроводной трубой. Сколько раз я ездил с клиентами в канцелярский магазин, где мы покупали Для того чтобы понять, с чем вы имеете дело, и упорядо- чить эту информацию, нужно создать для нее место хранения. Всякий раз, когда у вас появ- ляются мысли о чем-то или идеи, вы должны постараться не упустить их, а четко сфор- мулировать, поняв, таким об- разом, какие у них могут быть последствия, увидев, насколько глупые эти мысли и идеи или как их можно трансформиро- вать в нечто продуктивное. Чарльз Райт Миллс, социолог, публицист канцелярский шкаф, кучу папок и устройство для создания ярлыков, чтобы организовать место для хранения двух третей тех вещей, которые беспорядочно валялись у клиента по всему кабинету. И всякий раз за этим следовало значительное улуч- шение рабочего процесса клиента с точки зрения ясности и концентрации внимания. Сейчас речь идет исключительно об информации общего характера в противоположность системам хранения специали- зированной информации: контактов, финансовой докумен- тации, историй болезней и других категорий, требующих иного подхода. В папках для общей информации могут храниться статьи, брошюры, листы бумаги, распечатки, докумен- ты, какие-то вещи, например билеты, ключи, клубные карты и флешки. Одним словом, все, что вы хотели бы сохранить, но что не подходит для специали- зированных систем хранения и не будет стоять на книжной полке (например, большие руковод- ства по использованию ПО и разда- точные материалы с семинаров). Если вы активный пользователь цифровых технологий, возможно, вы не видите необходимости в папках для хранения физических вещей. Может быть, в будущем мне не понадобятся мой физический паспорт, свидетельство о рождении, руководства по эксплуата- ции кухонной техники, медицинская карта, ключи от ящиков, которыми я редко пользуюсь, или наличные банкноты тех стран, куда планирую вернуться. Но до того момента мне необходимо организованное физиче- ское место, где я смогу все это хранить. Вы подсознательно будете сопротивляться процессу сбора информации, если ваша система хранения не будет быстрой, функ- циональной и позитивной. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 148 Если у вас есть надежный секретарь или помощник, кото- рый поддерживает для вас эту систему, так что вы можете просто сделать на документе пометку «В папку Х» и передать ему, тогда отлично. Но что если у вас имеется интересный, конфиденциальный или полезный материал, который всегда должен быть под рукой, даже когда помощника нет на месте? В этом случае вам все равно понадобится собственная система на рабочем столе или рядом с ним. Это верно независимо от того, бумажный у вас документ или цифровой. А так как сегодня все больше информации поступает к нам в цифровом формате, необходимо организовать место хранения поступающей информации и у себя на компьютере или в мобильном устройстве. Многие до сих пор используют папку входящих сообщений в своем ящике электронной почты как место хранения самой разной общей информации («Мне нужно сохранить это письмо, потому что там расписание школьных мероприятий моего сына»). При этом не хотят даже создать электронную папку под названием «Роджер» или «Школьные мероприятия» в своем почтовом клиенте, куда можно было бы поместить это письмо для хранения, или же просто пере- копировать информацию в надежную систему планирования или базу данных. Сейчас доступно самое разное программное обеспечение, позволяющее собирать и систематизировать такого рода информацию (а также синхронизировать со многими другими устройствами). Однако надо признать, что требует- ся приложить усилия, чтобы обдумать, как структурировать информацию и направить ее поток в нужное место, чтобы не усложнять свою цифровую среду и не создавать там хаос. Когда я установил на компьютер новое приложение для хране- ния общей информации, у меня ушло добрых три месяца на то, чтобы организовать ее оптимальным образом, и еще столько же времени, чтобы начать использовать ее автоматически. Зато теперь я просто пользуюсь ею вместо того, чтобы усиленно о ней думать. ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 149 Факторы успеха в использовании системы хранения информации Я настоятельно рекомендую вам иметь персональную систему хранения информации, которая всегда была бы под рукой, как в физическом, так и в цифровом форматах. Вам понадобится не больше минуты, чтобы достать документ из лотка для входя- щих документов или распечатать электронное письмо, понять, что оно не требует никаких действий, но может в будущем пригодиться, и поместить его на хранение в надежную систему. То же самое верно в отношении сканирования документов или копирования информации в электронных файлах. Даже если вы работаете преимущественно с бумажными документами (или, наоборот, с цифровыми), без эффективной системы для работы с обоими форматами вам будет неудобно хранить по- тенциально полезную информацию либо же вы будете делать это в неподходящих местах. Если для того, чтобы восполь- зоваться системой хранения информации, вам потребуется больше одной минуты, велика вероятность, что вместо этого вы просто положите этот документ обратно. Кроме того, что к системе хранения необходим быстрый доступ, она должна быть простой, актуальной и цельной. В противном случае, когда вам придется разбирать корзину «Входящие», у вас появится подсознательное отторжение, потому что вы знаете, что там, скорее всего, будут документы, которые нужно сохранить, а вы даже думать не хотите о своих архивных папках или перепол- ненном ящике электронной почты. Не падайте духом: я знаю людей, которые изначально испытывали подобное отвращение к систематизации своих документов, а когда мы разработали и внедрили их персональную систему хранения информации, начали получать искреннее удовольствие от этого процесса. Вам должно быть в равной степени удобно сохранить один лист по теме нового проекта, написанный от руки, и официаль- ный объемный документ. Поскольку, чтобы создавать файлы для хранения и поддерживать систему, требуются определенные ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 150 усилия, люди либо не делают этого вовсе, либо их ящики забиты огромным количеством однотипных вещей, например меню из всех близлежащих кафе с едой на вынос или расписанием поездов. Если вы уверены, что всю подобную информацию быстро и легко найти в интернете и вам никогда не понадобятся бумажные копии, то не стоит напрасно дублировать системы. Системы, которые вы выбрали и используете, должны быть взаимодополняющими. Сделайте все что угодно, чтобы ваша система стала быстрой и простой в использовании. Моя система отлично подходит для меня и для многих других людей, которые попробовали ее в действии. Настоятельно рекомендую вам подумать о внед- рении всех перечисленных далее принципов, чтобы довести процесс организации хранения документов до автоматизма. Система хранения общей информации всегда должна быть у вас под рукой. Если вам приходится вставать с места каждый раз, когда вы хотите положить документ в папку на хранение, или потра- тить время, чтобы найти местечко на забитом жестком диске компьютера, вы, скорее всего, просто махнете на это рукой и не станете ничего сохранять. Более того, вы будете с неохотой браться за свою корзину «Входящие», потому что знаете, что там точно есть документы, которые нужно будет сохранить. Многие мои клиенты в результате изменили свое офисное пространство и разместили достаточно ящиков для хранения документов в пределах досягаемости с рабочего места, чтобы к ним не нужно было идти через всю комнату. Алфавитная система. Для хранения общей информации я поль- зуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Папки в моей электронной почте организованы так же. Люди склонны использовать файлы для хранения как свою персональную систему управления, поэтому стараются сгруппировать их по проектам или сферам интересов. Это в геометрической прогрессии увеличивает количество мест, где может лежать какой-то документ, если вы случайно забыли, куда его положили. Как только вы перенесли все напоминания Использование эффективной, простой, легкодоступной системы хранения предоставляет возмож- ность хранить столько информа- ции, сколько вам нужно. ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 151 усилия, люди либо не делают этого вовсе, либо их ящики забиты огромным количеством однотипных вещей, например меню из всех близлежащих кафе с едой на вынос или расписанием поездов. Если вы уверены, что всю подобную информацию быстро и легко найти в интернете и вам никогда не понадобятся бумажные копии, то не стоит напрасно дублировать системы. Системы, которые вы выбрали и используете, должны быть взаимодополняющими. Сделайте все что угодно, чтобы ваша система стала быстрой и простой в использовании. Моя система отлично подходит для меня и для многих других людей, которые попробовали ее в действии. Настоятельно рекомендую вам подумать о внед- рении всех перечисленных далее принципов, чтобы довести процесс организации хранения документов до автоматизма. Система хранения общей информации всегда должна быть у вас под рукой. Если вам приходится вставать с места каждый раз, когда вы хотите положить документ в папку на хранение, или потра- тить время, чтобы найти местечко на забитом жестком диске компьютера, вы, скорее всего, просто махнете на это рукой и не станете ничего сохранять. Более того, вы будете с неохотой браться за свою корзину «Входящие», потому что знаете, что там точно есть документы, которые нужно будет сохранить. Многие мои клиенты в результате изменили свое офисное пространство и разместили достаточно ящиков для хранения документов в пределах досягаемости с рабочего места, чтобы к ним не нужно было идти через всю комнату. Алфавитная система. Для хранения общей информации я поль- зуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Папки в моей электронной почте организованы так же. Люди склонны использовать файлы для хранения как свою персональную систему управления, поэтому стараются сгруппировать их по проектам или сферам интересов. Это в геометрической прогрессии увеличивает количество мест, где может лежать какой-то документ, если вы случайно забыли, куда его положили. Как только вы перенесли все напоминания Использование эффективной, простой, легкодоступной системы хранения предоставляет возмож- ность хранить столько информа- ции, сколько вам нужно. о действиях в ваш список следующих шагов, эта информация становится не более чем содержанием вашей личной библиоте- ки. У вас должна быть возможность копить столько информации, сколько вам хочется. Единственный вопрос, сколько это займет места и насколько доступной она будет, когда понадобится вам. Если вы систематизировали информацию в алфавитном порядке, это включает и тему, и людей, и проекты, и компа- нии, и вам нужно просмотреть всего три или четыре места, чтобы найти потерянный документ. Обычно можно добавлять одну тему для каждого ярлыка, например «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». В любом случае храниться эта информация будет под буквой «С». Цифровой формат обеспечивает возможность поиска по всему объему информации, а также возможность отмечать контент с помощью ключевых слов. Тем не менее, когда вариантов для хранения информации слиш- ком много, это создает неразбериху и ненужные сложности. Большинство людей, которых я знаю и которые хотя бы немного заняты, не тратят время и силы на применение этих инструментов для каталогизации всей своей информации во всех возможных приложениях. Поэтому, хотя компьютер дает огромную мощность и гибкость и возможность для организации библиотеки со справочными материалами, для нас становится не меньшей проблемой создать собственные простые и эффективные форматы для справочной информации. Даже в цифровом формате очень полезно иметь логически си- стематизированную визуальную карту. Например, чтобы найти рестораны в Лондоне, которые мне нравятся, я обращаюсь к сво- ему приложению для хранения общей информации, где я нахожу вкладку «Место», затем «Лондон», затем «Рестораны» — все в алфавитном порядке на каждом уровне абстракции. Самой серьезной проблемой для поклонников высоких тех- нологий становится легкость сбора и хранения информации. Это приводит к тому, что они просто собирают информацию, ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 152 не оценивая ее и не используя. Необходимо приложить со- знательные усилия, чтобы поддерживать функциональность своей обширной цифровой библиотеки нажатием пары ком- пьютерных клавиш, чтобы информация не отправлялась туда, словно в черную дыру. Некоторые считают, что им не нужно систематизировать свою информацию, раз есть функция поиска. Однако мой опыт показывает, что это не самый эффективный подход. У нас должна быть возможность проводить обзор всей массы собранной информации, для чего нужна определенная форма успешной категоризации. Время от времени по какому-то проекту или теме собира- ется большой массив сопутствующих материалов, требующий отдельного ящика, шкафа или цифровой директории. Тем не менее, если материал занимает меньше половины ящика, я рекомендую включать его в общую систему хранения, орга- низованную в алфавитном порядке. Если же вы группируете цифровые файлы, возможно, для них стоит выделить место в качестве субдиректории. Создать новую папку должно быть просто. У меня всегда под рукой есть запас новых канцелярских папок, дотянуться до которых я могу с легкостью с того места, где сижу, когда разбираю документы из корзины «Входящие». Нет ничего хуже, когда вам нужно сохранить информацию, а под рукой ни одной свободной папки, что усложняет весь процесс. Всегда держите запас новых папок в зоне досягаемости. При хранении цифровой информации вам должно быть удобно быстро создавать новые директории там, где вы храните данные. Места для хранения должно быть много. Старайтесь, чтобы ваши ящики были заполнены не больше чем на три четверти. Если ящики и шкафы переполнены, у вас возникнет подсознатель- ное нежелание пользоваться этой системой для хранения информации, и нужные вам справочные материалы, скорее всего, будут просто лежать по всему кабинету. Когда какой-то из моих ящиков начинает переполняться, я просто разбираю и фильтрую хранящуюся там информацию, пока жду соединения ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 153 с кем-нибудь по телефону. Время от времени стоит чистить место для хранения и в своих мобильных устройствах. Я не знаю практически ни одного человека, у которого не было бы хотя бы одного переполненного ящика. Но если вы бережете свой маникюр и хотите избавиться от подсозна- тельного неприятия системы хранения, нужно позаботиться о том, чтобы ящики и шкафы были достаточно пустыми: так вы сможете доставать оттуда папки и класть их на место без особых усилий. Если речь идет о цифровых документах, следите за тем, чтобы у вас было достаточно места для хранения на компьютере или в сервисе облачных технологий. При этом вы постоянно должны задаваться вопросом, сколько места сами себе готовы выделить, чтобы информация по-прежнему оставалась полезной и легкодоступной, а ваша система не превратилась в черную дыру из огромного объема беспорядочных данных. Время от времени, когда я жду соединения по телефону, я чищу папки в своей электронной почте и старые директории с документами. Некоторые люди сразу же решают, что им нужно купить еще один шкаф или жесткий диск с большим объемом, словно удаление информации им чем-то угрожает. Однако если ин- формация вам нужна, то хранить ее надо так, чтобы ею можно было легко воспользоваться, не так ли? А если до нее сложно добраться, зачем вообще вы ее храните? Когда в условиях века информации вы делаете хоть что-то, что мешает вам этой инфор- мацией воспользоваться... это не слишком умно с вашей стороны. Возможно, стоит подумать о создании еще одного уровня хранения справочной информации. Например, информацию по завершенным проектам и «мертвым» клиентам, которую тем не менее нужно сохранить, можно вынести на внешний жесткий диск, в «облако» или хотя бы убрать с рабочего стола. Создавайте ярлыки для папок автоматически. Независимо от размера системы хранения ею должно быть приятно пользоваться. Аккуратно напечатанные ярлыки придадут вашим папкам со- вершенно иной вид и изменят ваше отношение к ним. Папки с ярлыками выглядят уместно на столе во время деловой встречи; ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 154 любой человек может воспользоваться ими; вы легко увидите нужную папку издалека или в собственном портфеле, а когда открываете свой ящик или шкаф, перед вами практически список всех ваших папок в алфавитном порядке. Вам становится приятно открывать свой ящик или шкаф и искать там нужное. Возможно, когда-нибудь ученые, исследующие человеческий мозг, дадут сложное неврологическое объяснение, почему папки с ярлыками работают так эффективно. А пока просто по- верьте мне на слово. Купите устройство для создания ярлыков. Для того чтобы вся система работала без проволочек, нужно, чтобы оно всегда было у вас под рукой и чтобы вы могли вос- пользоваться им в любой момент. И никому его не отдавайте! Если его не окажется на месте именно в тот момент, когда вам понадобится сделать ярлык для материалов, которые вам нужно поместить в систему хранения, просто отложите эти материалы в общую кучу вместо того, чтобы сохранить их. Устройство для создания ярлыков должно стать для вас таким же основным инструментом, как, например, степлер. Хотя бы раз в год проводите ре- визию папок. Это позволит вам хра- нить только актуальную информацию, а также даст возможность сохранить что-то «на всякий случай, вдруг понадо- бится». В течение нескольких месяцев ситуация все равно изменится, и тогда вы вновь решите, что следует оставить, а от чего избавиться. Это относится и к цифровой, и к физической системам хранения информации. Как я уже говорил, лично я чищу свои системы, когда жду соединения с кем-то по телефону (или во время конференц-звонка, если он длится бесконечно!). Всем компаниям рекомендую назначить «день для ревизии» (если у них такого еще нет), когда все сотрудники приходят на работу в джинсах, отключают телефоны и начинают разбирать Вы управляете вещами, которые вы систематизировали. Собранные, но не систематизированные вещи управляют вами. Если в вашей рабочей обстановке вам требуется больше 60 секунд, чтобы поместить что-то в систему хранения, вскоре вы перестане- те пытаться это делать и будете оставлять все как есть. ГЛАВА 4. начало: выделите время, место и инструменты 155 и систематизировать весь накопленный информационный багаж * . В их распоряжении огромные мусорные корзины, аппараты для уничтожения бумаг, и каждому позволено весь день провести за этим занятием: расчистить свое рабочее пространство, как физическое, так и виртуальное. Персональ- ный «день для ревизии» — замечательная идея, которую стоит включить в свой календарь. Этим можно заняться на выходных, в конце года или весной во время подготовки отчетов для налоговой, когда вам может быть удобно поместить в архив документы по прошлому финансовому году. |