Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Начните с рабочего стола Вы готовы? Отлично. Начинайте складывать все вещи с рабочего стола в корзину «Входящие». Часто прямо у вас под рукой скапливается множество вещей, которые нужно туда отправить. У многих такой корзиной становится вся поверхность рабочего стола. Если вы из их числа, то на столе скопились несколько стопок с документами и материалами. Начните с одного конца стола и постепенно продвигайтесь вперед, разбираясь со всем, что попадается на глаза. Как правило, это: • стопки писем, напоминаний, отчетов, справочных материалов; • записки на стикерах; ГЛАВА 5. сбор 165 • стопки визиток; • счета; • заметки с деловых встреч. Не поддавайтесь соблазну сказать, как сначала это делают прак- тически все: «Я знаю, что в этой стопке, пусть она здесь и остается». Именно это уже не сработало раньше, и потому всю стопку нужно отправить в лоток для входящих документов. В моей практике еще не было человека, который не испытал бы огромного облегчения после того, как все-таки поборол себя и пропустил свои привычные стопки документов через эту систему. По мере того как вы наводите порядок на своем рабочем столе, подумайте, не хотите ли вы сменить какую-то технику или оборудование. Устраивает ли вас система телефонии? Ваш компьютер? Сам рабочий стол? Если вы хотите что-то заменить, сделайте себе напоминание об этом и поместите его в корзину «Входящие». Ящики стола Затем возьмитесь за ящики стола, если они имеются: один ящик за раз. Есть там что-то, что требует вашего внимания или действий? Что-то ненужное? Если да, поместите напоминание об этом в корзину «Входящие». Воспользуетесь ли вы этой возможностью, чтобы навести порядок в ящиках и систематизи- ровать их содержимое или просто напишете себе напоминание сделать это позже, зависит от того, сколько у вас времени и насколько заполнены ваши ящики. Все горизонтальные поверхности Очистите все горизонтальные поверхности в офисе, уберите все, что лежит на столе, на полках, на шкафу, на подоконнике, что там находиться не должно. Нередко там скапливаются Легко сопротивляться и стараться не касаться ничего, что может потребовать от вас напряжения мысли. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 166 стопки справочных материалов, письма, отчеты, разные папки и сопутствующие материалы. Соберите все. Возможно, вы найдете справочные материалы, которыми пользовались, но не положили на место. Если у вас не займет много времени поставить их обратно в шкаф, сделайте это. При этом не забывайте анализировать, не требует ли этот материал каких-то действий, прежде чем вы отложите его на хранение. Если да, поместите его в корзину «Входящие», чтобы разобраться с ним позже. Внутри шкафов Приступим к шкафам. Что там внутри? Шкафы — идеальное место для хранения объемных справочных материалов и раз- ных принадлежностей, при этом велик соблазн спрятать туда то, что вам больше не нужно. Нет ли в вашем шкафу сломанных или ненуж- ных вещей? Часто у моих клиентов я нахожу там целые коллекции пред- метов, которые когда-то были важны для их хозяев, но теперь потеряли актуальность. Один из моих клиентов, страховой агент, выбросил почти три десятка грамот и наград, которые собрал за многие годы работы. Опять-таки, если вы столкнулись с тем, что вам нужно что-то очистить и систематизировать, напишите себе напоминание и поместите в корзину «Входящие». Полы, стены и полки Нет ли на доске для объявлений информации, требующей вашего внимания? Не висит ли на стенах что-либо, чего там быть не должно? А как насчет картин, предметов искусства, табличек и элементов декора? Чем заняты ваши полки? Есть ли там книги, которые нужно прочитать или отдать? Стоят ли там каталоги, руководства или папки с устаревшей информацией или требующие каких-либо действий? Лежат ли стопки бумаг Подумайте, действительно ли так важны для вас те вещи, которые вы собирали и хранили. ГЛАВА 5. сбор 167 на полу? Переместите их поближе к своему лотку для входящих документов, чтобы позже разобрать их и систематизировать. Оборудование, мебель, технические устройства Хотите ли вы что-либо изменить в организации вашего рабо- чего пространства в офисе? Все ли техническое оборудование исправно? Достаточно ли освещения? Если вы хотите что-то изменить, то знаете, что делать: напишите напоминание и по- местите его в лоток. Другие места хранения В зависимости от того, на каком уровне вы планируете осуще- ствить этот процесс, возможно, вы проведете аналогичный сбор материалов в других местах, где обычно храните вещи. Как уже отмечалось в предыдущей главе, если вы намерены полностью освободить сознание от запоминания задач, навести порядок нужно во всех системах планирования. Для некоторых моих клиентов было чрезвычайно полезно провести такой же процесс сбора всех материалов дома, а также там, где им еще приходится работать, помимо офиса. Часто именно там они попадали в ловушку «не столь важных дел», которая отнимала у них много энергии. Речь не о том, чтобы выбрасывать то, что вы хотите оставить Мой совет нередко ошибочно воспринимают как радикальный минимализм. Но все совсем наоборот: если вы не хотите что-то выбрасывать, оставьте! * В противном случае вам не даст покоя * Обсессивно-компульсивное накопление — это другое явление; мы не имеем дела с этим состоянием в рамках этой методологии и моего опыта. Не позволяйте задачам, которые вы считаете «не столь важными», тратить вашу энергию и внимание. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 168 мысль, что у вас нет чего-то, что может понадобиться. Могу дать совет, как оценить и систематизировать то, что вы хотите сохранить в своей экосистеме, чтобы это не отвлекало вашего внимания. Я сам иногда веду себя как Плюшкин и не могу расстаться ни с одним предметом (например, это касается циф- ровых фотографий). Вопрос лишь в том, сколько у вас места для хранения и провели ли вы необходимые разграничения, чтобы то, что вы храните, не смешивалось с информацией по текущим проектам и задачам. Вам так нужны ваши двенадцать ящиков со старыми журналами и университетскими конспектами? Вам нравится, что у вас по всему офису расставлены забавные игрушки, предметы искусства и технические новинки, потому что это стимулирует творческий процесс? Отлично. В этом нет криминала, если все эти вещи вам нужны и вам ничего не требуется с этим делать в рамках системы. Сбор мыслительной информации: очистка сознания Когда вы соберете все физические материалы, требующие обработки, следует очистить ваше ментальное пространство оперативной памяти. Какие еще задачи требуют вашего вни- мания, о которых нет физических напоминаний в корзине «Входящие»? Вот тут-то вам пригодится пачка чистых листов бумаги. Советую на отдельном листе бумаги записать каждую свою мысль, идею, проект или задачу, о которых вы думаете. Конечно, можно сделать один длинный список в блокноте или в цифровом приложении, но учитывая, что впоследствии вы будете работать над каждым из этих пунктов по отдельности, удобнее это делать на отдельных листах. Требуется приложить определенные усилия, чтобы сконцентрироваться на одном пункте за раз, обрабатывая его. Так что, если у каждой мысли будет отдель- ное место, как бы банально это ни звучало, это значительно ГЛАВА 5. сбор 169 облегчит вашу работу. Для каждой пришедшей в голову мысли вы определяете желаемый результат и следующее конкретное действие и отслеживаете уже это, а не саму мысль. Скорее всего, вы не будете хранить эти листы бумаги, но довольно удобно иметь их под рукой по отдельности, когда вы обрабатываете информацию * После того как вы очистили физическое пространство вокруг себя, у вас уйдет от двадцати минут до часа на то, чтобы «очи- стить» голову и записать все идеи на отдельных листах бумаги. Мысли будут приходить абсолютно бессистемно: неважные и серьезные, личные и профессиональные. На этом этапе думайте только о количестве. Лучше пере- стараться, чем что-то упустить. От чего-то ненужного всегда можно избавиться. Ваша первая мысль может быть «Провести глобальное изменение климата, а после этого — «Нужно купить кошачьего корма». Записывайте все. Не удивляйтесь, если в ходе этой работы у вас наберется значительная стопка в корзине «Входящие». Список напоминаний Предлагаю следующий список напоминаний о незавершенных задачах, чтобы помочь вам «очистить» оперативную память. Просмотрите его пункт за пунктом, чтобы проверить, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто бывает достаточно малейшего толчка, чтобы что-то важное всплыло в памяти. Не забывайте, когда какая-то мысль приходит в голову, записать ее на листе бумаги и поместить в корзину «Входящие». * Многие мои клиенты (даже те, кто преимущественно пользуется техническими устройствами) по достоинству оценили метод записывания идей на отдельных листах бумаги и сделали его частью своего процесса управления задачами. Ваши мысли стоят того, чтобы уделить им должное внимание! ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 170 Список напоминаний о незавершенных делах Профессиональные Начатые, но незавершенные проекты Проекты, которые нужно начать реализовывать Проекты, которые нужно рассмотреть Встречи, которые нужно организовать/предложить Кто и о каких решениях должен знать? Важно для прочтения/анализа Обязательства/обещания другим людям Руководитель/партнеры Коллеги Подчиненные Другие сотрудники компании «Внешние» люди Клиенты Другие компании Специалисты Поставщики Коммуникация Внутренняя/внешняя Связаться или ответить: Телефонные звонки Голосовая почта Электронная почта Сообщения Письма Публикации в социальных сетях Письменные материалы, которые нужно закончить Отчеты Оценки/обзоры Предложения Статьи Маркетинговые материалы Руководства/инструкции Резюме Редактирование Отчет о состоянии Отслеживание коммуникации Встречи, которые нужно организовать/предложить Кто и о каких решениях должен знать? Важно для прочтения/анализа Финансы Наличные Бюджеты Прогнозы Прибыли и убытки Баланс Прогнозирование Кредиты Банки Поступления Задолженность Представительские расходы Инвесторы Управление активами Планирование/организация Формальное планирование (цели, задачи, критерии) Текущие проекты (следующие этапы) Бизнес-планы Маркетинговые планы Финансовые планы Мероприятия компании Корпоративные мероприятия Встречи Презентации Конференции Организационная структура Изменения в оборудовании Установка новых систем/оборудования Путешествия Отпуск Командировки Развитие компании Структура компании Реструктуризация Роли ГЛАВА 5. сбор 171 Должностные инструкции Административно-хозяйственное обеспечение Новые системы Лидерство Предложения изменений Планирование кадрового резерва Корпоративная культура Маркетинг/продвижение Кампании Материалы Связи с общественностью Административные вопросы Юридические Страховые Кадровые Наем персонала Корпоративная политика/процедуры Обучение Персонал Наем/увольнение/продвижение Оценка Коммуникация Развитие персонала Заработная плата Обратная связь Дисциплина Продажи Покупатели Потенциальные клиенты Возможные клиенты Процесс продаж Обучение Выстраивание отношений Обслуживание клиентов Системы Мобильные устройства Телефоны Компьютеры Программное обеспечение Базы данных Телекоммуникация Интернет Система хранения и справочная информация Инвентарный список Хранение Офис / рабочее место Офисное пространство Мебель Оборудование Дизайн Инфраструктура Принадлежности Эксплуатация/уборка Безопасность Встречи Предстоящие Нужно организовать/предложить Подведение итогов Профессиональное развитие Обучение/семинары Чему нужно обучиться Что нужно узнать Навыки, которые нужно развивать Книги, которые нужно прочитать Личные Начатые, но незавершенные проекты Проекты, которые нужно начать реализовывать Проекты — другие организации Обслуживание Сообщество Добровольческая деятельность Духовные организации Обязательства/обещания другим Партнер/супруг Дети Родители Семья ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 172 Друзья Специалисты Предметы, подлежащие возврату Долги Коммуникация Телефонные разговоры Электронные письма Письма и визитные карточки Сообщения с выражением благодарности Текстовые сообщения Публикации в социальных медиа Предстоящие мероприятия Дни рождения Юбилеи Свадьбы Выпускные Приемы Поездки на природу Праздники Отпуск Путешествия Ужины Вечеринки Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Административные вопросы Поддержка домашнего офиса Оборудование Телефоны Мобильные устройства Аудио/видеомедиа Голосовая почта Компьютеры Программное обеспечение Интернет Справочная система/записи Система хранения/резервирование Свободное время Книги Музыка Видео Путешествия Места, которые нужно посетить Люди, которых нужно навестить Работа в интернете Фотографирование Спортивный инвентарь Хобби Готовка Отдых Финансы Счета Банки Инвестиции Займы Налоги Бюджет Страховка Ипотека Бухгалтерский учет Бухгалтер Домашние животные Здоровье Дрессировка Принадлежности Юридические вопросы Завещание Доверительное управление Недвижимость Юридические вопросы Семейные проекты/действия Партнер/супруг Дети Родители Родственники Домашнее хозяйство Недвижимость Мелкий ремонт ГЛАВА 5. сбор 173 Строительство Капитальный ремонт Арендаторы Отопление и система кондиционирования Водопровод Инженерные коммуникации Крыша Ландшафтный дизайн Подъезд к дому Гараж Стены Полы Потолки Дизайн Мебель Электрические приборы Свет и провода Кухонная техника/оборудование Прачечная Уборка Хранение Поставщики услуг Здоровье Врачи Стоматолог Офтальмолог Узкие специалисты Медицинский осмотр Диета Еда Физические упражнения Личное развитие Занятия Семинары Образование Консультирование Карьера Творческое самовыражение Транспорт Мотоцикл Велосипед Уход за техникой Ремонт Поездки Одежда Деловая Повседневная Официальная Спортивная Аксессуары Чемоданы Ремонт Пошив Поездки Покупки Магазины Строительный магазин Запасы Продуктовый магазин Подарки Аптека Банк Химчистка Ремонт Сообщество Соседи Сервис Школы Участие в гражданских инициативах Голосование Ожидание... Заказанные продукты Ремонт Компенсация Одолженные предметы Информация Ответы на приглашения Проекты/задачи, выполненные семьей/друзьями ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса Корзина «Входящие» Если вы больше не держите в голове никаких задач, ни профес- сиональных, ни личных, скорее всего, ваша корзина «Входящие» переполнена. Помимо бумажных документов и физических предметов, попавших туда, там окажутся все ваши входящие электронные письма и сообщения голосовой почты. Сюда же попадают все пункты из вашего списка дел, по поводу которых вы еще не решили, что предпринять дальше. Как правило, я рекомендую переводить свои голосовые сообщения в письменную форму и помещать их в корзину «Входящие» вместе со всеми блокнотами, которыми вы поль- зовались и содержание которых обычно требует серьезного пересмотра. Если помимо календаря и списка контактов вы пользуетесь цифровыми приложениями, советую распечатывать свои списки задач и складывать их в лоток. Электронные письма лучше не распечатывать, принимая во внимание их объем и тот фактор, что с ними гораздо эффективнее работать в рамках их собственной подсистемы. «Входящие» не должны оставаться во «Входящих» После того как вы все это сделали, действуйте дальше. Не нужно до бесконечности оставлять все содержимое кор- зины «Входящие» там, где оно есть. Вы неизбежно начнете вновь думать обо всем этом, так как ваш мозг точно знает, что вы ничего с этим не сделали. Несомненно, одна из главных причин, почему люди сопротивляются собирать все в корзину «Входящие», — это незнание эффективной методологии обра- ботки и систематизации всего собранного. Это подводит нас к следующей главе «Обработка: освобожда- ем корзину “Входящие”». Процесс сбора можно считать завершенным, если вы легко видите все, что по-прежнему требует ва- шего внимания. 175 6 ОБРАБОТКА: ОСВОБОЖДАЕМ КОРЗИНУ «ВХОДЯЩИЕ» ИТАК, ВЫ СОБРАЛИ ВСЕ , что требует вашего внимания, и теперь ваша задача — разобраться со всем тем, что попало в корзину «Входящие». Однако это не значит, что вы должны выполнить все действия и проекты. Это значит, что следует рассмотреть каждую задачу и решить, что она для вас значит и что вы намерены по этому поводу предпринять. Когда вы закончите разбираться со своими задачами, следует составить полную картину этого процесса. Возможно, в этом вам поможет диаграмма рабочего процесса на стр. 174. Центральная колонка описывает все шаги, необходимые, чтобы принять решение о следующем действии. В этой главе мы подробнее остановимся на элементах централь ной колонки диаграммы: шаги от корзины «Входящие» до следующего действия. Вы сразу же увидите результат систематизации, если примените этот процесс к каждой не- завершенной задаче. Например, если вы берете из лотка один из документов и понимаете: «По этому вопросу нужно позвонить Андреа, но лучше сделать это в понедельник, когда она будет в офисе», — вы сразу определяете свое следующее действие и заносите его в календарь на понедельник. Я посоветовал бы вам прочитать эту главу и следующую по планированию своих действий, прежде чем вы на деле начнете разбираться с тем, что накопилось у вас в корзине «Входящие». Возможно, это сэкономит ваши силы. Когда я консультирую «Разное» Нет Корзина «Входящие» Что это? Требует ли это действий? Следующие действия (сделать, как только возможно) Отложить ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА Да Да Нет Выполнить Проекты (планирование) Мусор Когда/нибудь может быть (система напоминаний; рассмотреть позже) Справочные материалы (доступны при необходимости) Планы проектов (сверяться для определения следующих действий) Календарь (выполнить в конкретное время) Каково следующее действие? Делегировать Займет ли это меньше двух минут? Многошаговые проекты Лист ожидания ( действия, совершения которых мы ожидаем от кого-то другого) ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 177 клиентов по поводу этого процесса, их действия неизменно напоминают челночный бег между простой стадией принятия решения в ходе обработки открытого вопроса и более сложной задачей, как включить эти решения в свою конкретную систему планирования. Так, например, многие из моих клиентов стремятся исполь- зовать мобильные устройства, синхронизированные с тем кор- поративным приложением, которое используется в их компании для работы с электронной почтой и планированием встреч. Первое, что мы делаем (после того, как все незавершенные задачи собраны в корзину «Входящие»), — проверяем работо- способность всей техники и программного обеспечения. Затем очищаем все списки дел, которые там хранятся: распечатываем их, удаляем из систем и помещаем в корзину «Входящие». Далее в этих системах создаем рабочие категории, например «Звонки», «Поездки», «Встречи», «Компьютер» и другие. Когда мы начинаем обрабатывать корзину «Входящие», мой клиент может вернуться к своим системам, которыми он впоследствии будет пользоваться, и фиксировать свои дальнейшие действия по каждой задаче уже в них. Если вы еще не уверены, что именно будете использовать в качестве персональной системы напоминаний, не пережи- вайте. Вполне можно начать с обыкновенного блокнота или любого другого инструмента, которым вы уже пользуетесь для составления списков. Вы всегда сможете пополнить свой арсенал позднее, когда начнете активно использовать эту систему. Руководство по обработке информации Лучший способ освоить эту модель — начать ею пользоваться. Тем не менее есть несколько основных правил. • Всегда начинайте с того, что лежит первым. • Беритесь за раз только за один вопрос. • Никогда не возвращайте ничего обратно в корзину «Входящие». ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 178 Сначала то, что лежит первым Даже если первым в вашей корзине «Входящие» лежит спам, а под ним личное письмо от президента страны, все равно сначала вы должны разобраться со спамом! Я немного сгустил краски, чтобы донести до вас суть, но это важный принцип: ко всем своим нерешенным вопросам вы должны относиться одинаково. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит «определить, что это за вопрос, решить, что нужно по этому поводу сделать, и спланировать это действие». В любом случае вы разберетесь со всеми воп- росами в этом лотке, как только смо- жете, и вам не следует избегать ничего из того, что туда попало. |