Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Система хранения информации как фактор успеха Справочные и сопутствующие материалы редко бывают сроч- ными или стратегически важными, поэтому управление ими обычно относят к числу неважных дел, если занимаются этим вообще. Проблема в том, что ваше физическое и ментальное пространство переполняется вещами, которые не требуют немедленных действий, но потенциально могут оказаться по- лезными. «Что это?», «почему это здесь?», «что с этим делать?» и, наконец, «где то, что мне нужно сейчас?» — все эти вопросы постоянно мучают вас, если этот аспект вашей жизни не имеет четкой организации. Справочные материалы нужно хра- нить и систематизировать в рамках их собственных четких границ — в физическом и цифровом форматах — так, чтобы они не пересекались с другими ка- тегориями системы, были доступны и их содержание можно было легко оценить. Справочных материалов иногда довольно много, а потому важно, чтобы ими было легко управлять для сбора, систематизации и оценки того, что вам нужно, когда * Очень удобное время для этого — день накануне Рождества или рабочий день накануне любого другого праздника. У большинства людей уже предпраздничное настроение, так что это идеальная возможность совместить приятное с полезным. Когда абсолютно разные вещи сваливают в одну кучу, становится слишком сложно постоянно думать о ее содержании, а потому ваш мозг просто начинает ее игнорировать. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса вам нужно. Важно, чтобы хранение справочной информации не мешало другим компонентам вашей системы, требующим каких-то действий. Я провел бесконечные часы с некоторыми из лучших профессионалов в мире, помогая им организовать простую и функциональную систему хранения справочных материалов, и результат превзошел все ожидания, поскольку их внимание освободилось для более серьезных вещей. И наконец... Итак, вы выделили конкретное время, организовали свое ра- бочее пространство, и у вас есть базовые инструменты, чтобы начать использовать нашу методику. Что дальше? Если вы твердо решили уделить определенное время ор- ганизации своего рабочего процесса, то, чтобы получить мак- симальную пользу, на период нашей рабочей сессии отложите в сторону любые другие обязанности и задачи. Если вам непременно нужно кому-то позвонить, решить какой-то вопрос с секретарем или поговорить с супругом, сде- лайте это сейчас. Или договоритесь сами с собой, когда вы это сделаете, и поместите напоминание об этом на видном месте. Важно, чтобы вы полностью посвятили себя предстоящей работе. За редкими исключениями практически всегда получается так, что, когда мы с клиентом садимся и я начинаю консуль- тацию, несмотря на то что клиент выделил время и потратил большие деньги, чтобы нанять меня, у него все равно находятся какие-то дела, которые он не успел выполнить и не внес в свою систему. Я нередко слышу: «Мне еще сегодня нужно позвонить этому клиенту» или «Мне нужно узнать у супруга, купил ли он билеты в театр». Мне кажется, это отражает определенный недостаток осознанности и зрелости в нашей культуре, что так много умных людей постоянно игнорируют эти уровни ответственности перед самим собой. Итак, вы уладили свои срочные дела? Отлично. Пора собрать все ваши незавершенные задачи в одном месте. 157 5 СБОР В ГЛАВЕ 2 описаны основные методы сбора информации, потенци- ально полезной для вашей работы. В этой главе вы подробнее узнаете о методе сбора всех ваших незавершенных задач в одном месте. Это чрезвычайно важный первый шаг для достижения того состояния, когда «сознание как вода». Если вы соберете немного больше задач, чем обычно, вероятно, почувствуете себя лучше. Но если вы выдержите этот этап и действительно выполните весь процесс сбора информации на 100 процентов, это коренным образом изменит ваше восприятие и даст важ- ную новую точку отсчета, когда вы контролируете ситуацию и на работе, и в жизни. Когда я прохожу этот процесс с клиентом, стадия сбора информации занимает у нас обычно от одного до шести часов, хотя однажды мне попался клиент, с которым мы работали над этим в течение двадцати часов (в конце концов я сказал ему: «Да, ты понял идею»). Это может занять больше времени, чем вы рассчитываете, если вы намерены разобраться абсолютно со всеми делами, и профессиональными, и любыми другими. Это значит, что придется провести ревизию абсолютно всех мест хранения, включая ваш компьютер и мобильные устройства, а также все укромные уголки во всех возможных местах, в том числе в машине, лодке, гараже, доме (если все это у вас имеется). Уверяю, что, выделив хотя бы два часа на то, чтобы справиться с этим этапом, вы охватите бо ' льшую часть необходимых мате- риалов. А по поводу всего остального можете оставить себе ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 158 напоминания, например «Навести порядок в ангаре для лодки» или «Убрать в кладовке». На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас бы- стрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксиро- вать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания. На старт, внимание... Есть практические аргументы в пользу того, чтобы собрать все в одном месте, прежде чем определять, что с этим делать. 1. Полезно иметь представление о полном объеме работы. 2. Это поможет увидеть «свет в конце тоннеля». 3. Когда вы обрабатываете и организовываете информацию, вам не нужно психологически отвлекаться на неопреде- ленную массу задач, которые могут находиться еще «где-нибудь». Как только все требующее внимания собе- рется в одном месте, вы автоматически сконцентрируетесь и будете держать ситуацию под контролем. Идея собрать в одном месте, в одно время все, что нахо- дится не на своем месте, сначала может показаться несколько странной. Даже нелогичной, потому что все эти вещи «не такие уж важные», именно поэтому и лежат где попало. Когда эта вещь появилась впервые, она не была срочной, и от того, что вы до сих пор с ней не разобрались, не случилось ничего ужасного. Это может быть чья-то визитка, которую вы положили в свой бумажник, думая, что когда-нибудь она пригодится. Это может быть небольшой гаджет в нижнем ящике вашего стола, Пока вы не собрали абсолютно все, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира. Вы можете чувствовать себя хоро- шо по поводу того, что вы не дела- ете, только если точно знаете, что именно вы не делаете. ГЛАВА 5. сбор 159 напоминания, например «Навести порядок в ангаре для лодки» или «Убрать в кладовке». На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас бы- стрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксиро- вать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания. На старт, внимание... Есть практические аргументы в пользу того, чтобы собрать все в одном месте, прежде чем определять, что с этим делать. 1. Полезно иметь представление о полном объеме работы. 2. Это поможет увидеть «свет в конце тоннеля». 3. Когда вы обрабатываете и организовываете информацию, вам не нужно психологически отвлекаться на неопреде- ленную массу задач, которые могут находиться еще «где-нибудь». Как только все требующее внимания собе- рется в одном месте, вы автоматически сконцентрируетесь и будете держать ситуацию под контролем. Идея собрать в одном месте, в одно время все, что нахо- дится не на своем месте, сначала может показаться несколько странной. Даже нелогичной, потому что все эти вещи «не такие уж важные», именно поэтому и лежат где попало. Когда эта вещь появилась впервые, она не была срочной, и от того, что вы до сих пор с ней не разобрались, не случилось ничего ужасного. Это может быть чья-то визитка, которую вы положили в свой бумажник, думая, что когда-нибудь она пригодится. Это может быть небольшой гаджет в нижнем ящике вашего стола, Пока вы не собрали абсолютно все, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира. Вы можете чувствовать себя хоро- шо по поводу того, что вы не дела- ете, только если точно знаете, что именно вы не делаете. от которого вы потеряли какую-то деталь или так и не нашли времени, чтобы настроить его. Это может быть принтер, кото- рый вы уже целую вечность собираетесь переставить в более удобное место в офисе. Это все те вопросы, которые постоянно напоми- нают о себе, но вы так и не решили, стоит ли с ними, наконец, разобраться или же выбросить из своего списка дел. Однако так как вы не уверены, насколько они важны, теперь уже эти вопросы контролируют вас и забирают больше энергии, чем того заслуживают. Итак, начнем. Подвигайте к себе лоток для входящих доку- ментов и пачку чистых листов для заметок, и... ...Поехали! Физический сбор Ваша первая задача — оглядеться вокруг, найти все, что лежит не на своем месте, и положить это в свой лоток. Вас интересуют все незавершенные дела — все дела, по поводу которых нужно принять решение. Все это попадает в ваш лоток, чтобы позднее вы могли с этим работать. Что может остаться Лучший способ решить, что должно попасть в лоток для входящих документов, — это точно понять, что туда попасть не должно. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться на своих местах: • расходные материалы; • справочные материалы; • элементы декора; • оборудование. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 160 Расходные материалы — это все, что вам нужно, потому что вы постоянно этим пользуетесь: канцелярские товары, визитки, марки, степлер, стикеры, зажимы для бумаг, стержни для шари- ковых ручек, батарейки, бланки, которые вы время от времени заполняете, канцелярские резинки и т. п. У многих на работе есть отдельный ящик для личных вещей, где лежат зубная нить, бумажные платочки, пластинки для свежести дыхания и т. д. Справочные материалы — все, что вы храните, потому что вам может понадобиться эта информация: руководство по вашему ПО, меню с едой навынос из соседних кафе, расписание спортивных тренировок вашего ребенка или список внутренних добавочных номеров. В эту категорию попадает вся контактная информа- ция: адреса и номера телефонов, а также любые материалы, которые могут пригодиться по проектам и отдельным темам, а также такие источники, как словари, энциклопедии, альманахи и архивы корпоративных отчетов. Сюда же относятся книги и журналы, которые вы можете хранить как личную библиотеку. Элементы декора — фотографии семьи, предметы искусства, забавные и вдохновляющие вещицы, прикрепленные к доске для объявлений в офисе. Сюда можно отнести разные таблички, сувениры и/или растения. Оборудование — очевидно, что это ваш телефон, компьютер, принтер, сканер, корзина для мусора, мебель, часы, зарядное устройство, ручки и блокноты. Несомненно, многие ваши вещи попадают в одну из этих категорий. По сути, это ваши инструменты и устройства, не требующие никаких действий. Все остальное отправляется в лоток для последующего разбора. При этом многое из того, что вы изначально определили как принадлежности, справочные материалы, элементы дизайна или оборудование, все же может потребовать каких-то действий. Например, информация или материалы, хранящиеся у большинства людей в ящиках стола, на полках, на доске ГЛАВА 5. сбор 161 для объявлений, в цифровых файлах, как правило, либо уже устарели, либо их следует хранить как-то иначе. Все эти вещи должны попасть в корзину «Входящие». Точно так же если в ящике стола, где вы храните канцелярские принадлежности и личные вещи, беспорядок, это можно считать незавершенной задачей, с которой нужно справиться. Фотографии ваших детей недавние или сделаны несколько лет назад? Вам действительно нравится та картина на стене? А мебель в офисе расставлена именно так, как нужно? Настроен ли компьютер, как вам удобно? Цветы в офисе еще живые или уже засохли? Иными словами, следует разобраться также с принадлежностями, справочными материалами, элементами дизайна или оборудованием, если они не выполняют свои функции, как должно. Некоторые аспекты процесса сбора В процессе сбора вы можете столкнуться с одной из следующих проблем: • у вас гораздо больше вещей, чем вмещает лоток; • вы отвлекаетесь на систематизацию; • у вас уже есть какие-то вещи, которые вы собрали и систематизировали; • вам попалось нечто важное, что вы хотите иметь перед глазами. Что делать, если предмет не помещается в лоток? Если вы не мо- жете поместить какой-то предмет в лоток, напишите для себя на листе бумаги напоминание, которое заменит этот предмет. Например, если у вас за дверью висит постер или картина, просто напишите на листе бумаги: «Картина за дверью» и по- ложите это напоминание в корзину «Входящие». Не забудьте поставить дату: это может пригодиться. Если в вашей организационной системе наберется слишком много подобных напоминаний, замещающих что-то, полез- но знать, когда было написано напоминание. Это хорошая ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 162 привычка — датировать все, что вы записываете: от записок своему помощнику, сообщений голосовой почты, которые вы фиксируете в блокноте, до заметок, которые делаете в ходе телефонного разговора с клиентом. Цифровое устройство с функцией определения даты может быть полезно по той же причине. Три процента случаев, когда эта маленькая информа- ция окажется для вас чрезвычайно нужной, стоят того, чтобы выработать у себя эту простую привычку. Что если стопка собранных документов не помещается в лоток? С этим сталкивались 98 процентов моих клиентов: собранная стопка материалов оказалась слишком большой, чтобы ее можно было поместить в лоток для входящих документов. В этом случае просто разложите все получившиеся стопки возле лотка, может быть, даже на полу. В конце концов, по мере того как вы будете обрабатывать и систематизировать эти материалы, вам удастся от них избавиться. Не забудьте, что стопки документов, которые вы обрабатываете, должны явно отличаться от всех остальных. Избавляйтесь от мусора. Если сразу понятно, что какие-то мате- риалы вам больше не понадобятся, не тяните — выбрасывайте их. Последовав этому совету, некоторые мои клиенты впервые в жизни навели порядок в центральном ящике своего стола! Если вы не уверены, что это за материал и стоит ли его хранить, положите его в корзину «Входящие». Вы решите это позже, когда приступите к ее разбору. Однако что точно не следует делать, так это полностью переключаться на процесс принятия решений по поводу каждого материала. Это требует иного психологического настроя, чем процесс сбора материалов, а потому их лучше разделить. В любом случае вам придется подумать, что делать с тем или иным материалом, попавшим в корзину «Входящие», и принять правильное решение будет гораздо проще, если у вас верный настрой. Цель процесса сбора заключается в том, чтобы определить все, что требует ГЛАВА 5. сбор 163 вашего дальнейшего внимания, как можно быстрее, наметить план дальнейших действий. Не стремитесь сделать все сразу! Многие не могут устоять перед соблазном за раз навести порядок во всем офисе (или во всем доме). Это вполне возможно при условии, что вы сумеете найти время на весь процесс (по крайней мере неделю). В про- тивном случае лучше разбить работу на этапы и выполнять их как маленькие проекты с соответствующими напоминаниями, например «Навести порядок в ящике» или «Убраться в шкафу в офисе». Не позволяйте себе увлечься и навести порядок на одном участке работы, но при этом упустить весь процесс управле- ния действиями. Это может занять больше времени, чем кажется, а ваша цель — разобрать и систематизировать все материалы, а затем организовать систему как можно быстрее. Как быть с задачами, которые уже внесены в список дел? Вполне вероятно, что у вас уже есть списки дел и какая-то система, которыми вы пользуетесь. Тем не менее, пока вы не изучите внимательно данную модель управления рабочим процессом и не начнете ею пользоваться, рекомендую вам относиться к своим спискам как к тому, что требует дальнейших действий, как и все остальное в вашей корзине «Входящие». Ваша система должна быть целостной и последовательной, и, чтобы добиться этого, нужно провести переоценку всего по единым критериям * «Мне же нужно было это сделать!..» Часто в процессе сбора люди находят бумагу или документ, который заставляет их воскликнуть: «Боже мой! Это совершенно вылетело у меня * Если раньше вы уже пользовались какими-то версиями методологии GTD, у вас уже организованы списки проектов и действий, но их содержание устарело, лучше вернуть их в корзину «Входящие» и начать все заново. Не стоит начинать использовать новую версию системы с устаревшими материалами. Ни одному человеку, умеющему читать, не удастся навести порядок на чердаке. Энн Ландерс ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 164 из головы! Я же должен был это сделать!» Это может быть напоминание о том, что нужно было позвонить кому-то два дня назад, или комментарии, оставшиеся с деловой встречи, о том, что следовало сделать несколько недель назад. Они не хотят помещать эту бумагу вместе с остальными в корзину «Входящие» просто потому, что боятся снова упустить это из виду. В таком случае прежде всего спросите себя, действительно ли вам нужно выполнить эту задачу прямо сейчас и прервать первоначальный процесс. Если да, разберитесь с этой зада- чей безотлагательно. Если нет, просто положите в корзину «Входящие». Вы в любом случае приступите к обработке ма- териалов из этой корзины в ближайшем будущем, так что эта бумага не потеряется. Если вы не можете разобраться с задачей в данный момент и вам нужно, чтобы напоминание о ней постоянно находилось у вас перед глазами, создайте «чрезвычайную» стопку с такими бумагами в зоне досягаемости. Это не идеальное решение, но оно сработает. Помните, что возможное беспокойство будет проявляться сильнее, когда вы начнете более ясно осознавать спектр задач. Создайте для себя любую поддержку, которая вам нужна. |