Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
органи- зовывать. Вероятно, вы подумали или сказали: «Сначала нужно узнать, работает ли ресторан» или «Давай позвоним Андерсонам и спросим, не хотят ли они к нам присоединяться?» Когда у вас возникли разные мысли относительно результата, ваш мозг автоматически начал сортировать их по компонен- там (подпроектам), приоритетам и/или последовательностям действий. Компонентами будут: «Нам нужно решить вопросы с логистикой, людьми и местом». Приоритеты — это: «Важно выяснить, действительно ли клиент хочет пойти на ужин в ресто ран». Последовательности действий: «Сначала мы должны узнать, открыт ли ресторан, потом по- звонить Андерсонам, а затем одеться соответствующим образом». Это та * Однако если вы решили организовать празднование в ресторане какого-то успешного события вашего лучшего друга, сложность этого мероприятия и де- тали, накопившиеся у вас в голове, заслуживают хотя бы того, чтобы набросать их на салфетке! Ключ к разумной мысли — более разумное мышление. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 104 часть процесса естественного планирования, которая содержит проблему, сравнение и оценку в самых их явных формах. Что-то одно лучше, больше или важнее чего-то другого. Наконец (при условии, что вы действительно хотите взять- ся за этот проект, в данном случае пойти в ресторан), вы концентрируетесь на следующем конкретном действии, которое необходимо предпринять, чтобы реализовался первый компонент. «Позвонить в Cafe Rouge, узнать, открыты ли они, и зарезервировать столик». Эти пять фаз планирования проекта наступают естественным образом, чем бы вы ни занимались в течение дня. Так вы соз- даете что-то новое, будь то ужин в ресторане, приятный вечер, новый продукт или новая компания. У вас возникает желание что-то сделать, вы представляете себе результат, генерируете подходящие идеи, структурируете все это и, наконец, опре- деляете конкретное действие, с которого нужно начать, чтобы воплотить свою мечту в реальность. И все это у вас происходит само собой, без усиленных размышлений. Процесс естественного планирования не обязательно является нормой Однако руководствуются ли процессом планирования, описан- ным в предыдущей главе, например, в вашей компании, когда собираются провести обучающий тренинг для сотрудников? Или когда IТ-специалисты собираются устанавливать новую систему? Таким ли образом вы будете организовывать собственную свадьбу или слияние компаний? Вы сформулировали главную цель проекта и донесли ее до каждого, кому следует о ней знать? Вы решили, каких стандартов и модели поведения следует придерживаться, чтобы добиться успеха? Вы визуализировали для себя результат и учли все новые факторы, которые могут возникнуть как следствие этого итога? Вы приняли во внимание абсолютно все детали, которые могут повлиять на результат? Вы представили себе невероятный успех в каком-то из недавних начинаний? ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 105 Вы определили компоненты, критически важные для вы- полнения задачи, ключевые события и конечный результат? Вы определили все те аспекты проекта, с которых можно начать прямо сейчас? Какое конкретное действие можно пред- принять по каждому из них и кто за что отвечает? У большинства людей, с которыми мне довелось работать в качестве наставника и консультанта, коллективный ответ на все перечисленные вопросы: скорее всего, нет. Вероятно, остались по крайней мере несколько невыполненных компо- нентов модели естественного планирования. На некоторых семинарах я предлагаю участникам, используя эту модель, составить план одного из своих текущих стратеги- ческих проектов. Буквально за несколько минут они проходят через все пять фаз и бывают удивлены, какого прогресса уда- лось достичь по сравнению с тем, что они пытались сделать раньше. Один из участников потом подошел ко мне и сказал: «Даже не знаю, благодарить мне вас или злиться. Я только что завершил бизнес-план, который собирался писать в течение нескольких месяцев, и теперь у меня не осталось оправданий, чтобы не взяться за его исполнение!» Попробуйте и вы, если хотите. Выберите один из своих проектов: новый, или с которым не можете справиться, или который нуждается в небольших улучшениях. Подумайте о цели. Представьте себе желаемый результат: в какой точке вы будете находиться физически, финансово, с точки зрения репутации или других аспектов? Проведите мозговой штурм по поводу возможных действий. Приведите в порядок свои идеи. Решите, какими должны быть следующие шаги. У вас появилась ясность, чего вы хотите добиться и как это сделать? Модель неестественного планирования Чтобы подчеркнуть важность применения модели естественного планирования для всех более серьезных задач, сравним ее с «обычной» моделью планирования, которая используется чаще всего. В моем понимании это модель неестественного планирования. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 106 Когда «хорошая» идея на самом деле бывает плохой Вы когда-нибудь слышали, чтобы опытный менеджер начинал совещание с фразы: «Ну что, у кого есть по этому поводу хо- рошие идеи?» Что за этим стоит? Прежде чем начинать оценку идей, надо прояснить цель и перспективы, собрать всю необходи- мую информацию (мозговой штурм) и проанализировать ее (организовать). «Есть ли хорошая идея?» — отличный вопрос, но только когда вы обдумали проект почти на 80 процентов! Если начать работу над проектом с этого вопроса, здесь у кого угодно «сорвет крышу». Достаточно сложно справиться с любой ситуацией, дей- ствуя вопреки естественной работе мозга. Люди постоянно так делают, но практически всегда только запутывают ситуацию и увеличивают стресс. При взаимодействии с другими людьми при таком подходе верх над продуктивной дискуссией берут личные амбиции, политические мотивы и скрытые интересы (иными словами, ситуацией будут управлять наиболее вербально агрессивные участники). А если вы сами попытаетесь найти хорошую идею до того, как определили свою цель и ви ' дение, а также собрали множество самых разных, в том числе плохих, идей, то, скорее всего, вам обеспечено состояние творческого ступора. Модель реакционного планирования Большинство людей сознательно считают модель неестест- венного планирования единственно правильной, а из-за того, что она настолько искусственная и не подходит для реальной работы, предпочитают ничего не пла- нировать. По крайней мере не заранее: они до последней минуты отклады- вают планирование встреч, презен- таций и стратегических действий. Если вы ожидаете, что хорошая идея придет сразу, то много хоро- ших идей у вас не появится. Если вы обнаружили себя на дне ямы, перестаньте копать. Уилл Роджерс, актер и журналист ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 107 А что происходит при отсутствии перспективного плани- рования? Чаще всего — кризис! («Разве ты не купил билеты? Я думала, ты это сделаешь!») И когда вы всё вынуждены решать в срочном порядке в последнюю минуту, в действие вступает модель реакционного планирования. Что случается первым делом в форс-мажорных обсто- ятельствах? Действуйте! Работайте лучше! Работайте дольше! Больше сотрудников! Старайтесь усерднее! Ситуацию пыта- ются выправить силами множества сотрудников, находящихся на грани стресса. Потом, когда ситуация лучше не становится, кто-то начи- нает копать глубже и говорит: «Нам нужно все упорядочить!» (Теперь начинают понимать?) Все начинают рисовать блоки с описанием проблемы и называть их. Или перерисовывать блоки и переименовывать их. В какой-то момент они понимают, что перерисовывания блоков для решения проблемы недостаточно. Тогда кто-то (видно, он копает еще глубже) делает предположение, что им нужны творческие идеи. «Давайте устроим мозговой штурм!» Собираются все сотрудники, и руководитель спрашивает: «Итак, у кого есть хорошая идея? (Спасибо, миссис Джонс). Когда и после этого ничего не происходит, босс делает заклю- чение, что его сотрудники исчерпали свой творческий потенциал. Пора нанимать консультанта! Разумеется, если консультант не зря ест свой хлеб, в какой-то момент он, наконец, задаст тот самый вопрос: «А что, собственно, вы здесь пытаетесь сделать?» (видение, цель). Техники естественного планирования: пять этапов Это разумеется само собой, но повторю еще раз: эффективное обдумывание проектов и ситуаций может заставить все про- исходить быстрее, лучше и успешнее. Поэтому, если наш мозг Не надо делать что-нибудь. Просто оставайтесь на месте. Рошель Майерс ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 108 и так осуществляет планирование, какую пользу мы можем из этого извлечь? Как можно использовать эту модель, чтобы улучшить результаты процесса обдумывания? Рассмотрим подробнее каждый из пяти этапов естественного планирования и поймем, как можно использовать их более эффективно. Цель Никогда не бывает лишним задать себе вопрос «зачем?». Практически все, чем вы занимаетесь в настоящий момент, можно оживить и улучшить, если более внимательно подойти к своей задаче на этом самом высоком системном уровне. Зачем вы идете на свою следующую встречу? В чем смысл вашей задачи? Зачем вы пригласили друзей на ужин? Зачем нанимаете директора по маркетингу, а не воспользовались вместо этого услугами агентства? Почему миритесь с ситуацией, которая сложилась у вас с обслуживающей ком- панией? Зачем вам бюджет? И так до бесконечности. Да, это не что иное, как обыкновенный здравый смысл. Знать и четко понимать цель любого действия — главное тре- бование для установки верного фокуса, творческого развития и сотрудничества. Однако именно здравого смысла нам зачастую и не хватает, просто потому что мы легко что-то придумываем, полностью погружаемся в свое творение и теряем связь с на- шими истинными, первоначальными намерениями. По своему опыту — а это тысячи часов, проведенных в офи- сах многих умных людей, — я точно знаю, что никогда нельзя игнорировать вопрос «зачем?». Когда кто-то жалуется мне, что у него слишком много деловых встреч, я спрашиваю, в чем цель этих встреч. Когда меня спрашивают, кого следует пригласить на совещание по планированию, я спрашиваю, в чем цель совещания по планированию. Когда возникает дилемма, отвечать Фанатизм означает удваивание своих усилий, когда вы забыли о цели. Джордж Сантаяна, философ, писатель ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 109 ли на электронные письма в отпуске, я задаю вопрос: «В чем главная цель отпуска?» Пока мы не ответим на мои вопросы, нет никакой возможности найти правильный ответ на них. Значимость вопроса «зачем?» Вот несколько причин, почему нужно задаться этим вопросом. • Он определяет успех. • Он создает критерии для принятия решений. • Он собирает ресурсы. • Он мотивирует. • Он проясняет фокус. • Он расширяет возможности. Рассмотрим подробнее каждое из этих утверждений. Он определяет успех. В наши дни люди жаждут побед. Нам нравится играть в игры, и нам нравится выигрывать или по крайней мере иметь шанс на победу. И если вы не до конца уверены в цели того, что вы делаете, у вас нет никаких шансов на победу. Цель определяет успех. Это точка отсчета для любого вложения вашего времени и энергии, начиная с решения подать свою кандидатуру на выборную должность до разработки бланка опроса. В конце концов, вы не можете не волноваться по поводу совещания, пока не узнаете, чему оно будет посвящено. Для того чтобы чувствовать себя уверенно, стоит заранее подготовиться к вопросу от совета директоров, почему вы уволили вице- президента по маркетингу или наняли этого звездного мальчика с дипломом МВА * своим финансовым директором. Вы не узна- ете, насколько хорош ваш бизнес-план, пока не проверите его на соответствие критериям успеха, которые вы выделили, ответив на вопрос «зачем нам бизнес-план?». * MBA, МБА (англ. master of business administration) — магистр бизнес-админи- стрирования, квалификационная степень в менеджменте. Прим. ред. Люди любят выигрывать. Если вы не до конца уверены в цели того, что вы делаете, у вас нет игры, которую нужно выиграть. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 110 Он создает критерии для принятия решений. Как вы решите: потратить деньги на печать полноцветной брошюры или огра- ничиться двухцветной? Как вы решите: стоит ли нанимать лучшую дизайн-студию для создания нового сайта? Как вы решите: стоит ли отправить вашу дочь учиться в частной школе? Все зависит от цели. Учитывая, чего вы пытаетесь достичь, действи- тельно ли необходимы эти вложения? Невозможно узнать это, пока не опре- делена цель. Он собирает ресурсы. Как нам распределить часть бюджета, выделенную на персонал? Как лучше всего сейчас использовать наши потоки наличности, чтобы обеспечить максимальную жизнестойкость как ретейлера в следующем году? Стоит ли потратить больше средств на банкет или на приглашение спи- керов для ежемесячной встречи ассоциации? В каждом случае ответ зависит от того, чего мы на самом деле пытаемся достичь: «Зачем?» Он мотивирует. Посмотрим правде в глаза: если нет веской причины что-то делать, этого не стоит делать вовсе. Я часто поражаюсь, сколько людей забывают, зачем они делают то, что делают, и насколько быстро простой вопрос «зачем вы это делаете?» возвращает их на истинный путь. Он проясняет фокус. Когда вы понимаете истинную цель того, чем занимаетесь, все сразу становится на свои места. Стоит потратить всего две минуты и записать главную причину выполнения чего-либо, и это значительно увеличит резкость вашего ви ' дения, словно вы навели телескоп. Часто проекты и ситуации, которые постепенно становятся все более туманными и запутанными, быстро проясняются, когда кто-то возвращает их на круги своя простым вопросом: «Чего мы здесь на самом деле пытаемся добиться?» Не будучи уверенным, зачем вы что-то делаете, вы никогда не дове- дете это до конца. Часто единственный способ при- нять сложное решение — вернуться к цели ваших действий. ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 111 Он расширяет возможности. Парадоксальным образом цель не только помогает сосредоточиться на определенной си- туации, но и расширяет творческий подход к поиску новых возможностей. Когда вы доподлинно знаете зачем: проводится конференция, корпоративная вечеринка, отпуск, ликвидируется руководящая должность или происходит слияние компаний, — это активизирует ваши мысли, и вы лучше понимаете, как добиться желаемого результата. Когда во время моих семинаров участники записывают цель какого-то своего проекта, они часто говорят, что это подобно освежающему бризу, пронесшемуся у них в голове и прояснившему их видение того, что они делают. Является ли ваша цель ясной и достаточно конкретной? Если вы действительно открыли для себя преимущества целе- полагания: мотивацию, ясность, критерии принятия решений, определенность ресурсов и творческий подход — то у вас, вероятно, достаточно конкретная цель. К сожалению, многие цели слишком размыты, чтобы обеспечивать подобные резуль- таты. Например, цель «Собрать хорошую команду» может быть слишком широкой или неясной. В конце концов, что такое «хорошая команда»? Группа людей с высокой мотивацией, инициативных и умеющих сотрудничать? Или это команда, которая подходит вам по бюджету? Иными словами, если вы не знаете точно, когда достигли цели, а когда отклонились от курса, у вас нет четкой установки. У вас всегда должен быть ясный ответ на вопрос «как я узнаю, что это не соответствует моей цели?». Принципы Ваши стандарты и ценности — не менее важный критерий проекта. Вы руководствуетесь ими всегда, хотя, возможно, не отдаете себе в этом отчета. И если они нарушаются, итогом непременно будет стресс и бесполезная тревога. Хороший способ сформулировать свои принципы — закон- чить предложение: «Я предоставил бы другим абсолютную ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 112 свободу действий, если бы они...» Если бы они что? Каких правил, гласных и негласных, должны придерживаться ваши сотрудники? Если бы они не выходили за рамки бюджета? Если бы клиенты были ими довольны? Если бы из них получилась хорошая команда? Если бы они создавали позитивный образ компании? Одним из основных источников стресса может стать си- туация, когда действия других людей идут вразрез с ваши- ми принципами. Если вам не довелось с этим столкнуться, вы счастливчик. А если вы оказались в подобной ситуации, то предотвратить конфликт и направить энергию в мирное русло поможет конструктивный диа- лог и прояснение ваших принципов. Вы можете начать с вопроса самому себе: «Какое поведение может повре- дить тому, что я делаю, и как я могу на это повлиять?» Это станет отправ- ной точкой для определения ваших стандартов. Сконцентрироваться на принципах важно еще и потому, что они помогают понять, каким должно быть конструктивное поведение. Как вы хотите или должны работать над проек- том вместе с другими людьми, чтобы добиться успеха? Какое поведение ваших детей во время отпуска допустимо, а какое неприемлемо? Как вы должны вести себя с другими людьми, чтобы каждой из сторон было комфортно? В то время как цель задает смысл и направление движения, принципы обеспечивают параметры действий и критерии эффективного поведения. Видение/результат Для предельной мобилизации всех доступных вам ресурсов, сознательных и бессознательных, необходимо иметь четкое представление о том, что такое успех. Цель и принципы Простые и ясные цели и принци- пы — залог гибкого и обдуманно- го поведения. Сложные правила и инструкции порождают пря- молинейное и глупое поведение. Ди Хок, основатель платежной системы Visa ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 113 определяют стимул и процесс контроля, а видение фактиче- ски рисует предварительную картину результата. Это ответ на вопрос «что?», а не «зачем?». Какими будут этот проект или ситуация, когда они успешно воплотятся в жизнь? Ну, например, участники вашего семинара начинают уверенно применять полученные знания на практике. В северо-восточном регионе доля рынка увеличилась на два процента по сравнению с прошлым финансовым годом. Ваша дочь последовала вашим советам во время своего первого семестра в университете. Сила концентрации внимания С 1960-х годов написаны тысячи книг о важности позитив- ного представления результата и концентрации внимания. Концентрация на результате стала ключевым элементом даже в тренировках спортсменов-олимпийцев: атлеты представляли физическое усилие, позитивную энергию и успешный результат, чтобы обеспечить себе оптимальную подсознательную поддержку во время соревнований. Известно, что от нашего мысленного фокуса зависит то, как мы воспринимаем реальность и как действуем. Это в равной степени справедливо и для игры в гольф, и для деловой встре- чи, и для серьезного разговора со второй половиной. Я хочу предложить модель концентрации, которую можно эффективно применять на практике, особенно при обдумывании проектов. Когда вы на чем-то концентрируетесь, будь то предстоящий отпуск, деловая встреча или проект, который хотите запустить, у вас немедленно начинают возникать идеи и формироваться иной образ мышления. Даже ваша физиологическая реакция будет такой, словно картинка в вашей голове является реальностью. Ретикулярная активирующая система. В мае 1957 года в журнале Scientific American была опубликована статья об открытии ретикулярной формации — участке ствола головного мозга. Воображение важнее знаний. Альберт Эйнштейн ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 114 Эта область обеспечивает доступ к вашему осознанному знанию. Она отвечает за включение вашего восприятия идей и инфор- мации. Благодаря ей вы можете спать, даже если играет музыка, но обязательно проснетесь, если в соседней комнате заплачет ваш ребенок. Подобно компьютеру, ваш мозг наделен функцией поиска, но гораздо более совершенной. По всей видимости, она за- программирована на то, на чем мы сконцентрированы. Мы за- мечаем только то, что соответствует нашей внутренней системе убежде- ний и контексту. Например, если вы офтальмолог, вы заметите в заполнен- ной комнате всех людей в очках. Если вы строитель, то обратите внимание на особенности ремонта в комнате. Если вы прямо сейчас сосредоточи тесь на красном цвете и оглядите комнату в поиске красных вещей, то заметите даже самые маленькие из них. Чтобы объяснить, как работает этот фильтр, то есть как мы осознан- но руководствуемся подсознательной информацией, потребовалась бы не- деля занятий, если не вся оставшаяся жизнь! Достаточно сказать, что в мозгу автоматически происходят удивитель- ные вещи, когда вы мысленно четко представляете, чего хотите достичь, и концентрируетесь на этом. Прояснение результатов Есть простой, но надежный принцип, основанный на понимании того, как работают фильтры восприятия: вы не поймете, как что-то сделать, пока не представите себя выполняющим это. Наш автоматический сози- дательный механизм целенап- равлен, то есть он действует с позиции целей и конечного результата. Как только вы поставите перед собой конкрет- ную цель, то можете довериться своей автоматической системе наведения, которая приведет вас к ее достижению гораздо лучше, чем это получилось бы у вас в результате сознательных усилий. Вы обеспечиваете цель в терминах конечных резуль- татов. Ваш автоматический механизм обеспечивает средства ее достижения. Максуэлл Мольц Часто нужно мысленно проделать что-то, чтобы затем выполнить в реальной жизни. ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 115 Эта область обеспечивает доступ к вашему осознанному знанию. Она отвечает за включение вашего восприятия идей и инфор- мации. Благодаря ей вы можете спать, даже если играет музыка, но обязательно проснетесь, если в соседней комнате заплачет ваш ребенок. Подобно компьютеру, ваш мозг наделен функцией поиска, но гораздо более совершенной. По всей видимости, она за- программирована на то, на чем мы сконцентрированы. Мы за- мечаем только то, что соответствует нашей внутренней системе убежде- ний и контексту. Например, если вы офтальмолог, вы заметите в заполнен- ной комнате всех людей в очках. Если вы строитель, то обратите внимание на особенности ремонта в комнате. Если вы прямо сейчас сосредоточи тесь на красном цвете и оглядите комнату в поиске красных вещей, то заметите даже самые маленькие из них. Чтобы объяснить, как работает этот фильтр, то есть как мы осознан- но руководствуемся подсознательной информацией, потребовалась бы не- деля занятий, если не вся оставшаяся жизнь! Достаточно сказать, что в мозгу автоматически происходят удивитель- ные вещи, когда вы мысленно четко представляете, чего хотите достичь, и концентрируетесь на этом. Прояснение результатов Есть простой, но надежный принцип, основанный на понимании того, как работают фильтры восприятия: вы не поймете, как что-то сделать, пока не представите себя выполняющим это. Наш автоматический сози- дательный механизм целенап- равлен, то есть он действует с позиции целей и конечного результата. Как только вы поставите перед собой конкрет- ную цель, то можете довериться своей автоматической системе наведения, которая приведет вас к ее достижению гораздо лучше, чем это получилось бы у вас в результате сознательных усилий. Вы обеспечиваете цель в терминах конечных резуль- татов. Ваш автоматический механизм обеспечивает средства ее достижения. Максуэлл Мольц Часто нужно мысленно проделать что-то, чтобы затем выполнить в реальной жизни. Всегда легче вообразить что-то, если подобное уже про- исходило с вами и вы достигали похожих целей. И гораздо сложнее представить себе успешный результат в новой для вас области работы, то есть если вы имеете весьма слабое понимание, как фактически должна выглядеть работа, и недостаточно опыта, чтобы понять, в состоянии ли вы ее выполнить. Многие намеренно не хотят представлять себе желаемый результат, пока кто-то не покажет, как этого достичь. Увы, это шаг назад с точки зрения того, как работает мозг, создавая и определяя решения и методы. Один из наиболее эффективных жизненных навыков, важный для достижения успеха в профессиональной и личной сферах, — это умение представить четкий результат. Это не настолько очевидно, как может показаться. Необходимо постоянно опре- делять (и пересматривать), чего мы пытаемся добиться на разных уровнях, и одновременно перераспределять ре- сурсы для максимально эффективного выполнения этих задач. Как будет выглядеть этот проект после завершения? Какие эмоции вы пытаетесь вызвать у клиента? Что ваш клиент должен знать и какие шаги предпринять после презентации? Какой будет ваша карьера через три года? Как эту работу выполнил бы идеальный финансовый директор? Как выглядел бы ваш сайт и каким функционалом обладал бы, если бы все сложилось, как вы хотите? Какими стали бы ваши отношения с сыном, если бы тот важный разговор, который вам с ним предстоит, увенчался успехом? Результат/видение может варьироваться от простой форму- лировки задачи, например «завершить установку компьютер- ной системы», до мысленного проигрывания будущей сцены в мельчайших подробностях. Когда мне удается заставить людей сконцентрироваться на сценарии успешного развития их проекта, они обычно Я всегда хотела стать «кем-то». Мне следовало быть конкретнее. Лили Томлин ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 116 чувствуют прилив энтузиазма и думают о чем-то уникальном и позитивном, что раньше не приходило им в голову. «Вот было бы здорово, если бы...» — это неплохой способ начать обдумы- вать ситуацию, по крайней мере до тех пор, пока не появится возможность получить более конкретный ответ. Мозговой штурм Как только вы поняли, чего хотите добиться и зачем, в действие вступает механизм «как». Когда у вас сложилась мысленная картина результата, отли- чающаяся от текущей реальности, вы автоматически начинаете заполнять пробелы, иными словами, проводите мозговой штурм. В голо- ву спонтанно приходят идеи, большие и маленькие, удачные и не очень. У большинства людей этот внутренний процесс обычно затрагивает практически все вопросы, и часто этого достаточно. Например, вы обдумываете, что хотите сказать начальнику, по пути в его кабинет. Однако эффективность обдумывания и результат могут значи- тельно улучшиться, если записать свои идеи или иным способом зафиксировать их в какой-то внешней системе. Сбор идей За несколько последних десятилетий появился целый ряд графи- чески ориентированных техник мозгового штурма, направленных на развитие творческого обдумывания проектов и задач. Они называются по-разному: ассоциативная карта (mind mapping), кластеризация (clustering), создание моделей (patterning), «пау- тина» (webbing) или «рыбий скелет» (fish boning). Хотя авторы этих разнообразных процессов могут позиционировать их как отличающиеся друг от друга, для большинства из нас, конечных Лучший способ найти хорошую идею — выдвинуть множество идей. Лайнус Полинг, ученый Ваш мозг пытается понять, как попасть из точки А в точку Б, но по- началу это происходит несколько хаотично. ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 117 пользователей, суть остается той же: сначала позвольте себе высказать абсолютно любые идеи, а уже потом подумайте, как их можно использовать. Если эта техника не окажется для вас полезной во всех своих аспектах (которых достаточно много), по крайней мере она повысит вашу эффективность: когда у вас появляется идея, вы фиксируете ее, что избавляет вас от необ- ходимости повторно к ней возвращаться. Самая популярная из этих концепций и техник — ассоци- ативная карта (mind map). Она была создана Тони Бьюзеном, британским исследователем в области функционирования мозга, и представляет процесс мозгового штурма в графическом виде. На ассоциативной карте основная идея представлена в центре, а связанные с ней идеи ответвляются от нее в произвольной форме. Например, если мне необходимо организовать переезд офиса, нужно позаботиться о компьютерах, изменении визиток, о новой мебели, переносе телефонных номеров, упаковке и рас- паковке вещей и т. д. Если представить все это графически, может получиться что-то вроде этого: Конт ракт ы Затраты Бюджет Аренда Коробки Распис ание П Е Р Е Е З Д О Ф И С А Сколь ко кор обок? Упаков ка $ Изменение адреса Печа тные мат ериа лы Визитки Увед омле ние о пе реез де Кли ент ы Плани ровка кв.м ? Освещение Декор Парко вка? Мебе ль Новое помещ ение Связь Переезд Перевозчики Кто? Оборудов ание Кондицион еры? Компьютер ы Телефоны ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 118 Такие ассоциативные карты можно создавать с помощью самоклеящихся листков для заметок, которые прикрепляются к доске, или при помощи компьютерных программ и различных специализированных приложений для мобильных устройств. Распределенное познание Важное преимущество визуализации мозгового штурма состоит в том, что помимо сохранения ваших изначальных идей она помогает генерировать множество новых, которые, возможно, и не пришли бы в голову, если бы вы не использовали этот механизм, который позволяет удержать все ваши идеи и по- стоянно напоминает вам о них. Ваш мозг словно подает вам сигнал: «Ты получишь ровно столько идей, сколько сможешь эффективно использовать. Если ты не собираешь их системно, на большое количество не рассчитывай. Но если ты действи- тельно что-то с ними делаешь, хотя бы просто записываешь для последующей оценки, тогда вот тебе, получай! Ах, да! Кстати, это напомнило мне еще об этом и об этом», — и так далее. Современные психологи этот и похожие процессы называют «распределенным познанием». Его суть в том, чтобы перенести все задачи из памяти во внешнюю надежную систему — создать «расширенное сознание». Впрочем, моему препода- вателю английского языка в школе не нужно было знать об этой теории, чтобы дать мне главный совет: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, и тебе придется писать разные работы. Записывай все свои мысли и цитаты на небольших отдельных листках. Затем, когда ты будешь готов упорядочить и организовать свои мысли, просто разложи их все перед собой, посмотри, какая вырисовывается структура, и реши, чего не хватает». Мистер Эдмодсон преподал мне основу модели естественного планирования! Нет ничего опаснее идеи, если она у вас единственная. Эмиль Шартье, мыслитель Только тот, кто легко управляет своими идеями, их подлинный хозяин. А тот, кто является хозяином своих идей, не будет порабощен ими. Линь Юйтан, философ, ученый ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 119 Такие ассоциативные карты можно создавать с помощью самоклеящихся листков для заметок, которые прикрепляются к доске, или при помощи компьютерных программ и различных специализированных приложений для мобильных устройств. Распределенное познание Важное преимущество визуализации мозгового штурма состоит в том, что помимо сохранения ваших изначальных идей она помогает генерировать множество новых, которые, возможно, и не пришли бы в голову, если бы вы не использовали этот механизм, который позволяет удержать все ваши идеи и по- стоянно напоминает вам о них. Ваш мозг словно подает вам сигнал: «Ты получишь ровно столько идей, сколько сможешь эффективно использовать. Если ты не собираешь их системно, на большое количество не рассчитывай. Но если ты действи- тельно что-то с ними делаешь, хотя бы просто записываешь для последующей оценки, тогда вот тебе, получай! Ах, да! Кстати, это напомнило мне еще об этом и об этом», — и так далее. Современные психологи этот и похожие процессы называют «распределенным познанием». Его суть в том, чтобы перенести все задачи из памяти во внешнюю надежную систему — создать «расширенное сознание». Впрочем, моему препода- вателю английского языка в школе не нужно было знать об этой теории, чтобы дать мне главный совет: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, и тебе придется писать разные работы. Записывай все свои мысли и цитаты на небольших отдельных листках. Затем, когда ты будешь готов упорядочить и организовать свои мысли, просто разложи их все перед собой, посмотри, какая вырисовывается структура, и реши, чего не хватает». Мистер Эдмодсон преподал мне основу модели естественного планирования! Нет ничего опаснее идеи, если она у вас единственная. Эмиль Шартье, мыслитель Только тот, кто легко управляет своими идеями, их подлинный хозяин. А тот, кто является хозяином своих идей, не будет порабощен ими. Линь Юйтан, философ, ученый Немногие люди способны удерживать внимание на какой-то теме дольше нескольких минут, если у них нет объективной структуры или какого-нибудь вспомогательного инструмента. Вспомните о любом серьезном проекте, которым вы сейчас занимаетесь, и просто попытайтесь не думать ни о чем другом в течение более 30 секунд. Это довольно сложно, если только у вас нет ручки и листа бумаги и вы не используете «когни- тивные артефакты» * как якорь для своих идей. В этом случае вы сможете работать над проектом часами. Именно поэтому обдумывание бывает эффективным, когда вы работаете над документом по проекту на компьюте- ре, составляете ассоциативную карту в блокноте, рисуете ее на салфетке или просто обсуждаете проект с кол- легами, что помогает поддержать кон- текст (доска для записей с красивыми маркерами в этом случае тоже может сильно помочь). Основные принципы мозгового штурма Помочь стимулировать мозговой штурм или нестандартное мышление могут самые разные техники. Тем не менее основные принципы можно сформулировать так: • не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте; • стремитесь к количеству, а не качеству; • оставьте анализ и организацию на потом. Не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте. Во время мозгового штурма очень легко соскользнуть к модели неестественного планирования, и тогда участники начинают * Термин ввел Д. Норман, преподаватель и основатель одной из ведущих компаний в области дизайна Nielsen Norman Group, автор книг. Прим. ред. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 120 преждевременно оценивать и критиковать высказанные идеи. Если вас хотя бы в малейшей степени заботит мнение критика, вы начинаете подвергать внутренней цензуре свои высказывания и стараетесь говорить только «правильные» вещи. Грань между удержанием мозгового штурма в рамках заданной темы и огра- ничением творческого процесса очень тонкая. Далее, важно, чтобы мозговой штурм рассматривался как часть комплексного процесса планирования. Если проводить мозговой штурм ис- ключительно ради мозгового штурма, он будет неинтересным и неуместным. Если относиться к нему как к этапу, занима- ющему определенное время и предшествующему финальному решению, вы будете подходить к этому более осмысленно. Все сказанное отнюдь не означает, что можно отказаться от критического мышления: все должно быть в меру и вовремя. Вы всегда должны отдавать себе отчет о потенциальных рисках любого подхода, если таковые име- ются. Часто идеи, которые вызывают больше всего споров и критики, оказываются самыми лучшими. Разумнее всего понять, какие мысли у вас есть, и сохранить их для подходящего случая. При этом основными критериями должны стать включение и расширение, а не ограничение и исключение. Стремитесь к количеству, а не качеству. Стремление к количеству заставляет мыслить шире. Часто бывает невозможно понять, что такое хорошая идея, пока она не появится. А иногда понять ценность идеи можно только по прошествии времени. Вы на- верняка знаете, что совершать покупки в крупном магазине гораздо удобнее, потому что там больше выбор. То же самое верно и в отношении проектного мышления. Чем больше идей, с которыми можно работать, тем более уверенно вы будете чувствовать себя, обдумывая варианты действий и совершая свой выбор. Иногда оптимальный способ генерировать лучшие идеи о том, как добиться успеха, — попытаться понять, что в ситуации может пойти не так. ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 121 Оставьте анализ и организацию на потом. Анализ, оценка и органи- зация мыслей не менее важны, чем творческое, нестандартное мышление. Тем не менее не они должны определять ваши действия на этапе мозгового штурма. Составление списка тоже может быть проявлением творче- ского мышления. Это способ, например, очертить круг людей, которые должны быть в вашей команде, систематизировать требования заказчика к программному обеспечению или пере- числить пункты бизнес-плана. Просто продолжайте накапливать все идеи и мысли, пока не настанет время переходить к сле- дующему этапу — упорядочению и организации. Организация Если вы полностью освободили голову от всех идей, которые посетили вас во время мозгового штурма, вскоре начнется процесс естественной организации. Как отметил мой препода- ватель английского языка, как только все ваши идеи окажутся у вас перед глазами, вы автоматически заметите естественные взаимосвязи и структуру. Именно это имеют в виду большинство людей, когда говорят об организации проекта. Под процессом организации, как правило, подразумевается определение компонентов и подкомпонентов, последователь- ности событий и/или приоритетов. Что должно произойти для получения итогового результата? В какой последовательности? От чего зависит успех всего проекта? На этом этапе могут оказаться полезными самые разные инструменты структурирования, начиная со списков, наца- рапанных на салфетке, до программного обеспечения для проектного планирования. Если проект требует основательного объективного контроля, понадобится иерархический план, где будут выделены компоненты и подкомпоненты, и/или диаграмма Ганта, на которой будут указаны стадии проекта с привязкой План проекта определяет проме- жуточные результаты, которые затем могут планироваться есте- ственным образом. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 122 ко времени, независимые и зависимые элементы, а также ключевые события проекта. Творческое мышление на этом не заканчивается — оно просто обретает иную форму. Как только у вас появляется ос- новная структура, мозг начинает заполнять пустоты. Например, когда вы стараетесь определить три ключевые вещи, необхо- димые для реализации проекта, вы неожиданно можете найти и четвертую, и пятую вещи, когда они все вместе предстанут перед вашими глазами. Основные аспекты процесса организации Ключевыми шагами являются: • определение значимых частей проекта; • упорядочение их (по одному или нескольким критериям): — по компонентам; — по последовательностям; — по приоритетам; • детализация до нужной степени. Я никогда не встречал двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и структури- рования, чтобы их можно было не держать в голове и при этом успешно реализовывать. Однако почти во всех проектах можно применить творческое мышление, если при этом придержи- ваться разработанного плана. Следующие действия Заключительным этапом планирования является принятие решения по поводу распределения и перераспределения физи- ческих ресурсов для фактической реализации проекта. Вопрос, который необходимо задать на этом этапе: «Какое следующее действие нужно предпринять?» ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 123 Как уже отмечалось в предыдущей главе, этот тип призем- ленного, опирающегося на реальность мышления в сочетании с четкой формулировкой желаемого результата помогает опре- делить, в чем заключается наша реальная работа. По моему опыту, составление списка реальных проектов и постоянное управление следующим действием по каждому из них на 90 про- центов составляет то, что обычно называют проектным плани- рованием. Подобный основательный подход позволит понять ваше истинное отношение ко всем аспектам. Вы действительно хотите заняться этим проектом? Кто будет за него отвечать? Достаточно ли хорошо вы все обдумали? На каком-то этапе, если проект подразумевает действия, наступает момент для принятия решения о следующем шаге * Ответ на вопрос, что бы конкретно вы предприняли по какому-то поводу, если бы у вас был полный карт-бланш, является своего рада проверкой на зрелость вашего процесса обдумывания про- екта. Если вы пока не готовы дать ответ на этот вопрос, нужно вернуться на предыдущие уровни естественного планирования. Основы • Определите, какие следующие действия необходимы по каждой из текущих частей проекта. • Определите следующие действия для процесса планиро- вания, если необходимо. Активизация текущих частей проекта. Планирование проек- та можно считать достаточным для его реализации, когда определено каждое конкретное следующее действие по всем направлениям работы, при этом для выполнения этих дей- ствий не требуется сначала завершить работу над другими * Вы можете планировать проекты, не требующие немедленных действий, например представлять дом своей мечты. Отсутствие необходимости определять следующее конкретное действие автоматически переносит такой проект в разряд «Когда- нибудь / может быть»... и для подобных проектов это вполне нормально. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 124 компонентами. Если проект включает в себя множество разных задач, каждую из них нужно правильно оценить, задав вопрос: «Может ли кто-нибудь заняться этим прямо сейчас?» Например, можно координировать спикеров конференции и одновременно искать место для ее проведения. В некоторых случаях приходится заниматься только одной задачей, поскольку вся остальная работа по проекту зависит от этого результата. Так что возможно только одно следующее действие, которое окажется ключевым для всех остальных. Что еще нужно запланировать? А если требуются еще какие-то шаги по планированию, прежде чем вы сможете уверенно при- ступить к действиям? Значит, эти шаги нужно выполнить. Как можно продолжить планирование? Набросать дополнительные идеи. Отправить электронные письма Анне и Шону, чтобы узнать их мнение. Попросить помощника организовать встречу по планированию с группой по разработке продукта. Когда за следующее действие отвечает кто-то другой. Если сле- дующее действие лежит вне зоны вашей ответственности, вы тем не менее должны точно знать, кто за него отвечает (это главная цель использования списка ожидания). Если вы работаете в команде, то каждому участнику необязательно знать, какое следующее конкретное действие предстоит по каждой части проекта. Как правило, требуется просто распределить зоны ответственности между конкретными сотрудниками и предоставить им возможность самим определять следующие шаги относительно своих задач. Обсуждение следующих действий обеспечивает организаци- онную ясность. Сотрудники начинают думать о распределении реально доступных ресурсов, что рождает новые вопросы и детали. Это простое и сугубо практическое обсуждение, которое в состоянии значительно ускорить рабочий процесс и определить слабые места в проекте. Привычка прояснять следующее действие по проекту вне зависимо- сти от ситуации — залог сохране- ния спокойствия и контроля. ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 125 Какой объем планирования нужен вам на самом деле? В каком объеме нужно использовать эту модель планирования и до какой степени детализации? Если отвечать просто: ровно столько, сколько нужно, чтобы не держать проект в голове. Как правило, вы не можете перестать думать о проекте, пока не определили результат и следующие шаги и/или не поместили напоминания о них в надежную систему планирования, которую вы периодически просматриваете. Кроме того, возможно, вы еще недостаточно обдумали детали, перспективы и решения, а потому не уверены в эффективности вашего плана действий. Для того чтобы перестать беспокоиться о большинстве про- ектов (если принять мое определение проекта как результата, требующего совершения более одного действия), не нужно ничего, кроме определения результата и следующего действия. Вам нужен новый биржевой брокер? Позвоните другу и попросите порекомендовать кого-то. Нужно купить новый принтер для дома? Посмотрите в интернете доступные модели и цены. По моим оценкам, таковы 80 процентов проектов. Вы по-прежнему будете прогонять все эти проекты через полную модель пла- нирования, но только мысленно, чтобы определять каждый следующий шаг и выполнять его, пока проект не будет завершен. Еще около 15 процентов проектов могут потребовать по крайней мере какой-то внешней формы мозгового штурма: например, составления ассоциативной карты или нескольких заметок в программах для планирования или презентаций. Этого бывает вполне достаточно для формирования повесток дня деловых встреч, планирования отпуска или подготовки речи для местной торговой палаты. Заключительные пять процентов проектов могут потребовать целенаправленного применения одного или нескольких этапов модели естественного планирования. Она обеспечивает практи- ческие методы разрешения сложных ситуаций и эффективного продвижения проектов. У вас есть необходимость в большей Если вы все еще не можете вы- бросить проект из головы, значит, он требует более тщательного обдумывания. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 126 ясности или более активных действиях по любому из ваших проектов? Если так, применение этой модели может стать основным фактором вашего прогресса. Требуется больше ясности? Если требуется больше ясности, вернитесь еще раз к этапам модели естественного планирования. Часто люди бывают очень заняты (действия), но все равно испытывают замешательство и недостаток понимания, в каком направлении двигаться. В этом случае нужно свериться со своим планом или создать его (организация). Если недостаток ясности отмечается на уровне планирования, возможно, стоит провести еще один мозговой штурм, чтобы собрать достаточно актуальных идей и инфор- мации для подтверждения правильности плана. Если в ходе мозгового штурма не появляется ясных, четких идей, необхо- димо вновь вернуться к визуализации результата, убедившись, что «фильтр» в мозгу будет снят для обеспечения мышления в формате «как что-то сделать?». Если результат/ви ' дение неясны, стоит вернуться к стадии анализа, зачем вы вообще занимаетесь этой ситуацией (цель). Требуется больше действий? Если необходимо больше действий, нужно двигаться дальше по модели планирования. Можно испытывать большой энтузиазм по поводу цели проекта, но не иметь ясности, как воплотить его в жизнь. Сегодня перед руководителем, как правило, стои ' т задача улучшения качества рабочего процесса, но при этом зачастую у него не сформирована четкая картина желаемого результата. В этом случае нужно обдумать конкретные аспекты видения. Задайте себе вопрос: «Как будет выглядеть результат?» Если вы сформулировали ответ на этот вопрос, но дело так и не сдвинулось с мертвой точки, возможно, стоит заняться задачами из разряда «как?», а также практическими деталями ГЛАВА 3. творческий Подход к работе: Пять этаПов Планирования Проекта 127 и перспективой (мозговым штурмом). Мне часто доводится общаться с клиентами, которые получили вполне конкретный проект, например «Внедрить новую систему оценки деятель- ности», но не могут продвинуться в его выполнении, просто потому что не уделили несколько минут тому, чтобы набросать идеи, что нужно делать. Если у вас нет возможности провести мозговой штурм (часто это происходит, когда наваливаются другие, более срочные дела), требуется волевое усилие, чтобы оценить и принять решение относительно факторов, влияющих на выполнение проекта, которые необходимо организовать. Такое иногда случается, когда в ходе неформальной встречи по проекту возникает множество разных идей, но так и не принимается окончательное решение, какое конкретное действие нужно выполнить следующим. Если же у вас действительно есть план, но дело все равно не продвигается, нужно оценить каждый пункт, руководствуясь вопросом: «Какой должен быть следующий шаг и кто должен его предпринять?» Однажды я общался с руководителем, от- ветственным за проведение крупной ежегодной конференции. Он поинтересовался, как они могут избежать прошлогодней ситуации, когда вся команда допоздна работала в авральном режиме накануне мероприятия. Он рассказал о разных аспектах подготовки конференции, а я уточнил, что из этого можно начать делать уже сейчас. После того как он выделил с пол- десятка направлений работы, мы прояснили следующее действие по каждому из них. Процесс пошел как раз вовремя, чтобы не допустить повторения прошлогоднего аврала. Из двух предыдущих глав вы узнали о базовых моделях, помога- ющих сохранять максимальную продуктивность и контроль над ситуацией при минимальных усилиях на двух основных уровнях профессио- нальной и личной жизни: действия и проекты, по которым выполняются эти действия. Вам не требуется новых навыков, чтобы увеличить продуктивность и снизить уровень стресса. Нужна лишь система в их применении. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать Фундаментальные факторы неизменны: вы должны собрать все незавершенные задачи, обдумать каждую из них, а затем управлять результатами с помощью организации, обзора и действий. Используйте модель естественного планирования для всех ситуаций, которые вам нужно завер- шить. Эта модель из пяти этапов по- может работать над проектом быстрее, легче и эффективнее. Эти модели просты для понимания и применения. Их использование обес- печивает выдающиеся результаты. Вам фактически не нужны новые навыки: вы уже знаете, как собрать все задачи, прояснить результаты, определить следующее действие, упорядочить задачи по категориям, все проанализировать и интуитивно сде- лать выбор. Сейчас у вас есть способность сконцентрироваться на успешном результате, провести мозговой штурм, упорядочить обдумывание и перейти к следующим шагам. Однако одно лишь знание, как это все делать, не даст нуж- ного результата. Способность быть эффективным, сохранять спокойствие и контроль сама по себе не означает, что вы ею пользуетесь. Вам, как и многим другим, может помочь тренер, который будет находиться рядом, помогать вам советом и прак- тическими рекомендациями, пока новые принципы действия не станут для вас привычными и повседневными. Подробнее об этом в части II. Благодаря планированию вы начинаете дело, но, чтобы его завершить, нужна упорная работа. Уилл Роджерс |