Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
ОСНОВНОЙ МЕТОД , с помощью которого вы сможете овладеть ис- кусством спокойно и уверенно управлять рабочим процессом, разбит на пять шагов. Касается ли дело домашней кухни или компании, для того чтобы обрести контроль над ситуацией, нужно пройти эти пять шагов, причем для каждого из них есть лучшие практики и инструменты, но все они должны работать как единое целое, чтобы обеспечить себе то удиви- тельное продуктивное состояние, когда вы сохраняете ясную голову в пучине хаоса. Речь не только о том, чтобы «стать организованным» или «определить приоритеты». Это полезные вещи, но они приходят как следствие совершения этих пяти шагов, а не сами по себе. Механизмы, о которых я расскажу дальше, работают как единое целое, и воспользоваться ими легче и в то же время сложнее, чем это может показаться на первый взгляд. Мы 1) собираем всё, что привлекло наше внимание; 2) обра- батываем, иными словами проясняем, для себя, что означает каждая деталь и что с этим делать; 3) организуем результат в виде различных вариантов; 4) в ходе обзора этих вариантов выбираем один; 5) этот единственный будем выполнять. Эта Не позволяйте жизни вставать у вас на пути. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 62 формула выражает горизонтальное управление, включающее все, что следует принять во внимание в любой момент по мере того, как мы шаг за шагом продвигаемся вперед. Именно так мы поступаем, когда хотим взять ситуацию под контроль и стабилизировать ее, чтобы начать предпринимать эффективные действия. Предположим, вы решили приготовить ужин для друзей, но, придя домой, обнаружили, что на кухне царит полный беспорядок. Как вы по- ступите? Сначала посмо ' трите, какие вещи вообще не должны находиться на кухне (сбор); затем решите, что следует оставить, а что выбросить (прояснение); далее разло ' жите все вещи по местам: что-то в холодиль- ник, что-то в мусорное ведро, а что- то в раковину (организация); затем выберете рецепт в кулинарной книге в зависимости от того, какие у вас имеются продукты и кухонные принадлежности (обзор); наконец, возьметесь за дело и начнете с того, что растопите масло в сковороде (действие). Этот метод достаточно прост, и именно так все мы и по- ступаем. Однако мой опыт доказывает, что большинство людей могли бы значительно усовершенствовать свои навыки на каждом из этих пяти шагов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном в цепи этих пяти этапов, поэтому все звенья должны быть взаимосвязаны и стандартизированы. Неэффективность процесса контроля у большинства людей сказывается на множестве рабочих и личных задач, однако со- временные стрессы делают менее заметными эти слабые места. Повсеместный доступ к информации и скорость происходящих изменений — даже в тот момент, когда вы это читаете, — постоянно усложняют вашу жизнь и работу. На этом фоне уборка грязной кухни кажется даже облегчением! Маленькие утечки усиливают напряжение и становятся большими. Одно Получить полезное определение свободы можно, только если стре- миться к нему в главном в челове- ческой жизни, то есть в процессе, в котором люди учатся управ- лять своей реакцией и контроли- ровать обстоятельства. Уолтер Липпман, писатель, журналист ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 63 пропущенное электронное письмо, невыполненное обязатель- ство или непринятое решение способны вызвать колоссальные последствия. Поскольку объем полезной для вас информации, так же как и скорость ее поступления, не уменьшится, вы мно- гим рискуете, если не попытаетесь овладеть боевым искусством управления рабочим процессом. У большинства людей самым слабым звеном является пер- вый шаг — сбор. Они держат в голове бо ' льшую часть своих обязательств. То количество самых разных «должен», «мог бы», «следовало бы», которое они хранят в голове, значитель- но превышает количество обязательств, которые они где-то зафиксировали. Многие люди осознают свои обязательства, но при этом не переходят ко второму шагу: не проясняют их и не решают, какой конкретный следующий шаг нужно сделать. Разбросанные тут и там случайные списки дел, записи после встреч, какие-то напоминания на стикерах на холодильнике, мониторе компью- тера или в цифровом гаджете — все это, вместо того чтобы побуждать к действиям, вызывает оцепенение. Сами по себе такие списки дел скорее усиливают стресс, чем приносят облегчение. Некоторые люди принимают правильные решения о том, что нужно делать в конкретный момент, однако не могут эффективно организовать результаты, то есть выполнить третий шаг. Они приходят к мысли, что им нужно что-то обсудить с боссом, но напоминание об этом лежит где-то на дне их сознания, недоступное в нужной ситуации, в надежном формате, чтобы они могли бы выполнить это намерение. У кого-то есть хорошие системы, но они не уделяют долж- ного внимания их содержанию, так что системы эти теряют свою эффективность. У таких людей могут быть списки дел, планы, разные способы напоминаний (созданные благодаря сбору, прояснению и организации информации), однако они не используются в полной мере. Многие вообще не заглядывают в свой календарь, чтобы справиться о предстоящих событиях ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 64 и сроках, и, как следствие, становятся жертвами суматохи, когда все нужно успеть в последний момент. Наконец, если хотя бы одно из предыдущих звеньев окажется слабым, то действие (пятый шаг), которое будет выбрано в итоге, может оказаться далеко не самым лучшим. Большинство ре- шений выполнить конкретное действие принимаются на основе самой последней или самой «громкой» информации, при этом человек руководствуется, как правило, чувствами, а не разумом. Людей начинает преследовать мучительное ощущение, что они не делают того, что должны; что у них «не хватает времени» на потенциально важные вещи; они утрачивают ощущение значимости того, чем занимаются, а ведь именно в этом суть эффективности без стресса. Очень важно понять смысл каждого из этих пяти шагов и для каждого по- добрать правильные техники и инстру- менты, чтобы добиться максимального результата. Для меня очень полезным (и даже обязательным) является рас- пределение этих шагов в течение дня. Бывают моменты, когда мне хочется только собирать информа- цию, но не решать, что с ней делать. В другое время хочется привести в порядок мои записи после деловой встречи. Или, может быть, я только что вернулся из долгого путешествия и мне нужно разобраться с тем, что я привез с собой. Бывает время, когда мне необходимо сделать обзор всей моей работы или какой-то ее части. И, разумеется, я трачу много времени просто на выполнение того, что должно быть сделано. Одна из главных причин, по которой многим так и не удается стать организованными, заключается в том, что они просто пытаются сделать все пять шагов одновременно. Большинство людей, когда берут ручку, чтобы составить список дел, сразу же начинают выделять «самые важные» в порядке своих приори- тетов, при этом не определяя ни одного конкретного действия. Однако если вы не решите, что нужно сделать в связи с днем Спросите себя: «Когда и что я дол- жен видеть, в какой форме, чтобы не держать это в голове?» Вы созда- ете систему для того, чтобы она работала, а не ради самой системы. ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 65 рождения вашего секретаря, потому что прямо сейчас это «не так важно», этот открытый вопрос будет вытягивать из вас энергию и не позволит эффективно сфокусироваться на том, что действительно важно. В этой главе вы подробно узнаете о каждом из пяти шагов; в главах с четвертой по восьмую найдете пошаговую програм- му для реализации оптимальной системы для каждой фазы, включая множество примеров и лучших практик. Сбор Важно знать, какую информацию собирать и как сделать это наиболее эффективно, чтобы потом должным образом ее об- работать. Для того чтобы избавить свой мозг от задачи более низкого уровня — пытаться обращать внимание на все подряд, вы должны быть уверены, что действительно собрали всю информацию, связанную с тем, что вам нужно сделать или по какому поводу нужно принять решение, и что в какой-то момент в ближайшем будущем вы обработаете всю эту инфор- мацию и проанализируете ее. Сбор всей «незавершенки» Для того чтобы избавиться от «утечек», нужно собрать в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными: личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или неважные — все, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете любую степень внутреннего обязательства это изменить. Многое из того, что вы должны сделать, уже собрано для вас, пока вы это читаете. Почта приходит в ваши многочислен- ные почтовые ящики, реальные и виртуальные. Скорее всего, дома вы получаете настоящие посылки и письма. Физическая корреспонденция по-прежнему попадает в вашу корзину «Входящие» наравне с электронными сообщениями, SMS и голосовой почтой. В то же время вы постоянно замечаете то, ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 66 что нужно изменить. Даже не настолько очевидные, как полу- ченное электронное письмо, эти вопросы все равно требуют решения: их нужно закрыть, что-то сделать. Стратегические идеи, так и оставшиеся лишь на бумаге, сломанные гаджеты в ящике стола, которые нужно или отремонтировать, или выбросить, старые журналы на кофейном столике — все это относится именно к этой категории вещей. Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных. Реше ния, которые вы должны принять о том, собираетесь ли вы что-то делать или нет, уже можно считать открытым вопросом, а также все ситуации, когда вы уже решили что-то предпринять, но еще не совершили первого шага. И уж точно к этой категории относят- ся все задачи, которые у вас «в процессе» выполнения или по которым вы уже сделали все запланированное, но пока так и не признали их законченными. Для того чтобы эффективно управлять незавершенными делами, их необходимо раскладывать по символическим «корзи- нам», где они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще. Не забудьте периодически проводить реви- зию этих «корзин», чтобы они оставались для вас эффективным способом хранения. В широком смысле в основном вся потенциально полезная для вас информация уже собрана. Если вы не зафиксировали ее в какой-то удобной для вас внешней системе планирования, значит, она по-прежнему хранится у вас в голове. То, что вы не отметили какую-то задачу в списке дел, не означает, что этой задачи у вас нет. Однако сейчас мы говорим о том, что вся нужная вам информация должна храниться во внешней системе и всегда быть у вас под рукой. Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести. Брахма Кумарис ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 67 Инструменты сбора Существует несколько типов инструментов, как традиционных, так и высокотехнологичных, которые можно применять для сбора информации о незавершенных задачах. Как корзину «Входящие», в которой накапливается информация из внешних источников, можно использовать: • стандартный лоток для входящих документов; • бумажные системы планирования и записи; • электронные системы планирования и записи; • электронную почту и разные устройства для быстрого обмена сообщениями. Стандартный лоток для входящих документов Обычный канцелярский лоток, который может быть пласти- ковым, деревянным, кожаным или проволочным, — самый привычный инструмент для сбора бумажных и иных документов, требующих работы с ними: почта, журналы, записи с деловых встреч, корпоративные отчеты, билеты, квитанции, карты флеш-памяти, визитки, даже фонари с севшими батарейками! Блокноты и бумаги для заметок Бумага для заметок, блокноты, стикеры для напоминаний всех форм и размеров отлично подходят для того, чтобы записывать случайные идеи, неожиданные мысли, напоминания, что нужно сделать, и т. д. Все на ваш вкус и в соответствии с вашими потребностями. Цифровые записывающие устройства Компьютеры, планшеты, смартфоны и все виды современных мобильных устройств вполне подходят для записи дел, к которым нужно вернуться позже. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 68 Электронная почта и устройства для быстрого обмена сообщениями Если вы связаны с окружающим миром с помощью электронной почты или обмена текстовыми сообщениями, у вас должно быть виртуальное пространство для хранения входящих сообщений и файлов, где они находятся, пока вы не сможете их прочитать и что-то предпринять. Технологическая интеграция Благодаря техническому прогрессу все эти различные каналы можно автоматически объединить. Заметки на бумаге или на доске моментально переводятся в электронный формат; голосовые сообщения можно записать, оцифровать и распе- чатать. Можно отправить какую-то идею себе на почту с мо- бильного устройства. Все эти инструменты, и традиционные, и высокотехноло- гичные, действуют по принципу корзины «Входящие» и инте- грируют потенциально полезную информацию, обязательства, идеи и соглашения. Факторы успеха для сбора информации К сожалению, наличие корзины «Входящие» не гарантирует ее функциональности. У большинства людей имеются те или иные инструменты сбора информации, однако, как правило, они не пользуются ими в полной мере. Остановимся на трех обязательных условиях, от которых зависит эффективность фазы сбора. Все незавершенные задачи нужно хранить во внешней системе, а не в голове. Количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным. Систему сбора информации необходимо регулярно очищать. ГЛАВА 2. жизнь Под контролем: Пять шагов уПравления рабочим Процессом 69 Выбросьте всё из головы Если вы все еще стараетесь держать все задачи в голове, скорее всего, вас будет сложно убедить системно использовать и про- водить ревизию ваших корзин «Входящие». Многие рассуждают так: какая разница, хранится ли информация о незавершенных делах во внешней системе или в голове, толку нет ни от того, ни от другого. Это все равно что пытаться играть в пинбол * на игровом автомате с большими дырками на игровом поле, так что мячи постоянно в них проваливаются. Какой смысл продолжать играть? Инструменты сбора и хранения информации должны стать вашими постоянными спутниками, всегда на- ходиться под рукой, чтобы вы в любой момент могли зафиксировать какую-то ценную мысль. Пусть они станут для вас столь же незаменимыми, как зуб- ная щетка, водительские права или очки. Уверенность в том, что ни одна из потенциально интересных идей не потеряется, даст вам свободу и во- одушевит на новые хорошие идеи. Минимизируйте количество мест для хранения информации Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно. При этом, если у вас слишком много мест для хранения * Пинбол — тип аркадной игры, в которой игрок набирает игровые очки, манипу- лируя одним или более металлическими шариками на игровом поле. Прим. ред. Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок. Мишель де Монтень, мыслитель Держите все либо исключительно в памяти, либо только во внешней системе. Нечто среднее не по- зволит вам доверять ни тому, ни другому. ЧАСТЬ I. методология GeTTinG ThinGs Done: добро Пожаловать 70 информации, нередко возникают сложности с ее системной обработкой. Количество мест сбора и хранения информации может оказаться избыточным и если вы пользуетесь традиционными системами, и если используете высокотехнологичные инстру- менты. Большинство людей, привыкших к блокнотам для записей и стандартным лоткам для входящих документов, могут зна- чительно усовершенствовать свою систему. Записи нужно си- стематизировать, а не позволять им копиться на листках бумаги, в блокнотах, в ящиках стола. Документы и другие физические материалы должны быть рассортированы по лоткам и папкам, а не лежать стопками во всех углах. Что касается высокотех- нологичных инструментов, с развитием социальных сетей, многочисленных мобильных устройств и вездесущей электрон- ной почты число потенциальных источников входящей инфор- мации значительно увеличилось. Сегодня у людей нередко больше одного адреса электронной почты, они участвуют в нескольких социальных сетях и имеют несколько цифровых устройств. Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса. Использование стандартных ин- струментов и процедур для сбора и хранения информации будет приоб- ретать для вас все большее значение по мере усложнения вашей жизни и работы. Например, за годы работы, возможно, вы заметили, что самые удачные мысли о работе приходят в голову отнюдь не в офисе. Способность не упустить эти мысли благодаря удобной системе хранения информации, которая всегда под рукой, — это ключ к высокой эффективности. Вся потенциально полезная ин- формация должна поступать к вам через минимальное число каналов, чтобы ее можно было легко полу- чить и оценить. |