Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
НАЛИЧИЕ ПОЛНОЙ и комплексной системы организации наделяет вас невероятной силой, потому что позволяет вашему мозгу перейти от стандартного мыслительного процесса к интуитивному фо- кусированию внимания, не отвлекаясь на те вопросы, которые не были решены. Однако чтобы это произошло, ваша физическая система организации должна быть лучше, чем мыслительная. Организованность — это способ- ность хранить вещи там, где они, по ва- шему мнению, и должны находиться. Если вы решаете сохранить что-то как справочный материал и помещаете это в собственную систему хранения, это хорошая организация. Если вы решаете, что вам нужно напоминание, чтобы сделать телефонный звонок, и помещаете это напоми- нание туда, где, по вашему мнению, должны находиться все подобные напоминания, это хорошая организация. Звучит просто, но при этом возникает серьезный вопрос: что значат для вас все эти задачи? В предыдущей главе мы убедились, что многое из того, что люди пытаются организовывать, они для себя не прояснили. Но даже после прояснения возможны более Нужна безупречная система орга- низации, чтобы вы могли сохранять фокус на более широкой перспек- тиве и избавились от постоянного давления помнить о чем-то или получать напоминания. Я должен создать систему или стать рабом системы, создан- ной другим. Уильям Блейк, поэт, художник ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 199 7 ОРГАНИЗАЦИЯ: СОЗДАНИЕ ПРАВИЛЬНЫХ МЕСТ ХРАНЕНИЯ НАЛИЧИЕ ПОЛНОЙ и комплексной системы организации наделяет вас невероятной силой, потому что позволяет вашему мозгу перейти от стандартного мыслительного процесса к интуитивному фо- кусированию внимания, не отвлекаясь на те вопросы, которые не были решены. Однако чтобы это произошло, ваша физическая система организации должна быть лучше, чем мыслительная. Организованность — это способ- ность хранить вещи там, где они, по ва- шему мнению, и должны находиться. Если вы решаете сохранить что-то как справочный материал и помещаете это в собственную систему хранения, это хорошая организация. Если вы решаете, что вам нужно напоминание, чтобы сделать телефонный звонок, и помещаете это напоми- нание туда, где, по вашему мнению, должны находиться все подобные напоминания, это хорошая организация. Звучит просто, но при этом возникает серьезный вопрос: что значат для вас все эти задачи? В предыдущей главе мы убедились, что многое из того, что люди пытаются организовывать, они для себя не прояснили. Но даже после прояснения возможны более Нужна безупречная система орга- низации, чтобы вы могли сохранять фокус на более широкой перспек- тиве и избавились от постоянного давления помнить о чем-то или получать напоминания. Я должен создать систему или стать рабом системы, создан- ной другим. Уильям Блейк, поэт, художник тонкие различия, которые предполагают творческий подход и разную степень контроля. Подробнее об этом я расскажу в данной главе по мере описания организационных шагов и ин- струментов, которые понадобятся вам, чтобы систематизировать вашу корзину «Входящие». Когда вы разбираете свои «входя- щие», то создаете списки и группы вопросов, нуждающихся в организации, и неизбежно думаете о дополнительных элемен- тах. Иными словами, формируете свою систему организации не сразу и не на пустом месте. Она будет меняться по мере того, как вы систематизируете разные материалы и определяете, поместили ли вы их туда, куда удобно. Ваша система должна и будет меняться вместе с вами. Основные моменты останутся неизменными, но оптимальная структура управления через год может выглядеть абсолютно иначе. Внешние элементы диаграммы ра- бочего процесса показывают основные категории, куда попадают ваши мате- риалы, когда вы решаете, что они для вас значат и что по их поводу нужно сделать. Основные категории Есть семь базовых категорий, которые вам следует отслеживать и которыми нужно управлять с организационной и операци- онной точек зрения: • список проектов; • вспомогательные материалы по проекту; • мероприятия и информация; • список следующих действий; • лист ожидания; • справочные материалы; • список «Когда-нибудь / может быть». ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 200 Важность четких границ Очень важно, чтобы между всеми этими категориями были четкие границы. Каждая из них представляет собой отдельный тип соглашения, которое мы заключаем с собой и о котором мы должны получить напоминание в конкретное время и кон- кретным способом. Если эти категории теряют границы, польза от системы организации сойдет на нет. Именно поэтому сбор информации и прояснение, что она зна- чит для вас, являются первостепенными факторами в процессе организации. Большинство людей стремятся взять свою жизнь под контроль, просто стараясь «стать организованными». При этом они оперируют неполными спи- сками дел, где перечислены неясные задачи. Однако если вы придержива- лись тех рекомендаций, которые я дал, у вас должно быть довольно четкое представление о том, что необходимо отслеживать, а также практический способ систематизировать ваши задачи. Если вы пренебрегаете этим разделением на категории и позволяете разным пунктам визуально или ментально попадать в одну группу, у вас может сформироваться психологическая не- восприимчивость к содержанию. Например, если вы поместили справочные материалы в ту же стопку, что и материалы, которые хотите прочитать, скорее всего, вы их так и не прочитаете. Если вы фиксируете в списке следующих действий события, которые должны быть отмечены в календаре, потому что у них есть конкретные даты, то скоро перестанете доверять своему календарю и будете постоянно перепроверять списки действий. Если у вас есть проекты, которыми вы собираетесь заняться в будущем, поместите их в список «Когда-нибудь / может быть», так чтобы в списке текущих проектов вы могли сосредоточиться на активных действиях. А если в список проектов попадают какие-то пункты из листа ожидания, то ваш мозг начинает постоянно на них отвлекаться, что очень непродуктивно. Чтобы поддерживать ясность, категории должны быть визуально, физически и психологически отде- лены друг от друга. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 201 Все, что вам нужно, — это списки и папки Когда вы знаете, что именно вам нужно отслеживать (об этом мы говорили в предыдущей главе), все, что вам нужно, — это списки и папки. Этого вполне достаточно для напоминаний, хранения справочных и вспомогательных материалов. С помощью списков (я уже говорил о том, что это могут быть отдельные листы в папках) вы сможете отслеживать свои текущие проекты, дела, к которым хотите вернуться позже, а также действия, которые вам нужно предпринять для решения открытых вопросов. Для хранения справочных материалов и информации по текущим проектам вам потребуются папки (цифровые или обычные). Многие люди годами составляют списки задач, но при этом не слиш- ком эффективно. Они скептически относятся к таким простым системам, как та, что предлагаю я. Большинство из этих людей помещают в свои списки совсем не то, что надо, или оставляют их неполными. Из-за этого списки теряют свою функциональность, а люди продолжают держать часть задач в голове. Все становится гораздо проще, когда вы знаете, что должно быть в списках: остается только найти способ ими управлять. Как я уже говорил, не стоит терять время на внешнее струк- турирование списков по приоритетам, чтобы не переделывать все, когда ситуация изменится. Для многих людей попытка создать такую структуру в процессе организации неизменно оборачивается головной болью. Вы сможете более эффективно интуитивно определять приоритеты, когда у вас перед глазами будет полный список, а не несколько меняющихся вариантов. Список задач — это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и воз- можность постоянного обзора этого спектра. Обратите внимание, что под «списком» я подразумеваю исключительно деление на категории предметов с некоторыми Я не дал бы ровным счетом ничего за простоту по эту сторону сложности, но отдал бы жизнь за простоту по ту сторону сложности. Оливер Уэнделл Холмс ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 202 одинаковыми характеристиками. Формально списки могут выглядеть следующим образом: 1) папка или ящик с листами бумаги, содержащими записи по элементам данной категории; 2) собственно список на листе бумаги (часто в блокноте или системе планирования); 3) цифровой список в специальной программе или мобильном устройстве. Организация напоминаний о действиях Если вы разобрали все материалы из корзины «Входящие», у вас, несомненно, образовалась целая стопка напоминаний о дей- ствиях, занимающих более двух минут, которые вы не можете делегировать. Скорее всего, от 20 до 60–70 таких задач. Кроме того, появились напоминания о тех делах, которые вы поручили другим, а также о тех, которые нужно внести в календарь или в список «Может быть». Все это необходимо систематизировать наиболее логичным для вас способом, чтобы вы могли просматривать эти задачи и выполнять, когда появляется время. Физическая форма организации этой системы, будь то традиционный список в бумажном или электронном формате или напоминания в папке или ящике, также должна быть удобной для вас. Действия, которые необходимо фиксировать в календаре Как я уже говорил, с точки зрения организационного процесса можно выделить два основных типа действий: те, которые назначены на конкретную дату и/или время, и те, которые просто нужно выполнить, когда у вас появляется такая возможность (у не- которых из них может быть обозначена финальная дата). События, которые вы фиксируете в календаре, могут быть привязаны либо ко времени (напри- мер, «10:00–11:00 встреча с Джоном»), либо к дате («В четверг позвонить Рэйчел, узнать, получила ли она предложение»). Календарь должен показывать те события, вокруг которых вы выстраиваете остальную вашу деятельность. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 203 При разборе входящих, возможно, вам попались задачи, которые вы сразу же зафиксировали в календаре. Например, вам предстоит медицинское обследование, а для этого нужно позвонить в клинику и записаться на него. Так как это действие занимает не больше двух минут, вы сразу же это делаете, а затем заносите дату и время предстоящего обследования в календарь. Многие люди, поддавшись старой привычке ведения еже- дневных списков дел, могут записать в календарь ту задачу, которую они, возможно, хотели бы сделать, скажем, в следующий понедельник, но которую фактически можно передвинуть на любой другой день. Не поддавайтесь этому. Вы должны доверять своему календарю как священной территории, отра- жающей четкие границы ваших обязательств на конкретный день. И эти обязательства должны быть сразу очевидны, когда вы заглядываете в календарь на бегу. Будет гораздо проще, если в календаре вы станете записывать только те дела, которыми в обязательном порядке должны заняться или о которых должны знать в этот день. Когда календарь начнет выполнять свою функцию в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно осуществить, попадут в категорию «как можно скорее с учетом всего остального, что мне нужно сделать». Организация остальных действий по контексту За многие годы практики я пришел к выводу, что лучший способ напоминаний об остальных действиях, — это контекст, который требуется для их выполнения, например инструмент, место или ситуация. Так, если для выполнения действия необходим компьютер, нужно записать это в список «За компьютером». Если действие требует активных ваших перемещений, например пойти в банк или в строительный магазин, зафиксируйте его в списке «Поездки». Если следующий шаг заключается в том, чтобы лично побеседовать с вашим партнером Эмили, поместите напоминание об этом в папку «Эмили». Насколько конкретными будут эти категории, зависит, во-первых, от того, сколько действий вам нужно отслеживать, ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 204 а во-вторых, от того, как часто вы меняете контекст их выполнения. Если вы из тех редких людей, у которых не больше 25 сле- дующих действий, вам вполне достаточно одного списка. В нем могут быть самые разные пункты: «Купить гвозди», «Обсудить с боссом кадровые перестановки» или «Набросать идеи по по- воду заседания комитета». Если же следующих действий 50 или 100, сложно найти нужное в одном длинном списке. Каждый раз, когда появляется время что-либо сделать, придется сначала проводить малопродуктивную систематизацию. Например, если во время конференции возникла пауза и вы можете кому-то позвонить, нужно сначала выделить из общего списка все задачи по телефонным звонкам. Поэтому, когда вы идете куда-то по делам, позаботьтесь, чтобы у вас был отдельный список дел, которые вы можете сделать параллельно. Такой тип организации списков, кроме того, повышает вашу энергию, вы чувствуете настрой на определенную деятельность. Например, если у вас «телефонное настроение», вам легче сделать много телефонных звонков и полностью выполнить список «Телефонные звонки». Когда вы за компьютером, можно постараться сделать все дела, связанные с этим, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы переключиться и войти в другой ритм с другими рабочими инструментами, требуется гораздо больше энергии и усилий, чем многие себе представляют. Наконец, очевидно, что на встрече с руководи- телем все вопросы, которые вы планируете обсудить, должны быть в одном списке и под рукой. Стандартные категории напоминаний о действиях Вероятно, для вас окажутся полезными следующие заголовки списков: • Телефонные звонки • За компьютером • Поездки ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 205 • В офисе (разное) • Дома • В любом месте • Повестки дня (для людей и на встречи) • Прочитать/посмотреть Телефонные звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать. Работать над этим списком можно, когда у вас есть время и телефон под рукой. Если вы постоянно в разъездах, удобнее иметь один список для всех звонков. Возможность воспользоваться им может выдаться в любой момент, например, когда вы не в офисе, путешествуете, ждете самолет или ребенка из школы. Отдельный список телефонных звонков позволит сконцентрироваться и выбрать человека, которому лучшего всего звонить в данный момент. Советую указывать рядом с каждым пунктом телефонный номер. Нередко складываются ситуации, когда вы позвонили бы, если бы не нужно было искать номер телефона. Впрочем, если вы пользуетесь мобильным телефоном, достаточно нажать на кнопку. За компьютером. Если вы работаете за компьютером (особенно если у вас несколько устройств: рабочий и домашний компью- теры, ноутбук и планшет), может оказаться полезным систе- матизировать все действия, которые нужно выполнить, попав за компьютер. Так вы увидите весь спектр задач: электронные письма, которые нужно отправить, документы, которые следует подготовить или отредактировать, и т. д. Поскольку я много летаю, я состав- ляю два списка дел: «За компьютером» и «Онлайн». На борту самолета, где обычно нет Wi-Fi, я не могу подклю- читься к интернету или своим серве- рам, что бывает нужно для работы. Вместо того чтобы смотреть в свой Внимательно подумайте, где, когда и при каких обстоятельствах вы можете выполнять конкретные действия, и организуйте свои списки соответственно. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 206 список и выбирать, что я могу сделать, а что нет, я точно знаю, что в списке «За компьютером» у меня зафиксированы только те задачи, которые не требуют подключения к интернету. Это освобождает от необходимости дополнительно систематизиро- вать список по этому критерию. Если вы работаете за компьютером только в офисе или только дома, эти действия можно включить в списки, организованные по местоположению. Впрочем, было бы полезно видеть все задачи, связанные с компьютером, когда вы находитесь рядом с компьютером. С другой стороны, если ваша работа доста- точно мобильна и вы можете выполнять ее и на компьютере, и на ноутбуке, и на планшете, и на смартфоне, тогда, возможно, оптимальным вариантом для вас будет записать все задачи в один общий список «Цифровой контекст» или поместить их в категорию «В любом месте». Поездки. Имеет смысл поместить в одном месте напоминания обо всех делах, которые нужно выполнить, когда вы не в офисе. Общий список поможет попутно справиться с большим коли- чеством задач. В него попадут самые разные дела: «Получить в банке сертификаты на акции», «Забрать костюм из ателье» или «Купить цветы для Робин». Конечно, этот список может быть составлен в виде само- клеящихся листков с напоминаниями в вашем блокноте, или на холодильнике, или в виде электронного списка дел в при- ложении по управлению задачами. Иногда полезно создавать подсписки в рамках отдельных пунктов списка «Поездки». Например, если вам нужно что-то купить в строительном магазине, стоит внести в список пункт «Строительный магазин», а затем пе- речислить все, что нужно купить. Это напоминание можно сделать на сти- кере или, если вы пользу етесь тех- нологичными устройствами, добавить как отдельный комментарий к пункту Мы должны стремиться достичь той простоты, которая превос- ходит сложность. Джон Гарднер, писатель Чем проще фокусировать внимание на действиях, тем больше их будет выполнено. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 207 список и выбирать, что я могу сделать, а что нет, я точно знаю, что в списке «За компьютером» у меня зафиксированы только те задачи, которые не требуют подключения к интернету. Это освобождает от необходимости дополнительно систематизиро- вать список по этому критерию. Если вы работаете за компьютером только в офисе или только дома, эти действия можно включить в списки, организованные по местоположению. Впрочем, было бы полезно видеть все задачи, связанные с компьютером, когда вы находитесь рядом с компьютером. С другой стороны, если ваша работа доста- точно мобильна и вы можете выполнять ее и на компьютере, и на ноутбуке, и на планшете, и на смартфоне, тогда, возможно, оптимальным вариантом для вас будет записать все задачи в один общий список «Цифровой контекст» или поместить их в категорию «В любом месте». Поездки. Имеет смысл поместить в одном месте напоминания обо всех делах, которые нужно выполнить, когда вы не в офисе. Общий список поможет попутно справиться с большим коли- чеством задач. В него попадут самые разные дела: «Получить в банке сертификаты на акции», «Забрать костюм из ателье» или «Купить цветы для Робин». Конечно, этот список может быть составлен в виде само- клеящихся листков с напоминаниями в вашем блокноте, или на холодильнике, или в виде электронного списка дел в при- ложении по управлению задачами. Иногда полезно создавать подсписки в рамках отдельных пунктов списка «Поездки». Например, если вам нужно что-то купить в строительном магазине, стоит внести в список пункт «Строительный магазин», а затем пе- речислить все, что нужно купить. Это напоминание можно сделать на сти- кере или, если вы пользу етесь тех- нологичными устройствами, добавить как отдельный комментарий к пункту Мы должны стремиться достичь той простоты, которая превос- ходит сложность. Джон Гарднер, писатель Чем проще фокусировать внимание на действиях, тем больше их будет выполнено. списка «Строительный магазин», в котором указать все детали * В офисе. Если вы работаете в офисе, определенные действия можете выполнить только на рабочем месте, и такой список полезно иметь перед глазами. Хотя очевидно, что, если для ра- боты вы пользуетесь компьютером и телефоном и у вас созданы отдельные списки «Телефонные звонки» и «За компьютером», они также пойдут в дело. Я использую список «В офисе» для на- поминания о делах, требующих моего физического присутствия на рабочем месте, например навести порядок в ящике для документов или распечатать и обсудить большой доку- мент с коллегой. В современных условиях компании становятся все более открытыми, гибкими и виртуальными. Набирает популярность такое явление, как hotel-ing: у сотрудника нет постоянного рабочего места, он может приступить к работе в любом удобном для него месте в офисе компании. Соответственно, категория дел «В офисе» может означать действия, для совершения кото- рых просто необходимо находиться где-то в офисе компании. В связи с этим для некоторых людей становится актуальным создание двух списков дел «В офисе», каждый из которых связан с каким-то конкретным рабочим местом. Дома. Многие дела можно выполнить только дома, а потому имеет смысл создать соответствующий отдельный список. * Еще один прорыв в технологии персональной продуктивности (в некоторой степени определенный популярностью методологии GTD) — развитие напоми- наний, основанных на местоположении человека. При подключенном сервисе GPS-навигации мобильное устройство способно определить ваше местоположе- ние — в строительном магазине, дома, в городе — и напомнить о действиях, связанных с этой средой. В принципе, это имеет смысл. Однако на практике мы всегда имеем дело с многочисленными вариантами и оцениваем всю совокупность наших задач с разных точек зрения. Так что эта функция не более чем приятное дополнение к списку задач, который мы держим под контролем, как часть общей системы. Пока еще слишком оптимистично полагать, что применение этой технологии поможет абсолютно не беспокоиться о делах и при этом не упускать ничего из виду. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 208 Уверен, у вас множество личных проектов, связанных с домаш- ним пространством. И часто следующий шаг по этим проек- там — просто сделать это. Стандартными пунктами этого списка могут быть: «Повесить новую акварель, «Навести порядок в принадлежностях для путешествий» или «Убрать зимнюю одежду в шкафы». Если помимо офиса вы работаете еще и дома, как я, то все, что можно сделать только здесь, попадает в список «Дома». (Если вы работаете только дома, то список «В офисе» вам не нужен.) Некоторые люди работают в разных местах. У кого-то есть персональные места, куда они отправляются работать, чтобы сменить обстановку, например гостевые дома, лодки, даже просто небольшие местные кофейни. Категория «В Starbucks» вполне подходит для организации списка действий! Повестки встречи * . Многие из ваших следующих действий должны произойти во время личного общения с кем-то или требуют обсуждения с другими людьми. Вам нужно поговорить с деловым партнером по поводу идей на следу- ющий год, узнать у супруги, что она планирует на весну, дать помощнику поручение, которое сложно описать по электронной почте. К тому же на планерке в следующий понедельник нужно поставить всех в известность об изменениях в предоставлении отчетов о расходах. Для каждого из этих людей и для рабочей планерки (если вы постоянно в ней участвуете) необходимо составить отдельный список следующих действий. Специалисты, у которых заведена отдельная папка, где лежат все материалы, которые могут понадобиться для обсуждения с руководителем, уже используют один из вариантов этого метода. Хотя, если вы подходите к определению всех своих следующих действий последовательно, у вас может получиться от 3 до 15 таких списков. Я рекомендую * Под «повесткой встречи» я подразумеваю вопросы, которые необходимо обсудить с кем-то или во время встречи. Для рабочих встреч и людей, с ко- торыми вы общаетесь постоянно, часто требуется отдельный список «Повестка встречи». ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 209 создавать отдельные списки для начальников, партнеров, по- мощников и детей. Такой же список должен быть для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или технического консультанта, а также для всех людей, с которыми нужно об- судить больше одного вопроса при следующей личной встрече или в телефонном разговоре. Если вы участвуете в самых разных встречах: рабочих пла- нерках, встречах по проектам, заседаниях совета директоров, заседаниях комитетов, родительских собраниях, — для каждой из них стоит создать отдельный список, где будут собраны все вопросы, требующие об суждения. Нередко требуется вести список текущих дел для общения с кем-то в течение ограниченного периода. Например, если строительный подрядчик выполняет ремонт в вашем доме, можно создать отдельный список по этой теме на время ремонта. Когда после рабочего дня вы осматриваете проделанную работу, могут возникнуть вопросы, которые вы хотели бы обсудить на следующий день. В этом случае список поможет ничего не упустить из виду. Такие списки очень полезны, и поэтому ваша система долж- на быть способна создавать их просто и быстро. Например, считаные секунды уйдут на то, чтобы вставить лист бумаги со списком для конкретного человека или встречи в блокнот или добавить напоминание в категории «Повестка встречи» в вашем цифровом устройстве. Прочитать/просмотреть. Несомненно, в вашей корзине «Входящие» есть целый ряд материалов, для которых следующее действие с вашей стороны — прочитать. Надеюсь, вы применили правило «двух минут» и уже разобрались со многими из них: выбросили, сохранили или делегировали. Печатные материалы, с которыми нужно ознакомиться, но на которые уйдет больше двух минут времени, лучше всего Чем шире круг ваших обязанностей и выше должность, тем больше вы будете делать через общение с другими и делегирование. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 210 временно помещать в отдельный лоток «Прочитать/просмот- реть». В рамках моего определения это все еще «список». Но в этом случае будет эффективнее, если вы сгруппируете сами физические материалы. У большинства людей лоток «Прочитать/просмотреть» становится довольно объемным. Именно поэтому так важно, чтобы там находились только те материалы, к которым вы действительно собираетесь вернуться позже. Эта категория сама по себе может стать пугающей. Однако когда ее границы размываются, ситуация окончательно выходит из-под контроля и начинает вызывать психологическое отторжение. Следует определить для себя четкие критерии этой категории, и в дальнейшем этот саморегу- лирующийся механизм поможет вам более осознанно подходить к тому, что вы хотите сохранить, а от чего можно избавиться. Специалистам некоторых профессий (например, юристам) по-прежнему приходится работать с большим объемом пе- чатных документов. Это остается оптимальным способом, несмотря на то что большинство таких документов можно создать и хранить в электронном виде. В таких случаях часто имеет смысл в дополнение к лотку «Прочитать/просмотреть» создать еще одну категорию: «Просмотреть/ответить» — для более внимательного чтения, которое требует иной степени сосредоточенности. Целесообразно иметь под рукой систематизированный ма- териал для чтения на тот случай, если вдруг задерживается начало встречи, на семинаре предусмотрен перерыв, в который вам нечего делать, когда вы ждете своей очереди у стоматоло- га и, конечно, когда путешествуете поездом или самолетом. Это замечательные возможности поработать над материалами из этой категории. Люди, не систематизирующие материалы для чтения, теряют много времени, так как в нашей жизни полно небольших «окон», которые можно использовать с толком. Больше всего на недоста- ток времени жалуются те, кто тратит его самым неэффективным образом. Жан де Лабрюйер, философ, писатель ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 211 Учитывая, что сегодня мы получаем огромный поток циф- ровой информации, которая не всегда важна для нашей про- фессиональной или личной жизни, но просто развлекает нас или интересна нам, имеет смысл создать отдельную организа- ционную категорию для таких вещей. Это может быть папка «К просмотру» в вашей электронной почте или отдельный список, где хранятся ссылки на заинтересовавшие вас видео, блоги или статьи. Систематизация листа ожидания Так же как и напоминания о действиях, которые нужно вы- полнить, необходимо упорядочить напоминания о том, что должно быть сделано другими. При этом не обязательно отслеживать каждое конкретное действие: здесь речь идет о конечных результатах или проектах в зоне ответственности других людей (например, билеты в театр, которые вы заказали; сканер, который должны доставить в офис; одобрение пред- ложения вашего клиента и т. д.). Когда следующее действие должен выполнить другой человек, вам не нужно напоминание о действии — просто условный знак, чего конкретно вы ожидаете и от кого. Ваша роль сводится к тому, чтобы ре- гулярно просматривать этот список и оценивать, не требуется ли ваше вмешательство, например уточнить, как продвигается проект, и стимулировать процесс в случае необходимости. Многим людям, особенно на руководящих позициях, под- держание в актуальном состоянии списка еще не выполненных другими обязательств, а также периодическая ревизия этого списка дают чувство облегчения и возможность сконцентри- роваться для движения вперед. Возможно, для вас наиболее удобным вариантом будет держать лист ожидания под рукой в той же системе, что и списки с напо- минаниями о следующих действиях. Пока проект не завершен, Управляйте обязательствами других людей, прежде чем их уклонение от работы вызовет проблемы. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 212 ответственность за каждый следующий шаг может неоднократно переходить от вас к другим людям и обратно. Например, вам нужно позвонить поставщикам и запросить у них коммерческое предложение (и зафиксировать это в листе ожидания). Когда предложение получено, вам нужно его прочитать (на время оно может попасть в лоток «Прочитать/просмотреть» или в список «За компьютером»). Если предложение вас устроило, вы отсы- лаете его боссу на одобрение (и снова фиксируете это в списке ожидаемого). И так далее * Очень полезно иметь лист ожидания под рукой, когда вы беседуете с тем, кто отвечает за какие-то пункты этого списка. Лучше заранее поинтересоваться: «Кстати, как там дела с предложением от Гонзалеса?», чем ждать, пока ситуация выйдет из-под контроля. Для этой категории особенно важно датировать все пункты, а также по возможности указывать согласованную дату дедлайна. Слова будут звучать гораздо весомее, если вы можете сказать: «Но я сделал заказ 12 марта» или «Вы изучаете предложение уже три недели». По моему опыту, одна лишь эта маленькая тактическая деталь дорогого стоит. Вы обретете настоящую уверенность, когда будете знать, что в вашем листе ожидания зафиксировано абсолютно все, что вас волнует, из того, что должны сделать другие. Использование предмета как напоминание о действии Наиболее эффективный способ отслеживать свои напоминания о действиях — добавлять их к спискам или папкам по мере возникновения. После того как вы таким образом обработаете изначальную информацию, она вам больше не понадобится. При обсуждении проекта с руководителем вы можете делать * В этом случае предпочтение лучше отдать электронным спискам (а также отдель- ным листам бумаги в разных папках), так как они позволяют легко переносить пункты списка из одной категории в другую по мере того, как меняется ситуация, при этом вам не нужно ничего переписывать или переделывать. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 213 для себя пометки, которые выбросите после завершения про- екта. Некоторые люди пытаются хранить текстовые и голосовые сообщения, чтобы не забыть, что им нужно сделать, но это не самый эффективный способ управления напоминаниями, которые содержат эти сообщения. Тем не менее в этом правиле есть исключения. Информация определенного типа гораздо лучше сама напомнит о требуемых действиях, чем если вы будете писать что-то о ней в список. К этой катего- рии относятся некоторые бумажные материалы и электронные письма. |