Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Управление рабочим процессом на основе бумажных документов Некоторые предметы сами по себе являются лучшими на- поминаниями о работе, которую нужно выполнить. Хороший тому пример — статьи, журналы, документы из категории «Прочитать/просмотреть». Очевидно, что писать в списке дей- ствий: «Прочитать статью в Vogue» — это уже перебор, когда можно просто положить журнал в соответствующий лоток, что само по себе послужит напоминанием. Вот еще пример: если вы ведете бумажную бухгалтерию, наверное, проще оплачивать все счета за один раз, поэтому вы храните их в отдельной папке или лотке «Счета на оплату» (возможна более общая формулировка: «Финансовые документы на обработку»). Точно так же с финансовыми документами, приложенными к отчетам о расходах, нужно либо разбирать- ся в тот момент, когда они к вам попадают, либо хранить их в отдельном конверте или папке «Квитанции на обработку» * Возможно, в силу специфики вашей работы, входящей ин- формации и рабочего места для вас будет более эффективным * В этом подходе есть свои риски, если вы не следите за этими «Счетами на оплату» или «Квитанциями на обработку». Чтобы не думать об этих документах, недоста- точно просто системно их хранить — вы должны быть уверены, что в состоянии своевременно с ними разбираться. Храните электронные письма и документы, требующие действий, отдельно от всех остальных. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 214 создать другие категории и использовать только сами документы. Например, специалист службы поддержки может иметь дело с многочисленными запросами, которые заполняются по стан- дартному образцу, и в этом случае оптимальный способ работы с этими документами — создать для них отдельный лоток или папку (стандартную или цифровую). Юристу или бухгалтеру может потребоваться время, чтобы изучить какие-то документы и принять по ним решение, тогда их лучше хранить в отдельном лотке с документами такого же типа. Что полезнее: делать для себя напоминания в виде списка задач или использовать в качестве напоминания сами материалы, в значительной степени зависит от характера работы с ними. Нужны ли вам напоминания о них где-то помимо рабочего стола? Если да, то нужно учесть, на- сколько они компактны и можно ли их брать с собой. Если работать с ними вы можете только на рабочем месте, то и напоминания лучше всего держать только на рабочем столе. Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания должны быть четко разделены на отдельные категории на основании того, какое следующее действие требуется. Если для того, чтобы заказать какую-то услугу, нужно позвонить, напомина- ние должно находиться в списке «Телефонные звонки». Если следующий шаг — ознакомиться с информацией и внести ее в компьютер, напоминание должно быть в списке «За компью- тером». В большинстве случаев эффективность управления рабочим процессом страдает от того, что все документы одного типа (например, заявки на оказание услуг) хранятся в одном лотке или файле, несмотря на то что по каждой заявке могут требоваться разные действия. В одном случае нужно кому-то позвонить, в другом — изучить имеющуюся информацию, в третьем — запросить дополнительную информацию. И тем не менее все эти запросы лежат вместе. Подобная система организации способна вызвать у человека ступор при виде Самый важный фактор процесса организации — снижение когни- тивной нагрузки, когда вы избавля- етесь от необходимости постоянно думать: «Что мне с этим делать?» ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 215 этой стопки документов, потому что ему по-прежнему нужно принимать самые разные решения о следующем конкретном действии по каждому документу. Моя персональная система очень мобильна: практически все напоминания я организую в бумажные списки. Однако у меня все-таки есть лоток «Прочитать/просмотреть» с физическими материалами в офисе, а также пластиковая папка с таким же названием, которую я могу взять с собой. Хотя какие-то журналы я читаю и храню в электронном формате, мне все-таки приятно и с функциональной, и с эстетической точки зрения иметь под рукой бумажные версии каких-то материалов. Управление потоком электронных сообщений Как и бумажные материалы, электронные письма, требующие действий, иногда могут быть лучшими напоминаниями сами по себе, в данном случае в рамках системы электронной почты. Это особенно актуально, если у вас большой поток входящих электронных сообщений и бо ' льшую часть времени вы активно работаете с электронной почтой. Тогда эффективнее хранить электронные письма, требующие действий, в этой системе, а не выписывать и распределять их по другим спискам. Общая рекомендация — создать две или три отдельные папки в навигационной панели электронной почты. Несомненно, большинство папок в электронной почте стоит использовать для хранения справочных или архивных материалов. При этом можно организовать действующую систему, способную помочь вам упорядочить сообщения, по которым требуются действия, вне папки «Входящие» (где их хранит большинство людей) * Если вы решили выбрать этот путь, советую создать одну папку для всех электронных писем, по которым нужно * Если все сообщения, с которыми вам нужно разобраться, помещаются в пределах одного экрана, возможно, достаточно оставить все как есть. Однако если их число таково, что вам приходится пользоваться прокруткой, имеет смысл упорядочить их вне зоны входящих сообщений. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 216 предпринимать действия, занимающие более двух минут (не за- бывайте, что, следуя правилу «двух минут», можно на месте разобраться со многими сообщениями). Название этой папки должно начинаться с буквы-префикса или символа. Во-первых, так эта папка будет отличаться от папок со справочными ма- териалами. А во-вторых, она всегда будет располагаться в самом верху панели управления. Используйте, например, знак @ или дефис, благодаря чему такая папка окажется первой в списке. Таким образом в папке «@ДЕЙСТВИЯ» будут находиться те электронные письма, по поводу которых вам нужно что-то сделать. Далее создайте папку под названием «@ЛИСТ ОЖИДАНИЯ», которая будет отображаться рядом с папкой «@ДЕЙСТВИЯ». Сюда можно перемещать электронные сообщения, содержащие информацию о действиях других людей, которые вы хотели бы отследить, а также напоминания о тех действиях, которые вы делегируете через электронную почту. Пересылая кому-нибудь сообщение, делегируя задачу или делая запрос, просто сохра- няйте копию в папке «@ЛИСТ ОЖИДАНИЯ» * Одни приложения позволяют сохранять копию отправлен- ного письма в отдельной папке (опция «Отправить и сохранить»). Другие сохраняют его только в общей папке «Отправленные». Во втором случае при делегировании задачи по электронной почте лучше поста- вить себя в копию, а затем пере- местить эту копию в папку «@ЛИСТ ОЖИДАНИЯ». Освобождаем папку «Входящие». С помощью описанного метода вы освободите папку «Входящие», что в значительной степени * Некоторые приложения электронной почты позволяют перемещать или свя- зывать электронные сообщения со списком задач или аналогичной областью. Нужно разобраться с этой функцией, чтобы этот процесс проходил эффективно и без сбоев. Вы будете тратить гораздо меньше энергии на обработку электронных писем, которые приходят в пустую папку входящей корреспонденции, а не в папку, где уже накопилась тысяча сообщений. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 217 позволит вам прояснить и взять под контроль повседневную работу. После этого вы начнете относиться к папке «Входящие» именно так, как она того требует: все, что туда попадает, явит- ся сигналом, что этот вопрос нужно решить (это относится и к новым сообщениям в голосовой почте, и к новым SMS в мобильном телефоне). Многие используют папку «Входящие» для хранения нерешенных задач, справочных материалов, даже ненужных сообщений. Это существенно снижает эффектив- ность работы: каждый раз, когда они заходят в эту папку, им приходится заново оценивать каждое письмо. Повторю, что освобождение папки «Входящие» не означает, что вы должны сразу же решать все вопросы. Это значит, что вы удалили все, что вам не нужно, сохранили то, что может понадобиться, выполнили то, что заняло меньше двух минут, и переместили в папки для напоминаний все, что вам нужно сделать или что вы ждете от других. А вот теперь вы можете открыть папку «@ДЕЙСТВИЯ» и заняться теми письмами, которые туда отправили. Разве это не проще, чем постоянно прокручивать экран со списком сообщений и при этом все равно опасаться, что вы все равно что-то упустили? Предупреждение по поводу хранения напоминаний в разных местах Храня напоминания о том, что нужно сделать, вне зоны видимости, вы идете на определенный риск. Главная функция системы орга низации состоит в том, чтобы вы видели напоминания о кон- кретных действиях именно тогда, когда вам это нужно, чтобы вы точно знали, почему вы выбираете сделать что-то (и что не дела- ете). Прежде чем покинуть офис или провести большую часть дня, делая что-то ранее не запланированное, проверьте все электронные сообщения, которые остались у вас в папке, как вы проверяете списки «Телефонные звонки» и «За компьютером». По сути, папка «@ДЕЙСТВИЯ» — продолжение вашего списка «За компьютером», и работать с ней нужно точно так же. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 218 Если бумажные материалы являются для вас напоминаниями, то и с ними вы также должны работать, как со списком. Делать себе напоминания в папке, в списках, в системе элек- тронной почты полезно, но при условии, что вы просматриваете все категории, для которых ставите эти напоминания. Нельзя допустить, чтобы что-то терялось в глубинах ваших систем и не использовалось по назначению. В этом отношении цифровой мир может таить опасность, потому что, как только информация исчезает с экрана, она больше не воспринимается как эффективная подсказка. Это заставило многих приверженцев технологичных решений вернуться к бумажным системам планирования: их материаль- ность и очевидность внушают больше доверия, что напоминания будут выполнять свою функцию! Если вы хотите приятно провести время с друзьями или пойти на долгую прогулку, чтобы вас при этом абсолютно ничего не беспокоило, вы должны понимать, где хранятся все вопросы, которыми вам нужно заняться, что они собой представляют и точно знать, что они подождут. И вы должны быть способны систематизировать свои дела в течение нескольких секунд, а не дней. Организация напоминаний по проектам Создание и ведение одного списка по всем проектам (повто- рю, это любые ваши обязательства или желаемый результат, для завершения которых требуется больше одного действия) может стать серьезной задачей! Скорее всего, у вас окажется больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще этого не сде- лали, советую изначально составить список проектов в очень простом формате, похожем на список следующих действий. Это может быть раздел в цифровой системе управления задачами, страница в блокноте или просто отдельная папка под названием «Проекты», где будет храниться единый список или отдельные листы по каждому проекту. Иногда работать с бумажными доку- ментами легче, чем с их цифровыми версиями. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 219 Список проектов Список проектов не должен содержать детали и подробности по указанным проектам. Не стоит пытаться организовать его по размеру проектов, их приоритетно- сти или срочности. Он должен быть просто полным перечислением всех незавершенных задач. Вы нечасто будете обращаться к списку проектов в своей повседневной деятельности. Преимущественно ваше внимание будет сосредоточено на событиях в календаре, на списке следующих действий и неожиданных незапланированных делах. Помните, что вы не можете выполнить проект — вы можете лишь выполнять действия, которые для этого требуются. Однако чтобы уверенно чувствовать себя в долгосрочной перспективе, нужно иметь представление о горизонте планирования, представленном вашими проектами. Настоящая ценность списка проектов в том, что (по крайней мере раз в неделю) вы сможете полностью пересматривать свои задачи, чтобы быть уверенным, что определили следующие действия по каждому из своих проектов и ничего не упустили. Вы повысите уверенность в себе и чувство контроля, если время от времени будете просматривать этот список. Вы также знаете, что у вас имеется полный список задач (для себя и других), если вдруг необходимо изменить рабочую нагрузку. Ценность полного списка проектов Широкое и простое определение «проекта», которого я при- держиваюсь (для достижения желаемого результата требуется больше одного действия), дает важный инструмент, чтобы ухватить более тонкие вещи, беспокоящие ваше сознание. Если вы заняты в сфере, изначально ориентированной на проекты (производство, программное обеспечение, консалтинг и т. д.), Полный и актуальный список про- ектов является главным операци- онным инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями». ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 220 возможно, вам трудно будет принять, что «купить собаку для детей» или «найти хорошего портного» — это проекты. Однако вне зависимости от того, как вы их называете, от вас потребуется какое-то внимание, чтобы они перестали быть источником напряжения в вашем внутреннем пространстве. Одна из наиболее значимых вещей, которую вы можете сделать, чтобы гарантировать себе высокую эффективность без стресса, — это составить полный список всех проектов, прояснить их для себя и поддерживать в актуальном состоянии. Вот почему это так важно: • имеет первостепенное значение для контроля и концен- трации внимания; • помогает не упустить мелкие детали; • составляет основу еженедельного обзора; • стимулирует управление отношениями. Имеет первостепенное значение для контроля и концентрации вни- мания. Невозможно быть действительно спокойным и продук- тивным, если все то, чем вы планировали заняться, постоянно всплывает у вас в мозгу, и неважно, серьезные это вопросы или незначительные. Если у вас нет полного внешнего списка задач, который вы могли бы периодически просматривать, мысль о том, что нужно поменять водительские права, занимает в вашей голове столько же места, как мысль о необходимости сформи- ровать повестку дня для следующей ежегодной конференции. Помогает не упустить мелкие детали. Более мелкие, незначитель- ные материалы, с которыми нам приходится иметь дело, иногда могут вызывать даже больший стресс, просто потому что они не настолько очевидны. Проекты обычно не идут в комплекте, аккуратно упакованные и перевязанные ленточкой. То, что поначалу нам кажется простым, может обернуться совсем иначе. Вы устраиваете дочь в детский сад, но вдруг возникает проблема с регистрационными документами. Вы думаете, что Проекты обычно не идут в комплек- те, аккуратно упакованные и пере- вязанные ленточкой. В крупных проектах часто неожиданно появляются мелкие детали. ГЛАВА 7. организация: создание Правильных мест хранения 221 возможно, вам трудно будет принять, что «купить собаку для детей» или «найти хорошего портного» — это проекты. Однако вне зависимости от того, как вы их называете, от вас потребуется какое-то внимание, чтобы они перестали быть источником напряжения в вашем внутреннем пространстве. Одна из наиболее значимых вещей, которую вы можете сделать, чтобы гарантировать себе высокую эффективность без стресса, — это составить полный список всех проектов, прояснить их для себя и поддерживать в актуальном состоянии. Вот почему это так важно: • имеет первостепенное значение для контроля и концен- трации внимания; • помогает не упустить мелкие детали; • составляет основу еженедельного обзора; • стимулирует управление отношениями. Имеет первостепенное значение для контроля и концентрации вни- мания. Невозможно быть действительно спокойным и продук- тивным, если все то, чем вы планировали заняться, постоянно всплывает у вас в мозгу, и неважно, серьезные это вопросы или незначительные. Если у вас нет полного внешнего списка задач, который вы могли бы периодически просматривать, мысль о том, что нужно поменять водительские права, занимает в вашей голове столько же места, как мысль о необходимости сформи- ровать повестку дня для следующей ежегодной конференции. Помогает не упустить мелкие детали. Более мелкие, незначитель- ные материалы, с которыми нам приходится иметь дело, иногда могут вызывать даже больший стресс, просто потому что они не настолько очевидны. Проекты обычно не идут в комплекте, аккуратно упакованные и перевязанные ленточкой. То, что поначалу нам кажется простым, может обернуться совсем иначе. Вы устраиваете дочь в детский сад, но вдруг возникает проблема с регистрационными документами. Вы думаете, что Проекты обычно не идут в комплек- те, аккуратно упакованные и пере- вязанные ленточкой. В крупных проектах часто неожиданно появляются мелкие детали. со счетом, который вы выставили клиенту, все в порядке, а теперь клиент не согласен с некоторыми позициями. Для того чтобы определить эти ситуации и включить их в свою систему с указанием желаемого результата и необходимых действий, требуется немало энергии. Составляет основу еженедельного обзора. Как я уже говорил, еженедельный обзор является критически важным фактором успеха при соотнесении ваших крупных обязательств с по- вседневной деятельностью. А полный список проектов остается краеугольным камнем этого процесса. Суть в том, чтобы каждую неделю вы могли проконтролировать, устраивает ли вас то, что вы делаете (или не делаете); чтобы найти собаку для детей одновременно с тем, что вы делаете (или не делаете) для следующей ежегодной конференции. Однако у вас уже должен быть этот список проектов, желательно в актуальном состоянии, чтобы вы могли думать о своих задачах в такой перспективе. Стимулирует управление отношениями. Всегда полезно сохранять ощущение контроля и иметь полное представление о своих обязательствах по отношению к разным людям, общаетесь ли вы с руководителем, подчиненным, партнером или членом семьи. Проблемы с распределением ограниченных ресурсов — вашего времени, денег, внимания — возникают постоянно. И когда ваши отношения с другими людьми требуют какого-то из этих ресурсов, единственный способ эффективно нейтрализовать это внутреннее давление — вести переговоры и договариваться (и часто — менять условия). Когда руководители, члены семьи, коллеги видят полную картинку своих профессиональных и лич- ных обязательств, это стимулирует важные и конструктивные обсуждения с вовлеченными сторонами. Но этого не произойдет без полного списка проектов. |