Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
Проверка на срочность — не обработка Большинство людей, работая с лотком для входящих доку- ментов или электронной почтой, сначала выбирают самые срочные, легкие или самые интересные вопросы. В этом нет ничего страшного, и иногда это бывает необходимо (я и сам периодически так делаю). Возможно, вы только что вернулись со встречи, а через пятнадцать минут вам предстоит долгий конференц-звонок. Поэтому вы хотите убедиться, что нет никаких неотложных вопросов, что ваш клиент ответил на ваше подтверждение серьезного предложения. Однако нужно понимать, что это не обработка потока вхо- дящей информации, а «проверка на срочность». В режиме обработки входящей информации вы должны придерживаться принципа начинать сначала и по порядку справляться с одним вопросом за другим. Как только вы нарушаете это правило и начинаете заниматься только тем, чем вам хочется заняться, в произвольном порядке, у вас неизбежно начинают оставаться вещи, которые вы упустили из виду. У вас больше нет действу- ющей системы, а все материалы и информация вновь начинают беспорядочно накапливаться на вашем рабочем столе, в офисе «Обрабатывать» не значит «тратить время». ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 179 и в папках электронной почты. Многие люди постоянно живут в таком режиме: их приводит в замешательство то, что попа- дает в их корзину «Входящие», и они чувствуют потребность постоянно проверять информацию в своем компьютере или мобильных устройствах. Если бы они каждый день или через день полностью разбирали все вопросы из корзины «Входящие», у них бы не было необходимости постоянно делать эту проверку. LIFO или FIFO? * Теоретически следовало бы перевернуть лоток для входящих документов и начать работу с того документа, который попал туда первым. Если вы занимаетесь обработкой этих документов в течение разумного периода времени, это не столь важно. В любом случае вы вскоре охватите все вопросы. А вот если нужно разобрать большой объем писем, скопившихся в электронном ящике, проще делать это в обратном порядке: в ветке письма одно за другим идут об- суждения, и вам нужно прочитать все обсуждение, прежде чем отвечать на письмо. Один вопрос за раз Возможно, бывало так: при обработке входящей информации вам попадался какой-то вопрос, но вы никак не могли решить, что с ним делать, и тогда вы плавно переключались на следующую по списку задачу. Она казалась вам более привлекательной, потому что вы точно знали, как поступить, и вам * LIFO (last in — first out) — учет в обратном порядке, алгоритм «последним пришел — первым обслужен». FIFO (first in — first out) — простая очередность в порядке поступления, алгоритм «первым пришел — первым обслужен». Прим. перев. Корзина «Входящие» — это инструмент для обработки инфор- мации, а не для ее хранения. Обдумывание накопившихся вопросов не происходит само по себе. Нужно приложить созна- тельные усилия, чтобы заставить себя этим заниматься, как зани- маться спортом или делать уборку. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 180 очень не хотелось решать, что делать с предыдущим вопросом. Будьте осторожны! Так у вас на столе вскоре может скопиться целая стопка бумаг с нерешенными вопросами, потому что вы отвлеклись на что-то более легкое, более важное или более интересное. Большинство людей хотят достать сразу всю стопку из кор- зины «Входящие» и справиться с ней одним махом. И хотя я поддерживаю желание разобраться с большим объемом работы сразу, все-таки постоянно напоминаю, что каждый раз нужно брать один документ и оставлять все остальное в лотке. Концентрация на одном вопросе в конкретный момент повышает шансы внимательно разобраться со всеми накопившимися делами. Если же вам придется прерваться (что вполне вероятно), все ваши бумаги будут аккуратно ждать в лотке, а не валяться вновь бессистемно на рабочем столе. Исключение из правила Есть одно исключение из правила решения «одного вопроса за раз». Некоторым людям в силу их психологических особен- ностей просто необходимо хотя бы на минуту переключить внимание, чтобы принять решение. Когда я замечаю, что мой клиент относится к этому типу людей, я позволяю ему обра- батывать сразу две или три задачи. Так ему быстрее и проще принять решение относительно конкретных действий. Помните, многозадачность — это исключение. Она эффек- тивна, только если у вас хватает самодисциплины прорабатывать каждый вопрос и не откладывать принятие решения дольше чем на минуту или две. Ничего не возвращайте в корзину «Входящие» Информация никогда не должна оказываться в корзине «Входящие» дважды. Это правило лежит в основе принципа «справляться с делами сразу». Впрочем, если бы мы справлялись с делами сразу, то никогда не составляли бы списки. Это было ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 181 бы крайне неэффективно, потому что в большинстве случаев бывает невозможно решить задачу, как только вы о ней узнали. Смысл этого правила в том, чтобы избавить вас от привычки браться за какой-то вопрос, не принимать решение, что с ним делать, а затем возвращать его в корзину «Входящие». Так что переформулировать это правило можно следующим обра- зом: «Когда вы в первый раз достаете документ из корзины “Входящие”, решите, что с ним делать. Никогда не возвращайте его в лоток». Когнитивные психологи доказали существование феномена «усталости от принятия решений»: каждое решение, которое вы принимаете, большое или маленькое, уменьшает ограниченный запас вашей интеллектуальной энергии. Выбор «не решать» — это тоже решение, истощающее ваш психологический запас. Ключевой вопрос при обработке информации: «Каково следующее действие?» Вы поняли суть. Теперь вы справляетесь с одним вопросом за раз и в каждом случае принимаете решение по поводу дальнейших действий. Звучит просто (так оно и есть), но требует от вас быстрого и напряженного мыслительного процесса. В большинстве случаев дальнейшие действия неочевидны, их нужно определить. Например, что делать с первым вопросом, за который вы взялись? Нужно кому-то позвонить? Определить информацию на хранение? Найти дополнительную информацию в интернете? Купить что-то? Поговорить с помощ- ником? Написать боссу? Что? Если вы определитесь с первым шагом, от него будет зависеть ряд последующих действий. Но что если вы решите, что с этим вопросом ничего делать не надо? Я похож на комара на нудист- ском пляже: знаю, что хочу сде- лать, но не знаю, с чего начать. Стивен Бейн, актер ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 182 Если действия не требуются Вполне возможно, что часть вопросов в корзине «Входящие» не требует никаких действий. Тогда они попадут в одну из трех категорий: • выбросить; • обдумать; • сохранить для справки. Выбросить Если вы следовали моим рекомендациям, то, вероятно, уже отправили в мусорную корзину целую кучу бумаг и вещей. Столь же вероятно, что в вашей корзине «Входящие» окажется то, что вам больше не нужно. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов из лотка придется еще многое выбросить. Обработка всех вопросов, требующих вашего внимания, позволит вам более осознанно отнестись к тому, что вы делаете и что вам делать не надо. Один из руководителей, которого я консультировал, осознал, что у него скопилось слишком много писем в электронном ящике (тысячи!), при этом таких, на которые он даже не собирался отвечать. Он признался, что применение моего метода заставило его более тщательно отфильтровывать, что должно оставаться в его системах как нерешенные вопросы. Возможно, в определенный момент перед вами встанет вопрос, нужно ли сохранить какой-то материал на будущее. У меня на этот случай два ответа. • Сомневаетесь — выбросите. • Сомневаетесь — сохраните. Выбирайте, что вам ближе. Каждый из этих подходов пра- вильный. Просто доверяйте собственной интуиции и реально оценивайте имеющееся у вас пространство. Большинство людей боятся этого, так как их системы никогда не были по-настоящему ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 183 функциональными и простыми. Если вы четко проводите гра- ницу между тем, что является справочным материалом, и тем, что требует действий, а ваша система хранения информации при этом простая и эффективная, вы вполне можете хранить столько справочных материалов, сколько захотите. Эта инфор- мация не требует действий, и вопрос только в физическом месте ее хранения и логистике. Насколько обширную справочную библиотеку и инструментарий вы планируете собрать? Эксперты по системам хранения могут предложить вам более детальные руководства на эту тему, а ваш бухгалтер может сказать, сколько нужно хранить ту или иную финансовую документацию. Главное — четко различать, требу- ет ли какой-то вопрос дальнейших действий или нет. Когда становится ясно, что действий не требуется, у вас есть разные варианты, как поступить, учитывая ваши предпочтения и возможности хранения. Цифровые технологии обеспечили дополнительные воз- можности и вместе с тем создали проблемы при принятии решения «хранить» или «выбросить». Объем места для хранения как в персональных компьютерах, так и в облачных сервисах увеличивается в геометрической прогрессии, а потому хо- рошая новость состоит в том, что у нас есть гораздо больше места, чтобы хранить гораздо больше информации. Кроме того, возможности функции поиска также существенно воз- росли. Плохая новость: эти возможности провоцируют фено- мен неразборчивого хранения, и найти нужную информацию становится сложно, несмотря на функцию поиска. Поскольку сохранение цифровой информации становится процессом почти автоматическим, очень легко создать вокруг себя среду, где информация только хранится, но не используется. Вы форми- руете настолько обширную справочную библиотеку, что сами ограничиваете свои возможности эффективно использовать ее для работы. Основным фактором здесь является регулярный обзор и удаление устаревшей информации, как я уже говорил Избыток информации приводит к тому же результату, что и ее недостаток: у вас не бывает того, что вам надо, в нужное время и в нужном виде. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 184 в предыдущей главе, а также более тщательный процесс филь- трования входящей информации. Всегда стоит задать себе вопрос: действительно ли эту информацию нужно сохранить, или при необходимости ее можно будет легко найти в интернете или из другого источника? Обдумать Наверняка в вашей корзине «Входящие» найдется то, что не требует немедленных действий, но, возможно, нужно будет предпринять позже. Это могут быть: • Электронная рассылка, сообщающая о бизнес-завтраке в торговой палате, где будет выступать спикер, которого вы хотели бы послушать. Однако мероприятие состоится только через две недели и вы не уверены, будете ли вы в городе или где-то в командировке. • Повестка встречи для заседания совета директоров, на которое вы приглашены через три недели. Для этого не требуется никаких действий, кроме как прочитать эту повестку встречи накануне. • Анонс об обновлении одного из ваших любимых прило- жений. Нужна ли вам следующая версия? Вы пока этого не знаете, пожалуй, еще есть время подумать. • Идея, что вы хотели сделать для следующей ежегодной встречи по продажам. Сейчас еще рано, но вам нужно напоминание об этом, когда настанет время планировать эту встречу. • Напоминание для себя пойти на занятие по акварели, куда вы записались, но так ни разу и не попали. Что делать в таких случаях? Есть два варианта: • записать такие дела в список «Когда-нибудь / может быть»; • сделать напоминание о них в календаре или в системе напоминаний. Не страшно, если вы решите не за- ниматься каким-то вопросом. Это нужно, чтобы вы перестали думать об этом вопросе. ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 185 в предыдущей главе, а также более тщательный процесс филь- трования входящей информации. Всегда стоит задать себе вопрос: действительно ли эту информацию нужно сохранить, или при необходимости ее можно будет легко найти в интернете или из другого источника? Обдумать Наверняка в вашей корзине «Входящие» найдется то, что не требует немедленных действий, но, возможно, нужно будет предпринять позже. Это могут быть: • Электронная рассылка, сообщающая о бизнес-завтраке в торговой палате, где будет выступать спикер, которого вы хотели бы послушать. Однако мероприятие состоится только через две недели и вы не уверены, будете ли вы в городе или где-то в командировке. • Повестка встречи для заседания совета директоров, на которое вы приглашены через три недели. Для этого не требуется никаких действий, кроме как прочитать эту повестку встречи накануне. • Анонс об обновлении одного из ваших любимых прило- жений. Нужна ли вам следующая версия? Вы пока этого не знаете, пожалуй, еще есть время подумать. • Идея, что вы хотели сделать для следующей ежегодной встречи по продажам. Сейчас еще рано, но вам нужно напоминание об этом, когда настанет время планировать эту встречу. • Напоминание для себя пойти на занятие по акварели, куда вы записались, но так ни разу и не попали. Что делать в таких случаях? Есть два варианта: • записать такие дела в список «Когда-нибудь / может быть»; • сделать напоминание о них в календаре или в системе напоминаний. Не страшно, если вы решите не за- ниматься каким-то вопросом. Это нужно, чтобы вы перестали думать об этом вопросе. Это позволяет вам перестать держать все задачи в голове прямо сейчас и вселяет уверенность, что вы увидите напоми- нания о важных действиях в нужное время. Я остановлюсь на этом подробнее в следующей главе, посвященной планированию. А сейчас просто пометьте все такие вопросы ярлыком «возможно» или «напомнить 17 октября» и отложите на время * Справочный материал Многие из тех материалов, которые окажутся в вашей корзине «Входящие», не требуют действий, но могут быть полезны в качестве справочного материала по проектам и темам. В иде- але вы уже организовали для себя функциональную систему хранения справочной и сопутствующей информации (как опи- сано в главе 4). Когда в лотке для входящих документов или в электронной почте вы находите материал, который хотели бы сохранить (включая вложенные файлы и интернет-ссылки), поместите его в свою систему хранения. Возможно, вы обнаружите, что множество самых разных вещей в беспорядке громоздятся на вашем столе или ими переполнены ящики только потому, что ваша система хранения была слишком сложной (или ее не было вообще). Позвольте напомнить, что удобная система хранения общей информации, которой можно воспользоваться меньше чем за минуту, явля- ется критически важным элементом для полной реализации данной методологии. В современном ритме, если у вас нет простой, быстрой и приятной для вас системы хранения ин- формации, вы будете по-прежнему складывать все в стопки на столе или оставлять в корзине «Входящие», вместо того * Идеальное место для этой категории — один из ваших дополнительных кан- целярских лотков. Временно используйте его для того, чтобы собрать все, что вы систематизируете, позже. Впоследствии вы сможете хранить там документы по текущим проектам и физические напоминания о следующих действиях. ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 186 чтобы систематизировать этот материал. А затем вам будет гораздо сложнее обрабатывать его. Когда вам попадается что-то, что вы хотите сохранить, сде- лайте ярлык, поместите в папку и положите папку в ящик. Или поручите сделать это вашему помощнику. Или систематизируй- те это таким же образом в цифровом формате. На заре своей карьеры тренера я позволял клиентам создавать отдельную стопку с материалами «Для хранения». И быстро отказался от этой практики. Стало очевидно, что, если ты не можешь поместить что-то в свою систему хранения немедленно, скорее всего, ты не сделаешь этого никогда. Если не делаешь это сейчас, вероятно, не сделаешь и потом. Существует множество вариантов хранения цифровой информации, которую вы хотите оставить в качестве спра- вочной. Если это обыкновенное электронное письмо, лучше всего хранить его в специальных папках, обычно доступных в электронной почте; часто они располагаются в навигационной колонке сбоку от окна пользователя. Многие оставляют подоб- ные письма в папке «Входящие», но это только создает хаос. Лучше сразу же создавать новые справочные папки по новым темам, людям или проектам и систематизировать с их помощью свою входящую корреспонденцию. Для документов, вложенных файлов, текста и графи- ки в электронных письмах, которые вы хотите сохранить, нужно создать новую систему хранения. Сегодня доступны очень эффективные приложения для хранения документов в сфере облачных технологий, а также программы для заме- ток и планирования, доступные на нескольких устройствах. Быстрое развитие подобных технологий делает невозможным рекомендовать к использованию что-либо конкретное. Каждый из нас должен самостоятельно пробовать, настраивать, менять под свои потребности и желания эти цифровые библиотеки. Чтобы эта система оставалась эффективной, необходимо про- водить ее регулярный обзор и поддерживать актуальность информации. ГЛАВА 6. обработка: освобождаем корзину «входящие» 187 Ключевой вопрос здесь: обращаю ли я внимание на свою систему хранения информации или на ее содержание? При необходимости поработайте над тем, чтобы взять эту важную область под автоматический контроль. Если требуется действие, то какое? Возможно, это основной этап данной методологии. Если вопрос требует какого-либо действия, то необходимо принять решение, каким оно должно быть. «Следующее действие» — это конкретное физиче- ское действие, которое необходимо выполнить, чтобы приблизить ситу- ацию к завершению. Кажется, нет ничего сложного в том, чтобы понять, каким должно быть следующее действие. Однако иногда необходим быстрый анализ и несколько шагов по планированию, которые вы еще не сделали, прежде чем определить, что приве- дет к успешному результату, даже если это и простое действие. Рассмотрим примерный список тех вещей, которым обычно бывает нужно уделять внимание: • уборка в гараже; • подача налоговой декларации; • участие в конференции; • день рождения друга; • пресс-релиз; • анализ деятельности; • изменения в системе управления. Хотя каждый из этих пунктов кажется относительно ясной задачей или проектом, чтобы определить следующее действие по каждому из них, требуется подумать. Выполнение простой и четкой задачи, у которой есть начало и конец, уравнивает сложность без начала и конца, присущую остальной моей жизни. Святая простота. Роберт Фулгам, писатель ЧАСТЬ II. Практика Продуктивности без стресса 188 • Уборка в гараже. ...Нужно просто пойти в гараж и начать. Стоп, минуточку, там же большой холодильник, от которого сначала нужно избавиться. Нужно узнать, не заберет ли его Джон Патрик. Нужно... • Позвонить Джону по поводу холодильника в гараже. Как насчет... • Подать налоговую декларацию. ...но я не могу этого сделать, пока не получу справку о доходах по инвестициям. До тех пор ничего не поделаешь. Так что мне надо... • Подождать документы из фонда Acme Trust. Что касается... • Участия в конференции. ...нужно узнать, подготовит ли Сандра для нас папку с инфор- мацией для прессы. Думаю, мне нужно... • Написать электронное письмо Сандре насчет папки с ин- формацией для прессы. ...и так далее. Следующие действия: «Позвонить Джону», «Подождать документы», «Написать Сандре» — это то, по по- воду чего нужно принять решение по всем вопросам в вашей корзине «Входящие». |