Penguin boks дэвид АлленКак привести дела в порядокИскусство продуктивности без стресса8е издание, переработанноеПеревод с английского Юлии КонстантиновойМоскв аМанн, Иванов и Фербер2 0 1 6 удк 316.
 Скачать 3.45 Mb.
|
|
ЕСТЬ РАЗНЫЕ УРОВНИ владения методологией GTD, и совершен- ствоваться можно всю жизнь. Этот процесс напоминает игру на музыкальном инструменте, или спорт, или игру в шахматы. Это как математика, гончарное дело, история искусства или даже воспитание детей. В каждом из перечисленных случаев есть набор конкретных правил и техник, которые нужно освоить и применять, но при этом нет предела совершенству и уровню мастерства. Методология GTD — это искусство управлять потоком работы, который для каждого из нас постоянно меняется в зависимости от возраста и положения. Суть в том, чтобы определить свои обязательства и интересы и управлять ими, сохраняя уверенность в себе. Со временем ваша работа и фокус будут меняться, иногда значительно. Однако мастерски управ- ляться со всем этим — настоящее искусство, которому можно научиться, практиковать и совершенствовать всю жизнь. Под «освоением» методологии понимается не некое конеч- ное состояние полного покоя и просветления, достигнутого на горной вершине (хотя это было бы неплохо!). Скорее это способность достичь ясности, стабильности и концентрации, когда это необходимо, что бы ни происходило. То, насколько хорошо вы развили в себе эту способность, под- вергается постоянным проверкам на прочность, когда ситуация становится неопределенной и нестабильной. Это естественные симптомы любых перемен в вашей жизни. Концепция «сознание ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 379 как вода» не подразумевает, что водная гладь всегда остается спокойной. Наоборот, реакция воды пропорциональна оказыва- емому воздействию, ни больше ни меньше. С течением жизни разнообразие ситуаций, с которыми вы сталкиваетесь, может варьироваться от трудностей с выполнением домашнего задания в шестом классе до требований на новой работе и смутного беспокойства, чем заняться, когда вам пришло время уходить на пенсию. Освоение методологии GTD включает в себя изучение и ис- пользование различных наиболее действенных приемов, а затем объединение их в рамках комплексного подхода. Совокупный эффект будет гораздо больше простой суммы частей. Это похоже на то, как в теннисе, например, сначала учатся отдельным приемам, таким как удар закрытой ракеткой, удар открытой ракеткой, подача, «свечка», а потом, когда все собирается воеди- но, получается теннисная партия. По мере повышения уровня мастерства ваш фокус смещается на стратегию игры. Освоение методологии GTD подразумевает изучение отдельных ее частей, а затем совместное их применение в игре под названием жизнь и работа. Вы достигаете высшего уровня мастерства, когда начинаете использовать оптимальную комплексную систему, не задумываясь об этом. Три уровня владения методологией За многие годы общения с людьми, использующими на практике методологию GTD, я выделил три стадии зрелости, которые они демонстрировали при применении этой методологии: 1) использование основ управления рабочим процессом; 2) реализация более сложной и комплексной системы управ- ления жизненным циклом; 3) совершенствование навыков GTD, чтобы создать ясное пространство и привести дела в порядок для еще более значимого самовыражения. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 380 Удачной аналогией здесь кажется сравнение с вождением автомобиля. На начальном этапе вы постигаете азы, чтобы управ- лять автомобилем, не причинив при этом вреда себе или другим. Ваши движения пока неуклюжи и нуждаются в сознательном контроле. Однако когда ваши навыки улучшаются настолько, что вы получаете права на вождение, ваша жизнь значительно меняется к лучшему, потому что теперь вы можете ездить куда угодно и заниматься тем, что раньше было вам недоступно. Затем наступает время, когда за рулем вы уже не думаете о самом процессе вождения. Это просто часть вашей жизни. И, наконец, вы решаете купить себе действительно крутой автомобиль, при управлении которым ваши возможности опре- деляются тем, насколько хорошо вы можете сконцентрироваться на управлении, фактически слиться со своим железным конем и ощутить наивысшую степень удовлетворения. Каждый из этих этапов вождения автомобиля можно выразить в терминах «горизонта фокуса» и применения конкретных техник. Сначала вы совершаете небольшие, резкие движения. Впрочем, на этапе краткосрочного горизонта эти движения являются плавными. Затем, почувствовав себя увереннее, вы расширяете свой фокус до следующего угла или выезда на автомагистраль. Далее можете перейти к более осознанному и направленному фокусу на разных горизонтах с полным кон- тролем над любыми ситуациями. Подобным образом по мере того, как методология Getting Things Done становится для вас привычной практикой, фокус вашего внимания сдвигается с того, как работает система, на результаты, которые она производит. Овладение основами При всей кажущейся простоте, для того чтобы овладеть базовыми компонентами методологии Getting Things Done и эффективно их использовать, требуется время. Их легко понять, с ними легко согласиться, но вот их применение далеко не всегда проходит гладко и автоматически. Аналогичная ситу- ация складывается с любой сложной деятельностью: вождением ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 381 автомобиля, отработкой удара в карате или игрой на флейте. Первые шаги всегда даются с трудом. Тем не менее, проделав эти движения тысячу раз, вы будете демонстрировать ту просто- ту, силу и скорость, которые недостижимы никаким иным способом. То же самое может оказаться верным в отношении овладения методологией GTD. Например, научиться справляться со сбором всей потен- циально значимой информации во внешние «корзины», чтобы полностью выбросить все из головы, может быть так же не- просто, как научиться водить автомобиль. Как и большинство аспектов методологии GTD, записывание всех задач само по себе не является новым навыком; скорее это практика, которая легко может показаться не стоящей усилий или даже противоречащей здравому смыслу. («Если это неважно сейчас, зачем об этом волноваться вообще?») Настоящая проблема заключается в том, чтобы осознать необходимость выносить во внешнюю систему все свои задачи и выработать привычку выполнять необходимые действия. Некоторые базовые методы, даже если их применяли из- начально, легко могут потерять свою полноту, актуальность и стать абсолютно бесполезными; к ним относятся следующие установки: • избегать принимать решение о следующих действиях; • полностью контролировать лист ожидания, вносить в него каждый результат, которого вы ждете от других или ко- торый нужно отследить через какое-то время; • использовать списки «Повестка встречи» для управления коммуникацией с другими людьми; • поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации; • поддерживать календарь в таком состоянии, чтобы задачи в нем были обязательны к исполнению и он не был бы перегружен излишними записями; • выполнять еженедельный обзор для поддержания системы в актуальном и действующем состоянии. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 382 Легко сбиться с правильного курса... Если вы намерены использовать методологию Getting Things Done, то нет ничего сложного в том, чтобы начать это делать. Именно в этом я и пытался вас убедить, приводя подробные рекомендации в предыдущих главах этой книги. Конечно, в определенный момент поток повседневных дел неизбежно захлестнет вас с головой, и, если использование новых мето- дов еще не войдет в привычку, относительно легко сбиться с правильного курса. Большинство людей настолько привыкли полагаться исклю- чительно на свою память, что легко возвращаются к этой старой привычке. Для того чтобы принять решение о следующем действии, требуются определенные усилия, и велик соблазн избежать этого, пока конкретная ситуация не стала критиче- ской. Выделить время на еженедельный обзор, если он не стал привычным, может оказаться задачей не из легких. В сово- купности все эти факторы приводят к тому, что информация в персональной системе становится неполной и устаревшей. Вы больше не можете доверять своим спискам, а поскольку ваша система уже не справляется с задачей уменьшения уровня напряжения, вы приходите к заключению, что не стоит тратить усилия на ее поддержание, и вновь возвращаетесь к тому, что храните все задачи в голове. Неудивительно, что в подобных обстоятельствах сойти с верного курса можно очень быстро. ...и легко на него вернуться Хорошая новость заключается в том, что вернуться в продук- тивную колею может быть так же просто, как и сойти с нее. Для этого необходимо начать с основ: взять ручку и лист бумаги и полностью освободить голову; очистить списки действий и проектов; определить и добавить новые проекты и следующие действия, чтобы списки стали актуальными; определить все, что вы упустили из виду и из системы. ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 383 Этот цикл потери верного курса и возвращения на него переживают практически все, особенно на первом этапе овладе- ния методологией. По моему опыту, для того чтобы полностью внедрить этот этап в свою жизнь и стиль работы и постоянно его поддерживать, может потребоваться до двух лет. Другая хорошая новость состоит в том, что, даже если человек использовал всего несколько отдельных концепций GTD или не применяет систему регулярно, он все равно может добиться очевидных улучшений. Если вы не вынесли ничего, кроме правила «двух минут», одно это окупит себя сполна. Если вы выпишете на бумагу на несколько задач больше, чем сделали бы раньше, то уже будете лучше спать. Если вы будете пол- ностью очищать папку «Входящие» в электронной почте хотя бы время от времени, это уже повод для празднования. И если вы просто зададите себе или другим вопрос, каким должно быть следующее действие, хотя раньше этого не делали, вы еще на шаг приблизитесь к состоянию продуктивности без стресса. Конечно, чем в большей мере эти техники будут работать в со- вокупности, как единая система, тем более полным станет ощу- щение спокойствия и целенаправленного контроля. Овладение основами методологии GTD становится тем опытом, который меняет жизнь. Если вы овладели этим этапом, то будете успевать гораздо больше и тратить на это гораздо меньше времени и сил, а также с возросшей уверенностью справляться с повседневными делами. На этом первом этапе овладения методологией GTD вы обретете контроль над рутинными задачами. Следующий уровень — комплексное управление жизненным процессом На данном этапе вы уже готовы перейти на уровень управления своей жизнью на основе еженедельного, ежемесячного контроля (и даже на более продолжительный горизонт планирования). Это требует более высокой степени осознанности и практики. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 384 Как я уже упоминал, когда повышается ваш уровень вождения автомобиля, вы способны расширить свой горизонт: движения становятся более уверенными, и вы можете сосредоточиться на цели движения, а не на технике управления. Аналогично, когда вы достигнете определенного уровня мастерства в овладе- нии методологией GTD, вы станете обращать меньше внимания на саму систему и на то, как именно ее используете. Вместо этого вы будете применять ее более гибко, настроите под себя и сможете больше доверять этому инструменту, обеспечивая контроль и концентрацию на более длительные промежутки времени. В то время как начальный уровень овладения методологией GTD включает корзины «Входящие», встречи, электронную почту, телефонные звонки, повестки дня, листы ожиданий, справочные системы, управление списками, выбор правильных инструментов и т. д., задачей следующего уровня является управление более крупными объектами, которые влияют на содержание базового уровня. Эти конкретные действия и информация существуют, поскольку имеют отношение к более крупным объектам, чем они сами: к проектам, которые нужно завершить, проблемам, которые нужно решить, к зонам ответ- ственности и внимания, которые существуют в нашей жизни. Почему вы получили это электронное письмо? В чем цель этой встречи и почему вы должны в ней участвовать? К каким собы- тиям, предстоящим в следующем квартале, вам следует начать готовиться уже сейчас? Какие «проекты» нужно перенести в список «Когда-нибудь / может быть» или, наоборот, добавить в список текущих дел ввиду серьезных перемен, происходящих сейчас в вашей жизни? Овладение базовыми принципами методологии обеспечивает основу эффективного исполнения, а также возможность пере- хода на более высокий уровень контроля и фокуса: к проектам, к тому, как их определяют, ими управляют и их оценивают во взаимосвязи друг с другом и относительно более широкого контекста, в котором мы действуем. Эффективное применение внешней системы помогает освободить сознание и повышает ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 385 когнитивные способности, предоставляя возможность еще более творческого и продуктивного использования комплексной системы управления жизненным процессом. Основными критериями овладения следующим уровнем методологии Getting Things Done являются: • наличие полного, актуального и четкого списка всех проектов; • наличие рабочей карты всех ролей, обязанностей и ин- тересов, личных и профессиональных; • наличие полной комплексной системы управления жиз- ненным процессом, учитывающей текущие потребности и направление движения и использующейся для эффек- тивного управления повседневными задачами; • тот факт, что проблемы и неожиданности стимулируют вас использовать эту методологию, а не бросать ее. Когда проекты становятся сердцем системы действий Совершенствуясь в использовании этой методологии, вы дости- гнете того этапа, когда список проектов станет для вас стиму- лом к действию, а не просто отражением списка следующих действий, а сами проекты — настоящим отражением ваших ролей, зон ответственности и внимания. К этому моменту центр притяжения вашей системы самоуправления сдвинется с уровня Основания на точку где-то между Горизонтом 1 и Горизонтом 2 (см. стр. 94 в главе 2). Хотя это и является ключевым условием достижения стабиль- ного состояния продуктивности без стресса, у очень немногих людей, даже из числа тех, кто использует методологию Getting Things Done уже не один год, имеется полный список всех их проектов, который они периодически проверяют и пересматри- вают. Тем не менее те люди, которые действительно достигли этого уровня и осознали действенность этого метода, сделали именно список проектов главным инструментом, определяющим их деятельность. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 386 С учетом того, что я предложил расширенное определение проекта (как любого результата, требующего более одного действия для его достижения, со сроком исполнения не боль- ше одного года), для вас может оказаться непростой задачей выявление всех проектов, даже если они достаточно ясные («Поменять шины на автомобиле», «Починить принтер», «Найти новую няню» и т. д.). Однако настоящим доказательством сте- пени зрелости в данном случае будет включение менее явных желаемых результатов, определенных в качестве выполнимых действий («Прояснить новую роль Фрэнка в команде», «Найти варианты повысить оценки Беттины по математике», «Разрешить спор с соседом по поводу границ участка» и т. д.). Вершины мастерства в овладении методологией GTD на данном этапе (по сути, вершины мастерства в управлении своей жизнью) вы достигнете, если осознаете абсолютно все, что занимает ваше внимание (беспокойства, проблемы, задачи, источники напря- жения), и переведете это в достижимые результаты (проекты), которые можно исполнить с помощью конкретных следующих действий. Большинство людей сопротивляются тому, чтобы признать проблемы и возможности, пока не будут уверены, что смогут с ними успешно справиться, не отдавая себе отчета в том, что изучение, рассмотрение и до определенной степени принятие того факта, что они не могут решить какую-то пробле- му, — само по себе вполне приемлемый результат. Способность заняться дискуссией с соседом по поводу границы, оценками по математике своей дочери, ролью нового члена команды независимо от того, насколько неочевидными могут быть пути решения любой из этих проблем, определив соответствующий проект и предприняв конкретные шаги для его разрешения, является довольно зрелой практикой самоуправления. Оценивайте и пополняйте список проектов, исходя из зон внимания Все, что мы делаем, соответствует определенным аспектам тех ролей и обязанностей, которые мы на себя взяли, или нашим интересам. Я звоню брату, просто чтобы узнать, как у него дела, ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 387 потому что для меня важны семейные отношения. Я покупаю овощи, потому что считаю важным здоровое питание. Я готовлю повестку дня к совету директоров, потому что это предполагает моя роль в компании. Каждый раз, когда люди начинают на практике формировать контрольные списки для этого горизонта, то есть определяют свои зоны внимания в личной жизни и профессиональной сфере, они неизбежно осознают, что у них осталось еще много проектов, которые могут пополнить этот список. Кроме того, они обычно видят, что не уделяли должного внимания каким-то аспектам своей работы или личной жизни (или и тому и друго- му), и у них появляется стимул сделать список проектов более сбалансированным и полным. Полная комплексная система управления жизнью Третий аспект этого уровня овладения методологией заключа- ется в том, что система должна стать не просто совокупностью различных списков, информации, инструментов и приложений, а скорее единым «контрольным пунктом», где все компонен- ты работают вместе для обеспечения эффективной реакции на любые возникающие обстоятельства. При этом вы обретаете способность корректировать собственные списки и категории и то, как вы их используете, в ответ на изменения, происходящие в жизни, а также начинаете более активно использовать новые возможности. Это является отражением функциональной осознанности методологии GTD. Вы понимаете суть и значимость различных частей этой модели, а потому обладаете свободой выбирать, как их применять, чтобы они оптимальным образом соответ- ствовали вашим потребностям. При необходимости вы можете создать собственный вариант системы GTD с нуля с помощью имеющихся в вашем распоряжении инструментов. Вы руко- водствуетесь принципом создания и применения необходимых ориентационных карт, чтобы обеспечить себе тот уровень концентрации, которого требуют конкретные обстоятельства. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 388 Вас не ставит в тупик никакая информация; вы точно знаете, что с ней делать: с визиткой, которую получили за деловым обедом, с безрассудной идеей по поводу запуска нового про- екта, с которой проснулись сегодня утром, с неожиданным приглашением на важное торжество или с результатами анализа крови после недавнего обследования. У вас есть правильное место хранения для любой потенциально важной информации. Вы легко можете увидеть, как расставили приоритеты предсто- ящей поездки. У вас под рукой все необходимое для следующего вебинара, который вы должны провести. Сбор необходимой финансовой информации о вашей компании для банка занимает минимум усилий. У вас множество идей по поводу семейных планов на ближайшие два года, и вы всегда готовы их обсудить. В вашем распоряжении динамичная, рабочая панель управления, которая поддерживает вашу деятельность в любом контексте: дома, на работе, в поездках. В сложных обстоятельствах эту методологию используют активнее Я часто слышу от людей, которые начали применять ме- тодологию, но пока не продвинулись особо далеко, что они временно перестали ею пользоваться, потому что у них была одна напряженная командировка за другой, или они болели, или неожиданно возникла кризисная ситуация с их главным клиентом, или им поручили вести важный проект в дополнение к основной работе, или... и так далее. А одно из наиболее частых замечаний, которое я слышу от людей, овладевших методологией в достаточной степени, состоит в том, что именно применение Getting Things Done помогло им разрешить эти напряженные ситуации более эф- фективно и с меньшим уровнем стресса. Таким образом, важным критерием прогресса в овладении методологией на этом уровне является тот самый перелом- ный момент, когда проблемы и возможности стимулируют использование методов GTD, а не вынуждают пользователей от нее отказаться. Когда на работе возникает новая проблема, ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 389 вы можете быстро взять ситуацию под контроль и освободить сознание, а не забивать голову этой проблемой. Как только у вас появляется возможность, вы определяете желаемые результа- ты, проекты и следующие действия относительно возникших обстоятельств, вместо того чтобы переживать по этому поводу. Фактически вы проводите еженедельный обзор в середине недели, так как вам необходимо сконцентрировать внимание и заново расставить акценты в работе с учетом новых обсто- ятельств, а не руководствоваться в своих действиях последней поступившей или самой эмоциональной информацией. Действовать на этом уровне применения методологии GTD вполне возможно и по-настоящему плодотворно. Те, кто дости- гает этого уровня, описывают его как «создание условий для процветания». Вероятно, представления о «процветании» сильно отличаются у 24-летнего рок-музыканта и 43-летнего юриста с тремя детьми, однако общий опыт и то, как они будут его добиваться с помощью методологии GTD, одинаковы. Высший уровень: фокус, направленность и творческий подход После того как вы внедрили в свою практику базовые элементы методологии Getting Things Done и интегрировали аспек- ты более высокого уровня, касающиеся ваших обязательств в личной жизни и работе, в рамках надежного и удобного для вас системного подхода, перед вами открывается следующий горизонт: использование свободного внутреннего пространства для оптимизации всей деятельности. Этим можно заниматься бесконечно. Этот уровень владения методологией включает два основных аспекта: • использование освободившегося внимания для изучения более тонких аспектов обязательств и ценностей; • применение внешней системы для создания новой ценности. ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 390 Свобода заниматься наиболее значимыми вещами Когда придет уверенность, что вы эффективно справитесь со всем, что попадает в корзину «Входящие», вы будете чув- ствовать себя свободно, помещая туда все что угодно, будь то очередная сумасшедшая идея, новая технология, чтобы познакомиться с ней поближе, книга, которую вы хотите напи- сать, или ссылка на сайт некоммерческой организации, которая растрогала вас до слез и которую вы хотели бы поддержать. Возможность создавать создает новые возможности * Надеюсь, что на страницах этой книги я донес до вас ту мысль, что возможность сконцентрироваться на более тонких и высоких уровнях жизни и работы в значительной степени зависит от способности справляться с неизбежными аспектами повседневной рутинной деятельности, которые без правиль- ного обращения легко могут стать отвлекающими факторами, истощающими творческие ресурсы. Мне остается только аплодировать людям, которые могут поделить сознание так, чтобы суметь написать сценарий для фильма, создать общую концепцию для своей некоммерческой организации или сочинить удивительные стихи для свадебных клятв, притом что у них куча неотвеченных электронных писем, сломался компьютер, налоговая декларация не заполнена, буду- щая свекровь недовольна свадебной программой и им требуется увеличение суммы кредита. Я абсолютно уверен, что, если бы все эти вопросы были своевременно решены с помощью методологии GTD, пространство и вдохновение для творческой деятельности значительно увеличились бы. Негативный эффект, который когнитивная нагрузка от подобных открытых вопросов оказывает на концентрацию и продуктивность, был подтвержден научно. Многие люди заявляют о своей способности оставлять * Одно из моих любимых высказываний: «Чем больше ты добиваешься, тем больше нужно стараться!» Чем выше ваша уверенность в том, что вы сможете справиться с задачами до того, как у вас появятся необходимые знания и ресурсы, тем больше новых возможностей сможете не упустить. Так что ясность и уверенность, кото- рые дают методы GTD, одновременно требуют их непрерывного использования. ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 391 рабочие вопросы на работе и относиться ко всему творчески, однако мой опыт свидетельствует, что так происходит исклю- чительно потому, что они не могут сравнить, какой была бы их жизнь без этого ненужного напряжения. Когда вы освободитесь от гнетущего беспокойства по поводу рутинных дел, вам будет гораздо проще сместить фокус внима- ния на то, что действительно важно. Как я говорил в главе 2, более высокие уровни Горизонта фокуса — миссия, ви ' дение, цель и принципы — являются определяющими критериями для расстановки приоритетов. Тем не менее большинству людей способность концентрироваться на них и эффективно исполнять кажется в лучшем случае непонятной и расплывчатой, а в худшем случае они просто избегают это делать, а затем испытывают чувство вины. Сознание, свободное от отвлека- ющих факторов, само по себе не приведет вас к обдумыванию сценариев невероятного успеха, которого вы хотите добиться через пять лет. Вам все равно необходимо осознанно направить внимание на обдумывание подобных вещей, но гораздо лучше, если это будет продуктивно. Оптимальное применение внешней системы Когда вы будете действовать на этом уровне владения методоло- гией GTD, ваш творческий вектор от ее применения сместится от самых эффективных способов справляться с повседнев- ной рутиной к максимальному использованию преимуществ от созданных вами самим напомина- ний и контекста, чтобы генерировать творческие идеи, планы и действия, чего бы вы никогда раньше не сделали. Например, если вам когда-нибудь приходилось чистить систему хранения контактной информации и актуализировать ее, когда вы просматривали старые данные о людях и компаниях, наверняка попадались чьи-то контакты, которые заставляли вас подумать: «О, мне непременно нужно встретиться с этим Разве не замечательно не думать так много о том, о чем нужно подумать? ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов 392 человеком в связи с тем, над чем я сейчас работаю». Если эта скромная мысль впоследствии развивалась во что-то сто ' ящее, то вы уже почувствовали хотя бы слабый вкус того, что можно использовать гораздо эффективнее. Сколько еще идей, которые могли бы изменить к лучшему какие-то аспекты наших отно- шений, работы, творческого самовыражения, могло возникнуть сегодня у каждого из нас, если бы только мы сконцентриро- вались на правильных вещах и смогли не упустить эти идеи? Эта творческая и продуктивная аналитическая работа автома- тически происходит при проведении, например, еженедельного обзора, когда вы просматриваете прошедшие и предстоящие события в календаре («О, это напомнило мне, что...!») и обновля- ете списки проектов и следующих действий («Ага... теперь мне нужно..!»). Регулярная переоценка содержания списка «Когда- нибудь / может быть» дает еще больший простор для творче- ства («Думаю, мне на самом деле стоит записаться на уроки живописи!»). А сколько других аспектов вашей деятельности и взаимоотношений могли бы улучшиться благодаря подобным напоминаниям и стимулам для обдумывания? Какие еще списки, если регулярно проводить их обзор, могут принести ценные идеи? Довольно непросто выработать у себя такие привычки, но открывающиеся возможности поистине безграничны. На этом уровне владения методологией GTD особое зна- чение приобретает простая идея контрольных списков. Как подтвердили ученые, занимающиеся когнитивной наукой, мозг очень плохо справляется с задачей запоминания и воспроиз- ведения объема данных, зато очень эффективно производит оценку той информации, которая находится перед ним. Если освободить мозг от функции запоминания, он превращается в фантастический механизм, который кладет нужные решения «перед дверью», так что вам не приходится усердно обдумывать то, о чем нужно подумать. С какой частотой вы хотите получать напоминания о членах семьи? О чем конкретно хотели бы получить напоминание, когда думаете о своем партнере, сыне, сестре? Кто, по вашему мнению, ГЛАВА 15. Путь к совершенству в GTD 393 должен находиться в списке номер один вашей профессио- нальной сети (люди, взаимодействие с которыми представляет наибольшую ценность)? Как часто вам нужно просматривать этот список? Какого рода коммуникация необходима, чтобы поддерживать эти отношения, с какой частотой? Очевидно, что существует бесконечное число возможно- стей, которыми может воспользоваться любой из нас, чтобы улучшить свою жизнь, если сформирована правильная система, призванная освободить сознание от той работы, для которой оно не предназначено, и усилить то, с чем оно великолепно справляется. Однако это не произойдет само по себе. Критерием продвинутого уровня владения методологией GTD является то, что вы осознаете эту динамику и используете мыслительные способности в качестве усилителя. Суть в том, чтобы иметь свободу генерировать и развивать идеи без ограничений, а затем использовать технику правильной обработки и организации этих записей и идей. Самые умные люди отдают себе отчет в том, что они не постоянно, а время от времени переживают периоды вдохновения, когда к ним в голову приходят гениальные идеи. Эти люди выстраивают системы и процессы так, чтобы воспользоваться этими гениальными идеями, которые зачастую погребены под ворохом тех скучных дел, которыми приходится заниматься повседневно. Этот путь к совершенству в GTD: внедрение основ, использо- вание более сложной, комплексной системы и усиление целена- правленного творческого фокуса — не представляет собой такую ограниченную последовательность, как я это сформулировал. Практически каждый человек демонстрирует отдельные аспекты всех этих уровней в ходе своей деятельности, и мне встреча- лись новички, которые очень быстро достигали значительного прогресса. Однако, по моему опыту, когда речь идет о системе продуктивности без стресса в целом, необходим устойчивый прогресс по всем направлениям без пробелов. Невозможно сохранять чувство контроля, если в вашей электронной почте царит хаос. Вы не сможете беспрепятственно заниматься ЧАСТЬ III. сила ключевых ПринциПов долгосрочным планированием, если не контролируете свою реальность из условных семидесяти пяти текущих проектов. Вы постоянно действуете на всех этих уровнях, осознанно или бессознательно, внешне или внутренне. У вас есть назна- ченные встречи, проекты, действия, цели и ценности; кроме того, ваша работа налагает на вас определенные обязательства, в рамках которых вы должны действовать. Ваше владение мето- дологией Getting Things Done просто отражает то спокойствие и хладнокровие, с которым вы справляетесь со всеми задачами. Неожиданное электронное письмо, сообщающее о серьезной проблеме, день рождения тети на этой неделе, возможные изменения в стратегии вашей компании или новая кухонная утварь, которую вы захотели купить, — с любым вопросом вы справляетесь быстро, эффективно и в нужном контексте, не оставляя в сознании ничего, кроме того, чем оно занято в данный конкретный момент. 395 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Надеюсь, эта книга оказалась для вас полезной и вы уже начали пожинать плоды: успеваете сделать больше, затрачивая при этом меньше усилий и нервов. Я искренне надеюсь, что вы ощутили чувство свободы от состояния «сознание как вода» и прилив творческой энергии, которые являются следствием применения этих техник. Те, кто начинает использовать методы GTD, всегда обнаруживают, что они таят в себе больший потенциал, чем кажется на первый взгляд, и вы сами, возможно, начали испытывать это на себе. Готов поспорить, что методология Getting Things Done только подтвердила многое из того, что вы и так знали и в той или иной степени применяли на практике в своей личной жизни и профессиональной деятельности. Хотя, возможно, благодаря этой книге вам станет гораздо проще проявлять здравый смысл в мире, который не перестает поражать все большей сложностью и глубиной. Моя цель заключалась не в том, чтобы внести свой вклад в ко- пилку современных теорий и моделей, демонстрирующих, как стать успешным. Напротив, я попытался определить ключевые методы, не меняющиеся в угоду времени, которые при правиль- ном применении работают всегда. Это как с силой притяжения: 396 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК когда понимаешь базовый принцип, можно действовать гораздо эффективнее, чем бы вы ни занимались. Возможно, это новый способ вернуться к основам! Методология Getting Things Done является дорожной картой, как достичь положительной, расслабленной концентрации внимания, которая характеризует наиболее продуктивное состояние. Предлагаю использовать ее как дорожную карту, как справочный инструмент, чтобы перейти в это состояние всякий раз, когда это необходимо. И несколько финальных советов для тех, кто хочет продви- нуться вперед. • Создайте свою персональную физическую систему орга- низации дел. • Наведите порядок на своем рабочем месте. • Организуйте корзины «Входящие». • Создайте работающую и легкодоступную персональную си- стему хранения справочных материалов на работе и дома. • Выберите хороший инструмент для создания списков и управления ими, которым вам будет приятно поль- зоваться. • Сделайте любые изменения, необходимые для улучшения рабочей среды. Повесьте картины, купите канцелярские принадлежности, выбросьте старые вещи — преобразите рабочее место. Всячески поддержите свой новый старт. • Выделите время, когда вы могли бы полностью разобрать отдельный участок офиса, а затем каждый угол дома. Соберите все в систему и проработайте ее, руководствуясь принципами методологии Getting Things Done. • Поделитесь любыми ценными навыками, которые вы почерпнули из этой книги, с кем-нибудь еще. (Это самый быстрый способ научиться.) • Вернитесь к этой книге через три-шесть месяцев. Вы най- дете в ней моменты, упущенные при первом прочтении, заключение и я гарантирую, что у вас возникнет ощущение, что вы читаете абсолютно новую книгу. • Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандарты * Желаю вам наслаждаться жизнью! * Мы к вашим услугам. Посетите сайт на www.gtdrussia.ru, где вы всегда найдете массу бесплатных справочных материалов, обсуждение лучших методов и рас- сказы от таких же людей, как и вы, последнюю информацию о вспомогательных товарах и услугах, а также доступ к глобальной сети людей, применяющих эту методологию. 398 ПРИЛОЖЕНИЕ Словарь терминов В контексте методологии Getting Things Done используются следующие термины. Getting Things Done — название методологии, описанной в этой книге, например: «Мария была еще новичком в использовании принципов Getting Things Done». GTD — аббревиатура от названия методологии Getting Things Done. Вертикальное мышление — изучение и создание множественных уров- ней содержания в рамках определенной области, то есть планирование проекта от желаемой цели до следующих действий. Вспомогательные материалы по проекту — любая дополнительная информация или материалы по конкретному проекту, включая планы проектов, потенциально полезную справочную информацию. Лучше всего организовывать их по проектам или темам. Вспомогательный материал для выполнения действия — категория фи- зических или цифровых материалов, относящихся к следующим действиям. Используются скорее в качестве справочных материалов, чем напоминаний о действиях. Горизонт 1: Текущие проекты — все, что мы хотим завершить в те- чение следующего года и что требует больше одного конкретно- го действия, включая результаты в краткосрочной перспективе, 399 Приложение например «Починить стоп-сигнал», и масштабные проекты, например «Реорганизация в западном регионе». Основа еженедельного обзора. Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания — аспекты личной жизни и работы, которые необходимо поддерживать, чтобы обеспе- чить стабильность и успех свой и своего дела (здоровье, финансы, клиентский сервис, стратегическое планирование, семья, карьера). Горизонт 3: Цели — результаты для достижения в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от 3 до 24 месяцев), например «Завершить поглощение Acme Consulting», «Организовать прибыль- ную онлайн-версию нашего тренинга по развитию лидерских качеств», «Согласовать планы Марии по обучению в колледже». Горизонт 4: Ви ' дение — желаемый результат в долгосрочной перспек- тиве (например, «Издать мемуары», «Вывести компанию на IPO», «Купить летний домик в Провансе»). Горизонт 5: Миссия и принципы — высшая цель, смысл существования, главные ценности человека или компании (например, «Служить местному сообществу, стабильно принося максимальную пользу как можно большему числу людей»). Горизонтальное мышление — процесс оценки и управления содер- жанием на одном уровне (например, обзор всех проектов, личных и профессиональных). Горизонты фокуса — отдельные уровни наших обязательств и образа мышления, личные и/или корпоративные. Еженедельный обзор — наиболее эффективная техника сортировки ин- формации на операционном уровне раз в неделю, контроль сделанного за конкретный период, удаление мусора, обновление информации, создание творческого настроя для поддержания постоянного контроля и концентрации. Жизненная экосистема — то, что находится в рамках эмпирического опыта человека: восприятие человеком внешнего мира, способ- ность оценить ситуацию и применить соответствующую ей модель поведения, характеризующуюся большей или меньшей степенью эффективности по шкале от физического выживания до полного духовного присутствия. Запланированная работа — заранее определенные действия и проекты, отраженные в списках и напоминаниях, доступные для оценки и обзора, в противовес неожиданно возникающим вопросам. 400 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК Карта — любой инструмент для создания нужной степени концен- трации и направления, например: календарь, списки действий и про- ектов, повестки дня для встреч, стратегические планы, должностные инструкции, контрольный список для путешествий, контрольный список для еженедельного обзора. Карты ориентации — специально созданные списки или справочные материалы, необходимые в определенных обстоятельствах (например, повестка встречи, календарь, списки проектов и следующих действий). Категории — объединение похожих предметов, обычно в формате списка, в папке или в отдельном месте. «Когда-нибудь / может быть» — общая категория для организации проектов и действий, которые вы хотите периодически просматривать, чтобы иметь возможность что-то предпринять когда-нибудь в будущем. Комплексная система управления жизненным циклом — сочетание ин- струментов, структуры, содержания и методов, используемое для поддержания соответствующего образа жизни. Система организации и обзора рабочего процесса, затрагивающая все аспекты личной жизни и профессиональной деятельности, которая обеспечивает качественную взаимосвязь всех текущих обязательств, напоминаний и информации для оптимального контроля и концентрации в любом месте, в любое время. Контекст — физическая или психологическая среда, наиболее под- ходящая для оценки напоминаний и информации об определенных действиях, например: дома, на деловой встрече, в поездке, за ком- пьютером, ощущение творческого потенциала, у телефона, разговор с партнером и т. д. Контроль — один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с перспективой). Используется для описания стабильной ситуации, с которой вы можете справиться, а не попыток что-либо сделать (например, держать под контролем вождение автомобиля, ситуацию на встрече или кухню). Контрольный список — любой список, который используется для напоминания или оценки дополнительных шагов, процедур и/или составляющих какой-то деятельности, например: чек-лист для пу- тешествий; процесс резервирования информации в компьютере; задания для детей, определяющие готовность к школе. Корзина «Входящие» — физическая или электронная корзина для сбора входящей информации с целью последующей обработки. 401 Приложение Лист ожидания — категория для отслеживания того, что вы ждете из других источников. Модель анализа повседневной работы — категории того, что мы делаем в течение рабочего дня, которые включают: 1) выполнение заплани- рованной работы; 2) выполнение неожиданно появившейся работы; 3) планирование работы (обработка входящей информации). Модель естественного планирования — интуитивный процесс мышления, состоящий из пяти этапов, к которому прибегает мозг для достижения любого желаемого результата. «Незавершенка» — набор необработанного «разного», который собрался в физическом или ментальном пространстве. Необходимая вовлеченность — состояние удовлетворенности статусом какой-то задачи, позволяющее исключить ее из зоны внимания. Обдумать — позволить чему-либо остаться в системе, не предпринимая действий сразу, чтобы оценить это позже; например, это относится к напоминаниям, обычно хранящимся в списке «Когда-нибудь / может быть», в картотеке или календаре. Обзор — процесс анализа соответствующих карт (см. «Карта»), про- водимый на периодической основе или по мере необходимости для обеспечения ясности и концентрации. Обработка — процесс определения значения чего-либо, что неожи- данно возникло после этапа сбора информации, например: «Нужно ли мне сейчас что-то с этим сделать? Если да, то что? Выбросить? Отложить, обдумать? Сохранить для справки?» Организация — процесс физической или цифровой сортировки по- хожих предметов в отдельные категории и места (например: список телефонных звонков, которые нужно сделать; полка для книг, которые нужно прочитать; список проектов, которые нужно завершить). Организованный (предмет) — когда что-то соответствует тому, что это для вас означает. Основание: Текущие действия — вещи на физическом, очевидном уровне деятельности, например письма, телефонные звонки, обсуждения, разные дела, встречи. Открытый вопрос — вопрос, который мы считаем нерешенным. При неправильном управлении постоянно неэффективно нас беспокоит. Оценка (подобна «Обзору») — процесс оценки содержания любого уровня горизонта или категории с точки зрения перспективы. 402 КАК ПРИВЕСТИ ДЕЛА В ПОРЯДОК Перспектива — один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с контролем). Относится к точке зрения, фокусу, уровню горизонта. Продуктивное состояние — состояние контроля, спокойствия, кон- центрации и значимой вовлеченности в процесс. Состояние полного присутствия, оптимальное для достижения продуктивности. Проект — любой результат, которого можно достичь в течение одного года за счет завершения нескольких шагов (см. Горизонт 1); любое обязательство в заданных временны ' х рамках, обзор которого необ- ходимо проводить хотя бы раз в неделю. Прояснение (подобно «Обработке») — процесс определения, что именно означают для вас собранная информация и предметы, какова природа любых их производных и что вы намерены делать с результатами. Путь к совершенству в GTD — пожизненное обучение, совершенство- вание и адаптация процесса управления собственной жизнью и ра- ботой. Создание и использование комплексной системы управления жизненным циклом, динамически управляемой и обеспечивающей оптимальную ориентацию для любых обстоятельств до конца жизни. Работа — все, что необходимо выполнить, что еще не завершено. Рабочий процесс — последовательность действий, определяющаяся входящей информацией и обязательствами с начала до момента завершения. «Разное» — все возникающее в вашем физическом и ментальном пространстве, что требует какого-то решения или действия, но еще не организовано и не определено. Результат — итоговый результат на любом уровне; обычно относит- ся к «желаемому результату», то есть характеристика успешного завершения. Сбор — процесс сбора (а в некоторых случаях — генерирования) предметов и идей, которые вы считаете потенциально значимыми; вещи, которые привлекли внимание или интерес, чтобы решить, что с ними делать. Свободное время — небольшие промежутки свободного времени, случайно появляющиеся в течение рабочего дня, во время которых также можно действовать продуктивно, если использовать напоми- нания и материалы, подходящие для контекста. Приложение Система напоминаний в формате картотеки — бумажный или циф- ровой инструмент планирования, обеспечивающий возможность напоминаний с привязкой к дате, которые попадают к вам для оценки конкретно в эту дату или недалеко от нее. Следующее действие — следующее конкретное физическое действие, ведущее к завершению процесса. Оно достаточно определенное, и вы знаете, где и как оно должно происходить. Так выглядит «процесс» выполнения. Требующая действий — задача или информация, по поводу которой необходимо что-либо предпринять. Фиксирование (подобно «Сбору») — процесс сбора воедино предме- тов и идей, которые нуждаются в оценке, принятии решения или конкретном действии. Экосистема продуктивности — вся потенциально значимая информа- ция, отношения и входящие данные, которые могут вызвать внимание и задать направление фокуса. 404 БЛАГОДАРНОСТИ Так много наставников, партнеров, коллег, сотрудников, клиен- тов, друзей и последователей методологии Getting Things Done по всему миру за последние десятилетия внесли свой вклад в развитие этих принципов, что выделить кого-то конкретно кажется очень несправедливым, хотя сделать это необходимо. Поэтому я выражаю благодарность и приношу извинения всем тем, кого не назвал здесь лично, но чье участие безмерно ценю (вы знаете, к кому я обращаюсь!). В начале 1980-х гг. Дин Ачесон и Рассел Бишоп предложили мне изначальную концепцию, которая стала стимулом и осно- вой создания мощной методологии, известной впоследствии во всем мире как методология GTD. Из бесконечного числа партнеров и коллег, внесших свой вклад в развитие и распро- странение этой методологии за многие годы, я должен поблаго- дарить отдельно Мэриэн Бейтман, Мэг Эдвардс, Анну-Марию Гонзалез, Анну Геннетт, Лесли Бойер, Келли Форристер, Джона Форристера, Уэйна Пеппеар, Фрэнка Соппера, Мэгги Уайсс и Майка Уильямса. Кроме того, десятки тысяч клиен- тов и участников семинаров помогли проверить и «настроить» описанные в книге модели. Особая благодарность Важно не что мы имеем в жизни, а кто есть в нашей жизни. Дж. М. Лоуренс благодарности руководителям HR-отделов, которые на начальном этапе фор- мирования методологии увидели значимость этого подхода для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоста- вили мне возможность сделать это. В частности, спасибо Майклу Уинстону, Бену Кэннону, Кевину Уайльду, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Эта книга никогда не обрела бы свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Грега Стайклезера, Сэма Спурлина и моего неутомимого агента Доу Кувера. Поистине велика заслуга редактора первого издания Джанет Голдстейн и ре- дактора этой версии Рика Кота, которые делились со мной профессиональными (и терпеливыми) советами по написанию. Наконец, сердечно благодарю своего духовного коуча Джей- Ар за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, поддержку и красоту, которыми она наполнила мою жизнь. ОБ АВТОРЕ Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных в мире исследователей по теме продуктивности. Он выступал докладчиком и координатором таких организаций, как одна из крупнейших американских страховых компаний New York Life, Всемирный банк, Фонд Форда, компания L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит семинары по вопросам продуктивности для частных лиц и компаний по всему миру. Кроме того, он является президентом David Allen Company и более тридцати пяти лет — консультантом по вопросам управления и коучем менеджеров высшего звена. Статьи о его деятельности были опубликованы в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Его книга «Как привести дела в порядок» была переведена более чем на тридцать языков, а лицензионные тренинги проводятся более чем в шестидесяти странах мира. Дэвид Аллен живет в Амстердаме. Его сайт gettingthingsdone.com. Сайт представительства в России, Казахстане и Республике Беларусь – gtdrussia.ru |