Дневник Сорокин. Рабочий план на преддипломную практику
 Скачать 0.76 Mb.
|
|
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятия "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов". Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а также систематизации и механизации отчетности. В системе документооборота имеется понятие "маршрут документа". Под маршрутом документа понимается перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами: - дата поступления документа; - срок исполнения в днях; - дата фактического исполнения; - код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа); - код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель"); - ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота; - полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота; - примечание (многострочный текст); - путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа. Маршрут любого документа отображается в специальной табличной форме, которая вызывается из любого реестра документов. В ней видна вся история смены состояний интересующего пользователя документа. Незакрытые состояния выделяются цветом. На практике, как правило, работа осуществляется не с одним документом, а с целой их цепочкой (пачкой), которая порождена некоторым "первичным" или "базовым" документом. Например, заявка на поставку продукции порождает хозяйственный договор, счет, платежное поручение, накладные и т. д. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в учете и отчетности, за информационную достоверность несут авторы документов, подписавшие их. Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. Эта проблема является особо значимой для тех компаний, которые активно работают на западном рынке, имеют иностранных партнеров или клиентов, поскольку в этом случае необходима эффективная система обработки документов на нескольких иностранных языках. В основном можно выделить две главные задачи: - перевод объемной деловой или технической документации; - перевод текущей корреспонденции (писем, факсов, электронной почты). Наиболее эффективным способом организации перевода потока многоязычных документов считается использование систем автоматизированного перевода. К его основным преимуществам относятся: 1. Доступность. В отличие от специалистов-переводчиков программа-переводчик всегда "под рукой" на компьютере пользователя и доступна практически мгновенно. 2. Оперативность. Перевод даже многостраничного документа занимает считанные секунды, что особенно важно в ситуациях, когда необходимо быстро принять решение на основе информации из иноязычного документа. 3. Цена решения. Приобретение системы перевода позволяет существенно сэкономить средства в дальнейшем. Нетрудно посчитать, что даже повышение эффективности процесса обработки многоязычных документов на 20% (в ряде случаев рост эффективности составляет 50-80%) будет способствовать более быстрому возврату инвестиций и окупаемости бизнеса. 4. Конфиденциальность. Это преимущество может в некоторых случаях иметь критически важное значение. Программа-переводчик "сохранит" в тайне любую конфиденциальную информацию, которая будет переведена с ее помощью. 5. Универсальность. Достаточно подключить соответствующие специализированные словари, сделать настройку и система готова для перевода текстов практически любой тематики. 6. Онлайновый перевод. Программа-переводчик позволяет прямо в онлайне ознакомиться с содержанием иностранных сайтов, когда важно быстро узнать, о чем пишут зарубежные новостные сайты, или посмотреть результаты торгов на биржевом сайте. В Межотраслевых методических рекомендациях Научно-исследовательского института труда общая задача по анализу потоков информации дифференцируется и определяются: - достаточная скорость движения информации, позволяющая эффективно использовать ее; - минимальная трудоемкость сбора, передачи и обработки информации; - наиболее короткие и прямые пути движения информации; - максимальная емкость носителей информации на единицу их объема; - полная достоверность информации; - максимальная сохранность информации. К этим вопросам, изучаемым при анализе, необходимо добавить время, которое документы находятся (задерживаются) на рабочих местах их использования. Анализ документопотоков - связующее звено между изучением существующей системы управления производством и ее совершенствованием. Наиболее простым и наглядным методом анализа документопотоков является графический: строятся графики маршрутов движения документов от мест их составления до мест использования и хранения с указанием времени (нормативного и фактического) нахождения у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной структуры предприятия, что позволяет одновременно сделать выводы об эффективности последней. Практика убеждает, что, прежде чем приступить к реализации мероприятий по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся на предприятии организационную структуру. Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие в организацию, проходят: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение; - регистрацию; - рассмотрение руководством; - передачу на исполнение. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ. Таким образом, документооборот в организации является важнейшим элементом организации эффективного управления и принятия решений. Организация документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем больше в ней количества документов. Кроме того, чем более разветвленная в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации необходимо рассмотреть структуру организации и субъектов, с которыми она взаимодействует. Оценка руководителя практики от предприятия ___________________ Дата «____»______________ 2022 г. 7.05.22 Анализ работы планово–экономического отдела на предприятии. Планирование процессов жизненного цикла продукции на предприятии. Под руководством руководителя практики от предприятия, я провел анализ работы планово–экономического отдела на предприятие АО «Радиозавод». А так же планирование процессов жизненного цикла продукции на предприятии. Плановая работа на предприятии охватывает большой комплекс вопросов: разработку плана производства, планирование технического развития и совершенствование организации производства и труда, планирование затрат живого труда, расходов материальных и денежных ресурсов, планирование издержек производства, прибыли, а также доведение этих планов до производственных подразделений и организацию контроля за их выполнением. Руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленной на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства, осуществляет планово-экономический отдел (ПЭО). Он проводит экономическое планирование на предприятии, направленное на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности; проводит комплексный экономический анализ деятельности предприятия и расчет мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства. Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением АО «Радиозавод». Руководство отделом осуществляет начальник планово-экономического отдела, который непосредственно подчиняется финансовому директору. Начальник планово-экономического отдела назначается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению финансового директора. В своей деятельности начальник планово-экономического отдела руководствуется: - действующим законодательством РФ; - нормативными документами федеральных органов; - приказами руководства предприятия, распоряжениями генерального директора; - локальными нормативными актами, действующими на предприятии; - положением о планово-экономическом отделе. Основными задачами, решаемыми ПЭО, являются: 1. Экономическое планирование на предприятии, направленное на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей экономической эффективности. 2. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия и расчет мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, эффективному использованию производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности производства. На практике, различают два вида организационной структуры планово-экономического отдела: линейную и линейно-штабную. Главным достоинством линейной организационной структуры планово-экономического отдела является простота управления. Такая иерархия – это классическая форма руководства подчиненными во главе с руководителем. Минус подобной структуры заключается в слабой коммуникации между другими структурными подразделениями. Аналитики получают информацию о деятельности предприятия с небольшой задержкой, что немного усложняет работу. При линейной организационной конструкции, на работников планово-экономического отдела возлагаются следующие функции: 1. Сбор данных о предприятии. Специалисты самостоятельно занимаются извлечением полезной информации, поступающей от отделов. 2. Формирование порядка составления отчетности и планов. Экономисты принимают участие в разработке методологии структуры документации. 3. Исследование результатов работы предприятия, контроль. Планово-экономический отдел анализируют полученную информацию и управляет деятельностью компании. 4. Анализ конечного результата. При линейно-штабной организационной структуре классическая иерархия дополняется третьим органом – штабом. В планово-экономическом отделе в качестве такового выступает подразделение, занимающееся сбором информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Таким образом, специалисты самого отдела освобождаются от обязанности настраивать информационные коммуникации между подразделениями. Они работают на основании уже подготовленной ранее документации. При такой структуре экономисты выполняют следующие функции: - формирование порядка составления отчетности, планов, методологии учетной политики и анализа предприятия; - проведение исследования работы компании; - контроль за деятельностью организации; - планирование дальнейшей деятельности предприятия. Достоинством линейно-штабной структуры является тот факт, что специалисты отдела не испытывают трудностей с получением информации. Обмен данными между отделами происходит в оперативном режиме. Оценка руководителя практики от предприятия ___________________ Дата «____»______________ 2022 г. 11.05.22 Ознакомление с методами учета затрат на качество. Оценка результативности и эффективности системы менеджмента качества. Под руководством руководителя практики от предприятия, я ознакомился с методами учета затрат на качество. Провел оценку результативности и эффективности системы менеджмента качества. В зависимости от целей и задач анализа затрат на качество и возможностей получения необходимых для его осуществления данных, аналитические методы расчета затрат на качество существенно различаются. В методических указаниях представлены четыре метода калькуляции затрат на качество: 1. Функционально-стоимостной анализ затрат на качество. 2. Метод калькуляции затрат на качество. 3. Метод калькуляции затрат, связанных с процессами. 4. Метод определения потерь вследствие низкого качества. 5. Базы измерения стоимости. На этапах проектирования, технологического планирования, подготовки и освоения производства целесообразно применение функционально-стоимостного анализа (ФСА). Это метод системного исследования функций отдельного изделия или технологического, производственного, хозяйственного процесса, структуры, ориентированный на повышение эффективности использования ресурсов путем оптимизации соотношения между потребительскими свойствами объекта и затратами на его разработку, производство и эксплуатацию. Основными принципами применения ФСА являются: - функциональный подход к объекту исследования; - системный подход к анализу объекта и выполняемых им функций; - исследование функций объекта и их материальных носителей на всех стадиях жизненного цикла изделия; - соответствие качества и полезности функций продукции затратам на них; - коллективное творчество. Цель функционально-стоимостного анализа состоит в развитии полезных функций объекта при оптимальном соотношении между их значимостью для потребителя и затратами на их осуществление, т.е. выборе наиболее благоприятного для потребителя и производителя (если речь идет о производстве продукции) варианта решения задачи о качестве продукции и её стоимости. Математически цель ФСА можно записать следующим образом: ПС — = мах, где 3 ПС - потребительская стоимость анализируемого объекта, 3 - издержки на достижение необходимых потребительных свойств. Одним из основных инструментов совершенствования деятельности организации в области качества, согласно стандартам ISO серии 9000, является измерение результативности действующей системы менеджмента качества (СМК). Согласно стандарту ISO 9000:2015 результативность – это "степень реализации запланированной деятельности и запланированных результатов, которые достигнуты", поэтому при оценке результативности системы менеджмента качества следует установить: - степень реализации запланированной деятельности; - степень достижения запланированных результатов в области качества. Первая оценка дает представление о степени выполнения положений СМК организации и степени реализации требований документов по планированию и осуществлению процессов жизненного цикла продукции. Анализ этой оценки производится на основе определения степени достижения установленных выходов процессов, а также степени выполнения требований стандарта ISO 9001 и характеристик процессов. Вторая оценка характеризует степень достижения поставленных целей в области качества на различных уровнях организации, в том числе в подразделениях. В результате определения результативности системы должны быть оценены все стороны деятельности организации и по каждому аспекту деятельности выделены показатели результативности. В целом оценкой результативности СМК является среднее значение по всем показателям аспектов деятельности организации. Учитывая тот факт, что оценка результативности СМК является не разовым действием, а постоянным процессом, проводимым через установленные промежутки времени, желательно, чтобы оцениваемые показатели результативности не менялись. Оценка результативности СМК осуществляется на основании анализа: - результатов внутренних аудитов СМК; - данных, полученных в результате мониторинга и измерений характеристик продукции с целью проверки достижения требований, предъявляемых к ней; - данных, полученных в результате мониторинга и измерений процессов с целью проверки и подтверждения способности процессов достигать запланированные результаты; - достижения результатов, установленных целями в области качества в соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях; - данных, полученных от обратной связи от потребителей; - данных о выполнении мероприятий, разработанных по результатам предыдущей оценки результативности СМК; - принятых и реализованных в течении анализируемого периода предупреждающих и корректирующих действий. Впервые оценку результативности СМК необходимо проводить только по истечении определенного периода (не менее полугода с момента начала функционирования СМК). В дальнейшем оценку необходимо проводить через установленный руководством организации период, но не реже 1 раза в год. В организации должны быть отработана и задокументирована процедура, регламентирующая методику проведения работ по оценке результативности СМК, а также организацию и порядок ее проведения. Однако методы определения результативности СМК в стандартах не регламентируются, поэтому каждая организация сталкивается с проблемой выбора своего механизма (методики) оценки результативности СМК. Оценка руководителя практики от предприятия ___________________ Дата «____»______________ 2022 г. 12.05.22 |