Дневник Сорокин. Рабочий план на преддипломную практику
 Скачать 0.76 Mb.
|
|
Участие в подготовке и проведении внешних и внутренних аудитов систем управления качеством на предприятии. Под руководством руководителя практики от предприятия, я принимал участие в подготовке и проведении внешних и внутренних аудитов систем управления качеством на предприятие АО «Радиозавод» Внешний аудит — это независимая оценка работы компании. Ее проводят специалисты аудиторской фирмы. Специалистов, которые проводят внешний аудит в компании, не должны связывать никакие родственные связи с руководством проверяемой компании, должности в ней или другие обязательства, кроме указанных в договоре на проверку. Его проводят по требованию собственников и акционеров компании, а также согласно законам. Внешний аудит проводят: 1. для проверки достоверности данных в финансовых отчетах или, чтобы доказать их недостоверность; 2. чтобы проконтролировать следование требованиям законодательства по ведению учета и подготовке отчетности; 3. для определения участков оптимизации и более эффективного использования ресурсов компании; 4. для более узких целей, которые определяет заказчик (корректировка ведения бухучета, оптимизация баз налогообложения, анализ финансовой или хозяйственной деятельности, консультации по управленческим вопросам и пр.). Процесс проведения внешнего аудита тщательно планируется, его ход и участки работы прописывают в договоре с компанией-клиентом. Сам коллектив уведомляют о грядущей проверке и знакомят с ее целью. Конечным результатом работы внешнего аудита выступает аудиторское заключение в письменной форме. Оно содержит полные данные об аудиторе, сроке проверки, ее объекте и результатах. Эти данные могут использоваться для управленческих решений в дальнейшем. Преимущества внешнего аудита заключаются в том, что специалисты, которые его выполняют, независимы от руководства компании и работают в интересах заказчика. Они предоставляют оценку состояния компании, дают “взгляд со стороны” и могут также, кроме проверки документов, провести опрос сотрудников, анкетирование, проверить рабочие процессы на местах. Задачи внешнего аудита следующие: 1. Проверка достоверности сведений, представленных в отчетах, или доказательство их недостоверности; 2. Контроль соблюдения законодательных требований в вопросах ведения учета и составления отчетности; 3. Выявление возможностей для оптимизации ресурсов, в том числе более эффективного использования заемных средств; Возможны и другие цели внешнего аудита: оптимизация налогооблагаемых баз, корректировка ведения бухгалтерского учета, анализ хозяйственной и финансовой деятельности, решение управленческих проблем путем предоставления профессиональных консультаций и др. Как уже говорилось, основные виды внешнего аудита — это инициативный и обязательный. Добровольный аудит предполагает проверку финансово-хозяйственной деятельности по заданию заказчика, в котором обычно устанавливается объем, глубина, период, уровень точности проверки, а также наличие сопутствующих услуг. Причины могут быть разные: недостаточная квалификация бухгалтерских работников, высокая текучка, падение контрольных показателей, подготовка к сертификации и пр. Инициатива в этом случае, как правило, исходит от руководителей предприятий — они обращаются в аудиторские фирмы самостоятельно. Чаще всего в аудите применяются методы, которые используются в таких науках, как теория вероятности, информационные технологии, бухгалтерский учет, эконометрика, статистика, математические методы анализа, менеджмент, теория денег и др. Из бухгалтерского учета в аудите широко используются такие методы, как оценка, система счетов, двойная запись, инвентаризация, калькуляция, нормативный метод. При проведении аудита широко используются и многие известные методы финансового анализа: горизонтальный, вертикальный, трендовый анализ, метод финансовых коэффициентов. К сожалению, в работе аудиторов все еще редко находят применение экономико-математические методы анализа. К числу этих методов относят: классические методы математического анализа, методы математической статистики (теория корреляции), эконометрические методы, методы математического программирования, методы исследования операций, методы экономической кибернетики, математической теории оптимальных процессов и др. Каждый из этих методов включает в себя целую группу методов, например, методы математической статистики подразделяются на методы изучения одномерных статистических совокупностей и методы изучения многомерных статистических совокупностей; методы исследования операций в свою очередь подразделяются на методы решения линейных программ, методы управления запасами, теорию игр, теорию расписания, сетевые методы планирования и управления, теорию массового обслуживания. Среди эконометрических методов в аудите могут использоваться методы ковариации, дисперсии, корреляции, регрессионного анализа и др. Ответственность за проведение аудита следует оставить за назначенным руководителем аудиторской группы до завершения аудита. Руководителю аудиторской группы следует обеспечить установление контакта с проверяемой организацией, чтобы: 1) подтвердить каналы связи с представителями проверяемой организации; 2) подтвердить полномочия на проведение аудита; 3) предоставить соответствующую информацию о целях, области, критериях, методах аудита, а также о составе аудиторской группы, включая технических экспертов; 4) обратиться с заявкой на получение соответствующей информации для целей планирования, включая информацию о рисках и возможностях, определенных организацией и способы работы с ними; 5) определить применяемые законодательные и нормативные правовые требования, а также требования, соответствующие деятельности, процессам, продукции и услугам проверяемой организации; 6) подтвердить соглашение с проверяемой организацией в отношении степени раскрытия и обработки конфиденциальной информации; 7) разрабатывать мероприятия, необходимые для проведения аудита, включая график; 8) определить положения, связанные с местоположением проверяемой организации, в отношении доступа, здоровья и безопасности, режима секретности, конфиденциальности и т. п.; 9) согласовать вопрос о присутствии наблюдателей и необходимости в сопровождающих или переводчиках для аудиторской группы; 10) определить области, которые предоставляют интерес, вызывают озабоченность или представляют риски проверяемой организации в связи с конкретным аудитом; 11) решить проблемы в отношении состава аудиторской группы с проверяемой стороной или заказчиком аудита. Осуществимость аудита следует определить для того, чтобы получить обоснованную уверенность, что цели аудита могут быть достигнуты. Для определения осуществимости следует рассмотреть такие факторы, как наличие: a) достаточной и надлежащей информации для планирования и проведения аудита; b) соответствующего сотрудничества со стороны проверяемой организации; c) необходимого времени и ресурсов для проведения аудита. Там, где аудит неосуществим, заказчику аудита следует предложить альтернативу по согласованию с проверяемой организацией. Следует проанализировать соответствующую документированную информацию на систему менеджмента проверяемой организации, чтобы: - собрать информацию для понимания функций проверяемой организации и подготовки к аудиту и разработке рабочих документов, например на процессы, функции; - составить общее представление об объеме документированной информации, чтобы определить возможное соответствие критериям аудита, возможные проблемные области, такие, как недостатки, упущения или конфликты. В документированную информацию следует включить, но не ограничиваясь этим: документы на систему менеджмента и записи системы менеджмента, а также отчеты о предыдущих аудитах. При анализе документов следует учитывать среду проверяемой организации, включая ее размер, характер и сложность, а также связанные с этим риски и возможности. Также следует использовать область, критерии и цели аудита. Внутренний аудит — это вид независимой оценки работы компании или ее составляющих. Результаты внутреннего аудита помогают руководству увидеть эффективность работы менеджмента по определенным показателям. Также позволяют проверить достоверность финансовой отчетности, качество и соблюдение порядка ведения бухучета, сохранность активов, недоработки по документообороту, соблюдение буквы закона при выполнении операций и любую другую деятельность департаментов или функционирование системы компании по заказу руководства. Внутренний аудит проводят сами сотрудники предприятия. В это подразделение должны входить специалисты, не имеющие отношения к бухучету или любому другому проверяемому направлению. Иначе это противоречит принципу незаинтересованности. Интересно, что принцип независимости для отдела внутреннего аудита носит внешний характер, поскольку проверяющие все же находятся в подчинении у руководства компании. Департамент внутреннего аудита может существовать в компании отдельной единицей на постоянной основе или работать в формате комиссии. Приоритеты работы этого отдела определяет руководство компании. Преимущества внутреннего аудита состоят в том, что его проводят сотрудники компании, которые погружены в ее процессы и хорошо ориентируются в них. Они заинтересованы в обнаружении ошибок и недоработок, а их заключения могут влиять на управленческие решения и процессы в компании для улучшения результатов. Недостатки внутреннего аудита заключаются в том, что сотрудники фирмы работают на определенном участке и не могут дать объективную оценку при проверке. Чаще всего проведение внутреннего аудита связано с передачей материальной ответственности, поиском схем мошенничества, обнаружением или предотвращением хищений, повышением эффективности работы определенного участка компании. Услугами службы внутреннего аудита пользуются открытые акционерные общества с филиалами и структурными подразделениями, холдинги с несколькими юридическими лицами, региональные компании, а также фирмы, ведущие отчетность по МСФО. Проведение внутреннего аудита является добровольным. Его проводят, чтобы решить следующие задачи: 1. проверить правильность составления отчетности и достоверность указанных в отчетах сведений; 2. оценить правильность ведения бухгалтерского учета; 3. оценить эффективность использования ресурсов, своевременность и полноту налоговых отчислений, расчетно-платежную дисциплину в целом; 4. изучить достоверность учета затрат на производство, объемов выручки и иных показателей финансово-хозяйственной деятельности; 5. разработать предложения по улучшению расчетной дисциплины и бухгалтерского учета. Аудиторы службы внутреннего контроля, как правило, консультируют руководителей подразделений и ответственных за конкретные участки работников по правовым, финансовым, организационным и иным вопросам, помогают устранить недочеты, выявленные в ходе проверки. Инициировать организацию внутреннего аудита могут собственники компании с целью определить, насколько добросовестно привлеченные управленцы ведут дела фирмы. Заказать проверку может руководитель предприятия, например, при смене главного бухгалтера. Тот, в свою очередь, также вправе затребовать проведение проверки, особенно если разные направления учета закреплены за несколькими сотрудниками. Заказчиками аудита могут выступить потенциальные инвесторы для оценки финансового состояния будущего объекта для вложений. Выделяют следующие виды внутреннего аудита на предприятии: - функциональный аудит систем управления; - организационно-технический аудит; - всесторонний аудит управления; - аудит видов деятельности; - аудит на соответствие (каким-либо требованиям); - аудит на предмет общей целесообразности. Объектами проверки становятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы и их источники, хозяйственные процессы, результаты хозяйственной деятельности и методы управления предприятием. Порядок проведения внутреннего аудита и методы компания определяет самостоятельно. Проверка может быть комплексной или тематической (охват отдельных участков), выборочной или сплошной. При частичной проверке возрастает риск пропуска ошибок и недочетов, поэтому бухгалтерские документы, как правило, проверяются полностью. При аудите экономической и хозяйственной деятельности предприятия, СВА используют различные методологические приемы. Выбор методики обычно зависит от поставленных задач от руководства, проблематики и области проверки. Условно методы внутреннего аудита разделяют на группы по целям, сфере применения и способам проверки. Общенаучные методы используют при анализе финансово-хозяйственной деятельности и выявлении различных нарушений. Например, метод индукции и сравнения часто используют при расследовании дел о хищениях. Аудитор сопоставляет данные бухгалтерского учета, учетные записи, выявляет противоречия или нарушения в бухгалтерских записях и документах. А с помощью экономического анализа определяет размер штрафа за нанесенный ущерб компании. Во время проведения внутренних проверок СВА может применять и специфические методы, которые бывают общими и частными. Общие приемы используют при документальных проверках (это может быть формальная, нормативная, счетная или встречная проверка документов). А частные методы — при тематических аудитах. Когда аудитор работает со стоимостными характеристиками, он может применить выборочные методы сбора информации. Например, монетарную выборку или PPS (probability proportional to size) аудитор использует, чтобы сократить риск искажений при проверке документов с более высокими показателями. Или использует репрезентативную выборку, если данных слишком много. При оценке рисков специалист может использовать метод рейтинга процессов. Наиболее рискованным будет считаться тот процесс, на реализацию которого негативно влияет больше всего факторов. Кстати, для эффективного управления рисками Институт внутренних аудиторов в исследовании «Риск-ориентированный аудит процессов» рекомендует использовать составление карт процессов, анализ системы управления, рисков и внутреннего контроля. И не забывать про методы работы «в поле». Эти инструменты особенно подходят для международных финансовых организаций и банков, работающих в сложных экономических условиях. Единой методики проведения аудита не существует. К тому же любая компания может разработать собственную методику аудита, которая будет соответствовать ее целям и специфике деятельности. Но существует база, на которой строятся все приемы и процедуры в СВА. Например, общая методология внутреннего аудита описана в Международных профессиональных стандартах внутреннего аудита и в Международных стандартах аудита. Таким образом, функции и методы внутреннего аудита позволяют высшему руководству компании контролировать менеджеров, своевременно получать прозрачную информацию о деятельности организации и совершенствовать различные стороны ее деятельности. Не менее важно, кто эту функцию в компании будет выполнять. Идеально, если ее возглавит профессионал, который сможет выстроить функцию внутреннего аудита как управленец: наберет команду, выстроит план и методологию работы, наладит коммуникацию с менеджментом и сотрудниками. А простые проверки превратит в творческий процесс, направленный на решение вопросов управления, экономической политики и стратегических целей компании. Оценка руководителя практики от предприятия ___________________ Дата «____»______________ 2022 г. 6.05.22 Изучение процесса документооборота в структурном подразделении. Участие в составлении проектов документов по стандартизации и управлению качеством в организации и структурном подразделении. Под руководством руководителя практики от предприятия, я изучи процесс документооборота в структурном подразделении. Принимал участие в составлении проектов документов по стандартизации и управлению качеством в организации и структурном подразделении. В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). Движение входящих документов показано на рис. 3, где цифрами и буквами обозначено:  Рис. 3 - Схема движения входящих документов. Где: I - Руководитель (директор), II - Исполнитель (структурное подразделение), а - Экспедиционная обработка, b - Предварительное рассмотрение, сортировка, с - Регистрация, d - Распределение (разметка), е - Перераспределение (переметка), 1 - Корреспонденция, 2 - Документы, регистрируемые службой ДОУ, 3 - Документы, нерегистрируемые службой ДОУ. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Схема организации системы управления предприятием (в разрезе документооборота) представлена на рис. 4.  Рис. 4 - Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации. Согласно ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документооборот - это "движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело". Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков осуществления работ. Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам. Схемы документооборота разрабатывают, исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), с учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия. При построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких групп документов, как правительственная документация; предложения, заявления и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес структурных подразделений. Рациональная организация документооборота возможна при следующих условиях: - виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации; - внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений; - сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления производством. Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. |