Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Упражнение 9.8. Использование Адресной книги мин 1. Запустите программу Outlook Express. 2. Создайте вручную запись в Адресной книге для своего адреса электронной почты. Для этого на панели Контакты дайте команду Контакты • Создать контакт. Занесение собственного адреса в Адресную книгу применяют при использовании средств шифрования переписки и механизма цифровой подписи. 3. На вкладке Имя введите свою фамилию, имя, отчество. 4. Укажите адрес электронной почты и щелкните на кнопке Добавить. 5. По желанию занесите данные о себе также на вкладки Домашние, Служебные и Личные. 6. Щелкните на кнопке ОК. 7. Убедитесь, что данные занесены в Адресную книгу, — на панели Контакты дол- жен добавиться новый значок. 8. Откройте папку Входящие. 9. Щелкните на заголовке входящего сообщения правой кнопкой мыши и выбе- рите в контекстном меню пункт Добавить отправителя в адресную книгу. 10. Убедитесь, что данные занесены в Адресную книгу, — на панели Контакты дол- жен добавиться новый значок. Щелкните на кнопке Создать сообщение на панели инструментов. 12. Щелкните на кнопке Кому рядом с полем ввода адреса. 13. Выберите собственный адрес в списке слева и щелкните на кнопке Кому. 14. Щелкните на кнопке ОК. 15. Убедитесь, что имя адресата внесено в поле Кому. Обратите внимание, что использовано именно имя, а не адрес. Обратите внимание, что имя подчеркнуто. Это означает, что данный адрес считается «проверенным». Произвольным образом заполните поле Тема, а также введите текст сообщения. 17. Отправьте созданное сообщение и убедитесь, что оно доставляется правильно (см. упражнение 9.6). Мы научились заносить адреса электронной почты в Адресную книгу, вручную и извле- кая их из поступивших сообщений. Мы также узнали, как использовать данные из Адресной книги при отправке сообщений, и выяснили, что Адресная книга позволяет использовать имена корреспондентов вместо адресов электронной почты. В этой и следующей главе рассматриваются понятия, методы и приемы, относя- щиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создавае- мых документов — простые и комплексные. Первые представляют собой формати- рованный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие). Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word Общее название программных средств, предназначенных для создания, редакти- рования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, — тек- стовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке. Основные версии текстового процессора Microsoft Word Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к вось- мидесятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматиро- ванные текстовые документы. Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная вер- сия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экран- изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была. Она реализовывалась 2 5 4 Глава Создание документов специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения. Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту про- грамму от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графи- ческих объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графи- ческих изображений Сегодня текстовым процессором еще иногда пользуются при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT/286). Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась Microsoft for Windows (Word 6.0). Благодаря этому прин- ципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования доку- ментов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов. Следующая версия программы называлась Microsoft 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рас- сматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Office входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополни- тельные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное поло- жение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автомати- зировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодейст- вием текста со встроенршми объектами, что значительно расширило набор возмож- ностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверка орфографии и грамматики). Восьмая версия программы Microsoft ( Word 8.0), вошедшая в состав пакета Microsoft Office 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям про- блемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополни- тельные средства оформления текстовых документов, представленные в этой вер- сии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась про- работанной не до конца и не вошла в практику Начиная с этой версии текстовый процессор Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoring system). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — доку- мент электронный или печатный. Для разных типов документов используют раз- Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word 2 5 5 ные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге в качестве средства разработки электронных документов заменил а в каче- стве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией 95. Очередной стала версия текстового процессора Microsoft Word 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недо- статки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощ- ные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими проектами в рамках корпора- тивных сетей. Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия текстового процессора Microsoft (Word 10.0). Они входит в состав пакета Microsoft Office XP. В ней заметно расширены средства работы со стилями и шаблонами, введены механизмы, позволяющие автоматически обеспечить единство оформле- ния документа. Рабочее окно процессора Microsoft Word 2000 Рабочее окно Microsoft представлено рис. 10.1. Его основные элементы управления: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Начиная с процессора Microsoft Word 95, панель инструментов является настраиваемой. Режимы отображения документов Начиная с шестой версии, текстовый процессор Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов. В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т. п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецен- зирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроиз- водительных компьютерах. В режиме экранное представление не совпадает с печатным. Это отступление от принципа WYSIWYG, но оно характерно для электронных публи- каций в World Wide Web, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной стра- ницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные пара- метры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации. режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим 256 Глава Создание простых текстовых документов Рис. 10.1. Рабочее окно программы удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназна- ченного для печати. режиме структуры можно отобразить только заголовки документа. Режим поле- зен в тех случаях, когда разработку документа начинают с плана содер- жания. Если предполагаемый размер документа превышает 5-7 печатных страниц, следует начинать работу именно с создания первичного плана. Режим структуры отличается тем, что при его включении автоматически открывается вспомогатель- ная панель инструментов Структура, элементы управления которой позволяют править структуру документа. Выбор одного из четырех указанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна прило- жения, или командами меню Вид. Через меню Вид доступно также специальное представление (пятый режим) Схема документа, при котором окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word 2 5 7 представляется структура документа, а на правой — сам документ. Этот режим, сочетающий достоинства режима разметки и режима структуры, полезен при нави- гации по объемному документу — его удобно использовать не при создании, а при просмотре документов сложной структуры. Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используе- мые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл • Предварительный просмотр Web-страницы, а для печатных доку- ментов — Файл • Предварительный просмотр. В первом случае созданный доку- мент отображается как в окне браузера, зарегистрированного опе- рационной системой в качестве принятого по умолчанию (желательно, чтобы это был браузер Microsoft Internet Explorer 6.0). Во втором случае документ представ- ляется в специальном окне. Приемы работы с командами строки меню Как и в большинстве других приложений, корректно соблюдающих идеологию Windows, строка меню текстового процессора Microsoft как элемент управ- ления отличается тем, что обеспечивает доступ ко всем функциональным возмож- ностям программы. Не всегда этот доступ самый удобный, во многих случаях другие элементы управления использовать проще, но строка меню удовлетворяет прин- ципу функциональной полноты. Меню, открывающиеся из строки меню, обладают свойством функциональной ав- тонастройки. Расширенные возможно- сти приложения не могли не отразиться в изобилии элементов управления, от- крываемых через строку меню. В нем не всегда удобно ориентироваться. Поэто- му пункты строки меню открываются в два приема. На первом этапе открыва- ют сокращенное меню, и, если необходи- мого элемента управления в нем нет, от- расширенное меню наведением указателя мыши на пункт раскрытия. Использованные пункты расширенной части меню далее открываются в соста- ве сокращенного меню (рис. 10.2). Панели инструментов Microsoft Word Начиная с седьмой версии, программа Microsoft Word поддерживает возможность самостоятельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет пользо- ватель путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по роду деятельности (Вид • Панели инструментов). Расширение общей панели инструмен- тов сопровождается некоторым уменьшением площади рабочего окна документа. Перемещение функциональных панелей производят методом перетаскивания за рубчик, расположенный на левом краю панели. Рис. 10.2. Команды меню Вид, сокращенный и расширенный вариант 258 Глава 10. Создание простых текстовых документов В последних версиях текстового процессора панели инструментов не только допус- кают настройку, но и обладают контекстной чувствительностью. Так, при выделе- нии в поле документа какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования. Назначение панелей инст- рументов приведено в таблице Таблица__Панели_инструментов_программы_Word_Панель_инструментов'>Таблица Панели инструментов программы Word Панель инструментов Стандартная Форматирование Visual Basic Word-Art Автотекст База данных Веб-компоненты Веб-узел Настройка изображения Рамки Состав, назначение Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением Элементы управления форматированием документа Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при макросов Элементы управления для создания художественных заголовков Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее) Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web- страницы или электронной формы Элементы управления для навигации в Web-структурах данных Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы) Устанавливается умолчанию Устанавливается по умолчанию служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов и заявок и прочее) В качестве могут выступать World Wide Web, корпоративные сети intranet, системы Web-документов локального компьютера Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта Текстовый процессор Word поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов сведения о текстовом процессоре Microsoft Word 259 Таблица Панели инструментов программы Word 2000 (окончание) Панель инструментов Рецензирование Рисование Слияние Статистика Структура Таблицы и границы Формы Элементы управления Состав, назначение Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно- графических работ Инструменты для работы с документами слияния, содержащими постоянную и переменную части Позволяет информацию об объеме документа Инструменты для работы с логической структурой документа Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками Элементы управления для разработки стандартных форм Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть замечания и предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть Графические объекты, инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов Используется использовании программы Word например, для массовой подготовки писем аналогичного содержания Сведения о числе знаков, слов, строк, абзацев, Позволяет управлять заголовками и порядком следования логических частей текста. Активно используется при работе с документом в режиме структуры Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма) Программа Word позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые электронный документ; печатные формы Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX Кроме того, в программе роль специальной контекстно-зависимой инфор- мационно-инструментальной панели играет область задач. Эта область открыва- ется на правах панели инструментов и обычно располагается у правого края окна программы. Область задач может использоваться для выполнения разных функ- ций, в зависимости от выбранного режима. Выбор режима осуществляется из меню, открывающегося при щелчке на треугольной кнопке в верхней строке Область задач. Кроме того, существуют специальные команды для открытия области задач в нужном режиме (например, Правка • Буфер обмена Office или Формат • Пока- зать форматирование). Режимы работы области задач описаны в таблице 10.2. |