Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Специальные средства редактирования текста Базовые приемы редактирования текста мы рассмотрели в разделе, посвященном стандартному Блокнот. В данном разделе мы рассмотрим специаль- ные редактирования, для текстового процессора Microsoft Word, на примере последней версии Microsoft Word Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет воз- можность выбора между двумя режимами редактирования режимом вставки режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, рек- визитных элементов в письмах, служебных записках, бланках). Текущий режим правки текста индицируется в строке состояния. режиме замены индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы включен, в противном случае 2 6 8 Глава Создание документов он выключен. Двойной щелчок этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка окна Пара- метры (Сервис • Параметры • Правка). • Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT. Если флажок Режим замены а флажок Использовать клавишу для вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки. Возможность изменять режим путем двойного щелчка на индикаторе в строке состояния сохраняется в любом случае. Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых сино- нимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызы- вать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис • Язык • Тезаурус. Окно Тезаурус имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что в то время, как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к синониму, то есть поиск является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова. Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации про- верки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Тек- стовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания — автоматический и командный. Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически про- верять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописа- ние диалогового окна Параметры (Сервис • Параметры • Правописание). В автома- тическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается вое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки. Встроенное автоматическое правописания является, по суще- ству, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекоменда- ции экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует } 0.2. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word 2 6 9 в словаре системы автоматической проверки (например, слово браузер), то его можно добавить в словарь. Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (авто- мобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словар- ного файла в диалоговом окне Вспомогательные словари. Чтобы открыть его, надо щелкнуть на кнопке Словари на вкладке Сервис • Параметры • Правописание, Посте- пенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользова- теля становятся мощным средством повышения производительности его труда. В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от уста- новки элементов управления на вкладке Сервис • Параметры • Правописание. Запуск средства проверки выполняют командой Сервис • Правописание. Провер- ка начинается от местоположения курсора и продолжается появления первой ошибки. После исправления ошибки проверка продолжается дальше, а по дости- жении конца документа проверка может быть продолжена с его начала. Естествен- ное завершение происходит, когда документ просмотрен целиком. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис • Пара- метры • Правописание • Повторная проверка. Средства рецензирования текста Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редак- тирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно — новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий. Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид Панели управле- ния • Рецензирование). На ней представлены не- сколько групп элементов управления, предназ- наченных для: • создания, просмотра и удаления примечаний; • регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений; • выбора цвета выделения примечаний; • сохранения версий документа. Для создания примечания служит кнопка Создать примечание. При ее использо- вании местоположение курсора выделяется заданным цветом, а на правом поле Исправления в исходном документе 2 7 0 Глава 10. Создание простых текстовых документов страницы открывается область ввода текста примечания. Созданное примечание отображается только при просмотре документа, но не при его печати. Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактиро- вание текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделя- ется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диа- логового окна Сервис • Параметры). Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать. Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необхо- димость хранить его промежуточные версии. Текстовый процессор Microsoft WordXP позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное сред- ство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от несколь- ких копий) эффективно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего доку- мента — сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии и для загрузки одной из промежуточных версий при- меняют команду Файл • Версии. текста Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают: • выбор и изменение гарнитуры шрифта; • управление размером шрифта; • управление начертанием и цветом шрифта; • управление методом выравнивания; • создание маркированных и нумерованных списков том числе многоуровневых); • управление параметрами абзаца. Возможно, вы обратили внимание на то, что внешний вид панели Форматирование, представленной на рисунке справа, отличается от того, что вы видите в своей про- грамме. Это связано тем, что все инструментальные панели программы Word можно сделать плавающими. Перетаскиванием за рубчик, имеющийся на левом краю панели, их можно переместить в любое место экрана, в том числе и вне пределов основного рабочего окна. Правда, преимущества такого приема ощутят не все пользователи, а только те, у кого мониторы имеют достаточно большой размер. Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следую- щие обстоятельства: • Выбор шрифта действует на выделенный текстовый Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очеред- ной смены гарнитуры. • Начиная с версии Microsoft Word 97, текстовые процессоры Word ориентиро- ваны на работу с многоязычными шрифтовыми наборами (UNICODE). При использовании других шрифтовых наборов возможны проблемы, которые воз- Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word никают при переключении раскладки клавиатуры с основной (английской) на дополнительную (русскую). В таком случае возможен неконтролируемый авто- матический возврат к использованию одного из стандартных шрифтов UNICODE, зарегистрированных в операционной системе. Напомним, что как операционная система Windows ХР,так и сам текстовый процессор Microsoft Word поставляются с наборами шрифтов UNICODE, то есть использование шрифтов, входящих в стандартную поставку, является гарантией от непредвиденных осложнений. Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат • Шрифт). В вер- сии диалоговое окно имеет вкладки: Шрифт, Интер- вал и Анимация. На вкладке Шрифт выбирают: • гарнитуру шрифта; • его размер (измеряется в полиграфических пунктах); • вариант начертания; • цвет символов; • наличие подчеркивания; • характер видоизменения. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории — шрифты семейства Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста. Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в тех- нических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего). Кроме считается, что шрифты с засечками лучше воспринимаются в доку- ментах, напечатанных на бумаге. Для электронных документов, которые предпо- лагается с экрана, многие предпочитают применять рубленые шрифты. Большинство Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не явля- ются постоянными величинами и динамически меняются так, сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения. Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В каж- дый символ вместе с окаймляющими его интервалами строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также вводе текстов, представляющих листинги про- грамм. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семей- ства Courier. При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типо- 2 7 2 Глава Создание простых текстовых документов вой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для ментов, для печати на стандартных листах формата А4 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер — 14 пунктов и больше (факсимильные документы часто воспроизводятся с искаже- ниями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения). При подготовке электронных документов, распространяемых в формате Microsoft Word, размер шрифта выбирают, исходя из разрешения экрана. В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видеоподсистема которых настроена на экранное разрешение 800x600 точек или 1024x768 точек. Для этих параметров целе- сообразно готовить электронные документы с размером шрифта пунктов. На этот размер по умолчанию настроены последние версии процессора Microsoft (Версия Microsoft Word 97 была настроена по умолчанию на размер экранного шрифта 10 пунктов, но практика показала, что он неудобен.) Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчер- кивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель. Приступая к первому заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют в данной организации, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования. По возмож- ности, надо получить от заказчика готовые шаблоны документов или хотя бы печат- ные образцы. Из прочих, не рассмотренных здесь средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат • Шрифт Интервал. Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. В печатных доку- ментах эти эффекты невоспроизводимы по очевидным причинам, а в тах их нет смысла применять, так как они пока не поддерживаются Настройка метода выравнивания. Все последние версии текстового процессора Microsoft Word поддерживают четыре типа выравнивания: • по левому краю; • по центру; • по правому краю; • по ширине. Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат • Абзац Отступы и интер- валы • Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вво- димые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа. Так, например, для нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна браузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft 2 7 3 Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравни- вания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, реко- мендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновремен- ным включением функции переноса, а для документов на английском языке основ- ной метод выравнивания — по левому полю. Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются сле- дующие параметры абзаца: • величина отступа слева (от левого поля); • величина отступа справа (от правого поля); • величина отступа первой строки абзаца («красная строка»); • величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него. Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру. В то же время, для величина отступа для абзацев имеет боль- шое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допус- каемых для поэтому его используют очень широко. Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы. То есть, применяя отступ первой строки абзаца, не следует приме- нять отбивки между абзацами, и наоборот. Комбинация этих стилей допускается только для маркированных и нумерованных списков (основной текст оформляется с отступом первой строки, а списки — без него, но с отбивкой между абзацами). Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов про- стой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной струк- туры (технических) и документов на английском языке используют отбивки абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естест- веннонаучным и гуманитарным дисциплинам, — при их подготовке кроме точки зрения автора руководствуются сложившейся практикой и устоявшимися тради- циями. В применяют только отбивки между абзацами. Отступ первой строки в них обычно не используют в связи с повышенными трудностями его созда- ния. Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художе- ственных документах и персональной переписке, но в служебных документах и особенно в оно используется очень широко. В Web -документах оформление списков особо усиливают за счет применения специ- альных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с со- и оформлением документов. 2 7 4 Глава Создание простых текстовых документов Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат • Список. Данное окно имеет четыре вкладки: Маркированный список, Нумерованный список, невый список и Список стилей. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужногё достаточно щелкнуть на избранном образце. Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автома- тически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа <<*». По завершении строки и нажатии клавиши ENTER символ «*» автома- тически преобразуется в маркер, на следующей строке маркер будет установлен авто- матически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например », «2. » и т. д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы). Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представ- . ленные на панели Форматирование. Как маркированный, так и нумерованный спи- сок легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование. Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изме- нить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список (Формат • Список). Вкладка Список стилей также предназначена для оформления многоуровневых списков. Она позволяет выбрать или определить для каждого уровня списка особый стиль. О работе со стилями мы поговорим чуть позже. Характерной особенностью Microsoft связанной с его ориента- цией на создание является возможность использования графиче- ских маркеров. Для выбора такого на вкладке Маркированный диалогового окна Список (Формат • Список) выберите один из образцов списка и щелкните на кнопке Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение маркированного списка, в котором надо щелкнуть на кнопке Рисунок. Эта кнопка открывает диалоговое окно Рисованный маркер, в котором можно выбрать подходящее изображение. Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER. |