Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Приемы и средства автоматизации разработки документов С рядом приемов автоматизации ввода и редактирования текста мы познакоми- лись выше. К ним относятся средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расстановки переносов, средства поиска и замены фрагмен- тов текста. Приемы и средства автоматизации разработки документов 2 7 5 В этом разделе мы познакомимся с наиболее общими средствами автоматизации разработки и оформления документов, к числу которых относятся стили оформ- ления абзацев, шаблоны документов и темы оформления. Работа со стилями Абзац — элементарный элемент оформления любого документа. Каждый заголовок документа тоже рассматривается как отдельный абзац. Выше мы видели, что в меню Формат • Абзац имеется немало различных элементов управления, и выполнять их настройку для каждого абзаца отдельно — неэффективная и утомительная задача. Она автоматизируется путем использования понятия стиль. Стиль оформления — это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Бла- годаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа. Особенностью текстовых процессоров Microsoft Word то, что они поддер- живают четыре типа стилей: стили абзаца, стили знаков (символов), стили списков и стили таблиц. С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Стиль списка предполагает наличие в начале абзаца номера или маркера. Стиль таблицы обеспечивает согласование границ, заливки, выравнивания и шрифтов в таблицах. Наличие разных типов стилей позволяет реализовать довольно сложные приемы форматирования. Например, внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, могут содержаться фрагменты текста, оформленные другим шрифтом. В данной книге, например, специальный шрифт использован для записи названий элементов управ- ления. Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Неко- торое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование. Все работы по созданию новых стилей изменению существующих выполняют с помо- щью Области задач в режиме Стили и форматирование. Если Область задач закрыта или находится в ином режиме, надо дать команду Формат • и форматирование. Настройка стиля. Настройку стиля (рис. выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат • Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изме- нения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диало- говом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью команд- ной кнопки Формат. При проведении настройки стиля важно правильно исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек. 276 Глава Создание простых текстовых документов Образец применения стиля Рис. 10.5. Настройка стиля Создание стиля. Для создания нового стиля надо щелкнуть на кнопке Создать стиль в Области задач. Откроется диалоговое окно Создание стиля. В данном окне следует: • ввести название стиля в поле Имя; • выбрать тип стиля (стиль абзаца, знака, списка или таблицы); • выбрать стиль, на котором основан новый стиль; • указать стиль следующего абзаца; • настроить основные элементы стиля, используя средства данного диалогового окна; • настроить дополнительные элементы с помощью кнопки Формат. Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить настройку стиля до минимума, сосредоточив- шись только на отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, создан- ных на его основе. Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического примене- ния стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей ENTER. Приемы и средства автоматизации разработки документов 2 7 7 Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными техноло- гическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежела- тельным изменениям во многих других стилях. В связи с трудоемкостью изучения и освоения приемов практической работы со стилями начинающие пользователи часто ими пренебрегают. Действительно, при разработке небольших документов (одна-две страницы) можно обойтись без настройки и использования стилей, выполнив все необходимое форматирование вручную средствами меню Формат. Однако при разработке объемных документов вручную очень трудно обеспечить единство оформления, особенно если разные разделы документа разрабатывались разными авторами. Прийти к использованию стилей надо как можно раньше. Правильное и рациональ- ное использование этого средства является залогом высокой эффективности работы с процессором Microsoft Word и высокого качества разрабатываемых документов. На изучение средств управления стилями может потребоваться часов, но полу- ченные при этом навыки останутся на всю жизнь и пригодятся многократно. Шаблоны Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым докумен- том, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поста- вляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с По своей сути, шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаб- лон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования. Использование шаблона для создания документа. По команде Файл • Создать открывается Область задач в режиме Создание документа. Здесь можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае доку- мент сразу получает несколько готовых стилей оформления, которые содержатся в шаблоне. Основные шаблоны перечислены в области задач в разделе Создание. Если их недостаточно, надо щелкнуть на ссылке Общие шаблоны и выбрать подхо- дящий шаблон на одной из вкладок открывшегося диалогового окна Шаблоны. Изменение шаблона готового документа. Эта достаточно редкая операция выпол- няется с помощью диалогового окна Шаблоны и настройки (Сервис • Шаблоны и настройки). Для смены текущего шаблона следует использовать кнопку Присоеди- нить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный шаблон в папке C:\Program Files\Microsoft 278 Глава Создание простых текстовых документов Создание нового шаблона на базе шаблона. Открыв диалоговое окно Шаблон щелчком на ссылке Общие шаблоны в Области задач (режим Создание документа), включите переключатель Шаблон. Теперь надо выбрать стандартный шаблон, на базе которого создается новый (рис. После настройки стилей и редактирова- ния содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить с вклю- чением пункта Шаблон документа в поле Тип файла. Рис. 10.6. Диалоговое окно Создание документа Создание шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесооб- разно сохранить как шаблон. Командой Файл • Открыть открывают готовый доку- мент, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла. Темы Последние версии текстового процессора Microsoft Word (начиная с Word 2000) имеют специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для электронных документов (для и документов, распространяемых в формате процессора). Это средство называется темы. Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления: • фоновый узор; • стили оформления основного текста и заголовков; • стиль оформления маркированных списков; • стиль графических элементов оформления (линий). Доступ к выбору тем выполняется командой Формат Темы. Практическое занятие 2 7 9 Практическое занятие Упражнение Первичные настройки текстового процессора Microsoft Word 45 мин 1. Запустите текстовый процессор командой Пуск • Программы • Microsoft Word. 2. Откройте заранее подготовленный файл (произвольный). 3. Откройте меню настройки панелей управления управления) и убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная и 4. В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки. Для этого используйте соответствующую кнопку в левом нижнем углу окна документа или команду Вид • Разметка страницы. 5. Если шрифт на экране выглядит слишком мелким, настройте масштаб отобра- жения командой Вид • Масштаб. Можно также использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Если желаемого масш- таба нет в списке (например, 125%), введите нужное значение непосредственно в поле списка и нажмите клавишу ENTER. Для эффективного использования площади окна документа при достаточном разрешении экрана можно исполь- зовать пункты По ширине страницы или По ширине текста. 6. В качестве единицы измерения для настройки параметров документа выберите миллиметры (Сервис • Параметры • Общие • Единицы измерения). 7. Настройте список быстрого открытия документов. После запуска программы в меню Файл можно найти список из нескольких документов, открывавшихся в текстовом процессоре в последнее время. Это удобно для быстрого открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом задайте счетчиком Сервис • Параметры •Общие •Помнить список из ... файлов. 8. Отключите замену выделенного фрагмента при правке текста, сбросив флажок Сервис • Параметры • Правка • Заменять выделенный фрагмент. Это снижает производительность труда при редактировании текста, но страхует начинающих от нежелательных ошибок. С набором опыта практической работы этот флажок можно установить вновь. 9. Включите контекстно-чувствительное переключение раскладки клавиатуры (Сервис • Параметры • Правка •Автоматическая смена Эта функ- ция удобна при редактировании текста. При помещении курсора в английский текст автоматически включается англоязычная раскладка, а при помещении его в текст на русском языке — русскоязычная. Запретите «быстрое» сохранение файлов, сбросив флажок Сервис • Параметры • Сохранение • Разрешить быстрое сохранение. При «быстром» сохранении сохра- няется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохра- ненной версией. Это действительно сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла. 2 8 0 Глава Создание простых текстовых документов Настройте функцию автосохранения с помощью счетчика Сервис • Параметры • Сохранение • Автосохранение минут. Имейте в виду следующие обсто- ятельства: • при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть использован для восстановления несохра- ненных данных, но только однократно(!); • функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохра- нить или Сохранить как. 12. Временно отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис • Параметры • Правописание сбросьте флажки Автоматически проверять орфогра- фию и Автоматически проверять грамматику. На ранних этапах работы с докумен- том надо сосредоточиться на его содержании, а средства проверки правописания могут отвлекать от этого. Завершая работу над документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства. 13. Временно отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка Сервис • Параметры автозамены • Автозамена Заменять при вводе. 14. Включите автоматическую замену «прямых» кавычек парными: Сервис • Пара- метры автозамены • Автоформат при вводе • Заменять при вводе «прямые» кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не применяются. Для под- готовки англоязычных текстов и листингов программ отключите эту функцию. 15. Временно отключите ряд средств автоматического форматирования, в частно- сти автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис • Параметры автозамены • Автоформат при вводе сбросьте флажки Применять при вводе стили маркированных списков и Применять при вводе стили нумерованных списков. После приобретения первичных навыков работы с текстами вновь подключите эти средства. 16. Отключите Помощника. Помощник — удобное интерактивное средство для полу- чения конкретной справки, но справочная система программы в целом обладает более высокой методической ценностью. В текстовом Microsoft Помощник «перехватывает» все запросы к системе, поэтому для полноценной работы со справочной системой его надо принудительно отключить. • Вызовите Помощника: Справка • Справка: Microsoft Word. • Щелкните на изображении Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Параметры — откроется диалоговое окно Помощник. • На вкладке Параметры сбросьте флажок Использовать Помощника. • Закройте диалоговое окно Помощник щелчком на кнопке ОК. Проверьте, как работает вход в справочную систему: Справка • Справка: Microsoft Word. Вместо Помощника должно открываться окно справочной системы. 17. Отключите автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большин- стве случаев на ранних этапах работы с документами она не нужна. Для Web- документов, для документов, распространяемых в формате текстового процес- Практическое занятие сора, и для документов, передаваемых на последующую обработку, расстанов- ка переносов не только бесполезна, но и вредна. Для документов, которые окон- чательно форматируются и распечатываются в одной рабочей группе, расста- новка переносов может быть полезной, но и в этом случае ее применяют только на заключительных этапах форматирования и при этом очень тщательно про- веряют соответствие переносов, расставленных автоматически, нормам и пра- вилам русского языка. Расстановку переносов отключают сбросом флажка Сервис • Язык • Расстановка переносов • Автоматическая расстановка переносов. 18. Включите запрос на подтверждение изменения шаблона «Обычный»: Сервис • Параметры • Сохранение • Запрос на сохранение шаблона Шаблон «Обычный» является первоосновой для всех остальных шаблонов (они созда- ются на его базе и наследуют его свойства). При обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем и работать с ней). Включением данного флажка предупреждаются внесения измене- ний в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов сохра- нить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в докумен- тах, создаваемых на его основе). Мы научились выполнять первичные настройки текстового процессора и узнали, что доступ к ним осуществляется следующими командами: • Сервис • • Сервис • Параметры автозамены; • Сервис • Язык; • Вид • Панели инструментов; • Вид • Масштаб. Упражнение Первичные настройки параметров печатного документа мин Форматирование документов, предназначенных для печати на принтере, выпол- няется в «привязке» к параметрам печатной страницы. Поэтому создание докумен- тов этой категории необходимо начинать с настройки параметров страницы. К этим параметрам относятся прежде всего размер листа бумаги и величина полей. Характерная ошибка начинающих заключается в том, что они начинают подготовку документов с ввода текста. Интуитивно понятно, что текст — это важнейший ком- понент документа, но для ввода текста служат программы иного класса — тексто- вые редакторы. Имея дело с текстовым процессором, начинать надо не с ввода текста документа, а с настройки параметров печатной страницы, поскольку от нее зависят все используемые приемы форматирования. Тем, кому утомительно начинать созда- ние каждого документа с настройки параметров страницы, можно вать чаще пользоваться заранее заготовленными шаблонами. 1. Запустите текстовый процессор командой Пуск • Программы • Microsoft Word. 2. Дайте команду для создания нового документа: Файл • Создать. 2 8 2 Глава ] 0. Создание простых текстовых документов 3. Щелкните на ссылке Новый документ в Области задач, которая открылась в режиме документа. 4. Откройте диалоговое окно Параметры страницы (Файл > Параметры страницы). 5. На вкладке Размер бумаги выберите в раскрывающемся списке Размер бумаги пункт А4 mm (этот формат принят в России в качестве стандартного). При использовании нестандартного формата выбирают пункт Другой и с помо- щью кнопок счетчиков Ширина и Высота задают его параметры. 6. На вкладке Поля задайте ориентацию бумаги (Книжная или При «аль- бомной» ориентации бумага располагается длинной стороной по горизонтали. 7. На этой же вкладке задайте размеры полей: Верхнее —15 мм Нижнее — 20 мм Левое — 25 мм мм 8. На вкладке Источник бумаги задайте для нижнего поля интервал от края до колонтитула 12 мм (в нижнем колонтитуле будет размещаться номер печат- ной страницы). 9. Если предполагается печать (четные страницы печатаются на оборотной стороне нечетных страниц), выберите на вкладке Поля пункт Зер- кальные поля в списке Несколько страниц. Восстановите обычную настройку. Проверьте, как действует настройка печати двух страниц на одном листе. Выбе- рите в списке Несколько страниц пункт 2 страницы на листе. На панели Образец рассмотрите результат настройки. Установите «альбомную» ориентацию стра- ниц. Оцените результат настройки. Восстановите «книжную» ориентацию и печать одной страницы на листе. Создайте нижний колонтитул для размещения номера печатной страницы. Дайте Вид • Колонтитулы — откроется панель инструментов Колонти- тулы. Пользуясь кнопкой Верхний/нижний колонтитулы, создайте область ниж- него колонтитула. Вставьте в нее номер страницы щелчком на кнопке Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. Отцентрируйте номер страницы щелчком на кнопке По центру на панели инструментов Форматирование. Закройте панель Колонтитулы. Убедитесь в том, что в документе появились ниж- ние колонтитулы с номерами страниц. Прямой команды для удаления колонтитулов нет. Чтобы удалить колонтитулы по всему документу, надо очистить область колонтитула на одной из страниц. Колонтитул, лишен- ный содержимого, удаляется автоматически. Для удаления содержимого колонтитула откройте панель Колонтитулы (Вид • Колонтитулы), переключитесь на верхний или нижний колонтитул (по ситуации) кнопкой Верхний/нижний колонтитулы, выделите элемент содержимого и нажмите клавишу DELETE. 12. Закройте панель инструментов Колонтитулы. Сохраните документ командой Сохранить как, дав ему имя Эксперимент и использовав для сохранения папку \Мои документы. Практическое занятие 2 8 3 Мы научились создавать и настраивать печатные документы. В порядке эксперимента мы создали «пустой» документ, имеющий настроенные параметры страницы, стили, соответствующие шаблону «Обычный», и нижний колонтитул для размещения номе- ров печатных страниц. Мы готовы к наполнению данного документа текстовым содер- жанием с последующим редактированием и форматированием. |