Учебник Информатика. Базовый курс. Симонович С.В.. С. В. Симоновичаинформатикабазовый курс2е издание
 Скачать 17.96 Mb.
|
|
Таблица Режимы области задач Режим Создание документа Буфер обмена Поиск Вставка картинки и форматирование форматирование Слияние Перевод Команда Файл • Создать Правка > Буфер обмена Office Файл Найти Вставка Рисунок Картинки Формат Стили и форматирование • Показать форматирование Сервис > Письма и рассылки • Мастер Сервис > Язык > Перевод Содержание Области задач Список недавно открывавшихся документов, команды создания новых документов Содержание буфера обмена Office (до 24 объектов) Команды для поиска и информация о результатах поиска Команды для поиска клипартов и информация о результатах поиска Сведения о стилях и форматировании текста и средства для их изменения Сведения о характеристиках форматирования в месте расположения курсора Этапы создания документа слияния Исходный текст и результат перевода Назначение Открытие существующих и создание новых документов Выбор объектов для вставки в документ Поиск текста в форматированных файлах Выбор клипартов и других графических изображений для вставки в документ Выбор и создание стилей на основе существующего оформления текста Информация о форматировании, сравнение форматов разных фрагментов Создание документов слияния (например, писем), содержащих постоянную и переменную части Перевод отдельных слов коротких фраз Основные принципы практической работы с текстовым процессором Word Основные принципы практической работы зависят от используемой версии про- граммы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет заказчик. Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом. К какому типу отйосится документ? Современные текстовые процессоры позво- ляют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, кото- Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word рые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только тех- ническими возможностями печатающего устройства. Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электрон- ный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих (книг, жур- налов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком. Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В ментах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления. Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда ком документа является работодатель, то есть предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством. Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор документ для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фантазия и кото- рые поддерживаются его устройствами вывода (экран для или принтер для печатных документов). Самый трудный случай — когда заказчик внешний, особенно если он не вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление доку- мента и предоставление документа. Для представления документа они стремятся использовать средства форматирования, которые наилучшим образом подчер- кивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформ- ления. Использование этих средств в данном случае разрешительный харак- тер. Если же требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности, необходимо: • ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы (не более двух наборов: один — для основного текста, другой — для заголовков и вспомогательного текста); • минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используе- мых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнительного); • отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колон- титулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие; 2 6 2 Глава Создание простых текстовых документов • использовать встроенные средства текстового процессора для создания объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочие) — все объекты должны создаваться специальными программами, храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связы- вания и прилагаться к файлу документа; • исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом; • сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум о форматировании (для документов Microsoft Word таковыми являются форматы Только текст, Текст в формате RTF или Word • в каждом случае отступления от этих правил, например при необходимости использовать формулы, таблицы и специальные символы, согласовывать свои действия с заказчиком. Эти требования к документам, предоставляемым для дальнейшей технологической обработки, связаны с тем, что большинство средств оформления и форматирования текстового процессора являются «вещью в себе». Достоинства этих средств прояв- ляются только при выводе окончательного документа средствами того же самого процессора, будь то вывод на печать, просмотр на экране или публикация в Web- структуре. При обработке данных, содержащихся в документе, другими программ- ными средствами преимущества форматирования и оформления могут оборачи- ваться тяжкими проблемами. Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющи- еся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи — основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установле- нию обратной связи и эффективному усвоению практических приемов. Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процес- сора, приведен в упражнении 10.1. работы текстами в процессоре Microsoft Word К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word отно- сятся следующие: • создание документа; • ввод текста; • редактирование текста; • рецензирование текста; • форматирование текста; • сохранение документа; • печать документа. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word 2 6 3 Создание документа В текстовом процессоре принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен. Создание документа на основе имеющегося документа. Этот метод потенциально опасен, и потому его использование категорически не рекомендуется! Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы его рассматриваем, чтобы предупредить о воз- можных опасностях и обратить внимание на правильный порядок действий. При создании документа на основе существующего документа: • открывают готовый документ (Файл • Открыть); • сохраняют его под новым именем (Файл • Сохранить как); • выделяют в нем все содержимое (Правка • Выделить • удаляют его нажатием клавиши DELETE; • в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраня- ющий все настройки, ранее принятые для исходного документа. Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может пере- ходить в новый документ. рабочих мест, на которых создаются десятки доку- ментов в сутки, этот метод весьма опасен. Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы докумен- тов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим 1. Команда Файл • Создать открывает задач в режиме создания документа. на этой панели на ссылке Общие шаблоны — откроется диалоговое окно Шаблоны. Надо включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выб- рать шаблон Новый документ на вкладке Общие. Созданный документ приоб- ретает имя принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл • Сохранить как. 2. Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft WordXP, представленное на рис. 10.3, практически не отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно обычно предпола- гает сохранение файла в папку \Мои документы, но обеспечивает быстрый доступ и к некоторым иным папкам. 3. В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место для сохранения файла. 264 Глава Создание простых текстовых документов Диалоговое окно Сохранение документа Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа. Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах семейства Windows. Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте». Есть два случая, когда Рабочий стол исполь- зуют для хранения документов: • если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину; • если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, это список номеров телефонов коллег по работе). Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная для хра- нения ярлыков Ее нецелесообразно использовать для сохране- ния текстовых документов, но для открытия документов она может использо- ваться активно. Мое сетевое окружение — этот значок обеспечивает быстрый доступ к сохране- нию документа не на своем компьютере, в локальной сети, например на файло- вом сервере. При этом требуются дополнительные операции по навигации, свя- занные с выбором конкретной папки на конкретном сетевом компьютере. При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не представ- ленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Папка. 0.2. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word 2 6 5 Специальные средства ввода текста Технология ввода текста и переключения языковых раскладок клавиатуры, приме- нение регистровых клавиш и буфера обмена Windows были представлены выше при описании стандартного приложения Блокнот. В данном разделе мы остано- вимся на особенностях текстового процессора Microsoft Word XP, позволяющих автоматизировать ввод текста. Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редактирования и форматирования текста протоколируются текстовым процессором, и потому необ- ходимое количество последних действий можно отменить. Последнее действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумулятивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие аналогичные средства — команда Правка • Отменить действие и кнопка Отменить действие на панели инстру- ментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие). После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда • Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат.) Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем использования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользоваться рас- ширенным буфером обмена. Впервые расширенный буфер обмена появился в версии Microsoft Word 2000, в Word его объем был удвоен. Расширенный буфер обмена может хранить 24 объектов (имеются также ограничения на общий объем используемой памяти). Если между двумя последовательными операциями копи- рования текста в буфер обмена не было операции вставки, программа автоматически открывает Область задач в ре- жиме Буфер обмена. Содержание конкретного элемента бу- фера также указывается в Области задач. При переполне- нии расширенного буфера самый старый элемент теряется, а очередной поступает в освобожденную ячейку. Область задач позволяет вставить любой из имеющихся элементов, а также ском- поновать их в единый объект и вставить все сразу. Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Их принцип действия состоит в следующем. Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встре- чающихся в документах достаточно часто. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным тек- стом слова или фразы. Если это то, что имел в виду пользователь, он завершает Глава Создание простых текстовых ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER — так работает функция автозавер- шения. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид • Панели инструментов > Автотекст). Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Вставка • Автотекст • Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержа- нием — выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Автотекст на панели инстру- ментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить. Использование средства при вводе. Последние версии текстового Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (желательно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень часто встречается сло- восочетание «диалоговое окно», его можно заменить коротким сочетанием Соответственно вместо «диалоговых окон» использовать а вместо «диалого- вого окна» — Точка перед символами стоит специально, чтобы отличать их от двухбуквенных предлогов или союзов, таких как «да». Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис • Параметры автозамены. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменя- комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Как будет показано ниже, средство автоматической замены символов при вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выполнив соот- ветствующие настройки, можно вводить греческие буквы и р обычным русским текстом: «ро». Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто существует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответствующей кла- виши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами является диало- говое окно Символ (Вставка Символ). Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные знаки. На вкладке Специальные знаки присутствует список специальных символов, таких как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торговая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кнопке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существуют клавиатурные комби- нации — они приведены в списке, и их стоит запомнить. На первых порах, пока навык их ввода не закреплен, это окно используют для получения справки. В том окне имеются кнопки Автозамена и Сочетание клавиш, позволяющие либо выпол- нять ввод специальных символов обычными символами и автоматически произво- дить либо закрепить специальный символ за избранной комбинацией клавиш. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word 267 вкладке Символы представлены элементы управления для ввода произвольных символов любых символьных наборов (рис. 10.4). Центральное положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта выполняют в раскры- вающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к категории универсальных шриф- тов UNICODE, то для него имеется и возможность выбора символьного набора в рас- крывающемся списке Набор. 10.4. Средство ввода специальных символов Если символ надо вставить только один раз, достаточно на командной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш (кнопка Сочетание клавиш) или создать элемент для списка Автозамена с помощью одноименной кнопки. |