Тема 2. Кад учет. Справочники и настройки Кадровые документы Отчеты

• Название: Справочники и настройки Кадровые документы Отчеты
• Дата: 09.09.2020
• Размер: 1.79 Mb.
• Имя файла: Тема 2. Кад учет.docx
• Тип: Справочник; #137309
• страница: 3 из 4

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты. При описании условий труда для позиции можно указать:

• 
  право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
  
• 
  произвольное текстовое описание условий работы;
  
• 
  график работы, характерный для этой позиции. Он будет использоваться при оформлении кадровых приказов по этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменения). Также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).
  

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают.

Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. Возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета «Соблюдение штатного расписания».

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• 
  принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
  
• 
  при приеме и переводе сотрудника автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
  
• 
  бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
  
• 
  в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности (в карточке должности и позиции штатного расписания можно перечислить требуемые специальности);
  
• 
  производить индексацию штатного расписания;
  
• 
  при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
  
• 
  проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
  
• 
  помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
  
• 
  для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности – включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
  
• 
  сформировать для печати отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.
  

Учет движения кадров

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения кадрового учета:

• 
  регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, в том числе при дистанционной работе, в типовой форме;
  
• 
  регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников;
  
• 
  регистрация перевода сотрудника на другое место работы, смены вида занятости (внутреннее и внешнее совместительство и основное место работы); изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников;
  
• 
  регистрация увольнений работников;
  
• 
  оформление договоров гражданско-правового характера: договоры подряда на выполнение работ, договоры возмездного оказания услуг, авторские заказы.
  

На их основе встроенных бланков кадровых приказов сотрудникам кадровой службы программа позволяет разработать свои и отредактировав макеты печатных форм.

По данным учета движения можно получать следующую информацию:

• 
  актуальные списки работников на конкретную дату с произвольным настраиваемым набором реквизитов;
  
• 
  данные о движении работников за выбранный период;
  
• 
  статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
  
• 
  среднюю и среднесписочную численность работников.
  

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Учет персональных данных

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, налогов и взносов:

• 
  личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.);
  
• 
  данные удостоверения личности (паспортные данные);
  
• 
  ИИН;
  
• 
  контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
  
• 
  сведения о гражданстве и налоговом статусе;
  
• 
  данные о налоговых вычетах и льготах;
  
• 
  сведения об инвалидности и статусе участника ВОВ или лиц, приравненных к ним;
  
• 
  информацию об образовании;
  
• 
  сведения о предыдущей трудовой деятельности;
  
• 
  состав семьи;
  
• 
  сведения воинского учета;
  
• 
  сведения о наградах, ученых степенях и званиях.
  

Помимо предусмотренных в программе пользователь может создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например резюме.

Функциональность «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана» позволяет обеспечить требования закона Республики Казахстан от 21.05.2013 № 94-V «О персональных данных и их защите». Для этого реализована регистрация событий доступа к базе для выбранных областей данных:

• 
  обработка персональных данных;
  
• 
  личные данные;
  
• 
  адреса и телефоны;
  
• 
  инвалидность;
  
• 
  данные о доходах.
  

Учет рабочего времени

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные могут быть использованы:

• 
  для оформления необходимых документов кадрового учета;
  
• 
  для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  
• 
  для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.
  

Схемы учета рабочего времени. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» обеспечивает учет рабочего времени сотрудников как по типовым схемам (пятидневка), так и по специфическим, к примеру «сутки через трое». Типовые варианты заполнения графиков работы можно использовать для создания автоматического графика. Есть возможность создавать индивидуальные графики работы для конкретных сотрудников.

Производственные календари. Для заполнения графиков работы используется регламентированный или произвольный производственный календарь. Можно создать несколько производственных календарей.

Таким образом компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами работ, существующими на предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т. п.).

Классификатор видов рабочего времени. В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» есть классификатор видов рабочего времени (явка, вахта, праздник и др.), который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению. Оплата труда зависит от вида рабочего времени. В течение рабочего дня сотрудник может быть занят на работах разного вида времени.

Виды неявок. На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

• 
  отпуск;
  
• 
  отпуск по уходу за ребенком;
  
• 
  нетрудоспособность;
  
• 
  командировка;
  
• 
  прогул;
  
• 
  отгул;
  
• 
  отсутствие по прочим причинам.
  

Виды переработок. Информация о работах за пределами установленного графика работы собирается из следующих документов:

• 
  о переработках при суммированном учете времени;
  
• 
  приказов о работе в выходные и праздничные дни;
  
• 
  регистрации сверхурочной работы.
  

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

Табель учета рабочего времени. По результатам накопленных данных в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» можно сформировать «Табель учета рабочего времени».

Аналитические отчеты. Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РК, коллективными и трудовыми договорами.

Учет прав на отпуска. В «1С:Зарплате и управление персоналом 8 для Казахстана» реализован учет прав на ежегодные основные и дополнительные отпуска. К ним относятся отпуска, предоставляемые работникам как в соответствии с законодательством, так и по условиям трудовых договоров.

Продолжительность основного отпуска в программе по умолчанию – 24 календарных дней. Но программа позволяет установить любую продолжительность основного отпуска.

Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника (в кадровых документах приема на работу и кадрового перевода). Аналогично регистрируются права на дополнительные отпуска – как предусмотренные законодательством, так и принятые локальными актами организации. При настройке дополнительного отпуска можно указать, все ли сотрудники имеют на него право, и его продолжительность. Право на дополнительный отпуск можно поставить в зависимость от стажа сотрудника.

Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».

Учет остатков. Если предприятие не новое, то в начале работы с программой необходимо заполнить информацию об остатках отпусков (использованных ранее отпусках). Сделать это можно даже в том случае, если с начала использования программы прошло некоторое время и информационная база уже содержит информацию о текущих отпусках. Причем данные об использованных отпусках можно внести в разрезе рабочих лет.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков, право на которые зарегистрировано в программе. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на ежегодные отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. Сформировать такую справку можно, например, из документа «Отпуск».

Планирование отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет не только сформировать график отпусков, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и переносы отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.



Расчет отпускных. В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 для Казахстана» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.

В документе «Отпуск» рассчитывается ИПН и ОПВ, а также прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата.



Выплата отпускных. Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период. В межрасчетный период выплату можно произвести непосредственно из документа «Отпуск».

Расчеты начислений и удержаний

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 для Казахстана» реализованы все формы оплаты труда:

• 
  повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
  
• 
  сдельная;
  
• 
  с использованием премиальной системы.
  

Этим формам оплаты труда соответствуют следующие повременные и сдельные начисления:

• 
  оплата по окладу;
  
• 
  оплата по окладу (по часам);
  
• 
  оплата по часовому тарифу;
  
• 
  сдельный заработок.
  

Размеры всех тарифных ставок задаются в тенге с точностью, указанной при начальной настройке программы.

Размеры ставок могут определяться тарифными сетками в соответствии с разрядами сотрудников. В таком случае сетки могут быть описаны в штатном расписании, а в программе их изменение можно отражать специальными документами индексации заработка.

Для одного сотрудника может одновременно применяться несколько тарифных ставок.

Для настройки начислений может применяться совокупная тарифная ставка. По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. Совокупная тарифная ставка учитывает не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, например процент или сумму надбавки.

При начальной настройке можно указать варианты принятой в организации системы премирования:

• 
  разовая премия суммой или процентом;
  
• 
  ежемесячная премия суммой;
  
• 
  ежемесячная премия процентом от заработка сотрудника
  
  • 
    текущего месяца;
    
  • 
    прошлого месяца;
    
• 
  премия за квартал процентом или суммой может выплачиваться:
  
  • 
    при расчете месяца, в котором введен процент или сумма;
    
  • 
    в межрасчетный период, когда зарегистрирован документ «Премии";
    
  • 
    в одних и тех же предустановленных месяцах. Размер премии задается в кадровых документах;
    
• 
  премия за год суммой;
  
• 
  премия за год процентом – по умолчанию рассчитывается от заработка за год, но в карточке годовой премии можно указать период за который при расчете применяется заработок сотрудника.
  

Каждое начисление в информационной системе описывается рядом свойств:

• 
  Назначение начисления:
  
  • 
    повременная оплата труда и надбавки;
    
  • 
    оплата труда в натуральной форме;
    
  • 
    доход в натуральной форме;
    
  • 
    компенсационные выплаты;
    
  • 
    премия;
    
  • 
    оплата отпуска;
    
  • 
    компенсация отпуска;
    
  • 
    отпуск без оплаты;
    
  • 
    неявка по невыясненным причинам;
    
  • 
    прогул;
    
  • 
    оплата сохраняемого среднего заработка;
    
  • 
    оплата больничного листа;
    
  • 
    выходное пособие;
    
  • 
    болезнь без оплаты;
    
  • 
    отпуск по беременности и родам;
    
  • 
    материальная помощь;
    
  • 
    отгул;
    
  • 
    прочие начисления и выплаты.
    
• 
  Периодичность выполнения расчета:
  
  • 
    ежемесячно;
    
  • 
    в перечисленных месяцах;
    
  • 
    по отдельному документу:
    
    • 
      «Премии»;
      
    • 
      «Разовое начисление»;
      
    • 
      другой документ, самостоятельно настроенный в программе;
      
  • 
    при условии, что введено:
    
    • 
      значение показателя;
      
    • 
      вид учета времени;
      
    • 
      время, приходящееся на праздничные дни.
      
• 
  Способ расчета результата, который может быть выбран из вариантов:
  
  • 
    результат вводится фиксированной суммой;
    
  • 
    результат рассчитывается на основании комбинации любых данных;
    
  • 
    из доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.
    
• 
  Степень зависимости данного начисления от других начислений.
  
• 
  Порядок отражения в учете рабочего времени за работу:
  
  • 
    в пределах нормы
    
  • 
    сверх нормы
    
  • 
    за неполную смену
    
  • 
    за уже оплаченное время;
    
• 
  Отношение начисления к социальным пособиям или отпускам, к расчету среднего заработка.
  
• 
  Классификация начисления для исчисления налогов, взносов и отчислений.
  
• 
  Способ отражения начисления в бухгалтерском учете.
  
• 
  Список вытесняющих начислений (например, сотрудник не может одновременно болеть и работать).
  

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» позволяет рассчитывать удержания:

• 
  По назначениям:
  
  • 
    профсоюзные взносы;
    
  • 
    исполнительный лист;
    
  • 
    вознаграждения платежного агента;
    
  • 
    удержания за неотработанные дни отпуска;
    
  • 
    удержания в счет расчетов по прочим операциям;
    
  • 
    прочие удержания в пользу третьих лиц.
    
• 
  Ежемесячно или только когда введено значение показателя.
  
• 
  Следующими способами расчета результата:
  
  • 
    фиксированной суммой;
    
  • 
    формулой на основании комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции max и min.
    

В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания фиксируются и сохраняются все характеристики, необходимые для его использования при расчете заработной платы, исчислении налогов, взносов и отчислений. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политики организации.

Процедура расчета зарплаты

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана» дает бухгалтеру гибкий инструмент по расчету зарплаты в соответствии с учетной политикой компании и спецификой ее работы.