1_Теоретический_раздел. Тема Архивный менеджмент как компонент архивоведения и вид деятельности1
 Скачать 152.41 Kb.
|
Тема 2. Организация управления государственными архивными учреждениями в Республике Беларусь1План Планирование работы архива. Экономические и неэкономические факторы деятельности архива. Особенности определения норм выработки для сотрудников в архивных учреждениях различного уровня. Оптимизация отчетности архива. Оценка эффективности деятельности архива. Отражение специфики республиканских архивных учреждений в их структуре. Взаимодействие структурных подразделений и его эффективность. 1. Перспективное планирование осуществляется органом управления в сфере архивного дела и содержит наиболее общие показатели деятельности архивных учреждений, которые необходимо достичь за определенный период времени (5–10 лет). Например, в государственной программой «Архивы Беларуси на 2011 – 2015 гг.»1 к 2016 году планировалось: снижение доли архивохранилищ государственных архивов, имеющих загруженность свыше 98 %, до 9,3 %; увеличение доли: государственных архивов, обеспечивающих нормативные технологические условия для постоянного хранения документов, до 100 %; отреставрированных архивных документов в общем объеме подлежащих реставрации документов до 1,5 %; государственных архивов, имеющих необходимое техническое обеспечение для внедрения информационных продуктов и технологий в сфере архивного дела и делопроизводства, до 100 %. проведение 350 документальных выставок; издание 30 сборников документов и архивных справочников о составе и содержании документов НАФ Республики Беларусь; создание и модернизация шести специализированных автоматизированных информационно-поисковых систем. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов в архивном учреждении организует директор или его заместитель. Она осуществляется на основании анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, а также указаний и рекомендаций соответствующего органа архивного дела и делопроизводства. Указания по планированию для архивных учреждений характеризуют все направления их деятельности, в т.ч. организацию работы с музеями, хранящими документы НАФ Республики Беларусь; создание описей дел в электронном виде и их выставление в электронном виде на сайтах государственных архивов; разработку и внедрение баз данных (например, Система открытого доступа к документам НАФ Республики Беларусь); тематику выставочной и публикационной деятельности архивов. В планировании можно выделить следующие этапы: Определение приоритетных направлений, видов работ, их объема и исполнителей. Составление Плана работы архива на год. Составление объяснительной записки. Составление расчетной части. Приложения. Рассмотрение плана на заседании дирекции. Утверждение плана соответствующим органом архивного дела и делопроизводства. План работы архива состоит из перечня наименований и видов работ, выполняемых в архиве, объяснительной записки, расчетной части и приложений. В объяснительной записке обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяется их конечный результат, указываются основные организационно-методические мероприятия, их сроки и исполнители. Расчетная часть плана состоит из бюджета рабочего времени, которая разрабатывается на основании плановой штатной численности архива и норм времени и выработки, и времени на выполнение внеплановых заданий. Приложения могут быть следующие: Планы организационных мероприятий; Планы научно-исследовательской работы; Планы занятий по повышению квалификации работников; Иные приложения, устанавливаемые органом управления в сфере архивного дела (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь). Планирование работы структурного подразделения на год включает: обоснование и конкретизация видов и объемов планируемых работ; определение конечного результата работ; указание основных организационно-методических мероприятий, сроков и исполнителей. Профильные показатели плана работы архива на год включают непроизводственные и производственные затраты, которые планируются для каждого сотрудника и суммируются в общей таблице по отделу. К непроизводственным затратам относятся очередные отпуска, временная нетрудоспособность, исполнение государственных и общественных обязанностей, гражданская оборона, дополнительный (учебный) отпуск. Они рассчитываются исходя из возможных фактических затрат времени по каждому из параметров. Например, затраты, связанные с временной нетрудоспособностью, составляют 10 дней, а гражданской обороной – 5 дней. Бюджет полезного времени (производственные затраты) формируется по группам: 1.Обеспечение сохранности документов. 2.Государственный учет. Создание и усовершенствование НСА. 3.Комплектование. 4.Использование и публикация документов. 5.Научно-исследовательская работа. 6.Организационные мероприятия. 2. Виды и объем выполняемых работ при планировании указываются на основании норм выработки для сотрудников в архивных учреждениях различного профиля1. При разработке нормативов приняты следующие основные единицы измерения: документ, справка, запрос, посетитель, карточка, консультация, дело (папка документов или документ в объеме не более 300 листов (формат А4) при толщине не более 4 см), печатный лист (39,2 тыс. печатных знаков), описательная статья. На общереспубликанском уровне устанавливаются нормы выработки на наиболее распространенные виды работ (см. Таблицу 2.1).
Таблица 2.1. Нормирование работ в сфере архивного дела1 Нормы выработки высчитывается по следующей формуле2: Нвр = (Н x К) x К1, где Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, час; Н – норматив времени на выполнение данной работы, час; К – коэффициент затрат времени на организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (равен 1,08); К1 – коэффициент затрат времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, в процентах от штучного времени (равен 1,1). Хронометраж позволяет установить длительность затрат времени на выполнение элемента трудового процесса путем непрерывных (сплошной хронометраж) и выборочных замеров времени. Этапы определения нормативов времени: составление схемы разработки нормативов и выбора факторов, влияющих на трудоемкость работы; проведение хронометражных исследований; обработка данных хронометражных исследований; составление таблиц нормативов; проверка (апробация) и корректировка нормативов; утверждение нормативов руководителем организации. В результате устанавливаются нормы выработки для тех видов работ, которые имеют специфику в данной организации и не регламентируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. На деятельность архива влияют экономические и неэкономические факторы. К первым относятся финансовые (косвенного и прямого воздействия) и коммерческие, а ко вторым – неэкономические (стихийные бедствия; политические решения; работа транспорта; нарушения производственного процесса (брак, простои, аварии); технологическое развитие). При этом от потенциала руководителей различного уровня зависит организация работы самого учреждения. Так, роли руководителя в деятельности архива состоят в следующем (на основе классификации Г. Минцберга): межличностные (лидер; номинальный глава; связной); информационные (представитель учреждения; аналитик; распространитель); в сфере принятия решений (инициатор; распределитель ресурсов; устранитель проблем; переговорщик). Роли и личностные качества сотрудника в деятельности архива не менее важны: содействие переменам; инициативность; исполнительность; приверженность; самоконтроль; внешний контроль; самостоятельность; сотрудничество; консерватизм; самосовершенствование. Их взаимодействие в значительной степени обусловлено принятым в данном архивном учреждении стилем руководства (см. Таблицу 2.2)
Таблица 2.2. Стили руководства учреждением (организацией, предприятием) Выделяются также: непоследовательный, импульсивный, ситуационный стили руководства. Все указанные стили не существуют в «чистом» виде. Преимущественно, используется смешанный стиль руководства. 3. Отчетность состоит из следующих этапов: Составление индивидуальных отчетов. Составление отчета и объяснительной записки структурного подразделения. Составление отчета работы архива за год. Составление объяснительной записки. Составление расчетной части. Приложения (Паспорт архива; Сведения об изменениях в составе и объеме фондов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь; Сведения о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на ведомственном хранении; Сведения об организациях, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов; Сведения о результатах рассмотрения обращений граждан, выполнении платных работ и услуг и др.). Представление отчета в соответствующий орган архивного дела и делопроизводства. Контроль за выполнением планов работы архивов на год и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений, а выполнение плановых заданий, качество работы рассматриваются на заседаниях дирекции архива и доводятся до сведения трудового коллектива. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана работников составляются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана работников в сроки, устанавливаемые директором архива. Структура расчетной части отчета соответствует плану работы архива. В объяснительной записке дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий. 4. Оценка эффективности деятельности архивного учреждения охватывает показатели достигаемые с точки зрения сотрудника и учреждения в организационной, экономической, социальной, технологической и правовой сферах. Так, организационная эффективность управленческих решений заключается в достижении организационных целей за счет меньших усилий, числа сотрудников или времени. Выражением организационной эффективности (организационным результатом) управленческого решения для сотрудника является изменение рабочих функций, улучшение условий труда, соблюдение правил техники безопасности и т.п. Учреждение их оценивает с позиций оптимизации организационной структуры, перераспределения рабочих функций, совершенствования системы стимулирования и оплаты труда, сокращения численности персонала и др. Экономическая эффективность управленческих решений представляет собой соотношение стоимости прибавочного продукта (прибыли или снижения затрат), полученного за счет реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его подготовку и реализацию. Социальная эффективность управленческих решений рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и предприятия за более короткое время или меньшим числом работников. Данная эффективность выражается для сотрудника архива возможностью участия в творческом труде, общения, самовыражения и самопроявления. С точки зрения архивного учреждения она заключается в степени удовлетворения спроса населения (потребителей, заказчиков) на товары и услуги, снижении текучести кадров, обеспечении стабильности, развитии организационной культуры. Результатом может быть хороший социально-психологический климат в подразделениях, взаимопомощь, позитивные неформальные отношения. Технологическая эффективность управленческих решений является результатом достижения отраслевого, национального или мирового технического и технологического уровня производства за более короткое время или с меньшими финансовыми затратами. Выражением этой эффективности для сотрудника является снижение трудоемкости, монотонности, напряженности труда, повышение его интеллектуального содержания. Архив оценивает ее с позиций внедрения современных информационных технологий, повышения производительности труда, качества товаров и услуг. Правовая эффективность оценивается степенью достижения правовых целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или с меньшими финансовыми затратами. Она отразится на деятельности сотрудника обеспечением безопасности, организации и порядка, правовой защищенностью от административного произвола. Архив таким образом обеспечит законность, безопасность и стабильность работы, положительные результаты во взаимоотношениях с партнерами. Результатом может быть работа в правовом поле, уменьшение штрафных санкций за правовые нарушения и т.п 5. Основой упорядочивания структуры архивного учреждения выступает разделение труда: горизонтальное, если речь идет об обособлении этапов последовательно выполняемых работ (оцифровывание архивных документов по заказам пользователей), и вертикальное, подразумевающее распределение работ в организации по уровням иерархии. Наиболее распространенными типами организационных структур в настоящее время являются: линейная, функциональная, дивизиональная и матричная. В республиканских архивных учреждениях используется следующая структура (См. Схемы 2.1 и 2.2). В архивных учреждениях действуют совещательные и научно-совещательные органы. На правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности в составе директора, его заместителя и заведующих отделами. Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива. На правах научно-совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться: Ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы в составе директора (зам. директора), наиболее квалифицированных сотрудников, представителей других организаций и научной общественности.  Схема 2.1. Структура республиканского архива (на примере НАРБ)1  Схема 2.2. Структура зонального архива (на примере ЗГА в г. Молодечно) Экспертно-методическая комиссия рассматривает вопросы экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих НАФ Республики Беларусь, научно-методического обеспечения деятельности архива. В ее состав входят заместитель директора, заведующие отделами, наиболее квалифицированные сотрудники. В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы. 6. Пути совершенствования взаимодействия структурных подразделений архива: комплексный подход при разработке проблем управления и способов их разрешения; совершенствование технологического и информационного обеспечения деятельности архива; совершенствование систем и методов управления; повышение квалификации руководящего состава и сотрудников; организация подбора персонала. Выделяются следующие направления использования современных информационных технологий в работе архивных учреждений: автоматизация работы архива; создание информационно-поисковых систем; оцифровывание архивных документов; организация использования архивных документов; организация хранения и использования документов в электронном виде и электронных документов. Вопросы и задания для самоконтроля Оцените степень реализации государственной программы «Архивы Беларуси на 2011–2015 гг.». На каких уровнях управления архивом осуществляется работа по планированию? Какие нормативные и методические документы регламентируют работу архивного учреждения по планированию деятельности? Охарактеризуйте этапы планирования и отчетности в архивном учреждении. Какие документы включаются в план работы архивного учреждения на год? Какие параметры включаются в непроизводственные затраты и бюджет полезного времени? Что включается в понятие «норма выработки сотрудника»? Как она рассчитывается? Охарактеризуйте метод хронометража. Назовите экономические и неэкономические факторы деятельности архива. Охарактеризуйте роли руководителей разного уровня и сотрудника в деятельности архива. Стили управления сотрудниками: достоинства и недостатки, эффективность применения (эссе). Охарактеризуйте показатели оценки эффективности деятельности архивного учреждения. Сравните структуру республиканского и зонального архива. Определите и обоснуйте их тип организационной структуры. Роль совещательных органов в деятельности архивных учреждений (эссе). Обоснуйте пути совершенствования взаимодействия структурных подразделений архива (эссе). Какие направления использования современных информационных технологий в работе архивных учреждений наиболее актуальны? |