1_Теоретический_раздел. Тема Архивный менеджмент как компонент архивоведения и вид деятельности1

• Название: Тема Архивный менеджмент как компонент архивоведения и вид деятельности1
• Дата: 24.03.2022
• Размер: 152.41 Kb.
• Имя файла: 1_Теоретический_раздел.docx
• Тип: Документы; #413912
• страница: 3 из 6

Тема 3. Кадровая работа архивных учреждений¹

План

1. 
   Подбор кадров для архивных учреждений различного уровня.
   
2. 
   Профессиограмма.
   
3. 
   Выработка требований к кандидатам на должности различного уровня.
   
4. 
   Развитие сотрудников.
   
5. 
   Методы повышения эффективности кадровой работы.
   

1. Организация работы сотрудников в государственном архиве зависит от выбора типа кадровой политики: пассивная, реактивная, превентивная, активная (наиболее распространенной является смешанная кадровая политика). При пассивной кадровой политике руководство учреждения не имеет четкой программы по работе с персоналом и вынужденно реагирует на уже возникающие кадровые проблемы (нехватка кадров, конфликты, наличие долго не закрытых вакантных должностей), сосредотачивая усилия на их устранении без глубокого анализа ситуации. Кадровые решения принимаются без учета долгосрочных последствий. Подбор сотрудников осуществляется в оперативном режиме без планирования потребности в персонале на перспективу, а оценка кандидатов и работников проводится поверхностно и формально. Обучение персонала бессистемно и нерегулярно. В организациях с таким типом кадровой политики нечетко распределены полномочия и ответственность работников. При реактивной кадровой политике руководство организации диагностирует возникающие проблемы с персоналом, анализирует причины кадровых проблем, конфликтных ситуаций, принимает меры по их ликвидации. Превентивная кадровая политика характеризуется наличием у руководства архива обоснованных прогнозов развития кадровой ситуации и использованием соответствующих методов влияния. Активная кадровая политика может быть рациональной и авантюристической. Кадровую политику еще разделяют на открытую и закрытую в зависимости от ориентации организации при формировании состава персонала на внешнюю или внутреннюю среду.

Кадровая политика включает:

• 
  организацию подбора кадров (на основании нормативных требований и фактических обязанностей, анализ рисков);
  
• 
  развитие сотрудников;
  
• 
  оценку и стимулирование работы сотрудников;
  
• 
  корпоративную культуру.
  

2. Профессиограмма – описание особенностей конкретной профессии, раскрывающее специфику профессионального труда и требований, которые предъявляются к человеку. При ее разработке рекомендуется использовать т.н. «модульный подход», разработанный В.Е. Гавриловым. Структура модуля включает: объективные характеристики типового элемента; психологические характеристики требований к человеку, предъявляемые этим элементом. При этом В.Е. Гаврилов акцентировал психологический модуль, как «типовой элемент профессиональной деятельности, присущей ряду профессий и выделяемой на основе общности требований к человеку». Каждая профессия состоит из нескольких модулей. число возможных модулей меньше, чем число всех профессий, поэтому целесообразнее (и экономичнее) изучать эти модули и уже из них составлять описание самих профессий.

Типы профессиограмм (Е.М. Иванова):

• 
  информационные;
  
• 
  ориентировочно-диагностические;
  
• 
  конструктивные;
  
• 
  методические;
  
• 
  диагностические.
  

Типы профессиограмм по содержанию и структуре (А.К. Маркова): комплексная и аналитическая.

Выделяются следующие требования к разработке профессиограмм:

• 
  четкое выделение предмета и результата труда;
  
• 
  описание целостной профессиональной деятельности;
  
• 
  демонстрация потенциального карьерного роста;
  
• 
  показ перспектив развития профессии;
  
• 
  направленность профессиограммы на решение практических задач;
  
• 
  выделение и описание профессиональных психологических качеств.
  

В целях описания профессиональной деятельности устанавливаются нормы выработки для тех видов работ, которые имеют специфику в данной организации и не регламентируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Метод нормирования труда – это совокупность приемов установления норм труда¹. Последние по видовому признаку подразделяются на нормы времени, выработки, численности, обслуживания, нормированных заданий, а по сфере применения – межотраслевые, отраслевые, местные. При этом используются опытно-статистический (суммарный) и аналитический (аналитически-расчетный и аналитически-исследовательский) методы.

Этапы нормирования труда:

• 
  анализ трудового процесса;
  
• 
  выявление и учет нормообразующих факторов;
  
• 
  проектирование рациональной организации труда;
  
• 
  расчет норм затрат труда.
  

Особенности определения оптимального числа сотрудников в архивных учреждениях различного профиля

Формула: ТО

Чш = ––– х Кн

Фн

• 
  Чш – расчетная штатная численность;
  
• 
  ТО – общая годовая трудоемкость нормируемых работ, час;
  
• 
  Фн – годовой фонд рабочего времени одного работника, час;
  
• 
  Кн – коэффициент планируемых невыходов работников (отпуска, болезни и т.д.), определяется на основе данных первичного учета в организации за год и рассчитывается по формуле:
  

Кн = 1 + –––––––––––––––––––

100

3. Основными принципами подбора кадров являются соответствие кандидата данному участку или объекту управления; соответствие качеств кандидата данному состоянию объекта управления; гармоническое сочетание полезных для дела качеств руководителя и его ближайших помощников; сочетание «старых», опытных и молодых кадров управления.

Структура требований к кандидату:

• 
  требования, предъявляемые к кандидату на должность всей системой архивного дела;
  
• 
  требования, предъявляемые профессией;
  
• 
  требования, предъявляемые специальностью работника;
  
• 
  требования, предъявляемые конкретной должностью;
  
• 
  учет вида выполняемых работ при подборе кадров.
  

Например, к архивисту организации предъявляют следующие требования:

• 
  прием, регистрация, систематизация, хранение и использование документов;
  
• 
  ведение учета выдачи архивных справок;
  
• 
  подготовка архивных справочников (путеводителей, указателей, обзоров, каталогов и т.д.);
  
• 
  проверка наличия и состояния документов;
  
• 
  составление и переработка описей дел для передачи документов, составление актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
  
• 
  подготовка материалов для выставок, радио и телепередач, тематических подборок.
  

Требования к подбору кадров для архивных учреждений включают основные (высшее образование (архивист); наличие опыта работы; ответственность; отсутствие судимости за фальсификацию документов; отсутствие аллергии; адекватность; отсутствие психических заболеваний; основы компьютерной грамотности; умение работать в команде) и специфические (палеографические навыки; основы сфрагистики, генеалогии, геральдики, дипломатики и др.; владение иностранными языками; навыки работы в графических редакторах (Adobe Photoshop и др.); основы работы с научно-технической документацией; коммуникативность).

При приеме на работу нового или продвижении по должности сотрудника необходимо оценивать следующие риски:

• 
  количественные (число сотрудников);
  
• 
  качественные (соответствие квалификации);
  
• 
  нелояльность сотрудников (нарушение конфиденциальности);
  
• 
  человеческая природа;
  
• 
  действия сотрудников.
  

Способами их минимизации могут быть проверка представленной кандидатом информации, анкетирование, тестирование, испытательный срок и др.
4. Развитие сотрудников – процесс их перехода из одного состояния квалификации, знаний, умений, навыков, в качественно другое, новое, более совершенное, чем их предыдущее; формирование и укрепление квалификационного потенциала сотрудников, кадровых потенциалов подразделений и организационно-экономических отношений.

С каждым уровнем развитие сотрудника характеризуется повышением сложности выполняемых работ и самообразованием. Базовым уровнем развития является получение образования, на втором уровне к сотруднику также предъявляются индивидуальные требования (планирование карьеры, замещение, обмен, межструктурный обмен), на третьем – задачи расширяются работой в группах (проекты, временные коллективы, команда), а на последнем осуществляется развитие организационных навыков сотрудника (взаимодействие проектных групп, динамика должностных обязанностей, развитие оргструктур управления).

Факторы развития сотрудника включают корректную постановку целей и задач развития; определение внутреннего потенциала сотрудника и его мотивации; желание руководителя к взаимодействию; инструменты развития; обстоятельства внешней среды. При этом могут быть выбраны следующие направления развития: профессиональное, социальное, личностное – которые также могут выступать в комплексе.

Методы:

• 
  коучинг;
  
• 
  саморазвитие;
  
• 
  наставничество;
  
• 
  ротация;
  
• 
  делегирование;
  
• 
  обучение компетенциям;
  
• 
  корпоративное обучение.
  

Оценка эффективности работы сотрудников, их профессионального и личностного роста, осуществляется следующими методами:

1. 
   графическая шкала оценки;
   
2. 
   метод альтернативного ранжирования;
   
3. 
   метод попарного сравнения;
   
4. 
   метод принудительного распределения;
   
5. 
   рейтинговые шкалы, привязанные к качеству работника;
   
6. 
   метод управления по целям.
   

5. Методы повышения эффективности кадровой работы включают такие способы мотивации как нормативный (моральные стимулы), принудительная, ситуационная (экономические, моральные и социальные стимулы).

Требованиями к организации стимулирования труда выступают комплексность, дифференцированность, гибкость и оперативность. При этом используются следующие принципы:

• 
  доступность;
  
• 
  ощутимость;
  
• 
  постепенность;
  
• 
  минимизация разрыва между результатом труда и его оплатой;
  
• 
  сочетание моральных и материальных стимулов;
  
• 
  сочетание стимулов и антистимулов.
  

Мероприятия по повышению эффективности работы сотрудников включают:

• 
  четкую формулировку требований, стандартов предъявляемых к конкретной должности;
  
• 
  формирование системы критериев оценки уровня компетенции работника, ориентированной на выполнение должностных требований;
  
• 
  комплексную (количественную и качественную) оценку труда работника;
  
• 
  оценку соответствия способностей работника требованиям конкретной должности;
  

• 
  создание механизмов, связывающих результаты оценки труда работника с системой вознаграждения за труд, т.е. с определением заработной платы, размера премий, льгот и т.п.; оценки труда работника с системой служебного продвижения (карьерой) и развития сотрудника в рамках данной фирмы; оценки труда работника с системой повышения квалификации и переподготовки сотрудников.
  

Значительная роль в адаптации и стабильности кадрового состава учреждения, в т.ч. архивного, принадлежит корпоративной культуре:

• 
  представление о миссии;
  
• 
  ценностные установки
  
• 
  модели поведения;
  
• 
  стиль руководства;
  
• 
  система коммуникации;
  
• 
  нормы делового общения;
  
• 
  пути разрешения конфликтов;
  
• 
  традиции;
  
• 
  символика организации.
  

Вопросы и задания для самоконтроля

1. 
   Охарактеризуйте типы кадровой политики. Какой тип предпочтительнее для архивного учреждения?
   
2. 
   Какие аспекты включает кадровая политика архива?
   
3. 
   Обоснуйте модульный подход к разработке профессиограмм.
   
4. 
   Назовите типы профессиограмм.
   
5. 
   Какие требования предъявляются к разработке профессиограмм?
   
6. 
   Охарактеризуйте нормирование труда в архивном учреждении.
   
7. 
   Какие требования предъявляются к кандидатам на должности архивных сотрудников различного уровня и профиля архивных учреждений?
   
8. 
   Охарактеризуйте риски архива при приеме на работу сотрудника и способы их минимизации.
   
9. 
   В чем специфика каждого уровня развития сотрудника? Назовите факторы развития сотрудников.
   
10. 
    Какие методы используются в развитии сотрудников?
    
11. 
    Какие методы используются в оценке эффективности деятельности сотрудников?
    
12. 
    Обоснуйте принципы организации стимулирования труда.
    
13. 
    Какие мероприятия могут использоваться для повышения эффективности работы сотрудников?
    
14. 
    Охарактеризуйте элементы корпоративной культуры.