пособие. Тема Официально деловой стиль язык документов
 Скачать 154.28 Kb.
|
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ - ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВВ сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем. Официально-деловой стиль закреплен, как уже говорилось, за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля. Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат — предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица) к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности — адекватного отражения действительности, отражения мысли авторов в речевом фрагменте (предложении, тексте). Соответствие требованию точности того и другого вида будет означать безупречное реферирование действительности и безупречное выражение мысли. Легко ли достичь этого на практике? Безусловно, нет. Поэтому-то документы не пишутся, а составляются, разрабатываются специалистами. Поэтому в них сплошь используются клишированные стандартные фразы: Во исполнение приказа № ... В соответствии с Протоколом о взаимных поставках на... год... Договор вступает в силу со дня подписания. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар. Поэтому то, что считается недостатком всякой другой письменной речи и рассматривается как лишнее слово, в языке документов является непременной и характерной стилистической чертой синтаксической и текстовой организации. Эта же черта абсолютно не характерна для устной деловой речи: повторение одних лексем является в спонтанной диалогической речи не приемом, т.е. возникает тогда, когда говорящему необходимо обдумать следующую фразу в процессе говорения, при каких-то колебаниях в выборе синтаксической конструкции. А. — Тогда / тогда мы что сделаем / что сделаем // Мы показываем вам документ по факсу / где / по какой цене... Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:  Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоций — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом. Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней части, а последний — в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся: Государственный герб. Эмблема организации и предприятия. Наименование министерства или ведомства. Наименование учреждения, организации или предприятия. Наименование структурного подразделения. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке. Название вида документа. Дата. Индекс. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Место составления и издания. Гриф ограничения доступа к документу. Адресат. Резолюция. Заголовок к тексту. Отметка о контроле. Текст. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования. Визы. Печать. Отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Отметка о поступлении. Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы. ТЕМА 2. ЖАНРЫ ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ. Тема 3. Устная деловая речь Жанровые разновидности устной деловой речи Ситуация делового общения может быть строго официальной (протокольные виды делового общения),официальной (непротоколируемое деловое общение в рабочей обстановке) и неофициальной (деловое общение в нерабочей обстановке). Темы обсуждения в деловой устной речи задаются целевой установкой общения. В условиях неофициальной коммуникации обсуждение деловых вопросов перемежается с обсуждением так называемых светских тем, которые нельзя отнести к числу потенциально конфликтных: культура, спорт, гастрономия, погода. Следует отметить, что в соответствии с нормами этикета (как европейского, так и восточного) в число весьма нежелательных тем входят: политика, религия, секс, здоровье, финансовые проблемы. Разновидности официального делового общения – деловой разговор, беседа, обсуждение, собеседование, спор, полемика, дискуссия, дебаты, прения, диспут, переговоры, торги – имеют свои сюжеты, особенности, свою «драматургию». Деловая беседа направлена на решение конкретной проблемы, в результате такой беседы обычно меняется существующая деловая ситуация и создается новая. Главное в деловой беседе – техника постановки вопросов. Риторика делового общения предлагает облекать реплики в форму вопроса, а не сообщения. Основная цель деловой беседы – достижение договоренности, согласованности в сюжетах делового общения, решение определенных профессиональных задач. Деловой беседе присущи сознательная настройка на уровень собеседника, учет его полномочий и сферы ответственности, жизненного и профессионального опыта, особенностей его мышления и речи. Специалист в области деловой коммуникации П. Мицич дает следующие рекомендации по ведению деловых бесед: – следует заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки; – применять психологический прием периодического воздействия на собеседника, т. е. неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, а начинать и заканчивать беседу – положительными фразами; – избегать присутствия незаинтересованных лиц; – никогда, ни в какой ситуации не проявлять грубость; – облегчать собеседнику положительный ответ; – функционально объяснить свою позицию в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается; – никогда не проявлять пренебрежения; – избегать пустой риторики; – не отключаться от предмета беседы; – выражать свои мысли убедительно и в оптимистической манере; – предвосхищать возможные возражения и проводить их аргументированный анализ; – использовать разбивку (во-первых, во-вторых, в-третьих… ) при перечислении ряда связанных с проблемой факторов. Надо отметить и факторы, которые мешают нормальному ходу диалога, – это бестактные обрывания речи собеседника, лишение его возможности высказать свое мнение, игнорирование или высмеивание его аргументов, необоснованные подозрения, подтасовка фактов, голословные утверждения. Переговоры – диалогический вид общения, ориентированный на достижение определенных результатов. Переговоры проводятся: – по определенному поводу; – с определенной целью; – по определенным вопросам (политического, экономического, социального, культурного характера). Структуру переговоров обычно представляют в виде обобщенной схемы: – введение в проблематику; – характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров; – изложение позиции; – ведение диалога; – решение проблемы; – завершение. Переговоры требуют тщательной подготовки, только в таком случае можно рассчитывать на успех. Чтобы переговоры проходили успешно, необходимо сразу после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров затрагиваются бесспорные, не вызывающие разногласий вопросы, что позволяет создать основу для развития переговоров. Только после этого следует переходить к основным вопросам, требующим подробного обсуждения. Причем, чтобы не мешать развитию переговоров, не следует акцентировать внимание на расхождениях во взглядах, если эти расхождения не принципиальны. В книге О. Эрнста «Слово предоставлено Вам» рассмотрены некоторые недостатки в стратегии проведения переговоров: 1) холодный запуск – партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их необходимость, цель, сложности и возможные последствия. В этом случае он будет делать лишь «ответный ход», т. е. реагировать, а не действовать; инициатива будет исходить не от него; 2) отсутствие программы – у партнера нет четкого плана действий относительно достижения максимальных и минимальных целей. Разумнее вести переговоры, предусмотрев различные варианты действий; 3) главное, чтобы меня это устраивало! – партнер настольно увлечен отстаиванием собственных интересов, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, блокируют собеседника, у которого пропадает желание вести переговоры; 4) пускать все на самотек – партнер не имеет конкретных предложений, аргументов и критериев оценки предмета переговоров, не высказывает детальных требований, не имеет четкого представления о позиции и возможной реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается в силу их недостаточной подготовки; 5) коммуникативные заморыши – достижение целей переговоров затрудняется по причине неправильного поведения одного из участников, который: а) не слушает партнера; б) постоянно пытается перейти от диалога к монологу; в) проявляет излишнюю эмоциональность, несдержанность; г) упрямо отстаивает свою позицию, не приводя никаких аргументов; д) не приводит новые факты, а излагает известные, мешающие решению проблемы позиции; е) не руководствуется общими интересами, совместной ответственностью за результаты переговоров, не выделяет этот аспект. В ходе переговоров следует избегать риторических вопросов, которые уместны лишь в монологической речи, поскольку не требуют ответа; в диалоге же каждая реплика требует ответной реакции. Разновидностями беседы являются обсуждение и собеседование. Модели обсуждения – «круглый стол», «мозговой штурм», «командная деловая игра». «Круглый стол» – традиционное деловое обсуждение, которое при всей своей демократичности содержит элементы организованности, некоторые идеалы соглашения и конвенции. «Мозговой штурм» в отличие от «круглого стола» – беспорядочное обсуждение, приоритет в котором отдается не порядку и организации, а творческим идеям. «Деловая игра» – по сути, первая практическая апробация идеи. Диспут, дебаты, прения – формы спора. Спор , по определению В. И. Андреева, – это характеристика процесса обсуждения проблемы, способ ее коллективного исследования, при котором каждая из сторон, аргументируя свое мнение и опровергая мнение собеседника, претендует на монопольное установление истины. В процессе ведения спора в явном или скрытом виде проявляется какое-то противоречие, которое позволяет сформулировать проблему. В ходе коллективного обсуждения либо происходит разрешение проблемы, либо каждая из противоборствующих сторон остается при своем мнении. Для спора важным является определение его предмета, уточнение значений терминов, которые будут предметом спора, во избежание «иллюзии понятности» (т. е. несоответствия нашего знания смысла слова его действительному содержанию при уверенности в правильности понимания этого слова). В. И. Андреев приводит следующие варианты дискуссии-спора: 1) эвристический подход к ведению спора, когда одна из сторон, не настаивая на своем подходе к решению проблемы, используя методы убеждения, интуицию и здравый смысл, постепенно склоняет к своей точке зрения других собеседников; 2) логический подход, для которого характерны жесткий логический анализ и аргументация, благодаря чему, следуя приемам и правилам формальной логики, участники дискуссии приходят к некоторому окончательному выводу; 3) софический подход, при котором одна из сторон стремится победить своего оппонента любым, даже логически неправильным путем, используя так называемые софизмы; 4) авторитарный подход , когда одна из сторон, опираясь на авторитеты либо используя свой авторитет или власть, навязывает свою точку зрения другим; 5) критикующий подход, когда одна из сторон всецело акцентирует внимание лишь на недостатках, слабых местах и позициях своих оппонентов, не хочет и не стремится увидеть позитивные элементы в противоположной точке зрения и не может предложить свое решение; 6) демагогический подход заключается в том, что одна из сторон ведет спор не ради истины, а для того, чтобы увести дискуссию в сторону от истины, преследуя при этом свои личные, часто не известные участникам спора цели; 7) прагматический подход состоит в том, что одна или каждая из сторон ведет спор не только ради истины, но и ради своих практических, иногда меркантильных целей, которые скрыты и не известны собеседникам; 8) принцип корректного ведения спора: чем корректнее будут ваши суждения и действия, тем больше у вас шансов на победу над противником, оппонентом. Для спора по самой его сути особенно важен доброжелательный тон, исключение всего того, что может быть истолковано как скрытый негативизм собеседника. Одним из показателей скрытого негативизма является начало реплик с «несогласных» слов: нет, я так не думаю, я не согласен . В начале спора не рекомендуется сразу противоречить оппоненту, иногда можно в какой-то степени согласиться со всеми предлагаемыми доводами, а затем сказать: но…, однако…, в то же время… и изложить свою точку зрения, что подчеркнет вашу беспристрастность и объективность в обсуждении вопроса. Дискуссия в отличие от спора не ведет к конфронтации, не разъединяет, а соединяет. Это коллективная деятельность по прояснению истинности каждого положения, выносимого на обсуждение. Полемика выражает такой вид обсуждения, который характеризуется непримиримостью оснований. Торги представляют собой заключение юридической сделки с любым лицом, предложившим наиболее выгодные условия. Строго официальная (протокольные виды делового общения) и официальная (непротоколируемое деловое общение в рабочей обстановке) ситуации общения предполагают повышенную строгость в выборе лексики. В таких ситуациях нежелательно использовать жаргонно-профессиональные слова, а также слова-диффузы (слова, «впитывающие» ситуативное значение и утрачивающие собственное). Часто говорящие не отдают себе отчета в стилистической окраске используемых слов. Основу устной деловой речи составляет нейтральная межстилевая лексика, однако в последнее время в эту сферу активно проникают разговорные выражения и эмоционально окрашенная лексика: бешеные цены, пиковая ситуация, море товаров, смешные деньги, пустяковое дело. Характерной особенностью современной устной деловой речи является наличие системы дублирования книжной лексики и терминологии, используемой в документах: Для ситуаций неофициального делового общения характерно использование сублексикона устной деловой речи в виде разговорной лексики в сочетании с жаргонно-просторечными элементами: пятнашка – пятнадцать тысяч рублей; сотка – сто рублей; крендель – хитрый пройдоха; упакованный, навороченный, накрученный – характеристика облика делового человека (в последнее время – и о качестве товаров); наезжать – угрожать; наколотить, наскирдовать – заработать; уход – продажа товара; откат – оплата посреднической услуги; оплатить бутербродом – оплатить безналичным путем, добавив и наличные деньги. Культурный человек чутко реагирует на обстановку общения, определяя меру допустимости использования тех или иных речевых средств. Использование различных пластов лексики в деловом общении должно быть оправданно. Необходимо помнить, что в деловом общении использование экспрессивной окраски и оценочных факторов интонирования должно быть ограничено. Деловая устная речь представляет собой прежде всего информационный обмен, поэтому эмоции, особенно отрицательные, следует выносить за рамки делового общения, поскольку они препятствуют поиску нужного решения, уводят разговор в нежелательном направлении. Положительные оценки выражаются в нейтральном типе интонирования, а господствующий тип интонирования – так называемый рационально-логический. Интонация включает и такие понятия, как ритм и темп речи. Средний темп деловой речи (беседы, выступления на совещании) – 78–80 слов в минуту. Сегодня наблюдается тенденция ускорения темпа речи в информационных жанрах делового общения (устный оперативный доклад, консалтинговые услуги), в жанре беседы, в телефонном общении. Он колеблется в пределах 90–100 слов в минуту. Это объясняется стремлением к экономии времени, необходимостью оперативного принятия решений. Не следует забывать, что ускоренный темп речи требует четкой артикуляции, иначе ускоренная речь сливается в скороговорку. Очевидно, что при помощи правильного интонирования можно добиваться взаимопонимания и согласия по обсуждаемым вопросам. |