Теория бух.учета_УП. Теория бухгалтерского учета
 Скачать 1.11 Mb.
|
|
7.2 Регистры бухгалтерского учета Регистры бухгалтерского учета предназначены для систе- матизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгал- терского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных кни- гах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде маши- нограмм, полученных при использовании вычислительной техни- ки, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных ма- шинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и 103 группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского уче- та. Правильность отражения хозяйственных операций в регист- ре бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и под- писавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обес- печиваться их защита от несанкционированных исправлений. Ис- правление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправле- ние, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разгла- шение они несут ответственность, установленную законодатель- ством Российской Федерации. Внешний вид учетных регистров: • карточки; • отдельные листы; • специальные книги (журналы); • машинограммы. Карточки предназначены для аналитического учета основ- ных средств (инвентарные карточки учета основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учета мате- риалов, карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Карточки не скрепляются между собой, а хранятся в специальных ящиках — картотеках. Карточки открываются на один год и регистрируются в специальном реестре. Так создается картотека малоценных и быстроизнашивающихся предметов, ос- новных средств, материалов. Отдельные листы — учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и заводятся, как правило, на один месяц или квартал. К ним отно- сятся журналы-ордера, ведомости. Это самый распространенный вид учетных регистров. Преимуществом отдельных листов и кар- 104 точек является возможность их заполнения с использованием технических средств. Книги представляют собой пронумерованные сброшюро- ванные листы. Преимуществом книг является невозможность за- мены отдельных листов с целю злоупотреблений и хищений. На- пример, для сверки данных бухгалтерского и оперативно- складского учета и для контроля сохранности ценностей на скла- дах ведется Книга учета материалов. В организации ведутся глав- ная книга, кассовая книга, также могут применяться книга учета хозяйственных операций, книга учета доходов и расходов, инвен- тарная книга учета основных средств, книга покупок, книга про- даж. Машинограммы — отдельные листы, заполненные при ис- пользовании вычислительной техники и содержащие показатели учетных регистров. При использовании средств вычислительной техники реги- стры бухгалтерского учета могут вестись также на машинных но- сителях информации (дисках, дискетах). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумаж- ные носители информации. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются министерством финансов РФ и другими органами при соблюдении ими общих методологических принципов бух- галтерского учета. Организации могут самостоятельно приспо- сабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специ- фике своей деятельности при соблюдении общих методологиче- ских принципов, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Правильность отражения хозяйствен- ных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в пре- дусмотренных законодательством случаях — государственной тай- ной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в ре- гистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской от- четности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством. 105 7.3 Исправление ошибочных бухгалтерских записей Ошибочные записи, возникшие в процессе ведения бухгал- терского учета, исправляются различным образом в зависимости от вида документа, в котором была допущена ошибка. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений. Исправления в первичные учетные документы вносятся корректурным способом. Исправление ошибки в учетных регист- рах производится корректурным способом, способом дополни- тельной записи или способом «красного сторно». Корректурный способ — применяется для исправления ошибок в учетных регистрах, если они выявлены в течение от- четного периода до подведения итогов учетного регистра. Непра- вильно записанные суммы или текст аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой так, чтобы можно было их прочи- тать. Правильная сумма или нужный текст записываются сверху, справа или слева и подтверждаются записью «Исправлено», под- писями соответствующих лиц и датой. Способ дополнительной записи — используется в случае за- ниженной суммы операции при правильной корреспонденции счетов. Для увеличения суммы делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на разницу между правильной и уже записанной суммой. Для обоснования такой проводки выпи- сывается справка бухгалтерии, подписанная бухгалтером и ответ- ственным лицом, со ссылкой на первую запись. Способ «красного сторно» — используется в следующих случаях: 1) при неправильной корреспонденции счетов и верной сумме операции; 2) при правильной корреспонденции счетов, но завышенной сумме операции; 3) для корректировки некоторых учетных данных. Применение способа «красного сторно». 106 Ведомость «Учет расчетов с поставщиками» П/п № доку- мента, дата Поставщик Сальдо на на- чало месяца В дебет «Материа- лы» В дебет «Ос- новное про- изводство» Ито- го 1 1523, 20.07 Организация «А» – 15000 15000 2 К строке 1 Справка бухгалтерии Организация «А» (сторно) 15000 (15000) При применении способа «красного сторно» для исправле- ния ошибочных учетных данных выписывается справка бухгал- терии, исправления вносятся специальной строкой «справка бух- галтерии». Исправляющая запись содержит: номер строки, кото- рая должна быть исправлена, повтор неверной записи от руки красными чернилами или очерчивание рамкой (при автоматиза- ции — со знаком минус), правильную корреспонденцию счетов с той же суммой, записанную обычным способом. 7.4 Порядок организации документооборота Документооборотом называется движение первичных до- кументов в бухгалтерском учете, которое начинается с создания или получения первичных документов от других организаций, после чего производится принятие их к учету, обработка и после- дующая передача в архив. Особенности документооборота в ус- ловиях автоматизации учета определены нормативными доку- ментами. Документооборот регламентируется графиком. График до- кументооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов. В графике доку- ментооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по со- ставлению графика документооборота организует главный бух- галтер. График документооборота утверждается приказом руко- водителя организации. 107 График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым пер- вичным документом, определять минимальный срок его нахож- дения в подразделении. График документооборота должен спо- собствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повыше- нию уровня механизации и автоматизации учетных работ. Работники организации (начальники цехов, мастера, та- бельщики, работники планово-экономического и финансового отделов, отделов труда и заработной платы, отдела снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельно- сти, по графику документооборота. Для этого каждому исполни- телю вручается выписка из графика. В выписке из графика пере- числяются документы, относящиеся к сфере деятельности испол- нителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы. Пример графика документооборота в организации Утверждено приказом № __________ от ____________________ Создание документа Наимено- вание до- кумента Количест- во экземп- ляров Ответствен- ный за выпис- ку Ответствен- ный за оформление Ответствен- ный за ис- полнение Срок испол- нения 1 2 3 4 5 6 Требова- ние 2 цех ОМТС Бухгалтерия склад Ежедневно (до … часов) Проверка документа Обработка доку- мента Передача в архив Ответст- вен. за про- верку Кто представ- ляет Порядок представ- ления Срок представ- ления Кто ис- полняет Срок испол- нения Кто ис- полняет Срок пе- редачи 7 8 9 10 11 12 13 14 Бухгал- терия 1 экз. — цех 2 экз — склад При от- чете При рее- стре Ежеднев- но (до … ча- сов) Бухгалте- рия Еже- дневно Бухгалте- рия По исте- чении квартала 108 Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче- те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие документы. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представле- ния в бухгалтерию или на вычислительные установки необходи- мых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. 7.5 Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учета Первичные документы, учетные регистры, документы бух- галтерской отчетности подлежат обязательной передаче в архив организации. Данные документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномо- ченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, ме- таллических шкафах или специальных помещениях, позволяю- щих обеспечить их сохранность. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирую- щих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обес- печиваться их защита от несанкционированных исправлений. От- ветственность за сохранность документов бухгалтерского учета в период работы с ними и при передаче в архив несет главный бух- галтер. В случае пропажи или гибели первичных документов ру- ководитель организации назначает приказом комиссию по рас- следованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комис- сии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Организации обязаны хранить первичные учетные докумен- ты, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в 109 течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организа- ции государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Установленные сроки хранения типовых документов диф- ференцированы по двум группам организаций. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых обра- зуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйст- венное, научное, социально-культурное или историческое значе- ние и подлежащие приему в государственные архивы. Ко второй группе отнесены организации вспомогательного и обслуживающего характера, документы от которых непосред- ственно не поступают в государственные архивы. В приведенной ниже таблице показаны сроки хранения основных документов бухгалтерского учета для второй группы организаций. Сроки хранения документов бухгалтерского учета (для организаций вспомогательного и обслуживающего характера) Документы Срок (лет) Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные за- писки 10 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы 10 Первичные документы и приложения к ним 5 Лицевые счета 75-«В»* Расчетные (расчетно-платежные) ведомости 5 Инвентарные карточки 5 Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера) 5 Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги 5 Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ор- деров 5 Документы об инвентаризации 5 * «В» — возраст лица на момент прекращения ведения лицевого счета. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие докумен- ты учетной политики, процедуры кодирования, программы ма- шинной обработки данных (с указанием сроков их использова- ния) должны храниться организацией не менее пяти лет после от- 110 четного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на ос- новании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организа- ции вправе с разрешения и в присутствии представителей орга- нов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указа- нием основания и даты изъятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтер- ского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель ор- ганизации. Контрольные вопросы 1. Дайте определения понятиям «документ», «документиро- вание», «реквизит». 2. Назовите виды первичных документов и их основные от- личия. 3. Перечислите типовые формы первичной учетной доку- ментации. 4. Для чего используются регистры бухгалтерского учета? 5. В каком виде могут быть представлены регистры бухгал- терского учета? 6. Как правильно внести исправления в бухгалтерские записи? 7. Как организовать документооборот в организации? 8. Расскажите о порядке хранения документов бухгалтер- ского учета. 9. Перечислите сроки хранения документов бухгалтерского учета. 111 8 ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ 8.1 Цели и содержание инвентаризации В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», с пп. 26, 27 Положения о бухгалтерском учете (№ 34н) и с Типовыми мето- дическими указаниями по инвентаризации имущества и финансо- вых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13 ию- ня 1995 г. № 49) периодическое проведение инвентаризации обя- зательно. При этом проверяются и документально подтвержда- ются наличие, состояние и оценка имущества и финансовых обя- зательств организации. Основные цели инвентаризации: • Выявление фактического наличия имущества. • Сопоставление фактического наличия имущества с дан- ными бухгалтерского учета. • Проверка полноты и обоснованности отражения в учете обязательств. Объекты, подлежащие инвентаризации Согласно п. 1.2 и п. 1.3 «Методических указаний» инвента- ризации подлежат: 1. Имущество организации независимо от его местонахож- дения и все виды финансовых обязательств: • Денежные средства. • Прочие финансовые активы. • Кредиторская задолженность. • Кредиты банков. • Займы. • Резервы. • Другие виды имущества и финансовых обязательств, чис- лящихся на балансе организации. • Основные средства. • Нематериальные активы. 112 • Производственные запасы. • Готовая продукция. • Товары. • Прочие запасы. • Финансовые вложения. 2. Производственные запасы и другие виды имущества, не числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответствен- ном хранении, арендованные, полученные для переработки и т.п.), а также имущество, по каким-либо причинам не учтенное. Особенности проведения инвентаризации отдельных ви- дов материальных ценностей: 1 — по материалам и товарам, хранящимся в неповрежден- ной упаковке, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов (п. 2.7); 2 — при инвентаризации большого количества весовых то- варов ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвен- таризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 2.7); 3 — на имущество, находящееся на ответственном хране- нии, арендованное или полученное для переработки, составляют- ся отдельные описи (п. 2.11). Имущество осматривают в месте его нахождения отдельно по каждому материально ответственному лицу. Фактическое наличие имущества определяют путем обяза- тельного подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7). Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку в установленные сроки фактического наличия имущества (обеспечить рабочей силой для перевешивания и пе- ремещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). 113 8.2 Порядок и сроки инвентаризации Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации и должны быть зафиксированы в учетной политике организации как один из ее элементов (п. 3 ст. 6 Закона РФ «О бухгалтерском учете»). Вне зависимости от принятой учетной политики согласно п. 2 ст. 12 Закона РФ «О бухгалтерском учете» проведение ин- вентаризации является обязательным в следующих случаях: • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципально- го унитарного предприятия; • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года) инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Край- него Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; • при смене материально ответственных лиц; • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрез- вычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; • при реорганизации или ликвидации организации; • в других случаях, если это будет специально предусмот- рено законодательством Российской Федерации. При коллективной (бригадной) материальной ответственно- сти инвентаризации проводятся: а) при смене руководителя коллектива (бригадира); б) при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов; в) по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (см. п. 1.6 Методических указаний). В зависимости от величины организации, видов осуществ- ляемой деятельности и иных обстоятельств в отчетном году мо- 114 жет быть проведено несколько инвентаризаций. При этом да- та их проведения, перечень имущества и финансовых обяза- тельств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руко- водителем. Инвентаризация незавершенного производства и расхо- дов будущих периодов При инвентаризации незавершенного производства в орга- низациях, занятых промышленным производством, необходимо: • определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве; • определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов); • выявить остаток незавершенного производства по анну- лированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено. В зависимости от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на дан- ном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указа- нием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам — с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их оче- редям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и ви- дам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания. Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящие- ся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись неза- вершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях. 115 Забракованные детали в описи незавершенного производст- ва не включаются, а по ним составляются отдельные описи. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отрас- лях промышленности), в описях, а также в сличительных ведомо- стях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдель- ным наименованиям), входящих в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам плани- рования, учета и калькулирования себестоимости продукции (ра- бот, услуг). По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструк- тивным элементам, оборудованию и т.п. При этом проверяется: а) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактиче- ски не начатое монтажом; б) состояние законсервированных и временно прекращен- ных строительством объектов. По этим объектам, в частности, необходимо выявить причи- ны и основание для их консервации. На законченные строительством объекты, фактически вве- денные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются так- же на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуата- цию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. На прекращенные строительством объекты, а также на про- ектно-изыскательские работы по неосуществленному строитель- ству составляются описи, в которых приводятся данные о харак- тере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы 116 учета выполненных работ на объектах строительства и другая до- кументация. Инвентаризационная комиссия по документам устанавлива- ет сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организации) в те- чение документально обоснованного срока в соответствии с раз- работанными в организации расчетами и учетной политикой. Пересортица Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересор- тицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и то- го же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные ли- ца представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пе- ресортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости от- носится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов). На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недоста- чи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая раз- ница не отнесена на виновных лиц. Предложения о регулировании выявленных при инвентари- зации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководи- телю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. 117 Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентари- зация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвента- ризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных ин- вентаризацией (приложение 5). 8.3 Инвентаризационная комиссия Для проведения инвентаризации создается постоянно дей- ствующая комиссия (п. 2.2 «Методических указаний»). При большом объеме работ для одновременного проведения инвента- ризации имущества и финансовых обязательств во всех подраз- делениях организации и по всем объектам учета (материально от- ветственным лицам, видам подлежащих инвентаризации обяза- тельств и т.п.) создаются рабочие инвентаризационные комис- сии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизи- онной комиссии проведение инвентаризаций допускается возла- гать на нее (п. 2.2 «Методических указаний»). Персональный состав постоянно действующих и рабочих комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3). Условия недействительности результатов инвентариза- ции: 1. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведе- нии инвентаризации служит основанием для признания ее ре- зультатов недействительными (п. 2.3). 2. Отсутствие при проверке фактического наличия имуще- ства материально ответственных лиц (п. 2.8). Процедуры до начала инвентаризации 1. До начала проверки инвентаризационной комиссии над- лежит получить все имеющиеся приходные и расходные доку- менты или отчеты о движении материальных ценностей и денеж- ных средств.Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с ука- занием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить 118 бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. 2. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные доку- менты на имущество сданы в бухгалтерию или переданы в ко- миссию и все ценности, поступившие на их ответственность, оп- риходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные рас- писки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобрете- ние или доверенности на получение имущества (п. 2.4). 8.4 Составление инвентаризационных описей Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентари- зационные описи не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5). Примерные формы описей и актов приведены в приложениях к Методическим указаниям. Рассмотрим основные моменты при составлении инвен- таризационной описи. 1. В инвентаризационной описи либо в качестве неотъемле- мого приложения к ней должны присутствовать расписки мате- риально ответственных лиц о сдаче ими всех имеющихся на на- чало инвентаризации документов, относящихся к движению ин- вентаризируемого имущества, в бухгалтерию. 2. Описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом, в последнем случае они заполняются черни- лами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчис- ток (п. 2.9). 3. Наименования ценностей и объектов указывают в описях по номенклатуре, а их количество — в единицах измерения, при- нятых в учете. 4. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог ко- личества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. 119 5. На последних страницах описи незаполненные строки прочеркиваются, оставлять их незаполненными не допускается. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подпи- сями лиц, производивших эту проверку. 6. Если инвентаризационная опись (акт) составляется на не- скольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скре- плены таким образом, чтобы исключить возможность замены од- ной или нескольких из них. В акте осуществляется сплошная ну- мерация позиций имущества, а в конце акта указывается, что проинвентаризированы материальные ценности (или иное иму- щество) порядковых номеров … общим количеством… единиц на общую сумму … рублей (прописью). Такая запись позволяет ис- ключить возможность внесения в составленный документ не- санкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 7. Товарно-материальные ценности (производственные за- пасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Их инвентаризация должна, как правило, проводить- ся в порядке расположения ценностей в данном помещении. 8. При хранении товарно-материальных ценностей, за со- хранность которых отвечает одно материально ответственное ли- цо в разных изолированных помещениях, инвентаризация прово- дится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение не допускается (например, опломбировыва- ется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов или по данным учета без проверки их фактического наличия. 9. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответст- венными лицами в присутствии членов инвентаризационной ко- 120 миссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, посту- пившие во время инвентаризации». 10. При длительной проверке в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бух- галтера организации в процессе инвентаризации товарно- материальные ценности могут отпускаться материально ответст- венным лицам в присутствии членов комиссии (п. 3.19). Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименова- нием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». 11. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, от- груженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснован- ности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтер- ского учета. На счетах учета товарно-материальных ценностей, не нахо- дящихся в момент инвентаризации в подотчете материально от- ветственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оста- ваться только суммы, подтвержденные документами, оформлен- ными надлежащим образом: • по находящимся в пути —расчетными документами по- ставщиков или другими их заменяющими документами; • по отгруженным —копиями предъявленных покупате- лем документов (платежных поручений, векселей и т.д.); • по просроченным оплатой документам —с обязатель- ным подтверждением учреждением банка; • по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. 12. Согласно п. 2.10 Методических указаний описи подпи- сывают все члены инвентаризационной комиссии и матери- ально ответственные лица. В конце описи материально ответ- ственные лица дают расписку, подтверждающую проверку ко- миссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам 121 комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. 8.5 Оформление результатов инвентаризации Выявленные при инвентаризации расхождения фактическо- го наличия имущества с данными бухгалтерского учета регули- руются в соответствии с п. 3 ст. 12 Закона «О бухгалтерском уче- те» и п. 18 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Рос- сийской Федерации. 1. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в уста- новленном законодательством порядке, списывается по распоря- жению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. 2. Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убы- ли относятся на виновных лиц. Следует иметь в виду, что нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. 3. В соответствии с п. 5.1 Методических указаний убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. О допу- щенной пересортице материально ответственные лица представ- ляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае если после зачета по пересортице, проведенно- го в установленном порядке, все же выявлена недостача ценно- стей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена не- достача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недос- тача сверх норм. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в коммерческих организациях на финансо- 122 вый результат (в дебет счета «Прибыли и убытки»), а в бюджет- ных организациях — на уменьшение финансирования (фондов). При этом отсутствие конкретных виновников обязательно долж- но быть подтверждено соответствующими документами, выдан- ными правоохранительными органами (например, справкой орга- нов внутренних дел о прекращении следствия ввиду невозможно- сти установления виновных лиц), или решением суда. Кроме того, следует обратить внимание, что согласно п. 5.3 Методических указаний взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде ис- ключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных цен- ностей одного и того же наименования и в тождественных коли- чествах. 4. Если по имуществу выявлены отклонения от учетных данных, то в соответствии с п. 4.1 Методических указаний долж- ны быть составлены сличительные ведомости.В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показа- телями по данным бухгалтерского учета и данными инвентариза- ционных описей. Суммы излишков и недостач товарно- материальных ценностей указываются в соответствии с их оцен- кой в бухгалтерском учете. 5. Если в излишке оказались ценности, которые в бухгалтер- ском учете данной организации не числились, то их стоимость должна быть указана по рыночным ценам. 6. Для оформления результатов инвентаризации могут при- меняться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. 7. На ценности, не принадлежащие организации, но числя- щиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), состав- ляются отдельные сличительные ведомости. 8. В документах, представляемых для оформления списания недостачи ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, под- тверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценно- стей, полученное от отдела технического контроля или соответ- 123 ствующих специализированных организаций (инспекций по ка- честву и др.). Такие решения могут быть получены как до, так и после или во время инвентаризации. 9. По окончании инвентаризации могут проводиться кон- трольные проверки правильности ее проведения, по результатам которых оформляется акт (Приложение 3 к Методическим указа- ниям). Контрольные вопросы 1. Назовите основные цели инвентаризации. 2. Перечислите объекты, подлежащие инвентаризации. 3. Какие существуют особенности проведения инвентариза- ции отдельных видов материальных ценностей? 4. Назовите случаи обязательного проведения инвентариза- ции. 5. Назовите условия недействительности результатов инвен- таризации. 6. Какие процедуры необходимо произвести до начала ин- вентаризации. 7. Какие основные моменты необходимо учесть при состав- лении инвентаризационной описи? 8. Как правильно оформить выявленные при инвентариза- ции расхождения фактического наличия имущества? 124 9 БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ 9.1 Основа построения баланса Основой построения баланса является классификация хо- зяйственных средств и их источников. Баланс состоит из двух равновеликих частей: 1) хозяйственные средства — актив (лат. «деятельный»); 2) источники хозяйственных средств — пассив (лат. «недея- тельный»). Бухгалтерский баланс — это есть свод сальдо бухгалтер- ских счетов. В активе — сальдо активных счетов, в пассиве — сальдо пассивных счетов. Сальдо активно-пассивных счетов от- ражаются следующим образом: дебетовые — в активе, кредито- вые — в пассиве. Каждый элемент актива и пассива называют статьей баланса. Понятия статьи и счета не идентичны: • Сальдо некоторых счетов показано по нескольким статьям. • Некоторые средства, учитываемые на разных счетах, за- писываются по одной статье. 9.2 Классификация бухгалтерских балансов I. По времени составления 1. Вступительный — на момент возникновения предпри- ятия. Он определяет сумму цен, с которых предприятие начало свою деятельность. 2. Текущий — составляется периодически в течение всего времени существования предприятия: а) начальный — на начало года; б) промежуточный — на первую часть квартала; в) заключительный — на конец года, который является на- чальным балансом следующего года. 3. Ликвидационный — формируется при ликвидации пред- приятия. Эти балансы составляются в течение всего периода лик- видации: а) начальный; 125 б) промежуточный; в) заключительный. 4. Разделительный —составляется в момент разделения предприятия на несколько структурных единиц или в случае пе- редачи кем-либо структурной единицы предприятия другому (в этом случае баланс часто называется передаточным). 5. Объединительный — составляется при объединении не- скольких предприятий в одно или при присоединении структур- ных единиц к данному предприятию. II. По источникам составления 1. Инвентарный — составляется на основе описи средств. Они требуются при возникновении нового предприятия на суще- ствующей ранее имущественной основе или при изменении хо- зяйственной формы (например, из государственного в акционер- ное общество). 2. Книжный — составляется на основе книжных записей (данных текущего бухгалтерского учета) без предварительной проверки путем инвентаризации. 3. Генеральный — составляется на основе учетных записей и данных инвентаризации. III. По объему информации 1. Единичный — деятельность одного предприятия. 2. Сводный — получается путем механического сложения суммы нескольких единичных балансов. IV. По характеру деятельности 1. Основной деятельности — деятельность, соответствую- щая профилю предприятия, его уставу. 2. Не основной деятельности — подсобные, транспортные хозяйства, ЖКХ. V. По объекту отражения 1. Самостоятельный консолидированный (баланс органи- зации) — это самостоятельный баланс конкретного юридическо- го лица, поэтому включает в себя показатели всех его структур- ных подразделений — филиалов, представительств, отделений и 126 тому подобное — вне зависимости от того, выделены ли эти структурные подразделения на отдельный баланс или нет. Пока- затели баланса организации включаются в сводный баланс в том случае, если эта организация имеет дочерние или зависимые об- щества либо сама является дочерним или зависимым обществом по отношению к какой-либо организации. 2. Отдельный —это система показателей, формируемая ка- ким-либо подразделением организации (не являющимся само- стоятельным юридическим лицом) и отражающая его имущест- венное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией (в том числе составления отчетности). Показатели отдельного баланса структурного подразделения включаются в баланс организации. 3. Сводный — это баланс, включающий в себя помимо по- казателей бухгалтерской отчетности самой организации показа- тели бухгалтерской отчетности зависимых и дочерних обществ, являющихся самостоятельными юридическими лицами. VI. По способу оценки 1. Баланс-брутто — баланс включает в себя регулирующие статьи. Регулирующая статья — это статья, которая вычитается при определении остаточной стоимости средств. Баланс-брутто — это оборотно-сальдовая ведомость (обо- ротный баланс). 2. Баланс-нетто — баланс, из которого исключены регу- лирующие статьи. Исключение из баланса регулирующих статей называется его «очисткой». 9.3 Структура баланса В соответствии с классификацией видов имущества (акти- вов) организации актив баланса подразделяется на разделы: 1) внеоборотные активы; 2) оборотные активы. В соответствии с классификацией источников формирова- ния имущества организации (пассивов) пассив баланса подразде- ляется на разделы: 127 1) капитал и резервы (соответствует собственному капиталу организации); 2) долгосрочные пассивы; 3) краткосрочные пассивы. Внутри разделов информация бухгалтерского баланса со- стоит из отдельных записей, которые называются статьями (строками). Каждой статье баланса соответствует тот или иной вид активов или пассивов организации. Несколько статей, отра- жающих однородные активы, объединяются в группы статей. Содержание бухгалтерского баланса |