200807_Учебное руководство - Планирование и контроль с использоа. Учебный курс P106P
 Скачать 4.85 Mb.
|
|
ТЕМА 4 Портфели проектов В этой теме описывается, как создаются портфели проектов и возможности их использования . По завершении темы Вы сможете: Создавать портфели проектов Добавлять проекты в портфель Использовать портфели для открытия проектов в разделе Проекты Тема 4 – Портфели проектов 86 Портфели Вы можете использовать портфели в Project Management для удобства организации проектов. Портфели – это группы проектов, объединенных в соответствии с общими свойствами. Использовать портфели можно для ограничения количества проектов, отображаемых в окне Открыть проект. Когда вы выбираете портфель в диалоговом окне открытия проектов, только проекты, входящие в портфель могут быть открыты и данные только этих проектов будут доступны. 1. В основном меню Файл выберете Открыть. 2. В поле Выбрать портфель проектов нажмите 3. Выберите Москва. 4. Нажмите ОК. 5. В окне Открыть проект видны только проекты портфеля Москва. Шаги Тема 4 – Портфели проектов 87 Создание портфеля проектов В меню Общее выберите Портфели проектов для создания и редактирования портфелей проектов. В диалоговом окне Портфели проектов вы можете создавать портфели и добавлять проекты в портфель. Вы так же можете разделять портфели по уровню доступа и создавать портфели для текущего пользователя, всех пользователей или другого пользователя. При создании портфеля для всех пользователей, он попадает в группу Глобальные портфели. В остальных случаях портфель попадает в группу Портфели пользователя. 1. В основном меню Общее выберете Портфели проектов. 2. На панели команд нажмите Новый. 3. В форме портфеля на закладке Общее в поле Название введите Текущие проекты. Шаги Тема 4 – Портфели проектов 88 4. В поле Доступно выберете Текущий пользователь. 5. На закладке Проекты добавьте в портфель проекты Трасса-Север и Трасса-Юг. 6. Откройте портфель Текущие проекты. Тема 4 – Портфели проектов 89 Вопросы по теме: 1. Верно или нет: Вы можете создавать портфели как для всех пользователей так и для определенного пользователя? 2. Верно или нет: Портфели служат для группировки проектов с общими свойствами? Тема 4 – Портфели проектов 90 Ответы на вопросы по теме: 1. Верно. 2. Верно. Тема 5 – Настройки расчета расписания 91 ТЕМА 5 Настройки расчета расписания В этой теме описываются возможности настроек расчета расписания в окне Настройки расчета расписания. По завершении темы Вы сможете: • Рассчитывать околокритические пути проекта • Понимать различия настроек расчета расписания • Выбирать календарь для расчета задержек по работам Тема 5 – Настройки расчета расписания 92 Настройки расчета расписания Выставлять Дату финиша работы по Ожидаемой дате финиша. Ожидаемая дата финиша выставляется основным ресурсом через Primavera Timesheets. Тема 5 – Настройки расчета расписания 93 Логика выполнения работ начавшихся вне последовательности В дополнительных настройках расчета расписания есть 3 варианта расчета для работ, начавшихся вне последовательности: • Фактические даты • Сохраненная логика • Отклонение выполнения Тема 5 – Настройки расчета расписания 94 Фактические даты Работа выполнена на 20% и началась вне последовательности (раньше): Оставшаяся длительность следует логике и переносится с разрывом от фактического выполнения. 1. Откройте проект Зеленоград-04- Расчет расписания. 2. Перейдите в раздел Работы 3. На закладке Статус для работы А1010 установите флажок Начата и процент выполнения 20% Работа выполнена на 100% раньше, чем планировалось Работа-последователь начинается после фактического финиша работы-предшественника. Шаги Тема 5 – Настройки расчета расписания 95 Сохраненная логика Работа выполнена на 20% и началась вне последовательности (раньше): Оставшаяся длительность следует логике и переносится с разрывом от фактического выполнения. Работа выполнена на 100% раньше, чем планировалось: Работа-последователь отодвигается, пока не будут выполнены предшественники Тема 5 – Настройки расчета расписания 96 Отклонение выполнения Работа выполнена на 20% и началась вне последовательности (раньше): Оставшаяся длительность следует за фактическим выполнением без разрыва Работа выполнена на 100% раньше, чем планировалось Работа-последователь начинается после фактического финиша работы-предшественника. Тема 5 – Настройки расчета расписания 97 Рассчитывать задержку старт-к-старту Дата старта работы с задержкой и типом связи SS (старт-к-старту) определяется датой старта работы предшественника и прибавлением длительности задержки. Как рассчитывать задержку типа Старт-к-старту: Если предшествующая работа начинается вне последовательности, то в качестве Даты старта от которой мы будем рассчитывать задержку мы выбираем либо Фактическую дату старта работы предшественника, либо с сохранением логики – рассчитанную Раннюю дату старта работы. Например, у нас есть следующая ситуация: Три работы, две из которых связаны зависимостью типа старт-к-старту. После чего работа Предшественник начинается раньше, чем работа Начало. Тема 5 – Настройки расчета расписания 98 Если мы выберем расчет задержки по фактической дате старта, то последователь начнет работать после Фактической даты старта Предшественник + Задержка: Если мы выберем расчет по ранней дате старта работы, то последователь начнет работать после Раннего старта работы (плановой) Предшественник + Задержка: Данное условие не работает, если для работ начавшихся вне последовательности используются Фактические даты. Примечание Тема 5 – Настройки расчета расписания 99 Определять критический работы, как Если несколько проектов открыто, используются настройки критического пути по настройкам проекта по умолчанию. (В Project Management , в меню Проект – Установить проект по умолчанию). Критический путь определяется следующим образом: Полный резерв меньше или равен – для определения критического пути по полному резерву. Определяет максимальный полный резерв для работы для отмечания её как критической. Самый длинный путь – если вы определяете критические работы по самому длинному пути в сетевом графике. В проекте с несколькими календарями, самый длинный путь определяется работами, которые имеют ранний финиш равный самому позднему рассчитанному раннему финишу проекта. У этих работ прослеживается путь по управляющим зависимостям назад к дате старта проекта, который и становиться критическими. Самый длинный путь: Самый длинный путь раcсчитывается анализом расписания назад, идя по управляющим зависимостям. Если пара Предшественник и Последователь имеют управляющую зависимость между собой, то обе эти работы отмечаются как часть самого длинного пути. Тем не менее, если Свободный резерв предшественника больше 0, в таком случае самый длинный путь закончится на последователе этой работы. Таким образом, самый длинный путь не всегда начинается с начала проекта. И: • Все зависимости рассматриваются независимо • Управляющая зависимость рассчитывается на основании свободного резерва и правил логики для управляющих зависимостей. • Завершенные работы не попадают в самый длинный путь. • При расчете самого длинного пути используется календарь последователя при расчете сводного резерва. Тема 5 – Настройки расчета расписания 100 Несколько путей резервов В модуле Project Management существует дополнительная опция расчета расписания – несколько путей резервов. Вместо контроля одного критического пути Вы можете проанализировать еще несколько критических путей с меньшей длительностью. Использование этой функции возможно даже тогда, когда последняя работа цепочки не является последней работой проекта. В этом случае Вы можете определить, от какой работы будут рассчитываться пути резервов. Опция расчета нескольких путей резерва устанавливается при расчете расписания в окне Сервис, Расчет расписания, Настройки, закладка Дополнительно. В настройках диалогового окна расчета нескольких путей резервов возможно: • Определить, какое количество путей необходимо отслеживать • Определить работу, от которой будут рассчитываться пути. Эта опция будет полезна при анализе того, какие работы влияют на окончание той или иной стадии проекта. • Рассчитывать пути на основании полного или свободного резерва. Каждому пути резерва присваивается определенный ранг от наиболее критичного к менее критичному. Это значение сохраняется для каждой работы в поле Путь резерва. Например, при расчете пяти путей резервов, значение «1» сохраняется в поле Путь резерва для каждой работы наиболее критичного пути; значение «5» сохраняется в поле Путь резерва для каждой работы наименее критичного пути. Тема 5 – Настройки расчета расписания 101 При расчете путей резервов Вы можете рассчитывать их по полному резерву или по свободному резерву: • Полный резерв: При выборе этой опции, на основании той работы, на которой должен завершиться путь, модуль Project Management определяет, какая предшествующая работа имеет наиболее критичный Полный резерв по зависимости при проходе назад. Процесс повторяется таким образом до тех пор, пока не будет достигнута работа, у которой нет предшественников. Далее с этой работы осуществляется проход вперед и определяется, какая последующая работа имеет наиболее критичный Полный резерв по последующей зависимости. Процесс повторяется до тех пор, пока не будет достигнута работа, не имеющая последователей. Эти работы представляют собой наиболее критичный путь по резерву. Далее процесс повторяется снова до тех пор, пока не будет рассчитано заданное количество околокритических путей. • Свободный резерв: Выберите эту опцию, если необходимо определить пути резервов на основании свободного резерва. Наиболее критичный путь будет идентичен критическому пути, который рассчитывается при выборе опции расчета критического пути в Форме проекта на закладке Общее, как Самого длинного пути. В проекте, в котором применяются несколько календарей, самый длинный путь рассчитывается путем определения работ, ранний финиш которых равен самой поздней расчетной дате раннего финиша проекта и проходом по всем управляющим зависимостям от этой работы назад к дате старта проекта. После определения самого критичного пути рассчитываются остальные околокритические пути. Тема 5 – Настройки расчета расписания 102 Заметки Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 103 ТЕМА 6 Контроль показателей и извещений проекта Это приложение описывает использование показателей для контроля проекта. В рамках этого приложения Вы познакомитесь с: • Определением показателей • Созданием показателя для анализа полного резерва работ проекта • Формированием извещений Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 104 Верхнее значение Работа Парамет Нижнее значение Извещение Показатели Параметр показателя – это «критерий», который Project Management применяет для анализа работ или элементов структуры декомпозиции работ (WBS) в проекте, например Полный резерв (Total Float (days)) или Отклонение по дате финиша (Finish date variance). В Project Management, настраивая показатели, Вы определяете верхнее и нижнее пороговые значения интересующего параметра. Project Management проверяет значения работ по указанным показателям и формирует извещения, когда параметры работ выходят за пределы указанных границ. Вы можете назначить макет контроля для показателей для облегчения мониторинга проблемных областей проекта. Допустимый интервал значений Текущее значение параметра Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 105 Извещения Извещения – это оповещения о проблемах, возникших в рамках проекта, на которые необходимо обратить внимание. В Project Management Вы можете создавать извещения вручную или автоматически посредством анализа показателей. Также Вы можете связать извещения с элементами структуры декомпозиции работ, работами или ресурсами. Показатели и извещения используются в два этапа: • Определение параметра показателя • Установка нижнего и/ или верхнего значения параметра • Определение элемента WBS-структуры для анализа • Определение уровня детализации для мониторинга • Назначение ответственного из структуры OBS • Назначение приоритета • • Запуск анализа показателя • Выбор элементов WBS, работ или ресурсов по созданным извещениям • Анализ результатов Назначение уровня приоритета извещениям Определение ответственного извещения Отправка извещений со своими комментариями любому участнику проекта с помощью e-mail Создание показателя Создание/ генерация извещений Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 106 Использование Навигатора извещений для перемещения в различные разделы и просмотра отдельных элементов извещения из окна Навигатора • Разрешение проблем, если необходимо Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 107 Создание показателя по полному резерву Значение показателя полного резерва - это количество дней. Извещение формируется, если полный резерв работы (срок, на который можно задержать работу без задержки ранней даты финиша проекта) равен или выходит за рамки значения показателя. 1. Откройте проект Зеленоград, бизнес-центр. 2. Перейдите в раздел Показатели. 3. На панели команд нажмите Новый. 4. Нажмите в ячейке Параметр показателя на закладке Общее формы показателя и выберите показатель <Total Float (days)>. 5. Нажмите Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 108 Настройки показателей Верхняя и нижняя границы показателей определяют отклонение, которое Вы можете допустить в Вашем проекте. Для полного резерва установка <1> в поле Верхнее значение означает, что Вы хотите получать извещение о работах, чьи ранние даты раньше, чем поздние даты (некритические работы). 1. В поле Верхнее значение введите верхний уровень показателя: <1>. 2. Нажмите в поле WBS для анализа для выбора уровня контроля WBS - Зеленоград. Зеленоград, бизнес-центр. 3. Нажмите в поле Уровень и выберите уровень детализации Работа. 4. Нажмите в поле Ответственный и выберите ответственного Руководитель проекта – Олег Смирнов. 5. Нажмите в поле Статус и установите статус показателя Разрешен. 6. Нажмите в поле Приоритет извещения и установите приоритет показателя Нормальный. Извещение будет создано, если полный резерв больше или равен верхней границы показателя. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 109 Мониторинг показателей Извещение создается для каждого уровня WBS или для каждой работы, которые имеют значение анализируемого показателя равное или превышающее заданное значение. Используйте форму показателя для определения интервала времени, в течение которого Вы хотите запустить анализ показателя 1. Перейдите на закладку Подробно в форме показателя. 2. В поле От даты выберите текущую дату проекта: DD. 3. В поле На дату укажите: <DD+2M>. 4. Нажмите кнопку на панели команд для запуска анализа проекта. 5. Нажмите Да в появившемся окне. 6. Нажмите ОК. 7. В разделе Извещения по показателю закладки Подробно появится список созданных извещений. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 110 Проверка извещений Сформированный список извещений должен помочь Вам определить, с чего начать корректировку проекта. Вы можете получить быстрый доступ к извещениям проекта с помощью кнопки в форме показателя. 1. Выберите извещение Total Float (days) is 1д on Работа: A1140 на закладке Подробно формы показателя. 2. Для просмотра детальной информации по извещению в форме показателя на закладке Подробно нажмите 3. Проверьте информацию по данному извещению в разделе Извещения на закладках Общее и Подробно. 4. Оставьте комментарии на закладке Заметки. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 111 История извещения Используйте раздел История извещения для просмотра и добавления комментариев к выбранному извещению. При добавлении новой записи в этом разделе автоматически сохраняется Ваша учетная запись и дата записи. Удалить или изменить добавленные комментарии невозможно. 1. На панели команд раздела Извещения выберите 2. Нажмите Новый, чтобы Ваша заметка была внесена в историю извещения, затем нажмите Закрыть. 3. В окне Добавить в заметки введите комментарий к извещению «Необходимо обратить внимание на эту работу, так как она имеет положительный полный резерв, и можно варьировать сроками ее выполнения в пределах этого резерва времени». Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 112 Навигатор извещений Навигатор извещений позволяет Вам выбрать текущее извещение и «передвигаться» по различным областям приложения для быстрого просмотра различных частей извещения. 1. Чтобы запустить Навигатор извещений, в основном меню выберите Сервис, Навигатор извещений. 2. Выберите извещение Total Float (days) is 1д on Работа: A1140. 3. Нажмите по кнопкам WBS и Работы для просмотра более детальной информации по данному извещению. 4. Для выхода из навигатора извещений нажмите Закрыть. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 113 Рассылка уведомлений по созданным извещениям Вы можете отправить по электронной почте детальную информацию по извещениям проекта всем заинтересованным лицам. 1. Перейдите в раздел Извещения. 2. Выберите извещение Total Float (days) is 1д on Работа: A1140. 3. Нажмите справа на панели команд. 4. В поле Содержание перед отсылкой введите дополнительную информацию. 5. Нажмите кнопку Новый и выберите адресата из списка или добавьте его вручную. 6. Для отправки извещения по указанным адресам электронной почты нажмите 7. Для выхода из окна уведомления нажмите Закрыть. Для отправки уведомления из окна Навигатора извещений нажмите кнопку внизу окна. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 114 Закрытие извещений После уведомления об извещении и соответствующей корректировки проекта Вам необходимо закрыть извещение и задокументировать проделанные изменения по работам. 1. Перейдите в раздел Извещения. 2. Выберите извещение Total Float (days) is 1д on Работа: A1140. 3. Перейдите на закладку Общее в форме извещения. 4. Измените статус извещения на Закрыто. 5. Укажите в поле Текущая дата дату изменения извещения - <2 – Июн-2006>. 6. Внесите новый комментарий в Историю извещения. Шаги Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 115 Вопросы по теме 1. Верно или нет: анализ проекта по показателям – это двухэтапный процесс. Вы можете создавать показатели, а затем генерировать по ним извещения и просматривать по ним информацию? 2. Что из нижеприведенного Вы можете определить для показателя? a) Назначение на уровень WBS b) Назначение на уровень работ c) Статус d) Ответственный исполнитель (менеджер) e) Все вышеперечисленное 3. Что из нижеприведенного НЕ может быть назначено для извещения? a) Уровень приоритета b) Элемент OBS структуры c) Макет контроля d) Документ. 4. Верно или нет: извещение создается, когда значение параметра показателя по работе или WBS-уровню меньше или равно нижнему значению? Тема 6 – Контроль показателей и извещений проекта 116 Ответы на вопросы по теме 1. Верно 2. e 3. d 4. Верно |