Управление персоналом - Веснин В.Р. Управление персоналом - Веснин В. Учебник управление персоналом теория и практика
 Скачать 6.19 Mb.
|
|
Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе Вводные положения К документам, содержащим первичную информацию о персонале, можно отнести заявления, автобиографии, анкеты, резюме, рекомендательные письма, характеристики, дипломы, аттестаты, свидетельства, сочинения, фотографии и проч. Их анализ во многом облегчает принятие кадровых решений, связанных с оформлением на работу, аттестацией, должностными перемещениями, увольнениями, повышением квалификации и проч. Методы такого анализа зависят от бюджета, стратегии, культуры организации, а также относительной важности должности, которую занимает или на которую претендует соответствующий субъект. В то же время из документов можно получить лишь ограниченное количество информации, в чем состоит главный недостаток данного источника кадровой информации. Заявления, автобиографии, резюме Установление первичных контактов между претендентами и кадровой службой работодателя может осуществляться как заочно, так и очно. В первом случае это делается с помощью резюме, которое используется всегда, за исключением случаев, когда этого явно не требуется. Его назначение двоякое: службе персонала изучение резюме облегчает отбор претендентов, а последним дает шанс заинтересовать в себе работодателей. Резюме (CV curriculum vital) содержит сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста и бывает: хронологическим (описание выполнявшейся работы в прямой или обратной последовательности); функциональным (описание опыта в тех или иных видах деятельности и наиболее важных достижений). Блоки резюме: 1. Личные данные (ФИО, возраст, гражданство, семейное положение, адрес, контактный телефон). 2. Цели соискания должности (23 строки). 3. Трудовой опыт (перечисление в обратной хронологической последовательности мест предыдущей работы, занимаемых должностей, достигнутых успехов и причин увольнений). 4. Сведения об образовании в обратной значимости (учебные заведения, специальности, дополнительное образование, приобретенные навыки). 5. Дополнительная информация (знание языков, компьютера, наличие водительских прав, членство в общественных организациях, публикации, изобретения; особенности характера, важные для работы; фамилии тех, кто может дать рекомендации). Резюме должно быть четким, конкретным, кратким, иметь объем не более одной страницы А4 (больший свидетельствует о недостаточной избирательности и неумении составлять документы). В то же время отсутствие стандартной формы такого документа затрудняет сопоставление кандидатов, допускает возможность намеренно или случайно опустить важную информацию. Претенденты, предлагающие свои услуги лично, заполняют заявление и вербовочную анкету (в нашей стране до сих пор это, как правило, обычный листок по учету кадров). В западных фирмах заявление чаше всего имеет форму стандартного бланка, включающего сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. В нем также содержится обязательство хорошо работать, добросовестно выполнять служебные обязанности. Идеальное заявление является серьезным деловым письмом и одновременно сжатым пакетом продажи собственного дела. Вербовочная анкета, с которой часто совмещается заявление, содержит вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, об интересах, опыте предпринимательства, преподавания, о научной деятельности, участии в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о личности претендента. Примерная схема вербовочной анкеты: 1. Должность, на которую претендует субъект 2. Готовность приступить к работе 3. Личные сведения 4. Адрес 5. Ограничения по здоровью 6. Служба в Вооруженных силах 7. Образование 8. Дополнительное образование 9. Опыт работы (адрес фирм, руководители) 10. Желаемый оклад 11. Согласие на запрос (если нет причины) 12. Работа в общественных организациях 13. Опыт и навыки, делающие возможность работы в данной организации 14. Судимости 15. Перечень качеств, необходимых работникам для выполнения обязанностей Специальные анкеты создаются крупными фирмами с большим числом работников и частыми акциями по массовому набору кадров. По результатам изучения такого рода анкеты претендента можно приглашать на собеседование. Делают это как можно быстрее, пока человек не передумал (то же относится и к сообщению о найме после него). Приглашение может быть предварительно сделано по телефону, но обязательно должно быть подтверждено письменно. Правила хорошего тона требуют приложить к приглашению схему расположения офиса организации и кадровой службы. К анкетам предъявляются следующие требования: стандартизованность вопросов, разделов, неяркая бумага; наличие образцов и инструкций по их заполнению; удобство заполнения (не более 20 мин) и считывания информации; возможность делать дополнительные записи; недвусмысленность и четкость формулировки вопросов (позволяет дать однозначный ответ и снижает субъективизм первичных оценок); достаточность размера и числа строк для полного ответа; исключение нестандартных вопросов. Распространенным документом для первичной характеристики кандидата является автобиография. Оптимальный ее объем составляет 1,5 страницы формата А4. Она может иметь табличную форму: слева даты, справа описание событий, быть отпечатанной на компьютере или аккуратно написана от руки. Содержание автобиографии целесообразно представлять 910 пунктами: ФИО, дата и место рождения, место жительства, семейное положение, образование, характер обучения и успеваемость в учебном заведении, профессиональная деятельность, знание языка, повышение квалификации. Хотя автобиография и субъективна, ибо соискатель, вполне понятно, будет стремиться приукрасить себя (субъективизм могут проявить также и те, кто будет ее оценивать), но все же содержит важную информацию для последующего собеседования. Как считают специалисты, при анализе автобиографии надо обращать внимание на следующее: 1. Оформление. Внешний вид документа дает представление о личности нанимаемого, серьезности намерений. В частности, речь идет: о способе выполнения. Желательно, чтобы автобиография была написана разборчиво от руки, что позволяет проводить графологическую экспертизу (правда, для этого нужен довольно длинный текст). Текст, набранный на компьютере или отпечатанный на принтере, может быть написан кем-то другим, свидетельствовать о лени и недобросовестности заявителя; характере оформления. Речь идет о четкости и ясности формулировок, правильной компоновке материала, об умении кратко изложить важнейшие факты, не нуждающиеся в комментариях, отсутствии крайностей в высказываниях и оценках, о чистоте, аккуратности и даже виде бумаги. Неряшливо оформленная автобиография может свидетельствовать о серости, эгоистичности заявителя, низкой заинтересованности в работе (в то же время представители некоторых профессий, а также творческие личности этим моментам не придают значения). 2. Содержание. Может информировать о кандидате с позиций требований должности, показать образ мысли, желание и возможности работать, целеустремленность, настойчивость, успехи в профессиональном развитии. 3. Точность информации. Данные, приводимые заявителем, должны быть проверяемыми, особенно в отношении образования, опыта, имевшихся на прежнем месте трудностях и проблемах. 4. Стиль изложения. Динамичный стиль характеризуется частым употреблением глаголов; статичный существительных и нагромождением придаточных предложений. Деловой стиль предполагает разумные, сжатые предложения. Крайне динамичный стиль может свидетельствовать о дисгармонии, статичный однообразии мышления, упрямстве. Стиль может быть напыщенным, скромным, свободным и т. п. При анализе текста необходимо обращать особое внимание на смену мест работы, сфер труда, профессий. В результате можно построить модель становления претендента, отражающую его социально-психологический портрет, общий фон и тенденции его развития, субъективные психологические элементы. В автобиографии не должно быть неясностей и пробелов, особенно в отношении прошлой занятости. У того, кто не все говорит, есть что скрывать (длительная болезнь, безработица, судимость, недисциплинированность и т. п.). В то же время очень хорошие автобиографии подозрительны. Претендентам на Западе часто предлагают написать сочинение, например, о том, как могут взаимодействовать их личные цели и цели организации, где они обосновывают свою возможность занять должность и раскрывают намерения относительно дальнейшей работы. После его оценки будущими руководителями и коллегами они допускаются к основным испытаниям. Во многих западных фирмах не берут на работу специалистов, допустивших хотя бы одну ошибку в автобиографии, резюме или сочинении. Анкеты и их разновидности Анкеты предназначены прежде всего для работников высшей квалификации (анкетировать можно и работающих сотрудников). Они позволяют выявить соответствие качеств субъекта существующим требованиям при приеме на работу или аттестации. Достоинствами анкеты как документа для отбора кадров являются стандартность, наглядность, контролируемость, создание основы для последующего собеседования. В то же время анкета ограничивает свободу самовыражения претендентов, поэтому хорошую анкету непросто создать. Анкеты необходимы, поскольку в заявлениях и автобиографиях не освещаются все интересующие организацию вопросы. Существуют анкеты следующих основных видов. 1. Стандартные (здесь же может идти речь и о листках по учету кадров, образцы которых всем хорошо знакомы). Наиболее широкое хождение они имеют в государственных организациях. 2. Собственные анкеты, позволяющие учесть специфику организации, характер должности и выявить соответствие качеств претендента установленным требованиям (их больше применяют частные фирмы). В анкете могут содержаться вопросы об уровне квалификации, специальных экономических и управленческих знаниях, организационных навыках (умении планировать, координировать, контролировать), о характере взаимоотношений с руководителями, коллегами; психологических качествах, самостоятельности, принципиальности, общественной активности, причинах предыдущих увольнений. Собственные анкеты оправданы при значительном количестве работников и частом наборе. Число разделов в них рекомендуется в пределах 1012, а количество вопросов до 200 (последние должны быть открытыми, т. е. содержать несколько возможных вариантов ответа). Во многих фирмах США претенденту на должность предлагается заполнить дома анкету, состоящую из 14 блоков вопросов по 10 в каждом, письмо-заявление объемом до 15 строк и представить фотографии в профиль и анфас. Анкета и письмо-заявление проходят графологическую экспертизу по 238 параметрам, а фотографии физиогномическую по 198. Кроме того, стиль и характер написания заявления и ответов на вопросы анкеты тщательно исследуют психологи. Основными разделами анкет в Германии являются автобиографические данные, жилье, профессиональное образование, семейное положение, ограничение трудоспособности, военная служба, прошлая практическая деятельность, другие интересы и способности. 3. Специальные анкеты, предназначенные для конкретных категорий претендентов, а также освещения тех или иных сторон их биографии. Первый опыт применения специальных анкет имел место в США в 1894 г. В 1920-е гг. они использовались для отбора страховых агентов. Существуют следующие разновидности таких анкет: анкета выпускников учебных заведений. Ее задача получать детальные сведения о составе и объеме изученных предметов, темах дипломных и курсовых работ, оценках, особенно по специальным дисциплинам, свидетельствующих при отсутствии практического опыта, о способности к работе; анкета о последней должности включает сведения об организации, где трудился (или трудится) претендент, месте ее нахождения, периоде работы, способе устройства на нее, содержании служебных обязанностей, их положительных и отрицательных чертах, ответственности, окладе, руководителях и взаимоотношении с ними, опыте управления, числе подчиненных, их функциях, помощи, оказывавшейся им, инициативности, совместительстве, причинах увольнения, перерывах в стаже; анкетадля обращающихся за работой по собственной инициативе может содержать сведения о желаемом характере работы, должности, сроках (постоянных или временных), возможной дате начала, ограничениях по здоровью, возможности работы на выезде, службе в армии, а также включать подтверждение желания работать в фирме; анкета по судимости сама по себе не может препятствовать найму; вербовочная анкета (о ней говорилось выше); биографическая анкета предназначена для уточнения отдельных эпизодов жизни. Основными ее объектами могут быть школьные годы, успехи по отдельным предметам, активность, мотивы выбора профессии, свободное время, интересы, увлечения, семья, активность, автопортрет, детство, профессиональный рост, установки. Считается, что знание отдельных жизненных эпизодов помогает прогнозировать будущее поведение. Правила составления анкет: понятность, исключение вопросов, не имеющих отношения к работе, требующих дополнительных пояснений, могущих быть выясненными иными способами (при большом числе вопросов качественный анализ анкет требует огромных затрат времени); логичность, подразумевающая переход от простых вопросов к сложным; помещение интимных и значимых вопросов в середину или конец анкеты; использование как закрытых, так и открытых вопросов (закрытых должно быть больше, так как анкету с ними проще обрабатывать); привлекательность бланка, выполнение его хорошим шрифтом (это обеспечивает полноту ответов). Анкеты заполняются в присутствии интервьюера, дома самостоятельно, работником кадровой службы со слов претендента (смешанные). Они сравниваются по пунктам с установленными критериями отбора, что позволяет выявить соответствие уровня образования и практического опыта характеру должности, наличие ограничений любого вида на выполнение должностных обязанностей, готовность к дополнительным нагрузкам, например командировкам, круг поручителей, а также обнаружить факторы, которые могут помешать будущей работе. Но окончательное решение в сложных ситуациях не должно основываться только на анкете, ибо ответы на нее могут быть сфальсифицированы. Характеристики, рекомендательные письма и иные виды документов Характеристики и рекомендации пригодны в основном для руководящих должностей. Обычно они бывают двух видов: содержат суждения только о деловых и профессиональных качествах либо детальное или обобщенное реноме. Еще в недалеком прошлом письменная характеристика была едва ли не основной формой проверки лиц, поступающих на работу или подлежащих аттестации. К характеристике предъявлялось требование создать объективный образ живого человека с его сильными и слабыми сторонами, что облегчало принятие конкретных решений, позволяло предсказать будущее поведение. Для этого характеристика должна минимально оперировать оценками и доказательствами, но содержать описание кандидата и наиболее яркие примеры его деятельности. В результате должностное лицо, не имевшее возможности лично познакомиться с кандидатом, могло принять решение, касающееся его судьбы. Однако многолетняя практика выявила существенные недостатки этого типа документов. Прежде всего речь идет об их субъективизме, ибо составляющий (обычно неизвестный) мог по тем или иным причинам предвзято относиться к характеризуемому, подписывающий не знать всех деталей или даже не быть с ним знакомым. В то же время проверить все обстоятельства, уточнить и дополнить характеристику практически невозможно. Кроме того, ее или письмо могут просто подменить, что также весьма сложно обнаружить. Если характеристика документ, содержащий всесторонний отзыв о деятельности и качествах человека, то рекомендация только благоприятный. Кроме того, кандидат может выбрать рекомендующего, например, высокопоставленное лицо, которое его мало знает, но имеет «вес», умеет «выжать» нужную характеристику, содержание подобных документов также не может быть объективным. Часто при составлении характеристик указываются второстепенные моменты и скрываются главные. За вычурными или предельно отточенными формулировками иногда что-то скрывается; могут использоваться и «тайные коды»:  Другими видами документов, на основе которых можно принимать кадровые решения (предварительные или окончательные), являются дипломы (свидетельства) об образовании и квалификации. Они считаются довольно серьезным подтверждением личностных и деловых качеств кандидата, особенно молодого. Первоначально документы об образовании и квалификации представляются только в копиях; после принятия окончательного решения в подлиннике. Хорошие оценки позволяют выявить область интересов, плохие свидетельствуют о лени. В то же время необходимо различать две категории учащихся: всесторонне одаренные и прилежные (последние достигают больших успехов в дисциплинах чистой зубрежкой, например, языка, хорошие оценки по которому часто свидетельствуют лишь о силе воли). Свидетельства о квалификации можно проверять, зная прежнюю фирму, сопоставляя с другими документами, экзаменуя кандидата с его согласия. Чем больше различных свидетельств предоставляется, тем точнее оценка. Специфическим документом является фотография. Она облегчает ориентировку в других документах, играет определенную роль в формировании целостного восприятия человека, помогает первичному отбору лиц, которые будут работать с людьми. По фотографии можно сделать некоторые выводы о культуре, эстетике, аккуратности, чувстве цвета, высокомерии (по позе, повороту головы), экстравагантности, небрежности. Поэтому сегодня в западных фирмах, которые могут себе позволить такую роскошь, иногда осуществляются физиогномические экспертизы. Правда, результаты их не считаются достаточно надежными. Методы проверки представляемых документов Представляемые документы могут потребовать дополнительной проверки (особенно тех кандидатов, которые претендуют на высокие должности, исполнение которых связано с большой ответственностью). Проверка происходит путем запросов, сопоставления с другими источниками, чтения между строк, для чего проверяющих специально обучают. В настоящее время широкое распространение получило целенаправленное наведение справок о претенденте, причем источник информации (лиц, знающих его по совместной работе или учебе) он может назвать сам. Обычно фирма сразу оговаривает право на независимую проверку отзывов и рекомендаций кандидата путем письменного или устного запроса. Запросы на прежнее место работы делают заблаговременно, прежде всего в отношении тех, кто прошел предварительный отбор и включен в сокращенный список лиц для последующей работы. Основу запроса составляет информация о новом месте работы и специфике предполагаемой должности, а цель заключается в выяснении степени соответствия им качеств претендента. Для этого в организацию, где он в последнее время работал (работает), в надежде на объективный ответ направляется специальная анкета. В ней могут быть поставлены следующие вопросы: о продолжительности пребывания в организации; характере, объеме и качестве выполнявшейся работы (постоянные обязанности или разовые поручения); профессиональной пригодности, знаниях, навыках, особых способностях; сферах и уровне ответственности; достоинствах и недостатках; оплате, премиях; взаимоотношениях с подчиненными и администрацией, стиле руководства; трудовой дисциплине (видах, характере и причинах имевших место нарушений); добросовестности, исполнительности (закончил ли кандидат порученные ему работы); причинах увольнения; состоянии здоровья; сильных и слабых сторонах (с точки зрения будущей должности), пригодности к ней. Вопросы чаще бывают закрытыми (что позволяет ответить «да» «нет»), предполагают выбор одного из предлагаемых утверждений или требуют ранжирования перечисленных сильных и слабых сторон претендента. Если же необходимы детальные суждения, ставят открытые вопросы, но не требующих больших затрат времени на ответы. Примерный образец запроса на прежнее место работы Уважаемый! (ФИО работодателя) Кадровая служба фирмы (название фирмы, телефон) просит дать сведения о, (ФИО кандидата) который указал вас в качестве лица, способного объективно оценить и подтвердить его профессиональные возможности. Информация нужна для, Она будет рассматриваться строго конфиденциально. Заранее благодарим за помощь. Бланк анкеты Название фирмы Фамилия и должность сотрудника, с которым проводилась беседа Период работы претендента в фирме Заработная плата (подтверждение или опровержение данных претендента) Премия Характер работы Слабые и сильные стороны Дисциплина и пунктуальность Степень контроля над собой Достижения Взаимоотношения в коллективе, умение руководить подчиненными Тип людей, с которыми он наиболее эффективно сотрудничает, Препятствия, мешавшие выполнению служебных обязанностей, Семейные, личные, финансовые проблемы Наличие вредных привычек Причины ухода Согласны ли вы взять его снова (обосновать положительный или отрицательный ответ) Дата Подпись Комментарии проверяющего В качестве основы телефонного интервью можно использовать специальный бланк телефонного разговора, содержащий преимущественно закрытые вопросы, ответы на которые удобно заносить в ходе разговора. Полученная информация фиксируется в письменном виде. Наряду с проверкой сведений, содержащихся в документах, претенденту на должность в ряде случаев может быть предложена профессиональная проверка предоставить образцы своей работы или выполнить ее под контролем. Рекомендация: Для самоконтроля полученных знаний выполните тренировочные задания из набора объектов к текущему параграфу |